Mode Projet et Etapes de Travail
Apercu
Le Mode Projet transforme les reservations standard en flux de travail par etapes, concu pour les travaux complexes ou de longue duree tels que les restaurations de vehicules, les reparations apres accident ou les reconstructions completes de moteur. Au lieu de traiter un travail comme une tache unique, le Mode Projet le decompose en etapes ordonnees que vous pouvez suivre, facturer et gerer independamment.
Avantages cles :
- Decomposer les grands travaux en etapes gerables avec des jalons clairs
- Suivre visuellement la progression de chaque etape tout au long de son cycle de vie
- Generer des factures par etape pour que les clients puissent payer progressivement
- Lier les services externes, pieces et main d'oeuvre a des etapes specifiques
- Maintenir un historique d'audit complet de ce qui a ete fait et quand
Comment activer le Mode Projet
- Naviguez dans la barre laterale et cliquez sur Parametres de reservation sous votre garage.
- Faites defiler jusqu'a la section Mode Projet.
- Activez Activer le Mode Projet.
- Configurez optionnellement les modeles d'etapes par defaut qui seront appliques aux nouvelles reservations en mode projet (voir ci-dessous).
- Cliquez sur Enregistrer.
Une fois active, toute nouvelle reservation peut etre creee avec le Mode Projet active. Les reservations existantes creees avant l'activation de cette fonctionnalite n'obtiendront pas automatiquement des etapes, mais un avis apparaitra sur leur page de detail pour l'expliquer.
Bon a savoir : Activer le Mode Projet au niveau du garage ne force pas toutes les reservations en mode etapes. Cela rend simplement l'option disponible. Les reservations standard a etape unique continuent de fonctionner comme avant.
Modeles d'etapes par defaut
Lorsque le Mode Projet est active, un editeur de modeles apparait dans la page Parametres de reservation. Vous pouvez definir plusieurs etapes par defaut qui seront pre-remplies lorsqu'une nouvelle reservation en mode projet est creee.
Pour chaque etape du modele, vous pouvez definir :
- Nom de l'etape -- un libelle court (optionnel ; laissez vide si vous voulez que le personnel definisse les noms par travail)
- Description de l'etape -- des notes supplementaires sur ce que l'etape implique (optionnel)
Vous pouvez ajouter ou supprimer des etapes du modele. Le modele commence avec sept etapes vides par defaut. Ce modele n'est qu'un point de depart -- le personnel peut toujours ajouter, modifier ou supprimer des etapes sur les reservations individuelles.
La carte Etapes du Travail
Lorsque vous ouvrez une reservation avec le Mode Projet active, vous verrez une carte Etapes du Travail sur la page de detail de la reservation. En haut de la carte se trouve un guide de statut qui explique la difference entre Termine et Cloture :
- Termine signifie que le travail est fini, mais un suivi financier ou administratif peut encore etre en attente.
- Cloture signifie que l'etape est entierement finalisee et traitee comme terminee.
Si une reservation n'a pas le Mode Projet active, la carte affiche un avis informatif a la place. Le texte de l'avis depend de l'activation du Mode Projet au niveau du garage :
- Si le Mode Projet du garage est active mais que cette reservation specifique n'a pas ete creee avec, l'avis explique que les etapes sont disponibles pour les nouvelles reservations.
- Si le Mode Projet du garage est desactive, l'avis explique comment l'activer.
Ajouter une nouvelle etape
- Dans la carte Etapes du Travail, vous verrez un formulaire en haut avec deux champs :
- Nom de l'etape (optionnel) -- un libelle court tel que "Demontage", "Carrosserie" ou "Peinture". Maximum 80 caracteres.
- Description de l'etape (optionnel) -- des notes supplementaires sur ce que cette etape implique. Maximum 400 caracteres.
- Cliquez sur Ajouter une etape.
- La nouvelle etape apparait dans la liste, numerotee automatiquement en fonction de l'ordre de creation.
Vous pouvez ajouter autant d'etapes que necessaire. Les etapes sont affichees dans l'ordre et peuvent etre modifiees ou supprimees tant qu'elles sont encore dans un etat modifiable.
Cycle de vie des etapes
Chaque etape passe par un ensemble defini de statuts :
| Statut | Signification |
|---|---|
| Brouillon | L'etape a ete creee mais le travail n'a pas commence. |
| Ouvert | L'etape est prete pour le debut des travaux. |
| En cours | Le travail actif est en cours sur cette etape. |
| Termine | Tout le travail pour cette etape est fini, mais un suivi financier ou administratif peut encore etre en attente. |
| Facture | Une facture d'etape a ete generee et envoyee. |
| Cloture | L'etape est entierement finalisee -- facturee, payee et traitee comme terminee. |
Pour changer le statut d'une etape, utilisez le menu deroulant de statut sur le panneau de l'etape. Le systeme est concu pour une utilisation pratique en atelier, vous pouvez donc faire avancer une etape au fur et a mesure de la progression du travail et effectuer des corrections controlees si quelque chose a ete defini trop tot.
Gestion des etapes
Modifier une etape
- Cliquez sur le bouton Modifier sur n'importe quelle etape.
- Les champs de nom et de description de l'etape deviennent modifiables en ligne.
