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Rapports financiers - Guide utilisateur

Bienvenue dans le guide des rapports financiers autoGMS. Ce document vous presente chaque rapport financier disponible dans autoGMS, explique ce que chacun affiche, pourquoi il est important pour votre garage et comment en tirer le meilleur parti.

Fonctionnalite premium : Les rapports financiers sont un module payant supplementaire pour votre abonnement autoGMS. Si vous ne voyez pas ces rapports dans votre tableau de bord, contactez l'administrateur de votre compte ou visitez les parametres d'abonnement pour activer le module Rapports financiers.

Table des matieres​

  1. Apercu
  2. Comment acceder aux rapports financiers
  3. Fonctionnalites communes a tous les rapports
  4. Guide des rapports
  5. Travailler avec les plages de dates et les filtres
  6. Exporter et telecharger les rapports
  7. Conseils et bonnes pratiques
  8. Questions frequemment posees (FAQ)

Apercu​

Les rapports financiers autoGMS vous donnent une image claire de la sante financiere de votre garage -- sans avoir besoin d'un diplome en comptabilite. Que vous souhaitiez verifier le benefice realise le mois dernier, voir quels clients vous doivent encore de l'argent ou preparer les chiffres pour votre declaration fiscale, il existe un rapport pour cela.

Les huit rapports disponibles sont :

RapportEn termes simples
Compte de resultat"Avons-nous gagne ou perdu de l'argent ?"
TVA / Taxes"Combien de taxes devons-nous (ou nous sont dues) ?"
Balance agee des creances"Qui nous doit de l'argent, et depuis combien de temps ?"
Balance agee des dettes fournisseurs"A qui devons-nous de l'argent, et depuis combien de temps ?"
Grand livre"Montrez-moi chaque transaction."
Flux de tresorerie"D'ou vient et ou va notre tresorerie ?"
Bilan"Que possedons-nous, que devons-nous et que reste-t-il ?"
Soldes des comptes"Resume rapide de tous nos comptes de revenus et de depenses."

Comment acceder aux rapports financiers​

  1. Connectez-vous a votre tableau de bord autoGMS.
  2. Dans la barre laterale gauche, naviguez vers Rapports (ou Rapports financiers).
  3. Selectionnez le rapport specifique que vous souhaitez consulter dans la liste.

Chaque rapport s'ouvre sur sa propre page avec ses propres controles de selection de dates, onglets et options d'exportation.

Bon a savoir : Vous devez etre proprietaire de garage, administrateur de garage ou proprietaire d'organisation pour acceder aux rapports financiers. Les comptes techniciens et clients n'y ont pas acces.

Fonctionnalites communes a tous les rapports​

Avant de plonger dans chaque rapport, voici les fonctionnalites que vous trouverez sur la plupart (ou tous) :

Selecteur de plage de dates​

La plupart des rapports ont un selecteur de date en haut de la page. Vous pouvez selectionner une date de debut et une date de fin pour controler la periode couverte par le rapport. Certains rapports (comme la Balance agee des creances et le Bilan) utilisent une seule date "A la date du" a la place, car ils montrent un instantane d'un moment precis dans le temps.

Onglets​

Plusieurs rapports organisent les informations en onglets pour que vous puissiez basculer entre un resume de haut niveau et des ventilations plus detaillees sans quitter la page.

Bouton d'exportation​

Chaque rapport dispose d'un bouton d'exportation qui vous permet de telecharger les donnees. Consultez la section Exporter et telecharger les rapports ci-dessous pour plus de details.

Controles d'integrite des donnees​

autoGMS verifie automatiquement que les chiffres de chaque rapport sont coherents. Si quelque chose semble incorrect, vous verrez une banniere d'avertissement en haut du rapport expliquant ce qui ne correspond pas. C'est rare, mais cela vous aide a detecter les problemes rapidement.

Affichage de la devise​

Tous les montants sont affiches dans la devise configuree pour votre garage (par exemple, AED pour les garages aux EAU, GBP pour les garages au Royaume-Uni, SAR pour les garages en Arabie saoudite). Le systeme detecte automatiquement votre region.

Guide des rapports​

Compte de resultat​

Ce qu'il affiche : Vos revenus totaux, couts et depenses sur une periode donnee -- et si votre garage a realise un benefice ou une perte.

