Gestion des reservations
Apercu
La gestion des reservations est le coeur de votre tableau de bord autoGMS. C'est la que vous creez, suivez et gerez chaque travail de service qui passe par votre garage -- du moment ou un client se presente ou appelle, jusqu'a l'achevement du travail.
Que vous exploitiez un atelier a une seule baie ou une operation multi-baies, cette fonctionnalite aide votre equipe a rester organisee, a eviter les doubles reservations et a tenir les clients informes a chaque etape.
Pourquoi c'est important :
- Donne a toute votre equipe une vue partagee et en temps reel de chaque travail dans le garage
- Suit chaque reservation a travers des etapes claires pour que rien ne passe entre les mailles du filet
- Vous aide a gerer la capacite de votre garage et a planifier votre journee efficacement
- Conserve un dossier complet des services, tarifs et details clients pour chaque travail
Comment y acceder
- Connectez-vous a votre tableau de bord autoGMS.
- Dans la barre laterale, selectionnez le garage que vous souhaitez gerer.
- Cliquez sur Reservations dans la navigation de la barre laterale.
Vous arriverez sur la page Reservations, qui affiche toutes les reservations de votre garage dans une vue tableau par defaut. En haut de la page, vous verrez des onglets pour Liste, Calendrier et -- selon les parametres de vos fonctionnalites -- Rappels et Plans de service.
Dans l'en-tete de la page, vous trouverez egalement un bouton Actualiser pour recharger vos donnees a la demande, et un bouton Parametres qui vous dirige vers votre page de configuration des reservations.
Fonctionnalites principales
- Vue en liste -- Un tableau consultable et filtrable de toutes vos reservations avec des actions en ligne
- Vue calendrier -- Des vues Jour, Semaine et Mois avec une ligne du temps par technicien, la capacite de chaque jour et un agenda du jour sur telephone
- Onglet Rappels -- Planifiez et gerez les rappels de service pour vos clients (soumis a activation de fonctionnalite)
- Onglet Plans de service -- Consultez et gerez les plans de service recurrents pour les clients de flotte lorsque les plans de service flotte sont actives
- Suivi des statuts -- Faites progresser les reservations a travers les etapes En attente, Confirmee, En service et Terminee
- Repartition intelligente -- Affectation automatisee des techniciens avec correspondance des competences lors du demarrage du service
- Mise en attente et reprise -- Mettez en pause un travail actif lorsque vous attendez des pieces ou l'approbation du client
- Mises a jour WhatsApp manuelles -- Ouvrez un message de suivi pret a envoyer depuis toute ligne de reservation, puis verifiez-le ou modifiez-le avant de l'envoyer dans WhatsApp
- Integration pre-inspection -- Completez les inspections de vehicules avant ou pendant le service
- Recherche et filtres -- Trouvez n'importe quelle reservation par nom de client, numero de telephone, numero de plaque ou statut
- Ajustements de prix -- Mettez a jour les tarifs depuis la page de detail de la reservation avec une raison obligatoire et un historique visible des prix
- Extras de service et lignes facturables -- Ajoutez des lignes facturables pour des services, de la main-d'oeuvre, des pieces, des travaux externes ou des elements personnalises avant qu'une reservation soit terminee
- Filtrage par type de client -- Filtrez entre clients particuliers et professionnels
- Mises a jour en temps reel -- Les reservations se mettent a jour en direct via des connexions WebSocket au fur et a mesure des modifications dans votre equipe
Comprendre les statuts de reservation
Chaque reservation dans autoGMS passe par un ensemble clair d'etapes. Imaginez un tapis roulant -- chaque travail avance d'une etape a la fois.
Le flux des statuts
En attente --> Confirmee --> En service --> Terminee
Toute reservation peut egalement etre Annulee a tout moment avant l'achevement.
Ce que signifie chaque statut
| Statut | Ce que cela signifie | Ce que vous devez faire |
|---|---|---|
| En attente | Une nouvelle reservation a ete creee mais pas encore examinee. | Examinez les details de la reservation et confirmez-la, ou annulez si necessaire. |
| Confirmee | La reservation a ete approuvee et est programmee pour le service. | Lorsque le vehicule arrive et que vous etes pret a travailler dessus, demarrez le service. |
| En service | Le travail est activement en cours dans votre garage. | Effectuez le travail, confirmez tout inventaire utilise, puis marquez le travail comme termine. |
| Terminee | Le service est acheve. | Le travail est fait. Le chiffre d'affaires de cette reservation est maintenant comptabilise dans vos rapports. |
| Annulee | La reservation a ete annulee. | Aucune action supplementaire necessaire. Les reservations annulees n'affectent pas votre chiffre d'affaires. |
Bon a savoir : Les reservations doivent progresser dans l'ordre. Vous ne pouvez pas passer directement de En attente a En service -- vous devez d'abord la confirmer. Cela garantit l'exactitude de vos dossiers et s'assure que rien n'est oublie.
