تتبع المصروفات - دليل المستخدم

نظرة عامة

تمنحك ميزة تتبع المصروفات في autoGMS صورة واضحة عن أين تذهب أموال ورشتك. سواء كان إيجاراً أو قطع غيار أو رواتب موظفين أو معدات جديدة، يمكن تسجيل كل دفعة صادرة وتصنيفها وتحليلها -- كل ذلك في مكان واحد.

مع تتبع المصروفات يمكنك:

• تسجيل المصروفات لمرة واحدة والمتكررة بتفاصيل كاملة.
• تنظيم الإنفاق في أكثر من 20 فئة مصممة خصيصاً لأعمال الورش.
• حساب ضريبة القيمة المضافة تلقائياً وتتبع مبالغ الضريبة القابلة للاسترداد.
• إعداد المصروفات المتكررة بحيث يتم إنشاء الفواتير المنتظمة (الإيجار، اشتراكات البرامج، التأمين) تلقائياً حسب الجدول.
• عرض بطاقات الملخص ومخططات الاتجاهات والتفصيلات حسب الفئة أو المورد أو طريقة الدفع.
• تصدير بيانات المصروفات إلى CSV لمحاسبك أو لسجلاتك الخاصة.
• ربط مشتريات القطع مباشرة بالمخزون حتى يتم تحديث مستويات المخزون تلقائياً.

---

كيفية الوصول إلى تتبع المصروفات

1. سجّل الدخول إلى لوحة تحكم autoGMS.
2. افتح ورشتك من الشريط الجانبي.
3. في قائمة التنقل الخاصة بالورشة، انقر على المصروفات.

ستصل إلى صفحة المصروفات الرئيسية، التي تحتوي على ثلاثة تبويبات في الأعلى:

التبويب	ما يعرضه
جميع المصروفات	قائمة قابلة للبحث والتصفية لكل مصروف سجّلته، مع بطاقات إحصائية ملخصة في الأعلى.
المتكررة	عرض مخصص لإدارة قوالب المصروفات المتكررة — إيقاف مؤقت أو استئناف أو إلغاء من هنا.
النشاط	سجل زمني لكل ما فعله نظام المصروفات المتكررة (إنشاء تلقائي، إخفاقات، إيقاف مؤقت، وما إلى ذلك).

---

الميزات الرئيسية بنظرة سريعة

• أكثر من 20 فئة مصروفات مصممة لعمليات الورش
• أنواع مصروفات لمرة واحدة ومتكررة
• حاسبة ضريبة القيمة المضافة المدمجة مع تبديل شامل/غير شامل للضريبة
• تتبع المدفوعات الجزئية للمصروفات غير المدفوعة بالكامل
• إكمال تلقائي للمورد يتعلم من إدخالاتك السابقة
• ربط بالمخزون لمشتريات القطع (فئة تكلفة البضاعة المباعة)
• تحليلات المصروفات مع مخططات الاتجاهات والتفصيلات
• تصدير CSV للمحاسبة وإعداد الضرائب
• تحديثات حالة سريعة مباشرة -- تغيير حالة الدفع مباشرة من الجدول

---

دليل خطوة بخطوة

إضافة مصروف جديد

1. من صفحة المصروفات، انقر على زر إضافة مصروف في الزاوية العلوية اليمنى.
2. ستفتح نافذة بنموذج. املأ الحقول المطلوبة:

الحقول المطلوبة:

الحقل	ماذا تدخل
الفئة	اختر نوع المصروف من القائمة المنسدلة (انظر قائمة الفئات الكاملة أدناه).
الوصف	ملخص قصير لماهية المصروف. يجب أن يكون 3 أحرف على الأقل.
المبلغ	المبلغ الإجمالي. تظهر عملة ورشتك تلقائياً.

حقول مفيدة أخرى:

الحقل	ماذا تدخل
التاريخ	الافتراضي هو اليوم. انقر على زر التاريخ لفتح منتقي التقويم واختيار تاريخ مختلف.
المورد	المورد أو الشركة التي دفعت لها. أثناء الكتابة، سيقترح autoGMS الموردين الذين استخدمتهم سابقاً.