Pourquoi c'est important pour votre garage : C'est le rapport le plus important pour comprendre si votre entreprise gagne reellement de l'argent. Il repond a la question : "Apres avoir paye les pieces, la main-d'oeuvre, le loyer, les services publics et tout le reste, sommes-nous en benefice ?"

Ce que vous verrez​

Lorsque vous ouvrez le rapport Compte de resultat, vous verrez trois onglets :

  • Resume -- La vue d'ensemble. Affiche votre revenu total en haut, puis soustrait votre cout des marchandises vendues (les pieces et materiaux utilises), vous donnant votre marge brute. Ensuite, il soustrait vos charges d'exploitation (loyer, services publics, salaires, etc.) pour vous donner votre benefice net en bas. Les chiffres positifs en vert signifient un benefice ; les chiffres negatifs en rouge signifient une perte.

  • Revenus -- Une ventilation detaillee de la provenance de votre argent. Ceci est reparti en categories comme les revenus de services, les revenus de pieces, les revenus de main-d'oeuvre et les autres revenus. Chaque ligne affiche le montant et le pourcentage de votre revenu total qu'il represente.

  • Depenses -- Une ventilation detaillee de la destination de votre argent. Chaque categorie de depenses (comme le loyer, les salaires, les services publics, l'equipement, le marketing) affiche le montant, le nombre de transactions et le pourcentage des depenses totales qu'elle represente.

Comment l'utiliser​

  1. Ouvrez le rapport Compte de resultat.
  2. Definissez la plage de dates souhaitee a l'aide du selecteur de dates (par defaut le mois en cours).
  3. Consultez d'abord l'onglet Resume pour la vue d'ensemble.
  4. Passez a l'onglet Revenus pour voir quels services rapportent le plus d'argent.
  5. Passez a l'onglet Depenses pour voir ou vous depensez le plus.

Bon a savoir : Le rapport compare automatiquement votre periode actuelle a la periode precedente, vous permettant de voir si les choses s'ameliorent ou se degradent au fil du temps.

Termes cles expliques​

  • Revenus -- Tout l'argent que votre garage a gagne grace aux reservations terminees (services, pieces et main-d'oeuvre).
  • Cout des marchandises vendues (CMV) -- Le cout direct des pieces et materiaux utilises dans les services que vous avez fournis.
  • Marge brute -- Revenus moins CMV. Cela montre combien vous gagnez avant les frais generaux.
  • Charges d'exploitation -- Les couts courants de fonctionnement de votre garage (loyer, services publics, salaires, marketing, etc.).
  • Benefice net -- Le chiffre final. Marge brute moins charges d'exploitation. C'est votre benefice reel.
  • Marge beneficiaire -- Le benefice net exprime en pourcentage du revenu. Un pourcentage plus eleve signifie que votre garage est plus efficace pour transformer les revenus en benefices.

Rapport de TVA / Taxes​

Ce qu'il affiche : Un resume de toutes les taxes (TVA, taxe sur les ventes ou TPS selon votre region) que votre garage a collectees aupres des clients, payees sur les achats, et le montant net que vous devez (ou qui vous est du) par l'administration fiscale.

Pourquoi c'est important pour votre garage : Le depot des declarations fiscales est une obligation legale. Ce rapport vous donne les chiffres exacts dont vous avez besoin, organises de maniere a faciliter le depot. Il vous aide egalement a provisionner le bon montant afin que la periode fiscale ne soit jamais une surprise.

Ce que vous verrez​

Le rapport de TVA / Taxes comporte trois onglets :

  • Resume -- Affiche votre base d'imposition nette (total des ventes avant taxes), le total des taxes collectees aupres des clients (taxe collectee), le total des taxes payees sur les depenses professionnelles (taxe deductible), votre chiffre d'affaires taxable et la taxe nette due (ou le remboursement). Le libelle s'adapte a votre region (TVA pour EAU/Arabie saoudite/Royaume-Uni, taxe sur les ventes pour les autres regions).

  • Taxe collectee (par taux) -- Affiche les taxes regroupees par taux applique. Pour chaque taux, vous voyez le montant net, le montant de taxe, le montant brut et le nombre de transactions.

  • Taxe payee (par categorie) -- Affiche les taxes que vous avez payees sur les depenses professionnelles, regroupees par categorie de depenses. C'est la taxe que vous pouvez potentiellement recuperer.

