Gestion des flottes et comptes professionnels

Un guide complet pour gérer les clients professionnels, les véhicules de flotte et la facturation professionnelle dans autoGMS.

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Aperçu

De nombreux garages servent des clients professionnels -- des entreprises avec plusieurs véhicules nécessitant un entretien régulier. autoGMS facilite la gestion de ces relations professionnelles avec des outils dédiés pour :

• Comptes professionnels -- Profils séparés pour les entreprises, avec un contact nommé et un nom d'entreprise
• Suivi des véhicules de flotte -- Gardez un registre de chaque véhicule de la flotte d'un client professionnel
• Réservations groupées -- Réservez plusieurs véhicules de flotte pour un service en une seule opération
• Facturation consolidée -- Générez une facture unique couvrant tous les travaux non facturés d'une entreprise
• Gestion de la flotte interne -- Suivez vos propres véhicules de garage comme les dépanneuses et les véhicules de courtoisie
• Recherche de véhicule -- Obtenez instantanément les détails d'un véhicule en utilisant un numéro d'immatriculation britannique ou un VIN américain
• Suivi du contrôle technique -- Surveillez les dates d'expiration et l'historique du contrôle technique pour les véhicules immatriculés au Royaume-Uni
• Suivi du kilométrage -- Enregistrez et mettez à jour les relevés de compteur pour chaque véhicule

Que vous gériez une poignée de clients professionnels locaux ou que vous entreteniez de grandes flottes d'entreprises, ce guide vous accompagne dans tout ce dont vous avez besoin.

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Comment y accéder

Page des comptes professionnels

1. Ouvrez le tableau de bord autoGMS.
2. Sélectionnez votre garage dans la barre latérale.
3. Allez dans Clients dans le menu de navigation.
4. Vous verrez deux onglets en haut de la page : Tous les clients et Comptes professionnels.
5. Cliquez sur Comptes professionnels pour afficher uniquement vos clients professionnels.

Gestion des véhicules clients

1. Depuis la page Clients, cliquez sur n'importe quelle ligne de client pour ouvrir son profil.
2. Ses véhicules sont listés dans le profil client, où vous pouvez ajouter, modifier ou supprimer des véhicules.

Flotte interne du garage

1. Allez dans votre Profil de garage (cliquez sur le nom de votre garage dans la barre latérale).
2. Cherchez l'onglet Flotte.
3. C'est ici que vous gérez vos propres véhicules de garage (dépanneuses, véhicules de courtoisie, utilitaires de service, etc.).

Tableau de bord du contrôle technique (garages britanniques)

1. Depuis le menu de navigation du garage, trouvez le Tableau de bord du contrôle technique.
2. Celui-ci affiche tous les véhicules immatriculés au Royaume-Uni parmi votre clientèle avec leur statut de contrôle technique, dates d'expiration et historique des tests.

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Fonctionnalités clés

Tableau de bord des comptes professionnels

Lorsque vous ouvrez la page Comptes professionnels, vous verrez quatre cartes récapitulatives en haut :

• Total des entreprises -- Le nombre de comptes professionnels actifs liés à votre garage
• Véhicules de flotte -- Le nombre total de véhicules parmi tous vos clients professionnels
• Total des réservations -- Le nombre de réservations créées pour les comptes professionnels
• Facturé -- Un indicateur de progression montrant combien de réservations ont été facturées par rapport au total, ainsi que tout chiffre d'affaires non facturé

Sous ces cartes se trouve un tableau consultable listant chaque compte professionnel. Chaque ligne affiche :

• Nom de l'entreprise et personne de contact
• Taille de la flotte (nombre de véhicules enregistrés)
• Nombre de réservations
• Statut de facturation (par ex., "3 / 5" signifie 3 réservations facturées sur 5, avec une note indiquant combien sont en attente)
• Ventilation du chiffre d'affaires (montant facturé vs total, avec tout montant non facturé mis en évidence)
• Date de création du compte

Bon à savoir : Vous pouvez cliquer sur n'importe quelle ligne d'entreprise pour la déplier et voir une ventilation des réservations par statut (en attente, confirmé, en service, terminé, annulé). Cela vous donne un aperçu rapide sans quitter la page.

