Rapports financiers - Guide utilisateur
Bienvenue dans le guide des rapports financiers autoGMS. Ce document vous presente chaque rapport financier disponible dans autoGMS, explique ce que chacun affiche, pourquoi il est important pour votre garage et comment en tirer le meilleur parti.
Fonctionnalite premium : Les rapports financiers sont un module payant supplementaire pour votre abonnement autoGMS. Si vous ne voyez pas ces rapports dans votre tableau de bord, contactez l'administrateur de votre compte ou visitez les parametres d'abonnement pour activer le module Rapports financiers.
Table des matieres
- Apercu
- Comment acceder aux rapports financiers
- Fonctionnalites communes a tous les rapports
- Guide des rapports
- Travailler avec les plages de dates et les filtres
- Exporter et telecharger les rapports
- Conseils et bonnes pratiques
- Questions frequemment posees (FAQ)
Apercu
Les rapports financiers autoGMS vous donnent une image claire de la sante financiere de votre garage -- sans avoir besoin d'un diplome en comptabilite. Que vous souhaitiez verifier le benefice realise le mois dernier, voir quels clients vous doivent encore de l'argent ou preparer les chiffres pour votre declaration fiscale, il existe un rapport pour cela.
Les huit rapports disponibles sont :
| Rapport | En termes simples |
|---|---|
| Compte de resultat | "Avons-nous gagne ou perdu de l'argent ?" |
| TVA / Taxes | "Combien de taxes devons-nous (ou nous sont dues) ?" |
| Balance agee des creances | "Qui nous doit de l'argent, et depuis combien de temps ?" |
| Balance agee des dettes fournisseurs | "A qui devons-nous de l'argent, et depuis combien de temps ?" |
| Grand livre | "Montrez-moi chaque transaction." |
| Flux de tresorerie | "D'ou vient et ou va notre tresorerie ?" |
| Bilan | "Que possedons-nous, que devons-nous et que reste-t-il ?" |
| Soldes des comptes | "Resume rapide de tous nos comptes de revenus et de depenses." |
Comment acceder aux rapports financiers
- Connectez-vous a votre tableau de bord autoGMS.
- Dans la section Finance de la barre laterale, cliquez sur Rapports financiers.
- Un menu apparait avec tous les rapports disponibles. Selectionnez celui que vous souhaitez consulter.
Chaque rapport s'ouvre sur sa propre page avec ses propres controles de selection de dates, onglets et options d'exportation.
Bon a savoir : Vous devez etre proprietaire de garage, administrateur de garage ou proprietaire d'organisation pour acceder aux rapports financiers. Les comptes techniciens et clients n'y ont pas acces.
Fonctionnalites communes a tous les rapports
Avant de plonger dans chaque rapport, voici les fonctionnalites que vous trouverez sur la plupart (ou tous) :
Selecteur de plage de dates
La plupart des rapports ont un selecteur de date en haut de la page. Vous pouvez selectionner une date de debut et une date de fin pour controler la periode couverte par le rapport. Certains rapports (comme la Balance agee des creances et le Bilan) utilisent une seule date "A la date du" a la place, car ils montrent un instantane d'un moment precis dans le temps. Tous les rapports par plage de dates utilisent par defaut le mois en cours (du 1er du mois a aujourd'hui).
Onglets
Plusieurs rapports organisent les informations en onglets pour que vous puissiez basculer entre un resume de haut niveau et des ventilations plus detaillees sans quitter la page.
Bouton d'exportation
Chaque rapport dispose d'un bouton d'exportation dans l'en-tete qui telecharge les donnees sous forme de fichier Excel (.xlsx). Certains rapports prennent egalement en charge les exportations CSV et PDF cote serveur -- consultez la section Exporter et telecharger les rapports ci-dessous pour plus de details.
Modale Methodologie
Chaque rapport inclut un bouton Methodologie dans l'en-tete. Cliquer dessus ouvre une modale qui explique exactement comment les chiffres de l'onglet actuel sont calcules, quelles sources de donnees sont utilisees et toute mise en garde importante. Le contenu de la methodologie change en fonction de l'onglet que vous consultez -- par exemple, l'ouvrir sur l'onglet Revenus du compte de resultat montre comment les revenus de services et de pieces sont calcules.
Controles d'integrite des donnees
autoGMS verifie automatiquement que les chiffres de chaque rapport sont coherents. Si quelque chose semble incorrect, vous verrez une banniere d'avertissement en haut du rapport expliquant ce qui ne correspond pas. C'est rare, mais cela vous aide a detecter les problemes rapidement. Chaque rapport effectue ses propres verifications specifiques :
| Rapport | Ce qui est verifie |
|---|---|
| Compte de resultat | Revenus - CMV = Marge brute ; Marge brute - Charges = Benefice net |
| TVA / Taxes | Taxe collectee - Taxe payee = Taxe nette due |
| Balance agee des creances | Somme des tranches de vieillissement = Total en souffrance |
| Grand livre | Ouverture + Revenus - Depenses - Acomptes + Applications d'acomptes - Avoirs = Cloture |
| Flux de tresorerie | Operationnel + Investissement + Financement = Flux de tresorerie net |
| Bilan | Actifs = Passifs + Capitaux propres |
| Soldes des comptes | Somme des comptes de revenus = Total des revenus ; Somme des comptes de depenses = Total des depenses |
Affichage de la devise
Tous les montants sont affiches dans la devise configuree pour votre garage (par exemple, AED pour les garages aux EAU, GBP pour les garages au Royaume-Uni, SAR pour les garages en Arabie saoudite). Le systeme detecte automatiquement votre region.