3. يظهر لوح حاسبة ضريبة القيمة المضافة على الجانب الأيمن من النموذج. سيحسب تلقائياً تفصيل ضريبة القيمة المضافة بناءً على نسبة الضريبة الافتراضية لورشتك. يمكنك تعديل النسبة والتبديل بين شامل وغير شامل للضريبة وتحديد ما إذا كانت الضريبة قابلة للاسترداد. مزيد من التفاصيل في قسم حاسبة ضريبة القيمة المضافة أدناه.

4. للوصول إلى خيارات إضافية، انقر على شريط الخيارات المتقدمة لتوسيعه. هنا يمكنك تعيين:

   • طريقة الدفع -- نقداً أو بطاقة أو تحويل بنكي أو شيك أو دفع إلكتروني.
   • حالة الدفع -- مدفوع أو غير مدفوع أو مدفوع جزئياً. إذا اخترت مدفوع جزئياً، يظهر حقل لإدخال المبلغ المدفوع حتى الآن؛ وسيعرض autoGMS الرصيد المتبقي.
   • مصروف متكرر -- فعّل هذا لجعل المصروف يتكرر تلقائياً (انظر المصروفات المتكررة أدناه).
   • ملاحظات -- أي تفاصيل إضافية تريد تسجيلها.

5. انقر على حفظ المصروف (أو اضغط Ctrl+Enter كاختصار لوحة المفاتيح).

من المفيد معرفة: يعرض حقل الوصف نصاً توضيحياً ذكياً يتغير بناءً على الفئة التي تختارها، مما يمنحك تلميحاً بما يجب كتابته. على سبيل المثال، اختيار "المرافق" قد يعرض "فاتورة الكهرباء الشهرية" كاقتراح.

---

فئات المصروفات

يوفر autoGMS مجموعة شاملة من الفئات المصممة لأعمال الورش والسيارات. عند إضافة أو تعديل مصروف، ستختار واحدة من التالي:

الفئة	متى تستخدمها
إدارية	لوازم المكتب، البريد، القرطاسية، تكاليف الإدارة العامة.
تكلفة البضاعة المباعة (قطع ومواد)	تكلفة البضاعة المباعة — قطع الغيار والمواد والمكونات المستخدمة في الأعمال. تتيح هذه الفئة أيضاً ربط المصروف بالمخزون (انظر أدناه).
معدات	الرافعات وأدوات التشخيص والضواغط ومعدات الورشة الأخرى.
أصول ثابتة	المشتريات الكبيرة مثل العقارات والآلات الكبيرة أو المركبات المملوكة للشركة.
وقود	بنزين أو ديزل أو وقود آخر لمركبات الشركة أو المعدات.
تأمين	تأمين الأعمال، تأمين المركبات، تغطية المسؤولية.
عمالة	رواتب وأجور الموظفين. يمكن ربط مصروفات العمالة بفنيين محددين لتتبع الرواتب.
صيانة	صيانة وإصلاح المباني أو المعدات.
تسويق	إعلانات، حملات وسائل التواصل الاجتماعي، لافتات، عروض ترويجية.
تشغيلية	تكاليف التشغيل اليومية التي لا تندرج بسهولة تحت فئة أخرى.
إيجار	الإيجار الشهري أو الدوري لمباني ورشتك.
دفع ضريبي	مدفوعات ضريبة القيمة المضافة أو ضريبة الشركات أو رسوم حكومية أخرى.
تدريب	دورات وشهادات وتطوير مهني للموظفين.
مرافق	الكهرباء والماء والإنترنت وفواتير الهاتف.
أدوات	أدوات يدوية وأدوات كهربائية ومعدات ورشة صغيرة.
تراخيص وتصاريح	رخص تجارية، تصاريح مزاولة، تصاريح بيئية.
اشتراكات برمجية	مدفوعات شهرية أو سنوية للبرامج التي تستخدمها (مثل برامج المحاسبة وأدوات إدارة العملاء).
التخلص من النفايات	التخلص من الزيوت والإطارات والخردة المعدنية والمواد الخطرة.
مستلزمات	المواد الاستهلاكية مثل منتجات التنظيف والخرق والقفازات ومعدات السلامة.
خدمات مهنية	محاسبون ومحامون واستشاريون ومهنيون خارجيون آخرون.
أخرى	أي شيء لا يندرج تحت الفئات أعلاه.