Types de véhicules

autoGMS prend en charge une gamme de types de véhicules pour couvrir tous les types de flottes :

Type	Exemples
Berline	Voitures de tourisme, voitures de fonction
SUV	4x4, crossovers
Camion	Pick-ups, plateaux
Voiture de sport	Véhicules de performance
Utilitaire	Fourgons de livraison, utilitaires de service
Bus	Minibus, autocars
Moto	Motos, scooters
Autre	Tout autre véhicule

Les types Utilitaire, Bus et Moto sont disponibles lorsque le mode flotte est activé dans les paramètres de votre garage, ou lors de la gestion de votre flotte interne de garage.

Prise en charge des plaques d'immatriculation multi-pays

autoGMS comprend les formats de plaques d'immatriculation de nombreux pays. Lors de l'ajout d'un véhicule, vous sélectionnez d'abord le pays, et les champs de saisie de la plaque s'adaptent automatiquement :

• EAU -- Formats spécifiques aux émirats (Abu Dhabi, Dubaï, Sharjah, etc.) avec des champs séparés pour les lettres et les chiffres
• Arabie saoudite -- Format 4 chiffres plus 3 lettres
• Qatar -- Format préfixe et suffixe numérique
• Bahreïn, Koweït, Oman -- Formats numériques spécifiques au pays
• Royaume-Uni -- Format standard britannique (par ex., AB12 CDE)
• Irlande -- Format année-comté-numéro (par ex., 231-D-12345)
• Allemagne -- Format région-lettre-numéro
• Égypte, Jordanie -- Formats régionaux

Le système valide le format de la plaque au fur et à mesure de votre saisie, vous saurez donc immédiatement si quelque chose semble incorrect.

Bon à savoir : Pour les plaques des EAU, vous choisirez d'abord l'émirat (Abu Dhabi, Dubaï, Sharjah, etc.), et les champs de saisie s'adapteront pour correspondre au format de plaque de cet émirat.

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Guide étape par étape

Créer un compte professionnel

Les comptes professionnels sont créés lorsque vous réservez un service et marquez le client comme professionnel :

1. Allez dans Réception (votre page de réservation) et commencez à créer une nouvelle réservation.
2. Lors de la saisie des coordonnées du client, définissez le Type de compte sur Professionnel.
3. Entrez le Nom de l'entreprise (par ex., "Al Fahim Transport LLC").
4. Remplissez le prénom, le nom et le numéro de téléphone de la personne de contact.
5. Complétez la réservation normalement.

Le client est maintenant enregistré comme compte professionnel et apparaîtra sur la page Comptes professionnels.

Bon à savoir : Vous n'avez pas besoin de créer un compte professionnel séparément avant de réserver. Le compte est créé automatiquement lors de la première réservation. Toute réservation future pour le même numéro de téléphone sera liée au même compte professionnel.

Ajouter des véhicules au profil d'un client

Chaque client (professionnel ou particulier) peut avoir plusieurs véhicules dans son dossier :

1. Accédez au profil du client en cliquant sur son nom dans la liste des Clients.
2. Dans la section Véhicules, cliquez sur Ajouter un véhicule.
3. Sélectionnez le Pays où le véhicule est immatriculé.
4. Remplissez les détails du véhicule :
   • Marque (par ex., Toyota, Mercedes-Benz) -- choisissez dans le menu déroulant avec recherche
   • Modèle (par ex., Camry, Sprinter) -- la liste se met à jour en fonction de la marque sélectionnée
   • Année de fabrication
   • Couleur
   • Type de véhicule (Berline, SUV, Camion, etc.)
   • Plaque d'immatriculation -- le format s'adapte au pays sélectionné
   • VIN (Numéro d'identification du véhicule) -- optionnel mais utile pour le suivi
5. Cliquez sur Enregistrer pour ajouter le véhicule au profil du client.

Ce que vous verrez : Le véhicule apparaît dans la liste des véhicules du client avec sa marque, modèle, année, numéro de plaque et tous les autres détails saisis. Un véhicule peut être défini comme le véhicule par défaut (principal) du client.