Chargement et actualisation
Lorsqu'un rapport se charge pour la premiere fois, vous verrez des espaces reserves. Lorsqu'il s'actualise en arriere-plan (parce que vous avez change une date ou un filtre), un petit indicateur "Mise a jour..." apparait pour vous informer que de nouvelles donnees arrivent. Si un rapport ne parvient pas a se charger, un bouton de reessai apparait.
Guide des rapports
Compte de resultat
Ce qu'il affiche : Vos revenus totaux, couts et depenses sur une periode donnee -- et si votre garage a realise un benefice ou une perte.
Pourquoi c'est important pour votre garage : C'est le rapport le plus important pour comprendre si votre entreprise gagne reellement de l'argent. Il repond a la question : "Apres avoir paye les pieces, la main-d'oeuvre, le loyer, les services publics et tout le reste, sommes-nous en benefice ?"
Type de date : Plage de dates (date de debut a date de fin). Par defaut le mois en cours.
Ce que vous verrez
Lorsque vous ouvrez le rapport Compte de resultat, vous verrez trois onglets :
Onglet Resume
Un etat financier structure montrant :
| Ligne | Ce qu'elle signifie |
|---|---|
| Revenu brut | Revenu total de toutes les reservations terminees |
| Cout des marchandises vendues (CMV) | Cout direct des pieces et materiaux utilises |
| Marge brute | Revenus moins CMV, avec le pourcentage de marge brute |
| Charges d'exploitation | Couts courants de fonctionnement de votre garage, avec le nombre de transactions |
| Benefice net | Le chiffre final -- marge brute moins charges d'exploitation, avec le pourcentage de marge beneficiaire |
Les montants positifs apparaissent en vert ; les montants negatifs apparaissent en rouge.
Onglet Revenus
Un tableau ventilant la provenance de votre argent. Seules les categories avec des montants superieurs a zero sont affichees.
| Colonne | Description |
|---|---|
| Categorie | Revenus de services, Revenus de pieces, Revenus de main-d'oeuvre ou Autres revenus |
| Montant | Le total pour cette categorie dans la devise de votre garage |
| Pourcentage | La part du revenu total que cette categorie represente |
Onglet Depenses
Un tableau ventilant la destination de votre argent, regroupe par categorie de depenses.
| Colonne | Description |
|---|---|
| Categorie | Le type de depense (par ex. loyer, salaires, services publics, equipement, marketing) |
| Montant | Le total depense dans cette categorie |
| Transactions | Combien d'entrees de depenses individuelles composent ce total |
| Pourcentage | La part des depenses totales que cette categorie represente |
Comment l'utiliser
- Ouvrez le rapport Compte de resultat.
- Definissez la plage de dates souhaitee a l'aide du selecteur de dates (par defaut le mois en cours).
- Consultez d'abord l'onglet Resume pour la vue d'ensemble.
- Passez a l'onglet Revenus pour voir quels services rapportent le plus d'argent.
- Passez a l'onglet Depenses pour voir ou vous depensez le plus.
- Cliquez sur le bouton Methodologie pour comprendre comment chaque chiffre est calcule.
Termes cles expliques
- Revenus -- Tout l'argent que votre garage a gagne grace aux reservations terminees (services, pieces et main-d'oeuvre).
- Cout des marchandises vendues (CMV) -- Le cout direct des pieces et materiaux utilises dans les services que vous avez fournis.
- Marge brute -- Revenus moins CMV. Cela montre combien vous gagnez avant les frais generaux.
- Taux de marge brute -- La marge brute en pourcentage du revenu.
- Charges d'exploitation -- Les couts courants de fonctionnement de votre garage (loyer, services publics, salaires, marketing, etc.).
- Benefice net -- Le chiffre final. Marge brute moins charges d'exploitation. C'est votre benefice reel.
- Marge beneficiaire -- Le benefice net exprime en pourcentage du revenu. Un pourcentage plus eleve signifie que votre garage est plus efficace pour transformer les revenus en benefices.
Format d'exportation : Excel (.xlsx) uniquement.
Rapport de TVA / Taxes
Ce qu'il affiche : Un resume de toutes les taxes (TVA, taxe sur les ventes ou TPS selon votre region) que votre garage a collectees aupres des clients, payees sur les achats, et le montant net que vous devez (ou qui vous est du) par l'administration fiscale.
Pourquoi c'est important pour votre garage : Le depot des declarations fiscales est une obligation legale. Ce rapport vous donne les chiffres exacts dont vous avez besoin, organises de maniere a faciliter le depot. Il vous aide egalement a provisionner le bon montant afin que la periode fiscale ne soit jamais une surprise.
Type de date : Plage de dates (date de debut a date de fin). Par defaut le mois en cours.
Bon a savoir : Le titre du rapport et les libelles s'adaptent a votre region. Les garages aux EAU, en Arabie saoudite et au Royaume-Uni verront "TVA" ; les autres regions verront "Taxe sur les ventes" ou le terme local approprie.