Comment l'utiliser​

  1. Ouvrez le rapport de TVA / Taxes.
  2. Definissez la plage de dates correspondant a votre periode de declaration fiscale (par exemple, un trimestre ou une annee complete).
  3. Verifiez l'onglet Resume pour voir la taxe nette due en bas -- c'est ce que vous devez.
  4. Utilisez l'onglet Taxe collectee pour verifier que les taux de taxe sont correctement appliques.
  5. Utilisez l'onglet Taxe payee pour vous assurer que toute votre taxe deductible est prise en compte pour la recuperation.
  6. Exportez le rapport lorsque vous etes pret a effectuer votre declaration.

Bon a savoir : Si la taxe nette due affiche un nombre negatif, cela signifie que vous avez paye plus de taxes sur vos depenses que vous n'en avez collecte aupres des clients pendant cette periode. Vous pouvez etre en droit de demander un remboursement a l'administration fiscale.

Balance agee des creances​

Ce qu'elle affiche : Tout l'argent que les clients doivent a votre garage, organise par anciennete des paiements en souffrance.

Pourquoi c'est important pour votre garage : La tresorerie est le nerf de la guerre pour tout garage. Si les clients ne paient pas a temps, vous pouvez rencontrer des difficultes meme si votre carnet de reservations est plein. Ce rapport vous aide a reperer les paiements en retard rapidement afin que vous puissiez relancer avant que cela ne devienne un probleme.

Ce que vous verrez​

Le rapport Balance agee des creances comporte quatre onglets :

  • Resume -- Affiche votre montant total en souffrance, reparti en creances facturees (provenant de factures formelles) et creances non facturees (provenant de reservations terminees qui n'ont pas encore ete facturees). Affiche egalement le montant courant (non en retard) par rapport au montant critique de plus de 90 jours.

  • Analyse du vieillissement -- Ventile ce qui vous est du en tranches de temps :

    • Courant -- Pas encore en retard
    • 1-30 jours -- Legerement en retard
    • 31-60 jours -- Devient preoccupant
    • 61-90 jours -- Necessite une attention
    • Plus de 90 jours -- Critique ; risque le plus eleve de non-paiement

  • Par client -- Affiche la meme ventilation par anciennete, mais regroupee par client. Vous pouvez rapidement voir quels clients doivent le plus et lesquels ont les montants impayes les plus anciens.

  • Details -- Une liste ligne par ligne de chaque facture en souffrance et reservation impayee. Affiche le numero de facture/reservation, le nom du client, le service, les dates, le montant et le nombre de jours en souffrance. Chaque element est code par couleur selon son statut de vieillissement.

Comment l'utiliser​

  1. Ouvrez le rapport Balance agee des creances.
  2. Choisissez la date "A la date du" (par defaut aujourd'hui). Cela definit le point dans le temps pour l'instantane.
  3. Consultez l'onglet Resume pour avoir une vue d'ensemble.
  4. Allez dans l'onglet Analyse du vieillissement. Si la tranche Plus de 90 jours est importante, vous avez un probleme de recouvrement.
  5. Passez a l'onglet Par client pour identifier les clients necessitant un suivi.
  6. Utilisez l'onglet Details pour obtenir les numeros de facture specifiques pour vos appels ou messages de relance.

Bon a savoir : Vous pouvez filtrer les donnees dans les onglets Vieillissement, Clients et Details par type -- choisissez "Facturees uniquement" pour ne voir que les factures formelles, ou "Non facturees" pour voir les travaux termines qui doivent encore etre factures. C'est un excellent moyen de detecter les revenus qui pourraient passer entre les mailles du filet.

Balance agee des dettes fournisseurs​

Ce qu'elle affiche : Tout l'argent que votre garage doit aux fournisseurs, organise par anciennete des paiements en souffrance.

Pourquoi c'est important pour votre garage : Payer les fournisseurs a temps protege vos relations et peut vous aider a negocier de meilleures conditions. Ce rapport vous aide a prioriser les factures a payer en premier et a eviter les penalites de retard.

