Rappels de service et automatisation
Faites revenir vos clients pour des visites regulieres en envoyant des rappels de service personnalises et opportuns. Qu'il s'agisse d'une vidange de routine, d'un entretien programme ou d'un simple suivi apres une reparation, autoGMS facilite le maintien du contact avec les clients bien apres qu'ils aient quitte votre garage.
Apercu
Les rappels de service vous permettent de :
- Programmer des messages de suivi pour les clients ayant effectue un service dans votre garage.
- Envoyer des rappels par e-mail ou WhatsApp -- selon la preference de votre client.
- Configurer des regles d'automatisation pour que les rappels soient crees automatiquement pour les services que vous choisissez.
- Suivre chaque rappel -- voir lesquels sont en attente, envoyes, partiellement envoyes, echoues ou annules.
- Faire revenir les clients avec des relances bien chronometrees qui gardent votre garage en tete de leurs preoccupations.
Les rappels sont lies aux reservations terminees uniquement. Une fois qu'une intervention est terminee, vous (ou le systeme, si l'automatisation est activee) pouvez programmer un rappel qui sera envoye des jours, des semaines ou des mois plus tard.
Comment acceder aux rappels de service
- Depuis la barre laterale, naviguez vers votre Garage et ouvrez la page Reservations.
- En haut de la page Reservations, vous verrez plusieurs onglets : Tableau, Calendrier, Rappels, et eventuellement d'autres.
- Cliquez sur l'onglet Rappels (l'icone de cloche).
Bon a savoir : L'onglet Rappels n'apparait que si la fonctionnalite Rappels de service est activee pour votre garage. Si vous ne le voyez pas, contactez votre administrateur de compte.
Ce que vous verrez
Lorsque vous ouvrez l'onglet Rappels, vous trouverez deux sections principales :
- Regles d'automatisation -- une fiche en haut ou vous configurez les rappels automatiques.
- Tableau des services termines -- une liste de toutes les interventions terminees, chacune affichant son statut de rappel et les actions disponibles.
Fonctionnalites principales en un coup d'oeil
| Fonctionnalite | Ce qu'elle fait |
|---|---|
| Rappels manuels | Creer un rappel ponctuel pour n'importe quelle reservation terminee |
| Regles d'automatisation | Programmer automatiquement des rappels pour les services selectionnes |
| Envoi par e-mail | Envoyer des messages de rappel directement dans la boite de reception du client |
| Envoi par WhatsApp | Ouvrir un message WhatsApp pre-rempli a envoyer manuellement |
| Statistiques des rappels | Voir le nombre de rappels en attente, envoyes, partiellement envoyes et echoues |
| Suivi du statut | Savoir exactement ou en est chaque rappel dans son cycle de vie |
| Recherche et filtres | Trouver des clients specifiques, filtrer par type de service ou par statut de rappel |
| Mises a jour en temps reel | Les statuts des rappels se mettent a jour en direct, pas besoin de rafraichir la page |
Guide etape par etape
1. Creer un rappel manuel
Utilisez cette methode lorsque vous souhaitez programmer un rappel pour un client et une reservation specifiques.
Etapes :
- Ouvrez l'onglet Rappels sur la page Reservations.
- Dans le tableau des services termines, trouvez le client ou la reservation pour lesquels vous souhaitez creer un rappel.
- Utilisez la barre de recherche pour rechercher un client par nom.
- Utilisez les pastilles de filtre par statut pour n'afficher que les reservations sans rappel ("Aucun rappel cree").
- Utilisez le menu deroulant Filtre par service pour affiner par type de service.
- Sur la ligne de la reservation souhaitee, cliquez sur le bouton Programmer.
- Une boite de dialogue intitulee Creer un rappel de service s'ouvrira, affichant le nom du client et les details du vehicule en haut.
Remplir les details du rappel :
-
Type de rappel -- Choisissez la categorie la plus adaptee :
- Service prevu -- Rappel general que le vehicule est du pour son prochain service.