Utiliser la recherche de véhicule britannique (intégration DVLA)

Si votre garage est au Royaume-Uni, ou si vous ajoutez un véhicule immatriculé au Royaume-Uni, vous pouvez rechercher les détails du véhicule instantanément à l'aide du numéro d'immatriculation :

1. Lors de l'ajout ou de la modification d'un véhicule, définissez le pays sur Royaume-Uni.
2. Un champ de numéro d'immatriculation et un bouton Rechercher apparaîtront.
3. Entrez le numéro d'immatriculation britannique (par ex., "AB12 CDE").
4. Cliquez sur le bouton Rechercher.
5. autoGMS interrogera la base de données DVLA et remplira automatiquement :
   • Marque (par ex., "Volkswagen")
   • Année de fabrication
   • Couleur
6. Vérifiez les détails, ajoutez le modèle manuellement si nécessaire, et enregistrez.

Ce que vous verrez : Après une recherche réussie, les champs du formulaire se mettent à jour avec les données DVLA. Un message de confirmation apparaît indiquant "Détails du véhicule trouvés."

Bon à savoir : Le système normalise automatiquement les noms des constructeurs. Par exemple, "VW" de la DVLA devient "Volkswagen", et "MERCEDES" devient "Mercedes-Benz", afin que vos dossiers restent cohérents.

Utiliser la recherche de véhicule américain (décodage VIN)

Pour les véhicules immatriculés aux États-Unis, vous pouvez rechercher les détails à l'aide du VIN à 17 caractères :

1. Lors de l'ajout d'un véhicule, entrez le VIN (doit être exactement 17 caractères).
2. Le système décodera le VIN en utilisant la base de données NHTSA.
3. Les détails du véhicule comme la marque, le modèle et l'année sont remplis automatiquement.

De plus, pour les véhicules américains, autoGMS peut vérifier :

• Rappels de sécurité -- Tout rappel ouvert ou passé pour le VIN spécifique
• Plaintes -- Plaintes déposées auprès de la NHTSA pour cette marque, modèle et année
• Enquêtes -- Enquêtes de sécurité en cours

Bon à savoir : La recherche par VIN est utile même pour les véhicules non américains, car les VIN sont standardisés au niveau international. Cependant, les données de rappels et de plaintes sont spécifiques au marché américain.

Vérifier l'historique du contrôle technique (véhicules britanniques)

Pour les véhicules immatriculés au Royaume-Uni, vous pouvez consulter l'historique complet du contrôle technique :

1. Allez au profil d'un client et trouvez le véhicule dans sa liste.
2. Si le véhicule est immatriculé au Royaume-Uni, vous verrez un bouton Récupérer l'historique.
3. Cliquez dessus pour récupérer les données du contrôle technique auprès de la DVSA (Driver and Vehicle Standards Agency).
4. Le système affichera :
   • Dernier résultat de test -- Réussi ou Échoué, avec la date du test
   • Date d'expiration du contrôle technique -- Quand le certificat de contrôle technique actuel expire
   • Relevé de compteur -- Le kilométrage enregistré lors du dernier test
   • Défauts -- Toutes observations, défauts mineurs, majeurs ou dangereux constatés

Ce que vous verrez : Une bannière de statut affiche le dernier résultat (vert pour réussi, rouge pour échoué). En dessous, tous les défauts sont listés avec des étiquettes de gravité codées par couleur :

• Observation (ambre) -- Éléments à surveiller mais pas motif d'échec
• Mineur (jaune) -- Problèmes mineurs notés
• Majeur (orange) -- Problèmes sérieux ayant causé ou pouvant causer un échec
• Dangereux (rouge) -- Préoccupations immédiates de sécurité

Vous pouvez cliquer sur Actualiser à tout moment pour récupérer les dernières données.

