Reservations sans rendez-vous et manuelles
Apercu
Toutes les reservations ne passent pas par votre portail en ligne. Des clients se presentent sans rendez-vous, appellent pour prendre rendez-vous, ou vous devez enregistrer un travail pour un vehicule de flotte sur-le-champ. La fonctionnalite de reservation sans rendez-vous et manuelle vous permet de creer des reservations directement depuis votre tableau de bord -- rapidement et sans friction.
autoGMS vous offre deux facons de le faire :
- Panneau de reservation rapide -- Un panneau coulissant accessible depuis n'importe quelle page du tableau de bord. Ideal pour les receptionnistes qui gerent les clients sans rendez-vous ou les appels telephoniques tout en effectuant d'autres taches.
- Page de reservation complete -- Une page dediee a la creation de reservations manuelles, avec le meme formulaire mais plus d'espace a l'ecran. Utile lorsque vous vous concentrez sur l'accueil ou le traitement de plusieurs vehicules.
Les deux methodes utilisent le meme formulaire de reservation, l'experience est donc coherente quelle que soit celle que vous choisissez.
Pourquoi c'est important :
- Permet a votre equipe d'accueil d'enregistrer les clients sans rendez-vous en quelques secondes sans quitter la page en cours
- Prend en charge les clients particuliers et professionnels avec des flux de travail dedies pour chacun
- Trouve automatiquement les clients existants au fur et a mesure de la saisie, evitant les doublons
- Gere les reservations de flotte et par lots pour que vous puissiez traiter plusieurs vehicules pour une seule entreprise en une session
- S'integre avec la recherche de vehicules DVLA pour les garages britanniques, recuperant les details du vehicule a partir d'un numero d'immatriculation
Comment y acceder
Panneau de reservation rapide
- Regardez la barre d'en-tete superieure de votre tableau de bord -- elle est visible sur chaque page.
- Cliquez sur le bouton Nouvelle reservation (l'icone calendrier-plus).
- Un panneau glisse depuis le cote droit de l'ecran.
Vous pouvez ouvrir le panneau de reservation rapide depuis n'importe quelle page du tableau de bord. Il n'est pas necessaire de naviguer vers une section specifique d'abord.
Bon a savoir : Le bouton Nouvelle reservation est disponible pour les proprietaires, les administrateurs et le personnel du garage. Les techniciens ne voient pas ce bouton, car la creation de reservations est generalement geree par l'accueil ou la direction.
Page de reservation complete
- Depuis la barre laterale gauche, naviguez vers votre garage.
- Cliquez sur Reservations sans rendez-vous et manuelles dans le menu de la barre laterale.
Vous arriverez sur une version pleine page du formulaire de reservation avec plus d'espace pour travailler.
Bon a savoir : Le tableau de bord CT utilise egalement ce meme formulaire de reservation lorsque vous cliquez sur "Reserver CT" sur une ligne de vehicule. Le formulaire s'ouvre pre-rempli avec les details du client et du vehicule issus du dossier CT.
Le panneau de reservation rapide
Le panneau de reservation rapide est concu pour la vitesse. Lorsqu'un client se presente ou appelle, vous pouvez creer sa reservation sans quitter la page sur laquelle vous travaillez.
Ce que vous verrez :
- Un panneau qui glisse depuis le cote droit de votre ecran, se superposant a la page en cours.
- Le panneau est suffisamment large pour afficher confortablement le formulaire de reservation complet.
- Un bouton de fermeture dans le coin superieur pour le rejeter sans soumettre.
- Une barre d'action fixe en bas avec vos boutons de soumission et de reinitialisation toujours visibles.
Quand l'utiliser :
- Un client se presente et vous etes en train de consulter la vue atelier.
- Vous recevez un appel telephonique pendant que vous examinez les analyses et devez enregistrer une reservation immediatement.
- Vous voulez creer rapidement une reservation sans quitter votre tache en cours.
La page de reservation complete
La page de reservation complete affiche le meme formulaire que le panneau de reservation rapide, mais sous forme de page autonome plutot que de panneau coulissant. Cela vous donne plus d'espace ecran et une experience moins exigue lorsque vous etes entierement concentre sur l'accueil des reservations.