Ce que vous verrez
Le rapport de TVA / Taxes comporte trois onglets :
Onglet Resume
Un etat financier montrant :
| Ligne | Ce qu'elle signifie |
|---|---|
| Base d'imposition nette | Total des ventes avant taxes, avec le nombre de transactions |
| Taxe collectee (sortie) | Total des taxes collectees aupres des clients sur les ventes |
| Taxe payee (entree) | Total des taxes payees sur les depenses professionnelles |
| Chiffre d'affaires taxable | Total brut incluant les taxes |
| Taxe nette a payer / Remboursement | Le resultat final -- collecte moins paye. Positif signifie que vous devez a l'administration ; negatif signifie qu'un remboursement vous est du |
Onglet Taxe collectee (par taux)
Un tableau montrant les taxes regroupees par taux applique.
| Colonne | Description |
|---|---|
| Taux de taxe | Le libelle du taux (par ex. "TVA 5%", "Taux standard") |
| Montant net | Montant des ventes avant taxe |
| Montant de taxe | La portion taxe |
| Montant brut | Net + taxe combines |
| Transactions | Nombre de transactions a ce taux |
Onglet Taxe payee (par categorie)
Un tableau montrant les taxes que vous avez payees sur les depenses professionnelles, regroupees par categorie de depenses.
| Colonne | Description |
|---|---|
| Description | Le nom de la categorie de depenses |
| Montant net | Montant de la depense avant taxe |
| Montant de taxe | La taxe payee |
| Montant brut | Net + taxe combines |
| Transactions | Nombre d'entrees de depenses dans cette categorie |
Comment l'utiliser
- Ouvrez le rapport de TVA / Taxes.
- Definissez la plage de dates correspondant a votre periode de declaration fiscale (par exemple, un trimestre ou une annee complete).
- Verifiez l'onglet Resume pour voir la taxe nette due en bas -- c'est ce que vous devez.
- Utilisez l'onglet Taxe collectee pour verifier que les taux de taxe sont correctement appliques.
- Utilisez l'onglet Taxe payee pour vous assurer que toute votre taxe deductible est prise en compte pour la recuperation.
- Exportez le rapport lorsque vous etes pret a effectuer votre declaration.
Bon a savoir : Si la taxe nette due affiche un nombre negatif, cela signifie que vous avez paye plus de taxes sur vos depenses que vous n'en avez collecte aupres des clients pendant cette periode. Vous pouvez etre en droit de demander un remboursement a l'administration fiscale.
Formats d'exportation : Excel (.xlsx), CSV (.csv) et PDF (.pdf).
Balance agee des creances
Ce qu'elle affiche : Tout l'argent que les clients doivent a votre garage, organise par anciennete des paiements en souffrance.
Pourquoi c'est important pour votre garage : La tresorerie est le nerf de la guerre pour tout garage. Si les clients ne paient pas a temps, vous pouvez rencontrer des difficultes meme si votre carnet de reservations est plein. Ce rapport vous aide a reperer les paiements en retard rapidement afin que vous puissiez relancer avant que cela ne devienne un probleme.
Type de date : Date unique "A la date du" (instantane). Par defaut aujourd'hui.
Ce que vous verrez
Le rapport Balance agee des creances comporte quatre onglets :
Onglet Resume
Un instantane financier montrant :
| Ligne | Ce qu'elle signifie |
|---|---|
| Total en souffrance | Tout ce qui vous est du, avec le nombre de clients ayant un solde |
| Creances facturees | Montant provenant de factures formelles |
| Creances non facturees | Montant provenant de reservations terminees qui n'ont pas encore ete facturees |
| Courant (non critique) | Total en souffrance moins le montant de plus de 90 jours, avec l'anciennete moyenne des factures en jours |
| Plus de 90 jours (critique) | Le montant a haut risque en souffrance depuis plus de 90 jours |
Onglet Analyse du vieillissement
Ventile ce qui vous est du en tranches de temps :
| Periode de vieillissement | Ce qu'elle signifie |
|---|---|
| Courant | Pas encore en retard |
| 1-30 jours | Legerement en retard |
| 31-60 jours | Devient preoccupant |
| 61-90 jours | Necessite une attention |
| Plus de 90 jours | Critique ; risque le plus eleve de non-paiement |
Chaque tranche affiche le montant, le nombre de factures/reservations et le pourcentage du total des creances qu'elle represente.
Onglet Par client
La meme ventilation par anciennete, regroupee par client.
| Colonne | Description |
|---|---|
| Client | Nom du client |
| Total | Total en souffrance pour ce client |
| Courant | Montant pas encore en retard |
| 1-30 jours | Montant en retard de 1 a 30 jours |
| 31-60 jours | Montant en retard de 31 a 60 jours |
| 61-90 jours | Montant en retard de 61 a 90 jours |
| Plus de 90 jours | Montant en retard de plus de 90 jours (affiche en rouge) |
| Plus ancien (jours) | Anciennete de l'element impaye le plus ancien pour ce client |
Onglet Details
Une liste ligne par ligne de chaque facture en souffrance et reservation impayee. Cet onglet prend en charge la pagination cote serveur pour gerer efficacement les grands volumes de donnees.
| Colonne | Description |
|---|---|
| Type | Si l'element est une facture ou une reservation (travail non facture) |
| N° facture/reservation | Le numero de reference |
| Client | Nom du client |
| Service | Le service qui a ete effectue |
| Date | Quand la facture a ete emise ou la reservation terminee |
| Date d'echeance | Quand le paiement etait du |
| En souffrance | Montant encore du |
| Jours | Nombre de jours en souffrance (plus de 90 affiche en rouge) |
| Statut | La tranche de vieillissement dans laquelle cet element tombe, code par couleur selon la gravite |
Filtre par categorie
Dans les onglets Analyse du vieillissement, Par client et Details, une barre de filtre apparait avec trois options :
- Tout -- Afficher tous les elements en souffrance (par defaut).
- Facturees uniquement -- Afficher uniquement les elements avec une facture formelle.
- Non facturees -- Afficher uniquement les reservations terminees qui n'ont pas encore ete facturees.
