Smart Dispatch
Apercu
Smart Dispatch est un systeme intelligent d'affectation de techniciens integre a autoGMS. Lorsque vous demarrez le service sur une reservation confirmee, Smart Dispatch note et classe automatiquement vos techniciens disponibles en fonction de leurs competences, de leur charge de travail actuelle et de leurs preferences de vehicules -- puis presente les meilleurs candidats pour que vous puissiez prendre une decision d'affectation rapide et eclairee.
Au lieu de parcourir manuellement votre liste d'equipe et de deviner qui devrait prendre la prochaine intervention, Smart Dispatch fait l'analyse pour vous. Il evalue chaque technicien par rapport aux exigences specifiques de la reservation et fait remonter les candidats les plus pertinents en haut de la liste.
Pourquoi c'est important :
- Fait correspondre le bon technicien a la bonne intervention en fonction des competences, de la disponibilite et des preferences
- Reduit les conjectures et le temps passe a decider qui affecter
- Equilibre la charge de travail au sein de votre equipe pour que personne ne soit surcharge ou sous-utilise
- Ameliore la qualite des interventions en s'assurant que les techniciens sont qualifies pour le travail qu'ils recoivent
- Prend en charge les affectations multi-techniciens avec une attribution automatique des roles
Comment fonctionne Smart Dispatch
Smart Dispatch s'active automatiquement lorsque vous cliquez sur Demarrer le service sur une reservation confirmee depuis la page des Reservations. Voici la sequence des evenements :
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Verification de la pre-inspection. Si votre garage exige des pre-inspections et qu'aucune n'a ete completee pour cette reservation, le systeme vous invite a la completer d'abord. Smart Dispatch n'apparaitra pas tant que l'exigence de pre-inspection n'est pas satisfaite.
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La fenetre modale d'affectation de technicien s'ouvre. Une fois l'exigence de pre-inspection satisfaite, la fenetre modale d'affectation de technicien apparait. C'est l'interface principale de Smart Dispatch -- elle affiche vos techniciens disponibles classes par leur score de correspondance pour cette intervention specifique.
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Vous selectionnez un ou plusieurs techniciens. Examinez les recommandations, selectionnez les techniciens que vous souhaitez affecter et confirmez.
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La reservation passe en En service. Apres votre confirmation, la reservation passe de Confirmee a En service. Une fiche d'intervention est automatiquement creee, les techniciens selectionnes sont affectes avec leurs roles, et la reservation apparait dans la vue En service.
L'ensemble du processus ne prend que quelques secondes une fois que vous etes familiarise avec l'interface.
Bon a savoir : Vous pouvez egalement ignorer entierement l'affectation de technicien et n'en affecter aucun. La reservation passera quand meme en En service. Vous pouvez toujours affecter des techniciens plus tard depuis la page Atelier ou la page des Fiches d'intervention.
La fenetre modale d'affectation de technicien
Lorsque Smart Dispatch s'ouvre, vous voyez une boite de dialogue modale avec trois sections distinctes : une carte de contexte de la reservation en haut, une liste de techniciens a gauche et un panneau de selection a droite.
Carte de contexte de la reservation
En haut de la fenetre modale, une carte bleue affiche les details cles de la reservation pour laquelle vous demarrez le service :
- Nom du client -- pour qui est l'intervention
- Nom du service -- quel type de service est effectue
Cela vous aide a confirmer que vous affectez des techniciens a la bonne reservation avant de faire votre selection.
Liste des techniciens disponibles (Panneau gauche)
Le panneau gauche affiche tous les techniciens de votre garage, tries par leur score de recommandation du plus eleve au plus bas. Chaque carte de technicien comprend les informations suivantes :
Badge de score de correspondance. Un pourcentage affiche sous forme de badge colore :
- Vert (80 % et plus) -- Forte correspondance pour cette intervention
- Bleu (50 % a 79 %) -- Correspondance moderee
- Gris (moins de 50 %) -- Faible correspondance
Indicateur de correspondance de competence. Montre dans quelle mesure la maitrise du technicien correspond aux exigences du service, affiche sous forme de pourcentage (par exemple, "85 % de correspondance de competence").
Indicateur de charge de travail. Affiche le nombre d'interventions actuelles du technicien par rapport a sa capacite maximale (par exemple, "2/5 interventions"). Cela vous indique d'un coup d'oeil a quel point il est occupe.