Ce que vous verrez​

Le rapport Balance agee des dettes fournisseurs comporte trois onglets :

  • Resume -- Affiche vos dettes totales en souffrance, la portion courante (non en retard) et le montant critique de plus de 90 jours. Affiche egalement le nombre de fournisseurs a qui vous devez de l'argent et l'anciennete moyenne des factures.

  • Analyse du vieillissement -- Ventile ce que vous devez dans les memes tranches de temps que les creances : Courant, 1-30 jours, 31-60 jours, 61-90 jours et Plus de 90 jours. Chaque tranche affiche le montant, le nombre de factures et le pourcentage du total des dettes qu'elle represente.

  • Par fournisseur -- Affiche la ventilation par anciennete regroupee par fournisseur. Vous pouvez voir a quels fournisseurs vous devez le plus et quelles factures sont les plus en retard.

Comment l'utiliser​

  1. Ouvrez le rapport Balance agee des dettes fournisseurs.
  2. Definissez la date au jour actuel (ou a une autre date que vous souhaitez examiner).
  3. Consultez l'onglet Resume pour vos dettes totales en souffrance.
  4. Examinez l'onglet Analyse du vieillissement. Concentrez-vous sur la tranche Plus de 90 jours -- ce sont vos factures impayees les plus critiques.
  5. Utilisez l'onglet Par fournisseur pour planifier vos priorites de paiement.

Bon a savoir : Comparez votre balance agee des dettes avec votre balance agee des creances. Si les clients vous doivent plus que ce que vous devez aux fournisseurs, votre position de tresorerie est generalement saine. Si c'est l'inverse, vous devrez peut-etre accelerer vos recouvrements.

Grand livre​

Ce qu'il affiche : Un enregistrement complet, transaction par transaction, de chaque entree financiere de votre garage -- chaque paiement recu, chaque depense payee, chaque facture emise.

Pourquoi c'est important pour votre garage : Le grand livre est votre registre financier le plus detaille. C'est la base sur laquelle tous les autres rapports sont construits. Utilisez-le lorsque vous devez trouver une transaction specifique, verifier un paiement ou enqueter sur un ecart.

Ce que vous verrez​

En haut de la page, vous verrez quatre cartes recapitulatives :

  • Solde d'ouverture -- Votre solde au debut de la periode selectionnee.
  • Revenus totaux -- Tous les revenus recus pendant la periode.
  • Depenses totales -- Tous les couts engages pendant la periode.
  • Solde de cloture -- Votre solde a la fin de la periode (Ouverture + Revenus - Depenses).

Sous les cartes recapitulatives, vous verrez un tableau consultable et filtrable de chaque transaction. Chaque ligne affiche :

  • Date -- Quand la transaction a eu lieu.
  • Type -- S'il s'agit d'un revenu (affiche en vert) ou d'une depense.
  • Description -- L'objet de la transaction.
  • Compte -- A quel compte financier elle appartient.
  • Fournisseur/Client -- Avec qui la transaction a eu lieu.
  • Reference -- Un numero de reference (numero de facture, numero de reservation, etc.).
  • Debit -- Montant sortant (pour les depenses).
  • Credit -- Montant entrant (pour les revenus).
  • Solde courant -- Le solde cumulatif apres chaque transaction.

Comment l'utiliser​

  1. Ouvrez le rapport Grand livre.
  2. Definissez la plage de dates souhaitee.
  3. Utilisez la barre de recherche pour trouver des transactions specifiques par description, numero de reference ou nom de la partie.
  4. Utilisez le filtre par categorie pour restreindre les resultats a un type specifique de depense (CMV, Operationnel, Services publics, Loyer, Salaire, Equipement, Marketing ou Autre).
  5. Faites defiler les resultats ou utilisez les controles de pagination en bas pour naviguer dans de grands ensembles de transactions.

Bon a savoir : Le grand livre prend en charge la pagination, donc meme si vous avez des milliers de transactions, la page se chargera rapidement. Vous pouvez ajuster le nombre d'elements affiches par page.

Tableau des flux de tresorerie​

Ce qu'il affiche : Comment la tresorerie entre et sort de votre garage sur une periode donnee. Contrairement au compte de resultat (qui inclut des elements non monetaires), le tableau des flux de tresorerie se concentre strictement sur la tresorerie reellement recue et payee.

