Devis
Apercu
La fonctionnalite Devis vous permet de creer des estimations de couts detaillees et chiffrees pour les clients avant le debut des travaux. Les devis peuvent inclure des prestations de service, des pieces, de la main d'oeuvre, des kits et des services externes. Capacites cles :
- Construire des devis avec plusieurs types de lignes (services, pieces, main d'oeuvre, kits, travaux externes)
- Generer un lien public unique pour chaque devis que les clients peuvent consulter et auquel ils peuvent repondre
- Les clients peuvent approuver, refuser ou reporter chaque ligne individuellement -- ou tout approuver/refuser d'un coup
- Creer de nouvelles versions lorsque le perimetre change, avec l'historique complet des versions conserve
- Envoyer les devis par e-mail ou WhatsApp directement depuis le systeme
- Lier les devis a des reservations et etapes de projet specifiques
- Convertir les devis approuves en reservations
- Archiver les devis dont vous n'avez plus besoin
Acceder aux Devis
- Naviguez dans la barre laterale et cliquez sur Devis sous votre garage.
- Vous verrez la page Devis avec deux sections :
- Le formulaire Nouveau Devis en haut pour creer des devis.
- La Liste des devis en dessous affichant tous les devis existants.
Vous pouvez egalement acceder aux devis depuis la page de detail d'une reservation. Lorsque vous y accedez depuis une reservation, le formulaire Nouveau Devis est masque et la liste affiche uniquement les devis lies a cette reservation.
Creer un Devis
Etape 1 : Selectionner le client et le vehicule
- Choisissez le Client dans la liste deroulante avec recherche. Vous pouvez rechercher par nom ou numero de telephone.
- Selectionnez son Vehicule dans la liste deroulante.
Si le client ou le vehicule n'existe pas encore, cliquez sur le bouton Ajouter a cote du libelle Client ou Vehicule pour en creer un en ligne sans quitter la page. Le bouton Ajouter un vehicule n'est disponible qu'apres avoir selectionne un client.
Etape 2 : Lier a une reservation (optionnel)
- Si ce devis est lie a une reservation existante, selectionnez-la dans la liste deroulante Reservation. Seules les reservations correspondant au client et au vehicule selectionnes apparaissent, et les reservations terminees sont exclues.
- Si la reservation utilise le Mode Projet, vous pouvez egalement selectionner une Etape de projet specifique.
Etape 3 : Ajouter des lignes
Chaque ligne a un type :
- Service -- Un service de votre catalogue garage. Les services sont filtres par le type de vehicule selectionne, donc seuls les services avec une tarification pour ce type de vehicule apparaissent. Si aucun vehicule n'est selectionne, tous les services sont affiches.
- Piece -- Selectionnez depuis votre inventaire. Le prix de vente et le SKU sont remplis automatiquement.
- Main d'oeuvre -- Choisissez un technicien (son taux horaire est affiche et rempli automatiquement) ou passez a un taux personnalise. Les quantites de main d'oeuvre utilisent des increments de 0,25 heure (blocs de 15 minutes).
- Kit -- Selectionnez un kit depuis votre inventaire. Lorsqu'il est applique, le kit se deploie en lignes individuelles de pieces pour chaque composant non optionnel, avec les quantites et prix remplis automatiquement.
- Externe -- Pour les travaux tiers ou sous-traites. Entrez une description et un prix manuellement.
Pour chaque ligne :
- Definissez le Type via la liste deroulante.
- Remplissez la description (ou selectionnez un article d'inventaire, un service ou un technicien dans la liste deroulante).
- Definissez la quantite et le prix unitaire.
- Ajoutez des lignes supplementaires avec le bouton + sur la derniere ligne. Supprimez des lignes avec le bouton Supprimer sur chaque ligne.
Etape 4 : Creer et envoyer
- Cliquez sur Creer le devis (le bouton occupe toute la largeur du formulaire).
- Le devis est cree avec un lien public unique.
- Le devis apparait dans la liste ci-dessous avec le statut Pret a envoyer.
Bon a savoir : Le bouton Creer le devis est desactive tant que vous n'avez pas selectionne a la fois un client et un vehicule.
