Tableau de bord et premiers pas
Bienvenue sur autoGMS ! Ce guide vous accompagne lors de votre premiere connexion, vous aide a comprendre le tableau de bord principal et vous montre comment en tirer le meilleur parti au quotidien. Que vous soyez proprietaire de garage, gerant ou membre du personnel, le tableau de bord est votre base pour tout ce qui se passe dans votre garage.
Apercu
Le tableau de bord est le premier ecran que vous voyez apres vous etre connecte. Considerez-le comme le centre de controle de votre garage -- un endroit unique ou vous pouvez verifier les performances de l'entreprise, voir ce qui necessite votre attention immediatement et acceder directement a n'importe quelle tache.
Voici ce que le tableau de bord vous permet de voir en un coup d'oeil :
- Voir l'argent et les tâches qui attendent votre action dans le Centre d'action
- Comparer ce que vous avez facturé et vos dépenses, mois par mois
- Suivre la facturation du mois et les travaux facturés par rapport au mois dernier
- Voir vos réservations par statut, vos services les plus rentables et les articles en stock bas
- Recevoir des notifications en temps reel lorsque de nouvelles reservations arrivent
- Naviguer rapidement vers les reservations, les services, les clients et les parametres
Si vous gerez plus d'un garage, vous pouvez basculer entre eux sans vous deconnecter.
Comment acceder au tableau de bord
- Ouvrez votre navigateur web et rendez-vous sur la page de connexion autoGMS fournie par votre administrateur.
- Entrez votre adresse e-mail et votre mot de passe.
- Cliquez sur Connexion.
- Vous arriverez sur le Tableau de bord du garage pour votre garage par defaut.
Si vous avez acces a plusieurs garages, vous verrez d'abord l'ecran Liste des garages (plus de details ci-dessous). Cliquez simplement sur le garage que vous souhaitez consulter et vous serez dirige vers son tableau de bord.
Premiere connexion : l'experience de bienvenue
Lorsque vous vous connectez pour la toute premiere fois -- ou lorsqu'un tout nouveau garage vient d'etre cree -- vous verrez une fenetre de bienvenue. C'est un message d'accueil qui vous presente les prochaines etapes cles pour preparer votre garage.
Ce que vous verrez
Une fenetre popup apparait avec :
- Un message de bienvenue personnalise utilisant le nom de votre garage
- Une courte liste de premieres actions recommandees :
- Configurez vos services -- Ajoutez les services que votre garage propose (vidange, montage de pneus, inspection complete, etc.).
- Configurez vos horaires d'ouverture -- Indiquez a autoGMS quand votre garage est ouvert pour que les reservations arrivent dans les bons creneaux horaires.
- Commencez a accepter des reservations -- Une fois les services et les horaires en place, vous etes pret a accepter votre premiere reservation.
Cliquez sur le bouton Commencer en bas de la fenetre pour la fermer et commencer a explorer le tableau de bord. Vous ne verrez ce message de bienvenue qu'une seule fois.
Bon a savoir : La fenetre de bienvenue n'apparaitra plus apres que vous l'ayez fermee. Si vous avez besoin de revoir les etapes de configuration plus tard, vous pouvez toujours utiliser la liste de controle de configuration en haut du tableau de bord (decrite ci-dessous).
La liste de controle de configuration
Si votre garage a encore des etapes de configuration de base a completer, la section superieure du tableau de bord affichera une barre de Progression de la configuration au lieu de vos indicateurs commerciaux habituels. Cela garantit que vous ne manquez rien d'important avant de commencer a operer.
Ce que vous verrez
- Une barre de progression indiquant combien d'etapes sont terminees (par exemple, "2 sur 3 terminees")
- Trois cartes de configuration affichees cote a cote :
- Adresse de l'entreprise -- L'adresse physique de votre garage
- Horaires d'ouverture -- Les jours et heures d'exploitation de votre garage
- Menu des services -- La liste des services que vous proposez
Chaque carte affiche soit une coche verte (terminee), soit un bouton Configurer qui vous dirige directement vers la page de parametres appropriee.
Etape par etape : completer votre configuration
- Regardez les cartes de configuration en haut de votre tableau de bord.
- Cliquez sur Configurer sur tout element incomplet.
- Remplissez les informations requises sur la page de parametres qui s'ouvre.
