Suivi des depenses - Guide utilisateur
Apercu
La fonctionnalite de suivi des depenses dans autoGMS vous donne une image claire de la destination de l'argent de votre garage. Que ce soit le loyer, les pieces, les salaires du personnel ou un nouvel equipement, chaque paiement sortant peut etre enregistre, categorise et analyse -- le tout en un seul endroit.
Avec le suivi des depenses, vous pouvez :
- Enregistrer des depenses ponctuelles et recurrentes avec tous les details.
- Organiser les depenses dans plus de 20 categories concues specialement pour les entreprises de garage.
- Calculer automatiquement la TVA et suivre les montants de TVA recuperables.
- Configurer des depenses recurrentes pour que les factures regulieres (loyer, abonnements logiciels, assurance) soient creees automatiquement selon un calendrier.
- Consulter des cartes recapitulatives, des graphiques de tendance et des ventilations par categorie, fournisseur ou methode de paiement.
- Exporter vos donnees de depenses en CSV pour votre comptable ou pour vos propres archives.
- Lier les achats de pieces directement a votre inventaire pour que les niveaux de stock se mettent a jour automatiquement.
- Suivre les petites caisses du garage, avec soldes, approvisionnements, deductions de depenses et historique de rapprochement.
Comment acceder au suivi des depenses
- Connectez-vous a votre tableau de bord autoGMS.
- Ouvrez votre garage depuis la barre laterale.
- Dans la navigation du garage, cliquez sur Depenses.
Vous arriverez sur la page principale des depenses, qui comporte quatre onglets en haut :
| Onglet | Ce qu'il affiche |
|---|---|
| Toutes les depenses | Une liste consultable et filtrable de chaque depense que vous avez enregistree, accompagnee de cartes statistiques recapitulatives en haut. |
| Petite caisse | Les caisses d'especes pour les petites depenses quotidiennes, avec approvisionnements, deductions de depenses et historique de rapprochement. |
| Recurrentes | Une vue dediee a la gestion des modeles de depenses recurrentes -- mettre en pause, reprendre ou annuler ici. |
| Activite | Un journal chronologique des depenses ajoutees ou modifiees, avec l'auteur, la source et les champs changes. |
Fonctionnalites cles en un coup d'oeil
- Plus de 20 categories de depenses adaptees aux operations de garage
- Types de depenses ponctuelles et recurrentes
- Calculateur de TVA integre avec basculement taxe incluse / taxe exclue
- Suivi des paiements partiels pour les depenses pas encore entierement payees
- Auto-completion des fournisseurs qui apprend de vos entrees precedentes
- Liaison a l'inventaire pour les achats de pieces (categorie CMV)
- Gestion de petite caisse pour les caisses d'especes et les depenses payees en especes
- Analytique des depenses avec graphiques de tendance et ventilations
- Export CSV pour la comptabilite et la preparation fiscale
- Mises a jour rapides de statut en ligne -- changez le statut de paiement directement depuis le tableau
Guide etape par etape
Ajouter une nouvelle depense
- Depuis la page Depenses, cliquez sur le bouton Ajouter une depense dans le coin superieur droit.
- Un dialogue s'ouvrira avec un formulaire. Remplissez les champs obligatoires :
Champs obligatoires :
| Champ | Que saisir |
|---|---|
| Categorie | Choisissez le type de depense dans le menu deroulant (voir la liste complete des categories ci-dessous). |
| Description | Un court resume de l'objet de la depense. Doit contenir au moins 3 caracteres. |
| Montant | Le montant total. La devise de votre garage est affichee automatiquement. |
Autres champs utiles :
| Champ | Que saisir |
|---|---|
| Date | Par defaut a aujourd'hui. Cliquez sur le bouton de date pour ouvrir un selecteur de calendrier et choisir une date differente. |
| Fournisseur | Le fournisseur ou l'entreprise que vous avez paye. En tapant, autoGMS vous suggerera les fournisseurs que vous avez deja utilises. |
| Numero de facture | Numero de facture fournisseur ou reference du document recu, si disponible. |
-
Le panneau Calculateur de TVA apparait sur le cote droit du formulaire. Il calculera automatiquement une ventilation de TVA basee sur le taux de TVA par defaut de votre garage. Vous pouvez ajuster le taux, basculer entre taxe incluse et taxe exclue, et indiquer si la TVA est recuperable. Plus de details dans la section Calculateur de TVA ci-dessous.
-
Pour acceder aux options supplementaires, cliquez sur la barre Options avancees pour la deplier. Ici vous pouvez definir :
- Methode de paiement -- Especes, Carte, Virement bancaire, Cheque ou Paiement en ligne.
