Gestion des clients
Apercu
La Gestion des clients est l'endroit ou vous suivez chaque personne et entreprise qui franchit les portes de votre garage. Elle vous donne une image complete de chaque client -- ses coordonnees, ses vehicules, son historique de service, ses depenses et chaque message que vous lui avez envoye.
Pourquoi est-ce important ? Parce que connaitre vos clients signifie un meilleur service. Lorsqu'un habitue se presente, vous pouvez instantanement voir quels travaux ont ete effectues precedemment, quel vehicule il amene et combien il a depense chez vous. Plus besoin de demander "Etes-vous deja venu ici ?" ou de fouiller dans des dossiers papier.
autoGMS construit automatiquement les profils clients au fur et a mesure que les reservations sont creees. Le personnel peut aussi ajouter un client et un vehicule directement pendant la creation d'un devis autonome, sans creer d'abord une reservation. Chaque reservation terminee s'ajoute a l'historique du client, et le systeme suit le chiffre d'affaires par client pour que vous sachiez toujours qui sont vos clients les plus precieux.
Comment y acceder
- Depuis votre tableau de bord, ouvrez le menu de la barre laterale et selectionnez votre garage.
- Naviguez vers Clients dans le menu du garage.
- Vous arriverez sur l'onglet Tous les clients, qui affiche les clients enregistres dans votre garage.
Il y a deux onglets en haut de la page :
- Tous les clients -- Affiche chaque client individuel et professionnel.
- Comptes professionnels -- Une vue dediee pour les clients de flottes et les entreprises (plus de details ci-dessous).
Fonctionnalites principales en un coup d'oeil
| Fonctionnalite | Ce qu'elle fait |
|---|---|
| Liste des clients | Parcourir les clients dans un repertoire lateral redimensionnable avec leur nom et leur numero de telephone |
| Ajout depuis les devis | Creer un client et un vehicule pendant la preparation d'un devis, sans reservation requise |
| Profil client | Afficher les coordonnees, vehicules, historique, pieces jointes et communications dans le meme espace de travail |
| Recherche et filtres | Trouver des clients par coordonnees, entreprise, numero fiscal ou vehicule ; filtrer par type de client, statut, type de vehicule, derniere visite et depenses |
| Gestion des vehicules | Ajouter, modifier et supprimer des vehicules pour tout client ; suivre le kilometrage et les plaques d'immatriculation |
| Historique des reservations | Voir chaque reservation passee et en cours pour un client, avec les details du service et les tarifs |
| Historique des communications | Consulter la livraison des e-mails et l'activite SMS/WhatsApp d'un client |
| Pieces jointes et documents | Telecharger et gerer des fichiers comme les documents de garantie, copies de pieces d'identite et photos d'inspection |
| Comptes professionnels | Vue dediee pour les clients de flottes et les entreprises avec des outils de facturation |
| Import en masse | Importer jusqu'a 500 clients en une seule fois depuis un fichier CSV |
| Preferences marketing | Controler si un client recoit des messages marketing |
La liste des clients
Ce que vous verrez
Lorsque vous ouvrez la page Clients sur un grand ecran, le repertoire des clients apparait a cote du profil selectionne. Le repertoire contient :
- Un champ de recherche fixe en haut pour rechercher par client, entreprise ou vehicule.
- Les actions Filtres, Trier et Exporter.
- Une liste affichant le nom et le numero de telephone de chaque client, avec le client selectionne surligne en bleu.
- Une pagination en bas lorsque la liste depasse 24 clients.
Mise en page sur ordinateur
- Le repertoire des clients et le profil selectionne apparaissent cote a cote.
- Le profil occupe l'espace restant et propose les onglets Vue d'ensemble, Reservations, Devis, Pieces jointes et Communication.
- Chaque panneau peut defiler independamment.
- Sur mobile, vous commencez par la liste, puis le profil s'ouvre en pleine page avec un bouton de retour.
Comment redimensionner la liste des clients ?
- Placez le pointeur sur le separateur vertical entre le repertoire et le profil du client.
- Faites glisser le separateur vers la gauche ou la droite jusqu'a obtenir une largeur confortable pour les deux panneaux.
Au clavier, appuyez sur Tab jusqu'a ce que le separateur soit selectionne, puis utilisez les touches Fleche gauche et Fleche droite. Appuyez sur Home pour la largeur minimale du repertoire ou sur End pour la largeur maximale.