Pourquoi c'est important pour votre garage : Vous pouvez etre rentable sur le papier mais manquer de tresorerie si les clients paient en retard ou si vous faites des achats importants d'equipement. Ce rapport vous montre exactement comment votre position de tresorerie evolue, vous permettant de planifier et d'eviter les insuffisances.

Ce que vous verrez​

Le tableau des flux de tresorerie comporte trois onglets :

  • Resume -- Affiche votre flux de tresorerie net (le chiffre principal) dans une carte sombre prominente. En dessous, vous voyez deux cartes de categories :

    • Activites operationnelles -- Tresorerie provenant de vos activites quotidiennes (paiements clients entrants, paiements fournisseurs et depenses sortants).
    • Activites d'investissement -- Tresorerie depensee pour des actifs a long terme comme les achats d'equipement.

    Le resume inclut egalement une ventilation detaillee montrant la tresorerie recue des clients, la tresorerie versee aux fournisseurs et la tresorerie payee pour les charges d'exploitation, avec un total net de tresorerie operationnelle.

  • Operationnel -- Un tableau montrant chaque categorie de flux de tresorerie operationnel et son montant. Les montants positifs (vert) representent la tresorerie entrante ; les montants negatifs (rouge) representent la tresorerie sortante.

  • Investissement -- Un tableau montrant les activites d'investissement, comme les achats d'equipement.

Comment l'utiliser​

  1. Ouvrez le tableau des flux de tresorerie.
  2. Definissez votre plage de dates (par defaut le mois en cours).
  3. Regardez le chiffre Flux de tresorerie net en haut. Vert et positif, c'est bien. Rouge et negatif signifie que plus de tresorerie est sortie qu'entree.
  4. Verifiez les Activites operationnelles -- cela devrait idealement etre positif. Si c'est negatif, vos activites de base consomment plus de tresorerie qu'elles n'en generent.
  5. Verifiez les Activites d'investissement -- un chiffre negatif ici est normal et attendu si vous avez achete de l'equipement ou fait des ameliorations.

Bon a savoir : Un flux de tresorerie net negatif sur un mois n'est pas necessairement mauvais -- cela pourrait signifier que vous avez investi dans de nouveaux equipements. Mais si le flux de tresorerie operationnel est constamment negatif, c'est un signal pour enqueter.

Bilan​

Ce qu'il affiche : Un instantane de la situation financiere de votre garage a un moment precis. Il liste tout ce que votre garage possede (actifs), tout ce qu'il doit (passifs) et la difference (capitaux propres -- ce qui appartient aux proprietaires).

Pourquoi c'est important pour votre garage : Le bilan vous indique la sante financiere globale de votre entreprise. Il repond a la question : "Si nous reglions toutes nos dettes aujourd'hui, que resterait-il ?" Les preteurs et investisseurs consultent ce rapport pour evaluer votre entreprise.

Ce que vous verrez​

En haut, vous verrez trois cartes recapitulatives :

  • Total des actifs -- Tout ce que votre garage possede qui a de la valeur.
  • Total des passifs -- Tout ce que votre garage doit a d'autres.
  • Capitaux propres -- La difference (Actifs moins Passifs). Cela represente la part des proprietaires dans l'entreprise.

Sous les cartes recapitulatives, le rapport est organise en trois sections :

Actifs :

  • Actifs courants -- Elements pouvant etre convertis en tresorerie relativement rapidement :
    • Creances clients (argent que les clients vous doivent)
    • Stocks (pieces et materiaux en stock)
  • Immobilisations -- Actifs a long terme comme l'equipement et les outils.
  • Total des actifs -- La somme de tous les actifs.

Passifs :

  • Passifs courants -- Dettes exigibles a court terme :
    • Dettes fournisseurs (argent que vous devez aux fournisseurs)
  • Passifs a long terme -- Dettes exigibles plus tard dans le futur (affichees si applicable).
  • Total des passifs -- La somme de tous les passifs.

Capitaux propres :

  • Affiche la formule de calcul (Actifs - Passifs = Capitaux propres) et le montant total des capitaux propres.

Vous pouvez survoler les petites icones d'information a cote de chaque poste pour une breve explication de ce qu'il inclut.

