Gestion des baies et de l'atelier
Apercu
La fonctionnalite de Gestion des baies et de l'atelier est le coeur des operations quotidiennes de votre garage. Considerez les baies comme les postes de travail physiques de votre atelier -- chaque baie represente un emplacement ou un vehicule peut etre entretenu. Cette fonctionnalite vous permet de voir en un coup d'oeil ce qui se passe dans l'ensemble de votre atelier : quelles baies sont occupees, lesquelles sont libres, qui travaille sur quoi et depuis combien de temps chaque intervention dure.
Pourquoi c'est important : Sans une vision claire de votre atelier, des interventions passent entre les mailles du filet, des baies restent vides alors qu'elles pourraient generer du chiffre d'affaires, et votre equipe perd du temps a determiner sur quoi travailler ensuite. La gestion des baies met de l'ordre dans votre atelier pour que vous puissiez servir plus de clients, garder votre equipe productive et suivre chaque intervention du debut a la fin.
Ce que vous pouvez faire :
- Configurer des baies qui correspondent a l'agencement de votre atelier
- Affecter des reservations confirmees aux baies disponibles (ce qui demarre automatiquement l'intervention)
- Suivre la duree de chaque intervention en cours avec des minuteurs en temps reel
- Affecter un ou plusieurs techniciens a chaque intervention
- Mettre des interventions en pause en attendant des pieces ou l'approbation du client
- Terminer les interventions et liberer les baies pour le client suivant
- Mettre des baies en mode maintenance lorsque l'equipement doit etre entretenu
- Rechercher parmi toutes les interventions actives par nom de client, vehicule ou type de service
- Consulter les donnees d'utilisation des baies dans votre tableau de bord analytique
- Ouvrir un mode Affichage TV dedie aux ecrans partages de l'atelier
Comment y acceder
- Connectez-vous a votre tableau de bord autoGMS.
- Dans la barre laterale gauche, selectionnez votre garage.
- Cliquez sur Atelier (ou Baies) dans le menu de navigation du garage.
Vous arriverez sur la page Atelier, qui est votre vue en temps reel de chaque baie de votre garage.
Bon a savoir : Les techniciens qui se connectent ne verront que les baies et les interventions qui leur sont affectees. Les proprietaires et les responsables voient la vue complete de l'atelier. Bon a savoir : Les techniciens y accedent via l'application web autoGMS (navigateur de bureau ou mobile). Il n'y a pas d'application native separee reservee aux techniciens.
Fonctionnalites principales
Tableau de bord de l'atelier en temps reel
Une vue en direct de toutes vos baies affichees sous forme de cartes sur une seule page. Chaque carte est codee par couleur pour que vous puissiez instantanement savoir ce qui se passe :
- Vert -- La baie est disponible et prete pour une nouvelle intervention
- Bleu -- La baie est occupee avec une intervention active (et la pre-inspection est terminee ou non requise)
- Orange -- La baie est occupee mais une pre-inspection obligatoire n'a pas encore ete completee
- Ambre -- La baie est occupee mais l'intervention est en pause (en attente de pieces, d'approbation du client, etc.)
- Rouge/Ambre -- La baie est en mode maintenance et ne peut pas accepter d'interventions
Statistiques resumees
En haut de la page (sur bureau), vous verrez deux chiffres cles :
- Interventions actives -- Combien de baies ont actuellement un vehicule en cours de service
- Techniciens disponibles -- Combien de vos techniciens ne sont pas actuellement affectes a une intervention, ainsi que combien sont occupes et le total de votre equipe
Recherche
Une barre de recherche en haut de la liste des baies vous permet de trouver rapidement une intervention specifique. Vous pouvez rechercher par :
- Nom de la baie
- Nom du client
- Marque ou modele du vehicule
- Plaque d'immatriculation ou VIN
- Type de service
Mode Affichage TV
Pour les ecrans partages dans l'atelier, vous pouvez basculer la page Atelier en mode TV.
Comment l'ouvrir :
- Ouvrez Atelier.
- Dans l'en-tete de la page, cliquez sur TV Display.
