Rapports de pre-inspection
Apercu
Les rapports de pre-inspection permettent a votre equipe de documenter l'etat de chaque vehicule avant le debut de tout travail. A l'aide de photos, de videos et d'une liste de controle detaillee, vous creez un dossier clair et horodate qui protege a la fois votre garage et votre client.
Une fois l'inspection terminee, vous pouvez generer un rapport professionnel et partageable, puis l'envoyer directement au client via WhatsApp ou par e-mail -- offrant une transparence totale sur ce qui a ete constate et les travaux recommandes.
Pourquoi c'est important :
- Renforce la confiance des clients en montrant exactement ce que vos techniciens ont constate
- Protege votre garage contre les litiges concernant des dommages preexistants
- Cree un rapport professionnel et a l'image de votre marque que les clients peuvent consulter sur n'importe quel appareil
- Permet aux clients d'approuver ou de refuser les devis directement depuis le rapport
- Conserve un dossier visuel permanent de l'etat du vehicule pour chaque intervention
Comment y acceder
- Connectez-vous a votre tableau de bord autoGMS.
- Dans la barre laterale, selectionnez le garage que vous souhaitez gerer.
- Ouvrez une reservation (cliquez sur n'importe quelle reservation dans la liste des reservations ou la vue Calendrier).
- Sur la page de detail de la reservation, recherchez la fiche de statut Pre-inspection.
La fiche de statut affichera l'un des trois etats suivants :
- Requise -- L'inspection n'a pas encore commence. Cliquez sur le bouton pour commencer.
- En cours -- L'inspection a ete commencee mais pas terminee. Cliquez pour reprendre la ou vous vous etiez arrete.
- Terminee -- L'inspection est terminee. Cliquez pour consulter les resultats ou envoyer le rapport au client.
Bon a savoir : Les pre-inspections sont disponibles pour les reservations ayant le statut Confirmee ou En service. Si une reservation exige une pre-inspection, celle-ci doit etre terminee avant que le vehicule puisse etre affecte a une baie.
Fonctionnalites principales
Onglet 1 : Capture (Photos et Videos)
C'est ici que vous photographiez et enregistrez l'etat du vehicule. L'onglet Capture est organise en categories de photos et une section video.
Categories de photos
Chaque categorie represente un angle ou une zone specifique du vehicule. Lorsque vous ouvrez l'onglet Capture, vous verrez une fiche pour chacune de ces categories :
| Categorie | Quoi capturer |
|---|---|
| Vue avant | L'avant du vehicule -- pare-chocs, calandre, phares |
| Vue arriere | L'arriere du vehicule -- pare-chocs, feux arriere, coffre |
| Cote gauche | Le cote conducteur/gauche du vehicule |
| Cote droit | Le cote passager/droit du vehicule |
| Interieur | L'interieur du vehicule -- tableau de bord, sieges, volant |
| Compteur kilometrique | Le kilometrage ou le releve du compteur sur le tableau de bord |
| Dommages | Tout dommage existant, rayures, bosses ou marques |
Ce que vous verrez :
- Un indicateur de progression en haut montrant combien de categories ont au moins une photo (par exemple, "4/7").
- Une barre de progression segmentee ou chaque segment passe au vert lorsque vous completez une categorie.
- Chaque categorie s'affiche sous forme de fiche avec un bouton appareil photo (pour prendre une photo avec la camera de votre appareil) et un bouton de telechargement (pour selectionner une photo depuis vos fichiers).
- Une fois que vous prenez ou telechargez une photo, la fiche passe au vert et affiche une bande de miniatures de toutes les photos de cette categorie.
- Les categories necessitant encore des photos apparaissent en haut. Les categories completees se regroupent dans une section "terminee" que vous pouvez developper.
Section Video
Sous les categories de photos, vous trouverez la zone de capture video. Celle-ci vous permet d'enregistrer ou de telecharger de courts clips video (jusqu'a 30 secondes) pour documenter des problemes difficiles a montrer sur une seule photo -- par exemple, un bruit, une vibration ou une fuite de liquide.
Les categories video disponibles incluent :
- Dommages
- Probleme constate
- General
- Vue avant, Vue arriere, Cote gauche, Cote droit
- Interieur
- Compartiment moteur
Ce que vous verrez :
- Un bouton pour enregistrer une nouvelle video ou telecharger une video existante.