Lorsque vous filtrez, les tranches de vieillissement et les regroupements par client sont recalcules pour refleter uniquement les elements filtres. C'est un excellent moyen de detecter les revenus qui pourraient passer entre les mailles du filet -- les travaux non factures representent de l'argent que vous avez gagne mais pas encore facture.
Comment l'utiliser
- Ouvrez le rapport Balance agee des creances.
- Choisissez la date "A la date du" a l'aide du selecteur de dates (par defaut aujourd'hui).
- Consultez l'onglet Resume pour avoir la vue d'ensemble.
- Allez dans l'onglet Analyse du vieillissement. Si la tranche Plus de 90 jours est importante, vous avez un probleme de recouvrement.
- Passez a l'onglet Par client pour identifier les clients necessitant un suivi.
- Utilisez l'onglet Details pour obtenir les numeros de facture specifiques pour vos appels ou messages de relance.
Formats d'exportation : Excel (.xlsx), CSV (.csv) et PDF (.pdf).
Balance agee des dettes fournisseurs
Ce qu'elle affiche : Tout l'argent que votre garage doit aux fournisseurs, organise par anciennete des paiements en souffrance.
Pourquoi c'est important pour votre garage : Payer les fournisseurs a temps protege vos relations et peut vous aider a negocier de meilleures conditions. Ce rapport vous aide a prioriser les factures a payer en premier et a eviter les penalites de retard.
Type de date : Date unique "A la date du" (instantane). Le selecteur de dates selectionne la date de fin ; le rapport montre les dettes en souffrance a cette date.
Ce que vous verrez
Le rapport Balance agee des dettes fournisseurs comporte trois onglets :
Onglet Resume
Un instantane financier montrant :
| Ligne | Ce qu'elle signifie |
|---|---|
| Total en souffrance | Tout ce que vous devez aux fournisseurs, avec le nombre de fournisseurs ayant un solde |
| Courant (non critique) | Total en souffrance moins le montant de plus de 90 jours, avec l'anciennete moyenne des factures en jours |
| Plus de 90 jours (critique) | Le montant a haut risque en souffrance depuis plus de 90 jours |
Onglet Analyse du vieillissement
Ventile ce que vous devez dans les memes tranches de temps que les creances.
| Colonne | Description |
|---|---|
| Periode de vieillissement | Courant, 1-30 jours, 31-60 jours, 61-90 jours, Plus de 90 jours |
| Montant | Total du dans cette periode |
| Factures | Nombre de factures/depenses dans cette periode |
| Pourcentage | La part du total des dettes que cette periode represente |
Onglet Par fournisseur
Affiche la ventilation par anciennete regroupee par fournisseur.
| Colonne | Description |
|---|---|
| Fournisseur | Nom du fournisseur |
| Total | Total en souffrance pour ce fournisseur |
| Courant | Montant pas encore en retard |
| 1-30 jours | Montant en retard de 1 a 30 jours |
| 31-60 jours | Montant en retard de 31 a 60 jours |
| 61-90 jours | Montant en retard de 61 a 90 jours |
| Plus de 90 jours | Montant en retard de plus de 90 jours (affiche en rouge) |
| Plus ancien (jours) | Anciennete de la facture impayee la plus ancienne pour ce fournisseur |
Comment l'utiliser
- Ouvrez le rapport Balance agee des dettes fournisseurs.
- Definissez la date au jour actuel (ou a une autre date que vous souhaitez examiner).
- Consultez l'onglet Resume pour vos dettes totales en souffrance.
- Examinez l'onglet Analyse du vieillissement. Concentrez-vous sur la tranche Plus de 90 jours -- ce sont vos factures impayees les plus critiques.
- Utilisez l'onglet Par fournisseur pour planifier vos priorites de paiement.
Bon a savoir : Comparez votre balance agee des dettes avec votre balance agee des creances. Si les clients vous doivent plus que ce que vous devez aux fournisseurs, votre position de tresorerie est generalement saine. Si c'est l'inverse, vous devrez peut-etre accelerer vos recouvrements.
Formats d'exportation : Excel (.xlsx), CSV (.csv) et PDF (.pdf).
Grand livre
Ce qu'il affiche : Un enregistrement complet, transaction par transaction, de chaque entree financiere de votre garage -- chaque paiement recu, chaque depense payee, chaque facture emise.
Pourquoi c'est important pour votre garage : Le grand livre est votre registre financier le plus detaille. C'est la base sur laquelle tous les autres rapports sont construits. Utilisez-le lorsque vous devez trouver une transaction specifique, verifier un paiement ou enqueter sur un ecart.
Type de date : Plage de dates (date de debut a date de fin). Par defaut le mois en cours.
Ce que vous verrez
En haut de la page, vous verrez une ligne de resume en ligne avec quatre chiffres :
| Chiffre | Ce qu'il signifie |
|---|---|
| Ouverture | Votre solde au debut de la periode selectionnee |
| Revenus | Tous les revenus recus pendant la periode |
| Depenses | Tous les couts engages pendant la periode (affiches en negatif) |
| Cloture | Votre solde a la fin de la periode |
Sous le resume, une barre d'outils fournit des controles de recherche et de filtre par categorie. En dessous, un tableau pagine liste chaque transaction.
