Services Externes
Apercu
Les Services Externes vous permettent de suivre les travaux sous-traites a des fournisseurs tiers -- carrossiers, selliers, usineurs, ateliers de peinture ou tout autre sous-traitant. Pour chaque service externe, vous pouvez :
- Enregistrer le fournisseur, le type de service et la description
- Suivre le cout fournisseur par rapport a la facturation client pour surveiller les marges
- Gerer plusieurs versions de factures fournisseurs a mesure que les devis sont revises
- Telecharger des documents justificatifs (factures, photos, recus)
- Lier les travaux externes a des etapes de projet specifiques
- Marquer les services comme factures lors de la facturation au client
Cette fonctionnalite est particulierement utile pour les ateliers de restauration et les centres de reparation de carrosserie qui sous-traitent regulierement des travaux specialises.
Acceder aux Services Externes
- Ouvrez une reservation depuis la page Reservations.
- Faites defiler la page de detail de la reservation pour trouver la carte Services Externes.
La carte affiche tous les services externes lies a cette reservation, ainsi qu'un resume des couts fournisseurs totaux, de la facturation client et des marges beneficiaires.
Ajouter un Service Externe
- Cliquez sur le bouton Ajouter un service externe dans l'en-tete de la carte.
- Une boite de dialogue s'ouvre avec les champs suivants :
| Champ | Description |
|---|---|
| Fournisseur | Selectionnez dans votre liste de fournisseurs. Ce champ est obligatoire. |
| Etape (optionnel) | Si le Mode Projet est active sur la reservation ou au niveau du garage, vous pouvez affecter le service a une etape specifique. La liste deroulante affiche chaque etape avec son numero d'ordre et son nom (par ex. "Etape 2 -- Carrosserie"). Selectionnez "Pas d'etape" pour ne pas le lier. |
| Type de service | Choisissez parmi Carrosserie, Sellerie, Usinage, Finition, Electricite ou Autre. |
| Cout fournisseur | Ce que le fournisseur vous facture, dans la devise de votre garage. |
| Facturation client | Ce que vous facturez au client pour ce travail. |
| Description | Details sur le travail effectue. Ce champ est obligatoire. |
- Cliquez sur Enregistrer.
La marge (facturation client moins cout fournisseur) est calculee et affichee automatiquement sur chaque enregistrement de service.
Gestion des Services Externes
Disposition de l'enregistrement de service
Chaque enregistrement de service externe affiche :
- La description et le statut en haut
- Le type de service affiche a cote du statut
- Le nom du fournisseur et le nom de l'etape liee (le cas echeant) sous la description
- Le cout fournisseur, la facturation client et la marge alignes a droite
Sous chaque enregistrement, une barre d'actions fournit toutes les operations disponibles.
Mise a jour du statut
Chaque service externe a un statut qui suit sa progression. Utilisez le menu deroulant de statut dans la barre d'actions pour le modifier :
| Statut | Signification |
|---|---|
| Devise | Prix initial recu du fournisseur. |
| Approuve | Le travail a ete approuve pour demarrer. |
| En cours | Le fournisseur travaille activement. |
| Termine | Le travail est fini. |
| Facture | Vous avez facture le client pour ce travail. |
| Annule | Le service a ete annule. |
Modifier un service
Cliquez sur Modifier dans la barre d'actions sur n'importe quel service. La meme boite de dialogue s'ouvre, pre-remplie avec les valeurs actuelles pour le fournisseur, l'etape, le type de service, les couts et la description. Effectuez vos modifications et cliquez sur Enregistrer.
Versions de factures fournisseurs
Les fournisseurs revisent souvent leurs factures a mesure que le perimetre des travaux change. Pour suivre cela :
- Cliquez sur Version de facture dans la barre d'actions sur le service.
- Une boite de dialogue s'ouvre avec les champs suivants :
| Champ | Description |
|---|---|
| Numero de facture fournisseur | Le numero de reference de la facture du fournisseur. |
| Date de facture | La date sur la facture du fournisseur. |
| Montant | Le montant facture, dans la devise de votre garage. |
| Notes | Tout contexte supplementaire sur cette version. |
- Cliquez sur Ajouter une version.
Chaque version est numerotee automatiquement (V1, V2, V3...) et enregistree avec son numero de facture fournisseur et son montant. L'historique complet des versions est affiche sous l'enregistrement du service, afin que vous puissiez voir comment les devis ont evolue.
