Bons de commande et gestion des fournisseurs
Aperçu
Le système de bons de commande vous offre un contrôle total sur l'approvisionnement en pièces. Vous pouvez créer des bons de commande professionnels, les envoyer à vos fournisseurs via plusieurs canaux, suivre les livraisons, calculer les coûts réels de revient et mettre à jour votre inventaire automatiquement -- le tout depuis votre tableau de bord autoGMS.
Ce guide couvre tout, de la création de votre premier bon de commande à la réception du stock avec des données de coût précises.
Ce que vous pouvez faire :
- Créer des bons de commande avec des lignes d'articles issus de votre inventaire existant ou de pièces entièrement nouvelles
- Gérer un répertoire complet de fournisseurs avec coordonnées, conditions de paiement et statistiques de performance
- Envoyer des commandes par email, WhatsApp ou votre client de messagerie par défaut avec des modèles professionnels pré-remplis
- Suivre le statut de livraison tout au long du cycle de vie, du brouillon à la clôture
- Enregistrer les coûts de revient (expédition, douane, manutention, assurance) pour calculer le coût réel de chaque pièce
- Recevoir le stock à l'aide d'un assistant guidé en 4 étapes couvrant le téléchargement de documents, la vérification des quantités, la répartition des coûts et les détails d'inventaire
- Mettre à jour l'inventaire automatiquement lorsque vous finalisez un bon de commande
- Affecter des articles à des travaux spécifiques afin que les coûts de pièces soient directement intégrés au chiffrage des travaux
- Gérer des commandes multi-devises avec conversion du taux de change au moment de la réception
Comment y accéder
- Ouvrez votre tableau de bord autoGMS.
- Sélectionnez votre garage dans la barre latérale.
- Cliquez sur Bons de commande dans le menu de navigation.
Vous arriverez sur la page des bons de commande, qui comporte trois onglets : Bons de commande, Fournisseurs et Mises à jour des prix.
Bon à savoir : Les bons de commande constituent un module soumis à l'activation de fonctionnalité. Il est accessible aux utilisateurs ayant les rôles suivants : propriétaire d'organisation, propriétaire de garage et responsable. Si vous ne le voyez pas dans votre barre latérale, contactez le propriétaire de votre organisation pour activer la fonctionnalité.
La page des bons de commande
Onglet 1 : Bons de commande
Il s'agit de votre vue principale pour gérer tous les bons de commande.
Filtres et contrôles
En haut de la page, vous trouverez :
- Barre de recherche -- Recherchez par numéro de PO, nom d'article ou notes.
- Puces de filtre par statut -- Filtres rapides pour Tous, Brouillon, Livraison en cours et Terminé. Chaque puce affiche un compteur.
- Filtre fournisseur -- Affiche uniquement les commandes d'un fournisseur précis.
- Sélecteur de plage de dates -- Filtrez les commandes par plage de dates de création.
- Tri -- Cliquez sur les colonnes triables comme Numéro de PO, À payer ou Livraison prévue.
- Réinitialiser -- Efface les filtres et le tri.
Les commandes sont triées selon un système de priorité intelligent : les brouillons apparaissent en premier, suivis des éléments nécessitant une action (envoyés, en attente de livraison, partiellement reçus), puis les commandes terminées.
Le tableau des bons de commande
Chaque ligne du tableau affiche :
| Colonne | Ce qu'elle affiche |
|---|---|
| Numéro de PO | Le numéro de commande généré automatiquement (ex. : PO-ATG-2026-0001). |
| Étape | Un badge coloré indiquant l'étape actuelle : Brouillon, Envoyé au fournisseur, Livraison en cours ou Terminé. |
| Article / Fournisseur | Le premier article et le fournisseur principal dans une seule colonne, avec des compteurs pour les articles ou fournisseurs supplémentaires. |
| Article pour | Indique si les articles sont destinés au stock ou liés à un travail, avec le lien vers la réservation lorsque disponible. |
| À payer | Le montant dû. Les avoirs fournisseur appliqués ou disponibles, les frais de revient et les valeurs de reliquat partiel s'affichent ici si nécessaire. |
| Livraison prévue | La date prévue d'arrivée des articles. |
Les bandes contextuelles de ligne ne s'affichent que lorsqu'elles ajoutent une information utile : une commande envoyée peut indiquer depuis combien de jours elle attend le fournisseur, et une commande partielle terminée peut indiquer la quantité et la valeur reportées sur le nouveau PO.