| Colonne | Description |
|---|---|
| Date | Quand la transaction a eu lieu |
| Type | Le type de transaction (voir tableau ci-dessous) |
| Description | L'objet de la transaction |
| Compte | A quel compte financier elle appartient |
| Fournisseur/Client | Avec qui la transaction a eu lieu |
| Reference | Un numero de reference (numero de facture, numero de reservation, etc.) |
| Debit | Montant sortant (pour les depenses). Affiche "-" si zero |
| Credit | Montant entrant (pour les revenus). Affiche "-" si zero |
| Solde | Le solde cumulatif courant apres chaque transaction (soldes negatifs affiches en rouge) |
Types de transaction :
| Libelle du type | Ce qu'il represente |
|---|---|
| Revenu | Revenus des reservations terminees |
| Depense | Couts et charges d'exploitation |
| Acompte recu | Acompte client collecte (cree un passif) |
| Acompte applique | Acompte client applique a une reservation (libere le passif) |
| Avoir | Un avoir emis a un client |
Filtres
Le grand livre dispose d'une barre d'outils avec deux controles de filtre :
- Recherche -- Tapez n'importe quel mot-cle pour rechercher dans les descriptions, references et noms de parties.
- Categorie -- Filtrez par categorie de depenses. Options : CMV, Operationnel, Services publics, Loyer, Salaire, Equipement, Marketing, Autre. Selectionnez "Tout" pour effacer le filtre.
Changer un filtre reinitialise la pagination a la page 1.
Pagination
Le grand livre utilise une pagination cote serveur avec une valeur par defaut de 50 elements par page. Vous pouvez modifier la taille de page et naviguer entre les pages a l'aide des controles en bas du tableau. Meme avec des milliers de transactions, la page se charge rapidement car seule la page actuelle de donnees est recuperee.
Comment l'utiliser
- Ouvrez le rapport Grand livre.
- Definissez la plage de dates souhaitee.
- Utilisez la barre de recherche pour trouver des transactions specifiques par description, numero de reference ou nom de partie.
- Utilisez le filtre par categorie pour restreindre les resultats a un type specifique de depense.
- Utilisez les controles de page en bas pour naviguer dans de grands ensembles de transactions.
Format d'exportation : Excel (.xlsx) uniquement.
Tableau des flux de tresorerie
Ce qu'il affiche : Comment la tresorerie entre et sort de votre garage sur une periode donnee. Contrairement au compte de resultat (qui inclut des elements non monetaires), le tableau des flux de tresorerie se concentre strictement sur la tresorerie reellement recue et payee.
Pourquoi c'est important pour votre garage : Vous pouvez etre rentable sur le papier mais manquer de tresorerie si les clients paient en retard ou si vous faites des achats importants d'equipement. Ce rapport vous montre exactement comment votre position de tresorerie evolue, vous permettant de planifier et d'eviter les insuffisances.
Type de date : Plage de dates (date de debut a date de fin). Par defaut le mois en cours.
Ce que vous verrez
Le tableau des flux de tresorerie comporte trois onglets :
Onglet Resume
Un etat financier structure montrant :
| Section | Lignes |
|---|---|
| Activites operationnelles | Tresorerie recue des clients |
| Tresorerie versee aux fournisseurs (affichee en negatif) | |
| Tresorerie payee pour les charges d'exploitation (affichee en negatif) | |
| Tresorerie operationnelle nette (sous-total) | |
| Activites d'investissement | Achats d'equipement (affiches en negatif) |
| Tresorerie d'investissement nette (sous-total) | |
| Flux de tresorerie net | Le total general de toutes les activites |
Les montants verts signifient la tresorerie entrante ; les montants rouges signifient la tresorerie sortante.
Onglet Operationnel
Un tableau montrant chaque categorie de flux de tresorerie operationnel et son montant.
| Colonne | Description |
|---|---|
| Categorie | Tresorerie recue des clients, tresorerie versee aux fournisseurs ou tresorerie payee pour les charges d'exploitation |
| Montant | Le montant (positif = entree, negatif = sortie) |
Onglet Investissement
Un tableau montrant les activites d'investissement.
| Colonne | Description |
|---|---|
| Categorie | Achats d'equipement |
| Montant | Le montant (generalement negatif, representant la tresorerie depensee) |
Comment l'utiliser
- Ouvrez le tableau des flux de tresorerie.
- Definissez votre plage de dates (par defaut le mois en cours).
- Regardez le chiffre Flux de tresorerie net en bas. Vert et positif, c'est bien. Rouge et negatif signifie que plus de tresorerie est sortie qu'entree.
- Verifiez les Activites operationnelles -- cela devrait idealement etre positif. Si c'est negatif, vos activites de base consomment plus de tresorerie qu'elles n'en generent.
- Verifiez les Activites d'investissement -- un chiffre negatif ici est normal et attendu si vous avez achete de l'equipement ou fait des ameliorations.
Bon a savoir : Un flux de tresorerie net negatif sur un mois n'est pas necessairement mauvais -- cela pourrait signifier que vous avez investi dans de nouveaux equipements. Mais si le flux de tresorerie operationnel est constamment negatif, c'est un signal pour enqueter.
Formats d'exportation : Excel (.xlsx), CSV (.csv) et PDF (.pdf).
Bilan
Ce qu'il affiche : Un instantane de la situation financiere de votre garage a un moment precis. Il liste tout ce que votre garage possede (actifs), tout ce qu'il doit (passifs) et la difference (capitaux propres -- ce qui appartient aux proprietaires).
Pourquoi c'est important pour votre garage : Le bilan vous indique la sante financiere globale de votre entreprise. Il repond a la question : "Si nous reglions toutes nos dettes aujourd'hui, que resterait-il ?" Les preteurs et investisseurs consultent ce rapport pour evaluer votre entreprise.
Type de date : Date unique "A la date du" (instantane). Par defaut aujourd'hui.