- Retournez au tableau de bord -- la carte affichera maintenant une coche verte.
- Une fois les trois elements completes, la section de configuration disparait automatiquement et vos indicateurs commerciaux complets apparaissent a sa place.
Bon a savoir : Vous pouvez completer ces etapes dans n'importe quel ordre. Le systeme verifie en temps reel, donc votre progression se met a jour des que vous enregistrez des modifications.
Fonctionnalites principales du tableau de bord
Une fois la configuration terminée, le tableau de bord affiche, de haut en bas : le message de bienvenue, le Centre d'action, puis six cartes de synthèse. Sur grand écran, les cartes sont deux par deux ; sur les écrans plus petits et les téléphones, une par ligne :
| Ligne | Gauche | Droite |
|---|---|---|
| 1 | Facturé vs dépenses | Réservations par statut |
| 2 | Facturé ce mois-ci | Travaux facturés |
| 3 | Top services | Stock bas |
Chaque carte se charge indépendamment, afin que vous puissiez commencer à lire les données dès qu'elles sont disponibles.
1. Centre d'action (liste d'actions du jour)
Juste sous le message de bienvenue se trouve le Centre d'action, une carte blanche sur toute la largeur. Au lieu d'afficher d'autres graphiques, il regroupe ce qui demande une action aujourd'hui, pour que vous sachiez exactement par où commencer votre journée. Il s'ouvre déplié. Si vous le masquez, autoGMS retient ce choix pour la prochaine fois.
Ce que vous verrez :
- Argent en attente de votre action avec le montant total, ainsi que le nombre de Tâches urgentes et de Toutes les tâches. Quand aucun montant n'est en jeu, la carte affiche En attente de votre action et un nombre de tâches.
- Une barre colorée qui montre où l'argent attend
- Jusqu'à quatre groupes de tâches, par exemple « Facturer 3 travaux terminés » ou « Relancer 3 factures en retard ». Chaque groupe affiche :
- Un point de couleur
- La mention Urgent lorsque ses tâches sont urgentes, ou un nombre comme « 360 urgentes » quand seules certaines le sont
- Une courte raison
- Le montant concerné
Utiliser vos tâches :
- Touchez un groupe pour l'ouvrir sur place et voir ses éléments. Touchez un élément pour ouvrir le travail, la facture ou le devis concerné.
- Chaque groupe ouvert a un bouton qui affiche la liste filtrée complète, par exemple Facturer les travaux.
- S'il y a plus de quatre groupes, touchez Tout afficher pour voir les autres.
- Les propriétaires et administrateurs peuvent utiliser le menu … d'un élément pour le reporter (à demain ou d'une semaine) ou l'ignorer. Les éléments reportés ou ignorés apparaissent sous Masqués (n) dans l'en-tête de la carte, où vous pouvez les restaurer.
- Utilisez Afficher les tâches / Masquer les tâches pour ouvrir ou replier la liste.
Ce que la carte peut detecter :
- Des travaux termines jamais factures
- Des devis approuves jamais reserves
- Des travaux bloques en service ou des reservations confirmees jamais demarrees
- Des acomptes payes pas encore appliques a la facture du travail
- Des synchronisations comptables en echec ou bloquees
- Du stock reserve pour des travaux mais qui n'est plus disponible
- Des factures en retard avec des soldes impayes
- Des devis envoyes sans reponse du client et des relances de prospects en retard
La carte ne modifie jamais rien d'elle-même -- elle détecte et explique seulement. Chaque correction se fait sur la page habituelle vers laquelle elle vous amène, où les étapes de confirmation normales s'appliquent toujours. Si rien ne demande votre attention, la carte affiche Tout est en ordre.
2. Cartes de synthèse
Sous le Centre d'action se trouvent six cartes de synthèse.
Comment lire chaque carte. Les six cartes suivent la même présentation ; une fois que vous savez en lire une, vous savez les lire toutes :
- Un titre. Certains titres ont une petite icône d'information : survolez-la ou touchez-la pour voir comment les chiffres sont calculés.
- Un court résumé : une petite mention qui indique quand (par exemple « octobre jusqu'ici » ou « En ce moment »), un grand chiffre ou une réponse, et une ligne qui dit si c'est une bonne nouvelle.