Actions sur les lignes
Cliquez sur une ligne pour ouvrir la page de détail du bon de commande. Les boutons d'action s'affichent directement dans la ligne uniquement lorsqu'une action est disponible :
| Statut de la commande | Actions disponibles |
|---|---|
| Brouillon (avec articles) | Envoyer au fournisseur ouvre la boîte de dialogue d'envoi. Modifier ouvre le volet modifiable du PO. |
| Envoyé | Commencer la réception ouvre l'assistant de réception. |
| En attente de livraison / Partiellement reçu | Mettre à jour la réception ouvre l'assistant pour enregistrer d'autres articles reçus. |
| Reçu (tous les articles reçus) | Terminer finalise la commande. |
| Reçu (articles manquants) | Terminer + recommander ferme ce PO et crée automatiquement un PO de suivi pour les quantités restantes. |
| Éligible aux avoirs fournisseur | Appliquer un avoir ou Créer un avoir ouvre le workflow financier du PO. |
| Terminé | Cliquez sur la ligne pour consulter la page de détail en lecture seule. |
La colonne des actions reste visible pendant le défilement horizontal. Il n'y a plus de menu séparé "Plus d'actions" dans le tableau actuel ; les boutons pertinents sont affichés en ligne.
Vue mobile
Sur mobile, le tableau passe en cartes. Chaque carte conserve la structure simplifiée : numéro de PO, étape, article/fournisseur, montant dû, progression de réception, affectation, livraison prévue et mêmes boutons contextuels.
Onglet 2 : Fournisseurs
Cet onglet affiche votre répertoire complet de fournisseurs.
| Colonne | Ce qu'elle affiche |
|---|---|
| Nom | La raison sociale du fournisseur. |
| Contact | La personne de contact, l'adresse email et le numéro de téléphone. |
| Conditions de paiement | Les conditions de paiement convenues (ex. : "COD", "Net 30"). |
| PO passés | Le nombre de bons de commande que vous avez passés auprès de ce fournisseur. |
| Articles | Le nombre total d'articles commandés auprès de ce fournisseur. |
| Total dépensé | La valeur cumulée de toutes les commandes passées auprès de ce fournisseur. |
| Statut | Actif ou Inactif. |
Vous pouvez rechercher, filtrer et trier la liste des fournisseurs. Cliquez sur la ligne d'un fournisseur pour modifier ses informations.
Concepts clés
Format du numéro de PO
Chaque bon de commande reçoit un numéro généré automatiquement au format :
{PRÉFIXE}-{ANNÉE} / {SÉQUENCE}
Par exemple : PO-ATG-2026-0001, PO-ATG-2026-0002, etc. Le préfixe est basé sur le code de votre organisation, et la séquence s'incrémente automatiquement chaque année.
Statuts des bons de commande
| Statut | Signification |
|---|---|
| Brouillon | La commande a été créée mais pas encore envoyée. Vous pouvez modifier librement tous les détails. |
| Envoyé | La commande a été expédiée aux fournisseurs. Elle est désormais verrouillée pour la modification. |
| En attente de livraison | La commande a été envoyée et vous attendez la réception des marchandises. |
| Partiellement reçu | Certaines lignes d'articles ont été reçues, mais pas toutes. |
| Reçu | Tous les articles de la commande ont été reçus. Prêt à finaliser. |
| Clôturé | La commande est finalisée. L'inventaire a été mis à jour et les coûts appliqués. Il s'agit de l'état final. |
Stock vs. affectation à un travail
Chaque ligne d'article a un type d'affectation :
- Pour le stock (par défaut) -- Les articles sont intégrés à votre inventaire général lors de la réception. Ils sont disponibles pour tout travail futur.