- Une liste des videos deja telechargees montrant une miniature, l'etiquette de categorie, un bouton de lecture et la duree.
- Chaque video peut etre lue directement dans la fenetre d'inspection.
Vue Galerie
A tout moment, vous pouvez appuyer sur Tout voir en haut de l'onglet Capture pour ouvrir la galerie multimedia complete. Cette superposition affiche chaque photo et video regroupee par categorie, et vous permet de :
- Parcourir tous les medias captures en un seul endroit
- Appuyer sur n'importe quelle photo ou video pour la visualiser en plein ecran
- Telecharger des photos individuelles
- Supprimer des photos ou videos (roles administrateur de garage et proprietaire de garage uniquement)
Bon a savoir : Tous les telechargements sont enregistres automatiquement au fur et a mesure. Vous n'avez pas besoin d'appuyer sur un bouton de sauvegarde -- votre progression est conservee meme si vous fermez l'inspection et revenez plus tard.
Onglet 2 : Inspecter (Liste de controle du vehicule)
L'onglet Inspecter est une liste de controle d'inspection vehicule complete organisee par systeme du vehicule. Votre technicien parcourt chaque systeme, marquant chaque element comme :
- Conforme -- L'element est en bon etat
- Non conforme -- L'element necessite une attention ou un remplacement
- A surveiller -- L'element montre des signes d'usure ou pourrait necessiter une attention prochainement
- Non verifie -- L'element n'a pas ete inspecte (etat par defaut)
Systemes du vehicule couverts
La liste de controle couvre 14 systemes du vehicule avec plus de 75 points d'inspection individuels :
| Systeme | Exemples d'elements |
|---|---|
| Moteur | Niveau et etat de l'huile, niveau de liquide de refroidissement, courroies et durites, supports moteur, fuites, filtre a air |
| Transmission | Niveau et etat du liquide, qualite des changements de vitesse, fuites, fonctionnement de l'embrayage |
| Systeme de freinage | Plaquettes de frein avant et arriere, disques/rotors, liquide de frein, flexibles, ABS, frein a main |
| Suspension | Amortisseurs/jambes de force, ressorts, silentblocs, rotules, roulements de roue |
| Direction | Liquide de direction assistee, jeu/reponse de la direction, biellettes de direction, cremaillere |
| Electrique | Batterie, alternateur, demarreur, tous les eclairages, klaxon, essuie-glaces, temoins du tableau de bord |
| Climatisation et chauffage | Compresseur, refrigerant, moteur de ventilation, chauffage, filtre d'habitacle |
| Systeme de refroidissement | Radiateur, thermostat, pompe a eau, durites de refroidissement, ventilateur |
| Echappement | Collecteur, catalyseur, silencieux, tuyaux, emissions |
| Pneus et roues | Profondeur de bande de roulement (avant et arriere), pression, etat, alignement, jantes, roue de secours |
| Carrosserie et exterieur | Peinture, pare-brise, retroviseurs, serrures de portes, panneaux de carrosserie, traitement anticorrosion/rouille |
| Interieur | Sieges, tableau de bord, instruments, ceintures de securite, eclairage interieur, cles |
| Liquides | Huile moteur, liquide de frein, liquide de transmission, liquide de refroidissement, direction assistee, liquide lave-glace |
| Sous le vehicule | Chassis/cadre, joints homocinetiques, arbre de transmission, carter d'huile, conduites de carburant |
Ce que vous verrez :
- Chaque systeme apparait comme une section repliable avec un badge recapitulatif (par exemple, "Tout est bon" ou "2 elements a verifier").
- Developpez un systeme pour voir ses elements individuels. Chaque element dispose d'un selecteur de statut et d'un champ de notes optionnel.
- Les systemes avec des non-conformites ou des elements a surveiller sont mis en evidence pour qu'ils ressortent.
- L'en-tete de l'onglet affiche votre progression globale (par exemple, "42/75 elements verifies").
- Un champ de releve du compteur kilometrique est egalement disponible en haut de la liste de controle pour enregistrer le kilometrage actuel du vehicule.
Bon a savoir : Les techniciens peuvent ajouter des notes a n'importe quel element de la liste de controle -- par exemple, "Plaquettes de frein a 3 mm, remplacement recommande dans les 5 000 km." Ces notes apparaissent sur le rapport du client et ajoutent une touche professionnelle.