- Un trait fin, puis un graphique ou une liste.
- Un bouton bleu en bas qui vous amène à la page complète.
Si une carte ne parvient pas à charger ses chiffres, elle l'indique et propose Réessayer au lieu d'afficher zéro.
Facturé vs dépenses (ligne 1, à gauche)
Ce graphique en courbes montre, mois par mois, une ligne pour ce que vous avez facturé après déduction des avoirs et une ligne pour les dépenses que vous avez enregistrées. La ligne sous le titre le dit clairement : Montants taxes comprises. Ce n’est pas votre bénéfice. Il sert au rapprochement ; le compte de résultat calcule le bénéfice. Sur téléphone, cette ligne est masquée pour gagner de la place : touchez l'icône d'information à côté du titre pour lire la même note.
- Le bandeau supérieur affiche Vous avez facturé, Vos dépenses et Facturé moins dépenses pour la période choisie : Cette année, Année dernière, 6 derniers mois ou 12 derniers mois. Quand les dépenses sont plus élevées, l'écart s'affiche en rouge avec un signe moins.
- Cliquez sur Vous avez facturé ou Vos dépenses pour afficher uniquement cette série. Cliquez sur Facturé moins dépenses pour afficher de nouveau les deux séries.
- Sur ordinateur, survolez un mois pour voir le montant facturé, les dépenses et la différence de ce mois. Sur téléphone, balayez pour voir les mois précédents.
- Cliquez sur un mois pour remplacer le graphique par le détail du mois : nombre de lignes et actions, montants bruts et écart, puis catégories de dépenses et fournisseurs. Exporter télécharge un fichier CSV, Factures et Dépenses ouvrent les lignes du mois, et le bouton X ferme le détail et rétablit le graphique.
- Le mois en cours est dessiné dans une couleur plus claire avec un point creux, car ses montants continuent d'augmenter jusqu'à la fin du mois. Ce n'est donc pas une baisse.
- Voir le rapport financier complet ouvre la synthèse financière (lorsque les rapports financiers sont activés).
Réservations par statut (ligne 1, à droite)
Cette carte résume les réservations qui sont entrées dans leur statut actuel pendant la période choisie. Chaque réservation compte dans le mois où elle a atteint son statut.
- Choisissez la période à côté du titre : Ce mois-ci, Le mois dernier, Cette année, L’année dernière, 7, 30 ou 90 derniers jours, ou Tout.
- Le nombre de réservations s'affiche avec un sélecteur Prix du travail / Facturé / Payé qui change les montants de la liste. La carte s'ouvre sur Facturé.
- Une barre de répartition et une liste de cinq statuts (En attente, Confirmé, En service, Terminé, Annulé), avec pour chacun un point de couleur, le nombre de réservations et le montant.
- Cliquez sur un statut pour ouvrir la page Réservations filtrée sur ce statut et la même période, ou sur le bouton en bas pour voir toutes les réservations de la période.
Facturé ce mois-ci (ligne 2, à gauche)
Cette carte montre où en est votre facturation du mois par rapport au mois dernier.
- Le grand chiffre est ce que vous avez facturé depuis le début du mois, TTC et moins les avoirs. Les brouillons, factures annulées, pro forma et factures d'acompte ne sont pas comptés. L'icône d'information le rappelle.
- La ligne en dessous vous compare au même jour le mois dernier, par exemple « 5 329 AED d'avance sur le même jour en septembre ». Le 31 d'un mois qui suit un mois de 30 jours, la comparaison se fait avec tout le mois précédent.
- Le graphique montre un cumul jour par jour : ce mois-ci en bleu, le mois dernier en orange.
- Ouvrir les factures ouvre les factures de ce mois-ci qui forment ce total, pour que la liste corresponde à la carte.
Travaux facturés (ligne 2, à droite)
Cette carte montre combien de travaux terminés vous avez facturés ce mois-ci.
- Le grand chiffre est le nombre de travaux terminés facturés ce mois-ci. Un travail avec plusieurs factures ne compte qu'une fois.
- La ligne en dessous vous compare au même jour le mois dernier, par exemple « 11 de plus qu'au même jour en septembre ».
- Le graphique montre un cumul jour par jour : ce mois-ci en vert, le mois dernier en orange.
