Parametres de reservation
Apercu
Les Parametres de reservation vous permettent de configurer les regles de base qui regissent la gestion des reservations dans votre garage. Ces parametres controlent tout, de la possibilite pour les clients de prendre des rendez-vous le jour meme, au nombre de reservations que votre garage accepte par jour, au choix des creneaux horaires par les clients et l'equipe, en passant par les types de vehicules que vous entretenez.
Considerez cette page comme le siege de votre politique de reservation -- les decisions que vous prenez ici faconnent l'experience de reservation pour votre equipe et vos clients, y compris le widget en ligne, le portail de reservation, les reservations manuelles et les clients sans rendez-vous.
Pourquoi c'est important :
- Controle si les nouvelles reservations necessitent une verification manuelle ou sont confirmees automatiquement
- Empeche la surreservation en definissant une limite de capacite journaliere
- Permet de passer d'une reservation par date seule a une planification par creneaux horaires
- Definit les types de vehicules que votre garage accepte
- Permet d'activer le Mode Projet pour les travaux en plusieurs etapes
- Controle les options de tarification de la main-d'oeuvre pour les devis
- Vous aide a adapter le flux de reservation au fonctionnement reel de votre garage
Comment y acceder
- Connectez-vous a votre tableau de bord autoGMS.
- Dans la barre laterale, selectionnez le garage que vous souhaitez gerer.
- Cliquez sur Reservations dans la navigation de la barre laterale pour ouvrir la page des Reservations.
- Cliquez sur le bouton Parametres (l'icone d'engrenage) dans l'en-tete de la page.
Les managers et administrateurs peuvent aussi ouvrir cette page depuis le panneau rapide Nouvelle reservation en cliquant sur le lien Parametres a cote de "Reservation sans rendez-vous ou par telephone".
Vous arriverez sur la page des Parametres de reservation, organisee en sections : entree et confirmation des reservations, capacite de planification, exigences de saisie manuelle, workflow d'inspection, workflow du job et tarification, et couverture des vehicules.
La plupart des parametres se sauvegardent avec le bouton fixe Enregistrer les modifications en bas de la page. Les tableaux de tarifs de main-d'oeuvre du garage se sauvegardent separement et affichent leur propre statut.
Bon a savoir : Vous pouvez egalement naviguer directement vers cette page en allant a
/dashboard/garages/{votre-id-de-garage}/bookings/settingsdans la barre d'adresse de votre navigateur.
Parametres de reservation
Ces sections definissent les controles principaux qui regissent la creation et la gestion des reservations dans votre garage.
Reservations le jour meme
| Parametre | Type | Valeur par defaut |
|---|---|---|
| Autoriser les reservations le jour meme | Bouton bascule (on/off) | Desactive |
Lorsque cette option est activee, les clients peuvent prendre des rendez-vous pour le jour meme. Lorsqu'elle est desactivee, la premiere date disponible affichee aux clients sera le lendemain.
Cela s'applique aux reservations effectuees via le widget de reservation en ligne et le portail de reservation. Si votre garage peut accueillir des clients sans rendez-vous et des demandes de derniere minute, activez cette option. Si vous avez besoin d'un preavis pour preparer chaque intervention, laissez-la desactivee.
Bon a savoir : Meme avec les reservations le jour meme desactivees, votre equipe peut toujours creer manuellement des reservations pour aujourd'hui depuis le tableau de bord. Ce parametre n'affecte que les canaux de reservation destines aux clients.
Confirmation automatique des reservations
| Parametre | Type | Valeur par defaut |
|---|---|---|
| Confirmation automatique des reservations | Bouton bascule (on/off) | Desactive |
Par defaut, chaque nouvelle reservation arrive avec le statut En attente et attend que votre equipe la verifie et la confirme. Lorsque vous activez la confirmation automatique, les nouvelles reservations sautent l'etape En attente et passent immediatement au statut Confirmee.
Cela est utile pour les garages qui souhaitent reduire le temps de reponse et minimiser le travail manuel. Cependant, si vous preferez verifier chaque reservation avant de vous engager, laissez cette option desactivee.
Sous-parametres de la confirmation automatique
Lorsque la confirmation automatique est activee, deux options supplementaires apparaissent :
| Sous-parametre | Ce qu'il fait |
|---|---|
| Restreindre aux heures d'ouverture | Ne confirme automatiquement que les reservations soumises pendant les heures d'ouverture de votre garage. Les reservations soumises en dehors des heures d'ouverture resteront En attente pour une verification manuelle. |
| Clients locaux uniquement | Ne confirme automatiquement que les reservations des clients fideles qui ont deja reserve dans votre garage. Les nouveaux clients passeront toujours par l'etape En attente pour une verification manuelle. |
Vous pouvez activer l'un, les deux ou aucun de ces sous-parametres. Lorsque les deux sont actives, une reservation doit remplir les deux conditions pour etre confirmee automatiquement -- elle doit etre soumise pendant les heures d'ouverture et par un client fidele.