Quand l'utiliser :
- Vous traitez plusieurs clients sans rendez-vous d'affilee pendant une matinee chargee.
- Vous gerez un accueil de flotte avec plusieurs vehicules a reserver.
- Vous preferez travailler sur une page complete plutot que sur un panneau lateral.
Sections du formulaire
Le formulaire de reservation est divise en sections claires qui vous guident a travers les informations que vous devez saisir. Chaque section est decrite ci-dessous.
Informations client
La premiere chose que vous ferez est d'identifier le client. Le formulaire commence par un selecteur pour choisir le type de client : Particulier ou Professionnel.
Clients particuliers
Selectionnez Particulier (le choix par defaut) et remplissez les champs suivants :
- Prenom (obligatoire)
- Nom (obligatoire)
- Numero de telephone (obligatoire) -- Inclut un champ de saisie telephonique international avec un selecteur d'indicatif pays. Entrez le numero dans le format utilise par votre pays.
Recherche automatique de client : Au fur et a mesure que vous tapez un numero de telephone, autoGMS recherche dans votre base de donnees clients existante en temps reel. Apres une breve pause (environ un quart de seconde), les clients correspondants apparaissent sous le champ telephone. Chaque correspondance affiche le nom du client, son numero de telephone et le nombre de vehicules enregistres.
Si vous voyez le bon client, cliquez sur son nom pour remplir automatiquement le formulaire avec ses informations. Cela fait gagner du temps et vous empeche de creer accidentellement un doublon de fiche client.
Bon a savoir : La recherche automatique se fait par numero de telephone, elle fonctionne donc mieux lorsque vous commencez a saisir le numero du client. Si le client existe deja dans votre systeme, vous le verrez apparaitre avant d'avoir fini de taper.
Clients professionnels
Basculez le selecteur sur Professionnel et le formulaire s'ajuste pour afficher des champs specifiques aux entreprises :
- Entreprise -- Un menu deroulant listant tous les comptes professionnels enregistres aupres de votre garage. Selectionnez une entreprise existante, ou choisissez Ajouter une nouvelle entreprise pour en creer une a la volee.
- Nom de l'entreprise -- Apparait lorsque vous selectionnez "Ajouter une nouvelle entreprise". Saisissez le nom de la societe ici.
- Prenom du contact (obligatoire)
- Nom du contact (obligatoire)
- Numero de telephone (obligatoire) -- Le numero de telephone de la personne de contact, avec le meme champ de saisie international et la meme recherche automatique que pour les reservations de particuliers.
Bon a savoir : Si vous selectionnez une entreprise existante qui a des vehicules de flotte enregistres, vous pourrez choisir parmi ces vehicules dans la section suivante au lieu de saisir manuellement les details du vehicule.
Informations sur le vehicule
Ensuite, vous decrivez le vehicule a enregistrer.
- Marque -- Selectionnez dans un menu deroulant complet de constructeurs automobiles.
- Modele -- Une fois la marque selectionnee, le menu deroulant du modele se met a jour pour n'afficher que les modeles de ce constructeur.
- Ajouter un nouveau modele -- Si le modele du vehicule n'est pas dans la liste, selectionnez "Ajouter un nouveau modele" et un champ de texte apparaitra ou vous pourrez taper manuellement le nom du modele. C'est utile pour les vehicules rares, tres recents ou modifies.
Recherche par immatriculation (garages britanniques uniquement)
Si votre garage est base au Royaume-Uni et que le type de client est Particulier, une section supplementaire de recherche par immatriculation apparait :
- Numero d'immatriculation -- Saisissez la plaque d'immatriculation britannique du vehicule.
- Rechercher les donnees DVLA -- Cliquez sur ce bouton pour rechercher le vehicule via le DVLA.
Lorsque la recherche est terminee, le formulaire affiche les details du vehicule extraits des registres officiels du gouvernement :
- Statut CT -- Si le certificat est valide, bientot expire ou expire.
- Details du vehicule -- Marque, modele, annee de fabrication, couleur, type de carburant et cylindree.
- Informations CT -- Date d'expiration, date du dernier controle et kilometrage au dernier controle.
- Avis -- Tout avis consultatif du controle technique le plus recent.