لكل فئة مؤشر لون خاص بها، مما يسهل التعرف على أنواع المصروفات بنظرة سريعة في الجدول ومخططات التحليلات.

---

المصروفات لمرة واحدة مقابل المتكررة

المصروفات لمرة واحدة هي الافتراضية. تسجّلها مرة واحدة وتظهر في قائمة مصروفاتك لذلك التاريخ.

المصروفات المتكررة هي للفواتير التي تتكرر وفق جدول. عند تفعيل مفتاح "مصروف متكرر" أثناء إضافة مصروف، سيقوم autoGMS بـ:

1. إنشاء إدخال المصروف الأولي للتاريخ الذي حددته.
2. إعداد قالب متكرر ينشئ تلقائياً إدخالات مصروفات جديدة حسب الجدول.
3. عرض تاريخ الاستحقاق التالي حتى تعرف متى سيتم إنشاء الإدخال التالي.

فترات التكرار المتاحة:

الفترة	كم مرة يتم إنشاء إدخال جديد
أسبوعياً	كل 7 أيام من التاريخ الأصلي.
شهرياً	نفس اليوم كل شهر.
ربع سنوياً	كل 3 أشهر.
سنوياً	مرة واحدة في السنة.

من المفيد معرفة: يمكنك أيضاً تحويل مصروف لمرة واحدة موجود إلى متكرر عن طريق تعديله وتفعيل مفتاح التكرار.

---

إدارة المصروفات المتكررة

انقر على تبويب المتكررة في أعلى صفحة المصروفات لرؤية جميع قوالب المصروفات المتكررة.

ما ستراه:

• بطاقات ملخص في الأعلى تعرض:
  • العدد الإجمالي للقوالب المتكررة.
  • كم منها نشط حالياً.
  • كم منها متوقف مؤقتاً.
  • توقع شهري يقدّر إجمالي تكاليفك المتكررة شهرياً.
• جدول يسرد كل قالب متكرر مع وصفه وفئته ومبلغه وتكراره وتاريخ الاستحقاق التالي والحالة (نشط أو متوقف مؤقتاً) وعدد إدخالات المصروفات التي تم إنشاؤها حتى الآن.

الإجراءات التي يمكنك اتخاذها على كل قالب متكرر:

الإجراء	ماذا يفعل
إيقاف مؤقت	يوقف مؤقتاً الإنشاء التلقائي لمصروفات جديدة. يبقى القالب في قائمتك ويمكن استئنافه في أي وقت. سيُطلب منك التأكيد قبل الإيقاف المؤقت.
استئناف	يعيد تشغيل مصروف متكرر متوقف مؤقتاً. ستبدأ الإدخالات الجديدة في الإنشاء مرة أخرى من تاريخ الاستحقاق التالي.
إلغاء	يوقف المصروف المتكرر نهائياً. إدخالات المصروفات التي تم إنشاؤها سابقاً لا تتأثر — تبقى في سجلاتك. سيُطلب منك التأكيد قبل الإلغاء.

من المفيد معرفة: الإيقاف المؤقت مثالي للمصروفات الموسمية أو عند تبديل الموردين مؤقتاً. الإلغاء أفضل عندما لم تعد بحاجة للمصروف على الإطلاق.

---

سجل نشاط المصروفات المتكررة

انقر على تبويب النشاط لرؤية سجل مفصل لكل ما فعله نظام المصروفات المتكررة.