Ce qui change en mode TV :
- Cartes de baies simplifiees et plus grandes, lisibles a distance
- Barre d'etat en haut avec l'heure actuelle et le nombre de baies
- Actualisation automatique toutes les 30 secondes
- Commandes plein ecran et sortie rapide
Indicateurs de statut en mode TV :
- Bleu interventions actives
- Orange interventions en pause
- Rouge interventions en retard (temps ecoule au-dela de la duree de service)
- Vert baies disponibles
Types de baies
Chaque baie peut etre categorisee par le type de travail qu'elle prend en charge :
- Baie de service general -- Pour les travaux polyvalents
- Baie de vidange -- Dediee aux services de vidange d'huile
- Baie de pneumatiques -- Pour le montage et l'equilibrage des pneus
- Baie de freins -- Pour les reparations et inspections de freins
- Baie de diagnostic -- Pour les diagnostics electroniques et la recherche de pannes
- Baie de service rapide -- Pour les interventions a delai d'execution court
Les types de baies vous aident a organiser votre atelier et facilitent l'affectation de la bonne intervention au bon poste de travail.
Guide etape par etape
Configurer vos baies
Lorsque vous accedez pour la premiere fois a la page Atelier pour un nouveau garage, vous pouvez etre guide par un Assistant de configuration. Vous pouvez egalement ajouter des baies a tout moment.
Utiliser l'Assistant de configuration (premiere configuration)
- L'assistant vous demandera : "Combien de baies votre garage possede-t-il ?" Entrez le nombre.
- Vous verrez un apercu des baies qui seront creees (par ex., "Baie 1 - Baie de service general", "Baie 2 - Baie de service general").
- Choisissez l'une des deux options :
- Configuration rapide -- Cree toutes les baies avec des noms par defaut et le type Service general. Ideal pour demarrer rapidement.
- Personnaliser les baies -- Vous amene a une deuxieme etape ou vous pouvez renommer chaque baie et choisir un type specifique pour chacune.
- Cliquez sur Terminer la configuration pour finir.
Ce que vous verrez : Vos baies apparaitront sur la page Atelier sous forme de cartes, toutes affichant un statut vert "Disponible" et pretes pour des interventions.
Ajouter une baie individuellement plus tard
- Recherchez le bouton Ajouter une baie sur la page Atelier.
- Une boite de dialogue apparaitra avec deux champs :
- Nom de la baie (obligatoire) -- Donnez-lui un nom clair et reconnaissable comme "Baie 3" ou "Pont d'alignement A."
- Type de baie -- Selectionnez dans le menu deroulant (General, Vidange, Pneumatiques, Freins, Diagnostic ou Service rapide).
- Cliquez sur Creer la baie.
Ce que vous verrez : La nouvelle carte de baie apparait immediatement sur votre page Atelier dans l'etat "Disponible".
Bon a savoir : Les noms de baies doivent etre uniques au sein d'un garage. Si vous essayez de creer une baie avec un nom qui existe deja, vous verrez un message d'erreur.
Modifier une baie
- Sur n'importe quelle carte de baie, cliquez sur l'icone d'engrenage (parametres) dans le coin superieur droit.
- Une boite de dialogue de modification s'ouvrira ou vous pouvez changer le nom ou le type de la baie.
- Cliquez sur Enregistrer les modifications.
Bon a savoir : Seuls les proprietaires, administrateurs et responsables de garage peuvent ajouter ou modifier des baies. Les techniciens et les membres du personnel ne peuvent pas modifier les parametres des baies.
Affecter une reservation a une baie
C'est le flux de travail le plus important dans la gestion des baies. Lorsqu'une reservation a ete confirmee et que le vehicule du client est pret pour le service, vous l'affectez a une baie pour demarrer les travaux.
Important : Affecter une reservation a une baie fait automatiquement passer son statut de Confirmee a En service. Vous n'avez pas besoin de changer manuellement le statut de la reservation -- le systeme le fait pour vous.
Depuis la page Atelier
- Trouvez une baie disponible (affichee en vert avec une icone de coche).
- Cliquez sur le bouton Affecter une reservation sur la carte de la baie.
- Vous serez redirige vers la page des Reservations, filtree pour afficher uniquement les reservations Confirmees.
- Depuis la liste des reservations, selectionnez la reservation que vous souhaitez affecter et choisissez la baie.
Depuis la page des Reservations
- Naviguez vers Reservations et trouvez une reservation avec le statut Confirmee.
- Ouvrez la reservation et utilisez l'action Affecter a une baie.