Guide etape par etape
Demarrer une pre-inspection
- Ouvrez la page de detail de la reservation pour le vehicule que vous souhaitez inspecter.
- Trouvez la fiche de statut Pre-inspection. Elle affichera "Pre-inspection requise" ou aura un bouton Demarrer la pre-inspection.
- Cliquez sur le bouton. La fenetre d'inspection s'ouvrira en plein ecran (ou en grande boite de dialogue sur ordinateur).
- Vous arriverez sur l'onglet Capture, pret a commencer a photographier le vehicule.
Prendre des photos
- Dans l'onglet Capture, trouvez la categorie que vous souhaitez photographier (par exemple, "Vue avant").
- Appuyez sur le bouton appareil photo pour ouvrir la camera de votre appareil et prendre une photo, ou appuyez sur le bouton de telechargement pour choisir une image existante dans votre galerie.
- La photo se telecharge automatiquement. Vous verrez un bref message de succes et la fiche de categorie passera au vert.
- Repetez pour chaque categorie. Essayez de couvrir au moins 4 des 7 categories avant de continuer.
- Vous pouvez prendre plusieurs photos par categorie -- par exemple, vous pourriez vouloir plusieurs gros plans de dommages.
Enregistrer des videos
- Faites defiler vers le bas sous les categories de photos dans l'onglet Capture.
- Appuyez sur Enregistrer une video ou Telecharger une video.
- Selectionnez une categorie pour la video (par exemple, "Probleme constate" ou "Compartiment moteur").
- Les videos peuvent durer jusqu'a 30 secondes et peser jusqu'a 50 Mo.
- Ajoutez une description optionnelle pour que votre client sache ce que la video montre.
Remplir la liste de controle
- Une fois que vous avez suffisamment de photos, appuyez sur Continuer vers la liste de controle (ou appuyez sur l'onglet "Inspecter" en haut).
- Parcourez chaque systeme du vehicule. Appuyez sur un systeme pour le developper.
- Pour chaque element, definissez le statut sur Conforme, Non conforme ou A surveiller. Vous pouvez egalement le laisser sur Non verifie s'il ne s'applique pas.
- Ajoutez des notes a tout element pour lequel vous souhaitez fournir des details supplementaires.
- Enregistrez le releve du compteur kilometrique en haut de la liste de controle.
- La liste de controle s'enregistre automatiquement au fur et a mesure.
Terminer l'inspection
- Une fois que vous avez capture suffisamment de photos (au moins 4 categories) et verifie au moins certains elements de la liste de controle, le bouton Terminer l'inspection en bas deviendra actif.
- Appuyez sur Terminer l'inspection. Une boite de dialogue de confirmation apparaitra montrant :
- Le nombre total de photos prises
- Le nombre d'elements de la liste de controle marques
- Le nom de l'inspecteur (vous)
- Confirmez pour finaliser l'inspection. Cette action :
- Marque l'inspection comme Terminee avec un horodatage
- Enregistre qui a effectue l'inspection
- Debloque l'affectation a une baie (si l'inspection etait requise)
- Rend le rapport pret a etre partage avec le client
Bon a savoir : Une fois terminee, les donnees d'inspection sont verrouillees pour preserver l'integrite du dossier. Si vous devez ajouter d'autres photos, vous pouvez toujours le faire, mais le statut d'achevement et l'horodatage sont preserves.
Envoyer le rapport a un client
Apres la fin de l'inspection, vous pouvez envoyer un rapport professionnel directement au client.
-
Dans la fenetre d'inspection, appuyez sur le bouton Envoyer au client (visible dans le pied de page apres l'achevement).
-
La boite de dialogue Envoyer le rapport s'ouvrira. Vous y verrez :
- Resume du vehicule et du contenu -- Affiche les details du vehicule et ce qui est inclus dans le rapport (par exemple, "7 photos, 2 videos, devis").
- Bascule d'approbation du devis -- Si la reservation a un devis/estimation, vous pouvez cocher la case pour exiger que le client approuve le devis avant que les travaux ne commencent.
- Selection du canal -- Choisissez entre WhatsApp et E-mail.
- Apercu du message -- Voyez exactement quel message sera envoye au client.