ما ستراه:

جدول بالأعمدة التالية:

العمود	ما يعرضه
التاريخ والوقت	متى حدث الإجراء.
الإجراء	ما حدث — إنشاء أو فشل أو إيقاف مؤقت أو استئناف أو إلغاء أو تحديث أو تخطي.
القالب	قالب المصروف المتكرر الذي يتعلق به الإجراء.
النوع	ما إذا كان إجراءً تلقائياً (النظام نفذه وفق الجدول) أو إجراءً يدوياً (أنت أو أحد أعضاء فريقك نفذه).
الحالة	ما إذا نجح الإجراء أو فشل أو معلق.
المستخدم	من نفذ الإجراء. الإجراءات التلقائية تظهر "النظام".
التفاصيل	معلومات إضافية مثل رسائل الخطأ (إذا فشل شيء ما) أو سبب الإيقاف المؤقت.

يمكنك تصفية سجل النشاط حسب نوع الإجراء والحالة للعثور بسرعة على ما تبحث عنه.

---

استخدام حاسبة ضريبة القيمة المضافة

في كل مرة تضيف أو تعدّل مصروفاً، يظهر لوح حاسبة ضريبة القيمة المضافة على الجانب الأيمن من النموذج. يمنحك تفصيلاً فورياً لمبالغ مصروفاتك.

ما ستراه:

• المبلغ الذي أدخلته، معروض بشكل بارز.
• تفصيل يعرض المبلغ الصافي ومبلغ الضريبة (مع عرض النسبة كشارة) والمبلغ الإجمالي (الكلي).
• ثلاثة عناصر تحكم:
  • مفتاح السعر يشمل الضريبة -- فعّله إذا كان المبلغ الذي أدخلته يشمل الضريبة بالفعل. أوقفه إذا كان المبلغ هو السعر الصافي (قبل الضريبة).
  • حقل نسبة الضريبة -- يتم ملء نسبة الضريبة الافتراضية لورشتك تلقائياً. يمكنك تغييرها لمصروفات فردية إذا لزم الأمر (على سبيل المثال، للعناصر المعفاة أو بنسبة مخفضة).
  • مفتاح الضريبة قابلة للاسترداد -- فعّله إذا كان بإمكانك المطالبة بهذه الضريبة من الهيئة الضريبية. عند التفعيل، يظهر لوح أخضر يعرض المبلغ القابل للاسترداد.

كيفية عمل الحساب:

• إذا كان "السعر يشمل الضريبة" مفعّلاً: يستخرج autoGMS الضريبة من الإجمالي الذي أدخلته. على سبيل المثال، إذا أدخلت 105 بنسبة ضريبة 5%، فالمبلغ الصافي هو 100 والضريبة هي 5.
• إذا كان "السعر يشمل الضريبة" معطّلاً: يضيف autoGMS الضريبة فوق المبلغ. على سبيل المثال، إذا أدخلت 100 بنسبة ضريبة 5%، فالضريبة هي 5 والإجمالي هو 105.

من المفيد معرفة: يتم ملء نسبة الضريبة تلقائياً بناءً على إعدادات ورشتك. إذا كانت ورشتك في الإمارات، ستكون الافتراضية 5%. يمكنك دائماً تجاوزها لكل مصروف.

---

عرض مصروف

انقر على زر عرض في أي صف مصروف لفتح تفاصيله الكاملة.

ما ستراه:

• فئة المصروف وحالة الدفع كشارات ملونة.
• المبلغ الإجمالي معروض بشكل بارز، مع المبالغ الصافية والضريبة أدناه.
• وصف كامل للمصروف.
• معلومات أساسية: التاريخ والمورد وطريقة الدفع ورقم الفاتورة (إن وجد).
• إذا كان المصروف متكرراً: التكرار وتاريخ الاستحقاق التالي.
• معلومات مرتبطة: إذا كان المصروف مرتبطاً بفني (لمصروفات العمالة) أو حجز أو عنصر مخزون، تظهر تلك الروابط.
• أي ملاحظات مرفقة بالمصروف.
• الوسوم، إن تم إضافة أي منها.
• البيانات الوصفية: من أنشأ المصروف ومتى تم إنشاؤه وحالة الدفع والمبلغ المدفوع ومتى تم الدفع.