- Voir les travaux facturés ouvre les factures de ce mois-ci pour les travaux terminés.
Top services (ligne 3, à gauche)
Cette carte montre les services qui vous rapportent le plus.
- Choisissez la période (Ce mois-ci, Mois dernier, Cette année ou 12 derniers mois) et classez par Services principaux ou par Sous-services.
- La grande réponse est votre service le plus rentable, avec la ligne « Votre service le plus rentable » suivie du montant rapporté et du nombre d'interventions.
- En dessous, chacun de vos cinq meilleurs services a une barre de couleur proportionnelle à ce qu'il a rapporté, avec son nombre d'interventions et son montant.
- Voir tous les services ouvre le rapport de chiffre d'affaires. Ce bouton n'apparaît que pour les personnes qui ont accès à l'Analytique.
Stock bas (ligne 3, à droite)
Cette carte montre le stock qui demande une action maintenant. Elle n'apparaît que lorsque vous suivez votre inventaire.
- Votre stock en ce moment et le nombre d'articles à recommander, par exemple « 4 articles à recommander », avec une ligne comme « 2 en rupture et 2 bientôt épuisés ». Les articles disponibles à l'entrepôt ne sont pas comptés. S'il ne reste que des articles à l'entrepôt, la carte affiche Rien à recommander.
- Une barre de couleur montre les trois groupes, puis les articles sont listés sous :
- En rupture -- plus aucun en stock
- Bientôt épuisés -- sous le minimum que vous avez défini
- À l'entrepôt -- aucun en boutique, mais du stock à l'entrepôt
- Chaque groupe nomme jusqu'à deux articles, avec « +N de plus » s'il y en a d'autres.
- Ouvrir l'inventaire ouvre la page Inventaire filtrée sur ces articles.
Si tous les articles sont au-dessus de leur minimum, la carte affiche Tout est en stock.
Bon a savoir : Les seuils d'inventaire sont definis par article. Pour ajuster le moment ou vous etes alerte en cas de stock bas, rendez-vous sur votre page Inventaire et modifiez le seuil minimum pour chaque article.
Naviguer dans le tableau de bord
La barre de navigation laterale
Sur le cote gauche de l'ecran (ou accessible via une icone de menu sur mobile), vous trouverez des liens vers toutes les sections principales :
| Element du menu | Ou il vous mene |
|---|---|
| Apercu | Retour a ce tableau de bord |
| Reservations | Toutes les reservations de ce garage |
| Services | Votre catalogue de services |
| Clients | Repertoire clients |
| Parametres | Profil et configuration du garage |
Les utilisateurs autorisés peuvent aussi ouvrir Paramètres de l’atelier et Paramètres de réservation depuis le menu du profil dans l’en-tête du tableau de bord.
Actualiser vos donnees
Les données du tableau de bord sont mises en cache et se rafraîchissent automatiquement en arrière-plan. Le Centre d'action a son propre bouton d'actualisation (icône de flèche circulaire) dans son en-tête si vous voulez ses dernières tâches tout de suite.
Si une carte ne parvient pas à charger ses chiffres, elle l'indique et affiche un bouton Réessayer. Les cartes se chargent indépendamment, donc un problème sur l'une n'affecte pas les autres.
Changement de garage (organisations multi-garages)
Si votre organisation possede plus d'un garage, vous pouvez facilement basculer entre eux.
La liste des garages
Lorsque vous vous connectez pour la premiere fois (ou que vous naviguez vers la zone de gestion des garages), vous verrez un tableau listant tous vos garages.
Ce que vous verrez
Un tableau avec les colonnes suivantes pour chaque garage :
| Colonne | Ce qu'elle affiche |
|---|---|
| Nom | Le nom du garage |
| Statut | Un badge colore -- Actif (vert), Inactif (gris), Maintenance (jaune), Suspendu (rouge) ou En attente (bleu) |
| Emplacement | Rue, ville et emirat/region |
| Contact | Numero de telephone et e-mail |
| Services | Nombre de services proposes |
| Reservations | Nombre de reservations actives et nombre total de reservations |
| Chiffre d'affaires | Chiffre d'affaires total de ce garage |
| Clients | Nombre de clients servis |
Comment changer de garage
- Depuis n'importe quelle page, retournez a la Liste des garages (votre administrateur peut vous confirmer l'emplacement exact dans le menu de votre organisation).
