Paramètres de réservation
Aperçu
Les paramètres de réservation définissent comment votre garage prend les réservations : si les clients peuvent réserver pour aujourd’hui, combien de réservations vous acceptez, si l’on choisit un créneau, quels types de véhicules vous prenez en charge, ce que l’équipe doit renseigner et quelles étapes d’inspection sont obligatoires.
Ces règles façonnent l’expérience de réservation de votre équipe et de vos clients, y compris le widget en ligne, la page de réservation, les réservations manuelles et les clients sans rendez-vous.
Pourquoi c’est important :
- Détermine si les nouvelles réservations doivent être validées par l’équipe ou sont confirmées automatiquement
- Évite la surréservation grâce à une limite par jour et à la capacité des créneaux
- Définit les types de véhicules acceptés par votre garage
- Fixe ce que l’équipe doit renseigner et les étapes d’inspection obligatoires
- Active le mode projet, les tarifs de main-d’œuvre du garage et les plans de service
- Définit les brouillons WhatsApp que l’équipe envoie depuis une réservation
Comment y accéder
- Connectez-vous à votre tableau de bord autoGMS.
- Dans la barre latérale, sélectionnez le garage à gérer.
- Cliquez sur Paramètres en bas de la barre latérale.
- Sélectionnez Paramètres de réservation dans le groupe Réservations.
Vous pouvez aussi cliquer sur Paramètres (l’icône d’engrenage) dans l’en-tête de la page Réservations, utiliser le bouton Paramètres de réservation en haut des paramètres de l’atelier, ou l’ouvrir depuis le panneau rapide Nouvelle réservation.
Bon à savoir : Vous pouvez aussi aller directement à
/dashboard/garages/your-garage-id/bookings/settingsdans la barre d’adresse de votre navigateur.
Fonctionnement de la page
Les paramètres de réservation utilisent la même mise en page que les Paramètres de l’atelier :
- Rechercher un paramètre, en haut, filtre la page pendant la saisie. Essayez « créneaux », « VIN », « inspection » ou « WhatsApp ».
- N à corriger apparaît quand un élément demande votre attention. Cliquez dessus pour n’afficher que les cartes concernées.
- Paramètres de l’atelier, en haut, ouvre l’autre page de paramètres.
- Les paramètres sont regroupés en Réservation en ligne, Réservations du personnel et travaux, Tarifs et forfaits et Messages clients. Sur ordinateur, le nom du groupe s’affiche dans une colonne à gauche. Sur téléphone, il sert de titre au-dessus de ses cartes.
- Pour modifier une valeur simple, cliquez sur sa ligne. Elle devient un champ avec Terminé et Annuler.
- Les tâches plus importantes s’ouvrent dans un panneau latéral. Sur téléphone, le panneau s’ouvre en bas de l’écran.
- Les modifications s’enregistrent avec la barre Enregistrer les modifications en bas de la page. Cliquez sur Annuler les modifications pour les abandonner.
Les tarifs de main-d’œuvre du garage s’enregistrent immédiatement, sans passer par la barre d’enregistrement.
| Groupe | Cartes |
|---|---|
| Réservation en ligne | Réception et confirmation, Capacité et créneaux, Formulaire de réservation en ligne, Types de véhicules |
| Réservations du personnel et travaux | Réservations ajoutées par votre équipe, Inspection et clôture |
| Tarifs et forfaits | Étapes des travaux, Tarifs de main-d’œuvre, Plans de service |
| Messages clients | Modèles WhatsApp |
Réservation en ligne
Réception et confirmation
| Paramètre | Effet | Par défaut |
|---|---|---|
| Réservations le jour même | Les clients peuvent réserver pour aujourd’hui | Désactivé |
| Confirmer automatiquement | Les nouvelles réservations sont confirmées sans validation de l’équipe | Désactivé |
Quand Réservations le jour même est désactivé, la première date proposée aux clients est demain. Cela concerne le widget en ligne et la page de réservation. Votre équipe peut toujours créer des réservations pour aujourd’hui depuis le tableau de bord.