---

تعديل مصروف

انقر على زر تعديل في أي صف مصروف لتعديله. نموذج التعديل مطابق لنموذج الإضافة، مع ملء جميع القيم الحالية مسبقاً.

يمكنك تغيير أي حقل: الفئة والوصف والمبلغ والتاريخ والمورد وتفاصيل الدفع وإعدادات الضريبة وإعدادات التكرار والملاحظات.

بعض الأمور التي يجب الانتباه لها:

• المصروفات المُنشأة تلقائياً لا يمكن تعديلها. إذا تم إنشاء المصروف تلقائياً بواسطة النظام (على سبيل المثال، من استيراد جماعي لتكلفة البضاعة المباعة أو العمالة)، ستظهر أيقونة قفل وسيوضح النظام أن المصروف للقراءة فقط.
• مصروفات العمالة المرتبطة بالفنيين ستعرض شريط معلومات في أعلى نموذج التعديل يوضح الفني المرتبط وراتبه.
• انقر على حفظ التغييرات (أو اضغط Ctrl+Enter) عند الانتهاء.

---

حذف مصروف

انقر على زر حذف في أي صف مصروف. ستظهر نافذة تأكيد تعرض وصف المصروف ومبلغه. انقر على حذف للتأكيد، أو إلغاء للعودة.

من المفيد معرفة: المصروفات المُنشأة تلقائياً لا يمكن حذفها من قائمة المصروفات. يتم إدارتها بواسطة عمليات النظام التي أنشأتها.

---

ربط المصروفات بالمخزون

عند اختيار فئة تكلفة البضاعة المباعة (قطع ومواد)، يظهر قسم خاص "ربط بالمخزون" في نموذج إضافة المصروف.

كيفية الاستخدام:

1. حدد مربع اختيار تحديث المخزون.
2. اختر عنصر مخزون من القائمة المنسدلة. تعرض القائمة اسم كل عنصر ومستوى مخزونه الحالي.
3. أدخل الكمية التي اشتريتها.
4. سيعرض لك autoGMS معاينة لتحديث المخزون:
   • مستوى المخزون الحالي وما سيتغير إليه.
   • متوسط تكلفة الوحدة الحالي والمتوسط المرجح الجديد.
   • تكلفة وحدة الشراء لهذه المعاملة.
   • إذا كان مبلغك شاملاً للضريبة، ملاحظة توضح أن الضريبة تم استبعادها من حساب تكلفة الوحدة.

هل تحتاج لإضافة عنصر مخزون جديد؟ انقر على خيار "إنشاء عنصر جديد" في أسفل القائمة المنسدلة. يظهر نموذج مصغر يمكنك من خلاله إدخال اسم العنصر وفئته (قطع غيار أو سوائل أو فلاتر أو إطارات أو بطاريات أو إكسسوارات أو أدوات أو أخرى). يتم إنشاء العنصر فوراً واختياره لك.

من المفيد معرفة: تضمن ميزة الربط بالمخزون أن تبقى مستويات المخزون وحسابات تكلفة البضاعة دقيقة دون الحاجة لتعديلات مخزون يدوية.

---

التصفية والبحث في المصروفات

يوفر جدول المصروفات الرئيسي عدة طرق للعثور على ما تحتاجه:

شريط البحث -- اكتب أي كلمة للبحث عبر أوصاف المصروفات والفئات والموردين وحقول أخرى.

مرشح الفئة -- انقر على القائمة المنسدلة للفئات في شريط الأدوات لتصفية المصروفات حسب فئة واحدة أو أكثر. يمكنك تحديد عدة فئات في وقت واحد.

مرشح الشهر -- استخدم منتقي الشهر لعرض المصروفات لشهر محدد. تعرض القائمة المنسدلة آخر 12 شهراً. اختيار شهر يحدد نطاق التاريخ تلقائياً.