- Cliquez sur n'importe quelle ligne dans le tableau des garages.
- Vous serez dirige directement vers le tableau de bord de ce garage.
Si vous avez plus de 10 garages, la liste est paginee. Utilisez les boutons Precedent et Suivant en bas pour naviguer entre les pages.
Bon a savoir : Chaque garage possede son propre tableau de bord, ses indicateurs et ses parametres independants. Le changement de garage met a jour tout a l'ecran pour refleter les donnees de ce garage specifique.
Notifications en temps reel
L'une des fonctionnalites les plus utiles du tableau de bord est les notifications en direct. Lorsque quelque chose d'important se produit, vous le saurez immediatement -- meme sans rafraichir la page.
Ce qui declenche une notification
- Une nouvelle reservation est creee -- Vous verrez le nom du client et le service qu'il a reserve
- Un statut de reservation change -- Par exemple, lorsqu'une reservation est confirmee, demarree, terminee ou annulee
Ce que vous verrez
Une banniere de notification glissante apparait a l'ecran. Elle comprend :
- Le type de notification (nouvelle reservation, mise a jour de statut)
- Une breve description de ce qui s'est passe
- Des boutons d'action :
- Voir -- Ouvre les details de la reservation
- Confirmer -- (Pour les nouvelles reservations) Confirme la reservation directement depuis la notification, sans avoir a naviguer ailleurs
Les notifications incluent une alerte sonore pour que vous ne les manquiez pas meme si vous ne regardez pas l'ecran. Elles disparaissent automatiquement apres quelques secondes, mais vous pouvez les fermer manuellement en cliquant sur le bouton de fermeture.
Bon a savoir : Les notifications sont specifiques au garage que vous consultez actuellement. Si vous changez de garage, vous ne recevrez que les notifications du nouveau garage.
Guide etape par etape : votre premier jour
Voici un flux de travail recommande pour tout configurer et commencer a utiliser autoGMS efficacement.
Etape 1 : Completez la liste de controle de configuration
- Ajoutez l'adresse de votre garage
- Definissez vos horaires d'ouverture
- Creez votre menu de services (au moins vos services les plus courants)
Etape 2 : Explorez le tableau de bord
- Examinez chaque section et familiarisez-vous avec l'emplacement des informations
- Essayez de survoler les indicateurs et les elements graphiques pour voir les infobulles avec des details supplementaires
Etape 3 : Ajoutez votre premiere reservation
- Cliquez sur Reservations dans le menu de navigation
- Creez une nouvelle reservation avec un nom de client, un vehicule et un service
- Observez la mise a jour des indicateurs du tableau de bord en temps reel
Etape 4 : Configurez votre inventaire (optionnel mais recommande)
- Naviguez vers la section Inventaire
- Ajoutez vos pieces et fournitures les plus utilisees
- Definissez des seuils de stock minimum pour recevoir des alertes avant d'etre en rupture
Etape 5 : Invitez votre equipe
- Demandez a votre administrateur d'ajouter les membres de l'equipe (techniciens, conseillers de service) au systeme
- Chaque personne recoit ses propres identifiants de connexion avec des permissions adaptees a son role
Conseils et bonnes pratiques
-
Consultez le tableau de bord chaque matin en premier. Il suffit de 30 secondes pour voir ce qui attend votre action, comment le mois se compare au mois dernier et si un réapprovisionnement est nécessaire.
-
Commencez par le Centre d'action. Ouvrez d'abord les groupes urgents. Reportez ce qui peut attendre pour que la liste ne montre que ce qui compte aujourd'hui.
-
Lisez la ligne sous chaque grand chiffre. Elle vous dit si vous êtes en avance ou en retard sur le même jour du mois dernier, pour repérer tôt un mois plus calme.
-
Reagissez rapidement aux notifications. Lorsqu'une nouvelle reservation arrive, la confirmer rapidement donne confiance a vos clients. Utilisez le bouton "Confirmer" directement depuis la notification pour gagner du temps.
-
Facturez vite les travaux terminés. Si le Centre d'action affiche des travaux terminés sans facture, ouvrez le groupe et utilisez Facturer les travaux pour les régler.