Utiliser le tableau de bord du contrôle technique

Le tableau de bord du contrôle technique vous donne une vue d'ensemble du statut des contrôles techniques de tous les véhicules de vos clients britanniques :

1. Ouvrez le Tableau de bord du contrôle technique depuis la navigation du garage.
2. Utilisez les filtres pour afficher :
   • Tous les véhicules -- Chaque véhicule britannique enregistré
   • Expirant dans 30 jours -- Véhicules dont le contrôle technique expire bientôt
   • En retard -- Véhicules avec un contrôle technique expiré
   • Données manquantes -- Véhicules sans données de contrôle technique enregistrées
3. Utilisez la barre de recherche pour trouver des véhicules spécifiques par nom de client, immatriculation ou marque/modèle.

Depuis ce tableau de bord vous pouvez :

• Envoyer un rappel WhatsApp -- Cliquez sur l'icône de message pour envoyer un rappel de contrôle technique pré-rédigé au client via WhatsApp
• Réserver un contrôle technique -- Cliquez sur l'icône de calendrier pour ouvrir le formulaire de réservation, pré-rempli avec les détails du client et du véhicule
• Modifier les détails du véhicule -- Cliquez sur une ligne de véhicule pour mettre à jour ses informations

Bon à savoir : Le tableau de bord du contrôle technique génère automatiquement des messages de rappel qui incluent le nom du client, le numéro d'immatriculation et la date d'expiration. Vous pouvez les envoyer en un seul clic.

Suivre et mettre à jour le kilométrage des véhicules

Maintenir les relevés de kilométrage à jour est important pour la planification des services et l'historique du véhicule :

1. Allez à la liste des véhicules d'un client dans son profil.
2. Trouvez le véhicule et cherchez l'affichage du kilométrage.
3. Cliquez sur l'icône de modification (crayon) à côté du relevé de kilométrage.
4. Entrez le relevé actuel du compteur.
5. Choisissez l'unité -- Kilomètres (km) ou Miles (mi).
6. Appuyez sur Entrée pour enregistrer, ou Échap pour annuler.

Ce que vous verrez : Le kilométrage se met à jour immédiatement, et la date de la dernière mise à jour du kilométrage est enregistrée. Pour les véhicules britanniques, le relevé du compteur du dernier contrôle technique est également affiché lorsque l'historique du contrôle technique est récupéré.

Bon à savoir : Le kilométrage peut également être mis à jour automatiquement lorsqu'un rapport de pré-inspection est complété pour une réservation. Le relevé du compteur de l'inspection est enregistré dans le dossier du véhicule.

Réserver plusieurs véhicules de flotte en une fois

Lorsqu'une entreprise a besoin d'entretenir plusieurs véhicules, vous pouvez créer des réservations en lot :

1. Allez sur la page Comptes professionnels.
2. Trouvez l'entreprise dans le tableau.
3. Cliquez sur le bouton vert Réserver à côté du nom de l'entreprise.
4. Un panneau latéral s'ouvre intitulé Réservation de flotte, affichant le nom de l'entreprise.
5. Vous verrez une liste de tous les véhicules enregistrés pour cette entreprise. Pour chaque véhicule :
   • Cliquez pour le sélectionner (une coche apparaît)
   • Choisissez un service dans le menu déroulant qui apparaît sous le véhicule
   • Le prix du service est affiché en fonction du type de véhicule
6. Si vous souhaitez réserver tous les véhicules, cliquez sur Tout sélectionner en haut.
7. Définissez la Date de réservation à l'aide du sélecteur de date.
8. Ajoutez éventuellement des Notes qui s'appliqueront à toutes les réservations.
9. Cliquez sur Créer X réservations (où X est le nombre de véhicules sélectionnés).

Ce que vous verrez : Chaque véhicule sélectionné obtient sa propre réservation séparée, toutes liées au même compte professionnel. Un message de confirmation vous indique combien de réservations ont été créées avec succès.

Bon à savoir : Chaque véhicule peut avoir un service différent assigné. Par exemple, vous pourriez réserver trois voitures pour une vidange et un utilitaire pour une inspection complète -- le tout dans la même opération groupée. Le pied de page affiche un compteur des véhicules sélectionnés qui n'ont pas encore de service assigné.

