Roles et controle d'acces
Vue d'ensemble
autoGMS utilise des roles pour controler ce que chaque membre de votre equipe peut voir et faire. Chaque membre de l'equipe se voit attribuer un seul role, et ce role determine les pages, fonctionnalites et actions auxquelles il a acces.
Pourquoi c'est important :
- Les techniciens ne voient que ce dont ils ont besoin pour faire leur travail -- pas de donnees financieres, pas de parametres
- Les conseillers de service peuvent gerer les clients et les factures sans toucher a l'inventaire ou aux rapports
- Les administrateurs de garage peuvent gerer les operations quotidiennes sans modifier la facturation ou les parametres d'abonnement
- Vous (le proprietaire du garage) gardez le controle total sur tout
Cette page explique ce a quoi chaque role a acces et comment decider quel role attribuer a chaque membre de l'equipe.
Roles en un coup d'oeil
| Role | Description |
|---|---|
| Proprietaire du garage | Acces complet a tout -- parametres, finances, rapports, gestion d'equipe et facturation |
| Administrateur du garage | Acces quasi complet aux operations et a la gestion d'equipe, mais ne peut pas gerer la facturation ou l'abonnement |
| Manager | Acces operationnel complet incluant reservations, travaux, clients, factures, depenses, analyses et gestion d'equipe. Ne peut pas gerer la facturation ou l'abonnement |
| Conseiller de service | Oriente accueil -- reservations, clients, factures, devis, depots et credits, et bureau de reception |
| Technicien | Oriente atelier -- travaux et baies de service |
Bon a savoir : Vous attribuez les roles lors de l'ajout de membres d'equipe dans Parametres du garage > Equipe et acces. Pour des instructions detaillees, voir Parametres du garage.
Ce a quoi chaque role a acces
Proprietaire du garage
Acces complet a toutes les fonctionnalites d'autoGMS. C'est le compte qui a cree le garage.
- Tableau de bord et toutes les analyses
- Toutes les reservations, travaux et planification
- Gestion complete des clients et vehicules
- Factures, depenses, depots et credits
- Tous les rapports financiers (Compte de resultat, Bilan, Flux de tresorerie, etc.)
- Inventaire et bons de commande
- Campagnes marketing et avis
- Tableau de bord des paiements et parametres de paiement (Stripe Connect)
- Tous les parametres du garage, y compris la facturation et l'abonnement
- Gestion d'equipe -- peut ajouter des administrateurs de garage, managers, conseillers de service et techniciens
Administrateur du garage
Meme acces que le proprietaire du garage avec deux exceptions :
- Ne peut pas gerer la facturation ou les parametres d'abonnement
- Ne peut pas changer le proprietaire du garage
Les administrateurs de garage sont ideaux pour un co-proprietaire de confiance qui doit gerer le garage mais ne devrait pas controler l'abonnement ou le plan de paiement.
Les administrateurs de garage peuvent ajouter des techniciens et des conseillers de service a l'equipe.
Manager
Acces operationnel complet, positionne entre l'administrateur du garage et le conseiller de service :
- Tableau de bord et toutes les analyses
- Toutes les reservations, travaux, baies et planification
- Base de donnees clients et gestion des vehicules
- Factures, depenses, depots et credits
- Rapports financiers et analyses
- Inventaire et bons de commande
- Parametres du garage et parametres de reservation
- Gestion des techniciens
- Configuration du widget de reservation en ligne
Ce a quoi les managers n'ont pas acces :
- Gestion de la facturation ou de l'abonnement
- Campagnes marketing (sauf si accorde via le controle d'acces par role)
Les managers sont ideaux pour un chef d'atelier ou un responsable des operations de confiance qui gere le quotidien.