- Statut de paiement -- Paye, Non paye ou Partiellement paye. Si vous choisissez Partiellement paye, un champ apparait ou vous saisissez le montant paye jusqu'a present ; autoGMS affichera le solde restant.
- Depense recurrente -- Activez cette option pour que la depense se repete automatiquement (voir Depenses recurrentes ci-dessous).
- Notes -- Tout detail supplementaire que vous souhaitez enregistrer.
-
Cliquez sur Enregistrer la depense (ou appuyez sur Ctrl+Entree comme raccourci clavier).
Petite caisse
Utilisez Petite caisse si le garage garde une caisse d'especes pour les petites depenses quotidiennes, comme le carburant, les produits de nettoyage, les petits outils, le stationnement, les courses locales ou les achats urgents.
La petite caisse n'est pas une categorie de depense. Elle indique seulement quelle source d'argent a servi a payer une depense normale.
Creer une caisse
- Ouvrez Depenses.
- Cliquez sur l'onglet Petite caisse.
- Cliquez sur Nouvelle caisse.
- Saisissez un nom clair, par exemple Caisse accueil, Caisse atelier ou Caisse manager.
- Saisissez le solde initial. Par exemple, si vous placez physiquement 100 AED dans la caisse, saisissez 100.
- Laissez Autoriser un solde negatif desactive, sauf si vous voulez volontairement permettre a cette caisse de passer sous zero.
- Cliquez sur Creer.
La caisse apparait alors dans la liste des comptes de caisse. Le solde initial est enregistre comme premier mouvement.
Ajouter une depense payee depuis la petite caisse
- Cliquez sur Ajouter une depense.
- Choisissez la vraie categorie de depense, comme Carburant, Administrative, Entretien ou Equipement.
- Saisissez la description, le montant, le fournisseur, la date, les details de TVA et le statut de paiement.
- Definissez Methode de paiement sur Especes.
- Choisissez la bonne caisse.
- Enregistrez la depense.
autoGMS enregistre la depense dans la liste normale des depenses et deduit le montant paye de la caisse selectionnee. L'activite de la caisse affichera cette depense comme une sortie.
Si la depense depasse le solde de la caisse
Si la caisse selectionnee n'a pas assez d'argent, choisissez comment traiter le manque :
| Option | Quand l'utiliser |
|---|---|
| Bloquer la depense | A utiliser si la caisse ne doit jamais passer sous le solde compte. |
| Approvisionner la difference | A utiliser si quelqu'un a ajoute du cash au moment de l'achat. autoGMS ajoute seulement la difference, puis enregistre la depense. |
| Autoriser un solde negatif | A utiliser seulement si cette caisse a ete creee avec les soldes negatifs autorises. La depense est enregistree, mais la caisse reste negative jusqu'a un approvisionnement ou un rapprochement. |
Exemple : la caisse contient 60 AED et la depense est de 100 AED. Si vous choisissez Approvisionner la difference, autoGMS enregistre un approvisionnement de 40 AED puis la depense de 100 AED.
Approvisionner une caisse
Utilisez Approvisionner lorsque vous ajoutez physiquement de l'argent dans la caisse.
- Ouvrez l'onglet Petite caisse.
- Selectionnez la caisse.
- Choisissez Approvisionner dans le menu d'ajustement de caisse.
- Saisissez le montant ajoute.
- Choisissez la source de l'argent :
- Especes du proprietaire
- Retrait bancaire
- Especes manager/personnel
- Caisse principale
- Autre
- Ajoutez une note si necessaire, puis enregistrez.
Les sources d'approvisionnement expliquent d'ou vient l'argent. Ce ne sont pas des categories de depenses.
Rapprocher une caisse
Rapprochez une caisse lorsque vous comptez les especes physiques et que vous voulez que autoGMS corresponde au montant compte.
- Comptez les especes dans la caisse.
- Ouvrez Depenses > Petite caisse.
- Selectionnez la caisse.
- Choisissez Rapprocher dans le menu d'ajustement de caisse.
- Saisissez le montant compte.
- Ajoutez une note s'il y a une raison pour l'ecart.
- Enregistrez le rapprochement.
Si le montant compte est different du solde attendu, autoGMS journalise la difference comme ecart de rapprochement. Cela garde un historique honnete au lieu de changer le solde en silence.
Lire l'activite de petite caisse
L'onglet Petite caisse affiche :
- le solde total des caisses ouvertes
- le solde initial et le solde actuel de chaque caisse
- les entrees de cash comme les soldes initiaux et les approvisionnements
- les sorties de cash comme les depenses
- les ajustements de rapprochement
- le solde apres chaque mouvement
Utilisez la liste d'activite lorsque vous devez repondre a : "Ou est passe l'argent ?" ou "Pourquoi le solde de cette caisse est-il different ?"