En attente
Parfois, un travail doit etre mis en pause -- peut-etre que vous attendez l'arrivee d'une piece, ou le client doit approuver des travaux supplementaires. Lorsqu'une reservation est En service, vous pouvez la mettre En attente.
- Les travaux en attente restent au statut En service mais sont clairement marques pour que votre equipe sache qu'ils sont en pause.
- Vous devez fournir une raison et des notes optionnelles lors de la mise en attente d'un travail.
- Lorsque vous etes pret a continuer, reprenez simplement le travail.
- Le systeme enregistre la duree de mise en attente de chaque travail.
Guide etape par etape
Consulter votre liste de reservations
La vue par defaut lorsque vous ouvrez Reservations est l'onglet Liste -- un tableau affichant toutes vos reservations.
Ce que vous verrez :
- Deux cartes de resume sur desktop au-dessus du tableau :
- Revenus des interventions terminees (total des interventions terminees uniquement)
- Valeur du pipeline (valeur combinee des reservations en attente, confirmees et en service)
- Un tableau avec des colonnes pour le nom du client, le service, le vehicule, la date, le statut et le prix
- Des pastilles de filtre par statut en haut (En attente, Confirmee, En service, En attente, Terminee, Annulee) avec des badges de comptage a cote de chaque statut
- Une barre de recherche pour trouver des reservations specifiques
- Un menu deroulant de filtre par type de client (Tous, Particulier, Professionnel)
- Un bouton Exporter dans l'en-tete de page pour telecharger des fichiers CSV de reservations
- Des controles de pagination en bas avec un selecteur de taille de page
Lorsque le tableau charge de nouvelles donnees -- par exemple, apres avoir applique un filtre ou change de page -- les lignes existantes s'estompent legerement pour indiquer que des donnees fraiches sont en cours de chargement. Il n'y a pas d'indicateur de chargement en plein ecran, vous n'etes donc jamais bloque pour lire ce qui est deja a l'ecran.
Choisissez Exporter dans l'en-tete de page pour telecharger un CSV. Choisissez la date a analyser -- date de reservation, creation, confirmation, passage en service, fin ou annulation -- puis choisissez Aujourd'hui, 7 jours, Ce mois-ci, Mois dernier ou une periode personnalisee. Les periodes predefinies et personnalisees utilisent le fuseau horaire du garage.
L'export n'est pas limite aux lignes actuellement visibles dans le tableau. Il inclut chaque reservation correspondante dans la periode selectionnee, jusqu'a 5000 lignes. Le CSV contient le statut, l'origine, le service, les dates de statut, l'activite du personnel, les techniciens, le credit de recommandation, l'attribution de campagne, le poste, les inspections, les details client et vehicule, le statut du paiement, le cout des pieces, la marge brute et les notes.
Filtrer les reservations par statut
- Cliquez sur n'importe quelle pastille de statut pour filtrer le tableau afin de n'afficher que les reservations avec ce statut.
- Chaque pastille affiche un badge de comptage pour que vous puissiez voir en un coup d'oeil combien de reservations sont dans ce statut.
- Cliquez a nouveau sur une pastille selectionnee pour retirer ce filtre.
Rechercher des reservations
Utilisez la barre de recherche en haut du tableau pour trouver des reservations par :
- Prenom ou nom du client
- Numero de telephone
- Numero de plaque d'immatriculation
Les resultats se mettent a jour au fur et a mesure que vous tapez, la recherche s'executant cote serveur pour des resultats precis sur l'ensemble de votre historique de reservations.
Trier les reservations
Cliquez sur n'importe quel en-tete de colonne pour trier par cette colonne. Cliquez a nouveau pour inverser l'ordre de tri. Le tri est gere cote serveur, il fonctionne donc correctement meme lorsque vous avez des milliers de reservations sur de nombreuses pages. Par defaut, les reservations sont triees par date avec les plus recentes en premier.
Filtrer par type de client
Utilisez le menu deroulant de type de client pour afficher uniquement les clients Particuliers, uniquement les clients Professionnels ou Tous les clients. C'est particulierement utile lorsque vous devez vous concentrer sur les travaux de flotte ou les services de vehicules personnels.
Gerer les details du service et les extras
Ouvrez une reservation pour gerer les details du travail depuis la page de detail de la reservation.
Dans la section Service, vous pouvez :
- consulter le service reserve et les lignes facturables
- ajouter des lignes facturables pour un service, de la main-d'oeuvre, une piece, des travaux externes ou un element personnalise avant que la reservation soit terminee
- saisir une description, une quantite et un prix unitaire pour chaque ligne supplementaire
- voir le sous-total des travaux, la taxe estimee et le montant a facturer avant la generation d'une facture
- voir le total de facture enregistre apres la generation d'une facture
Les lignes supplementaires ne necessitent pas d'approbation client dans autoGMS. Elles mettent a jour la valeur de la reservation immediatement et sont enregistrees dans l'historique d'activite de la reservation. Une fois qu'une reservation est terminee ou verrouillee, les modifications de service ne sont plus disponibles.