- Pour un travail -- Les articles sont réservés pour une réservation spécifique. Lorsque la commande est finalisée, les pièces sont ajoutées à la liste de pièces de ce travail avec le coût de revient correct.
Coûts de revient
Les coûts de revient sont les dépenses supplémentaires liées à l'acheminement des pièces jusqu'à votre garage, au-delà du prix fournisseur :
| Type | Exemples |
|---|---|
| Expédition | Frais de transport, frais de coursier, frais de livraison |
| Douane | Droits d'importation, tarifs douaniers |
| Dédouanement | Frais de dédouanement portuaire, frais de courtage |
| Manutention | Chargement/déchargement, manutention en entrepôt |
| Assurance | Primes d'assurance d'expédition |
| Autre | Tout coût non couvert ci-dessus |
Lorsque vous finalisez un bon de commande, les coûts de revient sont répartis proportionnellement sur tous les articles reçus en fonction de leur valeur. Cela vous donne le coût unitaire réel de chaque pièce.
Exemple : Vous commandez 100 filtres à huile à 10 AED l'unité (sous-total de 1 000 AED). Les frais d'expédition s'élèvent à 50 AED et les droits de douane à 30 AED, soit un total de 80 AED en coûts de revient. Le coût unitaire final devient 10 + (80 / 100) = 10,80 AED par filtre.
Support multi-devises
Les bons de commande prennent en charge les devises AED, USD, EUR, GBP et SAR. Si la devise du PO diffère de celle de votre garage, vous saisirez le taux de change lors de l'étape de réception. Le taux et l'horodatage sont enregistrés à des fins d'audit.
Guide étape par étape
Créer un bon de commande
- Dans l'onglet Bons de commande, cliquez sur le bouton Nouveau PO.
- Un nouveau PO est créé avec un numéro généré automatiquement et le statut « Brouillon ».
- Le volet de détail du bon de commande s'ouvre sur le côté droit de l'écran.
Dans la zone d'en-tête, définissez :
- Date de livraison prévue -- La date à laquelle vous attendez les articles.
- Devise -- Sélectionnez parmi AED, USD, EUR, GBP ou SAR (la devise de votre garage par défaut).
- Conditions de paiement -- Les conditions convenues avec le fournisseur.
- Notes -- Notes générales sur la commande (jusqu'à 2 000 caractères).
Ajouter des lignes d'articles
-
Dans le volet de détail du PO, cliquez sur Ajouter un article.
-
Remplissez les champs suivants :
Recherche d'article -- Commencez à taper pour rechercher dans votre inventaire existant. Sélectionnez une correspondance pour remplir automatiquement les détails de l'article et le dernier prix connu. Si l'article est nouveau, saisissez le nom et il sera créé lors de la finalisation.
Fournisseur -- Sélectionnez un fournisseur existant dans la liste. Pour en créer un pendant la saisie de l'article, choisissez Créer un fournisseur dans le sélecteur de fournisseur et complétez la boîte de dialogue.
Quantité et type d'unité -- Saisissez la quantité (minimum 1) et sélectionnez l'unité : pièces, litres, mètres, rouleaux, kilogrammes, gallons, jeux, bouteilles, tubes ou autre.
Prix unitaire -- Le coût par unité auprès du fournisseur. Le total de la ligne (quantité multipliée par le prix unitaire) est calculé automatiquement.
Détails de réception pour article personnalisé -- Si vous saisissez un nouvel article au lieu de sélectionner un article existant du stock, renseignez la marque et le prix de vente tout de suite. Le champ Marque propose les marques existantes pendant la saisie, ou vous permet d'utiliser la valeur saisie comme nouvelle marque. Ces informations sont requises avant la réception en stock.
Affectation -- Choisissez Pour le stock pour ajouter les articles à l'inventaire général, ou Pour un travail pour les affecter à une réservation spécifique. En sélectionnant « Pour un travail », un sélecteur de réservation s'ouvre où vous pouvez rechercher les réservations confirmées, en cours de service ou en attente.