Bon a savoir : autoGMS conserve une largeur sure pour les deux panneaux. Lorsque vous developpez ou reduisez la barre laterale principale de l'application, l'espace Clients se reajuste automatiquement pour eviter que le profil devienne trop etroit. Le separateur de redimensionnement apparait uniquement dans la mise en page sur ordinateur.
Consulter un client
Cliquez sur un client dans le repertoire pour ouvrir son profil. Sur ordinateur, le profil s'affiche a cote de la liste sans quitter la page. Sur mobile, il s'ouvre en pleine page.
Recherche et filtrage
Recherche rapide
Il y a une barre de recherche au-dessus du tableau des clients. Tapez l'un des elements suivants pour trouver un client :
- Nom complet du client ou nom d'entreprise
- Adresse e-mail ou numero de telephone, y compris au format international
- Numero fiscal VAT/TRN
- Marque ou modele du vehicule
- Plaque d'immatriculation, VIN, numero de chassis ou identifiant de flotte
La recherche fonctionne en temps reel -- les resultats se reduisent au fur et a mesure que vous tapez.
Filtres
Cliquez sur le bouton Filtres sous la barre de recherche pour ouvrir le panneau de filtres. Le panneau s'affiche au-dessus de la liste, les resultats restent donc visibles et se mettent a jour des que vous changez les filtres :
- Type de client -- Basculer entre Tous types, Professionnels ou Particuliers.
- Statut du client -- Afficher les clients Actifs ou Inactifs.
- Type de vehicule -- Afficher les clients ayant un ou plusieurs types de vehicules selectionnes, comme Berline, SUV, Camion, Van ou Moto.
- Derniere visite -- Filtrer par date de derniere visite : Semaine derniere, Mois dernier, 3 derniers mois, Annee derniere ou Jamais visite.
- Total depense -- Filtrer par tranche de depenses, de Moins de 100 a Plus de 5 000 dans la devise de votre garage.
- Tags -- Choisir un ou plusieurs tags utilises sur vos clients. Ce filtre n'apparait que si votre garage a des tags clients.
Le bouton Filtres affiche le nombre de filtres actifs entre parentheses (par ex. "Filtres (2)"). Chaque filtre actif apparait aussi comme une puce sous la barre d'outils -- cliquez sur une puce pour retirer ce filtre, ou cliquez sur Tout effacer pour retirer tous les filtres d'un coup. Les filtres, la recherche et le tri sont conserves dans l'URL de la page : actualiser ou partager le lien garde la meme vue filtree.
Bon a savoir : Les filtres fonctionnent ensemble. Par exemple, vous pouvez rechercher "Ahmed" tout en filtrant par clients Professionnels ayant visite le mois dernier. C'est utile pour trouver des segments specifiques de votre base de clients.
Profils clients
Ouvrir un profil
Cliquez sur n'importe quel client dans la liste pour ouvrir son profil complet. C'est une page dediee avec tout ce que vous devez savoir sur ce client.
Ce que vous verrez
La page de profil comprend un en-tete, une barre d'onglets et le contenu de l'onglet selectionne.
1. Section d'en-tete
Tout en haut, vous verrez :
- Nom du client (ou nom d'entreprise pour les comptes professionnels)
- Badge de type de compte -- "Compte professionnel" (en bleu fonce) ou "Individuel verifie" (en vert)
- "Client actif depuis" date et localisation (si disponible)
- Bouton bascule marketing -- Si votre garage a les fonctionnalites marketing activees, vous verrez un interrupteur pour autoriser ou bloquer les messages marketing pour ce client
- Bouton Retour -- Vous ramene a la liste des clients
Sous le nom, il y a quatre cartes de synthese :
| Carte | Ce qu'elle affiche |
|---|---|
| Total depense | Chiffre d'affaires cumule des reservations terminees de ce client |
| Services termines | Nombre de reservations ayant genere du chiffre d'affaires |
| Depense moy. / Service | Prix moyen par service termine |
| Vehicules | Nombre de vehicules enregistres pour ce client |
Onglets du profil
La barre d'onglets permet de passer entre cinq vues :
| Onglet | Contenu |
|---|---|
| Vue d'ensemble | Coordonnees et vehicules |
| Reservations | Historique des reservations et achats OTC |
| Devis | Tous les devis crees pour le client |
| Pieces jointes | Fichiers et documents televerses |
| Communications | Historique des messages sur tous les canaux |
L'onglet actif apparait dans l'URL de la page, ce qui permet de partager un lien direct vers une section du profil.
