Acomptes et Avoirs

Tout ce que vous devez savoir sur la collecte d'acomptes, leur application aux factures et l'emission d'avoirs avec un historique comptable propre.

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Apercu

La page Acomptes et Avoirs est concue pour les operations financieres reelles d'atelier, ou l'argent arrive souvent avant la fin du travail et des corrections sont necessaires apres le paiement.

Pourquoi c'est important :

• Permet de collecter des fonds avant le debut des travaux tout en maintenant la tracabilite par travail
• Evite le suivi manuel des soldes d'acomptes sur des tableurs
• Maintient un historique comptable propre lorsque des corrections sont necessaires
• Assure que la documentation destinee aux clients est stockee avec le dossier client

Voici ce que vous pouvez faire :

• Creer des factures d'acompte liees a des reservations specifiques
• Enregistrer les paiements d'acompte a mesure que l'argent est recu
• Appliquer les soldes d'acompte a des factures cibles ulterieurement
• Emettre des avoirs contre des factures payees/partiellement payees avec une precision a la ligne
• Appliquer des avoirs pour reduire les soldes de factures
• Conserver une auditabilite complete a travers les mouvements de factures, acomptes et avoirs

Cela est egalement important pour les garages en Mode Projet, ou des acomptes peuvent etre collectes avant qu'une ou plusieurs factures d'etape ne soient emises plus tard dans le travail.

Comportement actuel important :

• La creation d'acompte necessite une reservation (tous les garages)
• La reservation doit appartenir au garage selectionne
• Le numero de facture d'acompte est genere automatiquement si manquant (INV-<6derniers>)
• Le PDF de la facture d'acompte est cree et attache automatiquement au dossier client
• Si la generation/le telechargement de la piece jointe echoue, la creation de l'acompte est annulee

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Comment acceder

1. Ouvrez votre tableau de bord garage.
2. Cliquez sur Acomptes et Avoirs dans la navigation du garage.
3. Utilisez les onglets en haut pour basculer entre les sections :

Onglet	Ce qu'il affiche
Acomptes	Creer des acomptes, enregistrer des paiements et consulter les factures d'acompte existantes
Appliquer un acompte	Transférer la valeur payee d'un acompte sur une facture cible
Avoirs	Creer des avoirs ligne par ligne contre des factures eligibles et consulter les avoirs existants

Bon a savoir : Vous pouvez arriver sur l'onglet Avoirs avec une facture pre-selectionnee. Lorsque vous cliquez sur Avoir (Creer/Appliquer) depuis le menu supplementaire d'une facture sur la page Factures, vous etes redirige ici avec la facture source deja chargee.

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Fonctionnalites en un coup d'oeil

Fonctionnalite	Ce qu'elle fait
Creer un acompte	Cree une facture d'acompte (invoiceType=deposit) liee a une reservation et un client
Enregistrer un paiement d'acompte	Enregistre le paiement contre une facture d'acompte, mettant a jour le montant paye et le statut
Appliquer un acompte	Transfere la valeur payee de l'acompte sur une facture cible, reduisant son solde impaye
Avoirs	Cree des avoirs ligne par ligne contre des factures eligibles avec quantite, prix unitaire et motif
Application d'avoir	Applique un avoir en attente pour reduire le solde de la facture source
Lien de facture d'acompte	Les numeros de facture d'acompte renvoient directement a la page Factures pour les details complets
Piece jointe client	Enregistre le PDF de la facture d'acompte dans les pieces jointes du client
Controles de resolution	Prend en charge le solde crediteur, le remboursement et la compensation sur facture future

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Guide etape par etape

1. Creer un acompte

1. Allez dans l'onglet Acomptes.
2. Selectionnez une Reservation dans la liste deroulante (obligatoire). La liste affiche toutes les reservations du garage actuel avec les details du vehicule et la reference de reservation.
3. Entrez le Montant de l'acompte.
4. Confirmez la Devise (remplie automatiquement depuis vos parametres garage).
5. Ajoutez une Description (par defaut "Acompte client" si laisse vide).
6. Cliquez sur Creer un acompte.

Ce qui est cree :

• Une facture d'acompte liee a la reservation selectionnee et son client.
• Un numero de facture genere automatiquement si manquant.
• Une piece jointe au dossier client avec le PDF de la facture d'acompte.

Bon a savoir : La creation d'acompte est intentionnellement stricte. Si la creation de la piece jointe echoue, l'acompte est annule pour eviter les dossiers incomplets.