- Suivi -- Prendre des nouvelles apres une intervention recente pour voir si tout va bien.
- Controle de maintenance -- Inciter le client a amener son vehicule pour un entretien de routine.
- Personnalise -- Rediger votre propre message de zero.
-
Programmer dans -- Choisissez dans combien de temps le rappel doit etre envoye :
- 1 semaine, 2 semaines, 1 mois, 3 mois, 6 mois, 1 an, ou Date personnalisee.
- La date programmee est calculee a partir de la date d'achevement de la reservation, pas a partir d'aujourd'hui.
- Si vous choisissez Date personnalisee, un selecteur de date et d'heure apparaitra pour definir le moment exact.
-
Titre personnalise (optionnel) -- Ajoutez un titre comme "Rappel de vidange" ou "Suivi d'inspection des freins". Si vous laissez ce champ vide, un titre sera genere automatiquement en fonction du type de rappel.
-
Message -- Un message pre-redige est genere pour vous en fonction du type de rappel, du nom du client et du vehicule. Vous pouvez le modifier librement pour le personnaliser davantage.
-
Methode d'envoi -- Choisissez une ou les deux :
- E-mail -- L'adresse e-mail du client est affichee. Cliquez pour la selectionner.
- WhatsApp -- Le numero de telephone du client est affiche. Cliquez pour le selectionner.
Bon a savoir : Si le client n'a pas d'adresse e-mail ou de numero de telephone enregistre, vous pouvez en saisir un directement dans la boite de dialogue. Le champ apparaitra automatiquement avec un bouton "Enregistrer".
- La date Prevu pour apparait dans une barre mise en evidence pour que vous puissiez confirmer qu'elle est correcte.
- Cliquez sur Creer le rappel.
- Une confirmation verte s'affichera brievement, et la boite de dialogue se fermera.
Ce que vous verrez
Apres la creation du rappel, la ligne dans le tableau se mettra a jour pour afficher un badge En attente avec la date programmee et de petites icones indiquant les canaux selectionnes (E-mail, WhatsApp).
2. Envoyer un rappel
Il existe deux facons d'envoyer un rappel :
Envoi automatique (programme)
Lorsque la date programmee arrive, autoGMS envoie automatiquement le rappel via les canaux que vous avez selectionnes (e-mail, WhatsApp, ou les deux). Vous n'avez rien a faire -- cela se fait en arriere-plan.
Envoi immediat (manuel)
Si vous ne souhaitez pas attendre la date programmee, vous pouvez envoyer un rappel en attente immediatement.
Etapes :
- Dans le tableau des rappels, trouvez une ligne avec un badge de rappel En attente.
- Cliquez sur le bouton Envoyer sur cette ligne.
- Le rappel sera envoye immediatement via tous les canaux configures.
- Le statut se mettra a jour en Envoye (ou Partiellement envoye si un canal a reussi et l'autre non).
Bon a savoir : Vous verrez une notification confirmant quels canaux ont reussi. Si l'e-mail a ete envoye mais pas WhatsApp (ou l'inverse), la notification vous indiquera exactement ce qui s'est passe.
3. Envoyer des rappels WhatsApp manuellement
Les rappels WhatsApp fonctionnent un peu differemment des e-mails. Lorsque vous cliquez sur le bouton WhatsApp sur une ligne de rappel en attente, autoGMS :
- Ouvre WhatsApp (via wa.me) dans un nouvel onglet du navigateur avec un message pre-rempli contenant le nom du client, les details du vehicule et les informations de service.
- Vous verifiez et envoyez le message depuis votre WhatsApp.
- autoGMS enregistre automatiquement que le message WhatsApp a ete envoye.
Cela vous donne un controle total sur la conversation WhatsApp tout en suivant que le rappel a bien ete envoye.
Bon a savoir : Le bouton WhatsApp devient disponible lorsque la date programmee du rappel est arrivee ou depassee. Avant cette date, le bouton est grise.