Bon a savoir : La confirmation automatique est concue pour les nouvelles reservations entrantes. Si votre equipe cree une reservation manuellement, verifiez le statut de la reservation avant de supposer qu'elle a ete confirmee automatiquement.
Limite journaliere de reservations
| Parametre | Type | Valeur par defaut |
|---|---|---|
| Limite journaliere de reservations | Bouton bascule + saisie numerique | Desactive (10 lors de la premiere activation) |
Lorsque cette option est activee, ce parametre plafonne le nombre de reservations que votre garage accepte par jour. Une fois la limite atteinte, les canaux de reservation destines aux clients ne proposent plus cette journee, et votre equipe peut voir la journee comme complete dans le calendrier.
Comment le configurer :
- Activez le bouton bascule Limite journaliere de reservations.
- Un champ de saisie numerique apparait. Entrez votre maximum souhaite (entre 1 et 999).
- Cliquez sur Enregistrer les modifications.
La valeur par defaut lors de la premiere activation de ce parametre est de 10 reservations par jour. Ajustez-la en fonction de la capacite reelle de votre garage, basee sur le nombre de baies, de techniciens et la duree moyenne des interventions.
Bon a savoir : La limite journaliere de reservations est refletee dans la Vue Calendrier de votre page de Reservations. Chaque jour affiche un indicateur de capacite (par exemple, "5/10") pour que votre equipe puisse voir d'un coup d'oeil combien de places restent disponibles. Les jours a pleine capacite sont mis en surbrillance pour eviter la surreservation.
Planification par creneaux horaires
| Parametre | Type | Valeur par defaut |
|---|---|---|
| Creneaux horaires | Bouton bascule + champs de configuration | Desactive |
Lorsque les creneaux horaires sont actives, les clients et votre equipe ne reservent plus uniquement une date. Ils choisissent une fenetre d'arrivee precise pour cette date, par exemple 09:00 - 10:00 ou 14:00 - 15:00.
| Option | Ce qu'elle fait |
|---|---|
| Activer les creneaux horaires | Fait passer la reservation d'un choix par date a un choix date + creneau |
| Duree du creneau | Definit la longueur de chaque creneau |
| Capacite du creneau | Controle combien de reservations peuvent partager le meme creneau avant qu'il soit considere comme complet |
- Activez Creneaux horaires.
- Choisissez la duree du creneau.
- Definissez la capacite par creneau.
- Cliquez sur Enregistrer les modifications.
Une fois active :
- la page de reservation publique affiche un champ Creneau horaire a cote de la date
- le widget integre suit les memes regles de disponibilite
- les reservations creees par le personnel utilisent egalement les creneaux disponibles en direct
- les creneaux pleins sont automatiquement bloques
Bon a savoir : Les creneaux horaires s'appuient sur vos horaires d'ouverture. Si votre garage est ouvert de 09:00 a 20:00, seuls des creneaux compris dans cette plage seront proposes.
Bon a savoir : La limite journaliere continue de s'appliquer. Une journee peut etre bloquee parce qu'elle est pleine au global, ou parce qu'un creneau particulier a atteint sa propre capacite.
Plans de service flotte
| Parametre | Type | Valeur par defaut |
|---|---|---|
| Plans de service flotte | Bouton bascule (on/off) | Desactive |
Activez ce parametre lorsque votre garage gere des plans de service recurrents pour des clients de flotte ou professionnels. Une fois active, la page Reservations affiche l'onglet Plans de service afin que votre equipe puisse creer et gerer des calendriers d'entretien recurrents.
Ce parametre controle uniquement le flux des plans de service. Il ne decide pas quels types de vehicules les clients peuvent reserver. Utilisez Types de vehicules pris en charge ci-dessous pour cela.
Types de vehicules pris en charge
Cette section affiche une grille de cases a cocher pour chaque type de vehicule que votre garage peut entretenir.
Types de vehicules standard :
- Berline
- SUV
- Camion
- Sport
- Autre
Types de vehicules etendus :
- Bus
- Camionnette
- Moto
Cochez les types que vous entretenez et decochez ceux que vous ne prenez pas en charge. Seuls les types de vehicules coches seront disponibles pour que les clients les selectionnent lors d'une reservation. Cochez Bus, Camionnette ou Moto lorsque votre garage accepte ces reservations de flotte ou specialisees.