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2. Enregistrer un paiement d'acompte

1. Dans l'onglet Acomptes, sous le formulaire de creation, vous trouverez la section Enregistrer un paiement.
2. Selectionnez la facture d'acompte dans la liste deroulante.
3. Entrez le Montant du paiement.
4. Choisissez une Methode : Especes, Carte, Virement bancaire, Cheque, En ligne ou Autre.
5. Ajoutez une Reference si necessaire (numero de facture, numero de recu, identifiant de transaction).
6. Cliquez sur Enregistrer le paiement.

Progression du statut :

• ouvert -> partiellement_paye -> paye

Le tableau des acomptes ci-dessous se met a jour pour refleter le nouveau montant paye et le statut.

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3. Appliquer un acompte a une facture

1. Ouvrez l'onglet Appliquer un acompte.
2. Selectionnez une facture d'Acompte avec un solde paye disponible dans la liste deroulante.
3. Selectionnez la Facture cible dans la liste deroulante. La liste affiche toutes les factures non annulees et non irrecouvrables du garage.
4. Entrez le Montant a appliquer.
5. Ajoutez optionnellement une Reference.
6. Cliquez sur Appliquer l'acompte.

Effets financiers :

• Le montant paye de la facture cible augmente.
• Le solde impaye de la facture cible diminue.
• Le solde disponible de l'acompte diminue.
• Des enregistrements d'allocation/paiement sont ajoutes pour la tracabilite.

Ce que vous verrez apres application :

• Les valeurs payees/dues mises a jour sur la facture cible.
• L'utilisation de l'acompte reflétee dans le tableau des acomptes.

Bon a savoir : La facture cible peut etre une facture de reservation classique ou, dans les flux de travail en mode projet, une facture d'etape. Cela vous permet de collecter l'argent tot et de l'appliquer au fur et a mesure que les travaux sont factures phase par phase.

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4. Consulter les factures d'acompte

Le tableau des acomptes affiche toutes les factures d'acompte du garage actuel avec ces colonnes :

Colonne	Ce qu'elle affiche
Facture d'acompte	Numero de facture (lien cliquable vers la page Factures) et identifiant de facture
Reservation	Numero de reservation lie
Montant	Montant total de l'acompte
Paye	Montant paye a ce jour
Statut	Statut actuel (ouvert, partiellement_paye, paye)

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Avoirs

Quand les utiliser

Utilisez les avoirs lorsqu'une facture payee ou partiellement payee necessite un ajustement (retours, correction de surfacturation, geste commercial, erreur de tarification, etc.).

Comment creer un avoir

1. Allez dans l'onglet Avoirs.
2. Selectionnez la Facture source dans le selecteur de facture. Vous pouvez rechercher par numero de facture ou nom de client. Seules les factures non annulees et non irrecouvrables sont disponibles.
3. Une fois selectionnee, les lignes de la facture apparaissent dans le formulaire d'avoir.
4. Pour chaque ligne que vous souhaitez crediter :
   • Selectionnez la Ligne de facture originale dans la liste deroulante (affiche la description et le montant original).
   • Entrez la Quantite a crediter.
   • Entrez le Prix unitaire pour le credit.
   • Ajoutez optionnellement un Motif pour cette ligne specifique.
5. Cliquez sur le bouton + pour ajouter d'autres lignes de credit si necessaire. Cliquez sur l'icone corbeille pour supprimer une ligne.
6. Selectionnez une methode de Resolution :
   • Solde crediteur -- le montant du credit est conserve comme solde.
   • Remboursement -- le credit represente un remboursement au client.
   • Compensation sur facture future -- applique le credit a une autre facture (necessite de selectionner une facture cible parmi les factures avec le statut ouvert ou partiellement_paye).
7. Cliquez sur Creer un avoir.

Bon a savoir : Chaque ligne de la facture source ne peut etre selectionnee qu'une seule fois par avoir. Si vous devez crediter la meme ligne plusieurs fois, combinez les quantites en une seule ligne.

Appliquer un avoir

Apres la creation d'un avoir, il apparait dans le tableau des avoirs avec le statut "En attente". Pour l'appliquer :

1. Trouvez l'avoir dans le tableau.
2. Cliquez sur Appliquer sur la ligne.
3. L'avoir est applique a la facture source, reduisant son solde impaye.

