Regles et parametres de reservation
Apercu
Les Regles de reservation vous permettent de configurer les regles de base qui regissent la gestion des reservations dans votre garage. Ces parametres controlent tout, de la possibilite pour les clients de prendre des rendez-vous le jour meme, au nombre de reservations que votre garage accepte par jour, en passant par les types de vehicules que vous entretenez.
Considerez cette page comme le siege de votre politique de reservation -- les decisions que vous prenez ici faconnent l'experience de reservation tant pour votre equipe que pour vos clients sur tous les canaux (widget en ligne, reservations manuelles et clients sans rendez-vous).
Pourquoi c'est important :
- Controle si les nouvelles reservations necessitent une verification manuelle ou sont confirmees automatiquement
- Empeche la surreservation en definissant une limite de capacite journaliere
- Definit les types de vehicules que votre garage accepte
- Configure les changements de statut de reservation qui declenchent des notifications par e-mail aux clients
- Vous aide a adapter le flux de reservation au fonctionnement reel de votre garage
Comment y acceder
- Connectez-vous a votre tableau de bord autoGMS.
- Dans la barre laterale, selectionnez le garage que vous souhaitez gerer.
- Cliquez sur Reservations dans la navigation de la barre laterale pour ouvrir la page des Reservations.
- Cliquez sur le bouton Parametres (l'icone d'engrenage) dans l'en-tete de la page.
Vous arriverez sur la page des Parametres de reservation, qui est divisee en deux sections : Parametres de reservation et Parametres de notification par e-mail. Chaque section dispose de son propre bouton Enregistrer, vous pouvez donc mettre a jour l'une sans affecter l'autre.
Bon a savoir : Vous pouvez egalement naviguer directement vers cette page en allant a
/dashboard/garages/{votre-id-de-garage}/bookings/settingsdans la barre d'adresse de votre navigateur.
Parametres de reservation
La premiere section de la page est la carte Parametres de reservation. C'est ici que vous definissez les regles principales qui regissent la creation et la gestion des reservations dans votre garage.
Reservations le jour meme
| Parametre | Type | Valeur par defaut |
|---|---|---|
| Autoriser les reservations le jour meme | Bouton bascule (on/off) | Desactive |
Lorsque cette option est activee, les clients peuvent prendre des rendez-vous pour le jour meme. Lorsqu'elle est desactivee, la premiere date disponible affichee aux clients sera le lendemain.
Cela s'applique aux reservations effectuees via le widget de reservation en ligne et le portail de reservation. Si votre garage peut accueillir des clients sans rendez-vous et des demandes de derniere minute, activez cette option. Si vous avez besoin d'un preavis pour preparer chaque intervention, laissez-la desactivee.
Bon a savoir : Meme avec les reservations le jour meme desactivees, votre equipe peut toujours creer manuellement des reservations pour aujourd'hui depuis le tableau de bord. Ce parametre n'affecte que les canaux de reservation destines aux clients.
Confirmation automatique des reservations
| Parametre | Type | Valeur par defaut |
|---|---|---|
| Confirmation automatique des reservations | Bouton bascule (on/off) | Desactive |
Par defaut, chaque nouvelle reservation arrive avec le statut En attente et attend que votre equipe la verifie et la confirme. Lorsque vous activez la confirmation automatique, les nouvelles reservations sautent l'etape En attente et passent immediatement au statut Confirmee.
Cela est utile pour les garages qui souhaitent reduire le temps de reponse et minimiser le travail manuel. Cependant, si vous preferez verifier chaque reservation avant de vous engager, laissez cette option desactivee.
Sous-parametres de la confirmation automatique
Lorsque la confirmation automatique est activee, deux options supplementaires apparaissent :
| Sous-parametre | Ce qu'il fait |
|---|---|
| Restreindre aux heures d'ouverture | Ne confirme automatiquement que les reservations soumises pendant les heures d'ouverture de votre garage. Les reservations soumises en dehors des heures d'ouverture resteront En attente pour une verification manuelle. |
| Clients locaux uniquement | Ne confirme automatiquement que les reservations des clients fideles qui ont deja reserve dans votre garage. Les nouveaux clients passeront toujours par l'etape En attente pour une verification manuelle. |
Vous pouvez activer l'un, les deux ou aucun de ces sous-parametres. Lorsque les deux sont actives, une reservation doit remplir les deux conditions pour etre confirmee automatiquement -- elle doit etre soumise pendant les heures d'ouverture et par un client fidele.
Bon a savoir : La confirmation automatique fonctionne sur tous les canaux de reservation. Que le client reserve via votre widget en ligne, votre page de reservation, ou qu'un receptionniste cree la reservation manuellement, les memes regles s'appliquent.