4. Configurer les regles d'automatisation
L'automatisation est le moyen le plus puissant d'utiliser les rappels. Au lieu de programmer manuellement un rappel pour chaque intervention terminee, vous indiquez a autoGMS quels services doivent declencher des rappels automatiques, et il s'occupe du reste.
Etapes :
- Ouvrez l'onglet Rappels.
- En haut, vous verrez la fiche Regles d'automatisation.
- Activez la case Active pour activer l'automatisation.
- La fiche s'agrandit pour montrer la configuration complete. Cliquez sur Modifier l'automatisation si elle est en vue resumee.
Configuration de l'automatisation :
Les parametres sont organises en trois sections :
Declencheur et programmation
- Type de rappel -- Choisissez la categorie pour les rappels automatises (Maintenance, Vidange, Rotation des pneus, Inspection, Suivi, ou Personnalise).
- Jours apres achevement -- Definissez combien de jours apres la fin d'une intervention le rappel doit etre programme. Par exemple, "90" signifie que les clients seront rappeles 3 mois apres leur service. La valeur peut aller de 1 a 365 jours.
- Jours de carence -- Empeche les rappels en double. Si un client a deja recu un rappel du meme type dans ce nombre de jours, un nouveau ne sera pas cree. Cela evite d'agacer les clients qui viennent frequemment.
- Canal -- Choisissez E-mail, WhatsApp (manuel), ou les deux. Au moins un doit etre selectionne.
Bon a savoir : WhatsApp est libelle "WhatsApp (manuel)" car les messages WhatsApp automatises necessitent toujours que vous les verifiez et les envoyiez via le bouton WhatsApp. Les rappels par e-mail sont entierement automatiques.
Services inclus
C'est ici que vous choisissez quels services de votre garage doivent declencher des rappels automatiques.
- Les services sont regroupes par categorie (par ex., Maintenance, Reparation, Inspection) pour une navigation facile.
- Cliquez sur des services individuels pour les inclure, ou utilisez Tout selectionner / Effacer pour les gerer rapidement.
- Un compteur indique combien de services sont selectionnes sur le total.
- Vous devez selectionner au moins un service pour enregistrer les regles d'automatisation.
Message
- Un apercu du message de rappel est affiche en haut de cette section.
- Par defaut, un message standard est genere en utilisant le nom du client, le nom de votre garage et le type de rappel.
- Vous pouvez rediger un message personnalise dans la zone de texte pour ajouter une touche personnelle ou des instructions specifiques. Si vous le laissez vide, le message standard est utilise.
- Cliquez sur Enregistrer les regles d'automatisation quand vous avez termine.
Ce que vous verrez :
- Lorsque l'automatisation est activee et enregistree, la fiche affiche un resume compact avec le nombre de services, l'intervalle d'envoi et la periode de carence.
- Un bouton "Modifier l'automatisation" vous permet de modifier les parametres a tout moment.
- Vous pouvez desactiver l'automatisation a tout moment en decochant la bascule Active. Vos parametres sont preserves afin que vous puissiez la reactiver plus tard sans tout reconfigurer.
5. Annuler un rappel
Si vous ne souhaitez plus qu'un rappel soit envoye, vous pouvez l'annuler tant qu'il est encore au statut En attente.
Etapes :
- Trouvez le rappel dans le tableau (filtrez par statut "En attente" pour reduire la liste).
- Cliquez sur le bouton Annuler (l'icone X) sur la ligne.
- Le statut du rappel passe immediatement a Annule.
Bon a savoir : Seuls les rappels en attente peuvent etre annules. Une fois qu'un rappel a ete envoye, il ne peut pas etre annule.
6. Utiliser la recherche et les filtres
Le tableau des rappels vous offre plusieurs moyens de trouver ce dont vous avez besoin :
- Barre de recherche -- Tapez le nom d'un client pour filtrer la liste instantanement.
- Pastilles de filtre par statut -- Cliquez sur l'une des pastilles en haut du tableau pour filtrer par :
- Toutes les interventions terminees -- Tout, quel que soit le statut du rappel.