Tableau des avoirs

Le tableau des avoirs affiche :

Colonne	Ce qu'elle affiche
Avoir	Numero d'avoir et identifiant
Facture	Numero de facture source (lien cliquable) et nom du client
Montant	Montant total du credit
Statut	En attente, Applique ou Annule
Resolution	Comment le credit est resolu (solde crediteur, remboursement ou compensation)

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Etats de facture eligibles

Avoirs autorises pour :

• paye
• partiellement_paye

Avoirs non autorises pour :

• brouillon
• ouvert
• annule
• irrecouvrable

Bon a savoir : Si vous devez corriger une facture en brouillon ou ouverte, utilisez le flux de modification directe ou d'annulation + reemission sur la page Factures a la place.

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Options de resolution

Resolution	Ce qu'elle fait
Solde crediteur	Le montant du credit est conserve sur le compte. Peut etre applique manuellement plus tard.
Remboursement	Represente un remboursement au client. L'avoir enregistre le remboursement a des fins d'audit.
Compensation sur facture future	Le credit est applique directement a une autre facture ouverte ou partiellement payee, reduisant son solde. Necessite de selectionner une facture cible.

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Relation entre acomptes, factures et avoirs

• Un acompte est un enregistrement de facture (invoiceType=deposit) qui peut etre paye puis applique a d'autres factures.
• L'application de la valeur d'un acompte augmente le montant paye sur la facture cible.
• Un avoir est un document financier separe lie a une facture source.
• Les avoirs ajustent les valeurs de reglement et de solde via le total des avoirs sur la facture source, plutot que de modifier directement les factures payees.
• Le effectiveTotal d'une facture est grossTotal - creditNotesTotal. C'est ce qui determine si une facture est entierement payee.

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Venir de la page Factures

Lorsque vous cliquez sur Avoir (Creer/Appliquer) depuis le menu supplementaire d'une facture sur la page Factures :

1. Vous etes redirige vers la page Acomptes et Avoirs.
2. L'onglet Avoirs est automatiquement selectionne.
3. La facture source est pre-chargee dans le formulaire d'avoir.
4. Vous pouvez immediatement commencer a ajouter des lignes de credit.

Cette integration signifie que vous n'avez pas besoin de rechercher a nouveau la facture.

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Bonnes pratiques

• Associez toujours les acomptes a la reservation exacte.
• Enregistrez le paiement des que les fonds sont recus.
• N'appliquez que le montant necessaire et conservez le solde restant pour plus tard.
• Pour les modifications de factures payees, utilisez les avoirs plutot que les modifications directes.
• Gardez les motifs/references clairs pour la reconciliation et les audits.
• Lors du credit de lignes individuelles, faites correspondre la quantite et le prix d'origine pour maintenir une tracabilite claire.
• Utilisez la resolution Compensation sur facture future lorsque vous souhaitez reduire immediatement le solde d'une autre facture.

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Questions frequemment posees

La creation d'acompte echoue avec un message de validation de reservation.

C'est normal. Une reservation est obligatoire pour la creation d'un acompte. Selectionnez une reservation dans la liste deroulante avant de creer l'acompte.

L'acompte n'est pas visible dans l'onglet Appliquer.

Enregistrez d'abord un paiement. Les acomptes non payes n'ont pas de solde disponible a appliquer.

L'option d'avoir n'est pas disponible sur une facture.

Verifiez le statut de la facture sur la page Factures. L'action Avoir (Creer/Appliquer) n'apparait que pour les factures paye et partiellement_paye. Les factures en brouillon, ouvertes et annulees ne prennent pas en charge les avoirs.

Puis-je crediter la meme ligne deux fois ?

Pas dans le meme avoir. Chaque ligne ne peut etre selectionnee qu'une seule fois par avoir. Si vous devez la crediter a nouveau, creez un avoir separe.

Que se passe-t-il quand j'applique un avoir ?

Le statut de l'avoir passe de En attente a Applique. Le creditNotesTotal de la facture source augmente, ce qui reduit son total effectif. Si le total effectif tombe au niveau ou en dessous du montant deja paye, la facture peut passer au statut Entierement paye.

Puis-je annuler un avoir ?

Les avoirs ne peuvent pas etre annules depuis cette page. Contactez le support si un avoir a ete cree par erreur.

Quelles methodes de paiement sont disponibles pour les paiements d'acompte ?

Especes, Carte, Virement bancaire, Cheque, En ligne et Autre. Ce sont les memes methodes de paiement utilisees dans tout le systeme.

Le montant de l'acompte ne correspond pas a ce que j'attendais.

Verifiez la devise. Le formulaire d'acompte utilise la devise configuree dans votre garage, qui est remplie automatiquement au chargement de la page. Si vous avez recemment change la devise de votre garage, actualisez la page.