Bonnes pratiques
- Creez une caisse par emplacement physique d'especes.
- Utilisez des noms clairs comme Caisse accueil ou Caisse atelier.
- Faites correspondre le solde initial a l'argent reellement place dans la caisse.
- Enregistrez les depenses de petite caisse des qu'elles arrivent.
- Rapprochez regulierement, idealement chaque jour ou chaque semaine.
- Utilisez les notes d'approvisionnement lorsque l'argent vient d'une personne, d'un retrait bancaire ou d'une autre caisse.
- N'utilisez pas la petite caisse pour les virements bancaires, les charges payees d'avance, les achats d'actifs ou les ajustements purement comptables. Utilisez Ecritures financieres pour ces cas.
Bon a savoir : Le champ de description affiche un texte d'exemple intelligent qui change en fonction de la categorie que vous selectionnez, vous donnant une indication de ce qu'il faut saisir. Par exemple, selectionner "Services publics" pourrait afficher "Facture mensuelle d'electricite" comme suggestion.
Categories de depenses
autoGMS fournit un ensemble complet de categories concues pour les entreprises de garage et d'automobile. Lorsque vous ajoutez ou modifiez une depense, vous choisirez l'une des suivantes :
| Categorie | Quand l'utiliser |
|---|---|
| Administrative | Fournitures de bureau, affranchissement, papeterie, couts administratifs generaux. |
| CMV (Pieces et materiaux) | Cout des marchandises vendues -- pieces, materiaux et composants utilises dans les travaux. Cette categorie vous permet egalement de lier la depense a votre inventaire (voir ci-dessous). |
| Equipement | Ponts elevateurs, outils de diagnostic, compresseurs et autres equipements d'atelier. |
| Immobilisations | Achats importants tels que biens immobiliers, grosses machines ou vehicules appartenant a l'entreprise. |
| Carburant | Essence, diesel ou autre carburant pour les vehicules ou equipements de l'entreprise. |
| Assurance | Assurance professionnelle, assurance vehicule, couverture de responsabilite civile. |
| Main-d'oeuvre | Salaires et traitements du personnel. Les depenses de main-d'oeuvre peuvent etre liees a des techniciens specifiques pour le suivi de la paie. |
| Entretien | Maintenance et reparations de vos locaux ou equipements. |
| Marketing | Publicite, campagnes sur les reseaux sociaux, signaletique, promotions. |
| Operationnel | Couts de fonctionnement quotidiens qui ne rentrent pas facilement dans une autre categorie. |
| Loyer | Loyer mensuel ou periodique de vos locaux de garage. |
| Paiement de taxe | Paiements de TVA, impot sur les societes ou autres prelevements gouvernementaux. |
| Formation | Cours, certifications et developpement professionnel du personnel. |
| Services publics | Electricite, eau, internet, factures de telephone. |
| Outillage | Outils a main, outils electriques et petit equipement d'atelier. |
| Licences et permis | Licences commerciales, permis d'exercice, permis environnementaux. |
| Abonnements logiciels | Paiements mensuels ou annuels pour les logiciels que vous utilisez (par exemple, logiciel de comptabilite, outils CRM). |
| Elimination des dechets | Elimination d'huile, de pneus, de ferraille, de materiaux dangereux. |
| Fournitures | Consommables comme les produits de nettoyage, chiffons, gants et equipements de securite. |
| Services professionnels | Comptables, avocats, consultants et autres professionnels externes. |
| Autre | Tout ce qui ne rentre pas dans les categories ci-dessus. |
Chaque categorie a son propre indicateur de couleur, ce qui facilite l'identification des types de depenses en un coup d'oeil dans le tableau et dans les graphiques analytiques.
Depenses ponctuelles vs. recurrentes
Les depenses ponctuelles sont la valeur par defaut. Vous les enregistrez une fois, et elles apparaissent dans votre liste de depenses pour cette date.
Les depenses recurrentes sont pour les factures qui se repetent selon un calendrier. Lorsque vous activez l'interrupteur "Depense recurrente" lors de l'ajout d'une depense, autoGMS va :
- Creer l'entree de depense initiale pour la date que vous avez specifiee.
- Configurer un modele recurrent qui genere automatiquement de nouvelles entrees de depenses selon le calendrier.
- Vous montrer la prochaine date d'echeance pour que vous sachiez quand la prochaine entree sera creee.