- Aucun rappel cree -- Interventions terminees pour lesquelles aucun rappel n'a encore ete programme. Ideal pour trouver les clients a relancer.
- En attente -- Rappels programmes mais pas encore envoyes.
- Partiellement envoye -- Rappels ou un canal a reussi mais l'autre a echoue.
- Envoye -- Rappels livres avec succes.
- Echoue -- Rappels qui n'ont pas pu etre envoyes.
- Filtre par service -- Un menu deroulant qui vous permet de selectionner un ou plusieurs services specifiques (par ex., afficher uniquement les reservations de vidange).
- Tri -- Cliquez sur les en-tetes de colonnes pour trier par nom du client, service, date d'achevement ou jours ecoules depuis l'achevement.
7. Comprendre les statuts des rappels
Chaque rappel suit un cycle de vie clair :
| Statut | Ce que cela signifie |
|---|---|
| Aucun rappel (tiret) | Aucun rappel n'a encore ete cree pour cette reservation. |
| En attente | Un rappel est programme et en attente d'envoi. La date programmee est affichee sur le badge. |
| Envoye | Le rappel a ete livre avec succes via tous les canaux selectionnes. Des icones de canal vertes indiquent quels canaux ont fonctionne. |
| Partiellement envoye | Un canal a reussi et l'autre a echoue. Par exemple, l'e-mail a ete envoye mais pas WhatsApp. Vous pouvez toujours ouvrir WhatsApp manuellement pour completer l'envoi. |
| Echoue | Le rappel n'a pu etre envoye par aucun canal. |
| Annule | Le rappel a ete annule manuellement avant son envoi. |
8. Lire la colonne "Jours ecoules"
Le tableau inclut une colonne Jours ecoules qui montre depuis combien de temps la reservation a ete terminee. Elle est codee par couleur pour vous aider a reperer les clients en retard pour un suivi :
- Texte gris -- 30 jours ou moins. Encore recent.
- Texte bleu -- 31 a 60 jours. Il est peut-etre temps de reprendre contact.
- Texte orange -- 61 a 90 jours. Commence a etre en retard.
- Texte rouge -- Plus de 90 jours. Ce client n'est pas revenu depuis un moment.
Statistiques des rappels
Des chiffres en un coup d'oeil vous aident a comprendre les performances de votre programme de rappels :
- En attente -- Combien de rappels attendent d'etre envoyes.
- Envoyes -- Combien ont ete livres.
- Partiellement envoyes -- Combien ont eu un resultat mixte.
- Echoues -- Combien n'ont pas pu etre livres.
Ces compteurs sont affiches dans les pastilles de filtre pour que vous puissiez les voir sans quitter la vue du tableau.
Conseils et bonnes pratiques
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Commencez par l'automatisation. Si votre garage effectue les memes services de maniere repetee (vidanges, rotations de pneus, entretiens programmes), configurez d'abord les regles d'automatisation. Ainsi, chaque intervention terminee obtient automatiquement un suivi, et vous ne manquez jamais un client.
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Utilisez regulierement le filtre "Aucun rappel cree". Cela vous montre les interventions terminees qui n'ont aucun rappel programme. C'est le moyen le plus simple de reperer les opportunites de suivi manquees.
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Maintenez les coordonnees de vos clients a jour. Les rappels ne fonctionnent que si le client a un e-mail ou un numero de telephone valide. Lors de la creation d'un rappel, vous pouvez ajouter les coordonnees manquantes directement dans la boite de dialogue.
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Choisissez des intervalles de programmation realistes. Pour les services de routine comme les vidanges, 3 mois est un choix courant. Pour les inspections annuelles, definissez-le a 12 mois. Reflechissez au moment ou le client aurait realistement besoin du service a nouveau.
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Utilisez le parametre de carence judicieusement. Si vous definissez une carence de 30 jours, un client qui vient de recevoir un rappel de maintenance n'en recevra pas un autre pendant au moins 30 jours, meme s'il a plusieurs reservations qualifiantes. Cela evite la lassitude des rappels.