Sur ordinateur, les onglets Reservations, Devis, Pieces jointes et Communications utilisent le meme tableau consultable. Si le tableau est plus large que l'espace disponible, faites-le defiler horizontalement ; la colonne Actions reste visible pour utiliser Details, Ouvrir, Voir ou Télécharger sans perdre la ligne en cours.
2. Informations de contact
Cette section affiche et vous permet de modifier toutes les informations personnelles et professionnelles :
- Prenom et nom de famille
- Adresse e-mail (cliquable pour envoyer un e-mail)
- Numero de telephone (cliquable pour appeler, avec un bouton WhatsApp a cote)
- Type de compte (Individuel ou Professionnel)
- Statut (Actif ou Inactif)
- Nom d'entreprise (affiche uniquement pour les comptes Professionnels)
- Pays
- Notes (champ de texte libre pour toute note interne concernant le client)
Pour modifier les informations de contact :
- Cliquez sur le bouton Modifier dans le coin superieur droit de la carte Informations de contact.
- Mettez a jour les champs que vous souhaitez modifier.
- Cliquez sur Enregistrer le profil pour appliquer vos modifications, ou Annuler pour les abandonner.
Bon a savoir : Le champ du numero de telephone prend en charge les formats internationaux. Lorsque vous modifiez le numero de telephone d'un client, vous pouvez selectionner l'indicatif du pays dans un menu deroulant. Le bouton WhatsApp a cote du numero de telephone ouvre un message direct vers ce client dans WhatsApp.
3. Vehicules
Cette section affiche tous les vehicules enregistres pour le client. Chaque vehicule affiche :
Le vehicule par defaut apparait en premier. Les autres sont classes selon leur derniere mise a jour afin de garder les fiches recemment utilisees ou corrigees faciles a trouver.
- Marque et modele (par ex., "Toyota Camry")
- Annee et age du vehicule (par ex., "2020 (5 ans)")
- Plaque d'immatriculation (affichee dans le format approprie pour la region du client)
- VIN (Numero d'identification du vehicule) si disponible
- Kilometrage actuel (si enregistre)
- Date d'ajout
Pour ajouter un vehicule :
- Cliquez sur le bouton Ajouter un vehicule en haut de la section Vehicules.
- Selectionnez la marque dans le menu deroulant, ou choisissez "Personnalise" pour entrer une marque qui n'est pas dans la liste.
- Selectionnez le modele (la liste se met a jour en fonction de la marque choisie), ou entrez un modele personnalise.
- Entrez l'annee.
- Entrez les details de la plaque d'immatriculation pour votre region.
- Entrez eventuellement un numero VIN.
- Cliquez sur Enregistrer pour ajouter le vehicule.
Pour modifier un vehicule :
- Trouvez le vehicule dans le tableau.
- Cliquez sur le bouton Modifier sur cette ligne.
- Mettez a jour les details dans la boite de dialogue qui apparait.
- Cliquez sur Enregistrer.
Pour supprimer un vehicule :
- Cliquez sur le bouton Supprimer sur la ligne du vehicule.
- Confirmez la suppression lorsque vous y etes invite.
Mise a jour du kilometrage :
- Si un vehicule a deja un kilometrage enregistre, cliquez sur la valeur du kilometrage pour la modifier en ligne.
- Si aucun kilometrage n'est enregistre, cliquez sur "Ajouter le kilometrage" pour en saisir un.
- Vous pouvez basculer entre kilometres (km) et miles (mi).
- Appuyez sur Entree pour enregistrer ou Echap pour annuler.
Recherche de vehicules :
Utilisez la barre de recherche en haut du tableau des vehicules pour filtrer par marque, modele, numero de plaque ou VIN.
Bon a savoir : Pour les vehicules immatricules au Royaume-Uni, vous pouvez developper la ligne d'un vehicule pour voir son Historique du controle technique (MOT). Cliquez sur "Recuperer l'historique" pour obtenir les derniers resultats du controle technique depuis la base de donnees gouvernementale. Cela affiche le statut reussite/echec, les releves de kilometrage, les dates d'expiration et tout defaut ou avis trouve lors du controle.