Comment l'utiliser​

  1. Ouvrez le rapport Bilan.
  2. Selectionnez la date "A la date du" a l'aide du selecteur de dates (par defaut aujourd'hui).
  3. Consultez les trois cartes recapitulatives en haut.
  4. Verifiez que le total des actifs est superieur au total des passifs -- si c'est le cas, vos capitaux propres sont positifs, ce qui est sain.
  5. Regardez les creances clients dans les actifs -- si ce chiffre est tres eleve, cela signifie qu'une grande partie de votre tresorerie est immobilisee dans des factures impayees.
  6. Regardez les dettes fournisseurs dans les passifs -- cela montre combien vous devez aux fournisseurs.

Bon a savoir : Le bilan inclut une fonctionnalite de comparaison qui peut vous montrer comment votre situation financiere a evolue au fil du temps. L'equation comptable fondamentale (Actifs = Passifs + Capitaux propres) est verifiee automatiquement, et un avertissement apparaitra si elle n'est pas equilibree.

Soldes des comptes​

Ce qu'il affiche : Un apercu rapide de tous vos comptes financiers -- tant les comptes de revenus que les comptes de depenses -- avec leurs soldes actuels.

Pourquoi c'est important pour votre garage : Cela vous donne une vue rapide, en un coup d'oeil, de la repartition de votre argent dans tous vos comptes. C'est plus simple que le grand livre et plus cible que le compte de resultat, ce qui le rend parfait pour une verification quotidienne ou hebdomadaire rapide.

Ce que vous verrez​

En haut, trois cartes recapitulatives affichent :

  • Revenus totaux -- Somme de tous les comptes de revenus.
  • Depenses totales -- Somme de tous les comptes de depenses.
  • Resultat net -- Revenus moins depenses.

Sous le resume, deux tableaux cote a cote affichent :

  • Comptes de revenus -- Chaque compte de revenus liste avec son numero de compte, son nom et son solde.
  • Comptes de depenses -- Chaque compte de depenses liste avec son numero de compte, son nom et son solde.

Comment l'utiliser​

  1. Ouvrez le rapport Soldes des comptes.
  2. Definissez la plage de dates souhaitee.
  3. Consultez les cartes recapitulatives en haut pour un bilan de sante rapide.
  4. Examinez le tableau des comptes de revenus pour voir quelles sources de revenus sont les plus fortes.
  5. Examinez le tableau des comptes de depenses pour voir ou les couts sont concentres.

Bon a savoir : Si aucune transaction n'a ete enregistree pour la periode selectionnee, vous verrez un message d'etat vide au lieu des tableaux. C'est normal pour un garage tout neuf ou une plage de dates tres etroite.

Travailler avec les plages de dates et les filtres​

Rapports par plage de dates​

Les rapports suivants utilisent une date de debut et une date de fin pour definir la periode couverte :

  • Compte de resultat
  • Rapport de TVA / Taxes
  • Grand livre
  • Tableau des flux de tresorerie
  • Soldes des comptes

Pour definir la plage de dates : Cliquez sur le selecteur de dates dans la zone d'en-tete. Selectionnez votre date de debut et votre date de fin. Le rapport se met a jour automatiquement.

Plages de dates courantes a essayer :

  • Ce mois-ci -- Voir comment vous progressez ce mois-ci.
  • Le mois dernier -- Examiner les resultats complets du mois precedent.
  • Ce trimestre -- Utile pour les declarations fiscales trimestrielles et les revues d'activite.
  • Cette annee (depuis le debut de l'annee) -- Obtenir la vue d'ensemble de l'annee en cours.

Rapports instantanes​

Les rapports suivants utilisent une seule date "A la date du" pour montrer un instantane a ce moment precis :

  • Balance agee des creances
  • Balance agee des dettes fournisseurs
  • Bilan

Pour definir la date : Cliquez sur le selecteur de dates et selectionnez la date pour laquelle vous souhaitez l'instantane. Le rapport se met a jour automatiquement.

Filtres (Grand livre)​

Le rapport Grand livre offre un filtrage supplementaire :

  • Recherche -- Tapez n'importe quel mot-cle pour rechercher dans les descriptions, references et noms de parties.
  • Categorie -- Filtrez par categorie de depenses (CMV, Operationnel, Services publics, Loyer, Salaire, Equipement, Marketing, Autre).