Important : Le bilan affiche un avis indiquant qu'il est genere a partir des donnees operationnelles de votre garage et peut ne pas inclure les ajustements externes. Pour les comptes statutaires et les declarations fiscales, reconciliez avec votre comptable.
Ce que vous verrez
Le rapport est presente comme un seul etat financier structure avec trois sections :
Actifs :
| Ligne | Ce qu'elle inclut |
|---|---|
| Creances clients | Argent que les clients vous doivent (factures impayees et reservations non facturees) |
| Stocks | Pieces et materiaux actuellement en stock |
| Total des actifs courants | Somme des creances et des stocks |
| Immobilisations | Actifs a long terme comme l'equipement et les outils |
| Total des actifs | Actifs courants + Immobilisations |
Passifs :
| Ligne | Ce qu'elle inclut |
|---|---|
| Dettes fournisseurs | Argent que vous devez aux fournisseurs |
| Total des passifs courants | Somme des dettes a court terme |
| Passifs a long terme | Dettes exigibles plus tard dans le futur (affichees uniquement si applicable) |
| Total des passifs | Passifs courants + Passifs a long terme |
Capitaux propres :
| Ligne | Ce qu'elle inclut |
|---|---|
| Capitaux propres du proprietaire | Actifs moins passifs. Affiche la formule utilisee pour le calcul |
| Total des capitaux propres | La part des proprietaires dans l'entreprise |
L'equation comptable fondamentale (Actifs = Passifs + Capitaux propres) est verifiee automatiquement, et un avertissement apparaitra si elle n'est pas equilibree.
Comment l'utiliser
- Ouvrez le rapport Bilan.
- Selectionnez la date "A la date du" a l'aide du selecteur de dates (par defaut aujourd'hui).
- Verifiez que le total des actifs est superieur au total des passifs -- si c'est le cas, vos capitaux propres sont positifs, ce qui est sain.
- Regardez les creances clients dans les actifs -- si ce chiffre est tres eleve, cela signifie qu'une grande partie de votre tresorerie est immobilisee dans des factures impayees.
- Regardez les dettes fournisseurs dans les passifs -- cela montre combien vous devez aux fournisseurs.
Format d'exportation : Excel (.xlsx) uniquement.
Soldes des comptes
Ce qu'il affiche : Un apercu rapide de tous vos comptes financiers -- tant les comptes de revenus que les comptes de depenses -- avec leurs soldes actuels.
Pourquoi c'est important pour votre garage : Cela vous donne une vue rapide, en un coup d'oeil, de la repartition de votre argent dans tous vos comptes. C'est plus simple que le grand livre et plus cible que le compte de resultat, ce qui le rend parfait pour une verification quotidienne ou hebdomadaire rapide.
Type de date : Plage de dates (date de debut a date de fin). Par defaut le mois en cours.
Ce que vous verrez
En haut, une carte de resume affiche :
| Ligne | Ce qu'elle signifie |
|---|---|
| Revenus totaux | Somme de tous les comptes de revenus |
| Depenses totales | Somme de tous les comptes de depenses (affichees en negatif) |
| Resultat net | Revenus moins depenses |
Sous le resume, deux tableaux cote a cote affichent :
Tableau des comptes de revenus :
| Colonne | Description |
|---|---|
| Numero de compte | Le numero de reference du compte |
| Nom du compte | Le nom du compte de revenus |
| Solde | Le total pour ce compte dans la periode selectionnee |
Tableau des comptes de depenses :
| Colonne | Description |
|---|---|
| Numero de compte | Le numero de reference du compte |
| Nom du compte | Le nom du compte de depenses |
| Solde | Le total pour ce compte dans la periode selectionnee |
Si aucune transaction n'a ete enregistree pour la periode selectionnee, vous verrez un message d'etat vide au lieu des tableaux. C'est normal pour un garage tout neuf ou une plage de dates tres etroite.
Comment l'utiliser
- Ouvrez le rapport Soldes des comptes.
- Definissez la plage de dates souhaitee.
- Consultez la carte de resume en haut pour un bilan de sante rapide.
- Examinez le tableau des comptes de revenus pour voir quelles sources de revenus sont les plus fortes.
- Examinez le tableau des comptes de depenses pour voir ou les couts sont concentres.
Format d'exportation : Excel (.xlsx) uniquement.
Travailler avec les plages de dates et les filtres
Rapports par plage de dates
Les rapports suivants utilisent une date de debut et une date de fin pour definir la periode couverte :
- Compte de resultat
- Rapport de TVA / Taxes
- Grand livre
- Tableau des flux de tresorerie
- Soldes des comptes
Pour definir la plage de dates : Cliquez sur le selecteur de dates dans la zone d'en-tete. Selectionnez votre date de debut et votre date de fin. Le rapport se met a jour automatiquement.
Par defaut : Tous les rapports par plage de dates commencent avec le mois en cours selectionne (du 1er du mois en cours a aujourd'hui).
Plages de dates courantes a essayer :
- Ce mois-ci -- Voir comment vous progressez ce mois-ci.
- Le mois dernier -- Examiner les resultats complets du mois precedent.
- Ce trimestre -- Utile pour les declarations fiscales trimestrielles et les revues d'activite.
- Cette annee (depuis le debut de l'annee) -- Obtenir la vue d'ensemble de l'annee en cours.