L'affichage de la taxe suit l'etat financier de la reservation :
- les reservations ouvertes sans facture ni devis approuve utilisent le taux de TVA/taxe actuel du garage comme montant indicatif
- les devis approuves affichent le total approuve et la taxe incluse de ce devis
- les factures generees affichent la taxe et le total de facture enregistres sur la facture
Utiliser la vue calendrier
La vue calendrier affiche vos reservations sur un calendrier pour planifier la journee et la semaine de l'atelier.
Comment passer a la vue calendrier :
- Sur la page Reservations, cliquez sur l'onglet Calendrier en haut de la page.
Le calendrier se charge la premiere fois que vous l'ouvrez. Une fois affiche, la barre laterale se replie automatiquement pour lui laisser plus de place.
Ce que vous verrez :
- La barre d'outils propose Aujourd'hui, les fleches precedent et suivant, les dates affichees, la recherche, Filtrer, et Jour, Semaine et Mois.
- A cote des dates, la barre d'outils indique le taux de remplissage de la periode, par exemple
8 sur 10 réservés. - Les heures en dehors de vos horaires d'ouverture sont grisees, et une ligne rouge indique l'heure actuelle.
- Un clic sur une reservation ouvre un court resume a cote, sans quitter le calendrier.
Bon a savoir : Le calendrier conserve le jour, la semaine ou le mois actuel dans l'adresse de la page. Si vous actualisez ou partagez le lien, il se rouvre au meme endroit.
Vues du calendrier
| Vue | A quoi elle sert | Comment l'utiliser |
|---|---|---|
| Jour | Repartir le travail de l'atelier | Chaque technicien est une ligne et la journee se lit de gauche a droite. Faites glisser une reservation sur un technicien pour fixer l'heure et l'attribuer en une fois. |
| Semaine | Planifier la semaine | Chaque jour est une colonne d'heures. Faites glisser les reservations vers de nouveaux horaires, ou faites glisser sur un creneau libre pour le reserver. |
| Mois | Reperer les jours charges et calmes | Chaque jour affiche ses trois premieres reservations et son taux de remplissage. Cliquez sur un jour ou sur + de plus pour l'ouvrir. |
Si votre garage n'utilise pas de creneaux horaires, les vues Jour et Semaine affichent les reservations de chaque jour sous forme de cartes plutot qu'une grille d'heures.
Code couleur
- Ambre avec un contour pointille -- En attente
- Bleu -- Confirmee
- Violet -- En service
- Gris avec une coche verte -- Terminee
Les reservations annulees sont masquees du calendrier. Les reservations terminees restent visibles mais en lecture seule.
Reservations a planifier
Une reservation peut avoir un jour mais pas d'heure de debut. Dans la vue Semaine, ces reservations attendent dans le panneau À planifier a droite, regroupees par jour. Faites-en glisser une sur le calendrier pour lui donner une heure. Cliquez sur À planifier dans la barre d'outils pour afficher ou masquer le panneau.
Dans la vue Jour, les memes reservations apparaissent dans la ligne À planifier au-dessus des techniciens. Faites-en glisser une sur un technicien pour fixer l'heure et l'attribuer en meme temps.
Reserver un creneau libre
- Cliquez sur un creneau libre pour l'attribuer a une reservation qui n'a pas encore d'heure.
- Dans la vue Semaine, faites glisser sur plusieurs creneaux libres pour choisir une duree plus longue.
- Dans la fenetre, cliquez sur Nouveau rendez-vous pour ouvrir le formulaire avec la date et l'heure de debut deja remplies.
Deplacer et redimensionner
- Faites glisser une reservation active vers un autre horaire.
- Dans la vue Jour, faites glisser une reservation vers la ligne d'un autre technicien pour la reattribuer, ou vers Non attribué pour retirer le technicien.
- Faites glisser le bord inferieur d'une reservation dans la vue Semaine, ou son bord droit dans la vue Jour, pour changer sa duree.
- Apres un deplacement ou un redimensionnement, le calendrier enregistre automatiquement le nouvel horaire.
- Si l'enregistrement echoue, la reservation revient a sa position d'origine.
- Les reservations terminees restent visibles, mais ne peuvent pas etre deplacees ni redimensionnees.
Indicateurs de capacite
Si votre garage a une limite de reservations par jour, le calendrier indique le remplissage de chaque jour :
- Dans la vue Semaine, chaque en-tete de jour affiche une petite barre et le nombre par rapport a la limite, par exemple
3 sur 10. - Dans la vue Mois, la meme barre apparait en bas de chaque jour. Les jours complets passent en rouge.
- Dans la vue Jour, la ligne de chaque technicien indique la part de sa journee deja reservee, par exemple
4 h 30 min sur 10 h. - La capacite compte toutes les reservations non annulees du jour. Un jour complet reste donc complet meme si la recherche ou les filtres masquent ses reservations.
