Tableau de bord et premiers pas
Bienvenue sur autoGMS ! Ce guide vous accompagne lors de votre premiere connexion, vous aide a comprendre le tableau de bord principal et vous montre comment en tirer le meilleur parti au quotidien. Que vous soyez proprietaire de garage, gerant ou membre du personnel, le tableau de bord est votre base pour tout ce qui se passe dans votre garage.
Apercu
Le tableau de bord est le premier ecran que vous voyez apres vous etre connecte. Considerez-le comme le centre de controle de votre garage -- un endroit unique ou vous pouvez verifier les performances de l'entreprise, voir ce qui necessite votre attention immediatement et acceder directement a n'importe quelle tache.
Voici ce que le tableau de bord vous permet de voir en un coup d'oeil :
- Voir combien de travaux sont actifs, confirmes ou termines
- Suivre le chiffre d'affaires et les factures impayees
- Surveiller l'etat de l'inventaire pour ne jamais manquer de pieces essentielles
- Recevoir des notifications en temps reel lorsque de nouvelles reservations arrivent
- Naviguer rapidement vers les reservations, les services, les clients et les parametres
Si vous gerez plus d'un garage, vous pouvez basculer entre eux sans vous deconnecter.
Comment acceder au tableau de bord
- Ouvrez votre navigateur web et rendez-vous sur la page de connexion autoGMS fournie par votre administrateur.
- Entrez votre adresse e-mail et votre mot de passe.
- Cliquez sur Connexion.
- Vous arriverez sur le Tableau de bord du garage pour votre garage par defaut.
Si vous avez acces a plusieurs garages, vous verrez d'abord l'ecran Liste des garages (plus de details ci-dessous). Cliquez simplement sur le garage que vous souhaitez consulter et vous serez dirige vers son tableau de bord.
Premiere connexion : l'experience de bienvenue
Lorsque vous vous connectez pour la toute premiere fois -- ou lorsqu'un tout nouveau garage vient d'etre cree -- vous verrez une fenetre de bienvenue. C'est un message d'accueil qui vous presente les prochaines etapes cles pour preparer votre garage.
Ce que vous verrez
Une fenetre popup apparait avec :
- Un message de bienvenue personnalise utilisant le nom de votre garage
- Une courte liste de premieres actions recommandees :
- Configurez vos services -- Ajoutez les services que votre garage propose (vidange, montage de pneus, inspection complete, etc.).
- Configurez vos horaires d'ouverture -- Indiquez a autoGMS quand votre garage est ouvert pour que les reservations arrivent dans les bons creneaux horaires.
- Commencez a accepter des reservations -- Une fois les services et les horaires en place, vous etes pret a accepter votre premiere reservation.
Cliquez sur le bouton Commencer en bas de la fenetre pour la fermer et commencer a explorer le tableau de bord. Vous ne verrez ce message de bienvenue qu'une seule fois.
Bon a savoir : La fenetre de bienvenue n'apparaitra plus apres que vous l'ayez fermee. Si vous avez besoin de revoir les etapes de configuration plus tard, vous pouvez toujours utiliser la liste de controle de configuration en haut du tableau de bord (decrite ci-dessous).
La liste de controle de configuration
Si votre garage a encore des etapes de configuration de base a completer, la section superieure du tableau de bord affichera une barre de Progression de la configuration au lieu de vos indicateurs commerciaux habituels. Cela garantit que vous ne manquez rien d'important avant de commencer a operer.
Ce que vous verrez
- Une barre de progression indiquant combien d'etapes sont terminees (par exemple, "2 sur 3 terminees")
- Trois cartes de configuration affichees cote a cote :
- Adresse de l'entreprise -- L'adresse physique de votre garage
- Horaires d'ouverture -- Les jours et heures d'exploitation de votre garage
- Menu des services -- La liste des services que vous proposez
Chaque carte affiche soit une coche verte (terminee), soit un bouton Configurer qui vous dirige directement vers la page de parametres appropriee.
Etape par etape : completer votre configuration
- Regardez les cartes de configuration en haut de votre tableau de bord.
- Cliquez sur Configurer sur tout element incomplet.
- Remplissez les informations requises sur la page de parametres qui s'ouvre.