- Boutons Copier le lien et Apercu du rapport pour recuperer le lien ou consulter le rapport vous-meme.
-
Pour envoyer via WhatsApp :
- Selectionnez l'option WhatsApp (selectionnee par defaut si le client a un numero de telephone enregistre).
- Appuyez sur Ouvrir WhatsApp. Cela ouvrira WhatsApp avec un message pre-rempli contenant le lien du rapport.
- Envoyez le message depuis WhatsApp comme vous le feriez normalement.
-
Pour envoyer par e-mail :
- Selectionnez l'option E-mail (disponible si le client a une adresse e-mail enregistree).
- Appuyez sur Envoyer l'e-mail. Le systeme envoie un e-mail a l'image de votre marque directement au client avec un lien vers le rapport.
- Vous verrez une confirmation de succes une fois l'e-mail envoye.
Bon a savoir : Le lien du rapport est securise et expire apres une periode definie. Seules les personnes disposant du lien peuvent consulter le rapport -- aucune connexion n'est requise pour le client.
Generer un lien partageable (sans envoyer)
Si vous avez juste besoin du lien sans envoyer de message :
- Ouvrez la boite de dialogue Envoyer le rapport.
- Cliquez sur l'icone copier a cote de l'apercu du message.
- Le lien du rapport est maintenant dans votre presse-papiers, pret a etre colle dans n'importe quelle application de messagerie, SMS ou note.
Ce que votre client voit : la page publique du rapport
Lorsqu'un client ouvre le lien du rapport, il voit une page propre et professionnelle qui fonctionne sur n'importe quel telephone, tablette ou ordinateur. Aucune connexion ni telechargement d'application n'est requis.
En-tete du rapport
En haut, le client voit :
- Le logo et le nom de votre garage
- L'adresse et le numero de telephone de votre garage
- Le titre du rapport : "Rapport d'inspection du vehicule"
- Pour qui il a ete prepare (le nom du client)
- Le numero de reference de la reservation et la date d'inspection
Fiche de details du vehicule
Une fiche recapitulative montrant :
- Marque, modele et annee
- Numero de plaque d'immatriculation
- Numero VIN ou de chassis (si disponible)
- Kilometrage actuel
- Couleur du vehicule
- Date du service
Resume de l'inspection
Un resume code par couleur qui donne au client un apercu instantane :
- Un Score de sante affiche en pourcentage (par exemple, "92%") avec une barre de progression
- Un decompte des elements conformes par rapport aux elements necessitant une attention
- Si tout est conforme, ils voient une banniere verte "Tout est bon" avec une icone de bouclier
- S'il y a des problemes, ils voient une banniere orange "Nous avons constate quelque chose" qui liste les elements specifiques necessitant une attention, regroupes par gravite (non-conformites en rouge, elements a surveiller en orange)
- Le nom de l'inspecteur et la date/heure de fin de l'inspection
Devis de l'intervention (si inclus)
Si la reservation a un devis, le client voit :
- Le nom du service et le prix
- Une liste detaillee des pieces et materiaux, regroupes par categorie avec les quantites et les prix
- Le detail de la taxe/TVA
- Le devis total mis en evidence dans une banniere en gras
- Des boutons Approuver/Refuser si vous avez active l'approbation du devis. Le client peut approuver le devis en un seul clic, ou le refuser (avec une etape de confirmation). Dans les deux cas, votre garage est notifie immediatement.
Photos de l'etat du vehicule
Une bande horizontale et defilable de toutes les photos et videos de l'inspection. Le client peut :
- Defiler a gauche et a droite a travers tous les medias
- Appuyer sur n'importe quelle photo pour l'ouvrir en plein ecran dans une visionneuse
- Naviguer entre les photos a l'aide de fleches ou de gestes de balayage
- Lire n'importe quelle video directement dans le navigateur
- Voir l'etiquette de categorie sous chaque miniature (par exemple, "Vue avant", "Dommages")
Liste de controle d'inspection complete
La liste de controle detaillee, regroupee par systeme du vehicule :
- Chaque systeme est repliable. Les systemes avec des problemes sont automatiquement developpes pour que le client les voie en premier.
- Chaque element affiche son statut avec une icone codee par couleur : coche verte pour conforme, X rouge pour non conforme, triangle orange pour a surveiller.