- Une boite de dialogue d'affectation de baie apparaitra, vous montrant :
- Le nom du client, le type de service et les details du vehicule en haut
- Un menu deroulant listant toutes les baies disponibles de votre garage
- Selectionnez une baie dans le menu deroulant. Vous verrez un apercu confirmant l'affectation.
- Cliquez sur Affecter a une baie pour completer l'affectation.
Ce que vous verrez : La carte de baie passe immediatement du vert (disponible) au bleu (occupee). Elle affiche maintenant :
- Le numero d'intervention/reservation
- Le nom et les coordonnees du client
- Les informations du vehicule (marque, modele, plaque d'immatriculation)
- Le type de service et le prix
- Un minuteur en direct montrant depuis combien de temps l'intervention est en cours
- Le(s) technicien(s) affecte(s)
Bon a savoir : L'affectation se fait en temps reel. Si un autre membre de l'equipe consulte la page Atelier sur un autre appareil, il verra la mise a jour du statut de la baie automatiquement -- pas besoin de rafraichir.
Affecter des techniciens a une baie
Une fois qu'une intervention est affectee a une baie, vous voudrez affecter le(s) technicien(s) qui effectueront les travaux.
Affecter un ou plusieurs techniciens
- Sur une carte de baie occupee, trouvez la section Technicien (visible pour les proprietaires et responsables).
- Cliquez sur l'icone d'engrenage a cote de la section technicien.
- La boite de dialogue Gerer les techniciens s'ouvrira, montrant :
- Une liste de tous les techniciens de votre garage
- Les techniciens deja affectes a cette intervention
- Pour chaque technicien que vous souhaitez affecter :
- Selectionnez le technicien dans le menu deroulant
- Choisissez son role : Principal (technicien responsable), Secondaire (assistant) ou Assistant (junior)
- Vous pouvez ajouter plusieurs techniciens en cliquant sur le bouton Ajouter un technicien.
- Pour retirer un technicien, cliquez sur l'icone de suppression a cote de son nom.
- Cliquez sur Enregistrer pour appliquer les modifications.
Ce que vous verrez : La carte de baie se met a jour pour afficher les noms des techniciens affectes. S'il y a plus de deux techniciens, la carte affichera les deux premiers noms plus un indicateur "+X autres".
Bon a savoir : Lorsqu'un technicien est affecte a une baie, il verra cette intervention dans son tableau de bord personnel lorsqu'il se connectera. Cela permet a tout le monde d'etre sur la meme longueur d'onde quant a qui est responsable de quoi.
Consulter les details d'une baie
Pour un examen plus approfondi de n'importe quelle baie, vous pouvez ouvrir le panneau de Details de la baie.
- Cliquez sur une carte de baie occupee (en cliquant n'importe ou sur le corps de la carte, pas sur un bouton).
- Un panneau lateral (tiroir) glisse depuis la droite, montrant :
- Statut actuel -- Disponible, Occupee ou Maintenance, avec l'horodatage de la derniere mise a jour
- Informations de la reservation en cours -- Nom et avatar du client, details du vehicule (marque, modele, couleur, plaque d'immatriculation), type de service, type de baie et technicien affecte
- Chronologie de l'intervention -- Dates cles incluant la date de creation de la reservation, la date d'affectation a la baie, la date de debut des travaux et la duree de l'intervention active
- Activite recente -- Un journal des actions effectuees sur cette baie (si disponible)
- Depuis le pied de page du panneau, vous pouvez effectuer des actions rapides :
- Terminer le service (si occupee) -- Termine l'intervention et libere la baie
- Marquer comme disponible (si en maintenance) -- Remet la baie en service
- Activer le mode maintenance (si disponible) -- Met la baie hors ligne
Terminer une intervention et liberer une baie
Lorsque les travaux sur un vehicule sont termines, vous completez l'intervention pour liberer la baie pour le client suivant.
- Sur la carte de baie occupee, cliquez sur le bouton Terminer l'intervention (bouton vert avec une icone de coche).
- Le systeme verifiera s'il y a des blocages avant de terminer l'intervention :
- Pre-inspection requise : Si votre organisation exige une pre-inspection et qu'elle n'a pas encore ete effectuee, vous serez invite a la completer d'abord. Le bouton affichera un bouton orange Demarrer la pre-inspection a la place.