- Retournez au tableau de bord -- la carte affichera maintenant une coche verte.
- Une fois les trois elements completes, la section de configuration disparait automatiquement et vos indicateurs commerciaux complets apparaissent a sa place.
Bon a savoir : Vous pouvez completer ces etapes dans n'importe quel ordre. Le systeme verifie en temps reel, donc votre progression se met a jour des que vous enregistrez des modifications.
Fonctionnalites principales du tableau de bord
Une fois la configuration terminee, le tableau de bord affiche quatre sections principales, chacune se chargeant independamment afin que vous puissiez commencer a lire les donnees des qu'elles sont disponibles.
1. Apercu des performances commerciales (section superieure)
C'est la carte tout en haut de la page. Elle vous donne une vue rapide des chiffres cles de votre garage sur les 30 derniers jours.
Ce que vous verrez
Six tuiles d'indicateurs disposees en grille :
| Indicateur | Ce qu'il vous indique |
|---|---|
| Travaux actifs | Combien de vehicules sont actuellement en cours de traitement dans vos baies |
| Confirmes | Les reservations qui ont ete confirmees et qui attendent d'etre traitees |
| Factures impayees | Le montant total en attente des factures non payees, plus le nombre de factures impayees |
| Chiffre d'affaires en attente | Le chiffre d'affaires des reservations en attente de confirmation, avec le nombre de ces reservations |
| Termines | Total des travaux termines au cours des 30 derniers jours, avec une fleche de tendance indiquant si c'est en hausse ou en baisse par rapport au mois dernier |
| Valeur moyenne par travail | Le chiffre d'affaires moyen par travail termine, egalement avec un indicateur de tendance mois par mois |
Comprendre les indicateurs de tendance
A cote de certains indicateurs, vous verrez une petite pastille coloree :
- Verte avec une fleche vers le haut -- Ce chiffre a augmente par rapport au mois dernier. C'est generalement un signe positif.
- Rouge avec une fleche vers le bas -- Ce chiffre a diminue par rapport au mois dernier.
- Tiret gris -- Pas de changement par rapport au mois dernier.
Ces tendances vous aident a reperer rapidement les evolutions sans avoir besoin de consulter des rapports detailles.
Bon a savoir : Sur les appareils mobiles, les tuiles Factures impayees et Valeur moyenne par travail sont masquees pour garder l'ecran epure. Vous pouvez toujours les voir en consultant le tableau de bord sur une tablette ou un ordinateur.
2. Apercu financier
Sous l'apercu des performances, vous trouverez la section Apercu financier. Elle offre un regard plus approfondi sur votre chiffre d'affaires.
Ce que vous verrez
- Chiffre d'affaires du mois en cours compare au mois dernier
- Un graphique de tendance du chiffre d'affaires montrant les derniers mois sous forme de courbe, pour voir si le chiffre d'affaires est en croissance, stable ou en declin
- Des projections de chiffre d'affaires basees sur votre trajectoire actuelle
Cette section est particulierement utile pour les proprietaires et gerants de garage qui souhaitent suivre la sante financiere dans le temps.
3. Statistiques et activite du garage
Cette section vous donne des informations operationnelles et une carte thermique d'activite.
Ce que vous verrez
-
Carte thermique d'activite -- Une rangee de tuiles colorees representant chaque jour. Un vert plus fonce signifie plus de reservations ce jour-la ; un vert plus clair ou gris signifie moins. Vous pouvez basculer entre les vues 7 jours, 14 jours et 30 jours (sur ordinateur). Survolez n'importe quelle tuile pour voir le nombre exact de reservations et la date.
-
Pipeline des reservations -- Quatre cartes cliquables montrant combien de reservations sont a chaque etape :
- En attente -- En attente de confirmation
- Confirmees -- Approuvees et planifiees
- En service -- Actuellement en cours de traitement
- Terminees -- Achevees
Cliquez sur n'importe quelle carte du pipeline pour acceder directement a une liste filtree de ces reservations.