Filtres (Balance agee des creances)​

Le rapport Balance agee des creances vous permet de filtrer par :

  • Tout -- Afficher tous les elements en souffrance.
  • Facturees uniquement -- Afficher uniquement les elements avec une facture formelle.
  • Non facturees -- Afficher uniquement les reservations terminees qui n'ont pas encore ete facturees.

Exporter et telecharger les rapports​

Chaque rapport financier dans autoGMS peut etre exporte pour une utilisation hors ligne, un partage avec votre comptable ou la conservation de vos archives.

Comment exporter​

  1. Ouvrez le rapport que vous souhaitez exporter.
  2. Definissez la plage de dates ou la date "A la date du" souhaitee.
  3. Appliquez les filtres souhaites (l'exportation refletera vos filtres actuels).
  4. Cliquez sur le bouton Exporter dans la zone superieure droite de l'en-tete du rapport.
  5. Votre fichier se telechargera automatiquement.

Formats d'exportation​

Les rapports peuvent etre exportes dans les formats suivants :

  • Excel (.xlsx) -- Ideal pour une analyse plus approfondie dans un tableur. C'est le format d'exportation par defaut lorsque vous cliquez sur le bouton d'exportation.
  • CSV (.csv) -- Un format texte simple qui fonctionne avec pratiquement tous les logiciels.
  • PDF (.pdf) -- Ideal pour l'impression ou le partage d'une copie formatee.

Nommage des fichiers​

Les fichiers exportes sont nommes avec le type de rapport et soit la plage de dates, soit la date actuelle. Par exemple :

  • profit-loss-2025-01-15.xlsx
  • aged-receivables-2025-01-15.xlsx
  • general-ledger.xlsx

Bon a savoir : Les donnees exportees refletent la plage de dates et les filtres que vous avez appliques a l'ecran. Si vous souhaitez une exportation complete et non filtree, assurez-vous d'effacer tous les filtres et de definir une large plage de dates avant d'exporter.

Conseils et bonnes pratiques​

Pour les operations quotidiennes​

  • Consultez les soldes des comptes chaque semaine. Un rapide coup d'oeil aux revenus par rapport aux depenses vous indique si vous etes sur la bonne voie.
  • Examinez la balance agee des creances chaque semaine. Relancez les factures dans la tranche 31-60 jours avant qu'elles ne glissent dans la tranche 61-90 jours. Plus une facture reste impayee longtemps, plus il est difficile de la recouvrer.

Pour les revues mensuelles​

  • Generez le compte de resultat a la fin de chaque mois. Comparez-le au mois precedent pour reperer les tendances rapidement.
  • Consultez votre tableau des flux de tresorerie mensuellement. Assurez-vous que le flux de tresorerie operationnel reste positif.
  • Examinez la balance agee des dettes mensuellement. Faites attention aux factures approchant les 90 jours pour maintenir de bonnes relations fournisseurs.

Pour la declaration fiscale​

  • Utilisez le rapport de TVA / Taxes lors de la preparation de votre declaration. Definissez la plage de dates correspondant a votre periode de declaration (mensuelle, trimestrielle ou annuelle selon votre region).
  • Exportez le rapport et partagez-le avec votre comptable. L'exportation inclut tous les chiffres dont ils ont besoin.

Pour la planification d'entreprise​

  • Utilisez le bilan lors d'une demande de pret ou d'un investissement. Il donne aux preteurs une vue claire de votre situation financiere.
  • Suivez votre marge brute dans le compte de resultat au fil du temps. Si elle diminue, vos couts de pieces pourraient augmenter plus vite que vos prix.

Conseils generaux​

  • Utilisez les memes plages de dates de maniere coherente lorsque vous comparez des periodes. Par exemple, comparez toujours des mois complets a des mois complets, pas des periodes partielles.
  • Exportez les rapports importants regulierement et conservez-les classes dans vos archives. C'est utile pour les audits et les bilans de fin d'annee.
  • Faites attention aux avertissements d'integrite des donnees. Si vous voyez une banniere d'avertissement sur un rapport, cela peut indiquer un probleme de saisie de donnees qui doit etre corrige.

Questions frequemment posees (FAQ)​

Je ne vois pas les rapports financiers dans mon tableau de bord. Comment y acceder ?​

Les rapports financiers sont une fonctionnalite premium supplementaire. Le proprietaire ou l'administrateur de votre organisation doit l'activer depuis les parametres d'abonnement. Une fois active, les rapports apparaitront pour tous les utilisateurs autorises de cette organisation.

