أوامر الشراء وإدارة الموردين

نظرة عامة

يمنحك نظام أوامر الشراء تحكماً كاملاً في شراء القطع. يمكنك إنشاء أوامر شراء احترافية، وإرسالها للموردين عبر قنوات متعددة، وتتبع عمليات التوصيل، وحساب التكاليف الحقيقية المحمّلة، وتحديث مخزونك تلقائياً -- كل ذلك من داخل لوحة تحكم autoGMS.

يغطي هذا الدليل كل شيء من إنشاء أول أمر شراء إلى استلام المخزون ببيانات تكلفة دقيقة.

ما يمكنك فعله:

• إنشاء أوامر شراء ببنود من مخزونك الحالي أو قطع جديدة تماماً
• إدارة دليل موردين كامل بتفاصيل الاتصال وشروط الدفع وإحصائيات الأداء
• إرسال الأوامر عبر البريد الإلكتروني أو WhatsApp أو برنامج البريد الافتراضي بقوالب احترافية معبّأة مسبقاً
• طلب عروض أسعار من الموردين (أوامر الشراء بسعر صفر تُعامل تلقائياً كطلبات عروض أسعار)
• تتبع حالة التوصيل عبر دورة الحياة الكاملة من المسودة إلى الإغلاق
• تسجيل التكاليف المحمّلة (الشحن، الجمارك، المناولة، التأمين) لحساب التكلفة الحقيقية لكل قطعة
• استلام المخزون بمعالج إرشادي من 4 خطوات يغطي رفع المستندات والتحقق من الكميات وتوزيع التكاليف وتفاصيل المخزون
• تحديث المخزون تلقائياً عند إنهاء أمر الشراء
• تخصيص العناصر لأعمال محددة بحيث تتدفق تكاليف القطع مباشرة في تكلفة العمل
• التعامل مع أوامر متعددة العملات مع تحويل سعر الصرف وقت الاستلام
• تطبيق ائتمانات الموردين لتخفيض الأرصدة المستحقة على أوامر الشراء
• إنشاء أوامر شراء متابعة تلقائياً للعناصر غير المُستلمة بالكامل (طلبات متأخرة)
• تصدير أوامر شراء محددة بشكل جماعي كملفات PDF أو Excel
• استيراد قوائم أسعار الموردين للحفاظ على تحديث بيانات التكلفة

---

كيفية الوصول

1. افتح لوحة تحكم autoGMS.
2. اختر ورشتك من الشريط الجانبي.
3. انقر على أوامر الشراء في قائمة التنقل.

ستصل إلى صفحة أوامر الشراء التي تحتوي على ثلاثة تبويبات: أوامر الشراء والموردون وتحديثات الأسعار.

معلومة مفيدة: أوامر الشراء وحدة محمية بالميزات. متاحة للمستخدمين بالأدوار التالية: مالك المؤسسة، مالك الورشة، والمدير. إذا لم تراها في شريطك الجانبي، تواصل مع مالك مؤسستك لتفعيل الميزة.

---

تخطيط الصفحة: ثلاثة تبويبات

التبويب	ما يعرضه
أوامر الشراء	عرضك الرئيسي لإدارة جميع أوامر الشراء: البحث والتصفية والإنشاء والإرسال والاستلام وإكمال الأوامر.
الموردون	دليل الموردين وائتمانات الموردين. يحتوي على عرضين فرعيين: الدليل (قائمة الموردين) والائتمانات (إشعارات ائتمان الموردين).
تحديثات الأسعار	استيراد أسعار الموردين -- رفع قوائم أسعار الموردين بشكل جماعي للحفاظ على تحديث بيانات التكلفة.

---

تبويب أوامر الشراء

هذا هو عرضك الرئيسي لإدارة جميع أوامر الشراء.

الفلاتر وأدوات التحكم

في أعلى الصفحة ستجد:

• شريط البحث -- البحث برقم أمر الشراء أو اسم العنصر أو الملاحظات.
• شرائح فلتر الحالة -- فلاتر سريعة للكل، مسودة، توصيل قيد التنفيذ، ومُكتمل. كل شريحة تعرض عدد الأوامر المطابقة.
• فلتر المورد -- قائمة منسدلة لعرض الأوامر من مورد محدد فقط.
• منتقي نطاق التاريخ -- تصفية الأوامر حسب نطاق تاريخ الإنشاء.
• الترتيب -- انقر على رؤوس أعمدة رقم أمر الشراء أو الإجمالي أو التوصيل المتوقع للترتيب.
• زر إعادة التعيين -- مسح جميع الفلاتر والترتيب بنقرة واحدة.