Periodes recurrentes disponibles :
| Periode | Frequence de creation d'une nouvelle entree |
|---|---|
| Hebdomadaire | Tous les 7 jours a partir de la date d'origine. |
| Mensuelle | Le meme jour chaque mois. |
| Trimestrielle | Tous les 3 mois. |
| Annuelle | Une fois par an. |
Bon a savoir : Vous pouvez egalement convertir une depense ponctuelle existante en depense recurrente en la modifiant et en activant l'interrupteur recurrent.
Gerer les depenses recurrentes
Cliquez sur l'onglet Recurrentes en haut de la page Depenses pour voir tous vos modeles de depenses recurrentes.
Ce que vous verrez :
- Cartes recapitulatives en haut affichant :
- Nombre total de modeles recurrents.
- Combien sont actuellement actifs.
- Combien sont en pause.
- Une projection mensuelle estimant vos couts recurrents totaux par mois.
- Un tableau listant chaque modele recurrent avec sa description, sa categorie, son montant, sa frequence, sa prochaine date d'echeance, son statut (Actif ou En pause) et combien d'instances de depenses ont ete creees jusqu'a present.
Actions que vous pouvez effectuer sur chaque modele recurrent :
| Action | Ce qu'elle fait |
|---|---|
| Pause | Arrete temporairement la creation automatique de nouvelles depenses. Le modele reste dans votre liste et peut etre repris a tout moment. Il vous sera demande de confirmer avant la mise en pause. |
| Reprendre | Redemarre une depense recurrente en pause. De nouvelles entrees commenceront a etre creees a partir de la prochaine date d'echeance. |
| Annuler | Arrete definitivement la depense recurrente. Les entrees de depenses deja creees ne sont pas affectees -- elles restent dans vos archives. Il vous sera demande de confirmer avant l'annulation. |
Bon a savoir : La mise en pause est ideale pour les depenses saisonnieres ou lorsque vous changez temporairement de fournisseur. L'annulation est preferable lorsque vous n'avez plus du tout besoin de la depense.
Flux d'activite des depenses
Cliquez sur l'onglet Activite pour voir un journal chronologique de l'activite des depenses.
Ce que vous verrez :
Un tableau avec les colonnes suivantes :
| Colonne | Ce qu'elle affiche |
|---|---|
| Action | Ce qui s'est passe : ajoute, modifie, supprime, mis en pause, repris, annule ou echoue. |
| Par | Le membre de l'equipe qui a effectue l'action. Les actions automatiques affichent Systeme. |
| Depense | La description, la categorie et le type de depense : ponctuelle, modele recurrent ou instance recurrente. |
| Source | L'origine de la depense, par exemple saisie manuelle, import, bon de commande ou automatisation recurrente. |
| Modifications | Les champs modifies lorsqu'une modification a des valeurs avant/apres utiles. Les champs internes de tenue de registre sont masques. |
| Montant | Le montant enregistre pour l'entree. |
| Date de depense | La date comptable affectee a la depense. |
Vous pouvez rechercher dans le flux d'activite par description, fournisseur ou notes pour trouver rapidement une entree precise.
Utiliser le calculateur de TVA
Chaque fois que vous ajoutez ou modifiez une depense, le panneau Calculateur de TVA apparait sur le cote droit du formulaire. Il vous donne une ventilation en temps reel des montants de votre depense.
Ce que vous verrez :
- Le montant que vous avez saisi, affiche de maniere proeminente.
- Une ventilation montrant le Montant net, le Montant de TVA (avec le pourcentage affiche en badge) et le Montant total (brut).
- Trois controles :
- Le prix inclut la TVA -- Activez cette option si le montant que vous avez saisi inclut deja la TVA. Desactivez-la si le montant est le prix net (hors taxe).
- Taux de TVA -- Le taux de TVA par defaut de votre garage est rempli automatiquement. Vous pouvez le modifier pour des depenses individuelles si necessaire (par exemple, articles a taux zero ou a taux reduit).
- TVA recuperable -- Activez cette option si vous pouvez recuperer cette TVA aupres de l'administration fiscale. Lorsqu'elle est activee, un panneau vert affiche le montant recuperable.
Choisir le traitement fiscal
Utilisez le traitement indique sur la facture du fournisseur et exige par les regles fiscales locales :
| Traitement | Quand l'utiliser |
|---|---|
| Taux normal | La depense est soumise au taux de TVA local normal. |
| Taux zero | La depense est taxable a 0%. Aucune TVA n'est ajoutee, mais l'operation reste taxable et differe d'une depense exoneree. |
| Exonere | Les biens ou services sont legalement exoneres de TVA. Le fournisseur ne facture pas de TVA ; il n'y a donc aucune TVA a recuperer sur cette facture. |
| Hors champ | L'operation se situe en dehors du systeme de TVA. La TVA n'est ni facturee ni recuperee. |
| Autoliquidation | Le fournisseur ne facture generalement pas la TVA. Vous la comptabilisez dans votre declaration comme TVA collectee et, si vous y avez droit, comme TVA deductible. |
Les regles fiscales varient selon les pays. Si la facture n'indique pas clairement le traitement, consultez votre comptable ou l'administration fiscale locale avant d'enregistrer la depense.