-
Statistiques de performance mensuelle -- Quatre cartes recapitulatives :
- Reservations creees ce mois (avec tendance mois par mois)
- Clients servis ce mois (avec tendance)
- Taux de completion (pourcentage de reservations terminees)
- Moyenne de reservations par jour
Bon a savoir : En debut de mois, le systeme affiche une banniere d'information bleue expliquant que les tendances sont calculees a partir de moyennes quotidiennes pour une comparaison equitable. Au fur et a mesure que le mois avance, les donnees deviennent plus representatives.
4. Alertes d'inventaire
La section inferieure du tableau de bord surveille votre inventaire de pieces et fournitures.
Ce que vous verrez
- Quatre statistiques recapitulatives : Total des articles suivis, Stock sain, Stock bas et Critique (rupture de stock)
- Une liste d'articles necessitant votre attention, tries avec les plus urgents (rupture de stock) en haut :
- Chaque article affiche son nom, sa quantite actuelle et son cout unitaire
- Articles rouges -- completement en rupture de stock
- Articles ambre/jaunes -- niveau bas (en dessous du seuil minimum que vous avez defini)
- Chaque article dispose d'un bouton Reapprovisionner qui vous dirige vers la page d'inventaire
- Si tout votre inventaire est sain, vous verrez une confirmation verte "Tout est en stock" a la place
Si vous n'avez pas encore ajoute d'articles a l'inventaire, vous verrez une invitation a Ajouter votre premier article.
Bon a savoir : Les seuils d'inventaire sont definis par article. Pour ajuster le moment ou vous etes alerte en cas de stock bas, rendez-vous sur votre page Inventaire et modifiez le seuil minimum pour chaque article.
Naviguer dans le tableau de bord
La barre de navigation laterale
Sur le cote gauche de l'ecran (ou accessible via une icone de menu sur mobile), vous trouverez des liens vers toutes les sections principales :
| Element du menu | Ou il vous mene |
|---|---|
| Apercu | Retour a ce tableau de bord |
| Reservations | Toutes les reservations de ce garage |
| Services | Votre catalogue de services |
| Clients | Repertoire clients |
| Parametres | Profil et configuration du garage |
Menu d'actions rapides
Dans le coin superieur droit de la carte Apercu des performances commerciales, vous verrez une icone de menu a trois points. Cliquez dessus pour acceder aux raccourcis rapides :
- Actualiser les donnees -- Recharger manuellement toutes les donnees du tableau de bord
- Fiches de travail / Gestion des baies -- Acceder a vos baies de service pour voir ce qui se passe sur le terrain
- Gerer les services -- Aller directement a votre page de services
- Horaires d'ouverture -- Modifier vos heures d'ouverture
- Adresse de l'entreprise -- Mettre a jour votre emplacement
- Parametres du garage -- Ouvrir le profil complet et les parametres de votre garage
Il y a egalement un bouton d'actualisation (icone de fleche circulaire) a cote du menu pour recharger rapidement les donnees a tout moment.
Actualiser vos donnees
Les donnees du tableau de bord se rafraichissent automatiquement, mais si vous voulez les chiffres les plus recents :
- Cliquez sur l'icone de fleche circulaire en haut de n'importe quelle section du tableau de bord, ou
- Utilisez le menu a trois points et choisissez Actualiser les donnees
Chaque section (apercu des performances, apercu financier, statistiques, inventaire) peut etre actualisee independamment.
Changement de garage (organisations multi-garages)
Si votre organisation possede plus d'un garage, vous pouvez facilement basculer entre eux.
La liste des garages
Lorsque vous vous connectez pour la premiere fois (ou que vous naviguez vers la zone de gestion des garages), vous verrez un tableau listant tous vos garages.
Ce que vous verrez
Un tableau avec les colonnes suivantes pour chaque garage :
| Colonne | Ce qu'elle affiche |
|---|---|
| Nom | Le nom du garage |
| Statut | Un badge colore -- Actif (vert), Inactif (gris), Maintenance (jaune), Suspendu (rouge) ou En attente (bleu) |
| Emplacement | Rue, ville et emirat/region |
| Contact | Numero de telephone et e-mail |
| Services | Nombre de services proposes |
| Reservations | Nombre de reservations actives et nombre total de reservations |
| Chiffre d'affaires | Chiffre d'affaires total de ce garage |
| Clients | Nombre de clients servis |
Comment changer de garage
- Depuis n'importe quelle page, retournez a la Liste des garages (votre administrateur peut vous confirmer l'emplacement exact dans le menu de votre organisation).