- Defaillances -- Tout element de defaillance enregistre lors du dernier controle.
Les champs marque et modele du formulaire sont automatiquement remplis a partir des donnees DVLA, vous evitant de les saisir manuellement.
Bon a savoir : La recherche DVLA utilise la meme source de donnees gouvernementales que le tableau de bord CT. Si la plaque est incorrecte ou si le vehicule est trop recent pour avoir des dossiers de controle technique, la recherche peut renvoyer des resultats limites ou aucun resultat. Verifiez le format de la plaque si vous obtenez un resultat inattendu.
Informations de reservation
Avec le client et le vehicule identifies, vous configurez maintenant la reservation elle-meme.
- Type de vehicule -- Selectionnez le type de vehicule (berline, SUV, camion, utilitaire, etc.). C'est important car cela determine le palier tarifaire applique au service selectionne.
- Service -- Un menu deroulant affichant tous les services disponibles dans votre garage. Chaque option affiche le nom du service accompagne de son prix dans la devise locale de votre garage. Seuls les services dont la tarification est configuree pour le type de vehicule choisi apparaitront.
- Date souhaitee -- Un selecteur de date ou vous choisissez quand la reservation doit etre programmee. Les dates completes (selon le parametre de capacite quotidienne de votre garage) sont grisees et ne peuvent pas etre selectionnees.
- Heure -- Selectionnez l'heure du rendez-vous. La valeur par defaut est 09h00 mais peut etre changee pour n'importe quel creneau horaire disponible.
- Notes (optionnel) -- Cliquez sur Ajouter des notes pour reveler une zone de texte ou vous pouvez taper des instructions speciales, des demandes du client ou des details sur le probleme. Ce champ est replie par defaut pour garder le formulaire propre.
Bon a savoir : La devise affichee a cote du prix de chaque service correspond a la localisation configuree de votre garage. Un garage aux Emirats arabes unis verra AED, un garage au Royaume-Uni verra GBP, etc. Cela est gere automatiquement en fonction des parametres de votre garage.
Reservations professionnelles et de flotte
Lorsque vous creez des reservations pour un client professionnel, autoGMS fournit un flux de reservation par lots qui vous permet de mettre en file d'attente plusieurs reservations et de les soumettre toutes en une fois. Ceci est concu pour les entreprises qui amenent plusieurs vehicules en meme temps -- operateurs de flotte, societes de location ou comptes d'entreprise.
Comment fonctionne la reservation par lots
- Basculez le type de client sur Professionnel et selectionnez (ou creez) le compte professionnel.
- Remplissez les details du vehicule et de la reservation pour le premier vehicule.
- Au lieu de cliquer sur "Creer la reservation", cliquez sur Ajouter a la file d'attente. La reservation est ajoutee a une file d'attente affichee en bas du formulaire.
- Le formulaire se reinitialise pour que vous puissiez saisir les details du vehicule suivant.
- Repetez pour autant de vehicules que necessaire.
- Lorsque vous avez ajoute tous les vehicules, cliquez sur Tout soumettre pour creer toutes les reservations de la file d'attente en une seule fois.
La file d'attente par lots
La section de file d'attente apparait sous le formulaire une fois que vous avez ajoute votre premier element. Pour chaque reservation en file d'attente, vous verrez :
- La marque et le modele du vehicule
- Le service selectionne
- Le numero de plaque d'immatriculation
Chaque element de la file d'attente a deux boutons d'action :
- Copier -- Duplique l'element de la file d'attente. C'est utile lorsque plusieurs vehicules ont besoin du meme service et que vous souhaitez seulement modifier les details du vehicule.
- Supprimer -- Supprime l'element de la file d'attente.
Il y a egalement un bouton Tout effacer qui vide l'integralite de la file d'attente si vous devez recommencer.
Selecteur de vehicules de flotte
Si l'entreprise selectionnee a des vehicules de flotte deja enregistres dans autoGMS, vous pouvez les choisir directement au lieu de saisir les details manuellement. Cela pre-remplit la marque, le modele et les details d'immatriculation du vehicule, rendant la reservation par lots nettement plus rapide pour les clients de flotte reguliers.