Comment le calcul fonctionne :
- Si "Le prix inclut la TVA" est active : autoGMS extrait la TVA du total que vous avez saisi. Par exemple, si vous saisissez 105 avec un taux de TVA de 5%, le montant net est de 100 et la TVA est de 5.
- Si "Le prix inclut la TVA" est desactive : autoGMS ajoute la TVA en plus. Par exemple, si vous saisissez 100 avec un taux de TVA de 5%, la TVA est de 5 et le total est de 105.
Bon a savoir : Le taux de TVA se remplit automatiquement en fonction des parametres de votre garage. Si votre garage est situe aux EAU, il sera par defaut a 5%. Vous pouvez toujours le remplacer pour chaque depense.
Consulter une depense
Cliquez sur n'importe quelle ligne de depense pour ouvrir ses details complets.
Ce que vous verrez :
- La categorie de depense et le statut de paiement sous forme de badges colores.
- Le montant brut affiche de maniere proeminente, avec les montants net et TVA affiches en dessous.
- Une description complete de la depense.
- Informations de base : date, fournisseur, methode de paiement et numero de facture (le cas echeant).
- Si la depense est recurrente : la frequence et la prochaine date d'echeance.
- Informations liees : si la depense est liee a un technicien (pour les depenses de main-d'oeuvre), une reservation ou un article d'inventaire, ces liens sont affiches.
- Toutes les notes attachees a la depense.
- Les etiquettes, si des etiquettes ont ete ajoutees.
- Metadonnees : qui a cree la depense, quand elle a ete creee, statut de paiement, montant paye et quand elle a ete payee.
Modifier une depense
Cliquez sur le bouton Modifier sur n'importe quelle ligne de depense pour la modifier. Le formulaire de modification est identique au formulaire d'ajout, avec toutes les valeurs actuelles pre-remplies.
Vous pouvez modifier n'importe quel champ : categorie, description, montant, date, fournisseur, details de paiement, parametres de TVA, parametres de recurrence et notes.
Quelques points a noter :
- Les depenses generees automatiquement ne peuvent pas etre modifiees. Si une depense a ete automatiquement creee par le systeme (par exemple, a partir d'un import en masse de CMV ou de main-d'oeuvre), une icone de verrouillage apparaitra et le systeme expliquera que la depense est en lecture seule.
- Les depenses de main-d'oeuvre liees a des techniciens afficheront une banniere d'information en haut du formulaire de modification indiquant quel technicien est lie et son salaire.
- Cliquez sur Enregistrer les modifications (ou appuyez sur Ctrl+Entree) lorsque vous avez termine.
Supprimer une depense
Cliquez sur le bouton Supprimer sur n'importe quelle ligne de depense. Un dialogue de confirmation apparaitra affichant la description et le montant de la depense. Cliquez sur Supprimer pour confirmer, ou Annuler pour revenir en arriere.
Bon a savoir : Les depenses generees automatiquement ne peuvent pas etre supprimees de la liste des depenses. Elles sont gerees par les processus systeme qui les ont creees.
Lier les depenses a l'inventaire
Lorsque vous selectionnez la categorie CMV (Pieces et materiaux), une section speciale "Lier a l'inventaire" apparait dans le formulaire d'ajout de depense.
Comment l'utiliser :
- Cochez la case Mettre a jour l'inventaire.
- Selectionnez un article d'inventaire dans le menu deroulant. Le menu deroulant affiche le nom de chaque article et le niveau de stock actuel.
- Saisissez la quantite que vous avez achetee.
- autoGMS vous montrera un apercu de la mise a jour du stock :
- Le niveau de stock actuel et ce a quoi il changera.
- Le cout unitaire moyen actuel et ce que sera la nouvelle moyenne ponderee.
- Le cout unitaire d'achat pour cette transaction.
- Si votre montant est TTC, une note expliquant que la TVA a ete exclue du calcul du cout unitaire.
Besoin d'ajouter un nouvel article d'inventaire ? Cliquez sur l'option "Creer un nouvel article" en bas du menu deroulant. Un mini-formulaire apparait ou vous pouvez saisir le nom de l'article et la categorie (pieces, liquides, filtres, pneus, batteries, accessoires, outils ou autre). L'article est cree instantanement et selectionne pour vous.