- Articles d'inventaire en attente : Si des pieces ou des articles d'inventaire ont ete affectes a cette intervention mais que les quantites utilisees n'ont pas ete confirmees, une boite de dialogue de Confirmation d'inventaire apparaitra. Confirmez la quantite reellement utilisee de chaque article avant que l'intervention puisse etre terminee.
- Une fois les blocages resolus, l'intervention est marquee comme Terminee, le statut de la reservation se met a jour automatiquement et la baie revient a l'etat vert "Disponible".
Ce que vous verrez : La carte de baie passe en douceur du bleu (occupee) au vert (disponible). L'intervention terminee peut brievement apparaitre dans la section Historique.
Bon a savoir : Seules les reservations terminees comptent dans vos calculs de chiffre d'affaires. S'assurer que les interventions sont correctement terminees (et non simplement abandonnees) garde vos rapports financiers exacts.
Mettre une intervention en pause
Parfois, une intervention doit etre suspendue -- peut-etre que vous attendez des pieces, ou que le client doit approuver des travaux supplementaires.
- Sur une carte de baie occupee, cliquez sur le bouton Pause (bouton ambre/jaune avec une icone de pause).
- La boite de dialogue Mettre l'intervention en pause apparaitra, vous demandant de :
- Selectionner une raison (obligatoire) : Choisissez parmi des raisons courantes telles que :
- En attente de pieces
- En attente d'approbation du client
- Technicien indisponible
- Baie necessaire pour une autre intervention
- Demande du client
- Autre
- Ajouter des notes (optionnel) : Fournissez tout contexte supplementaire.
- Selectionner une raison (obligatoire) : Choisissez parmi des raisons courantes telles que :
- Cliquez sur Mettre en pause.
Ce que vous verrez : La carte de baie passe a un schema de couleurs ambre avec un badge d'icone de pause, rendant immediatement visible que cette intervention est en pause. L'intervention occupe toujours la baie -- le vehicule n'a pas bouge.
Reprendre une intervention en pause
- Sur une carte de baie en pause, le bouton d'action principal devient Reprendre l'intervention (bouton vert avec une icone de lecture).
- Cliquez sur Reprendre l'intervention pour continuer les travaux.
- La carte de baie revient a son etat bleu normal d'occupation.
Bon a savoir : Mettre une intervention en pause est un excellent moyen de communiquer au sein de votre equipe. Quiconque consulte la page Atelier peut immediatement voir quelles interventions sont en pause et pourquoi, sans avoir besoin de demander autour de lui.
Utiliser le mode maintenance
Lorsqu'une baie doit etre mise hors ligne -- pour la maintenance des equipements, le nettoyage ou toute autre raison -- utilisez le mode maintenance.
Activer le mode maintenance
- Sur une carte de baie disponible, vous verrez un interrupteur Maintenance dans le pied de page de la carte.
- Basculez l'interrupteur pour activer le mode maintenance.
- Confirmez si vous y etes invite.
Ce que vous verrez : La carte de baie passe a un schema de couleurs ambre/rouge avec une icone de cle a molette et le libelle "Maintenance". La baie n'apparaitra pas dans la liste des baies disponibles lors de l'affectation de reservations.
Desactiver le mode maintenance
- Sur une baie en mode maintenance, basculez l'interrupteur Maintenance sur off.
- Alternativement, ouvrez le panneau Details de la baie et cliquez sur Marquer comme disponible.
- La baie revient a l'etat vert "Disponible" et peut accepter de nouvelles interventions.
Bon a savoir : Vous ne pouvez pas mettre une baie en mode maintenance tant qu'elle a une intervention active. Terminez ou reaffectez l'intervention en cours d'abord, puis activez le mode maintenance.
Suivi de l'utilisation des baies
Comprendre l'efficacite d'utilisation de vos baies vous aide a prendre de meilleures decisions en matiere de personnel, de planification et de capacite.
Minuteurs en direct
Chaque carte de baie occupee affiche un compteur de temps ecoule en direct. Cela vous indique exactement depuis combien de temps l'intervention en cours dure, mis a jour chaque minute. Recherchez le badge de minuteur bleu dans la zone superieure droite de la carte.