Bon a savoir : Lorsque vous selectionnez une entreprise existante, tous les vehicules de flotte associes a ce compte deviennent disponibles dans un selecteur de vehicules. C'est l'un des principaux avantages de maintenir vos comptes professionnels et leurs listes de vehicules a jour.
Boutons d'action
La barre d'action en bas du formulaire reste visible lorsque vous faites defiler, vous avez donc toujours acces a vos options de soumission et de reinitialisation.
| Bouton | Quand il apparait | Ce qu'il fait |
|---|---|---|
| Reinitialiser | Toujours | Efface l'integralite du formulaire et recommence a zero. |
| Creer la reservation | Mode particulier | Soumet la reservation pour un seul client et vehicule. |
| Ajouter a la file d'attente | Mode professionnel | Ajoute les donnees actuelles du formulaire a la file d'attente par lots sans soumettre. |
| Tout soumettre | Mode professionnel, lorsque la file d'attente contient des elements | Cree toutes les reservations en file d'attente en une seule fois. |
Pre-remplissage depuis d'autres fonctionnalites
Le formulaire de reservation prend en charge le pre-remplissage avec des donnees provenant d'autres parties du tableau de bord. Vous n'avez rien de special a faire pour declencher cela -- cela se produit automatiquement lorsqu'une autre fonctionnalite ouvre le formulaire de reservation avec un contexte.
- Tableau de bord CT : Lorsque vous cliquez sur "Reserver CT" sur une ligne de vehicule dans le tableau de bord CT, le formulaire de reservation s'ouvre avec le nom du client, le numero de telephone, les details du vehicule et le numero d'immatriculation deja remplis. Le service CT est pre-selectionne.
- Pages de comptes professionnels : Lorsque vous ouvrez le formulaire de reservation depuis un compte professionnel, l'entreprise est automatiquement selectionnee et les coordonnees sont pre-remplies via le parametre initialBusinessId.
Conseils et bonnes pratiques
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Utilisez le panneau de reservation rapide pour la vitesse. Si un client est debout a l'accueil, vous pouvez creer sa reservation sans quitter la page sur laquelle vous etes. Le panneau est concu exactement pour ce scenario.
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Laissez la recherche automatique faire le travail. Commencez a taper le numero de telephone du client et attendez un instant. S'il est deja dans votre systeme, selectionner la correspondance est beaucoup plus rapide et plus precis que de retaper ses informations.
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Verifiez toujours l'existence de clients avant d'en creer de nouveaux. Les doublons de fiches clients rendent vos rapports moins precis et peuvent creer de la confusion dans votre equipe. La recherche automatique aide a prevenir cela, mais elle ne fonctionne que si vous saisissez d'abord le numero de telephone.
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Utilisez la file d'attente par lots pour les clients de flotte. Quand une entreprise depose plusieurs vehicules en meme temps, les ajouter chacun a la file d'attente et tous les soumettre ensemble est bien plus rapide que de creer des reservations individuelles une par une.
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Ajoutez des notes pour tout ce qui est inhabituel. Si le client a mentionne un symptome specifique, a besoin de son vehicule a une heure precise ou a des preferences, ajoutez une note. Vos techniciens la verront lorsqu'ils prendront le travail en charge.
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Verifiez le type de vehicule avant de soumettre. Le type de vehicule determine le prix du service, donc selectionner le mauvais type pourrait signifier donner le mauvais tarif.
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Pour les garages britanniques, utilisez la recherche DVLA. Recuperer les donnees du vehicule a partir du numero d'immatriculation est plus rapide et plus precis que de demander au client la marque, le modele et l'annee de son vehicule. Cela capture egalement des informations comme le type de carburant et la cylindree que les clients ne connaissent souvent pas de memoire.
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Maintenez les comptes professionnels a jour. Si la liste de vehicules d'un client de flotte change frequemment, assurez-vous d'ajouter les nouveaux vehicules a leur compte. Cela rend le selecteur de vehicules de flotte plus utile au fil du temps.
Questions frequemment posees
Quelle est la difference entre le panneau de reservation rapide et la page de reservation complete ?