Notes (optionnel) -- Notes spécifiques pour cette ligne d'article (ex. : « Doit être une pièce d'origine constructeur »).
Indicateur d'urgence (optionnel) -- Activez-le pour les achats urgents qui peuvent avoir une tarification différente.
-
Cliquez sur Ajouter pour enregistrer la ligne d'article.
-
Répétez pour chaque article que vous devez commander. Le total en cours se met à jour en temps réel.
Bon à savoir : Un seul bon de commande peut contenir des articles de plusieurs fournisseurs. Chaque ligne d'article est associée à son propre fournisseur. Lorsque vous envoyez le PO, autoGMS collecte toutes les coordonnées uniques des fournisseurs et envoie à chacun.
Envoyer un bon de commande aux fournisseurs
Lorsque votre PO est prêt :
-
Cliquez sur Envoyer au fournisseur dans la ligne du PO ou depuis le volet de détail du PO.
-
La boîte de dialogue d'envoi s'ouvre avec plusieurs canaux de diffusion :
Gmail Web Compose -- autoGMS envoie immédiatement l'e-mail fournisseur, puis ouvre Gmail avec un brouillon pré-rempli pour vos dossiers ou votre suivi.
Outlook Web Compose -- autoGMS envoie immédiatement l'e-mail fournisseur, puis ouvre Outlook sur le web avec le même brouillon pré-rempli.
Client de messagerie par défaut -- Ouvre l'application de messagerie par défaut de votre système via un lien mailto.
WhatsApp -- Ouvre WhatsApp avec un message formaté. Les numéros de téléphone sont validés avant l'envoi.
-
La boîte de dialogue affiche les adresses À, De et Répondre à avant l'envoi. Si le fournisseur répond, sa réponse arrive à l'e-mail du garage indiqué dans l'aperçu.
Si l'envoi via le fournisseur e-mail échoue, autoGMS affiche l'adresse fournisseur en échec au lieu de présenter l'envoi comme entièrement réussi. 4. Après l'envoi, le statut du PO passe à Envoyé et l'horodatage d'envoi est enregistré. La commande est désormais verrouillée -- vous ne pouvez plus ajouter, modifier ou supprimer d'articles.
Bon à savoir : autoGMS enregistre qui a envoyé le PO, quand il a été envoyé et via quel canal. Cela crée une piste d'audit complète.
Recevoir un bon de commande
Lorsque votre commande arrive, utilisez l'assistant de réception en 4 étapes :
- Trouvez le PO dans votre liste (il devrait être au statut Envoyé ou En attente de livraison).
- Cliquez sur Commencer la réception ou Mettre à jour la réception depuis les boutons d'action de la ligne.
Étape 1 : Télécharger les documents
Téléchargez les documents accompagnant la livraison :
- Facture -- La facture du fournisseur
- Bordereau d'expédition -- La liste de colisage détaillée
- Bon de livraison -- Le justificatif de confirmation de livraison
- Photos -- Photos des marchandises reçues
Cliquez sur Télécharger pour chaque type de document et sélectionnez le fichier. Plusieurs documents peuvent être téléchargés par type.
Étape 2 : Vérifier les quantités
Pour chaque ligne d'article, saisissez la quantité réellement reçue :
- Le formulaire est pré-rempli avec la quantité commandée par défaut.
- Ajustez à la baisse si vous avez reçu moins que commandé.
- Chaque ligne affiche un indicateur de progression comparant les quantités reçues et commandées.
- Mettez la quantité à 0 pour les articles non reçus.
Bon à savoir : Vous n'avez pas besoin de tout recevoir en une seule fois. Si une livraison partielle arrive, saisissez uniquement ce que vous avez reçu. Le statut du PO passera à « Partiellement reçu » et vous pourrez recevoir le reste ultérieurement.