Conseiller de service
Oriente sur les operations d'accueil :
- Consulter et gerer les reservations (creer, modifier, mettre a jour le statut)
- Calendrier des reservations
- Creer et gerer les reservations hors ligne / sans rendez-vous
- Base de donnees clients (consulter et modifier)
- Comptes professionnels
- Factures (consulter et creer)
- Depots et credits (lorsqu'ils sont actives)
- Devis (consulter, creer, envoyer)
- Bureau de reception (espace de travail dedie)
Ce a quoi les conseillers de service n'ont pas acces :
- Tableau de bord du garage (indicateurs de synthese)
- Baies de service / tableau des travaux
- Gestion de l'inventaire
- Depenses, analyses ou rapports financiers
- Campagnes marketing ou avis
- Parametres du garage, gestion des techniciens ou parametres de reservation
- Tableau de bord des paiements ou parametres de paiement
- Configuration du widget de reservation en ligne
Technicien
Oriente sur les operations d'atelier :
- Baies de service / tableau des travaux
Ce a quoi les techniciens peuvent acceder via les permissions au niveau des pages (configurable) :
Les pages listees ci-dessous sont accessibles aux techniciens au niveau du routage mais ne sont pas affichees dans la barre laterale par defaut. Si vous souhaitez que les techniciens voient des pages supplementaires, utilisez le panneau Controle d'acces par role dans les Parametres du garage pour accorder l'acces.
- Liste des reservations et details des reservations
- Fiches clients
- Gestion de l'inventaire
- Devis
Ce a quoi les techniciens n'ont pas acces :
- Tableau de bord du garage (indicateurs de synthese)
- Factures, depenses ou toute page financiere
- Rapports financiers
- Campagnes marketing ou avis
- Parametres de reservation ou parametres du garage
- Tableau de bord des paiements ou parametres de paiement
- Gestion d'equipe
- Comptes professionnels
- Bureau de reception
Tableau d'acces detaille
Ce tableau montre exactement quelles fonctionnalites sont disponibles pour chaque role. Un x signifie que le role y a acces.
Reservations et travaux
| Fonctionnalite | Proprietaire | Admin | Manager | Conseiller de service | Technicien |
|---|---|---|---|---|---|
| Liste des reservations | x | x | x | x | configurable |
| Details de reservation | x | x | x | x | configurable |
| Creer / modifier des reservations | x | x | x | x | configurable |
| Reservations hors ligne / sans rendez-vous | x | x | x | x | configurable |
| Calendrier des reservations | x | x | x | x | configurable |
| Baies de service (tableau des travaux) | x | x | x | - | x |
| Bureau de reception | x | x | x | x | - |
| Devis | x | x | x | x | configurable |
| Catalogue de services | x | x | x | - | - |
| Tableau de bord MOT (Royaume-Uni uniquement) | x | x | x | - | - |
Inventaire
| Fonctionnalite | Proprietaire | Admin | Manager | Conseiller de service | Technicien |
|---|---|---|---|---|---|
| Gestion de l'inventaire | x | x | x | - | configurable |
| Bons de commande | x | x | x | - | - |
Finance
| Fonctionnalite | Proprietaire | Admin | Manager | Conseiller de service | Technicien |
|---|---|---|---|---|---|
| Factures | x | x | x | x | - |
| Depots et credits | x | x | x | x | - |
| Depenses | x | x | x | - | - |
| Tableau de bord analytique | x | x | x | - | - |
| Tableau de bord des paiements | x | x | x | - | - |
| Parametres de paiement | x | x | x | - | - |
Rapports financiers
Tous les rapports financiers necessitent le module complementaire Rapports financiers.
| Fonctionnalite | Proprietaire | Admin | Manager | Conseiller de service | Technicien |
|---|---|---|---|---|---|
| Compte de resultat | x | x | x | - | - |
| Bilan | x | x | x | - | - |
| Flux de tresorerie | x | x | x | - | - |
| Grand livre | x | x | x | - | - |
| Soldes des comptes | x | x | x | - | - |
| Balance agee des creances | x | x | x | - | - |
| Balance agee des dettes | x | x | x | - | - |
| Rapport TVA / taxes | x | x | x | - | - |
Clients
| Fonctionnalite | Proprietaire | Admin | Manager | Conseiller de service | Technicien |
|---|---|---|---|---|---|
| Liste des clients | x | x | x | x | configurable |
| Details du client | x | x | x | x | configurable |
| Comptes professionnels | x | x | x | x | - |
| Avis | x | x | x | - | - |
Marketing
Toutes les fonctionnalites marketing necessitent le module complementaire Marketing.