4. Historique des reservations
Cette section liste chaque reservation que le client a eue dans votre garage.
Chaque reservation affiche :
| Colonne | Description |
|---|---|
| Date | Date prevue de la reservation |
| ID du travail | Un identifiant unique pour la reservation |
| Service | Le type de service effectue |
| Vehicule | Pour quel vehicule la reservation a ete faite |
| Prix | Le prix final (ou prix estime s'il n'est pas encore finalise) |
| Statut | Statut actuel de la reservation (En attente, Confirmee, En service, Terminee ou Annulee) |
Cliquez sur le bouton Details sur n'importe quelle reservation pour naviguer directement vers la page complete de cette reservation.
Utilisez la barre de recherche pour filtrer les reservations par nom de service, marque/modele du vehicule, statut ou ID du travail.
Bon a savoir : L'en-tete de l'Historique des reservations affiche le nombre total de reservations et le total des depenses du client sur sa duree de vie. Seules les reservations terminees comptent dans les chiffres de revenus affiches dans les cartes d'en-tete du profil.
5. Devis du client
L'onglet Devis affiche tous les devis actuels crees pour le client, y compris ceux qui ne sont pas lies a une reservation. Chaque ligne indique la reference du devis, la date, le vehicule, le statut, le total et la reservation liee lorsqu'elle existe.
Utilisez la recherche pour trouver un devis par reference, vehicule, reservation ou statut. Cliquez sur Ouvrir pour consulter le devis dans l'espace Devis complet.
6. Pieces jointes du client
Cette section permet de stocker des fichiers lies au client -- des documents de garantie, copies de pieces d'identite, papiers d'assurance, photos d'inspection ou tout autre document pertinent.
Ce que vous verrez dans le tableau des pieces jointes :
| Colonne | Description |
|---|---|
| Type | Le format du fichier (PDF, Image, Document Word, etc.), affiche avec un badge en couleur |
| Nom du fichier | Lien cliquable pour telecharger le fichier |
| Travail associe | Si la piece jointe a ete telechargee lors d'une reservation, elle renvoie a cette reservation |
| Date d'envoi | La date a laquelle le fichier a ete ajoute |
| Garantie restante | Le temps restant pour une garantie ou son etat d'expiration |
| Actions | Telecharger le fichier ou ouvrir le menu de la ligne |
Pour telecharger un document :
- Cliquez sur le bouton Telecharger un document au-dessus du tableau des pieces jointes.
- Le formulaire d'envoi apparaitra. Remplissez les details et selectionnez votre fichier.
- Soumettez le formulaire pour telecharger.
Pour telecharger une piece jointe :
Cliquez sur le nom du fichier ou sur le bouton Telecharger sur la ligne.
Pour telecharger plusieurs pieces jointes ensemble :
- Cochez la case de chaque piece jointe necessaire. La case de l'en-tete selectionne les pieces jointes de la page actuelle.
- Cliquez sur Télécharger la sélection (X) dans la barre de selection.
- autoGMS telecharge les fichiers selectionnes dans un seul fichier ZIP.
Vous pouvez inclure jusqu'a 50 pieces jointes dans un meme telechargement ZIP.
Pour supprimer une piece jointe :
Ouvrez le menu ... dans la colonne Actions, cliquez sur Supprimer, puis confirmez lorsque vous y etes invite.
Vous pouvez rechercher des pieces jointes par nom de fichier, description ou type de fichier.
Bon a savoir : Les pieces jointes telechargees lors d'une reservation (par exemple, depuis la Fiche de baie pendant un service) apparaissent automatiquement ici et sont liees au travail associe. Vous pouvez cliquer sur le badge du numero de travail pour acceder directement a cette reservation.
7. Historique des communications
Cette section affiche l'activite de communication recente enregistree pour le client, notamment :
- E-mails (affiches avec une icone violette)
- SMS (affiches avec une icone bleue)
- Messages WhatsApp (affiches avec une icone verte)
Chaque activite affiche :
| Colonne | Description |
|---|---|
| Canal | E-mail, SMS ou WhatsApp |
| Activite | Ce qui s'est passe, avec le contexte du message ou de la reservation lorsqu'il est disponible |
| Heure | Le moment ou l'activite a ete enregistree |
| Actions | Ouvrir la reservation lorsque l'activite est liee a une reservation |
Utilisez le filtre de canal pour choisir Tous les canaux, Messages (SMS et WhatsApp regroupes) ou E-mail. Vous pouvez egalement rechercher dans l'historique des activites.