Qui dans mon equipe peut consulter les rapports financiers ?​

Les rapports financiers sont accessibles aux proprietaires d'organisation, aux proprietaires de garage et aux administrateurs de garage. Les techniciens et les clients n'ont pas acces aux donnees financieres. Les rapports Soldes des comptes et Bilan ont des restrictions supplementaires basees sur les roles et peuvent necessiter des autorisations d'acces financier specifiques.

A quelle frequence les donnees sont-elles mises a jour ?​

Les rapports extraient les donnees en temps reel a partir des reservations, factures et depenses de votre garage. Chaque fois que vous ouvrez un rapport ou modifiez la plage de dates, vous voyez les donnees les plus recentes. Vous pouvez remarquer un bref indicateur "Mise a jour..." pendant le chargement des donnees.

Puis-je consulter les rapports de plusieurs garages ?​

Chaque rapport affiche les donnees d'un seul garage a la fois. Si votre organisation a plusieurs garages, vous devrez basculer entre les garages pour voir leurs rapports individuels. L'en-tete du rapport indiquera quel garage vous consultez actuellement.

Que signifie l'avertissement d'integrite des donnees ?​

autoGMS effectue des verifications automatiques pour s'assurer que les chiffres de chaque rapport sont coherents. Par exemple, dans le compte de resultat, il verifie que les revenus moins le CMV egalent la marge brute. Si les chiffres ne correspondent pas (ce qui peut arriver en raison d'arrondis ou de decalages temporels des donnees), une banniere d'avertissement apparait. Cela ne signifie pas que vos donnees sont erronees -- c'est simplement un signal pour verifier. Si vous voyez des avertissements frequemment, contactez le support.

Dans quelle devise sont les rapports ?​

Tous les rapports utilisent la devise configuree pour votre garage. Celle-ci est definie en fonction de votre region (AED pour les EAU, SAR pour l'Arabie saoudite, QAR pour le Qatar, GBP pour le Royaume-Uni, EUR pour les garages europeens, USD pour l'international). Vous n'avez pas besoin de la configurer manuellement.

Puis-je personnaliser les periodes predefinies ?​

Le systeme prend en charge les periodes predefinies courantes telles que Ce mois-ci, Le mois dernier, Ce trimestre, Le trimestre dernier, Cette annee, L'annee derniere, Les 30 derniers jours, Les 90 derniers jours, Depuis le debut de l'annee et Depuis le debut du trimestre. Vous pouvez egalement definir des plages de dates entierement personnalisees a l'aide du selecteur de dates.

Quelle est la difference entre la balance agee des creances et les soldes des comptes ?​

La balance agee des creances se concentre specifiquement sur l'argent que les clients vous doivent, ventile par anciennete. Les soldes des comptes donnent un apercu plus large de tous vos comptes de revenus et de depenses. Ils servent des objectifs differents : la balance agee des creances aide au recouvrement, tandis que les soldes des comptes vous donnent un apercu financier rapide.

Quelle est la difference entre le compte de resultat et le tableau des flux de tresorerie ?​

Le compte de resultat indique si votre garage est rentable (revenus moins depenses). Le tableau des flux de tresorerie montre la tresorerie reellement en mouvement. Ils peuvent raconter des histoires differentes : par exemple, vous pourriez afficher un benefice mais avoir un flux de tresorerie negatif si les clients n'ont pas encore paye leurs factures. Utilisez les deux ensemble pour une image complete.

Quelque chose ne semble pas correct dans mon rapport. Que dois-je faire ?​

D'abord, verifiez que votre plage de dates est correcte. Puis verifiez que les reservations, factures et depenses dans votre systeme sont a jour. Si les chiffres semblent toujours incorrects, essayez de rafraichir le rapport (chaque rapport a une option de reessai/rafraichissement en cas d'erreur). Si le probleme persiste, contactez le support autoGMS avec le nom specifique du rapport, la plage de dates et une description de ce qui semble incorrect.

Ce guide couvre les rapports financiers autoGMS dans leur version actuelle. Les fonctionnalites et les mises en page peuvent etre mises a jour au fil du temps. Si vous avez des commentaires ou des questions non traitees ici, veuillez contacter le support autoGMS.