Utilisation des baies dans les analyses
Si votre organisation dispose de la fonctionnalite d'analyse activee, vous pouvez acceder aux donnees detaillees d'utilisation des baies :
- Depuis l'en-tete de la page Atelier, cliquez sur Analyses des interventions (si disponible).
- Dans le tableau de bord Analyses, recherchez la section Utilisation des baies.
Ce que vous verrez :
- Utilisation globale des baies -- Un pourcentage montrant combien de temps vos baies sont activement utilisees, affiche sous forme de barre de progression
- Heures de pointe -- Les moments les plus charges de la journee dans votre atelier
- Jours de pointe -- Les jours les plus charges de la semaine
- Repartition par baie -- Pourcentages d'utilisation individuels pour chaque baie, pour que vous puissiez voir lesquelles sont surchargees et lesquelles sont sous-utilisees
Tableau d'utilisation des baies
Dans le Tableau de bord financier, il y a egalement un Tableau d'utilisation des baies qui affiche :
- Nom et type de la baie
- Nombre total d'affectations d'interventions
- Temps de service total
Vous pouvez trier ce tableau par n'importe quelle colonne et paginer a travers les resultats.
Bon a savoir : Si une baie a constamment une utilisation beaucoup plus elevee que les autres, il est peut-etre temps d'ajouter une autre baie de ce type ou de reequilibrer la facon dont vous affectez les interventions.
Gerer plusieurs baies
A mesure que votre garage se developpe, la gestion de nombreuses baies devient encore plus importante. Voici quelques conseils pour rester organise :
Conventions de nommage
Donnez a vos baies des noms clairs et descriptifs que votre equipe reconnaitra. Quelques approches courantes :
- Numerotation : Baie 1, Baie 2, Baie 3
- Par emplacement : Avant gauche, Arriere droite, Baie A a l'etage
- Par equipement : Pont d'alignement, Pont a quatre colonnes, Fosse rapide
Utiliser efficacement les types de baies
Definir le bon type de baie vous aide a affecter rapidement les interventions au bon poste de travail :
- Si vous avez une machine d'alignement dediee, creez une baie "Alignement" ou "Diagnostic"
- Si vous avez une fosse de service rapide pour les vidanges, marquez-la comme baie "Vidange" ou "Service rapide"
- Utilisez "Service general" pour les baies qui prennent en charge une variete de travaux
Surveiller depuis la page Atelier
- Utilisez la barre de recherche pour trouver rapidement une intervention ou un client specifique parmi toutes les baies
- Les cartes de statistiques Interventions actives et Techniciens disponibles en haut vous donnent un bilan de sante instantane de votre atelier
- Les cartes de baies sont affichees dans une grille responsive -- sur les ecrans plus grands, vous verrez 2-3 colonnes cote a cote pour une vue d'ensemble plus large
Conseils et bonnes pratiques
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Gardez les noms de baies courts et clairs. Votre equipe les referencera constamment -- "Baie 3" est mieux que "Troisieme baie de service au rez-de-chaussee."
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Affectez les techniciens des qu'une intervention demarre. Cela aide a la responsabilisation et garantit que votre equipe sait qui est responsable de quoi. Cela maintient egalement la statistique "Techniciens disponibles" exacte.
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Utilisez la fonctionnalite de pause au lieu de laisser des notes. Lorsqu'une intervention est suspendue, la mettre en pause avec une raison est beaucoup plus visible que d'ecrire une note que quelqu'un pourrait manquer.
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Terminez les interventions rapidement. Lorsqu'un vehicule quitte la baie, terminez l'intervention immediatement. Cela libere la baie pour le client suivant et garantit que vos chiffres de revenus restent a jour.
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Examinez l'utilisation chaque semaine. Verifiez vos analyses d'utilisation des baies a la fin de chaque semaine. Une utilisation constamment faible peut signifier que vous avez trop de personnel ou pas assez de reservations ; une utilisation constamment elevee peut signifier qu'il est temps de vous agrandir.
-
Mettez les baies en mode maintenance en dehors des heures d'ouverture. Si vous entretenez de l'equipement pendant la nuit, activez le mode maintenance avant de partir pour que l'equipe du matin sache quelles baies sont disponibles.
-
Utilisez les types de baies pour eviter les erreurs d'affectation. Si une baie particuliere n'a que l'equipement pour les travaux de pneumatiques, la marquer comme "Baie de pneumatiques" aide votre equipe a eviter d'y affecter une intervention de freins par erreur.