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Verifiez les rappels partiellement envoyes. Si un rappel affiche "Partiellement envoye", cela signifie generalement que l'e-mail a ete envoye mais que WhatsApp necessite votre attention. Cliquez sur le bouton WhatsApp pour completer l'envoi manuellement.
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Personnalisez vos messages. Les messages par defaut sont un bon point de depart, mais ajouter une touche personnelle (comme mentionner le vehicule specifique du client ou le travail que vous avez effectue) rend les rappels plus efficaces.
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Consultez la colonne Jours ecoules. Les entrees en rouge representent des clients ayant termine un service il y a plus de 90 jours et n'ayant pas ete relances. Ce sont vos suivis les plus prioritaires.
Questions frequemment posees
Puis-je creer des rappels pour des reservations encore en cours ? Non. Les rappels ne peuvent etre crees que pour les reservations terminees. La reservation doit avoir le statut "Terminee" avant qu'un rappel puisse etre programme.
Combien de rappels puis-je creer pour une seule reservation ? Vous pouvez creer jusqu'a 5 rappels actifs par reservation. Cela inclut les rappels en attente, envoyes ou partiellement envoyes. Les rappels annules ne comptent pas dans cette limite.
Que se passe-t-il si un client n'a pas d'adresse e-mail ou de numero de telephone ? Si les coordonnees sont manquantes, la methode d'envoi correspondante sera grisee lors de la creation du rappel. Cependant, vous pouvez saisir une adresse e-mail ou un numero de telephone directement dans la boite de dialogue de creation du rappel, et ils seront utilises pour ce rappel.
Puis-je modifier un rappel apres l'avoir cree ? Oui, vous pouvez mettre a jour un rappel tant qu'il est encore au statut En attente. Une fois qu'il a ete envoye, il ne peut plus etre modifie.
Que signifie "WhatsApp (manuel)" dans l'automatisation ? autoGMS ne peut pas envoyer de messages WhatsApp directement via l'automatisation car WhatsApp exige que vous initiez la conversation. A la place, lorsque le rappel est du, le bouton WhatsApp apparait sur la ligne, et vous cliquez dessus pour ouvrir un message pre-rempli dans WhatsApp. autoGMS enregistre que vous l'avez envoye.
L'automatisation creera-t-elle des rappels pour les anciennes reservations ? L'automatisation s'applique aux reservations terminees apres l'enregistrement des regles. Elle ne cree pas retroactivement de rappels pour les reservations terminees avant l'activation de l'automatisation.
Puis-je desactiver l'automatisation sans perdre mes parametres ? Oui. Lorsque vous decochez la bascule "Active", vos selections de services, le calendrier et les parametres de message sont tous preserves. Reactivez-la a tout moment et tout sera exactement comme vous l'aviez laisse.
Que se passe-t-il si le meme client a plusieurs reservations terminees ? Chaque reservation terminee est traitee independamment. Si un client a trois vidanges terminees, chacune peut avoir son propre rappel. Cependant, le parametre de carence dans l'automatisation empeche d'inonder un client de rappels du meme type sur une courte periode.
Dois-je garder la page ouverte pour que les rappels programmes soient envoyes ? Non. Les rappels programmes sont traites en arriere-plan par le serveur. Une fois qu'un rappel est cree avec une date programmee, il sera envoye automatiquement lorsque cette date arrivera, que quelqu'un soit connecte ou non.
Qui peut gerer les rappels ? Les rappels de service peuvent etre crees et geres par les proprietaires de garage, les administrateurs de garage et les proprietaires d'organisation. Les techniciens et les clients n'ont pas acces a la fonctionnalite de rappels.
Le statut du rappel indique "Echoue". Que dois-je faire ? Un statut echoue signifie que le systeme n'a pas pu livrer le rappel via aucun des canaux selectionnes. Cela se produit generalement en raison d'une adresse e-mail invalide, d'un probleme de format de numero de telephone ou d'une panne de service temporaire. Verifiez les coordonnees du client, corrigez les eventuels problemes et creez un nouveau rappel.