Comprendre les statuts des devis
Chaque devis passe par un ensemble de statuts en fonction des reponses du client :
| Statut | Ce qu'il signifie |
|---|---|
| Pret a envoyer | Le devis a ete cree mais pas encore envoye au client. |
| Envoye | Le devis a ete partage avec le client par e-mail ou WhatsApp. |
| Partiellement approuve | Le client a repondu a certaines lignes mais pas toutes, ou a approuve certaines et refuse d'autres. |
| Approuve | Le client a approuve le devis (tous les elements ou via "Tout approuver"). |
| Refuse | Le client a refuse le devis. |
| Remplace | Une version plus recente de ce devis existe. Le client voit toujours la derniere version. |
| Expire | Le devis a depasse sa periode de validite sans reponse. |
Une fois qu'un devis est approuve ou refuse, il est verrouille -- le client ne peut plus modifier sa decision et tous les controles d'approbation sont desactives sur la page publique.
Envoyer des devis aux clients
Depuis la liste des devis, cliquez sur Envoyer sur un devis brouillon ou expire pour ouvrir la boite de dialogue d'envoi. La boite de dialogue vous permet de choisir un ou les deux modes d'envoi :
- E-mail -- Envoie le lien du devis via le service e-mail autoGMS. Si le client n'a pas d'e-mail enregistre, un champ en ligne vous permet d'en saisir et d'en enregistrer un directement.
- WhatsApp -- Ouvre WhatsApp avec un message pre-rempli contenant le lien du devis. Si le client n'a pas de numero de telephone enregistre, un champ en ligne vous permet d'en saisir et d'en enregistrer un.
Vous pouvez envoyer par les deux canaux en meme temps. La boite de dialogue affiche un etat de confirmation avant de se fermer automatiquement.
Pour les devis qui ont deja ete envoyes et qui ont un lien actif, les options E-mail et WhatsApp sont egalement disponibles dans le menu supplementaire (menu trois points).
Ces options d'envoi sont masquees une fois qu'un devis est entierement approuve, car aucune action supplementaire n'est necessaire.
Le client recoit un lien vers une page publique ou il peut consulter le devis et prendre ses decisions. Aucun compte ni connexion n'est requis.
Ce que le client recoit
Le client recoit un message personnalise avec son nom et le lien du devis. Le lien le mene a une page publique affichant les details complets du devis.
Les coordonnees enregistrees en ligne (e-mail ou telephone) sont persistees dans le dossier client, de sorte qu'elles sont disponibles pour les envois futurs de factures et devis.
Gerer les devis dans la liste
Ce que vous verrez
La liste des devis affiche un tableau avec ces colonnes :
- Devis -- Le numero du devis (par ex. "#1234"), le numero de version (par ex. "v2") et la date de creation.
- Statut -- Un point colore avec le libelle du statut.
- Client -- Le nom du client.
- Total -- Le montant total formate dans la devise de votre garage.
- Approbation -- Un resume des decisions d'approbation par ligne (par ex. "3 approuvees, 1 refusee, 1 en attente").
Sur mobile, la liste passe en mode carte.
Filtrage et recherche
Vous pouvez filtrer la liste par :
- Statut -- Cliquez sur un badge de statut pour n'afficher que les devis dans ce statut. Chaque badge affiche un compteur.
- Etat d'approbation -- Filtrez par tendance globale d'approbation : tous approuves, tous refuses, reportes, en attente ou mixte.
- Perimetre -- Affichez tous les devis, uniquement les devis lies a une reservation, ou uniquement les devis autonomes.
- Type de client -- Filtrez par clients particuliers ou professionnels.
- Recherche -- Recherche textuelle libre sur le numero de devis, le nom du client et le statut.
Cliquez sur Reinitialiser les filtres pour effacer tous les filtres d'un coup.
Actions sur les lignes
Chaque ligne de devis dispose d'un ensemble de boutons d'action principaux qui changent en fonction du statut du devis, plus un menu supplementaire (icone trois points) pour les operations additionnelles.