تُرتّب الأوامر بنظام أولوية ذكي: المسودات تظهر أولاً، تليها العناصر القابلة للتنفيذ (مُرسلة، بانتظار التوصيل، مُستلمة جزئياً)، ثم الأوامر المكتملة. ضمن نفس الحالة، تظهر الأوامر القابلة للتنفيذ الأقدم أولاً (الأكثر إلحاحاً)، بينما تظهر المكتملة الأحدث أولاً.

جدول أوامر الشراء

كل صف في الجدول يعرض:

العمود	ما يعرضه
رقم أمر الشراء	الرقم المُولّد تلقائياً (مثلاً PO-ATG-2026-0001)، مقسم إلى بادئة ورقم تسلسلي للقراءة.
الحالة	تسمية مرمّزة بالألوان تُظهر المرحلة الحالية: مسودة، مُرسل للمورد، توصيل قيد التنفيذ، أو مُكتمل.
المورد	اسم المورد الرئيسي، بالإضافة إلى عدد إذا كان الأمر يشمل موردين إضافيين.
القطع	اسم العنصر الأول، بالإضافة إلى عدد إذا كانت هناك عناصر إضافية.
التخصيص	ما إذا كانت العناصر للمخزون العام أو مخصصة لعمل محدد (مع رابط للحجز).
إشعار ائتمان	ما إذا كان المورد لديه إشعارات ائتمان متاحة يمكن تطبيقها على هذا الأمر. يعرض "متاح" مع مؤشر نابض، أو "لا يوجد".
الإجمالي	إجمالي الأمر. إذا تم تطبيق ائتمانات المورد، يعرض مبلغ الائتمان والرصيد المتبقي. إذا وُجدت تكاليف محمّلة، يعرض تفصيل المبلغ الفرعي/الرسوم.
التوصيل المتوقع	متى يُتوقع وصول العناصر.

إجراءات الصف

كل صف يحتوي على أزرار إجراءات سياقية تتغير بناءً على حالة الأمر:

حالة الأمر	الإجراءات المتاحة
مسودة (يحتوي على عناصر)	فتح -- عرض/تعديل الأمر. إرسال للمورد -- يفتح حوار الإرسال.
مُرسل	فتح -- عرض الأمر. بدء الاستلام -- يفتح معالج الاستلام.
بانتظار التوصيل / مُستلم جزئياً	فتح -- عرض الأمر. تحديث الاستلام -- يفتح معالج الاستلام لتسجيل مزيد من العناصر المُستلمة.
مُستلم (جميع العناصر مُستلمة)	فتح -- عرض الأمر. إكمال الأمر -- إنهاء الأمر.
مُستلم (بعض العناصر غير مُستلمة بالكامل)	فتح -- عرض الأمر. إكمال وإعادة طلب العناصر الناقصة -- يُغلق هذا الأمر وينشئ تلقائياً أمر متابعة للكميات المعلقة.
مُكتمل	فتح -- عرض صفحة التفاصيل للقراءة فقط.

على الشاشات الأصغر، تنطوي هذه الإجراءات في قائمة منسدلة.

التحديد الجماعي والتصدير

يمكنك تحديد عدة أوامر شراء باستخدام مربعات الاختيار في كل صف. عند تحديد أوامر، تظهر أزرار إجراءات جماعية:

• تصدير PDF -- تحميل جميع الأوامر المحددة كملفات PDF فردية.
• تصدير Excel -- تحميل جميع الأوامر المحددة كملفات Excel فردية.

عرض الهاتف

على الأجهزة المحمولة، يتحول الجدول إلى تخطيط بطاقات. كل بطاقة تعرض رقم أمر الشراء والحالة والتخصيص (مخزون أو عمل) واسم القطعة والمورد وحالة إشعار الائتمان وتاريخ التوصيل المتوقع والمبلغ الإجمالي وأزرار الإجراءات.

---

صفحة تفاصيل أمر الشراء

النقر على فتح في أي أمر شراء (أو النقر على الصف) ينقلك إلى صفحة تفاصيل مخصصة للقراءة فقط. توفر هذه الصفحة عرضاً شاملاً للأمر:

خط أنابيب الأمر

شريط تقدم أفقي في الأعلى يعرض تقدم الأمر عبر أربع مراحل:

1. مسودة -- تم إنشاء الأمر، لم يُرسل بعد.
2. مُرسل -- تم إرساله للمورد.
3. الاستلام -- البضائع في الطريق (يغطي حالات بانتظار التوصيل، مُستلم جزئياً، ومُستلم).
4. مُكتمل -- تم إنهاء الأمر وإغلاقه.