Bon a savoir : La fonctionnalite de liaison a l'inventaire garantit que vos niveaux de stock et vos calculs de cout des marchandises vendues restent precis sans necessiter d'ajustements manuels d'inventaire.
Filtrer et rechercher les depenses
Le tableau principal des depenses offre plusieurs moyens de trouver ce dont vous avez besoin :
Barre de recherche -- Tapez n'importe quel mot-cle pour rechercher dans les descriptions, numeros de facture, categories, fournisseurs et autres champs des depenses.
Colonnes -- Utilisez le bouton Colonnes pour afficher ou masquer les colonnes du tableau selon vos besoins. autoGMS memorise ce choix dans ce navigateur. Cela ne change que l'affichage du tableau ; l'export de la page conserve le format comptable complet.
Filtre par categorie -- Cliquez sur le menu deroulant de categorie dans la barre d'outils pour filtrer les depenses par une ou plusieurs categories. Vous pouvez selectionner plusieurs categories a la fois.
Filtre par mois -- Utilisez le selecteur de mois pour voir les depenses d'un mois specifique. Le menu deroulant affiche les 12 derniers mois. La selection d'un mois definit automatiquement la plage de dates pour vous.
Plages de dates rapides (disponibles dans la vue analytique) -- Options pre-definies pour :
- 7 derniers jours
- 30 derniers jours
- 90 derniers jours
- Depuis le debut de l'annee
Statut de paiement -- Vous pouvez modifier le statut de paiement d'une depense (Non paye, Partiellement paye ou Paye) directement depuis le tableau sans ouvrir le formulaire de modification. Cliquez simplement sur le menu deroulant de statut sur n'importe quelle ligne.
Marquer plusieurs depenses comme payees -- Cochez les cases des lignes concernees puis cliquez sur Marquer comme payees au-dessus du tableau. Une confirmation affiche le nombre de depenses et leur montant total, et vous laisse choisir la date de paiement -- pratique lorsqu'un seul paiement fournisseur couvre plusieurs depenses. Les depenses deja payees sont ignorees automatiquement.
Reinitialiser les filtres -- Cliquez sur le bouton de reinitialisation pour effacer tous les filtres actifs et revenir a la vue par defaut.
Bon a savoir : Vos selections de filtres sont sauvegardees dans l'URL. Cela signifie que vous pouvez mettre en favori une vue filtree ou partager le lien avec un collegue, et ils verront les memes resultats filtres.
Analytique et tendances des depenses
autoGMS fournit plusieurs moyens d'analyser vos depenses :
Cartes statistiques recapitulatives (affichees en haut de l'onglet Toutes les depenses) :
| Carte | Ce qu'elle affiche |
|---|---|
| Total des depenses | Le montant net total de toutes les depenses dans la vue actuelle, ainsi que le nombre d'entrees de depenses. |
| Moyenne par depense | Le montant net moyen de toutes les depenses dans la vue actuelle. |
| Ce mois-ci | Le total pour le mois en cours. |
| TVA | Le montant total de TVA de toutes les depenses. |
Tableau de bord analytique (accessible via le bouton "Analytique" en haut de la page Depenses -- disponible si la fonctionnalite analytique de votre organisation est activee) :
Le tableau de bord analytique offre des vues plus approfondies, notamment :
- Graphique de tendance des depenses -- Un graphique visuel montrant comment vos depenses evoluent au fil du temps.
- Ventilation par categorie -- Un tableau montrant le total des depenses et le nombre de transactions par categorie. Triable et consultable.
- Ventilation par fournisseur -- Un tableau montrant le total des depenses et le nombre de transactions par fournisseur. Triable et consultable.
- TVA par categorie -- Un tableau montrant la TVA totale, la TVA recuperable et la TVA non recuperable pour chaque categorie de depenses.
- Methodes de paiement -- Un tableau montrant le total des depenses et le nombre de transactions par methode de paiement (especes, carte, virement bancaire, cheque, en ligne).
- Depenses detaillees -- Un tableau pagine listant chaque depense individuelle avec tous les details (date, categorie, description, montant net, TVA, montant brut, fournisseur, methode de paiement et statut).
Tous les tableaux analytiques prennent en charge la recherche et peuvent etre exportes en CSV.
Exporter les donnees de depenses
Vous pouvez exporter vos depenses sous forme de fichier CSV de deux facons :
- Depuis la page principale des depenses -- Cliquez sur le bouton d'exportation dans l'en-tete de la page. Cela exporte toute la liste de depenses actuellement filtree, y compris les lignes au-dela de la page visible, avec des colonnes pour la date, le numero de facture, la categorie, la description, le fournisseur, le montant imposable, la TVA, le montant TTC, le taux de TVA, la TVA recuperable, la methode de paiement, la caisse et le statut de paiement.