Générer une facture consolidée pour une entreprise

Au lieu de facturer chaque réservation séparément, vous pouvez créer une facture unique couvrant tous les travaux non facturés d'une entreprise :

1. Allez sur la page Comptes professionnels.
2. Trouvez l'entreprise que vous souhaitez facturer.
3. Regardez le bouton Facture sur cette ligne :
   • S'il affiche Facture (X) en ambre -- il y a X réservations non facturées prêtes à facturer
   • S'il affiche Voir les factures en vert -- toutes les réservations sont déjà facturées
4. Cliquez sur le bouton ambre Facture.
5. Le système récupère toutes les réservations non facturées pour cette entreprise et ouvre le générateur de factures.
6. La facture est pré-remplie avec :
   • Le nom de l'entreprise comme client
   • Chaque réservation comme ligne séparée, montrant le nom du service, les détails du véhicule et la date
   • Le montant total calculé automatiquement
   • Une date d'échéance de paiement par défaut de 30 jours
   • Les coordonnées de votre garage comme vendeur
7. Vérifiez la facture, effectuez les ajustements nécessaires et générez-la.

Ce que vous verrez : Après la génération, les réservations sont liées à la facture. Le statut de facturation du compte professionnel se met à jour automatiquement -- la colonne "Facturé" reflète le nouveau décompte, et tout chiffre d'affaires non facturé précédemment affiché diminue.

Méthode alternative -- Fenêtre de facture professionnelle :

Vous pouvez également générer des factures depuis une vue de sélection plus détaillée :

1. Lorsque la fenêtre de facture s'ouvre, vous voyez toutes les réservations non facturées listées avec des cases à cocher.
2. Toutes les réservations sont sélectionnées par défaut. Vous pouvez désélectionner celles que vous ne souhaitez pas inclure.
3. Chaque réservation affiche son statut, sa date, son véhicule, son service et son prix.
4. Définissez la Date d'échéance à l'aide du sélecteur de calendrier (par défaut 30 jours à partir d'aujourd'hui).
5. Le total se met à jour en temps réel lorsque vous sélectionnez ou désélectionnez des réservations.
6. Cliquez sur Suivant pour passer au générateur de factures.

Bon à savoir : Le ratio facturé vs total est visible en un coup d'oeil sur la page Comptes professionnels. La colonne "Facturé" affiche une fraction comme "3 / 5" avec le nombre de réservations en attente mis en évidence en ambre en dessous. La colonne Chiffre d'affaires affiche le chiffre d'affaires facturé vs le chiffre d'affaires total, avec tout montant non facturé signalé.

Gérer votre flotte interne de garage

Votre garage a probablement ses propres véhicules -- dépanneuses, véhicules de courtoisie, utilitaires de service. autoGMS vous permet de les suivre séparément des véhicules clients :

1. Allez dans votre Profil de garage (cliquez sur le nom de votre garage dans la barre latérale).
2. Ouvrez l'onglet Flotte.
3. Vous verrez le titre "Flotte du garage" avec la description "Gérez vos véhicules de flotte internes comme les dépanneuses, les véhicules de courtoisie et les utilitaires de service."

Ajouter un véhicule à la flotte de votre garage :

1. Cliquez sur le bouton Ajouter un véhicule.
2. Un formulaire d'ajout rapide apparaît avec des champs pour :
   • Marque -- Menu déroulant avec recherche (par ex., Ford, Mercedes-Benz)
   • Modèle -- Se met à jour en fonction de la marque sélectionnée (par ex., Transit, Sprinter)
   • Type -- Berline, SUV, Camion, Utilitaire, Bus, Moto, Voiture de sport, Autre
   • Année -- Année de fabrication
   • Plaque d'immatriculation -- L'immatriculation du véhicule
   • VIN -- Numéro d'identification du véhicule
   • ID de flotte -- Votre propre identifiant interne (par ex., "DEP-01", "COURT-03", "A-07")
3. Si vous devez ajouter plusieurs véhicules similaires, définissez la Quantité (jusqu'à 50) et cliquez sur Ajouter X véhicules. Seul le premier véhicule reçoit la plaque, le VIN et l'ID de flotte -- les autres sont créés comme des copies vierges que vous remplirez ultérieurement.
4. Cliquez sur Ajouter un véhicule pour enregistrer.