Foire aux questions
Que se passe-t-il pour la reservation lorsque je l'affecte a une baie ?
Le statut de la reservation passe automatiquement de Confirmee a En service. Vous n'avez pas besoin de mettre a jour le statut de la reservation separement -- l'affectation a la baie s'en charge.
Puis-je affecter une reservation a une baie en mode maintenance ?
Non. Une baie doit etre dans l'etat "Disponible" pour accepter une nouvelle reservation. Desactivez d'abord le mode maintenance.
Puis-je deplacer une intervention d'une baie a une autre ?
Pour deplacer une intervention, vous devrez liberer (terminer) l'intervention de la baie actuelle puis la reaffecter a une autre baie. Les transferts directs de baie a baie ne sont pas actuellement pris en charge.
Que se passe-t-il si je termine une intervention sans avoir affecte de technicien ?
L'intervention sera quand meme terminee avec succes. Cependant, il est recommande d'affecter un technicien pour que vos registres refletent exactement qui a effectue le travail. Cela aide egalement au suivi des performances des techniciens et aux rapports d'utilisation.
Les techniciens peuvent-ils terminer les interventions eux-memes ?
Oui. Si un technicien est affecte a une baie, il peut terminer l'intervention depuis sa vue. Il verra un minuteur prominent et un bouton "Terminer l'intervention" sur les cartes de baies qui lui sont affectees.
Pourquoi une carte de baie est-elle orange au lieu de bleue ?
Une baie occupee orange signifie qu'une pre-inspection est requise par la politique de votre organisation mais n'a pas encore ete completee. Le bouton d'action principal sur cette carte vous invitera a demarrer ou completer la pre-inspection avant de pouvoir terminer l'intervention.
Pourquoi ne puis-je pas voir toutes les baies ?
Si vous etes connecte en tant que technicien, vous ne verrez que les baies qui ont des interventions qui vous sont affectees. Les proprietaires, administrateurs et responsables voient toutes les baies. Si vous pensez que des baies manquent, verifiez avec votre responsable de garage.
Combien de baies puis-je creer ?
L'Assistant de configuration permet jusqu'a 50 baies en une seule configuration. Vous pouvez ajouter d'autres baies individuellement apres cela. Il n'y a pas de limite stricte, mais gardez votre liste de baies gerable pour votre equipe.
La page de l'atelier se met-elle a jour automatiquement ?
Oui. La page Atelier utilise des mises a jour en temps reel. Lorsqu'un autre membre de l'equipe affecte une reservation, termine une intervention ou change le statut d'une baie, votre vue se met a jour automatiquement sans avoir besoin de rafraichir. Vous pouvez egalement cliquer manuellement sur Rafraichir dans l'en-tete de la page si necessaire.
Puis-je afficher l'atelier sur un ecran TV ?
Oui. Utilisez l'action TV Display dans l'en-tete Atelier. Le mode TV fournit de plus grandes cartes, l'actualisation automatique et des controles plein ecran pour les ecrans techniciens partages.
Qu'est-ce que la boite de dialogue "Confirmation d'inventaire" qui apparait quand j'essaie de terminer une intervention ?
Si des pieces ou des articles d'inventaire ont ete affectes a l'intervention, le systeme a besoin de savoir combien a ete reellement utilise avant que l'intervention puisse etre terminee. Cela garantit que vos niveaux d'inventaire restent exacts. Confirmez simplement les quantites utilisees pour chaque article et l'intervention sera terminee.
Puis-je supprimer une baie ?
Oui. Les proprietaires et administrateurs peuvent supprimer des baies. La suppression d'une baie la retire de votre vue atelier. La baie doit etre disponible (ni occupee ni en maintenance) avant de pouvoir etre supprimee. Les baies supprimees font l'objet d'une suppression logique, ce qui signifie que les donnees historiques qui y sont liees sont preservees.
Ou puis-je voir l'efficacite d'utilisation de mes baies ?
Consultez la section Analyses de votre tableau de bord. Le panneau Utilisation des baies affiche les pourcentages d'utilisation globaux, les heures de pointe, les jours de pointe et les repartitions par baie. Le Tableau de bord financier comprend egalement un Tableau d'utilisation des baies avec le nombre d'affectations et le temps de service total par baie.