Étape 3 : Ajouter les coûts de revient
Enregistrez les coûts supplémentaires liés à l'acheminement de ces pièces jusqu'à votre garage :
- Cliquez sur Ajouter un coût et sélectionnez le type (Expédition, Douane, Dédouanement, Manutention, Assurance ou Autre).
- Saisissez le montant et ajoutez éventuellement une description et un justificatif.
- Répétez pour chaque coût supplémentaire.
Si la devise du PO diffère de celle de votre garage, un champ de taux de change apparaît. Saisissez le taux de conversion actuel (ex. : 1 USD = 3,67 AED). Le taux est enregistré avec un horodatage pour vos archives.
Étape 4 : Vérification et détails d'inventaire
Pour chaque article reçu (quantité supérieure à 0), remplissez les détails d'inventaire :
Si l'article a été créé comme article personnalisé lors du bon de commande, la marque et le prix de vente peuvent déjà être préremplis car autoGMS les demande plus tôt.
| Champ | Description |
|---|---|
| Catégorie | Pièces, Fluides, Consommables, Outils, etc. |
| Marque | Le fabricant ou la marque. |
| Description | Une description de l'article. |
| Prix de vente | Le prix que vous facturez aux clients (prix de détail/travail). |
| Seuil minimum | Le niveau de stock à partir duquel vous souhaitez recevoir une alerte de réapprovisionnement. |
| Type d'unité | Pièces, litres, kilogrammes, etc. |
Chaque article dispose d'une case à cocher Mettre à jour l'inventaire (activée par défaut). Lorsqu'elle est cochée, l'article sera ajouté ou mis à jour dans votre stock d'inventaire lors de la finalisation.
Vérifiez tous les détails, puis cliquez sur Terminer la réception.
Bon à savoir : Si une ligne d'article correspond à un article d'inventaire existant, de nombreux champs sont pré-remplis à partir de l'enregistrement existant. Vous n'avez qu'à mettre à jour ce qui a changé.
Finaliser un bon de commande
Une fois tous les articles reçus :
-
Le PO devrait être au statut « Reçu ».
-
Cliquez sur Finaliser depuis le volet de détail du PO.
-
autoGMS traite la commande :
- Les coûts unitaires finaux sont calculés -- Le prix fournisseur de chaque article plus sa part proportionnelle des coûts de revient.
- L'inventaire est mis à jour -- Les quantités reçues sont ajoutées aux niveaux de stock et les coûts sont mis à jour.
- Les fiches fournisseurs sont mises à jour -- Les statistiques (total des commandes, total dépensé, délai moyen de livraison) sont recalculées.
- Les articles sont affectés aux travaux -- Pour les articles « Pour un travail », les pièces sont ajoutées à la liste de pièces de la réservation liée avec le coût final.
- Le PO est clôturé -- Le statut passe à « Clôturé » et la commande devient accessible en lecture seule.
Bon à savoir : Il existe également une option Clôturer sans mise à jour de l'inventaire si vous avez déjà géré l'inventaire séparément et souhaitez simplement clôturer le PO à des fins d'archivage.
Gestion des fournisseurs
Ajouter un fournisseur
- Accédez à l'onglet Fournisseurs sur la page des bons de commande.
- Cliquez sur Ajouter un fournisseur.
- Remplissez les informations du fournisseur :
| Champ | Obligatoire | Description |
|---|---|---|
| Nom | Oui | La raison sociale du fournisseur. Doit être unique au sein de votre garage. |
| Code | Non | Un code de référence court (généré automatiquement si laissé vide). |
| Personne de contact | Non | Votre contact principal chez le fournisseur. |
| Non | Utilisé lors de l'envoi de PO par email. | |
| Téléphone | Non | Utilisé lors de l'envoi de PO via WhatsApp. |
| Adresse | Non | Adresse complète : rue, ville, région, code postal et pays. |
| Conditions de paiement | Non | Conditions convenues (ex. : "COD", "Net 30", "2/10 Net 30"). |
| Devise | Non | La devise préférée du fournisseur. |
| Numéro fiscal | Non | Le numéro d'identification fiscale ou TVA du fournisseur. |
- Cliquez sur Enregistrer.