Devis brouillons / expires :
| Action | Ce qu'elle fait |
|---|---|
| Envoyer | Ouvre la boite de dialogue d'envoi pour envoyer par e-mail et/ou WhatsApp |
| Modifier | Charge le devis dans le formulaire pour modification |
Devis envoyes / partiellement approuves (avec lien actif) :
| Action | Ce qu'elle fait |
|---|---|
| Ouvrir le lien | Ouvre la page publique du devis dans un nouvel onglet |
| Modifier | Charge le devis dans le formulaire pour modification (cree une nouvelle version si le devis a deja ete envoye) |
Devis approuves autonomes (sans reservation liee) :
| Action | Ce qu'elle fait |
|---|---|
| Creer une reservation | Convertit le devis approuve en nouvelle reservation et navigue vers celle-ci |
| Ouvrir le lien | Ouvre la page publique du devis dans un nouvel onglet |
Devis refuses :
| Action | Ce qu'elle fait |
|---|---|
| Modifier | Charge le devis pour revision |
| Envoyer | Ouvre la boite de dialogue d'envoi pour renvoyer |
Menu supplementaire (dans le menu trois points) :
| Action | Quand disponible | Ce qu'elle fait |
|---|---|---|
| Lien actif existe | Ouvre la boite de dialogue d'envoi avec l'e-mail pre-selectionne | |
| Lien actif existe | Ouvre la boite de dialogue d'envoi avec WhatsApp pre-selectionne | |
| Copier le lien | Tout etat | Copie le lien public du devis dans votre presse-papiers |
| Modifier | Brouillon, approuve autonome | Charge le devis pour modification |
| Revoquer le lien | Lien actif existe | Desactive definitivement le lien de partage actuel |
Sous les boutons d'action, vous verrez les metadonnees du lien de partage montrant le statut du lien (actif, revoque ou expire), le nombre de vues, la date d'expiration et la date de derniere consultation, separes par des barres verticales.
Modifier un devis
Lorsque vous cliquez sur Modifier sur un devis :
- Devis autonomes (sans reservation liee) : Les details du devis sont recharges dans le formulaire Nouveau Devis en haut de la page. Effectuez vos modifications et enregistrez.
- Devis lies a une reservation : Vous etes redirige vers l'espace de travail de la reservation ou le devis peut etre mis a jour en contexte.
Pour les devis qui ont deja ete envoyes ou auxquels on a repondu, la modification cree une nouvelle version. La version precedente est conservee et marquee comme remplacee. Le client voit toujours la derniere version.
Actualiser
Cliquez sur le bouton Actualiser dans l'en-tete de la page pour recharger la liste des devis. Pendant l'actualisation, les donnees existantes restent visibles pour ne jamais vous bloquer.
Versionnage des devis
Lorsque le perimetre des travaux change :
- Trouvez le devis dans la liste.
- Cliquez sur Modifier sur la ligne du devis.
- Si le devis a deja ete envoye ou qu'on y a repondu, l'enregistrement de vos modifications cree automatiquement une nouvelle version.
Les versions precedentes sont conservees et marquees comme remplacees. Le client voit toujours la derniere version lorsqu'il ouvre le lien public. Les numeros de version sont affiches sur chaque devis (v1, v2, v3, etc.).
Bon a savoir : Pour les devis brouillons qui n'ont pas encore ete envoyes, la modification met a jour la version existante plutot que d'en creer une nouvelle.
Convertir un devis en reservation
Lorsqu'un client approuve un devis autonome (qui n'est pas encore lie a une reservation) :
- Trouvez le devis approuve dans la liste.
- Cliquez sur le bouton Reserver.
- Une nouvelle reservation est creee a partir des details du devis.
Ce bouton n'apparait que pour les devis approuves qui n'ont pas deja une reservation liee.
Ce que votre client voit : la page publique du devis
Lorsqu'un client ouvre le lien du devis, il voit une page propre et professionnelle qui fonctionne sur tout telephone, tablette ou ordinateur. Aucune connexion ni compte n'est requis.
En-tete de la page
En haut, le client voit :
- Le logo de votre garage (ou une icone par defaut) et le nom du garage
- Un sous-titre : "Approbation du devis client"
- Le numero du devis, la reference de reservation (si lie) et la date de creation
Details du devis
Une carte de resume affichant :
- Le numero du devis et le statut actuel
- Informations du vehicule : annee, marque, modele et plaque d'immatriculation
- La date de creation du devis
Lignes du devis
Chaque ligne est affichee avec :
- La description et le type (service, piece, main d'oeuvre, etc.)
- La quantite et le prix unitaire
- Le total de la ligne a droite
Sous chaque ligne, le client voit les controles d'approbation (decrits dans la section suivante).