- Sans limite quotidienne, le calendrier affiche le nombre de reservations a la place.
Rechercher dans la vue calendrier
Utilisez la barre de recherche dans la barre d'outils du calendrier pour trouver des reservations par nom de client, numero de telephone ou plaque d'immatriculation. Le calendrier se place sur la premiere reservation trouvee.
La capacite compte toujours toutes les reservations non annulees, afin qu'un filtre ne fasse pas paraitre un jour complet disponible.
Ouvrir une reservation depuis le calendrier
Cliquez sur une reservation pour voir un resume avec le service, le vehicule, le technicien et le numero de telephone. Depuis ce resume :
- Cliquez sur Ouvrir le rendez-vous pour aller a la page de detail.
- Pour une reservation en attente, cliquez sur Confirmer le rendez-vous pour la confirmer sans quitter le calendrier.
Dans la vue Mois, cliquez sur un jour pour l'ouvrir dans la vue Jour. La vue et la date selectionnees sont conservees dans l'adresse de la page, afin qu'une actualisation ou un lien partage rouvre le meme emplacement.
Sur votre telephone
Sur un telephone, le calendrier affiche un jour a la fois :
- Touchez un jour dans la bande de la semaine pour l'ouvrir, ou touchez le nom du mois pour choisir une date.
- Le jour liste ses reservations par heure, avec les creneaux libres pendant vos horaires d'ouverture. Touchez Réserver sur un creneau libre pour commencer une reservation a cette heure.
- Touchez une reservation pour voir son resume, puis confirmez-la ou ouvrez-la.
Sur la page de detail, l'heure planifiee de la reservation est egalement affichee lorsqu'elle existe, afin que l'equipe puisse verifier l'heure d'arrivee attendue d'un simple coup d'oeil.
Modifier le statut d'une reservation
Vous pouvez faire progresser une reservation a travers ses statuts directement depuis le tableau des reservations en utilisant les boutons d'action sur chaque ligne.
Confirmer une reservation en attente
- Trouvez la reservation dans la liste.
- Cliquez sur le bouton d'action ou le menu d'actions sur la ligne de la reservation.
- Selectionnez Confirmer.
- Une boite de dialogue de confirmation apparait. Examinez les details et confirmez.
Ce qui se passe : La reservation passe au statut Confirmee. Si le client a un e-mail enregistre et que les notifications sont activees, il recoit une notification de confirmation.
Demarrer le service sur une reservation confirmee (Repartition intelligente)
Le demarrage du service implique un flux de travail guide appele Repartition intelligente qui garantit que chaque travail est correctement configure avant le debut des travaux.
- Trouvez la reservation confirmee dans la liste.
- Cliquez sur le menu d'actions et selectionnez Demarrer le service.
- Verification de pre-inspection -- Si une pre-inspection est requise pour votre garage et n'a pas ete effectuee, vous serez invite a la completer d'abord. Une fenetre modale s'ouvre pour vous guider dans le processus d'inspection.
- Affectation du technicien -- La fenetre modale d'affectation du technicien s'ouvre, affichant vos techniciens disponibles avec des scores de correspondance bases sur les competences et la charge de travail actuelle. Selectionnez le meilleur profil pour le travail.
- Confirmez pour demarrer le service.
Ce qui se passe : La reservation passe au statut En service. Une fiche de travail est automatiquement creee et assignee -- vous n'avez pas besoin de selectionner manuellement une baie. Le systeme gere l'allocation des baies pour vous. Le technicien assigne est lie au travail et le systeme commence a suivre la duree du service.
Bon a savoir : Vous n'avez pas besoin de selectionner manuellement une baie. autoGMS cree automatiquement une fiche de travail pour chaque travail actif. Le systeme de repartition intelligente suggere le meilleur technicien disponible en fonction de ses competences, de son experience avec le type de service et de sa charge de travail actuelle, pour que vous puissiez faire une affectation eclairee rapidement.
Terminer un travail
- Trouvez la reservation en service dans la liste.
- Cliquez sur le menu d'actions et selectionnez Terminer.
- Confirmation d'inventaire -- S'il y a des articles d'inventaire en attente assignes au travail qui n'ont pas ete confirmes comme utilises, vous serez invite a les confirmer d'abord.
- Verification de pre-inspection -- Si une pre-inspection etait requise mais n'a pas ete effectuee, vous serez invite a la completer.
- Si des blocages subsistent, une boite de dialogue de blocages apparaitra listant tout ce qui doit etre resolu avant que le travail puisse etre termine.
- Une fois toutes les conditions remplies, confirmez l'achevement.
Ce qui se passe : La reservation passe au statut Terminee. Le chiffre d'affaires est enregistre et reflete dans vos rapports et analyses. Si l'automatisation des avis est configuree, une demande d'avis peut etre envoyee au client.
Annuler une reservation
- Trouvez la reservation dans la liste.
- Cliquez sur le menu d'actions et selectionnez Annuler.