| Fonctionnalite | Proprietaire | Admin | Manager | Conseiller de service | Technicien |
|---|---|---|---|---|---|
| Ciblage client en direct | x | x | - | - | - |
| Createur de campagnes | x | x | - | - | - |
| Toutes les campagnes | x | x | - | - | - |
| Modeles de messages | x | x | - | - | - |
| Liste de non-envoi | x | x | - | - | - |
Parametres et configuration
| Fonctionnalite | Proprietaire | Admin | Manager | Conseiller de service | Technicien |
|---|---|---|---|---|---|
| Tableau de bord du garage (vue d'ensemble) | x | x | x | - | - |
| Profil / parametres du garage | x | x | x | - | - |
| Configuration du widget de reservation en ligne | x | x | x | - | - |
| Parametres de reservation | x | x | x | - | - |
| Gestion des techniciens | x | x | x | - | - |
| Facturation et abonnement | x | - | - | - | - |
Les techniciens sont automatiquement rediriges vers la page Travaux (baies de service) lorsqu'ils se connectent. Il n'y a pas de page "Mes travaux" separee -- la vue des baies sert d'espace de travail principal.
Bon a savoir : "Configurable" signifie que la page est disponible au niveau du routage pour ce role, mais elle n'est pas affichee dans la barre laterale par defaut. Utilisez le panneau Controle d'acces par role dans les Parametres du garage pour accorder ou revoquer l'acces a ces pages par role.
Qui peut ajouter qui
Tous les roles ne peuvent pas ajouter tous les autres roles. Voici la hierarchie :
| Votre role | Roles que vous pouvez ajouter |
|---|---|
| Proprietaire du garage | Administrateur du garage, Manager, Conseiller de service, Technicien |
| Administrateur du garage | Manager, Conseiller de service, Technicien |
| Manager | Conseiller de service, Technicien |
| Conseiller de service | -- |
| Technicien | -- |
Pour ajouter un membre d'equipe, allez dans Parametres du garage > Equipe et acces et cliquez sur Ajouter un membre d'equipe. Vous ne verrez que les roles que vous etes autorise a attribuer.
Il existe egalement une option Role personnalise disponible lors de l'ajout de membres d'equipe. Les roles personnalises vous permettent de definir un nom de role adapte a votre activite (par exemple, "Chef d'atelier" ou "Responsable des pieces"). Les roles personnalises ont un acces aux pages configurable via le panneau Controle d'acces par role, similaire aux autres roles non-proprietaires.
Bon a savoir : Lorsque vous ajoutez quelqu'un, il recoit un e-mail avec ses identifiants de connexion et peut acceder au tableau de bord immediatement.
Personnalisation de l'acces aux pages par role
Les tableaux d'acces ci-dessus montrent les permissions par defaut pour chaque role. Les proprietaires et administrateurs de garage peuvent desormais personnaliser les pages visibles par chaque role.
Allez dans Parametres du garage > Equipe et acces et faites defiler jusqu'au panneau Controle d'acces par role. De la, vous pouvez :
- Activer ou desactiver l'acces aux pages pour chaque role
- Previsualiser l'acces effectif par membre d'equipe avant d'enregistrer
- Enregistrer les modifications qui prennent effet immediatement sur la barre laterale et l'acces aux routes
Certaines pages sont verrouillees (toujours actives) pour certains roles et ne peuvent pas etre modifiees. Les pages auxquelles un role n'a pas acces de base afficheront un tiret et ne pourront pas etre activees.
Pour des instructions completes, voir l'onglet Equipe et acces dans Parametres du garage.
Bon a savoir : Ces parametres sont par garage. Si vous avez plusieurs garages, vous pouvez configurer des regles d'acces differentes pour chacun.
Navigation dans la barre laterale par role
Chaque role voit une barre laterale differente lorsqu'il se connecte. Cela garde l'interface claire et concentree.
Proprietaire du garage, Administrateur du garage et Manager voient la barre laterale complete :
- Sections Vue d'ensemble, Reservations et travaux, Inventaire, Finance, Paiements, Rapports financiers et Clients
- Un bouton Parametres en bas de la barre laterale ouvre un menu avec Parametres du garage, Configuration du widget de reservation, Parametres de reservation et Vos techniciens
- Les proprietaires d'organisations multi-garages voient egalement un groupe Organisation dans le menu Parametres
Conseiller de service voit une barre laterale simplifiee :
- Reservations, Devis, Clients, Factures et Bureau de reception
Technicien voit une barre laterale minimale :
- Travaux (baies de service) uniquement. Des pages supplementaires peuvent etre activees via le panneau Controle d'acces par role
Questions frequentes
Q : Puis-je personnaliser ce que chaque role voit ? R : Oui. Allez dans Parametres du garage > Equipe et acces et utilisez le panneau Controle d'acces par role pour activer ou desactiver l'acces aux pages par role. Vous pouvez accorder ou revoquer l'acces a des pages individuelles pour chaque role.