Ce que vous verrez : Le formulaire reste ouvert après chaque ajout, vous pouvez donc continuer à ajouter des véhicules rapidement. Chaque véhicule apparaît dans la liste en dessous avec sa marque, modèle, année, plaque, VIN, ID de flotte, type et kilométrage.

Dupliquer un véhicule :

Survolez n'importe quel véhicule dans la liste et cliquez sur l'icône de copie pour pré-remplir le formulaire d'ajout avec la marque, le modèle, le type et l'année de ce véhicule. La plaque, le VIN et l'ID de flotte sont effacés pour que vous puissiez entrer des valeurs uniques pour le nouveau véhicule.

Modifier un véhicule de flotte :

Cliquez sur un véhicule de flotte pour ouvrir la boîte de dialogue de modification, où vous pouvez mettre à jour :

• Marque, modèle, type et année
• Plaque d'immatriculation et ID de flotte
• VIN et couleur
• Kilométrage actuel et unité de kilométrage (km ou miles)

Supprimer un véhicule :

Survolez un véhicule et cliquez sur l'icône corbeille. Confirmez la suppression dans la boîte de dialogue qui apparaît. Cette action ne peut pas être annulée.

Bon à savoir : Le champ ID de flotte est entièrement à votre discrétion. Utilisez la convention de nommage qui a du sens pour votre garage -- "DEP-01", "PRET-A", "UTIL-NORD" -- tout ce qui aide votre équipe à identifier rapidement les véhicules.

Gérer plusieurs véhicules par client

Les clients particuliers comme professionnels peuvent avoir un nombre illimité de véhicules dans leur dossier :

• Ajouter des véhicules : Utilisez le bouton Ajouter un véhicule dans le profil du client. Chaque véhicule est enregistré avec sa propre marque, modèle, année, plaque, VIN, couleur, type de carburant, cylindrée, pays et kilométrage.
• Véhicule par défaut : Un véhicule peut être marqué comme véhicule principal (par défaut) du client. C'est le véhicule qui sera pré-sélectionné lors de la création de nouvelles réservations.
• Recherche de véhicules : Utilisez la barre de recherche dans la liste des véhicules pour filtrer par marque, modèle, année, numéro de plaque ou VIN.
• Suppression de véhicules : Cliquez sur le bouton de suppression à côté de n'importe quel véhicule. Une confirmation vous sera demandée avant la suppression.

Bon à savoir : Lors de la création d'une réservation, le système affiche les véhicules du client pour que vous puissiez choisir le bon. Pour les comptes professionnels avec de grandes flottes, l'outil de réservation de flotte (décrit ci-dessus) est le moyen le plus efficace de gérer plusieurs véhicules.

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Conseils et bonnes pratiques

Pour les comptes professionnels

• Utilisez des noms d'entreprise clairs. Entrez le nom officiel de l'entreprise (par ex., "Emirates Transport LLC" plutôt que simplement "ET") pour que votre équipe puisse trouver les comptes rapidement en utilisant la barre de recherche.
• Gardez les coordonnées à jour. Chaque compte professionnel a une personne de contact avec un numéro de téléphone. Assurez-vous qu'il est mis à jour, car l'outil de réservation de flotte nécessite un numéro de téléphone valide.
• Vérifiez régulièrement le chiffre d'affaires non facturé. La page Comptes professionnels met en évidence le chiffre d'affaires non facturé en ambre. Prenez l'habitude de vérifier cela chaque semaine et de générer les factures rapidement.
• Utilisez la vue de ligne dépliée. Cliquez sur n'importe quelle ligne d'entreprise pour voir une ventilation des réservations par statut. Cela vous aide à repérer des tendances -- par exemple, si une entreprise a de nombreuses réservations en attente qui n'ont pas été confirmées.