- Saisissez le motif d'annulation obligatoire.
- Si de l'argent est lie, choisissez son traitement : le laisser inchange, le rembourser, le conserver en avoir client, transferer un acompte vers une autre reservation eligible du meme client, ou le conserver comme frais d'annulation. Le montant peut etre reparti lorsque les options disponibles le permettent.
- Verifiez les montants, puis confirmez.
Ce qui se passe : La reservation passe a Annulee et chaque decision financiere est enregistree. Le travail annule n'est pas du chiffre d'affaires de service. Une facture de frais d'annulation est l'exception et compte comme revenu de frais. Aucun remboursement ou transfert n'est silencieux ; un enregistrement gere par un fournisseur peut etre bloque ou rester en attente de confirmation.
Remboursement manuel : Pour les especes, un virement bancaire ou un autre paiement hors ligne, autoGMS enregistre un remboursement que vous avez deja paye hors du systeme. Il n'envoie pas l'argent. Saisissez le mode, la reference et confirmez que le client a deja ete paye.
Mettre un travail en attente et le reprendre
Mettre un travail en attente
- Trouvez une reservation En service dans la liste.
- Cliquez sur le menu d'actions et selectionnez Mettre en attente.
- Selectionnez une raison dans le menu deroulant (par exemple, en attente de pieces, approbation du client necessaire).
- Ajoutez des notes expliquant la mise en attente.
- Cliquez sur Confirmer.
Ce que vous verrez : La reservation affiche un badge "En attente" avec la raison. Le statut reste En service, mais la mise en attente est clairement visible pour toute votre equipe dans les vues liste et calendrier.
Reprendre un travail
- Trouvez la reservation en attente dans la liste.
- Cliquez sur le menu d'actions et selectionnez Reprendre.
Ce qui se passe : La mise en attente est levee et le travail est a nouveau actif. Le systeme enregistre la duree de mise en attente du travail.
Envoyer une mise a jour WhatsApp manuellement
Utilisez l'action de la ligne pour informer le client sans modifier a nouveau le statut de la reservation :
- Trouvez la reservation dans la liste.
- Ouvrez Plus d'actions et selectionnez WhatsApp.
- autoGMS recommande la mise a jour correspondante : Reservation recue, Reservation confirmee, Travail commence, En pause, Pret a recuperer ou Reservation annulee.
- Conservez cette mise a jour ou choisissez-en une autre, puis verifiez ou modifiez le message.
- Cliquez sur Ouvrir WhatsApp.
- WhatsApp s'ouvre avec le message deja rempli. Verifiez-le une derniere fois, puis appuyez sur Envoyer dans WhatsApp.
Cliquer sur Ouvrir WhatsApp enregistre WhatsApp ouvert dans l'onglet Communication du client, avec le contexte de la reservation, du service et du vehicule. Cela enregistre l'ouverture du brouillon ; autoGMS ne peut pas confirmer que vous avez appuye sur Envoyer dans WhatsApp. Le journal commence au moment ou ce suivi devient disponible et n'ajoute pas retroactivement les anciennes ouvertures.
Le client doit avoir un numero international valide avec l'indicatif du pays. Les messages de mise en attente par defaut utilisent un texte adapte au client pour l'attente de pieces, l'attente d'une approbation et une pause demandee par le client. Les motifs internes ou inconnus utilisent un message general.
Bon a savoir : Cette action reste toujours manuelle. La carte Modèles WhatsApp des Paramètres de réservation contrôle uniquement le brouillon ; elle n'envoie pas le message automatiquement.
Effectuer une pre-inspection
Si votre organisation a active la pre-inspection, vous pouvez la lancer depuis le tableau des reservations a tout moment.
- Trouvez la reservation dans la liste.
- Cliquez sur le menu d'actions et selectionnez Pre-inspection.
- Une fenetre modale de flux de travail s'ouvre pour vous guider dans le processus d'inspection.
Les pre-inspections peuvent etre effectuees avant le demarrage du service (recommande) ou pendant la phase En service. Si votre organisation a defini les pre-inspections comme obligatoires, le systeme les exigera avant d'autoriser les transitions de statut.
Definir un rappel
Si la fonctionnalite de rappels de service est activee pour votre garage :
- Trouvez la reservation dans la liste.
- Cliquez sur le menu d'actions et selectionnez Definir un rappel.
- Une boite de dialogue s'ouvre ou vous pouvez configurer quand et comment le client doit etre rappele pour son prochain service.
Bon a savoir : Les rappels sont une fonctionnalite separee qui peut etre geree en masse depuis l'onglet Rappels. Definir un rappel depuis une ligne de reservation est un raccourci rapide pour les reservations individuelles.
Ajuster les prix
Vous pouvez ajuster le prix d'une reservation directement depuis le tableau des reservations.
- Dans la liste des reservations, trouvez la colonne de prix de la reservation que vous souhaitez ajuster.