Bon à savoir : Vous pouvez également créer des fournisseurs pendant l'ajout d'articles à un bon de commande. Choisissez Créer un fournisseur dans le sélecteur de fournisseur, complétez la boîte de dialogue, puis le nouveau fournisseur est sélectionné sur la ligne.
Modifier un fournisseur
- Trouvez le fournisseur dans l'onglet Fournisseurs.
- Cliquez sur sa ligne ou sur l'action de modification.
- Mettez à jour les champs souhaités et enregistrez.
Désactiver un fournisseur
Si vous ne commandez plus auprès d'un fournisseur mais souhaitez conserver son historique :
- Trouvez le fournisseur dans la liste.
- Basculez son statut sur Inactif.
- Les fournisseurs inactifs n'apparaîtront pas dans la liste déroulante des fournisseurs lors de la création de nouveaux PO, mais toutes les données historiques sont conservées.
Statistiques des fournisseurs
Le dossier de chaque fournisseur suit automatiquement :
- Total des commandes -- Le nombre de PO que vous avez passés
- Total des articles -- Le nombre d'articles individuels que vous avez commandés
- Total dépensé -- La valeur cumulée de toutes les commandes
- Délai moyen de livraison -- Le nombre moyen de jours entre la commande et la livraison
Ces statistiques se mettent à jour automatiquement à mesure que vous créez et finalisez des bons de commande.
Avoirs fournisseur
Allez dans l'onglet Fournisseurs, puis choisissez la sous-vue Avoirs. Les avoirs fournisseur servent à enregistrer les notes de crédit reçues des fournisseurs (retours, marchandises endommagées, trop-perçu ou remise convenue) et à les appliquer aux bons de commande pour réduire le montant dû.
Fonctionnement des avoirs fournisseur
- Créez un avoir dans la sous-vue Avoirs, en indiquant le fournisseur, le total de l'avoir, la devise, le motif et le bon de commande lié si nécessaire.
- Si l'avoir est lié à un bon de commande envoyé, utilisez l'action de la ligne pour appliquer tout ou partie du solde disponible.
- Si l'avoir n'est lié à aucun bon de commande, ouvrez la page de détail du bon de commande et cliquez Appliquer un avoir. Les avoirs autonomes compatibles pour le même fournisseur et la même devise y sont proposés.
- Pour créer et appliquer en une seule étape, ouvrez la page de détail du bon de commande, cliquez Créer un avoir, laissez Appliquer à ce bon de commande maintenant coché, saisissez le total de l'avoir, puis cliquez Créer et appliquer l'avoir.
- Les avoirs appliqués apparaissent dans le détail financier du bon de commande, dans la colonne À payer du tableau et dans la sous-vue Avoirs.
- La page de détail affiche la liste complète des avoirs appliqués avec le fournisseur, la note, le montant et la date.
Le montant appliqué ne peut pas dépasser le solde disponible de l'avoir ni le montant dû du bon de commande. Un avoir entièrement utilisé affiche Entièrement utilisé et ne peut plus être appliqué.
Vous pouvez ouvrir directement la page des avoirs depuis un bon de commande ; le fournisseur et le bon de commande sont alors préremplis pour gagner du temps.
Conseils et bonnes pratiques
Création de commandes
- Recherchez d'abord dans votre inventaire. Lors de l'ajout de lignes d'articles, recherchez toujours les articles existants avant de saisir un nouveau nom. Cela évite les doublons et garde votre inventaire propre.
- Utilisez l'affectation aux travaux pour les réparations connues. Si vous commandez des pièces pour un travail spécifique, définissez l'affectation sur « Pour un travail » et liez la réservation afin que les coûts soient directement intégrés au chiffrage du travail.
- Ajoutez des notes pour plus de clarté. Utilisez les notes des lignes d'articles pour préciser les références de pièces, les exigences de montage ou les normes de qualité.
- Définissez les dates de livraison prévues. Cela aide à suivre les délais des fournisseurs et vous alerte en cas de commandes en retard.