- Cliquez sur n'importe quelle ligne dans le tableau des garages.
- Vous serez dirige directement vers le tableau de bord de ce garage.
Si vous avez plus de 10 garages, la liste est paginee. Utilisez les boutons Precedent et Suivant en bas pour naviguer entre les pages.
Bon a savoir : Chaque garage possede son propre tableau de bord, ses indicateurs et ses parametres independants. Le changement de garage met a jour tout a l'ecran pour refleter les donnees de ce garage specifique.
Notifications en temps reel
L'une des fonctionnalites les plus utiles du tableau de bord est les notifications en direct. Lorsque quelque chose d'important se produit, vous le saurez immediatement -- meme sans rafraichir la page.
Ce qui declenche une notification
- Une nouvelle reservation est creee -- Vous verrez le nom du client et le service qu'il a reserve
- Un statut de reservation change -- Par exemple, lorsqu'une reservation est confirmee, demarree, terminee ou annulee
Ce que vous verrez
Une banniere de notification glissante apparait a l'ecran. Elle comprend :
- Le type de notification (nouvelle reservation, mise a jour de statut)
- Une breve description de ce qui s'est passe
- Des boutons d'action :
- Voir -- Ouvre les details de la reservation
- Confirmer -- (Pour les nouvelles reservations) Confirme la reservation directement depuis la notification, sans avoir a naviguer ailleurs
Les notifications incluent une alerte sonore pour que vous ne les manquiez pas meme si vous ne regardez pas l'ecran. Elles disparaissent automatiquement apres quelques secondes, mais vous pouvez les fermer manuellement en cliquant sur le bouton de fermeture.
Bon a savoir : Les notifications sont specifiques au garage que vous consultez actuellement. Si vous changez de garage, vous ne recevrez que les notifications du nouveau garage.
Guide etape par etape : votre premier jour
Voici un flux de travail recommande pour tout configurer et commencer a utiliser autoGMS efficacement.
Etape 1 : Completez la liste de controle de configuration
- Ajoutez l'adresse de votre garage
- Definissez vos horaires d'ouverture
- Creez votre menu de services (au moins vos services les plus courants)
Etape 2 : Explorez le tableau de bord
- Examinez chaque section et familiarisez-vous avec l'emplacement des informations
- Essayez de survoler les indicateurs et les elements graphiques pour voir les infobulles avec des details supplementaires
Etape 3 : Ajoutez votre premiere reservation
- Cliquez sur Reservations dans le menu de navigation
- Creez une nouvelle reservation avec un nom de client, un vehicule et un service
- Observez la mise a jour des indicateurs du tableau de bord en temps reel
Etape 4 : Configurez votre inventaire (optionnel mais recommande)
- Naviguez vers la section Inventaire
- Ajoutez vos pieces et fournitures les plus utilisees
- Definissez des seuils de stock minimum pour recevoir des alertes avant d'etre en rupture
Etape 5 : Invitez votre equipe
- Demandez a votre administrateur d'ajouter les membres de l'equipe (techniciens, conseillers de service) au systeme
- Chaque personne recoit ses propres identifiants de connexion avec des permissions adaptees a son role
Conseils et bonnes pratiques
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Consultez le tableau de bord chaque matin en premier. Il suffit de 30 secondes pour voir quels travaux sont actifs, ce qui est en attente et si un reapprovisionnement d'inventaire est necessaire.
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Utilisez la carte thermique d'activite pour reperer les tendances. Si vous remarquez que certains jours sont systematiquement plus charges, vous pouvez adapter votre effectif en consequence.
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Surveillez les fleches de tendance. Une tendance a la baisse des travaux termines ou de la valeur moyenne par travail pourrait signaler quelque chose a examiner. Une tendance a la hausse confirme que les ameliorations portent leurs fruits.
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Reagissez rapidement aux notifications. Lorsqu'une nouvelle reservation arrive, la confirmer rapidement donne confiance a vos clients. Utilisez le bouton "Confirmer" directement depuis la notification pour gagner du temps.
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Actualisez les donnees apres des changements importants. Si vous venez de terminer plusieurs travaux ou de mettre a jour des factures, appuyez sur le bouton d'actualisation pour vous assurer que le tableau de bord reflete l'etat le plus recent.