Q : Un technicien peut-il voir les factures ou les donnees financieres ? R : Non. Les techniciens n'ont pas acces aux factures, depenses, donnees de revenus ou rapports financiers. Leur barre laterale par defaut affiche uniquement la page Travaux (baies de service). Vous pouvez accorder l'acces a des pages supplementaires comme les reservations, les clients, l'inventaire et les devis en utilisant le panneau Controle d'acces par role dans les Parametres du garage.
Q : Un conseiller de service peut-il gerer l'inventaire ? R : Non. Les conseillers de service n'ont pas acces a la gestion de l'inventaire ou aux bons de commande. Ils se concentrent sur les reservations, les clients, les factures et le bureau de reception.
Q : Quelle est la difference entre le proprietaire du garage et l'administrateur du garage ? R : Les administrateurs du garage ont le meme acces que le proprietaire, sauf qu'ils ne peuvent pas gerer la facturation, les parametres d'abonnement ou changer le proprietaire du garage. Tout le reste -- operations, gestion d'equipe, rapports, marketing -- est identique.
Q : Quelle est la difference entre l'administrateur du garage et le manager ? R : Les deux ont un acces operationnel complet, mais les administrateurs du garage peuvent egalement gerer les campagnes marketing et les avis. Les managers sont un cran en dessous de l'administrateur du garage et sont ideaux pour un chef d'atelier ou un responsable des operations. Les deux peuvent gerer l'equipe, les parametres et les finances (sauf la facturation).
Q : Puis-je changer le role de quelqu'un apres l'avoir ajoute ? R : Actuellement, vous ne pouvez pas changer directement le role d'un membre de l'equipe. Vous devrez le supprimer et le re-ajouter avec le nouveau role ou contacter le support.
Q : Que se passe-t-il quand je supprime un membre de l'equipe ? R : Son acces a votre garage est revoque immediatement. Il ne peut plus se connecter et voir les donnees de votre garage. S'il appartient a d'autres garages, ceux-ci ne sont pas affectes.
Q : Un membre de l'equipe peut-il appartenir a plusieurs garages ? R : Oui. Un utilisateur peut etre ajoute a plusieurs garages et peut basculer entre eux depuis le tableau de bord.
Q : Je ne vois que Technicien et Conseiller de service lors de l'ajout d'un membre d'equipe. Ou est l'administrateur du garage ? R : Les roles que vous voyez dependent de votre propre role. Les managers ne peuvent ajouter que des techniciens et des conseillers de service. Les administrateurs du garage peuvent egalement ajouter des managers. Seuls les proprietaires du garage peuvent ajouter des administrateurs du garage.
Q : Les modules complementaires affectent-ils ce que les roles peuvent voir ? R : Oui. Les fonctionnalites comme les Rapports financiers, le Marketing et l'Inventaire sont controlees par votre abonnement. Si une fonctionnalite n'est pas activee, personne dans votre equipe ne peut la voir -- quel que soit son role. Une fois activee, la fonctionnalite devient visible pour les roles qui ont la permission correspondante.
Reference rapide
| Je veux... | Aller ici | Faire ceci |
|---|---|---|
| Voir les roles de l'equipe | Parametres > Equipe | Voir tous les membres et roles |
| Changer le role de quelqu'un | Equipe > membre > Menu deroulant Role | Selectionner le nouveau role |
| Inviter un nouveau membre | Equipe > Inviter | Saisir l'e-mail, selectionner le role |
| Supprimer un membre de l'equipe | Equipe > membre > Supprimer | Confirmer la suppression |
| Voir les permissions des roles | Ce document > Tableau de hierarchie des roles | Voir ce que chaque role peut faire |
| Donner les droits admin a quelqu'un | Equipe > membre > Role > Admin | Accorde l'acces complet |
| Restreindre au role technicien | Equipe > membre > Role > Technicien | Limite aux travaux uniquement |
| Configurer un conseiller de service | Equipe > membre > Role > Conseiller de service | Acces accueil |
| Voir mes permissions | Menu du compte | Affiche votre role actuel |