Bon a savoir : Cet historique est en lecture seule. Lorsqu'un membre du personnel clique sur Ouvrir WhatsApp depuis une mise a jour ou les details d'une reservation, autoGMS enregistre WhatsApp ouvert avec le contexte de la reservation, du service et du vehicule. Cela signifie que le brouillon WhatsApp a ete ouvert, pas que quelqu'un a appuye sur Envoyer dans WhatsApp. Seules les ouvertures enregistrees depuis l'ajout de ce suivi apparaissent ici ; les anciennes ouvertures manuelles ne sont pas ajoutees retroactivement.
Comptes professionnels et gestion de flotte
Que sont les comptes professionnels ?
Les comptes professionnels representent des entreprises, des operateurs de flottes ou des organisations qui amenent plusieurs vehicules dans votre garage. Ils different des clients individuels de plusieurs manieres importantes :
- Ils ont un nom d'entreprise en plus du nom d'une personne de contact.
- Ils peuvent avoir une flotte de nombreux vehicules.
- Ils disposent d'outils de facturation speciaux pour la facturation consolidee.
Acceder aux comptes professionnels
Cliquez sur l'onglet Comptes professionnels en haut de la page Clients. Cela vous amene a une vue dediee axee sur vos clients professionnels.
Ce que vous verrez
La page des Comptes professionnels affiche :
Cartes de synthese en haut :
| Carte | Ce qu'elle affiche |
|---|---|
| Total des entreprises | Nombre de comptes professionnels |
| Vehicules de flotte | Total des vehicules de tous les comptes professionnels |
| Total des reservations | Toutes les reservations des clients professionnels |
| Facture | Indicateur de progression montrant combien de reservations ont ete facturees par rapport au total, avec le chiffre d'affaires non facture mis en evidence |
Tableau des comptes professionnels avec colonnes :
| Colonne | Description |
|---|---|
| Entreprise | Le nom de l'entreprise et celui du contact principal |
| Vehicules | Nombre de vehicules enregistres pour cette entreprise |
| Reservations | Nombre total de reservations |
| Facturation | Reservations facturees par rapport au total, avec le nombre en attente et le montant non facture si necessaire |
| Chiffre d'affaires | Chiffre d'affaires total des reservations de l'entreprise |
| Statut | Indique si le compte est actif ou inactif |
Actions sur les comptes professionnels
Chaque ligne garde deux actions visibles dans la colonne Actions fixe :
- Reserver -- Ouvre la feuille de reservation de flotte, vous permettant de creer rapidement une nouvelle reservation pour l'un des vehicules de l'entreprise.
- Facturer -- Deux modes :
- S'il y a des reservations non facturees, le bouton affiche "Facturer (X)" ou X est le nombre de reservations non facturees. En cliquant dessus, une facture consolidee est generee pour toutes les reservations en attente.
- S'il ne reste rien a facturer, le bouton devient "Factures" et vous amene a la liste des factures filtree pour ce client.
Cliquez ailleurs sur la ligne pour ouvrir le profil client complet. Les lignes ne se deplient plus dans le tableau.
Recherche et filtres des comptes professionnels
Utilisez la barre de recherche pour trouver un compte par nom d'entreprise, nom du contact ou numero de telephone. Utilisez les filtres rapides pour afficher Tous, A facturer, Entierement factures ou Aucune reservation, puis le filtre de statut pour les comptes actifs ou inactifs.
Bon a savoir : Un client devient un "Compte professionnel" lorsque son type de compte est defini sur "Professionnel" et qu'un nom d'entreprise est fourni. Vous pouvez convertir un client individuel en compte professionnel en modifiant ses informations de contact et en changeant le type de compte en Professionnel.
Import en masse de clients
Si vous migrez vers autoGMS depuis un autre systeme ou si vous avez besoin d'ajouter de nombreux clients en une seule fois, la fonctionnalite d'import en masse vous permet de telecharger un fichier CSV avec jusqu'a 500 clients.
Guide etape par etape
Etape 1 : Telecharger le modele
- Sur la page Tous les clients, cliquez sur le bouton Importer (zone en haut a droite du tableau).