- Cliquez sur le prix pour ouvrir le controle d'ajustement de prix.
- Saisissez le nouveau prix ou appliquez une remise/majoration.
- Confirmez la modification.
Ce qui se passe : Le prix final est mis a jour. Le systeme conserve une trace du prix original et de tous les ajustements effectues, pour que vous ayez toujours une piste d'audit complete.
Bon a savoir : Les ajustements de prix ne peuvent etre effectues que sur des reservations qui ne sont pas encore terminees ou annulees.
Utiliser l'onglet Rappels
Si votre garage a la fonctionnalite rappels de service activee, vous verrez un onglet Rappels sur la page Reservations.
Cliquez sur l'onglet pour ouvrir l'onglet Rappels de service, qui vous donne une interface dediee pour gerer tous les rappels de service de votre base clients. Une infobulle d'aide est disponible dans l'en-tete de l'onglet -- cliquez dessus pour apprendre comment fonctionne le systeme de rappels, y compris les regles d'automatisation et les canaux de diffusion.
Pour plus de details sur les rappels, consultez la documentation Rappels de service.
Utiliser l'onglet Plans de service
Si votre garage a activé les Plans de service dans les Paramètres de réservation, vous verrez un onglet Plans de service sur la page Reservations.
Cet onglet affiche tous les plans de service actifs et passes pour vos clients de flotte. Les plans de service definissent des calendriers d'entretien recurrents pour les vehicules de flotte, facilitant la gestion des contrats de service continus avec les comptes professionnels.
Bon a savoir : L'onglet Plans de service n'apparait que lorsque les plans de service flotte sont actifs. Si vous ne le voyez pas, allez dans Reservations > Parametres et activez Plans de service.
Gestion de l'e-mail client manquant
Lors de l'execution de certaines actions -- comme l'envoi de confirmations ou de factures -- autoGMS peut detecter que le client n'a pas d'adresse e-mail enregistree. Lorsque cela se produit, une boite de dialogue vous invite a saisir l'e-mail du client avant de poursuivre.
Cela garantit que les communications et factures par e-mail peuvent etre delivrees sans interruption.
Creer un bon de livraison
Utilisez un bon de livraison quand le vehicule ou le travail est pret a etre remis au client.
- Dans la liste des reservations, filtrez par le statut Terminee.
- Ouvrez le menu d'actions de la ligne de la reservation terminee.
- Cliquez sur Creer le bon de livraison, Voir le bon de livraison ou Telecharger le bon de livraison.
- autoGMS enregistre le PDF dans les pieces jointes du client pour cette reservation.
Le bon de livraison est un document de remise. Il affiche le vehicule, le client, les travaux effectues, le resultat du controle qualite lorsqu'il est enregistre, la date de remise et les informations d'accuse. Il ne remplace pas une facture ou un recu de paiement.
Le PDF est genere dans la langue preferee de votre garage (anglais, arabe ou francais).
Depuis la page de detail d'une reservation, vous pouvez imprimer ou reimprimer la fiche de travail au format PDF, meme apres la fin du travail et la liberation de sa baie.
Reference des actions par ligne
Voici une reference complete des actions disponibles sur chaque ligne de reservation, selon le statut actuel de la reservation :
| Action | Disponible quand | Ce qu'elle fait |
|---|---|---|
| Voir | N'importe quel statut | Ouvre la page de detail complete de la reservation |
| Confirmer | En attente | Fait passer la reservation au statut Confirmee |
| Demarrer le service | Confirmee | Lance le flux de repartition intelligente (pre-inspection, affectation du technicien, changement de statut) |
| Terminer | En service | Marque le travail comme termine (apres verifications d'inventaire et de pre-inspection) |
| Annuler | En attente, Confirmee, En service | Annule la reservation avec une note obligatoire |
| Pre-inspection | En attente, Confirmee, En service | Ouvre la fenetre modale de flux de pre-inspection |
| Mettre en attente | En service | Met le travail en attente avec une raison et des notes |
| Reprendre | En service (en attente) | Leve la mise en attente et reprend le travail |
| N'importe quel statut | Ouvre un message de suivi modifiable ; le personnel l'envoie depuis WhatsApp | |
| Definir un rappel | N'importe quel statut actif | Ouvre la boite de dialogue de creation de rappel (si la fonctionnalite rappels est activee) |
| Bon de livraison | Terminee (liste filtree sur Terminee) | Cree, ouvre ou telecharge le document de remise du vehicule |
Conseils et bonnes pratiques
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Commencez chaque journee en verifiant les reservations En attente. Confirmez-les tot pour que votre equipe sache ce qui arrive et que vos clients recoivent des notifications de confirmation en temps voulu.
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Utilisez les filtres par statut pour vous concentrer. Filtrez par "En service" pour ne voir que les travaux actifs, ou par "Confirmee" pour voir ce qui est programme ensuite. Les badges de comptage sur chaque pastille vous permettent de reperer facilement ou votre attention est necessaire.