نطاقات تاريخ سريعة (متاحة في عرض التحليلات) -- خيارات مُعدة مسبقاً لـ:

• آخر 7 أيام
• آخر 30 يوماً
• آخر 90 يوماً
• منذ بداية العام

حالة الدفع -- يمكنك تغيير حالة دفع المصروف (غير مدفوع أو مدفوع جزئياً أو مدفوع) مباشرة من الجدول دون فتح نموذج التعديل. فقط انقر على القائمة المنسدلة للحالة في أي صف.

إعادة تعيين المرشحات -- انقر على زر إعادة التعيين لمسح جميع المرشحات النشطة والعودة إلى العرض الافتراضي.

من المفيد معرفة: يتم حفظ اختيارات المرشحات في عنوان URL. هذا يعني أنه يمكنك وضع إشارة مرجعية لعرض مُصفّى أو مشاركة الرابط مع زميل، وسيرون نفس النتائج المُصفّاة.

---

تحليلات واتجاهات المصروفات

يوفر autoGMS عدة طرق لتحليل إنفاقك:

بطاقات الإحصاءات الملخصة (تظهر في أعلى تبويب جميع المصروفات):

البطاقة	ما تعرضه
إجمالي المصروفات	إجمالي المبلغ الصافي لجميع المصروفات في العرض الحالي، مع عدد إدخالات المصروفات.
المتوسط لكل مصروف	متوسط المبلغ الصافي عبر جميع المصروفات في العرض الحالي.
هذا الشهر	الإجمالي للشهر الحالي.
ضريبة القيمة المضافة	إجمالي مبلغ الضريبة عبر جميع المصروفات.

لوحة التحليلات (يمكن الوصول إليها عبر زر "التحليلات" في أعلى صفحة المصروفات -- متاح إذا كانت ميزة التحليلات ممكّنة لمؤسستك):

تقدم لوحة التحليلات عروضاً أعمق تشمل:

• مخطط اتجاه المصروفات -- مخطط بصري يوضح كيف يتغير إنفاقك عبر الزمن.
• تفصيل حسب الفئة -- جدول يعرض إجمالي الإنفاق وعدد المعاملات لكل فئة. قابل للترتيب والبحث.
• تفصيل حسب المورد -- جدول يعرض إجمالي الإنفاق وعدد المعاملات لكل مورد. قابل للترتيب والبحث.
• الضريبة حسب الفئة -- جدول يعرض إجمالي الضريبة والضريبة القابلة للاسترداد والضريبة غير القابلة للاسترداد لكل فئة مصروف.
• طرق الدفع -- جدول يعرض إجمالي الإنفاق وعدد المعاملات حسب طريقة الدفع (نقداً أو بطاقة أو تحويل بنكي أو شيك أو إلكتروني).
• المصروفات التفصيلية -- جدول مُقسّم لصفحات يسرد كل مصروف فردي بتفاصيله الكاملة (التاريخ والفئة والوصف والمبلغ الصافي والضريبة والمبلغ الإجمالي والمورد وطريقة الدفع والحالة).

جميع جداول التحليلات تدعم البحث ويمكن تصديرها إلى CSV.

---

تصدير بيانات المصروفات

يمكنك تصدير مصروفاتك كملف CSV بطريقتين:

1. من صفحة المصروفات الرئيسية -- انقر على زر التصدير في رأس الصفحة. يصدّر هذا قائمة المصروفات المُصفّاة حالياً مع أعمدة للتاريخ والفئة والوصف والمبلغ والمورد وطريقة الدفع وحالة الدفع.

2. من لوحة التحليلات -- انقر على زر "تصدير" في قسم المصروفات التفصيلية. يتضمن هذا التصدير جميع المصروفات في نطاق التاريخ المحدد مع أعمدة للتاريخ والفئة والوصف والمبلغ الصافي والضريبة والمبلغ الإجمالي والمورد وطريقة الدفع وحالة الدفع. يتضمن أيضاً صف إجماليات في الأسفل.

يتم تسمية ملف CSV تلقائياً باسم الورشة والتاريخ، مما يسهّل تنظيم سجلاتك.