Les colonnes de montants et de TVA sont exportees comme nombres simples, sans symbole de devise, afin qu'Excel et vos outils comptables puissent les additionner, filtrer et analyser directement.
- Depuis le tableau de bord analytique -- Cliquez sur le bouton "Exporter" dans la section Depenses detaillees. Cette exportation inclut toutes les depenses dans la plage de dates selectionnee avec des colonnes pour la date, la categorie, la description, le montant net, la TVA, le montant brut, le fournisseur, la methode de paiement et le statut de paiement. Elle inclut egalement une ligne de totaux en bas.
Le fichier CSV est nomme automatiquement avec le nom du garage et la date, ce qui facilite l'organisation de vos archives.
Dates des depenses et rapports financiers
Les depenses enregistrees dans autoGMS s'integrent automatiquement dans les rapports financiers de votre garage :
- Apercu financier -- Les couts de rentabilite utilisent la depense brute moins uniquement la TVA deductible recuperable. La TVA non recuperable ou partiellement recuperable reste un cout.
- Tresorerie -- Les depenses restent en montants bruts et sont ventilees par methode de paiement, vous montrant ou va votre argent.
- Declaration de TVA -- Les montants de TVA recuperable et non recuperable sont calcules et affiches, vous aidant a preparer vos declarations fiscales.
- Compte de resultat -- Les couts excluent uniquement la TVA deductible recuperable. La TVA non recuperable reste un cout. Les revenus retirent la TVA collectee lorsqu'elle est enregistree ; les lignes sans preuve de TVA conservee restent en montant brut et leur nombre est indique dans le rapport.
Les filtres de depenses et les regroupements mensuels utilisent le fuseau horaire du garage. La depense conserve la date calendaire exacte que vous avez saisie.
Bon a savoir : autoGMS ne retire pas toute la TVA des couts de rentabilite, mais seulement le montant recuperable. Les depenses brutes et les rapports de tresorerie restent en montants TTC.
Conseils et bonnes pratiques
-
Enregistrez les depenses au fur et a mesure. Plus vous enregistrez une depense tot, moins vous risquez de l'oublier. Le formulaire est rapide -- la categorie, la description et le montant sont tout ce dont vous avez besoin pour commencer.
-
Utilisez les depenses recurrentes pour les factures previsibles. Le loyer, les primes d'assurance, les abonnements logiciels et les factures de services publics sont d'excellents candidats. Configurez-les une fois et laissez autoGMS s'occuper du reste.
-
Gardez les noms de fournisseurs coherents. La fonctionnalite d'auto-completion fonctionne mieux lorsque vous utilisez le meme nom de fournisseur a chaque fois. Au lieu de "Station ADNOC" une fois et "ADNOC" la fois suivante, choisissez-en un et tenez-vous-y.
-
Profitez du calculateur de TVA. Si vous recevez des factures qui incluent la TVA, laissez le basculement "Le prix inclut la TVA" active et saisissez le total de la facture. autoGMS extraira les montants net et TVA pour vous.
-
Marquez la TVA comme non recuperable si necessaire. Toutes les depenses professionnelles ne sont pas eligibles a la recuperation de TVA. Desactivez l'interrupteur "TVA recuperable" pour les depenses comme les divertissements ou les articles a usage personnel.
-
Utilisez le suivi des paiements partiels pour les grosses depenses. Si vous payez un equipement en plusieurs fois, definissez le statut sur "Partiellement paye" et enregistrez chaque paiement. Le solde restant est toujours visible.
-
Liez les depenses CMV a l'inventaire. Lorsque vous achetez des pieces, utilisez toujours la categorie CMV et liez-la a l'article d'inventaire. Cela maintient vos niveaux de stock et calculs de couts precis automatiquement.
-
Verifiez regulierement l'onglet Recurrentes. Faites un point mensuel pour vous assurer que tous vos modeles recurrents sont toujours pertinents. Mettez en pause ou annulez ceux qui ne sont plus necessaires.
-
Exportez mensuellement pour vos archives. A la fin de chaque mois, exportez vos depenses en CSV. Cela fournit a votre comptable des donnees propres et sert de sauvegarde.
-
Utilisez le journal d'activite pour le depannage. Si une depense recurrente n'est pas apparue comme prevu, verifiez l'onglet Activite. Il vous montrera si la creation automatique a echoue et pourquoi.
Questions frequemment posees
Puis-je lier une depense a une fiche de travail ?
La page Depenses n'a pas actuellement de selecteur manuel pour rattacher une depense ordinaire a une fiche de travail ou une reservation.