Par défaut, les nouvelles réservations clients arrivent En attente et attendent votre équipe. Avec Confirmer automatiquement, les nouvelles réservations éligibles passent directement à Confirmée. Deux options supplémentaires apparaissent :
| Option | Effet |
|---|---|
| Uniquement pendant les horaires d’ouverture | Les réservations pour un créneau pendant vos horaires d’ouverture sont confirmées automatiquement. Celles pour un moment où vous êtes fermé attendent la validation de l’équipe, quelle que soit l’heure d’envoi. |
| Uniquement les clients de votre zone | Seules les réservations des clients dont le numéro de téléphone utilise l’indicatif de votre pays sont confirmées automatiquement. Les autres attendent la validation de l’équipe. |
Si vous activez les deux, une réservation doit remplir les deux conditions.
Bon à savoir : La confirmation automatique s’applique aux nouvelles réservations entrantes. Si votre équipe crée une réservation manuellement, vérifiez son statut plutôt que de supposer qu’elle a été confirmée automatiquement.
Capacité et créneaux
| Paramètre | Effet | Par défaut |
|---|---|---|
| Limite de réservations par jour | Bloque les nouvelles réservations quand la journée est complète | Désactivé |
| Créneaux d’arrivée | Les clients choisissent un créneau, pas seulement une date | Désactivé |
Limite de réservations par jour
- Activez Limite de réservations par jour.
- Réglez Réservations par jour avec les boutons − et + (de 1 à 999).
- Cliquez sur Enregistrer les modifications.
Une fois la limite atteinte, les canaux de réservation clients ne proposent plus ce jour et le calendrier de réservation l’affiche comme complet (par exemple « 5/10 »). Basez ce nombre sur vos postes, vos techniciens et la durée moyenne d’un travail.
Créneaux d’arrivée
- Activez Créneaux d’arrivée.
- Choisissez une Durée du créneau : 30 min, 1 heure ou 2 heures.
- Réglez Réservations par créneau (de 1 à 20) -- le nombre de voitures pouvant arriver par créneau.
- Cliquez sur Enregistrer les modifications.
Une fois enregistré :
- la page de réservation publique propose un choix de créneau à côté de la date
- le widget intégré utilise les mêmes disponibilités
- l’équipe qui crée des réservations depuis le tableau de bord choisit parmi les mêmes créneaux en temps réel
- les créneaux complets sont masqués ou bloqués automatiquement
Bon à savoir : Les créneaux ne sont créés que dans vos horaires d’ouverture, définis dans les Paramètres de l’atelier. La limite par jour s’applique toujours : une journée peut être complète parce que toute la journée est pleine ou parce qu’un créneau est plein.
Formulaire de réservation en ligne
Cette carte est une grille avec les colonnes Masqué, Facultatif et Obligatoire. Choisissez-en une pour chaque champ afin de définir ce que les clients voient et doivent remplir lorsqu’ils réservent en ligne.
- Toujours obligatoires : nom, téléphone, date, type de véhicule et service.
- À vous de choisir : e-mail, notes, numéro d’immatriculation, VIN, kilométrage actuel, marque, modèle et créneau d’arrivée.
- Le créneau d’arrivée nécessite d’activer d’abord les créneaux d’arrivée.
- Les réservations MOT demandent toujours le numéro d’immatriculation.
Ces choix s’appliquent à la page de réservation et au formulaire intégré.
Types de véhicules
Cochez les types de véhicules pris en charge par votre garage. Les tuiles sont réparties en deux groupes :
- Voitures : Voiture, SUV, Camion, Sportive, Hypercar, Autre
- Véhicules de flotte : Bus, Van, Moto
Seuls les types cochés peuvent être choisis lorsque les clients ou l’équipe font une réservation.
Choisissez-en au moins un avant d’enregistrer. Si vous n’en choisissez qu’un, les clients sautent l’étape véhicule, car toutes les réservations utilisent ce type.
Réservations du personnel et travaux
Réservations ajoutées par votre équipe
Ces règles s’appliquent aux réservations que votre équipe crée dans le tableau de bord.