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Utilisez le menu d'actions rapides. Au lieu de naviguer a travers plusieurs pages, utilisez le menu a trois points en haut de l'apercu des performances pour acceder directement aux baies, services, horaires ou parametres.
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Examinez l'apercu financier chaque semaine. Le graphique du chiffre d'affaires montre votre trajectoire dans le temps. Un coup d'oeil hebdomadaire vous aide a detecter les tendances avant qu'elles ne deviennent des problemes.
Questions frequemment posees
Q : Je viens de me connecter et mon tableau de bord affiche que des zeros. Y a-t-il un probleme ? R : Non, c'est parfaitement normal pour un nouveau garage. Les indicateurs commenceront a se remplir au fur et a mesure que vous creez des reservations, terminez des travaux et traitez des factures. Completez d'abord la liste de controle de configuration, puis creez votre premiere reservation pour voir les chiffres apparaitre.
Q : Pourquoi certaines tuiles d'indicateurs ne s'affichent-elles pas sur mon telephone ? R : Pour garder l'experience mobile propre et lisible, les tuiles "Factures impayees" et "Valeur moyenne par travail" sont masquees sur les petits ecrans. Passez a une tablette ou un ordinateur pour voir les six tuiles.
Q : A quelle frequence les donnees du tableau de bord se rafraichissent-elles automatiquement ? R : Les donnees du tableau de bord sont mises en cache pour les performances et se rafraichissent periodiquement en arriere-plan. Si vous avez besoin des tout derniers chiffres, cliquez sur l'icone d'actualisation de n'importe quelle section. Toutes les sections se chargent independamment, donc une section lente ne bloquera pas les autres.
Q : Je gere plusieurs garages. Puis-je voir une vue combinee ? R : Le tableau de bord affiche les donnees d'un seul garage a la fois. Pour comparer les garages, utilisez la vue Liste des garages qui affiche les statistiques cles (reservations, chiffre d'affaires, clients) pour chaque garage dans un tableau. Vous pouvez basculer entre les tableaux de bord individuels des garages en cliquant sur n'importe quel garage dans la liste.
Q : Que verifie la liste de controle de configuration ? R : La liste de controle recherche trois choses : (1) une adresse commerciale valide, (2) des horaires d'ouverture definis pour au moins un jour, et (3) au moins un service ajoute a votre menu de services. Une fois les trois elements en place, la liste de controle disparait et vos indicateurs complets prennent sa place.
Q : J'ai entendu un son de notification mais j'ai manque le message. Ou puis-je le retrouver ? R : Les notifications glissent et disparaissent automatiquement apres quelques secondes. Bien qu'il n'y ait pas d'historique de notifications sur le tableau de bord lui-meme, vous pouvez consulter votre page Reservations pour voir l'activite la plus recente et les reservations qui necessitent votre attention.
Q : Que signifient les couleurs sur la carte thermique d'activite ? R : La carte thermique affiche le volume de reservations par jour. Le gris signifie aucune reservation, le vert clair signifie quelques-unes (1-3), le vert moyen signifie une activite moderee (4-7) et le vert fonce signifie une journee chargee (8 ou plus). Survolez n'importe quel jour pour voir le nombre exact.
Q : Puis-je changer la devise affichee sur le tableau de bord ? R : La devise est definie au niveau du garage en fonction de votre region et des parametres du garage. Si vous devez la changer, rendez-vous sur la page Parametres du garage. Le tableau de bord se mettra a jour automatiquement pour refleter la nouvelle devise.
Q : Qu'est-ce que l'indicateur "Chiffre d'affaires en attente" ? R : Le chiffre d'affaires en attente est la valeur estimee totale des reservations qui sont encore au statut "en attente" -- c'est-a-dire qu'elles ont ete soumises mais pas encore confirmees. Cela vous donne une idee du chiffre d'affaires potentiel a venir une fois ces reservations approuvees.
Besoin d'aide supplementaire ?
Si vous avez des questions non couvertes ici, contactez votre administrateur autoGMS ou notre equipe de support. Nous sommes la pour nous assurer que votre garage fonctionne parfaitement des le premier jour.