En bas de la section des lignes :
- Sous-total
- Montant de la Taxe
- Total du devis (surligne en bleu, en gras)
Prendre des decisions sur les lignes
Pour chaque ligne, le client dispose de trois options :
- Approuver -- Accepter cette ligne.
- Reporter -- Mettre cette ligne en attente (pas de decision encore).
- Refuser -- Rejeter cette ligne.
L'option selectionnee est mise en surbrillance pour que le client puisse voir ses choix en un coup d'oeil.
Soumettre les decisions
Sous les lignes, le client peut ajouter des notes optionnelles pour le garage dans un champ de texte. Sous les notes, il y a trois facons de soumettre :
- Tout approuver -- Approuve toutes les lignes d'un coup.
- Soumettre les decisions par ligne -- Envoie les choix par ligne (approuver certaines, reporter d'autres, refuser le reste).
- Tout refuser -- Refuse toutes les lignes d'un coup.
Les notes sont incluses avec toute soumission.
Apres la soumission
Une fois le devis approuve ou refuse :
- Un message de confirmation apparait : "Ce devis a ete approuve." ou "Ce devis a ete refuse."
- Tous les boutons d'approbation sont desactives.
- Le champ de notes est desactive.
- Chaque ligne affiche un badge verrouille (vert "Approuve" ou rouge "Refuse") a la place des boutons interactifs.
Periode de validite
Sous les boutons d'action, le client voit :
Devis valable jusqu'au [date]
Si aucune date d'expiration n'est definie, "30 jours a compter de l'emission" est affiche par defaut.
Contacter le garage
En bas de la page, une section "Besoin d'aide ?" propose :
- Un bouton Appeler qui compose le numero du garage directement (affiche uniquement si le garage a un numero de telephone enregistre).
- Un bouton WhatsApp qui ouvre un message pre-rempli : "Bonjour, je souhaite des renseignements concernant le devis pour mon [marque] [modele] ([plaque])." (affiche uniquement si le garage a un numero de telephone).
Conseils et bonnes pratiques
- Soyez detaille. Incluez des descriptions claires pour chaque ligne afin que les clients comprennent exactement ce qu'ils paient.
- Utilisez les pieces et kits de l'inventaire. Selectionner les pieces depuis l'inventaire garantit un prix precis. Les kits font gagner du temps en se deployant automatiquement en composants individuels.
- Utilisez les types de main d'oeuvre pour la transparence. Afficher les taux des techniciens ou les taux horaires personnalises aide les clients a comprendre les couts de main d'oeuvre.
- Versionnez plutot que de modifier. Lorsque vous apportez des changements, creez une nouvelle version plutot que de repartir de zero. Cela maintient un historique clair et le client voit toujours la derniere version.
- Relancez rapidement. Apres l'envoi d'un devis, verifiez regulierement la colonne d'approbation. Filtrez par approbation "en attente" pour trouver les devis en attente de reponse client.
- Utilisez le filtre de perimetre pour les travaux de reservation. Filtrez par "reservation" pour ne voir que les devis lies a des travaux actifs, ou "autonome" pour les devis non encore lies a une reservation.
- Convertissez les devis approuves en reservations. Lorsqu'un devis autonome est approuve, utilisez le bouton Reserver pour creer une reservation directement -- pas besoin de ressaisir les details.
Questions frequemment posees
Comment envoyer un devis a un client ?
Creez le devis, puis cliquez sur Envoyer sur la ligne du devis dans la liste. Dans la boite de dialogue d'envoi, choisissez E-mail, WhatsApp ou les deux. Si l'e-mail ou le telephone du client est manquant, vous pouvez l'ajouter en ligne. Le client recoit un lien vers la page publique du devis ou il peut consulter et repondre.
Le client dit qu'il ne peut pas voir le devis.
Assurez-vous d'avoir clique sur Creer le devis (pas seulement rempli le formulaire). Verifiez que le devis a un lien de partage en ouvrant le menu ... et en cliquant sur Ouvrir le lien. Si le lien fonctionne pour vous, renvoyez-le au client.
Comment mettre a jour un devis qui a deja ete envoye ?
Cliquez sur Modifier sur la ligne du devis. Effectuez vos modifications et enregistrez. Comme le devis a deja ete envoye, l'enregistrement cree automatiquement une nouvelle version. Le client verra la derniere version lorsqu'il ouvrira le lien. La version precedente est conservee et marquee comme remplacee.