- Les notes du technicien apparaissent sous l'element concerne.
- Le client peut developper ou replier tous les systemes en une fois.
Notes du technicien
Si l'inspecteur a ajoute des constatations generales ou des notes, elles apparaissent dans une section dediee.
Pied de page de contact
En bas du rapport :
- Un bouton Appeler qui compose directement le numero de votre garage
- Un bouton WhatsApp qui ouvre un message pre-rempli vers votre garage
- Une mention indiquant quel garage a genere le rapport et quand
- Marque autoGMS
Conseils et bonnes pratiques
Pour les techniciens
- Photographiez avant de toucher quoi que ce soit. Prenez toutes les photos exterieures et interieures avant d'ouvrir le capot ou de commencer tout diagnostic. Cela garantit que les photos refletent l'etat du vehicule a son arrivee.
- Couvrez au moins 4 des 7 categories de photos pour chaque inspection. Le systeme exige ce minimum avant de pouvoir terminer l'inspection.
- Utilisez genereusement la categorie Dommages. Plusieurs gros plans de rayures, bosses ou eclats de peinture sont bien plus utiles qu'une seule photo large.
- Enregistrez une video quand une photo ne suffit pas. Les bruits, vibrations, fuites et composants desserres sont bien plus clairs en video.
- Ajoutez des notes aux elements de la liste de controle. Au lieu de simplement marquer "Non conforme", ecrivez quelque chose comme "Plaquettes de frein a 2 mm -- remplacement immediat recommande." Cela aide le client a comprendre l'urgence.
- Enregistrez le releve du compteur kilometrique. C'est important pour l'historique d'entretien et aide le client a suivre les intervalles de maintenance.
- Terminez l'inspection avant d'affecter une baie. Si la reservation exige une pre-inspection, le systeme bloquera l'affectation a une baie jusqu'a ce qu'elle soit terminee.
Pour les responsables et proprietaires
- Examinez les rapports avant de les envoyer. Ouvrez le lien d'apercu du rapport pour vous assurer que les photos sont claires et que la liste de controle est complete avant qu'il ne soit envoye au client.
- Utilisez la fonctionnalite d'approbation de devis. Lorsque vous incluez un devis et activez la bascule d'approbation, les clients peuvent approuver directement depuis leur telephone. Cela accelere considerablement le processus d'approbation.
- Envoyez les rapports rapidement. Les clients apprecient de recevoir le rapport rapidement -- idealement dans l'heure suivant l'arrivee du vehicule. Plus vite vous l'envoyez, plus vite vous pouvez obtenir l'approbation et commencer les travaux.
- Gardez le message WhatsApp professionnel. Le systeme genere un message propre et pre-redige pour vous. Si vous le personnalisez, restez bref et cordial.
- Utilisez l'e-mail pour les clients professionnels. Les gestionnaires de flotte et les clients entreprise preferent souvent l'e-mail a WhatsApp. L'option e-mail envoie un message professionnel a l'image de votre marque.
Pour renforcer la confiance des clients
- La transparence fait vendre. Les clients qui peuvent voir exactement ce qui a ete constate sont plus susceptibles d'approuver les travaux recommandes.
- Le rapport est votre preuve. Si un client pretend plus tard que des dommages se sont produits dans votre garage, le rapport horodate et signe par l'inspecteur avec photos vous protege.
- Partagez les rapports meme quand tout va bien. Un rapport montrant "Tout est bon" sur chaque systeme rassure le client et demontre votre rigueur.
- Faites le suivi des elements a surveiller. Les elements marques comme "a surveiller" sont une raison naturelle de planifier la prochaine visite du client.
Questions frequemment posees
Qui peut effectuer une pre-inspection ?
Les techniciens, proprietaires de garage, administrateurs de garage et proprietaires d'organisation peuvent demarrer et completer des inspections. Les clients et les receptionnistes peuvent consulter les inspections terminees mais ne peuvent pas les effectuer.
Puis-je supprimer une photo apres l'avoir telechargee ?
Seuls les administrateurs et proprietaires de garage peuvent supprimer des photos et des videos. Les techniciens ordinaires ne peuvent pas supprimer les medias telecharges -- c'est fait expres pour proteger l'integrite du dossier d'inspection.
Quels types et tailles de fichiers sont pris en charge ?