Badge de statut de disponibilite. L'un des trois etats :
- Pas de badge (disponible) -- Le technicien a de la capacite et est pret pour une nouvelle intervention
- Planifie -- Le technicien a des interventions a venir mais n'est pas actuellement a capacite
- Occupe -- Le technicien est a ou pres de sa limite maximale d'interventions simultanees
Badge Meilleure correspondance. Les techniciens qui obtiennent 80 % ou plus et sont actuellement disponibles recoivent un badge vert "Meilleure correspondance" avec une icone d'etoile. Ce sont vos meilleures recommandations.
Nom du service en cours. Si le technicien travaille deja sur une intervention, le nom de son service actuel est affiche pour que vous puissiez voir sur quoi il est occupe.
Panneau des techniciens selectionnes (Panneau droit)
Le panneau droit affiche les techniciens que vous avez selectionnes pour cette intervention. Lorsque vous cliquez sur des techniciens dans le panneau gauche, ils apparaissent ici avec les details suivants :
Attribution automatique des roles. Les roles sont attribues automatiquement en fonction de l'ordre de selection :
- Le premier technicien selectionne est affecte au role Principal (technicien responsable)
- Le deuxieme technicien est affecte au role Secondaire (soutien)
- Le troisieme technicien et au-dela sont affectes au role Assistant
Badges de role. Chaque technicien selectionne affiche un badge montrant son role attribue (Principal, Secondaire ou Assistant).
Bouton de retrait. Chaque technicien selectionne a un bouton de retrait. Lorsque vous retirez un technicien, les roles des techniciens restants sont automatiquement reattribues en fonction de leur nouvel ordre.
Bon a savoir : Vous n'avez pas besoin de selectionner de technicien du tout. Si vous confirmez avec zero technicien selectionne, la reservation passe quand meme en En service. C'est utile lorsque vous souhaitez demarrer l'intervention immediatement et decider des affectations de techniciens plus tard.
Systeme de notation
Smart Dispatch utilise un algorithme de notation ponderee pour calculer le score de correspondance de chaque technicien pour une reservation donnee. Le score est une combinaison ponderee de trois facteurs.
Facteurs de notation
| Facteur | Poids | Ce qu'il mesure |
|---|---|---|
| Correspondance de competence | 50 % | Dans quelle mesure le niveau de maitrise du technicien correspond a la maitrise requise par le service |
| Equilibre de charge de travail | 40 % | Combien de capacite disponible le technicien a par rapport a son maximum d'interventions simultanees |
| Preference de vehicule | 10 % | Si le technicien a une preference declaree pour le type de vehicule de la reservation |
Correspondance de competence (50 % du score total)
La correspondance de competence compare le niveau de maitrise du technicien dans la categorie de service concernee avec le niveau de maitrise requis par le service.
| Maitrise du technicien | Maitrise requise | Score de competence |
|---|---|---|
| Expert | Expert | 100 % |
| Expert | Intermediaire | 100 % |
| Expert | Basique | 100 % |
| Intermediaire | Intermediaire | 100 % |
| Intermediaire | Basique | 100 % |
| Basique | Basique | 100 % |
| Intermediaire | Expert | 0 % |
| Basique | Expert | 0 % |
| Basique | Intermediaire | 0 % |
Le principe cle est simple : un technicien qui atteint ou depasse la maitrise requise obtient 100 %. Un technicien en dessous du niveau requis obtient 0 %. Etre surqualifie n'est jamais penalise.
Equilibre de charge de travail (40 % du score total)
Le score de charge de travail favorise les techniciens qui ont plus de capacite disponible. Il est calcule comme un simple ratio de creneaux disponibles par rapport a la capacite totale.
- Un technicien avec 0 intervention active sur son maximum obtient 100 %
- Un technicien a 50 % de sa capacite (par exemple, 2 sur 4 interventions) obtient 50 %
- Un technicien a pleine capacite obtient 0 % et est effectivement indisponible
Par exemple, si un technicien a un maximum de 4 interventions simultanees et a actuellement 1 intervention active, son score de charge de travail est de 75 % (3 sur 4 creneaux disponibles).
Preference de vehicule (10 % du score total)
Ce score verifie si le technicien a une preference definie pour le type de vehicule de la reservation (berline, SUV, camion, etc.).