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Utilisez la vue calendrier pour la planification. La vue semaine est particulierement utile pour voir l'activite de chaque jour et equilibrer votre charge de travail sur la semaine.
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Effectuez les pre-inspections avant de demarrer le service. Bien que le systeme vous permette de les completer pendant la phase En service, les faire en amont permet de detecter les problemes tot et d'eviter les retards une fois le travail commence.
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Laissez la repartition intelligente guider la selection des techniciens. Les scores de correspondance dans la fenetre modale d'affectation des techniciens prennent en compte les competences, l'experience et la charge de travail actuelle. Faites confiance aux suggestions, mais passez outre quand vous savez mieux -- vous connaissez votre equipe.
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Utilisez la mise en attente lorsque vous attendez. Plutot que de laisser un travail inactif, mettez-le en attente avec une raison claire. Cela indique a votre equipe exactement pourquoi le travail est arrete et vous aide a suivre les retards avec precision.
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Verifiez les indicateurs de capacite. Si vous avez une limite quotidienne, utilisez les resumes du mois pour reperer les jours Legers, Moderes, Charges et Complets. Les jours complets restent mis en evidence meme si les filtres masquent leurs reservations.
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Actualisez si quelque chose semble incorrect. Cliquez sur le bouton Actualiser dans l'en-tete de la page pour recuperer les dernieres donnees. Le systeme se met a jour en temps reel via des connexions en direct, mais une actualisation manuelle peut aider si vous suspectez des donnees obsoletes.
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Gardez les details du vehicule complets. L'ajout du numero de chassis et du numero de plaque d'immatriculation facilite la recherche de reservations plus tard et maintient l'exactitude de vos dossiers clients.
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Utilisez le filtre par type de client pour le travail de flotte. Lorsque vous gerez un melange de clients particuliers et professionnels, passez le menu deroulant sur "Professionnel" pour vous concentrer sur les travaux de flotte qui peuvent necessiter une facturation consolidee.
Questions frequemment posees
Puis-je sauter un statut ? Par exemple, passer directement de En attente a En service ?
Non. Les reservations doivent suivre la sequence : En attente, puis Confirmee, puis En service, puis Terminee. Cela garantit que chaque travail passe par un examen adequat avant le debut des travaux.
Que se passe-t-il si je termine un travail par erreur ?
Vous pouvez rouvrir un travail termine, ce qui le remet au statut En service. Le systeme recalculera les couts lorsque vous le terminerez a nouveau. C'est utile pour corriger des erreurs sans perdre la fiche de reservation.
Puis-je annuler une reservation terminee ?
Non. Une fois qu'une reservation est terminee, elle ne peut pas etre annulee. Si vous devez inverser un travail termine, rouvrez-le d'abord (ce qui le remet en En service), puis annulez-le a partir de la.
Les reservations annulees affectent-elles mon chiffre d'affaires ?
Le travail annule est exclu du chiffre d'affaires de service. Si vous conservez explicitement un montant comme frais d'annulation, la facture de frais generee compte comme revenu de frais.
Que signifie "En attente" ? Est-ce un statut separe ?
En attente n'est pas un statut separe -- c'est un indicateur sur les reservations En service. La reservation reste En service mais est clairement marquee comme en pause. Votre equipe peut voir la raison de la mise en attente, et le systeme suit la duree d'attente.
Je vois "Pre-inspection requise" lorsque j'essaie de demarrer le service. Que dois-je faire ?
Si votre organisation a active la fonctionnalite de pre-inspection avec une politique "obligatoire", chaque travail doit avoir une pre-inspection effectuee avant de pouvoir passer en En service ou etre termine. Le systeme vous invitera a completer la pre-inspection lorsque vous essaierez de faire progresser la reservation. Suivez le flux de travail a l'ecran pour la completer.
Que sont les confirmations d'inventaire ?
Lorsque des pieces ou des materiaux de votre inventaire sont assignes a un travail, ils doivent etre confirmes comme utilises avant que le travail puisse etre termine. Cela garantit l'exactitude de vos registres d'inventaire. S'il y a des articles d'inventaire non confirmes, le systeme vous invitera a les confirmer avant d'autoriser l'achevement.
Comment creer ou mettre a jour un devis depuis une reservation ou un travail existant ?
Ouvrez une reservation En attente, Confirmee ou En service et utilisez sa section Devis, ou ouvrez Devis, selectionnez le client et le vehicule, puis la reservation. autoGMS charge dans le devis la prestation actuelle, les travaux detailles, les prix et les pieces d'inventaire affectees au travail.
Si le devis contient deja des travaux, choisissez Ajouter les lignes pour les conserver et ajouter uniquement les lignes manquantes, Remplacer le brouillon pour utiliser seulement les donnees actuelles de la reservation et reinitialiser l'acompte, ou Annuler pour ne rien changer. Si la reservation possede deja un devis, ce devis s'ouvre et les travaux ajoutes, modifies ou retires sont signales pour verification au lieu d'etre remplaces silencieusement.