- Dans la boite de dialogue d'import, cliquez sur Telecharger le modele pour obtenir un fichier CSV pre-formate.
- Ouvrez le modele dans n'importe quelle application de tableur (Excel, Google Sheets, etc.).
Etape 2 : Remplir vos donnees
Le modele comprend les colonnes suivantes :
| Colonne | Obligatoire ? | Description |
|---|---|---|
| firstName | Oui | Prenom du client |
| lastName | Oui | Nom de famille du client |
| phoneNumber | Oui | Numero de telephone du client (inclure l'indicatif du pays) |
| Non | Adresse e-mail | |
| accountType | Non | "individual" ou "business" |
| businessName | Non | Nom de l'entreprise (pour les comptes professionnels) |
Remplissez les donnees de vos clients en suivant le format du modele. Enregistrez le fichier au format CSV.
Etape 3 : Telecharger et verifier
- De retour dans la boite de dialogue d'import, faites glisser et deposez votre fichier CSV sur la zone de telechargement, ou cliquez pour le parcourir.
- autoGMS va analyser et valider votre fichier. Vous verrez :
- Un apercu des 10 premieres lignes.
- Un comptage du nombre total de clients trouves.
- Tout avertissement de validation (par ex., champs obligatoires manquants). Les lignes avec des problemes seront listees et seront ignorees lors de l'import.
- Verifiez les donnees pour vous assurer qu'elles sont correctes.
Etape 4 : Importer
- Cliquez sur Importer X clients pour lancer l'import.
- Une fois termine, vous verrez un resume des resultats :
- Crees -- Nouveaux clients qui ont ete ajoutes.
- Mis a jour -- Clients existants (correspondance par numero de telephone) qui ont ete mis a jour avec les nouvelles informations.
- Ignores -- Lignes qui avaient des erreurs et n'ont pas ete traitees.
Bon a savoir : L'import utilise les numeros de telephone pour faire correspondre les clients existants. Si un numero de telephone dans votre CSV appartient deja a un client dans votre systeme, les informations de ce client seront mises a jour plutot que de creer un doublon. Cela vous permet de reimporter un fichier mis a jour en toute securite sans vous soucier des doublons.
Limites de l'import
- Format de fichier : CSV uniquement
- Taille maximale du fichier : 5 Mo
- Nombre maximum de clients par import : 500
Conseils et bonnes pratiques
-
Gardez les profils clients a jour. Lorsqu'un client vous donne un nouveau numero de telephone ou e-mail, mettez-le a jour immediatement. Des coordonnees exactes sont essentielles pour que les rappels de service et les messages marketing les atteignent.
-
Ajoutez les vehicules avant les reservations. Si un client amene un nouveau vehicule, ajoutez-le a son profil avant de creer la reservation. Cela garde l'historique du vehicule propre et connecte.
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Utilisez les notes judicieusement. Le champ de notes sur la carte des informations de contact est un excellent endroit pour enregistrer les preferences du client, les allergies a certains produits, les arrangements de paiement ou toute autre information que l'equipe devrait connaitre.
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Verifiez la colonne source. Le badge "Source" sur la liste des clients vous indique comment chaque client est arrive dans votre garage -- via votre portail de reservation en ligne, ajoute manuellement par le personnel, ou importe depuis un fichier. Cela peut vous aider a comprendre quels canaux amenent des clients.
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Utilisez les comptes professionnels pour les clients de flottes. Si une entreprise envoie plusieurs vehicules dans votre garage, configurez-la comme un compte Professionnel. Cela vous donne les outils de facturation consolidee dans l'onglet Comptes professionnels, rendant la facturation mensuelle beaucoup plus rapide.
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Consultez l'historique des communications avant de contacter. Avant d'appeler ou d'envoyer un message a un client, verifiez la livraison des e-mails et l'activite SMS/WhatsApp enregistree. Traitez WhatsApp ouvert comme un brouillon ouvert, et non comme une preuve d'envoi.
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Telechargez les documents de garantie. Lorsqu'un client recoit une garantie pour des pieces ou des services, telechargez le document dans sa section Pieces jointes. Ainsi, s'il revient avec un probleme, vous pouvez rapidement verifier si le travail est encore sous garantie.