Ils utilisent le meme formulaire et produisent le meme resultat -- une nouvelle reservation dans votre systeme. La seule difference est la maniere dont le formulaire est affiche. Le panneau de reservation rapide glisse par-dessus votre page actuelle pour que vous ne perdiez pas votre place. La page de reservation complete vous donne un ecran dedie avec plus d'espace pour travailler.
Les techniciens peuvent-ils creer des reservations ?
Non. Le bouton Nouvelle reservation dans l'en-tete est masque pour les utilisateurs avec le role technicien. La creation de reservations est reservee aux proprietaires, administrateurs et personnel du garage pour garder le flux de travail controle.
Que se passe-t-il apres avoir soumis une reservation ?
La reservation est creee avec le statut En attente. Elle apparait dans votre liste de reservations et votre calendrier. A partir de la, elle suit le cycle de vie standard des reservations : En attente, puis Confirmee, puis En service, puis Terminee.
Le systeme verifie-t-il les doubles reservations ?
Le selecteur de date desactive les dates a pleine capacite selon le parametre de reservations maximum par jour de votre garage. Si vous n'avez pas configure de limite quotidienne, toutes les dates seront disponibles. La verification de conflits au niveau des creneaux horaires depend de la configuration de planification de votre garage.
Puis-je modifier une reservation apres l'avoir creee ?
Oui. Une fois la reservation creee, vous pouvez modifier ses details depuis la liste des reservations ou la page de detail de la reservation. Vous pouvez changer le service, ajuster le prix, mettre a jour les notes et modifier les details du vehicule -- le tout avant que la reservation ne soit terminee.
Pourquoi certains services n'apparaissent-ils pas dans le menu deroulant ?
Le menu deroulant des services n'affiche que les services dont la tarification est configuree pour le type de vehicule que vous avez selectionne. Si un service est manquant, verifiez qu'il a un prix defini pour ce type de vehicule dans les parametres de service de votre garage.
Comment fonctionne la recherche automatique par numero de telephone ?
Au fur et a mesure que vous tapez un numero de telephone, le systeme attend brievement (environ 250 millisecondes apres que vous arretez de taper) puis recherche dans votre base de donnees clients les correspondances. Les resultats apparaissent sous le champ telephone, affichant le nom du client, son numero de telephone et le nombre de vehicules. Cliquez sur une correspondance pour remplir automatiquement le formulaire.
Puis-je creer une reservation pour un nouveau client qui n'est pas encore dans le systeme ?
Oui. Si la recherche automatique ne trouve pas de correspondance, continuez simplement a remplir les informations du client. Une nouvelle fiche client sera creee automatiquement lorsque vous soumettrez la reservation.
Quels formats de numero de telephone sont pris en charge ?
Le champ telephone prend en charge les numeros internationaux avec un selecteur d'indicatif pays. Il utilise la validation standard des numeros de telephone, donc la plupart des formats de telephone valides seront acceptes. Selectionnez le bon indicatif pays dans le menu deroulant avant de saisir le numero.
Puis-je ajouter plusieurs services a une seule reservation ?
Non. Chaque reservation est pour un seul service. Si un client a besoin de plusieurs services, creez une reservation separee pour chacun. Pour les clients professionnels, vous pouvez utiliser la file d'attente par lots pour creer plusieurs reservations rapidement.
Que se passe-t-il si je clique sur Reinitialiser par accident ?
Le bouton Reinitialiser efface les champs du formulaire actuel. Il n'y a pas d'annulation pour cette action, vous devrez donc re-saisir les informations. Si vous travaillez avec une file d'attente par lots, le bouton Reinitialiser n'efface que le formulaire -- il ne supprime pas les elements deja ajoutes a la file d'attente.
Puis-je utiliser le panneau de reservation rapide sur mobile ?
Oui. Le panneau est responsive et fonctionne sur les appareils mobiles, bien que la version pleine page puisse etre plus confortable sur les petits ecrans grace a l'espace supplementaire.
Pourquoi la recherche par immatriculation ne s'affiche-t-elle pas pour mon garage ?
La recherche d'immatriculation DVLA est une fonctionnalite reservee au Royaume-Uni. Elle n'apparait que lorsque votre garage est configure comme un emplacement britannique et que le type de client est defini sur Particulier. Si vous etes un garage britannique et que vous ne la voyez toujours pas, verifiez les parametres de region de votre garage.