-
Consultez Top services avant de planifier une promotion. Vos services les plus rentables montrent d'où vient votre argent et quels services mettre en avant.
-
Examinez Facturé vs dépenses chaque semaine. Les deux courbes montrent votre trajectoire dans le temps. Un coup d'œil hebdomadaire vous aide à détecter les tendances avant qu'elles ne deviennent des problèmes.
Questions frequemment posees
Q : Je viens de me connecter et mon tableau de bord affiche que des zeros. Y a-t-il un probleme ? R : Non, c'est parfaitement normal pour un nouveau garage. Les indicateurs commenceront a se remplir au fur et a mesure que vous creez des reservations, terminez des travaux et traitez des factures. Completez d'abord la liste de controle de configuration, puis creez votre premiere reservation pour voir les chiffres apparaitre.
Q : Pourquoi ne vois-je pas la carte Stock bas ? R : La carte Stock bas n'apparaît que lorsque vous suivez votre inventaire. Ajoutez vos articles et définissez leur stock minimum sur la page Inventaire, et la carte apparaîtra sur votre tableau de bord.
Q : A quelle frequence les donnees du tableau de bord se rafraichissent-elles automatiquement ? R : Les données du tableau de bord sont mises en cache pour les performances et se rafraîchissent périodiquement en arrière-plan. Le Centre d'action a sa propre icône d'actualisation si vous voulez ses dernières tâches tout de suite. Toutes les cartes se chargent indépendamment, donc une carte lente ne bloquera pas les autres.
Q : Je gere plusieurs garages. Puis-je voir une vue combinee ? R : Le tableau de bord affiche les donnees d'un seul garage a la fois. Pour comparer les garages, utilisez la vue Liste des garages qui affiche les statistiques cles (reservations, chiffre d'affaires, clients) pour chaque garage dans un tableau. Vous pouvez basculer entre les tableaux de bord individuels des garages en cliquant sur n'importe quel garage dans la liste.
Q : Comment savoir dans quel garage ou entrepot je me trouve ?
R : Le nom du garage en haut de la barre laterale indique le tableau de bord que vous consultez. La page Entrepot, lorsqu'elle est activee, est un espace separe de l'organisation pour le stock central. Dans les flux de travaux et d'inventaire, autoGMS peut aussi afficher des libelles comme Garage 2 + Entrepot 2 pour montrer si le stock vient du garage, de l'entrepot ou des deux.
Q : Que verifie la liste de controle de configuration ? R : La liste de controle recherche trois choses : (1) une adresse commerciale valide, (2) des horaires d'ouverture definis pour au moins un jour, et (3) au moins un service ajoute a votre menu de services. Une fois les trois elements en place, la liste de controle disparait et vos indicateurs complets prennent sa place.
Q : J'ai entendu un son de notification mais j'ai manque le message. Ou puis-je le retrouver ? R : Les notifications glissent et disparaissent automatiquement apres quelques secondes. Bien qu'il n'y ait pas d'historique de notifications sur le tableau de bord lui-meme, vous pouvez consulter votre page Reservations pour voir l'activite la plus recente et les reservations qui necessitent votre attention.
Q : Pourquoi le dernier mois de Facturé vs dépenses paraît-il bas ? R : Le mois en cours n'est pas terminé, donc ses montants continuent d'augmenter jusqu'à la fin du mois. C'est pourquoi il est dessiné dans une couleur plus claire avec un point creux : ce n'est pas une baisse.
Q : Puis-je changer la devise affichee sur le tableau de bord ? R : La devise suit le pays protege du garage. Vous pouvez la consulter dans Paramètres de l’atelier -> Finances -> Devise et taxes. Contactez le support autoGMS si le pays du garage a ete enregistre de maniere incorrecte.
Q : À quoi correspond « d'avance sur le même jour en septembre » ? R : Les cartes Facturé ce mois-ci et Travaux facturés comparent ce que vous avez fait depuis le début du mois avec le même jour du mois dernier. Le 31 d'un mois qui suit un mois de 30 jours, elles comparent avec tout le mois précédent.
Besoin d'aide supplementaire ?
Si vous avez des questions non couvertes ici, contactez votre administrateur autoGMS ou notre equipe de support. Nous sommes la pour nous assurer que votre garage fonctionne parfaitement des le premier jour.