Rapports instantanes
Les rapports suivants utilisent une seule date "A la date du" pour montrer un instantane a ce moment precis :
- Balance agee des creances
- Balance agee des dettes fournisseurs
- Bilan
Pour definir la date : Cliquez sur le bouton de calendrier et selectionnez la date pour laquelle vous souhaitez l'instantane. La balance agee des creances et le bilan utilisent un selecteur de calendrier ; la balance agee des dettes fournisseurs utilise la date de fin du selecteur de plage de dates. Le rapport se met a jour automatiquement.
Par defaut : La date du jour.
Filtres (Grand livre)
Le rapport Grand livre offre un filtrage supplementaire :
- Recherche -- Tapez n'importe quel mot-cle pour rechercher dans les descriptions, references et noms de parties.
- Categorie -- Filtrez par categorie de depenses (CMV, Operationnel, Services publics, Loyer, Salaire, Equipement, Marketing, Autre).
Filtres (Balance agee des creances)
Le rapport Balance agee des creances vous permet de filtrer par type dans les onglets Analyse du vieillissement, Par client et Details :
- Tout -- Afficher tous les elements en souffrance.
- Facturees uniquement -- Afficher uniquement les elements avec une facture formelle.
- Non facturees -- Afficher uniquement les reservations terminees qui n'ont pas encore ete facturees.
Exporter et telecharger les rapports
Chaque rapport financier dans autoGMS peut etre exporte pour une utilisation hors ligne, un partage avec votre comptable ou la conservation de vos archives.
Comment exporter
- Ouvrez le rapport que vous souhaitez exporter.
- Definissez la plage de dates ou la date "A la date du" souhaitee.
- Appliquez les filtres souhaites (l'exportation refletera vos filtres actuels).
- Cliquez sur le bouton Exporter dans la zone superieure droite de l'en-tete du rapport.
- Votre fichier se telechargera automatiquement.
Formats d'exportation par rapport
Tous les rapports ne prennent pas en charge les memes formats d'exportation. Le bouton d'exportation dans l'interface telecharge toujours en Excel, mais certains rapports prennent en charge des formats supplementaires via l'API.
| Rapport | Excel (.xlsx) | CSV (.csv) | PDF (.pdf) |
|---|---|---|---|
| Compte de resultat | Oui | -- | -- |
| TVA / Taxes | Oui | Oui | Oui |
| Balance agee des creances | Oui | Oui | Oui |
| Balance agee des dettes fournisseurs | Oui | Oui | Oui |
| Grand livre | Oui | -- | -- |
| Flux de tresorerie | Oui | Oui | Oui |
| Bilan | Oui | -- | -- |
| Soldes des comptes | Oui | -- | -- |
Nommage des fichiers
Les fichiers exportes sont nommes avec le type de rapport et soit la plage de dates, soit la date actuelle. Par exemple :
profit-loss-2025-01-15.xlsxaged-receivables-2025-01-15.xlsxgeneral-ledger.xlsx
Bon a savoir : Les donnees exportees refletent la plage de dates et les filtres que vous avez appliques a l'ecran. Si vous souhaitez une exportation complete et non filtree, assurez-vous d'effacer tous les filtres et de definir une large plage de dates avant d'exporter.
Conseils et bonnes pratiques
Pour les operations quotidiennes
- Consultez les soldes des comptes chaque semaine. Un rapide coup d'oeil aux revenus par rapport aux depenses vous indique si vous etes sur la bonne voie.
- Examinez la balance agee des creances chaque semaine. Relancez les factures dans la tranche 31-60 jours avant qu'elles ne glissent dans la tranche 61-90 jours. Plus une facture reste impayee longtemps, plus il est difficile de la recouvrer.
- Utilisez le filtre Non facturees sur la balance agee des creances. Les travaux termines qui n'ont pas ete factures representent de l'argent que vous avez gagne mais pas encore facture. Detectez-les rapidement.
Pour les revues mensuelles
- Generez le compte de resultat a la fin de chaque mois. Comparez-le au mois precedent pour reperer les tendances rapidement.
- Consultez votre tableau des flux de tresorerie mensuellement. Assurez-vous que le flux de tresorerie operationnel reste positif.
- Examinez la balance agee des dettes mensuellement. Faites attention aux factures approchant les 90 jours pour maintenir de bonnes relations fournisseurs.
Pour la declaration fiscale
- Utilisez le rapport de TVA / Taxes lors de la preparation de votre declaration. Definissez la plage de dates correspondant a votre periode de declaration (mensuelle, trimestrielle ou annuelle selon votre region).
- Exportez le rapport et partagez-le avec votre comptable. Le rapport de TVA prend en charge les exportations Excel, CSV et PDF -- utilisez le format que votre comptable prefere.
Pour la planification d'entreprise
- Utilisez le bilan lors d'une demande de pret ou d'un investissement. Il donne aux preteurs une vue claire de votre situation financiere.
- Suivez votre taux de marge brute dans le compte de resultat au fil du temps. S'il diminue, vos couts de pieces pourraient augmenter plus vite que vos prix.
Conseils generaux
- Utilisez les memes plages de dates de maniere coherente lorsque vous comparez des periodes. Par exemple, comparez toujours des mois complets a des mois complets, pas des periodes partielles.
- Exportez les rapports importants regulierement et conservez-les classes dans vos archives. C'est utile pour les audits et les bilans de fin d'annee.
- Faites attention aux avertissements d'integrite des donnees. Si vous voyez une banniere d'avertissement sur un rapport, cela peut indiquer un probleme de saisie de donnees qui doit etre corrige.
- Utilisez la modale Methodologie. Si un chiffre semble inattendu, cliquez sur le bouton Methodologie pour comprendre comment il a ete calcule avant de contacter le support.