Vous devez selectionner au moins un type de vehicule avant d'enregistrer. Si vous essayez d'enregistrer sans type selectionne, un message d'erreur s'affiche.
Bon a savoir : Si vous ne selectionnez qu'un seul type de vehicule, l'etape de selection du vehicule sera entierement ignoree dans le formulaire de reservation. Le systeme suppose que toutes les reservations concernent ce type unique, ce qui accelere le processus de reservation. Cela peut etre utile pour les garages specialises qui ne travaillent que sur une seule categorie de vehicules.
Mode Projet
| Parametre | Type | Valeur par defaut |
|---|---|---|
| Mode Projet | Bouton bascule (on/off) | Desactive |
Le Mode Projet transforme les reservations en projets multi-etapes. Lorsqu'il est active au niveau du garage, les reservations individuelles peuvent etre basculees en mode projet, vous permettant de decomposer les travaux en etapes, de facturer par etape et de suivre l'avancement a travers un cycle de vie structure.
Ce que le Mode Projet active
- Etapes de travail -- Chaque reservation peut comporter plusieurs etapes (par ex., "Demontage", "Carrosserie", "Peinture", "Remontage").
- Cycle de vie des etapes -- Chaque etape dispose de son propre flux de statuts : Brouillon → Ouverte → En cours → Terminee → Facturee → Cloturee.
- Facturation par etape -- Generez une facture distincte pour chaque etape, ce qui vous permet de facturer au fur et a mesure de l'avancement des travaux plutot que d'attendre la fin de l'ensemble du chantier.
- Services externes -- Suivez les travaux sous-traites a des prestataires externes lies a des etapes specifiques, avec le suivi des couts et des tarifs facturation.
- Factures -- Collectez des paiements anticipes depuis l'onglet Acomptes et gerez les avoirs/notes de debit depuis le flux de facturation.
Comment l'activer
- Activez le bouton bascule Mode Projet dans les Parametres de reservation.
- Cliquez sur Enregistrer les modifications.
- Sur les reservations individuelles, activez le bouton bascule "Mode Projet" dans l'en-tete du detail de la reservation pour activer le mode projet pour ce travail specifique.
Bon a savoir : L'activation du Mode Projet au niveau du garage ne convertit pas automatiquement les reservations existantes. Chaque reservation doit etre basculee individuellement en mode projet. Cela vous permet d'utiliser le mode projet uniquement pour les travaux complexes et multi-etapes tout en conservant des reservations de service simples et legeres. Consultez Mode Projet pour le guide complet.
Exigences de saisie manuelle
| Parametre | Type | Valeur par defaut |
|---|---|---|
| Exiger le numero de plaque / immatriculation | Bouton bascule (on/off) | Desactive |
| Exiger le VIN / numero de chassis | Bouton bascule (on/off) | Desactive |
| Exiger le kilometrage actuel | Bouton bascule (on/off) | Desactive |
| Exiger la date de fin prevue | Bouton bascule (on/off) | Desactive |
| Exiger le creneau d'arrivee | Bouton bascule (on/off) | Desactive |
| Exiger la description du travail / les notes | Bouton bascule (on/off) | Desactive |
Ces parametres s'appliquent aux reservations internes creees par l'equipe dans le tableau de bord.
Lorsqu'un champ est active ici, l'equipe doit le renseigner avant de mettre une reservation manuelle en file d'attente ou de la creer. Cela couvre la page de reservation manuelle complete, le panneau rapide, les reservations de vehicules de flotte enregistres et les soumissions de file d'attente par lots.
Utilisez ces options lorsque votre processus d'accueil exige certaines donnees avant que le travail avance. Par exemple, vous pouvez exiger la plaque pour l'identification du vehicule, le VIN / chassis pour la garantie ou l'import, le kilometrage pour l'historique d'entretien, une date de fin promise pour la planification, un creneau d'arrivee pour organiser l'accueil, ou des notes pour capturer la demande du client.
Bon a savoir : L'option Exiger le creneau d'arrivee ne bloque l'equipe que si les creneaux horaires sont actives. Si votre garage fonctionne en reservation par date uniquement, cette exigence n'a pas d'effet tant que les creneaux ne sont pas actives.
Bon a savoir : Pour les flottes, les fiches de vehicule enregistrees doivent deja contenir les details vehicule exiges. Les details partages comme la date de fin, le creneau et les notes viennent toujours du formulaire de reservation manuelle.