Gestion des fournisseurs
- Gardez les coordonnées à jour. Des adresses email et des numéros de téléphone précis sont essentiels pour la fonctionnalité d'envoi multicanal.
- Examinez régulièrement les statistiques des fournisseurs. Si le délai moyen de livraison d'un fournisseur augmente, envisagez des fournisseurs alternatifs.
- Utilisez une dénomination cohérente. Le système empêche les doublons grâce à une correspondance insensible à la casse, mais une dénomination cohérente rend votre répertoire plus facile à parcourir.
Réception et coûts
- Effectuez la réception rapidement. Enregistrez les articles reçus dès leur arrivée pour maintenir des niveaux d'inventaire précis.
- Enregistrez tous les coûts de revient. Les frais d'expédition, de douane et de manutention affectent vos marges. Les inclure vous donne une image fidèle des coûts réels.
- Téléchargez les documents de livraison. Les factures fournisseurs, les bordereaux d'expédition et les photos créent une piste documentaire complète liée au PO et aux travaux associés.
- Vérifiez soigneusement les quantités. Si vous avez reçu moins que commandé, saisissez la quantité réelle. Le PO passera au statut « Partiellement reçu » et vous pourrez recevoir le reste ultérieurement.
- Fixez les prix de vente en fonction des coûts de revient. Votre prix client doit tenir compte du coût unitaire final, et pas seulement du prix fournisseur.
Questions fréquemment posées
Un seul bon de commande peut-il inclure des articles de plusieurs fournisseurs ?
Oui. Chaque ligne d'article est associée à son propre fournisseur. Lorsque vous envoyez le PO, autoGMS collecte toutes les coordonnées uniques des fournisseurs et envoie les informations pertinentes à chacun.
Puis-je modifier un bon de commande après l'avoir envoyé ?
Non. Une fois qu'un PO est envoyé, il est verrouillé pour préserver ce qui a été communiqué au fournisseur. Si vous avez besoin de modifications, créez un nouveau PO ou contactez directement le fournisseur.
Puis-je recevoir des articles en plusieurs livraisons ?
Oui. Lors de l'assistant de réception, saisissez uniquement les quantités que vous avez réellement reçues. Le statut du PO passe à « Partiellement reçu » et vous pouvez relancer l'assistant lorsque les articles restants arrivent.
Que se passe-t-il pour mon inventaire lorsque je finalise un bon de commande ?
Pour chaque ligne d'article avec « Mettre à jour l'inventaire » activé : si l'article existe, la quantité reçue est ajoutée à votre stock et le coût est mis à jour ; s'il s'agit d'un nouvel article, un nouvel enregistrement d'inventaire est créé avec les détails que vous avez saisis lors de la réception.
Comment les coûts de revient sont-ils répartis entre les articles ?
Proportionnellement à la valeur. Un article représentant 50 % du sous-total du PO absorbe 50 % des coûts de revient.
Quelle est la différence entre finaliser et clôturer ?
Finaliser exécute le processus complet : calcul des coûts finaux, mise à jour de l'inventaire, mise à jour des statistiques fournisseurs et clôture du PO. Clôturer marque simplement le PO comme clôturé sans toucher à l'inventaire -- utilisez cette option si vous avez déjà géré les mises à jour de stock manuellement.
Puis-je supprimer un bon de commande ?
Seuls les PO en brouillon peuvent être supprimés. Une fois qu'un PO a été envoyé, il ne peut pas être supprimé afin de préserver votre historique de commandes et votre piste d'audit.
Puis-je rouvrir un bon de commande ?
Non. Un bon de commande envoyé, en livraison, finalisé ou clôturé ne peut pas être rouvert en brouillon. Si la commande est incorrecte, créez un nouveau PO, recevez les articles restants avec l'assistant de réception, utilisez Finaliser + recommander pour les articles manquants, ou enregistrez un avoir fournisseur pour les retours ou les montants facturés en trop.
Comment fonctionne l'affectation aux travaux ?