- Si le type de vehicule correspond a l'un des types preferes du technicien, le score est de 100 %
- Si le type de vehicule ne correspond pas ou si le technicien n'a aucune preference definie, le score est de 50 % (neutre)
La preference de vehicule est un facteur plus leger par conception. Elle fournit un petit bonus de departage plutot qu'un avantage decisif.
Comment le score final est calcule
Le score final de correspondance est la somme ponderee des trois facteurs :
Score final = (Correspondance de competence x 0,50) + (Equilibre de charge de travail x 0,40) + (Preference de vehicule x 0,10)
Exemple : Un technicien avec un niveau Expert en Maintenance, 1 intervention active sur 4, et une preference pour le type de vehicule de la reservation obtiendrait :
- Correspondance de competence : 100 % x 0,50 = 50 points
- Equilibre de charge de travail : 75 % x 0,40 = 30 points
- Preference de vehicule : 100 % x 0,10 = 10 points
- Score final : 90 %
Configurer Smart Dispatch
Smart Dispatch fonctionne des l'installation, mais la qualite de ses recommandations depend de la bonne configuration de deux elements : les competences des techniciens et les exigences des services.
Etape 1 : Configurer les competences des techniciens
Avant que Smart Dispatch puisse faire des recommandations pertinentes, chaque technicien a besoin d'un profil de competences.
- Allez sur la page Techniciens depuis la barre laterale de votre garage.
- Trouvez le technicien que vous souhaitez configurer.
- Cliquez sur le bouton Competences (l'icone de recompense) a cote de son nom.
- Dans la boite de dialogue de l'editeur de competences, configurez les elements suivants :
Competences de service :
- Selectionnez une Categorie de service dans le menu deroulant (Maintenance, Reparation, Inspection, Modification, Personnalisation, Detailing, Urgence ou Autre).
- Selectionnez un Niveau de maitrise (Basique, Intermediaire ou Expert).
- Cliquez sur Ajouter. Repetez pour chaque competence du technicien.
Nombre maximum d'interventions simultanees :
- Utilisez le menu deroulant en haut de l'editeur de competences pour definir combien d'interventions ce technicien peut gerer en meme temps (1 a 10). La valeur par defaut est 3.
Preferences de vehicules (optionnel) :
- En bas de l'editeur de competences, selectionnez les types de vehicules dans lesquels ce technicien prefere ou se specialise (Berline, SUV, Camion, Voiture de sport, Camionnette, Bus, Moto ou Autre).
- Si aucune preference n'est definie, le technicien est considere comme egalement disponible pour tous les types de vehicules.
- Cliquez sur Enregistrer pour appliquer les modifications.
Bon a savoir : Si un technicien n'a aucune competence configuree, Smart Dispatch l'inclura quand meme dans la liste mais il recevra des scores plus bas car sa correspondance de competence ne peut pas etre evaluee. Configurer les competences de chaque technicien garantit les meilleures recommandations.
Etape 2 : Configurer les exigences des services
Chaque service de votre garage peut specifier quel niveau de maitrise est necessaire pour l'executer. C'est ce que Smart Dispatch compare aux competences de chaque technicien.
- Allez sur la page Services depuis la barre laterale de votre garage.
- Trouvez le service que vous souhaitez configurer et cliquez sur Modifier.
- Recherchez le menu deroulant Maitrise requise.
- Selectionnez le niveau approprie : Basique, Intermediaire ou Expert.
- Enregistrez le service.
Comment choisir le bon niveau :
- Basique -- Travail de routine et simple que tout technicien qualifie peut gerer (vidanges, permutations de pneus, inspections basiques).
- Intermediaire -- Travail qui necessite une solide experience et la capacite de gerer les complications (reparations de freins, travaux de suspension, diagnostics).
- Expert -- Travail complexe ou specialise qui exige une expertise approfondie (revisions de moteur, diagnostics electriques avances, reglage de performance).
Bon a savoir : Si un service n'a pas de maitrise requise definie, Smart Dispatch ne pourra pas noter les techniciens sur la correspondance de competence pour ce service. Definir des exigences de maitrise sur tous vos services produit les recommandations les plus precises.
Utiliser Smart Dispatch
Voici un parcours complet de l'utilisation de Smart Dispatch dans vos operations quotidiennes.
Demarrer le service sur une reservation
- Ouvrez la page Reservations depuis la barre laterale de votre garage.
- Trouvez une reservation avec le statut Confirmee.