- Crédit de recommandation -- Activez-le pour ajouter un bénéficiaire du crédit aux formulaires de réservation de l’équipe, afin d’attribuer le crédit à un membre de l’équipe ou à un intervenant externe.
- Champs obligatoires -- Cochez les tuiles que l’équipe doit remplir : Crédit de recommandation, Plaque d’immatriculation, VIN, Kilométrage, Date de fin prévue, Créneau d’arrivée et Notes du travail.
Quand un champ est obligatoire, l’équipe doit le remplir avant de pouvoir mettre en file ou créer une réservation manuelle. Cela s’applique à la page de réservation manuelle complète, au panneau de réservation rapide, aux véhicules de flotte enregistrés et aux files de réservations groupées.
Bon à savoir : Un Créneau d’arrivée obligatoire ne s’applique que lorsque les créneaux d’arrivée sont activés. Pour les véhicules de flotte enregistrés, la fiche du véhicule doit déjà contenir les informations requises.
Inspection et clôture
Une grille avec Facultatif et Obligatoire pour chaque étape d’inspection :
| Étape | Quand | Si Obligatoire |
|---|---|---|
| Accueil véhicule | À l’arrivée | L’équipe enregistre l’état du véhicule avant que le travail puisse commencer |
| Photos avant travaux | Avant le début du travail | L’équipe ajoute les principaux angles de photo avant que le travail puisse commencer ou être terminé |
| Checklist avant travaux | Avant le début du travail | L’équipe remplit la checklist du véhicule avant que le travail puisse commencer ou être terminé |
| Contrôle qualité final | Avant la clôture | Le travail ne peut pas être terminé tant que le contrôle final n’est pas fait |
Marquer les véhicules comme reçus affiche une étape Reçu dans la progression de chaque travail. Cette option est activée par défaut. Désactivez-la si votre équipe passe directement aux travaux sans marquer les arrivées ; l’étape n’apparaît alors que sur les travaux marqués comme reçus. Tant qu’elle est activée, un véhicule que personne n’a marqué apparaît comme reçu à partir du jour où les travaux ont commencé ; l’équipe peut cliquer sur cette date pour le marquer et obtenir le reçu de réception. Désactivée, les travaux que personne n’a marqués n’ont ni étape Reçu ni reçu de réception.
Pièces avant la clôture exige au moins une pièce sur un travail avant que l’équipe puisse le clôturer. Si aucune n’est affectée, autoGMS bloque la clôture et renvoie l’équipe vers l’onglet Devis et pièces. Seul le propriétaire du garage ou de l’organisation peut le modifier ; les autres le voient verrouillé.
Pour l’explication complète, voir Workflow d’inspection.
Tarifs et forfaits
Étapes des travaux
Activez le Mode projet pour découper les gros travaux en étapes, facturer par étape et suivre l’avancement. Une fois activé, la carte affiche un tableau d’étapes par défaut que les nouveaux travaux en mode projet reprennent.
- Cliquez sur une étape pour modifier son nom et sa description, ou pour la supprimer. Vous devez garder au moins une étape.
- Cliquez sur Ajouter une étape pour en ajouter une.
- Laissez un nom vide pour que l’équipe nomme l’étape sur chaque travail.
Activer le mode projet ne convertit pas les réservations existantes. Chaque réservation passe en mode projet depuis sa propre page de détail. Voir Mode Projet pour le guide complet.
Tarifs de main-d’œuvre
Activez Tarifs main-d’œuvre du garage pour que les conseillers choisissent un tarif du garage ou celui du technicien lors du chiffrage de la main-d’œuvre d’un devis. Une fois activé, la carte affiche un tableau des tarifs.
| Tarif | Quand il est utilisé |
|---|---|
| Tarif par cylindres | En premier, si le véhicule a ce nombre de cylindres |
| Tarif par marque | Si aucun tarif par cylindres ne correspond |
- Cliquez sur Ajouter un tarif par cylindres ou Ajouter un tarif par marque. Le panneau affiche un exemple de prix calculé pendant la saisie.
- Cliquez sur un tarif pour le modifier ou le supprimer.