Workflow d'inspection
| Réglage | Type | Par défaut |
|---|---|---|
| Exiger l'accueil véhicule | Bouton bascule (on/off) | Désactivé |
| Exiger les photos avant travaux | Bouton bascule (on/off) | Désactivé |
| Exiger la checklist avant travaux | Bouton bascule (on/off) | Désactivé |
| Exiger le contrôle qualité final | Bouton bascule (on/off) | Désactivé |
Ces réglages contrôlent les étapes d'inspection que l'équipe doit compléter avant que le job puisse avancer.
- Accueil véhicule enregistre l'état du véhicule à son arrivée.
- Photos avant travaux impose les angles photo essentiels avant de commencer ou de clôturer l'intervention.
- Checklist avant travaux impose la checklist véhicule avant de commencer ou de clôturer l'intervention.
- Contrôle qualité final bloque la clôture tant que l'onglet Contrôle qualité final n'est pas terminé.
Pour l'explication complète, consultez Workflow d'inspection.
Tarifs main-d'oeuvre du garage
| Parametre | Type | Valeur par defaut |
|---|---|---|
| Tarifs main-d'oeuvre du garage | Bouton bascule (on/off) | Desactive |
Lorsque cette option est activee, les conseillers peuvent chiffrer la main-d'oeuvre des devis avec les grilles du garage au lieu des tarifs des techniciens.
Grilles de tarifs
| Parametre | Ce qu'il fait |
|---|---|
| Tarifs par cylindres | Utilises en premier lorsque le vehicule a le nombre de cylindres correspondant |
| Tarifs par marque | Utilises lorsqu'aucun tarif par cylindres ne correspond |
| Tarif horaire par defaut | Utilise lorsqu'aucune grille ne correspond |
| Heures par defaut | Pre-remplies lors de la creation d'une ligne de main-d'oeuvre |
Les grilles de tarifs main-d'oeuvre se sauvegardent automatiquement dans cette section et n'attendent pas le bouton principal Enregistrer les modifications.
Enregistrer vos parametres de reservation
Apres avoir modifie les parametres d'entree, de capacite, de saisie manuelle, de workflow d'inspection, de workflow du job ou de couverture des vehicules, cliquez sur Enregistrer les modifications dans la barre fixe en bas de la page. Un message de confirmation indique que vos modifications ont ete appliquees.
Vos modifications prennent effet immediatement sur tous les canaux de reservation.
Les tableaux de tarifs de main-d'oeuvre du garage se sauvegardent automatiquement dans la section Tarifs main-d'oeuvre du garage. Attendez que le statut affiche Enregistré avant de quitter la page.
Conseils et bonnes pratiques
-
Commencez par la confirmation manuelle. Si vous etes nouveau sur autoGMS, laissez la confirmation automatique desactivee jusqu'a ce que vous soyez a l'aise avec le flux de reservation. Verifier chaque reservation manuellement vous aide a comprendre le processus et a detecter les problemes precocement.
-
Activez la confirmation automatique une fois que vous etes confiant. Lorsque votre menu de services et vos tarifs sont bien configures et que vous etes pret a aller plus vite, activez la confirmation automatique pour reduire les allers-retours. Utilisez les sous-parametres pour ajouter des garde-fous -- restreindre aux heures d'ouverture et aux clients fideles est un bon compromis.
-
Definissez une limite journaliere realiste. Reflechissez au nombre d'interventions que votre equipe peut reellement gerer en une journee. Une limite trop elevee ne vous protege pas de la surreservation, et une limite trop basse vous fait perdre des clients. Commencez par le nombre de vos baies multiplie par deux comme point de depart approximatif, puis ajustez en fonction de l'experience.
-
Faites correspondre vos types de vehicules a vos services. Si vous n'avez configure des tarifs que pour les berlines et les SUV, il est inutile d'accepter des reservations pour des camions ou des bus. Gardez vos types de vehicules pris en charge alignes avec les services et les tarifs que vous avez configures.
-
Utilisez les creneaux si l'heure d'arrivee compte. Si les clients ont tendance a arriver tous en meme temps et a surcharger l'accueil, les creneaux permettent de repartir les arrivees plus regulierement sur la journee.
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Gardez les types specialises decoches si vous n'en avez pas besoin. Si votre garage n'entretient pas de bus, de camionnettes, de motos ou d'hypercars, laissez ces types decoches pour garder le formulaire de reservation simple pour vos clients.