- Mettez a jour le nom (max 80 caracteres) ou la description (max 400 caracteres).
- Cliquez sur Enregistrer pour appliquer les modifications, ou Annuler pour les ignorer.
Le bouton Enregistrer est desactive tant que vous n'avez pas reellement modifie quelque chose, pour eviter les enregistrements vides accidentels.
Supprimer une etape
- Cliquez sur le bouton Supprimer sur l'etape que vous souhaitez retirer.
- Confirmez la suppression lorsque vous y etes invite.
Attention : La suppression d'une etape qui a des factures ou services externes lies peut affecter vos dossiers financiers. Verifiez les elements lies avant de supprimer.
Creer une facture d'etape
- Cliquez sur Creer une facture sur l'etape que vous souhaitez facturer.
- Le generateur de factures s'ouvre, pre-rempli avec les services, pieces et main d'oeuvre associes a l'etape.
- Verifiez et ajustez la facture selon vos besoins.
- Generez et envoyez la facture.
Si une facture existe deja pour une etape, le texte du bouton change en Ouvrir la facture, vous permettant de consulter ou mettre a jour la facture existante au lieu de creer un doublon. Le numero de facture lie et le statut sont affiches sous les actions de l'etape pour une reference rapide.
Bon a savoir : Les factures d'etape se comportent desormais davantage comme une partie du cycle de vie de l'etape elle-meme. Une fois qu'une facture d'etape liee a ete entierement payee, l'etape peut passer proprement a son etat financier cloture sans comptabilite manuelle supplementaire.
Lier des elements aux etapes
Lorsque le Mode Projet est actif, plusieurs fonctionnalites deviennent conscientes des etapes :
- Services externes -- Lors de l'ajout de travaux de fournisseurs tiers, vous pouvez optionnellement les affecter a une etape specifique. La liste deroulante des etapes affiche chaque etape avec son numero d'ordre et son nom.
- Devis -- Les devis peuvent etre lies a une etape particuliere, permettant aux clients d'approuver le travail phase par phase.
- Inventaire -- Les pieces affectees a la reservation peuvent etre associees a l'etape concernee pour un suivi clair.
- Acomptes et avoirs -- L'activite financiere peut toujours etre geree au niveau reservation/facture tout en conservant la visibilite sur la progression des etapes.
Conseils et bonnes pratiques
- Nommez clairement vos etapes. Utilisez des noms descriptifs comme "Demontage et evaluation", "Metallurgie", "Appretage et peinture", "Remontage" pour que votre equipe et le client puissent facilement comprendre la progression.
- Facturez progressivement. Utilisez les factures d'etape pour collecter les paiements au fur et a mesure que le travail progresse, ameliorant la tresorerie sur les projets longs.
- Utilisez les etapes pour la communication. Lorsque vous informez un client, faites reference a l'etape en cours pour lui donner une image claire de l'avancement de son vehicule dans le processus.
- Commencez simplement. Pour votre premiere reservation en mode projet, essayez 3 a 5 etapes. Vous pourrez toujours ajouter plus de granularite en affinant votre flux de travail.
- Configurez les modeles par defaut. Si vos travaux suivent un schema coherent (par ex. evaluation, demontage, reparation, remontage, controle qualite), configurez le modele d'etapes par defaut dans les Parametres de reservation pour que les nouvelles reservations en mode projet demarrent avec une structure prete a l'emploi.
- Comprenez Termine vs Cloture. Marquez les etapes comme Termine lorsque le travail physique est fait, meme si la facturation est encore en attente. Passez a Cloture uniquement lorsque l'etape est entierement resolue financierement.
Depannage
Q : J'ai active le Mode Projet mais mes reservations existantes n'affichent pas d'etapes. R : Le Mode Projet s'applique uniquement aux reservations creees apres l'activation de la fonctionnalite. Les reservations existantes afficheront un message informatif mais continueront de fonctionner en mode standard.
Q : Puis-je reordonner les etapes ? R : Les etapes sont actuellement ordonnees par date de creation. Pour ajuster l'ordre, vous pouvez supprimer et recreer les etapes dans la sequence souhaitee.
Q : Que se passe-t-il si je desactive le Mode Projet apres avoir cree des reservations par etapes ? R : Les reservations existantes avec etapes conservent leurs etapes. Les nouvelles reservations seront creees en mode standard. Vous pouvez reactiver le Mode Projet a tout moment.
Q : Quelle est la difference entre Termine et Cloture ? R : Termine signifie que le travail physique sur l'etape est fait, mais il peut encore y avoir des taches administratives ou financieres en attente (comme la generation ou le recouvrement d'un paiement sur une facture d'etape). Cloture signifie que l'etape est entierement finalisee -- tout le travail et l'activite financiere sont resolus.
Q : Puis-je creer une facture pour une etape qui en a deja une ? R : Si une etape a deja une facture liee, le bouton change en "Ouvrir la facture" pour que vous puissiez consulter ou mettre a jour la facture existante. Vous ne creerez pas accidentellement de doublon.
Q : Combien d'etapes puis-je ajouter a une reservation ? R : Il n'y a pas de limite fixe. Ajoutez autant d'etapes que le travail le necessite.