---

كيف تظهر المصروفات في التقارير المالية

تتدفق المصروفات المسجلة في autoGMS تلقائياً إلى التقارير المالية لورشتك:

• النظرة المالية العامة -- يظهر إجمالي مصروفاتك (صافي الضريبة) في الملخص المالي العام إلى جانب الإيرادات، مما يمنحك صورة واضحة عن الربحية.
• التدفق النقدي -- يتم تفصيل المصروفات حسب طريقة الدفع في تحليل التدفق النقدي، مما يوضح لك أين تذهب أموالك.
• تقارير الضريبة -- يتم حساب وعرض مبالغ الضريبة القابلة للاسترداد وغير القابلة للاسترداد، مما يساعدك في إعداد الإقرارات الضريبية.
• الأرباح والخسائر -- يتم استخدام إجمالي المصروفات الصافية لحساب صافي ربح ورشتك عند مقارنتها بالإيرادات من الحجوزات المكتملة.

من المفيد معرفة: فقط المبلغ الصافي لكل مصروف (باستثناء الضريبة) يُحتسب ضمن إجمالي مصروفاتك في التقارير المالية. يتم تتبع جزء الضريبة بشكل منفصل لأغراض الاسترداد الضريبي.

---

نصائح وأفضل الممارسات

• سجّل المصروفات فور حدوثها. كلما سجّلت المصروف أسرع، قلّ احتمال نسيانه. النموذج سريع -- الفئة والوصف والمبلغ هو كل ما تحتاجه للبدء.

• استخدم المصروفات المتكررة للفواتير المتوقعة. الإيجار وأقساط التأمين واشتراكات البرامج وفواتير المرافق مرشحات ممتازة. أعدّها مرة واحدة ودع autoGMS يتولى الباقي.

• حافظ على اتساق أسماء الموردين. تعمل ميزة الإكمال التلقائي بشكل أفضل عند استخدام نفس اسم المورد في كل مرة. بدلاً من "محطة أدنوك" مرة و"أدنوك" المرة التالية، اختر واحداً والتزم به.

• استفد من حاسبة ضريبة القيمة المضافة. إذا كنت تتلقى فواتير تشمل الضريبة، اترك مفتاح "السعر يشمل الضريبة" مفعّلاً وأدخل الإجمالي من الفاتورة. سيستخرج autoGMS المبالغ الصافية والضريبية لك.

• حدد الضريبة كغير قابلة للاسترداد عند الاقتضاء. ليست كل مصروفات الأعمال مؤهلة لاسترداد الضريبة. أوقف مفتاح "الضريبة قابلة للاسترداد" للمصروفات مثل الترفيه أو العناصر ذات الاستخدام الشخصي.

• استخدم تتبع المدفوعات الجزئية للمصروفات الكبيرة. إذا كنت تدفع ثمن معدات على أقساط، عيّن الحالة إلى "مدفوع جزئياً" وسجّل كل دفعة. الرصيد المتبقي مرئي دائماً.

• اربط مصروفات تكلفة البضاعة بالمخزون. عند شراء قطع غيار، استخدم دائماً فئة تكلفة البضاعة المباعة واربطها بعنصر المخزون. هذا يحافظ على دقة مستويات المخزون وحسابات التكلفة تلقائياً.

• راجع تبويب المتكررة بانتظام. تحقق شهرياً للتأكد من أن جميع القوالب المتكررة لا تزال ذات صلة. أوقف مؤقتاً أو ألغِ أي قوالب لم تعد مطلوبة.

• صدّر شهرياً لسجلاتك. في نهاية كل شهر، صدّر مصروفاتك إلى CSV. يمنح هذا محاسبك بيانات نظيفة ويعمل كنسخة احتياطية.

• استخدم سجل النشاط لاستكشاف الأخطاء. إذا لم يظهر مصروف متكرر عند المتوقع، تحقق من تبويب النشاط. سيعرض لك ما إذا فشل الإنشاء التلقائي ولماذا.

---

الأسئلة الشائعة

هل يمكنني إضافة مصروفات بتواريخ سابقة؟

نعم. عند إضافة مصروف، انقر على حقل التاريخ واختر أي تاريخ من التقويم. هذا مفيد لتسجيل المصروفات التي حدثت قبل بدء استخدام autoGMS، أو لإدخال إيصالات تلقيتها متأخرة.