Lorsqu'une ligne d'article est définie sur « Pour un travail » et liée à une réservation, la finalisation ajoute l'article à la liste de pièces du travail avec le coût unitaire final (coûts de revient inclus). Les documents de réception sont également liés au travail.
Quelles devises sont prises en charge ?
AED, USD, EUR, GBP et SAR. Si la devise du PO diffère de celle de votre garage, vous saisissez le taux de change lors de l'étape de réception.
Qui peut accéder aux bons de commande ?
Les utilisateurs ayant le rôle de propriétaire d'organisation, propriétaire de garage ou responsable. Les techniciens n'ont pas accès à la page des bons de commande, mais ils peuvent voir les pièces affectées aux travaux depuis la vue détaillée de leurs travaux.
Comment le numéro de PO est-il généré ?
Les numéros de PO suivent le format PO-{ORG}-{ANNÉE}-{SÉQUENCE}. La séquence s'incrémente automatiquement et se réinitialise chaque année.
Importation de tarifs fournisseurs
L'importation de tarifs fournisseurs vous permet de charger en masse les grilles tarifaires de vos fournisseurs afin de maintenir vos donnees de couts a jour. Plutot que de mettre a jour les prix article par article manuellement, vous pouvez importer un tableur de votre fournisseur et autoGMS fera correspondre les articles et mettra a jour les couts automatiquement.
Comment y acceder
- Allez sur la page Bons de commande.
- Cliquez sur l'onglet Importation de tarifs fournisseurs.
Importer une grille tarifaire
- Cliquez sur Importer les tarifs fournisseur.
- Telechargez le modele CSV si vous en avez besoin.
- Chargez la grille tarifaire du fournisseur sous forme de fichier CSV.
- Le systeme analyse le fichier et tente de faire correspondre chaque ligne a un article d'inventaire existant par SKU ou par nom.
- Verifiez les correspondances : le systeme indique quels articles ont ete trouves, lesquels sont nouveaux et lesquels n'ont pas pu etre associes.
- Confirmez l'importation pour appliquer les mises a jour de prix.
Ce qui est mis a jour
- Prix d'achat -- Le prix unitaire du fournisseur est mis a jour sur l'article d'inventaire correspondant.
- Fournisseur principal -- Si specifie, l'association au fournisseur est mise a jour.
- Historique des prix -- Un enregistrement du prix precedent est conserve a des fins d'audit.
Bon a savoir : L'importation de tarifs fournisseurs ne modifie pas vos prix de vente. Seuls les prix d'achat sont mis a jour. Verifiez vos marges apres une importation et ajustez les prix de vente selon vos besoins.
Référence rapide
| Ce que vous souhaitez faire | Où aller |
|---|---|
| Créer un nouveau bon de commande | Onglet Bons de commande > Nouveau PO |
| Ajouter des articles à une commande | Ouvrir le PO > Ajouter un article |
| Envoyer une commande aux fournisseurs | Actions de la ligne > Envoyer au fournisseur |
| Recevoir une livraison | Actions de la ligne > Commencer la réception ou Mettre à jour la réception |
| Ajouter des frais d'expédition/douane | Assistant de réception > Étape 3 : Coûts de revient |
| Finaliser et mettre à jour l'inventaire | Actions de la ligne > Terminer |
| Gérer des articles manquants | Actions de la ligne > Terminer + recommander |
| Clôturer sans mise à jour de l'inventaire | Volet de détail du PO > Clôturer |
| Voir le détail, le pipeline et la finance | Cliquez sur la ligne du bon de commande |
| Ajouter un nouveau fournisseur | Onglet Fournisseurs > Ajouter un fournisseur |
| Consulter la performance d'un fournisseur | Onglet Fournisseurs > cliquer sur le fournisseur pour voir les statistiques |
| Rechercher une commande spécifique | Barre de recherche (par numéro de PO, nom d'article ou notes) |
| Filtrer par statut | Puces de statut : Tous, Brouillon, Livraison en cours, Terminé |