Pour les véhicules de flotte

• Enregistrez les VIN chaque fois que possible. Les VIN sont le moyen le plus fiable d'identifier un véhicule d'un système à l'autre. Ils apparaissent sur les factures et aident à éviter les confusions lorsqu'une entreprise a plusieurs véhicules de même marque et modèle.
• Attribuez des ID de flotte aux véhicules internes. Donner à vos dépanneuses et véhicules de courtoisie des ID simples comme "DEP-01" les rend faciles à référencer en conversation et dans les rapports.
• Gardez le kilométrage à jour. Des relevés de kilométrage précis aident à la planification des services, au suivi des garanties et à la documentation de la valeur de revente. Mettez à jour le kilométrage à chaque visite de service.
• Utilisez la fonction de duplication pour les véhicules de flotte similaires. Si une entreprise a cinq Toyota HiAce, ajoutez le premier complètement, puis utilisez le bouton de duplication/copie pour créer rapidement les suivants -- mettez simplement à jour la plaque et le VIN pour chacun.

Pour la recherche de véhicule

• Utilisez la recherche britannique pour gagner du temps. Pour les véhicules britanniques, entrer le numéro d'immatriculation et cliquer sur Rechercher est plus rapide et plus précis que de taper les détails manuellement. Cela garantit également une dénomination cohérente.
• Récupérez l'historique du contrôle technique de manière proactive. Lorsqu'un client britannique visite pour la première fois, récupérez son historique de contrôle technique. Cela vous donne un aperçu de l'état du véhicule et vous aide à recommander des services.
• Vérifiez les rappels américains pour la sécurité des clients. Lors de l'ajout d'un véhicule américain par VIN, prenez un moment pour vérifier les rappels ouverts. Alerter les clients sur les rappels de sécurité inspire confiance et peut mener à des travaux supplémentaires.

Pour la facturation

• Facturez rapidement après avoir terminé les travaux. La page Comptes professionnels facilite la visualisation des réservations non facturées. Ne laissez pas les travaux non facturés s'accumuler.
• Vérifiez la facture consolidée avant l'envoi. Le générateur de factures pré-remplit tout, mais vérifiez toujours que les lignes, les montants et la date d'échéance sont corrects.
• Utilisez judicieusement l'échéance par défaut de 30 jours. Le système définit une date d'échéance de paiement de 30 jours par défaut. Ajustez-la en fonction de votre accord avec chaque client professionnel.

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Questions fréquentes

Comptes professionnels

Comment convertir un client particulier existant en compte professionnel ? Actuellement, le type de compte est défini lors de la création du client pendant une réservation. Pour convertir un client particulier existant, modifiez son profil et changez le type de compte en "Professionnel", puis entrez le nom de l'entreprise.

Un compte professionnel peut-il avoir plusieurs personnes de contact ? Chaque compte professionnel a une personne de contact principale (prénom, nom, numéro de téléphone, email). Si une entreprise a plusieurs contacts, vous pouvez ajouter des notes au profil client avec les coordonnées supplémentaires.

Comment rechercher un compte professionnel spécifique ? Sur la page Comptes professionnels, utilisez la barre de recherche en haut du tableau. Vous pouvez rechercher par nom d'entreprise, nom de la personne de contact ou numéro de téléphone.

Que se passe-t-il si je supprime un compte professionnel ? Supprimer un client supprime son profil, mais son historique de réservations est conservé dans le système. Soyez prudent -- il est généralement préférable de marquer un compte comme inactif plutôt que de le supprimer.

Véhicules de flotte

Y a-t-il une limite au nombre de véhicules qu'un client peut avoir ? Non. Un client (professionnel ou particulier) peut avoir un nombre illimité de véhicules enregistrés dans son profil.

Puis-je ajouter des véhicules en masse ? Pour les véhicules de flotte internes du garage, oui -- le formulaire d'ajout rapide a un champ de quantité qui vous permet d'ajouter jusqu'à 50 véhicules à la fois. Pour les véhicules clients, ils sont ajoutés un par un via le profil client, mais l'outil de réservation de flotte vous permet de travailler avec tous en une seule vue.