Questions frequemment posees (FAQ)
Je ne vois pas les rapports financiers dans mon tableau de bord. Comment y acceder ?
Les rapports financiers sont une fonctionnalite premium supplementaire. Le proprietaire ou l'administrateur de votre organisation doit l'activer depuis les parametres d'abonnement. Une fois active, les rapports apparaitront pour tous les utilisateurs autorises de cette organisation.
Qui dans mon equipe peut consulter les rapports financiers ?
Les rapports financiers sont accessibles aux proprietaires d'organisation, aux proprietaires de garage et aux administrateurs de garage. Les techniciens et les clients n'ont pas acces aux donnees financieres.
A quelle frequence les donnees sont-elles mises a jour ?
Les rapports extraient les donnees en temps reel a partir des reservations, factures et depenses de votre garage. Chaque fois que vous ouvrez un rapport ou modifiez la plage de dates, vous voyez les donnees les plus recentes. Vous pouvez remarquer un bref indicateur "Mise a jour..." pendant le chargement des donnees. Les rapports sont mis en cache pour la performance -- les rapports bases sur les transactions (Compte de resultat, Grand livre, Flux de tresorerie) sont actualises toutes les heures, tandis que les rapports instantanes (Balance agee des creances, Balance agee des dettes fournisseurs, Bilan, Soldes des comptes) sont actualises toutes les deux heures.
Puis-je consulter les rapports de plusieurs garages ?
Chaque rapport affiche les donnees d'un seul garage a la fois. Si votre organisation a plusieurs garages, vous devrez basculer entre les garages pour voir leurs rapports individuels.
Que signifie l'avertissement d'integrite des donnees ?
autoGMS effectue des verifications automatiques pour s'assurer que les chiffres de chaque rapport sont coherents. Par exemple, dans le compte de resultat, il verifie que les revenus moins le CMV egalent la marge brute. Si les chiffres ne correspondent pas (ce qui peut arriver en raison d'arrondis ou de decalages temporels des donnees), une banniere d'avertissement apparait. Cela ne signifie pas que vos donnees sont erronees -- c'est simplement un signal pour verifier. Si vous voyez des avertissements frequemment, contactez le support.
Dans quelle devise sont les rapports ?
Tous les rapports utilisent la devise configuree pour votre garage. Celle-ci est definie en fonction de votre region (AED pour les EAU, SAR pour l'Arabie saoudite, QAR pour le Qatar, GBP pour le Royaume-Uni, EUR pour les garages europeens, USD pour l'international). Vous n'avez pas besoin de la configurer manuellement.
Puis-je personnaliser les periodes predefinies ?
Le systeme prend en charge les periodes predefinies courantes telles que Ce mois-ci, Le mois dernier, Ce trimestre, Le trimestre dernier, Cette annee, L'annee derniere, Les 30 derniers jours, Les 90 derniers jours, Depuis le debut de l'annee et Depuis le debut du trimestre. Vous pouvez egalement definir des plages de dates entierement personnalisees a l'aide du selecteur de dates.
Quelle est la difference entre la balance agee des creances et les soldes des comptes ?
La balance agee des creances se concentre specifiquement sur l'argent que les clients vous doivent, ventile par anciennete. Les soldes des comptes donnent un apercu plus large de tous vos comptes de revenus et de depenses. Ils servent des objectifs differents : la balance agee des creances aide au recouvrement, tandis que les soldes des comptes donnent un apercu financier rapide.
Quelle est la difference entre le compte de resultat et le tableau des flux de tresorerie ?
Le compte de resultat indique si votre garage est rentable (revenus moins depenses). Le tableau des flux de tresorerie montre la tresorerie reellement en mouvement. Ils peuvent raconter des histoires differentes : par exemple, vous pourriez afficher un benefice mais avoir un flux de tresorerie negatif si les clients n'ont pas encore paye leurs factures. Utilisez les deux ensemble pour une image complete.
Qu'est-ce que le bouton Methodologie ?
Chaque rapport dispose d'un bouton Methodologie dans l'en-tete. Cliquer dessus ouvre une modale qui explique comment les chiffres de l'onglet actuel sont calcules, quelles sources de donnees sont utilisees et inclut une clause de non-responsabilite concernant l'utilisation des rapports a des fins de gestion interne. Le contenu change en fonction de l'onglet que vous consultez.
Pourquoi le bilan affiche-t-il un avis sur les donnees partielles ?
Le bilan est genere a partir des donnees operationnelles de votre garage -- reservations, factures, depenses et inventaire. Il peut ne pas inclure les elements financiers externes comme les prets bancaires, les investissements externes ou les ajustements comptables manuels. Pour les comptes statutaires, les declarations fiscales ou les audits externes, reconciliez avec votre comptable.
Quelque chose ne semble pas correct dans mon rapport. Que dois-je faire ?
D'abord, verifiez que votre plage de dates est correcte. Puis verifiez que les reservations, factures et depenses dans votre systeme sont a jour. Cliquez sur le bouton Methodologie pour comprendre comment le chiffre est calcule. Si les chiffres semblent toujours incorrects, essayez de rafraichir le rapport (chaque rapport a une option de reessai/rafraichissement en cas d'erreur). Si le probleme persiste, contactez le support autoGMS avec le nom specifique du rapport, la plage de dates et une description de ce qui semble incorrect.
Ce guide couvre les rapports financiers autoGMS dans leur version actuelle. Les fonctionnalites et les mises en page peuvent etre mises a jour au fil du temps. Si vous avez des commentaires ou des questions non traitees ici, veuillez contacter le support autoGMS.