Utilisez plutot le flux du travail :
- Pour les pieces utilisees sur un travail, ouvrez la reservation et utilisez Pieces / Inventaire afin que le stock, le cout et l'utilisation restent rattaches au travail.
- Pour les pieces commandees pour un travail precis, utilisez une ligne de bon de commande marquee For Job et liez-la a la reservation.
- Les depenses creees par le systeme pour les couts de pieces ou de main-d'oeuvre peuvent afficher une reservation liee quand vous ouvrez le detail de la depense.
Puis-je ajouter des depenses pour des dates passees ?
Oui. Lors de l'ajout d'une depense, cliquez sur le champ de date et selectionnez n'importe quelle date dans le calendrier. Ceci est utile pour enregistrer des depenses survenues avant que vous ne commenciez a utiliser autoGMS, ou pour saisir des recus recus en retard.
Que se passe-t-il quand je supprime un modele de depense recurrente ?
L'annulation (suppression) d'un modele recurrent arrete definitivement la generation de nouvelles depenses. Cependant, toutes les depenses deja creees par ce modele restent dans vos archives et ne sont pas affectees.
Puis-je modifier une depense generee automatiquement ?
Non. Les depenses qui ont ete automatiquement generees par le systeme (comme celles creees a partir d'importations en masse de CMV ou de main-d'oeuvre) sont en lecture seule. Cela protege l'integrite des enregistrements automatises. Vous pouvez toujours consulter leurs details complets.
Comment fonctionne l'auto-completion des fournisseurs ?
En tapant dans le champ Fournisseur, autoGMS examine les fournisseurs que vous avez utilises precedemment pour le garage et la categorie actuels. Il suggere des noms correspondants pour que vous puissiez en choisir un d'un clic au lieu de retaper le nom complet.
Quelle est la difference entre "Le prix inclut la TVA" active et desactive ?
- Active (TTC) : Le montant que vous saisissez est le total, et autoGMS calcule quelle part de ce total est la TVA. Utilisez cette option lorsque les factures de votre fournisseur affichent un total TTC.
- Desactive (HT) : Le montant que vous saisissez est le prix net avant taxe, et autoGMS ajoute la TVA en plus. Utilisez cette option lorsque les factures de votre fournisseur affichent un montant net plus la TVA separement.
Puis-je suivre les depenses de plusieurs garages ?
Oui. Chaque depense est liee a un garage specifique. Si vous gerez plusieurs garages, naviguez vers la page Depenses de chaque garage pour ajouter et voir les depenses de cet emplacement. Le tableau de bord analytique fournit des ventilations par garage.
Comment puis-je modifier le statut de paiement d'une depense sans ouvrir le formulaire de modification ?
Dans le tableau Toutes les depenses, chaque ligne a un menu deroulant de statut de paiement. Cliquez simplement sur le menu deroulant et selectionnez le nouveau statut (Non paye, Partiellement paye ou Paye). La modification est enregistree immediatement.
Quelles devises sont prises en charge ?
autoGMS utilise automatiquement la devise configuree pour votre garage. Les devises courantes incluent AED (EAU), SAR (Arabie saoudite), QAR (Qatar), GBP (Royaume-Uni) et EUR (Europe). Le symbole de la devise apparait a cote de tous les montants dans les fonctionnalites de depenses.
Puis-je rechercher ou filtrer par fournisseur ?
Oui. Utilisez la barre de recherche du tableau principal des depenses pour taper un nom de fournisseur. Dans le tableau de bord analytique, il y a un tableau dedie de ventilation par fournisseur avec son propre champ de recherche.
Puis-je creer une nouvelle categorie de depense ?
Pas depuis la page Depenses pour le moment. Choisissez la categorie integree la plus proche lors de l'ajout d'une depense. Si aucune categorie ne convient, utilisez Autre et ajoutez le detail dans la description, la sous-categorie, le fournisseur ou les notes.
Comment savoir si une depense recurrente a ete creee avec succes ?
Verifiez l'onglet Activite. Chaque fois que le systeme cree une entree de depense recurrente, il enregistre l'action avec une etiquette "Cree" et un statut "Succes". Si quelque chose s'est mal passe, vous verrez un statut "Echoue" avec un message d'erreur expliquant le probleme.
Puis-je exporter les depenses pour une plage de dates specifique ?
Oui. Utilisez le filtre par mois ou les options de plage de dates rapides pour restreindre votre vue a la periode souhaitee, puis cliquez sur le bouton d'exportation. Seules les depenses dans la plage selectionnee seront incluses dans le fichier CSV. Si vous choisissez toutes les dates et retirez les autres filtres, l'export inclut toutes les depenses correspondantes du garage, pas seulement la page visible.