-
Revisez vos parametres periodiquement. A mesure que votre garage se developpe -- plus de baies, plus de techniciens, plus de services -- vos regles de reservation devraient evoluer aussi. Revisitez cette page lorsque vous apportez des changements operationnels.
-
Coordonnez avec vos heures d'ouverture. Si vous activez le sous-parametre "Restreindre aux heures d'ouverture" pour la confirmation automatique, assurez-vous que vos heures d'ouverture sur la page des Parametres du garage sont exactes. Le systeme utilise ces heures pour decider si une reservation est eligible a la confirmation automatique.
Foire aux questions
Quelle est la difference entre les Parametres de reservation et les Parametres du garage ?
Les Parametres du garage couvrent l'identite de votre garage, les coordonnees, les heures d'ouverture, l'equipe et la facturation. Les Parametres de reservation controlent specifiquement les regles relatives a la creation, la confirmation et la limitation des reservations. Considerez les Parametres du garage comme "qui vous etes" et les Parametres de reservation comme "comment vous prenez les reservations".
Si j'active la confirmation automatique, puis-je toujours verifier les reservations manuellement ?
Oui. La confirmation automatique change le statut initial des nouvelles reservations de En attente a Confirmee, mais vous pouvez toujours voir et gerer chaque reservation depuis votre page de Reservations. Si vous devez annuler ou ajuster une reservation confirmee automatiquement, vous pouvez le faire a tout moment avant que l'intervention ne soit terminee.
Que se passe-t-il lorsque la limite journaliere de reservations est atteinte ?
Les canaux de reservation destines aux clients cessent de proposer cette journee. Les clients utilisant le widget de reservation en ligne ou la page de reservation verront que la journee est complete et seront invites a choisir une autre date. Votre equipe verra egalement la journee comme complete sur le calendrier.
Que se passe-t-il lorsqu'un creneau horaire est complet ?
Ce creneau n'est plus propose pour de nouvelles reservations. Les clients et votre equipe peuvent toujours reserver le meme jour si un autre creneau reste disponible et si la journee n'a pas atteint sa limite globale.
Les reservations manuelles doivent-elles respecter les creneaux ?
Oui, si les creneaux horaires sont actives. Votre equipe peut choisir parmi les memes creneaux disponibles en direct que le formulaire client, ce qui aide a garder un planning coherent.
La limite journaliere de reservations inclut-elle les reservations annulees ?
Les reservations annulees ne comptent pas dans la limite journaliere. Si une reservation est annulee, cette place se libere et une nouvelle reservation peut la remplacer.
J'ai selectionne un type de vehicule mais je ne le vois pas dans mon formulaire de reservation.
Seules les modifications enregistrees apparaissent dans les formulaires de reservation clients. Cochez le type que vous souhaitez accepter, cliquez sur Enregistrer les modifications, puis actualisez ou rouvrez le formulaire de reservation.
Puis-je definir des regles de reservation differentes pour differents jours de la semaine ?
Pas actuellement. La limite journaliere de reservations et les autres parametres s'appliquent uniformement a tous les jours. Si votre capacite varie selon les jours, definissez la limite en fonction de votre journee la plus chargee et gerez les exceptions manuellement, ou ajustez la limite selon les besoins avant les journees chargees ou legeres.
La modification de ces parametres affectera-t-elle les reservations existantes ?
Non. Les modifications des regles de reservation ne s'appliquent qu'aux nouvelles reservations creees apres l'enregistrement. Les reservations existantes conservent leur statut actuel et ne sont pas retroactivement confirmees automatiquement, limitees ou modifiees.
Je n'entretiens qu'un seul type de vehicule. Dois-je ne cocher que ce type ?
Vous le pouvez, et cela simplifiera le processus de reservation -- les clients passeront entierement l'etape de selection du type de vehicule. Cependant, assurez-vous que vos services et tarifs sont tous configures pour ce type de vehicule unique, car toutes les reservations y seront associees par defaut.
Que signifie exactement "Clients locaux uniquement" ?
Dans le contexte de la confirmation automatique, les "clients locaux" font reference aux clients fideles -- des personnes qui ont deja reserve dans votre garage et qui existent deja dans votre base de donnees clients. Les nouveaux clients ne seront pas confirmes automatiquement ; leurs reservations resteront En attente pour que votre equipe les verifie.
Mon garage prend en charge l'arabe. Cette page fonctionne-t-elle en arabe ?
Oui. La page des Parametres de reservation prend entierement en charge l'arabe. Lorsque la langue de votre tableau de bord est definie sur l'arabe, l'interface passe en mise en page de droite a gauche et tous les libelles, descriptions et controles sont affiches en arabe.