Qu'est-ce qu'un ID de flotte ? Un ID de flotte est une étiquette interne que vous attribuez à un véhicule pour une identification facile. C'est entièrement optionnel et libre -- vous pouvez utiliser des codes comme "DEP-01", "UTIL-A" ou "042". C'est particulièrement utile pour la propre flotte de votre garage de dépanneuses, véhicules de courtoisie et véhicules de service.

Quels types de véhicules sont disponibles ? Berline, SUV, Camion, Voiture de sport, Utilitaire, Bus, Moto et Autre. Utilitaire, Bus et Moto deviennent disponibles lorsque le mode flotte est activé dans les paramètres de votre garage.

Recherche de véhicule

La recherche DVLA britannique est-elle gratuite ? La recherche est incluse dans votre abonnement autoGMS sans frais supplémentaires. Il y a une limite de débit pour prévenir les abus, mais l'utilisation normale ne sera pas affectée.

Quels détails la recherche DVLA retourne-t-elle ? Elle retourne la marque, l'année de fabrication et la couleur du véhicule. Vous devrez encore entrer le modèle manuellement, car les données DVLA ne l'incluent pas toujours.

La recherche VIN fonctionne-t-elle pour les véhicules non américains ? Le décodage VIN utilise la base de données NHTSA, qui est principalement destinée aux véhicules du marché américain. Elle peut retourner des résultats partiels pour les véhicules d'autres marchés. Les véhicules britanniques sont mieux servis par la recherche par numéro d'immatriculation.

Pourquoi mon historique de contrôle technique affiche "Aucun historique de contrôle technique chargé" ? Vous devez d'abord cliquer sur le bouton "Récupérer l'historique". Les données de contrôle technique ne sont pas chargées automatiquement -- elles sont récupérées à la demande auprès du service DVSA. Une fois récupérées, elles sont enregistrées et affichées jusqu'à ce que vous les actualisiez.

Facturation

Puis-je facturer des réservations individuelles au lieu de créer une facture consolidée ? Oui. La fonctionnalité de facture consolidée sur la page Comptes professionnels est une facilité pour les entreprises ayant plusieurs réservations. Vous pouvez toujours générer des factures individuelles depuis la page de détail de chaque réservation.

Que signifie "non facturé" sur la page Comptes professionnels ? Les réservations non facturées sont des réservations terminées (ou en cours) qui n'ont pas encore été liées à une facture. Les indicateurs ambre sur la page vous aident à identifier le chiffre d'affaires qui n'a pas été formellement facturé.

Puis-je sélectionner quelles réservations inclure dans une facture consolidée ? Oui. Lorsque vous utilisez la fenêtre de facture professionnelle, toutes les réservations non facturées sont pré-sélectionnées avec des cases à cocher. Vous pouvez désélectionner les réservations que vous ne souhaitez pas inclure dans la facture en cours.

Quel format de numéro de facture est utilisé pour les factures professionnelles ? Les factures consolidées professionnelles utilisent le format "INV-B-XXXX" où XXXX est dérivé de l'ID de la première réservation. Cela les distingue des factures individuelles classiques qui utilisent "INV-XXXXXX".

Tableau de bord du contrôle technique

Puis-je envoyer des rappels de contrôle technique aux clients ? Oui. Depuis le tableau de bord du contrôle technique, vous pouvez envoyer un message WhatsApp pré-rédigé à tout client ayant un véhicule approchant de sa date d'expiration du contrôle technique. Le message inclut le nom du client, le numéro d'immatriculation et la date d'expiration.

Puis-je réserver un contrôle technique directement depuis le tableau de bord ? Oui. Cliquez sur l'icône de calendrier à côté de n'importe quel véhicule pour ouvrir un formulaire de réservation pré-rempli avec les détails du client et du véhicule déjà saisis. Sélectionnez simplement le service de contrôle technique et confirmez.

À quelle fréquence dois-je actualiser les données du contrôle technique ? Les données du contrôle technique ne changent pas fréquemment -- une fois toutes les quelques semaines suffit pour la plupart des garages. Le bouton "Actualiser" sur chaque véhicule ou l'actualisation en masse sur le tableau de bord du contrôle technique vous permet de mettre à jour quand vous le souhaitez.