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Utilisez le bouton bascule marketing avec precaution. L'interrupteur "Marketing autorise / Marketing bloque" sur un profil client controle s'il recoit des messages promotionnels. Si un client demande a ne pas etre contacte pour du marketing, desactivez-le. Cela n'affecte pas les rappels de service ou les confirmations de reservation.
Foire aux questions
Q : Comment les clients sont-ils ajoutes a la liste des clients de mon garage ? R : Les clients sont ajoutes lorsqu'une reservation est creee pour eux, quand le personnel utilise Nouveau client pendant la creation d'un devis, ou par l'import en masse. Dans chaque cas, autoGMS cree le profil client pour le garage.
Q : Puis-je ajouter manuellement un client sans creer de reservation ? R : Oui. Ouvrez Devis, commencez un nouveau devis, cliquez sur Nouveau client, puis ajoutez le client et le vehicule. Laissez Reservation sur Sans reservation pour creer un devis autonome. Pour plusieurs clients, utilisez l'import en masse par CSV.
Q : Pourquoi ne puis-je pas voir un client que je viens d'ajouter ? R : Verifiez que vous consultez le garage ou le client a ete cree, puis effacez toute recherche ou tout filtre actif. Les clients crees dans un autre garage de votre organisation apparaissent dans la liste de ce garage.
Q : Les techniciens peuvent-ils acceder a la page Clients ? R : La page Clients suit le Contrôle d'accès par rôle. Les proprietaires et les administrateurs conservent l'acces, et les managers, conseillers de service, receptionnistes et roles personnalises peuvent l'utiliser lorsque l'acces Clients est active. Les techniciens ne peuvent pas ouvrir le repertoire des clients ni les fiches clients.
Q : Que se passe-t-il si j'importe un client qui existe deja ? R : L'import fait correspondre les clients par numero de telephone. Si une correspondance est trouvee, les details du client existant sont mis a jour avec les informations de votre fichier CSV. Aucun doublon n'est cree.
Q : Comment le "Total depense" est-il calcule ? R : Le Total depense est la somme de tous les prix des reservations terminees pour ce client dans votre garage. Seules les reservations avec le statut "Terminee" comptent dans ce total. Les reservations en attente, confirmees, en service et annulees sont exclues.
Q : Puis-je supprimer un client ? R : La suppression de clients n'est pas disponible depuis la liste des clients ou les pages de profil. C'est intentionnel : les dossiers clients sont liés aux réservations, factures et autres documents commerciaux. Si un client n'est plus actif, ouvrez son profil et sélectionnez Désactiver le client. Son historique reste disponible, mais il ne peut plus être sélectionné pour de nouvelles réservations, devis, plans d'entretien ou ventes OTC. Vous pourrez le réactiver plus tard.
Q : Comment convertir un client individuel en compte professionnel ? R : Ouvrez le profil du client, cliquez sur Modifier sur la carte Informations de contact, changez le menu deroulant Type de compte de "Individuel" a "Professionnel", entrez le nom de l'entreprise, et cliquez sur Enregistrer le profil.
Q : Quels types de fichiers puis-je telecharger en pieces jointes ? R : Vous pouvez telecharger des images (JPG, PNG, GIF), des PDF, des documents Word (DOC, DOCX), des tableurs (XLS, XLSX, CSV) et des fichiers texte. Chaque type de fichier est affiche avec un badge en couleur distinctif dans le tableau des pieces jointes.
Q : Comment telecharger plusieurs pieces jointes d'un client en une seule fois ? R : Ouvrez l'onglet Pieces jointes du profil client, cochez les fichiers dans le tableau, puis cliquez sur Télécharger la sélection (X). La case de l'en-tete selectionne la page actuelle. autoGMS regroupe jusqu'a 50 fichiers selectionnes dans un seul telechargement ZIP.
Q : Puis-je voir quels messages n'ont pas ete livres ? R : Oui. L'onglet Historique des communications affiche le statut de livraison lorsqu'autoGMS le recoit. Les messages echoues et rebondis sont clairement marques. WhatsApp ouvert est different : cela confirme seulement l'ouverture du brouillon, pas son envoi ni sa livraison par WhatsApp.
Q : Puis-je exporter les donnees clients ? R : Oui. Sur la page Clients, utilisez la recherche et les filtres pour limiter la liste, puis cliquez sur Exporter a cote de Filtres et Trier. Le CSV inclut les clients qui correspondent a la recherche, aux filtres et au tri actuels.