Telecharger des documents
- Cliquez sur Telecharger dans la barre d'actions sur le service.
- Une boite de dialogue s'ouvre avec les champs suivants :
| Champ | Description |
|---|---|
| Rattacher a une version | Liez optionnellement le document a une version de facture specifique, ou selectionnez "Piece jointe generale" pour l'attacher au service globalement. |
| Fichier | Selectionnez votre fichier. Formats pris en charge : PDF, JPG, JPEG, PNG, WebP, GIF, DOC, DOCX. |
| Notes | Notes optionnelles sur le document. |
- Cliquez sur Telecharger.
Les documents telecharges apparaissent sous l'enregistrement du service a cote des versions de facture. Chaque piece jointe est affichee comme un lien cliquable qui ouvre le fichier dans un nouvel onglet.
Marquer comme facture
Lorsque vous avez facture le client pour ce travail externe, cliquez sur Marquer comme facture dans la barre d'actions pour mettre a jour le statut. Ce bouton n'est visible que lorsque le service n'est pas deja au statut "Facture".
Comprendre les marges
Lorsqu'il y a des services externes sur la reservation, la carte affiche trois chiffres de resume en haut dans une disposition en grille :
| Indicateur | Ce qu'il affiche |
|---|---|
| Cout fournisseur | Total de tous les couts fournisseurs a travers tous les services externes sur cette reservation. |
| Facturation client | Total de tous les montants factures au client. |
| Marge | La difference (affichee en vert si positive, en rouge si negative). |
Chaque enregistrement de service individuel affiche egalement son propre cout fournisseur, sa facturation client et sa marge sur le cote droit, afin que vous puissiez evaluer la rentabilite a la fois au niveau de la reservation et au niveau de chaque service.
Conseils et bonnes pratiques
- Enregistrez les couts fournisseurs rapidement. Entrez les couts des que vous recevez un devis pour maintenir des calculs de marge precis.
- Utilisez les versions de factures. Lorsque les fournisseurs revisent leurs devis, ajoutez une nouvelle version plutot que de modifier l'original. Cela preserve la piste d'audit et vous permet de voir l'evolution des prix en un coup d'oeil.
- Liez aux etapes. Si vous utilisez le Mode Projet, affectez les services externes aux etapes pour une meilleure organisation et une facturation par etape.
- Gardez les couts lies aux etapes avec la bonne etape. Si vous generez des factures par etape, lier le travail sous-traite a la bonne etape rend le generateur de factures et la vue des marges beaucoup plus clairs.
- Telechargez tous les documents. Attachez les factures fournisseurs et les photos des travaux termines pour un dossier complet. Les types de fichiers pris en charge incluent PDF, images et documents Word.
- Surveillez les marges par enregistrement. Chaque enregistrement de service affiche sa propre marge, ce qui vous permet d'identifier rapidement quels travaux sous-traites sont rentables et lesquels necessitent des ajustements de tarification.
Questions frequemment posees
Q : Je ne vois pas la carte Services Externes sur ma reservation. R : La carte Services Externes apparait sur toutes les pages de detail de reservation. Si vous ne la voyez pas, faites defiler vers le bas -- elle peut etre en dessous d'autres cartes.
Q : Puis-je supprimer un service externe ? R : Actuellement, les services externes peuvent etre annules (statut mis a "Annule") mais pas supprimes, afin de preserver la piste d'audit financier.
Q : Comment les marges affectent-elles mes factures ? R : Les marges affichees sur la carte Services Externes sont a titre indicatif uniquement. La facturation reelle au client est determinee par vos lignes de facture.
Q : Quels types de service sont disponibles ? R : Les types de service disponibles sont Carrosserie, Sellerie, Usinage, Finition, Electricite et Autre.
Q : Puis-je attacher des documents a une version de facture specifique ? R : Oui. Lors du telechargement d'un document, vous pouvez choisir de le lier a une version specifique (V1, V2, etc.) ou de l'attacher comme document general au service globalement.
Q : La liste deroulante des etapes apparait-elle pour toutes les reservations ? R : La liste deroulante des etapes n'apparait que lorsque le Mode Projet est active -- soit sur la reservation elle-meme, soit au niveau du garage. Si aucun des deux n'est active, le champ etape n'apparait pas dans le formulaire.