- Photos : Images JPEG, PNG et WebP jusqu'a 15 Mo chacune.
- Videos : Fichiers MP4, WebM et MOV jusqu'a 50 Mo chacun, avec une duree maximale de 30 secondes.
Puis-je modifier l'inspection apres l'avoir terminee ?
Le statut d'achevement et l'horodatage sont verrouilles une fois l'inspection finalisee. Cependant, vous pouvez encore telecharger des photos supplementaires apres l'achevement. Les donnees de la liste de controle sont preservees en l'etat pour maintenir l'integrite du dossier.
Que se passe-t-il quand un client approuve ou refuse un devis ?
Lorsqu'un client appuie sur Approuver ou Refuser sur la page du rapport :
- La decision est enregistree instantanement et votre garage est notifie.
- En cas d'approbation, le statut du devis de la reservation est mis a jour pour que votre equipe sache qu'elle peut proceder.
- En cas de refus, le garage est notifie et peut relancer le client pour discuter des alternatives.
Le client a-t-il besoin d'un compte pour consulter le rapport ?
Non. Le lien du rapport est une page publique securisee que toute personne disposant du lien peut consulter. Aucune connexion, compte ou telechargement d'application n'est requis.
Combien de temps le lien du rapport reste-t-il valide ?
Les liens de rapport sont generes avec une periode d'expiration. Si un lien a expire, vous pouvez en generer un nouveau en ouvrant a nouveau la boite de dialogue Envoyer le rapport.
Puis-je envoyer le rapport par SMS au lieu de WhatsApp ?
Le systeme prend actuellement en charge WhatsApp et l'e-mail comme canaux d'envoi. Pour les SMS, vous pouvez copier le lien du rapport et le coller dans un message texte classique.
Que faire si le client n'a pas de numero de telephone ou d'adresse e-mail enregistre ?
Vous pouvez toujours generer un lien de rapport en cliquant sur le bouton copier dans la boite de dialogue Envoyer le rapport, puis le partager via le canal de votre choix.
L'inspection bloque-t-elle l'affectation a une baie ?
Oui. Si une reservation est marquee comme necessitant une pre-inspection, le systeme vous empechera d'affecter le vehicule a une baie tant que l'inspection n'est pas terminee. Cela garantit que chaque vehicule est documente avant le debut des travaux.
Puis-je ajouter des elements personnalises a la liste de controle ?
La liste de controle comprend un ensemble complet d'elements d'inspection automobile standard couvrant 14 systemes du vehicule. Les elements personnalises sont pris en charge dans la section "Personnalise" du systeme si votre equipe les ajoute pendant l'inspection.
Reference rapide
| Action | Ou la trouver |
|---|---|
| Demarrer une inspection | Page de detail de la reservation > Fiche Pre-inspection > Demarrer la pre-inspection |
| Reprendre une inspection en cours | Page de detail de la reservation > Fiche Pre-inspection > Continuer l'inspection |
| Consulter une inspection terminee | Page de detail de la reservation > Fiche Pre-inspection > Voir les details |
| Prendre une photo | Fenetre d'inspection > Onglet Capture > appuyez sur l'icone appareil photo sur n'importe quelle categorie |
| Telecharger une photo depuis les fichiers | Fenetre d'inspection > Onglet Capture > appuyez sur l'icone de telechargement sur n'importe quelle categorie |
| Enregistrer une video | Fenetre d'inspection > Onglet Capture > faites defiler jusqu'a la section Videos |
| Voir tous les medias | Fenetre d'inspection > Onglet Capture > lien Tout voir |
| Remplir la liste de controle | Fenetre d'inspection > Onglet Inspecter > parcourez chaque systeme |
| Terminer l'inspection | Fenetre d'inspection > pied de page > bouton Terminer l'inspection |
| Envoyer le rapport via WhatsApp | Fenetre d'inspection > pied de page > Envoyer au client > selectionnez WhatsApp > Ouvrir WhatsApp |
| Envoyer le rapport par e-mail | Fenetre d'inspection > pied de page > Envoyer au client > selectionnez E-mail > Envoyer l'e-mail |
| Copier le lien du rapport | Boite de dialogue Envoyer le rapport > cliquez sur l'icone copier |
| Apercu du rapport public | Boite de dialogue Envoyer le rapport > cliquez sur l'icone lien externe |