Limite journaliere de reservations
| Parametre | Type | Valeur par defaut |
|---|---|---|
| Limite journaliere de reservations | Bouton bascule + saisie numerique | Desactive (10 lors de la premiere activation) |
Lorsque cette option est activee, ce parametre plafonne le nombre de reservations que votre garage accepte par jour. Une fois la limite atteinte, les nouvelles reservations sont bloquees sur tous les canaux pour cette journee.
Comment le configurer :
- Activez le bouton bascule Limite journaliere de reservations.
- Un champ de saisie numerique apparait. Entrez votre maximum souhaite (entre 1 et 999).
- Cliquez sur Enregistrer les modifications.
La valeur par defaut lors de la premiere activation de ce parametre est de 10 reservations par jour. Ajustez-la en fonction de la capacite reelle de votre garage, basee sur le nombre de baies, de techniciens et la duree moyenne des interventions.
Bon a savoir : La limite journaliere de reservations est refletee dans la Vue Calendrier de votre page de Reservations. Chaque jour affiche un indicateur de capacite (par exemple, "5/10") pour que votre equipe puisse voir d'un coup d'oeil combien de places restent disponibles. Les jours a pleine capacite sont mis en surbrillance pour eviter la surreservation.
Mode Flotte
| Parametre | Type | Valeur par defaut |
|---|---|---|
| Mode Flotte | Bouton bascule (on/off) | Desactive |
Le Mode Flotte etend les types de vehicules disponibles dans votre garage au-dela des options standard. Lorsqu'il est active, trois types de vehicules supplementaires deviennent disponibles : Bus, Camionnette et Moto.
Cela est concu pour les garages qui entretiennent des clients de flottes avec des plans de service -- des entreprises qui exploitent des camionnettes de livraison, des bus navettes, des motos de coursiers et d'autres vehicules commerciaux.
Bon a savoir : L'activation du Mode Flotte n'ajoute pas automatiquement ces types de vehicules a votre liste acceptee. Vous devez encore les cocher dans la section Types de vehicules pris en charge ci-dessous.
Types de vehicules pris en charge
Cette section affiche une grille de cases a cocher pour chaque type de vehicule que votre garage peut entretenir.
Types de vehicules standard :
- Berline
- SUV
- Camion
- Sport
- Autre
Types de vehicules de flotte (visibles uniquement lorsque le Mode Flotte est active) :
- Bus
- Camionnette
- Moto
Cochez les types que vous entretenez et decochez ceux que vous ne prenez pas en charge. Seuls les types de vehicules coches seront disponibles pour que les clients les selectionnent lors d'une reservation.
Si vous laissez tous les types decoches, votre garage acceptera tous les types de vehicules. C'est le comportement par defaut et cela fonctionne bien pour les garages de service general.
Bon a savoir : Si vous ne selectionnez qu'un seul type de vehicule, l'etape de selection du vehicule sera entierement ignoree dans le formulaire de reservation. Le systeme suppose que toutes les reservations concernent ce type unique, ce qui accelere le processus de reservation. Cela peut etre utile pour les garages specialises qui ne travaillent que sur une seule categorie de vehicules.
Mode Projet
| Parametre | Type | Valeur par defaut |
|---|---|---|
| Mode Projet | Bouton bascule (on/off) | Desactive |
Le Mode Projet transforme les reservations en projets multi-etapes. Lorsqu'il est active au niveau du garage, les reservations individuelles peuvent etre basculees en mode projet, vous permettant de decomposer les travaux en etapes, de facturer par etape et de suivre l'avancement a travers un cycle de vie structure.
Ce que le Mode Projet active
- Etapes de travail -- Chaque reservation peut comporter plusieurs etapes (par ex., "Demontage", "Carrosserie", "Peinture", "Remontage").
- Cycle de vie des etapes -- Chaque etape dispose de son propre flux de statuts : Brouillon → Ouverte → En cours → Terminee → Facturee → Cloturee.
- Facturation par etape -- Generez une facture distincte pour chaque etape, ce qui vous permet de facturer au fur et a mesure de l'avancement des travaux plutot que d'attendre la fin de l'ensemble du chantier.
- Services externes -- Suivez les travaux sous-traites a des prestataires externes lies a des etapes specifiques, avec le suivi des couts et des tarifs facturation.
- Acomptes et avoirs -- Collectez des paiements anticipes et gerez les avoirs via la page Finance du Projet.
Comment l'activer
- Activez le bouton bascule Mode Projet dans les Parametres de reservation.
- Cliquez sur Enregistrer les modifications.
- Sur les reservations individuelles, activez le bouton bascule "Mode Projet" dans l'en-tete du detail de la reservation pour activer le mode projet pour ce travail specifique.