- Chaque nombre de cylindres et chaque marque ne peut avoir qu’un seul tarif.
Les tarifs de main-d’œuvre s’enregistrent immédiatement, sans la barre Enregistrer les modifications. Les modifications manuelles sur une ligne de devis restent sur cette ligne.
Plans de service
Activez Plans de service si votre garage gère des plans d’entretien récurrents pour des clients flotte ou entreprise. La page Réservations affiche alors l’onglet Plans de service.
Ce réglage ne détermine pas les types de véhicules que les clients peuvent réserver. Utilisez Types de véhicules pour cela.
Messages clients
Modèles WhatsApp
Le tableau liste six messages : Réservation reçue, Réservation confirmée, Travaux commencés, En pause, Prêt à être récupéré et Réservation annulée. Chacun indique s’il est Par défaut ou Personnalisé.
- Cliquez sur un message. Un panneau s’ouvre avec un aperçu en direct.
- Modifiez le texte. Touchez une balise pour l’ajouter :
{customer},{vehicle},{schedule},{date},{garage}. Les balises se remplissent depuis la réservation. - Cliquez sur Enregistrer le modèle, ou sur Rétablir le message par défaut pour revenir au message d’origine.
L’équipe ouvre ces brouillons depuis Plus d’actions > WhatsApp sur une ligne de réservation. Elle peut relire ou modifier le message, ouvrir WhatsApp et appuyer sur Envoyer dans WhatsApp. autoGMS n’envoie pas le message automatiquement.
Enregistrer vos paramètres de réservation
Après une modification, la barre d’enregistrement apparaît en bas de l’écran. Cliquez sur Enregistrer les modifications pour appliquer, ou sur Annuler les modifications pour revenir en arrière. Les modifications prennent effet immédiatement sur tous les canaux de réservation. Les tarifs de main-d’œuvre s’enregistrent à part.
Prise en charge de l’arabe
Lorsque la langue de votre tableau de bord est l’arabe, les Paramètres de réservation passent en affichage de droite à gauche et affichent leurs libellés en arabe.
Conseils et bonnes pratiques
-
Commencez par la confirmation manuelle. Si vous débutez avec autoGMS, laissez Confirmer automatiquement désactivé jusqu’à bien connaître le parcours de réservation.
-
Activez la confirmation automatique quand vous êtes prêt. Utilisez Uniquement pendant les horaires d’ouverture pour que les réservations sur vos heures de fermeture attendent l’équipe, et Uniquement les clients de votre zone pour que celles venant d’autres pays attendent aussi.
-
Fixez une limite par jour réaliste. Trop haute, elle ne vous protège pas ; trop basse, elle fait perdre du travail. Votre nombre de postes multiplié par deux est un bon point de départ.
-
Alignez les types de véhicules sur vos services. Si vous ne tarifez que les voitures et les SUV, n’acceptez pas les camions ni les bus.
-
Utilisez les créneaux si l’heure d’arrivée compte. Si les arrivées débordent l’accueil, les créneaux les répartissent sur la journée.
-
Préparez vos étapes avant d’utiliser le mode projet. Des noms d’étapes par défaut donnent à votre équipe un point de départ cohérent.
-
Gardez vos horaires d’ouverture exacts. Uniquement pendant les horaires d’ouverture et les créneaux d’arrivée utilisent tous deux les horaires des paramètres de l’atelier.
Foire aux questions
Quelle est la différence entre les Paramètres de réservation et les Paramètres de l’atelier ?
Les paramètres de l’atelier couvrent les informations de votre garage, les horaires d’ouverture, l’équipe, la flotte, les taxes et le forfait. Les paramètres de réservation contrôlent comment les réservations sont créées, confirmées, limitées et traitées. Voyez les paramètres de l’atelier comme « qui vous êtes » et les paramètres de réservation comme « comment vous prenez les réservations ».
Si j’active Confirmer automatiquement, puis-je toujours gérer les réservations ?
Oui. Seul le premier statut change, de En attente à Confirmée. Utilisez l’action guidée Annuler pour annuler une réservation afin que tout acompte ou paiement lié soit traité.