Vous pouvez ajouter les travaux proposes directement au devis sans modifier d'abord la reservation. Enregistrer le brouillon ne change pas silencieusement la reservation ; le perimetre approuve et le prix reviennent dans la reservation par le flux normal d'approbation du client.
Comment fonctionne la recherche ?
La barre de recherche dans la vue en liste recherche par prenom du client, nom de famille, numero de telephone et numero de plaque d'immatriculation. La recherche s'execute cote serveur, elle fonctionne donc sur l'ensemble de votre historique de reservations, quelle que soit la page que vous consultez. Les resultats se mettent a jour au fur et a mesure que vous tapez.
Qu'est-ce que la boite de dialogue de blocages ?
Lorsque vous essayez de faire progresser le statut d'une reservation et qu'il y a des conditions non remplies -- comme une pre-inspection incomplete ou des articles d'inventaire non confirmes -- une boite de dialogue de blocages apparait listant tout ce qui doit etre resolu d'abord. Traitez chaque element de la liste, puis reessayez le changement de statut.
Mes clients recevront-ils des notifications lorsque je modifie le statut d'une reservation ?
Les brouillons WhatsApp configures dans les Parametres de reservation sont manuels. Pour en envoyer un, choisissez Plus d'actions → WhatsApp sur la ligne, verifiez ou modifiez le message, cliquez sur Ouvrir WhatsApp, puis appuyez sur Envoyer dans WhatsApp.
Qu'est-ce que l'indicateur de capacite sur le calendrier ?
Si vous avez defini une limite quotidienne, chaque jour du calendrier affiche une petite barre et le nombre par rapport a la limite, par exemple 5 sur 10. Les jours complets passent en rouge. Le nombre utilise toutes les reservations non annulees, afin qu'un filtre ne fasse pas paraitre un jour complet disponible. Sans limite quotidienne, le calendrier affiche uniquement le nombre de reservations.
Qu'est-ce que la repartition intelligente ?
La repartition intelligente est le flux de travail automatise qui s'execute lorsque vous demarrez le service sur une reservation. Il verifie les exigences de pre-inspection, presente une fenetre modale d'affectation de technicien avec des scores de correspondance bases sur les competences et la charge de travail, et gere la transition de statut et la creation de la fiche de travail en un seul flux fluide. Vous n'avez pas besoin de selectionner manuellement les baies -- le systeme s'en charge automatiquement.
Je ne vois pas l'onglet Rappels. Comment l'activer ?
L'onglet Rappels est controle par l'indicateur de fonctionnalite rappels de service. Si vous ne le voyez pas, la fonctionnalite n'est peut-etre pas activee pour votre garage. Contactez votre administrateur pour activer les rappels de service dans les parametres de fonctionnalite de votre organisation.
Je ne vois pas l'onglet Plans de service. Ou est-il ?
L'onglet Plans de service n'apparait que lorsque les plans de service flotte sont actifs dans vos parametres de reservation. Si votre garage ne travaille pas avec des clients de flotte ou professionnels sur des contrats de service recurrents, vous n'avez peut-etre pas besoin de cette fonctionnalite. Pour l'activer, allez dans Reservations > Parametres et activez Plans de service.
Puis-je creer des reservations pour plusieurs vehicules en une fois ?
Oui. Lorsque vous creez une reservation pour un client professionnel avec des vehicules de flotte enregistres, vous pouvez selectionner plusieurs vehicules et creer des reservations pour tous en une seule fois. Vous pouvez attribuer le meme service a tous les vehicules ou choisir des services differents pour chacun.
Pourquoi ne puis-je pas modifier le service de ma reservation ?
Les services ne peuvent etre modifies que sur les reservations au statut En attente, Confirmee ou En service. Si la reservation est terminee ou annulee, le service est verrouille. Le menu affiche tous les services actifs de votre garage. Si le service choisi n'a pas de prix exact pour le type de vehicule de la reservation, autoGMS utilise le prix Autre du service ou le premier prix configure. Si aucun prix n'est configure, autoGMS fixe le prix du service de la reservation a 0.
Les reservations se mettent-elles a jour en temps reel ?
Oui. autoGMS utilise des connexions WebSocket pour transmettre les mises a jour en direct a votre page de reservations. Lorsqu'un collegue modifie le statut d'une reservation, affecte un technicien ou met a jour des details, votre vue se rafraichit automatiquement. Si vous remarquez quelque chose qui semble obsolete, utilisez le bouton Actualiser dans l'en-tete de la page.
Que signifie "Partiellement approuve" sur une reservation ?
Cela signifie que la reservation vient d'un devis ou le client a approuve seulement une partie des lignes. La reservation contient uniquement les travaux approuves, et les lignes refusees ou reportees restent dans le devis pour l'historique. L'en-tete de la reservation affiche Decision du devis : Partiellement approuve pour que l'equipe sache que le prix de la reservation ne reprend pas tout le devis original.