ماذا يحدث عند حذف قالب مصروف متكرر؟

إلغاء (حذف) قالب متكرر يوقف نهائياً إنشاء مصروفات جديدة. ومع ذلك، جميع المصروفات التي تم إنشاؤها بالفعل بواسطة ذلك القالب تبقى في سجلاتك ولا تتأثر.

هل يمكنني تعديل مصروف مُنشأ تلقائياً؟

لا. المصروفات التي تم إنشاؤها تلقائياً بواسطة النظام (مثل تلك المُنشأة من استيراد جماعي لتكلفة البضاعة أو العمالة) للقراءة فقط. هذا يحمي سلامة السجلات الآلية. لا يزال بإمكانك عرض تفاصيلها الكاملة.

كيف يعمل الإكمال التلقائي للمورد؟

أثناء الكتابة في حقل المورد، يبحث autoGMS في الموردين الذين استخدمتهم سابقاً للورشة والفئة الحالية. يقترح أسماء مطابقة حتى تتمكن من اختيار واحد بنقرة بدلاً من كتابة الاسم الكامل مرة أخرى.

ما الفرق بين "السعر يشمل الضريبة" مفعّل ومعطّل؟

• مفعّل (شامل الضريبة): المبلغ الذي تدخله هو الإجمالي، ويحسب autoGMS كم من هذا الإجمالي هو ضريبة. استخدم هذا عندما تعرض فواتير المورد إجمالياً شاملاً للضريبة.
• معطّل (غير شامل الضريبة): المبلغ الذي تدخله هو السعر الصافي قبل الضريبة، ويضيف autoGMS الضريبة فوقه. استخدم هذا عندما تعرض فواتير المورد مبلغاً صافياً بالإضافة إلى الضريبة بشكل منفصل.

هل يمكنني تتبع المصروفات عبر عدة ورش؟

نعم. كل مصروف مرتبط بورشة محددة. إذا كنت تدير عدة ورش، انتقل إلى صفحة المصروفات الخاصة بكل ورشة لإضافة وعرض المصروفات لذلك الموقع. تقدم لوحة التحليلات تفصيلات لكل ورشة.

كيف أغيّر حالة دفع مصروف بدون فتح نموذج التعديل؟

في جدول جميع المصروفات، يحتوي كل صف على قائمة منسدلة لحالة الدفع. ببساطة انقر على القائمة المنسدلة واختر الحالة الجديدة (غير مدفوع أو مدفوع جزئياً أو مدفوع). يتم حفظ التغيير فوراً.

ما العملات المدعومة؟

يستخدم autoGMS تلقائياً العملة المُعدّة لورشتك. العملات الشائعة تشمل AED (الإمارات) وSAR (السعودية) وQAR (قطر) وGBP (المملكة المتحدة) وEUR (أوروبا). يظهر رمز العملة بجانب جميع المبالغ في جميع ميزات المصروفات.

هل يمكنني البحث أو التصفية حسب المورد؟

نعم. استخدم شريط البحث في جدول المصروفات الرئيسي لكتابة اسم مورد. في لوحة التحليلات، يوجد جدول تفصيل المورد المخصص مع حقل بحث خاص به.

كيف أعرف أن مصروفاً متكرراً تم إنشاؤه بنجاح؟

تحقق من تبويب النشاط. في كل مرة ينشئ النظام إدخال مصروف متكرر، يسجّل الإجراء بتسمية "تم الإنشاء" وحالة "ناجح". إذا حدث خطأ ما، سترى حالة "فشل" مع رسالة خطأ توضح المشكلة.

هل يمكنني تصدير المصروفات لنطاق تاريخ محدد؟

نعم. استخدم مرشح الشهر أو خيارات نطاق التاريخ السريعة لتضييق عرضك على الفترة المطلوبة، ثم انقر على زر التصدير. سيتم تضمين المصروفات ضمن النطاق المحدد فقط في ملف CSV.