Que se passe-t-il lorsque la limite par jour est atteinte ?
Les clients ne peuvent plus réserver ce jour-là et sont invités à choisir une autre date. Votre équipe voit le jour comme complet dans le calendrier.
Que se passe-t-il lorsqu’un créneau est complet ?
Ce créneau n’est plus proposé. Les clients et l’équipe peuvent toujours réserver un autre créneau ce jour-là si la limite par jour n’est pas atteinte.
Les réservations manuelles respectent-elles aussi les créneaux ?
Oui, quand les créneaux d’arrivée sont activés. L’équipe choisit parmi les mêmes créneaux en temps réel que les clients.
La limite par jour inclut-elle les réservations annulées ?
Non. Une réservation annulée libère sa place.
J’ai coché un type de véhicule mais je ne le vois pas dans mon formulaire de réservation.
Cliquez sur Enregistrer les modifications, puis actualisez ou rouvrez le formulaire de réservation.
Puis-je définir des règles différentes selon les jours de la semaine ?
Pas pour le moment. Les règles s’appliquent à tous les jours. Si votre capacité varie, fixez la limite pour votre jour le plus chargé et ajustez-la avant les jours inhabituellement chargés ou calmes.
La modification de ces paramètres affecte-t-elle les réservations existantes ?
Non. Les nouvelles règles s’appliquent aux réservations créées après l’enregistrement.
Que signifie « Uniquement les clients de votre zone » ?
Une réservation n’est confirmée automatiquement que si le numéro de téléphone du client utilise l’indicatif du pays de votre garage. Les autres réservations restent En attente pour votre équipe.
Que sont les étapes par défaut ?
Ce sont les étapes copiées dans une réservation lorsqu’elle passe en mode projet, par exemple « Réception », « Démontage », « Réparation », « Peinture », « Remontage », « Contrôle qualité », « Livraison ». L’équipe peut ajouter, supprimer ou renommer des étapes sur chaque réservation.
À quoi servent les tarifs de main-d’œuvre du garage ?
Ils permettent aux conseillers de choisir entre les tarifs du garage et ceux des techniciens lors du chiffrage de la main-d’œuvre d’un devis. Les tarifs par cylindres passent en premier, puis les tarifs par marque.
Quelles durées de créneau sont disponibles ?
30 min, 1 heure ou 2 heures.
Référence rapide
| Je veux... | Aller ici | Faire ceci |
|---|---|---|
| Autoriser les réservations le jour même | Réservation en ligne → Réception et confirmation | Activer Réservations le jour même, Enregistrer les modifications |
| Confirmer automatiquement | Réception et confirmation → Confirmer automatiquement | Activer, choisir les options si besoin |
| Fixer la capacité par jour | Capacité et créneaux → Limite de réservations par jour | Activer, régler Réservations par jour (1-999) |
| Utiliser des créneaux | Capacité et créneaux → Créneaux d’arrivée | Activer, régler la durée et les réservations par créneau |
| Choisir les champs du formulaire en ligne | Formulaire de réservation en ligne | Choisir Masqué, Facultatif ou Obligatoire par champ |
| Définir les types de véhicules | Types de véhicules | Cocher les types, Enregistrer les modifications |
| Exiger des informations de l’équipe | Réservations du personnel et travaux → Réservations ajoutées par votre équipe | Cocher les champs obligatoires |
| Exiger des étapes d’inspection | Réservations du personnel et travaux → Inspection et clôture | Passer chaque étape à Obligatoire |
| Activer le mode projet | Tarifs et forfaits → Étapes des travaux | Activer Mode projet, ajouter des étapes |
| Définir les tarifs de main-d’œuvre | Tarifs et forfaits → Tarifs de main-d’œuvre | Activer, ajouter des tarifs par cylindres ou par marque |
| Activer les plans de service | Tarifs et forfaits → Plans de service | Activer, Enregistrer les modifications |
| Modifier un brouillon WhatsApp | Messages clients → Modèles WhatsApp | Cliquer sur un message, modifier, enregistrer |