- Cliquez sur le menu d'actions sur la ligne de la reservation et selectionnez Demarrer le service.
- Si une pre-inspection est requise et n'a pas ete completee, vous serez invite a la completer d'abord. Suivez les instructions a l'ecran pour terminer la pre-inspection.
- La fenetre modale d'affectation de technicien s'ouvre.
Examiner les recommandations
- Regardez les techniciens dans le panneau gauche. Ils sont tries par score de correspondance, avec les techniciens les mieux notes en haut.
- Recherchez le badge vert Meilleure correspondance -- ce sont les techniciens avec un score de correspondance de 80 % ou plus qui sont actuellement disponibles.
- Examinez le pourcentage de correspondance de competence et l'indicateur de charge de travail de chaque candidat pour comprendre pourquoi ils ont obtenu ce score.
- Verifiez le statut de disponibilite pour confirmer que le technicien n'est pas deja a capacite.
Affecter des techniciens
- Cliquez sur un technicien dans le panneau gauche pour le selectionner. Il se deplace vers le panneau droit et se voit automatiquement attribuer le role Principal.
- Pour ajouter un deuxieme technicien, cliquez sur un autre nom. Il se voit attribuer le role Secondaire.
- Pour en ajouter un troisieme ou plus, continuez a cliquer. Les techniciens supplementaires se voient attribuer le role Assistant.
- Pour retirer un technicien, cliquez sur le bouton de retrait a cote de son nom dans le panneau droit. Les roles sont automatiquement reattribues.
- Lorsque vous etes satisfait de votre selection, cliquez sur Confirmer (ou le bouton d'action equivalent en bas de la fenetre modale).
Ce qui se passe apres la confirmation
Une fois que vous confirmez votre selection de techniciens :
- Le statut de la reservation passe de Confirmee a En service.
- Une fiche d'intervention est automatiquement creee pour la reservation.
- Les techniciens selectionnes sont affectes a l'intervention avec leurs roles respectifs (Principal, Secondaire, Assistant).
- La page des Reservations bascule automatiquement pour afficher le filtre de statut En service afin que vous puissiez voir l'intervention active.
- Une notification de succes apparait confirmant l'affectation.
Les techniciens affectes verront l'intervention sur leurs tableaux de bord personnels immediatement, grace aux mises a jour en temps reel.
Bonnes pratiques
Configurez les competences avant de commencer a dispatcher. Prenez 10 minutes pour configurer les competences de chaque technicien de votre equipe. Smart Dispatch ne peut faire de fortes recommandations que lorsqu'il dispose de donnees de competences. Sans competences, les scores sont bases uniquement sur la charge de travail et la preference de vehicule.
Definissez la maitrise requise sur chaque service. C'est l'autre moitie de l'equation. Lorsque les competences des techniciens et les exigences des services sont configurees, le facteur de correspondance de competence a 50 % devient significatif et ameliore considerablement la qualite des recommandations.
Faites confiance au badge Meilleure correspondance. Les techniciens avec le badge vert Meilleure correspondance ont ete evalues sur les trois facteurs de notation et arrivent en tete. Lorsque vous etes occupe et devez prendre une decision rapide, les techniciens Meilleure correspondance sont votre choix le plus sur.
Pretez attention a l'indicateur de charge de travail. Meme si un technicien a d'excellentes competences, lui affecter une nouvelle intervention alors qu'il est deja pres de sa capacite peut ralentir tous ses travaux actifs. Le facteur de charge de travail est pondere a 40 % pour cette raison -- Smart Dispatch vous oriente naturellement vers les techniciens avec plus de disponibilite.
Utilisez les affectations multi-techniciens pour les interventions complexes. Pour les interventions importantes ou urgentes, affecter un technicien Principal et un Secondaire ameliore le debit et la qualite. Utilisez le role Assistant pour le personnel junior qui apprend sur le terrain.
Examinez et mettez a jour les competences periodiquement. A mesure que les techniciens acquierent de l'experience et completent des formations, mettez a jour leurs niveaux de maitrise dans l'editeur de competences. Un technicien qui a commence au niveau Basique et a depuis gere des dizaines d'interventions de maniere autonome merite peut-etre maintenant un niveau Intermediaire ou Expert.