Bon a savoir : L'activation du Mode Projet au niveau du garage ne convertit pas automatiquement les reservations existantes. Chaque reservation doit etre basculee individuellement en mode projet. Cela vous permet d'utiliser le mode projet uniquement pour les travaux complexes et multi-etapes tout en conservant des reservations de service simples et legeres. Consultez Mode Projet pour le guide complet.
Enregistrer vos parametres de reservation
Apres avoir modifie l'un des parametres ci-dessus, cliquez sur le bouton Enregistrer les modifications en bas de la carte Parametres de reservation. Un message de confirmation indique que vos modifications ont ete appliquees.
Vos modifications prennent effet immediatement sur tous les canaux de reservation.
Parametres de notification par e-mail
La deuxieme section de la page est la carte Parametres de notification par e-mail. Elle controle si votre garage envoie des notifications par e-mail aux clients lorsque le statut de leur reservation change.
Bouton bascule principal
| Parametre | Type | Valeur par defaut |
|---|---|---|
| Activer les notifications par e-mail | Bouton bascule (on/off) | Desactive |
C'est l'interrupteur principal pour toutes les notifications par e-mail liees aux reservations. Lorsqu'il est desactive, aucune notification par e-mail n'est envoyee pour un changement de statut de reservation. Lorsqu'il est active, vous pouvez configurer exactement quels changements de statut declenchent un e-mail.
Notifications par statut individuel
Lorsque les notifications par e-mail sont activees, une liste de statuts de reservation apparait. Chaque statut dispose de son propre bouton bascule :
| Statut | Ce dont le client est informe |
|---|---|
| Creee | Une nouvelle reservation a ete creee en son nom |
| Confirmee | Sa reservation a ete verifiee et confirmee par votre equipe |
| En service | Les travaux ont commence sur son vehicule |
| Annulee | Sa reservation a ete annulee |
| Terminee | Le service est termine et son vehicule est pret |
Activez ou desactivez chaque statut selon les mises a jour que vous souhaitez que vos clients recoivent. Par exemple, vous pouvez souhaiter notifier les clients lorsque leur reservation est confirmee et terminee, mais ignorer la notification de mise en service.
Bon a savoir : La notification "Creee" est particulierement utile en combinaison avec la Confirmation automatique. Si un client reserve en ligne et que la reservation est confirmee automatiquement, il recevra les e-mails "Creee" et "Confirmee" en succession rapide. Vous souhaiterez peut-etre desactiver l'un des deux pour eviter d'envoyer des messages qui semblent redondants.
Enregistrer vos parametres de notification par e-mail
Apres avoir configure vos preferences de notification, cliquez sur le bouton Enregistrer les modifications en bas de la carte Parametres de notification par e-mail. Vos modifications sont enregistrees independamment de la carte Parametres de reservation ci-dessus.
Conseils et bonnes pratiques
-
Commencez par la confirmation manuelle. Si vous etes nouveau sur autoGMS, laissez la confirmation automatique desactivee jusqu'a ce que vous soyez a l'aise avec le flux de reservation. Verifier chaque reservation manuellement vous aide a comprendre le processus et a detecter les problemes precocement.
-
Activez la confirmation automatique une fois que vous etes confiant. Lorsque votre menu de services et vos tarifs sont bien configures et que vous etes pret a aller plus vite, activez la confirmation automatique pour reduire les allers-retours. Utilisez les sous-parametres pour ajouter des garde-fous -- restreindre aux heures d'ouverture et aux clients fideles est un bon compromis.
-
Definissez une limite journaliere realiste. Reflechissez au nombre d'interventions que votre equipe peut reellement gerer en une journee. Une limite trop elevee ne vous protege pas de la surreservation, et une limite trop basse vous fait perdre des clients. Commencez par le nombre de vos baies multiplie par deux comme point de depart approximatif, puis ajustez en fonction de l'experience.
-
Faites correspondre vos types de vehicules a vos services. Si vous n'avez configure des tarifs que pour les berlines et les SUV, il est inutile d'accepter des reservations pour des camions ou des bus. Gardez vos types de vehicules pris en charge alignes avec les services et les tarifs que vous avez configures.
-
Activez le Mode Flotte uniquement si vous en avez besoin. Si votre garage n'entretient pas de bus, de camionnettes ou de motos, laissez le Mode Flotte desactive pour garder le formulaire de reservation simple pour vos clients.
-
Soyez selectif avec les notifications par e-mail. Envoyer trop d'e-mails peut agacer les clients. Au minimum, activez les notifications pour Confirmee et Terminee -- ce sont les deux mises a jour qui interessent le plus les clients. Ajoutez les autres selon les besoins en fonction des retours de vos clients.
-
Revisez vos parametres periodiquement. A mesure que votre garage se developpe -- plus de baies, plus de techniciens, plus de services -- vos regles de reservation devraient evoluer aussi. Revisitez cette page lorsque vous apportez des changements operationnels.