Puis-je supprimer un devis ?
Les devis ne peuvent pas etre supprimes pour maintenir l'integrite de l'audit. Vous pouvez archiver les devis autonomes pour les retirer de votre liste active, ou creer une nouvelle version qui remplace l'ancienne.
Que signifie "Partiellement approuve" ?
Cela signifie que le client a repondu a certaines lignes mais pas toutes, ou a approuve certaines lignes et refuse ou reporte d'autres. Ouvrez le lien public du devis ou verifiez la colonne Approbation pour voir le detail.
Le client peut-il changer sa decision apres approbation ?
Non. Une fois qu'un devis est approuve ou refuse, la decision est verrouillee. Si le perimetre change, creez une nouvelle version et envoyez-la au client.
Que signifie "Reporter" sur la page client ?
Reporter signifie que le client n'a pas encore pris de decision sur cette ligne. Les lignes reportees sont suivies comme en attente dans le systeme. Le client peut modifier son choix avant de soumettre.
Comment fonctionne le taux de taxe ?
Le taux de taxe est automatiquement tire de vos parametres garage et applique au total du devis. Le montant de la taxe est affiche au client sur la page publique comme une ligne separee au-dessus du total.
Que se passe-t-il quand je convertis un devis en reservation ?
Cliquer sur Reserver sur un devis autonome approuve cree une nouvelle reservation en utilisant les details du devis (client, vehicule et tarification). Le devis devient lie a cette reservation.
Je ne vois aucun client dans la liste deroulante.
Si votre garage n'a pas encore de clients, un avis en jaune apparait avec un lien pour creer d'abord une reservation. Les clients sont crees lors du processus de reservation. Une fois qu'un client existe, il apparaitra dans le formulaire de devis.
Le client peut-il ajouter des notes en repondant ?
Oui. La page publique du devis comporte un champ de notes optionnel ou le client peut ecrire un message au garage. Ces notes sont soumises avec ses decisions d'approbation.
Le client a-t-il besoin d'un compte ?
Non. Le lien du devis est une page publique qui fonctionne sans aucune connexion, compte ou telechargement d'application.
Combien de temps le lien du devis est-il valide ?
La periode de validite est affichee sur la page publique. Si une date d'expiration est definie, elle affiche la date specifique. Sinon, la valeur par defaut est de 30 jours a compter de la date d'emission du devis.
Quelle devise est utilisee ?
Les devis utilisent la devise configuree dans votre garage. Tous les montants sur la page publique sont formates dans cette devise.
Reference rapide
| Action | Ou la trouver |
|---|---|
| Creer un devis | Page Devis > Formulaire Nouveau Devis > remplir les details > Creer le devis |
| Ajouter un client en ligne | Formulaire Nouveau Devis > bouton Ajouter a cote du libelle Client |
| Ajouter un vehicule en ligne | Formulaire Nouveau Devis > bouton Ajouter a cote du libelle Vehicule (apres avoir selectionne un client) |
| Envoyer par e-mail | Liste des devis > bouton Envoyer > selectionner E-mail dans la boite de dialogue |
| Envoyer par WhatsApp | Liste des devis > bouton Envoyer > selectionner WhatsApp dans la boite de dialogue |
| Copier le lien public | Liste des devis > menu ... > Copier le lien |
| Ouvrir le lien public | Liste des devis > bouton Ouvrir le lien, ou menu ... > Ouvrir le lien |
| Revoquer un lien | Liste des devis > menu ... > Revoquer le lien |
| Modifier un devis | Liste des devis > bouton Modifier sur la ligne du devis |
| Creer une nouvelle version | Modifier un devis envoye/auquel on a repondu (cree automatiquement une nouvelle version) |
| Convertir en reservation | Liste des devis > bouton Reserver sur un devis autonome approuve |
| Archiver un devis | Liste des devis > bouton Archiver sur un devis autonome |
| Filtrer par statut | Liste des devis > cliquer sur un badge de statut (Pret a envoyer, Envoye, Approuve, etc.) |
| Rechercher des devis | Liste des devis > taper dans la barre de recherche |
| Actualiser la liste | En-tete de la page > bouton Actualiser |