Gardez des limites d'interventions simultanees realistes. Definir le nombre maximum d'interventions simultanees d'un technicien trop haut annule l'objectif de l'equilibrage de la charge de travail. Soyez honnete sur le nombre d'interventions que chaque personne peut efficacement gerer en meme temps.
Foire aux questions
Suis-je oblige d'utiliser Smart Dispatch ?
Smart Dispatch apparait automatiquement lorsque vous demarrez le service sur une reservation confirmee, mais vous n'etes pas oblige de suivre ses recommandations. Vous pouvez selectionner n'importe quel technicien quel que soit son score, ou ignorer entierement l'affectation et affecter zero technicien.
Que se passe-t-il si je n'affecte aucun technicien ?
La reservation passe quand meme en En service et une fiche d'intervention est creee. Vous pouvez affecter des techniciens plus tard depuis la page Atelier ou la vue de detail de l'intervention.
Puis-je affecter plus de trois techniciens a une seule intervention ?
Oui. Le premier technicien est affecte comme Principal, le deuxieme comme Secondaire, et tous les techniciens suivants sont affectes au role Assistant. Il n'y a pas de limite stricte au nombre de techniciens par intervention.
Pourquoi un technicien affiche-t-il un score de correspondance de 0 % ?
Cela signifie generalement que le technicien n'a pas de competence configuree pour la categorie de service requise par cette reservation, ou que son niveau de maitrise est inferieur a ce que le service exige. Verifiez les competences du technicien dans l'editeur de competences et le parametre de maitrise requise du service.
Pourquoi tous mes techniciens affichent-ils des scores similaires ?
Cela se produit generalement lorsque les competences des techniciens ou les exigences des services n'ont pas ete configurees. Sans donnees de competences, l'algorithme de notation repose uniquement sur l'equilibre de charge de travail et la preference de vehicule, qui tendent a produire des resultats similaires. Configurez les competences et les niveaux de maitrise des services pour obtenir des recommandations plus differenciees.
Smart Dispatch m'empeche-t-il d'affecter un technicien occupe ?
Non. Smart Dispatch vous montre les informations de charge de travail et attribue des scores plus bas aux techniciens occupe, mais il ne bloque pas l'affectation. Un technicien a pleine capacite affichera un badge de statut "Occupe" et un faible score de charge de travail, mais vous pouvez quand meme le selectionner si necessaire.
Smart Dispatch prend-il en compte les interventions en cours du technicien ?
Oui. Le facteur d'equilibre de charge de travail (40 % du score) evalue directement le nombre d'interventions actives d'un technicien par rapport a sa capacite maximale. Les techniciens avec moins d'interventions actives obtiennent des scores plus eleves.
A quelle frequence les donnees des techniciens sont-elles rafraichies dans la fenetre modale ?
La liste des techniciens utilise des donnees en cache qui se rafraichissent toutes les 30 secondes. Les scores de recommandation sont mis en cache pendant 10 minutes maximum. Si vous avez besoin des toutes dernieres donnees, fermez et rouvrez la fenetre modale.
Puis-je modifier l'affectation de technicien apres avoir demarre le service ?
Oui. Vous pouvez changer les techniciens affectes a tout moment pendant que la reservation est En service. Allez sur la fiche d'intervention ou la page de detail de la reservation et mettez a jour l'affectation de technicien depuis la.
Et si aucun de mes techniciens n'a de competences configurees ?
Smart Dispatch fonctionnera quand meme, mais le facteur de correspondance de competence ne differenciera pas significativement les techniciens. Les scores seront principalement determines par l'equilibre de charge de travail et la preference de vehicule. Pour de meilleurs resultats, configurez les competences de toute votre equipe.
Dois-je configurer les preferences de vehicules pour chaque technicien ?
Non. Les preferences de vehicules sont optionnelles et ne representent que 10 % du poids total du score. Si un technicien n'a aucune preference de vehicule definie, il recoit un score neutre (50 %) pour ce facteur au lieu d'etre penalise. Configurez les preferences de vehicules uniquement lorsqu'un technicien se specialise veritablement dans certains types de vehicules.
Je vois "Pre-inspection requise" avant que Smart Dispatch ne s'ouvre. Que dois-je faire ?
Si votre organisation a la fonctionnalite de pre-inspection activee avec une politique "requise", chaque intervention doit avoir une pre-inspection completee avant que le service puisse commencer. Completez d'abord la pre-inspection, et Smart Dispatch s'ouvrira immediatement apres.