-
Coordonnez avec vos heures d'ouverture. Si vous activez le sous-parametre "Restreindre aux heures d'ouverture" pour la confirmation automatique, assurez-vous que vos heures d'ouverture sur la page des Parametres du garage sont exactes. Le systeme utilise ces heures pour decider si une reservation est eligible a la confirmation automatique.
Foire aux questions
Quelle est la difference entre les Parametres de reservation et les Parametres du garage ?
Les Parametres du garage couvrent l'identite de votre garage, les coordonnees, les heures d'ouverture, l'equipe et la facturation. Les Parametres de reservation controlent specifiquement les regles relatives a la creation, la confirmation et la limitation des reservations. Considerez les Parametres du garage comme "qui vous etes" et les Parametres de reservation comme "comment vous prenez les reservations".
Si j'active la confirmation automatique, puis-je toujours verifier les reservations manuellement ?
Oui. La confirmation automatique change le statut initial des nouvelles reservations de En attente a Confirmee, mais vous pouvez toujours voir et gerer chaque reservation depuis votre page de Reservations. Si vous devez annuler ou ajuster une reservation confirmee automatiquement, vous pouvez le faire a tout moment avant que l'intervention ne soit terminee.
Que se passe-t-il lorsque la limite journaliere de reservations est atteinte ?
Les nouvelles reservations sont bloquees pour cette journee sur tous les canaux. Les clients utilisant le widget de reservation en ligne ou la page de reservation verront que la journee est complete et seront invites a choisir une autre date. Votre equipe verra egalement la journee comme complete sur le calendrier.
La limite journaliere de reservations inclut-elle les reservations annulees ?
Les reservations annulees ne comptent pas dans la limite journaliere. Si une reservation est annulee, cette place se libere et une nouvelle reservation peut la remplacer.
J'ai active le Mode Flotte mais je ne vois pas les nouveaux types de vehicules dans mon formulaire de reservation.
L'activation du Mode Flotte rend les types de vehicules de flotte (Bus, Camionnette, Moto) disponibles dans la grille des Types de vehicules pris en charge sur cette page. Vous devez encore cocher ceux que vous souhaitez accepter. Apres les avoir coches et enregistres, ils apparaitront dans le formulaire de reservation pour les clients.
Puis-je definir des regles de reservation differentes pour differents jours de la semaine ?
Pas actuellement. La limite journaliere de reservations et les autres parametres s'appliquent uniformement a tous les jours. Si votre capacite varie selon les jours, definissez la limite en fonction de votre journee la plus chargee et gerez les exceptions manuellement, ou ajustez la limite selon les besoins avant les journees chargees ou legeres.
Les notifications par e-mail sont-elles envoyees a l'adresse e-mail du client ?
Oui. Les notifications sont envoyees a l'adresse e-mail enregistree pour le client associe a la reservation. Si un client n'a pas d'adresse e-mail dans son profil, aucun e-mail n'est envoye pour cette reservation.
La modification de ces parametres affectera-t-elle les reservations existantes ?
Non. Les modifications des regles de reservation ne s'appliquent qu'aux nouvelles reservations creees apres l'enregistrement. Les reservations existantes conservent leur statut actuel et ne sont pas retroactivement confirmees automatiquement, limitees ou modifiees.
Je n'entretiens qu'un seul type de vehicule. Dois-je ne cocher que ce type ?
Vous le pouvez, et cela simplifiera le processus de reservation -- les clients passeront entierement l'etape de selection du type de vehicule. Cependant, assurez-vous que vos services et tarifs sont tous configures pour ce type de vehicule unique, car toutes les reservations y seront associees par defaut.
Que signifie exactement "Clients locaux uniquement" ?
Dans le contexte de la confirmation automatique, les "clients locaux" font reference aux clients fideles -- des personnes qui ont deja reserve dans votre garage et qui existent deja dans votre base de donnees clients. Les nouveaux clients ne seront pas confirmes automatiquement ; leurs reservations resteront En attente pour que votre equipe les verifie.
Puis-je activer les notifications par e-mail pour certains statuts et pas d'autres ?
Oui. Le bouton bascule principal active le systeme de notification dans son ensemble, puis chaque statut individuel (Creee, Confirmee, En service, Annulee, Terminee) dispose de son propre bouton bascule. Vous avez un controle total sur les changements de statut qui declenchent un e-mail au client.
Mon garage prend en charge l'arabe. Cette page fonctionne-t-elle en arabe ?
Oui. La page des Parametres de reservation prend entierement en charge l'arabe. Lorsque la langue de votre tableau de bord est definie sur l'arabe, l'interface passe en mise en page de droite a gauche et tous les libelles, descriptions et controles sont affiches en arabe.