المراحل المكتملة مُبرزة باللون الأخضر، والمرحلة الحالية بلون داكن، والمراحل المستقبلية بالرمادي.

شريط الإحصائيات

أربعة مقاييس رئيسية تُعرض أسفل خط الأنابيب:

• البنود -- عدد العناصر في الأمر.
• المُستلم -- تقدم الاستلام كنسبة مئوية، مع شريط تقدم.
• إجمالي الأمر -- التكلفة الكاملة للأمر شاملة التكاليف المحمّلة.
• المبلغ المستحق -- الصافي المستحق بعد ائتمانات المورد (مُبرز باللون الأخضر عند الائتمان الكامل).

جدول البنود

جدول تفصيلي لجميع العناصر في الأمر، يعرض:

• اسم العنصر ورمز SKU
• اسم المورد
• الكمية المطلوبة
• الكمية المُستلمة (مرمّزة بالألوان: أخضر عند الاستلام الكامل، كهرماني للجزئي، رمادي لعدم الاستلام)
• سعر الوحدة
• إجمالي السطر

ملخص التكاليف

تفصيل لجميع التكاليف:

• الإجمالي الفرعي للعناصر
• كل بند تكلفة محمّلة (شحن، جمارك، تخليص، مناولة، تأمين، أخرى) مع الوصف
• الإجمالي الكلي

بطاقة المالية

تظهر عند وجود ائتمانات مورد مُطبّقة أو فروقات صرف أجنبي:

• تكلفة الأمر النهائية
• ائتمانات المورد المُطبّقة (تظهر كخصم)
• فروقات العملات الأجنبية (إذا اختلفت عملة أمر الشراء عن عملة الورشة)
• صافي المبلغ المستحق
• قائمة بجميع إشعارات الائتمان المُطبّقة مع اسم المورد والملاحظة والمبلغ والتاريخ

تفاصيل الأمر

يعرض العملة وتاريخ التوصيل المتوقع وتاريخ الإرسال وقائمة بجميع الموردين في الأمر مع تفاصيل اتصالهم.

الملاحظات والمستندات

إذا أُضيفت ملاحظات للأمر، تظهر في بطاقتها الخاصة. المستندات المرفوعة (فواتير، قسائم تعبئة، إشعارات توصيل، صور) تُعرض في شبكة معرض مع صور مصغرة للصور وأيقونات ملفات لأنواع المستندات الأخرى.

تحميل PDF

انقر زر تحميل PDF في رأس الصفحة لإنشاء وتحميل ملف PDF لأمر الشراء.

---

المفاهيم الرئيسية

صيغة رقم أمر الشراء

كل أمر شراء يحصل على رقم مُولّد تلقائياً بالصيغة:

{البادئة}-{السنة} / {التسلسل}

مثلاً: PO-ATG-2026-0001، PO-ATG-2026-0002، وهكذا. البادئة تعتمد على رمز مؤسستك، والتسلسل يزداد تلقائياً خلال كل سنة.

حالات أمر الشراء المواجهة للعميل

يستخدم النظام تسميات حالة مبسطة لإبقاء الأمور واضحة:

تسمية الحالة	الحالات الأساسية	المعنى
مسودة	مفتوح (غير مُرسل)	تم إنشاء الأمر لكن لم يُرسل بعد. يمكنك تعديل جميع التفاصيل بحرية.
مُرسل للمورد	مُرسل	تم إرسال الأمر للموردين. أصبح مقفلاً للتعديل.
توصيل قيد التنفيذ	مُرسل، بانتظار التوصيل، مُستلم جزئياً، مُستلم	البضائع في الطريق أو وصلت جزئياً.
مُكتمل	مُغلق	تم إنهاء الأمر. تم تحديث المخزون وتطبيق التكاليف.

التخصيص للمخزون مقابل العمل

كل بند له نوع تخصيص:

• للمخزون (افتراضي) -- تذهب العناصر إلى مخزونك العام عند الاستلام. متاحة لأي عمل مستقبلي.
• للعمل -- العناصر محجوزة لحجز محدد. عند إنهاء الأمر، تُضاف القطع إلى قائمة قطع ذلك العمل بالتكلفة المحمّلة الصحيحة. يمكنك البحث عن الحجوزات المؤكدة أو قيد الخدمة أو المعلقة عند اختيار عمل.

التكاليف المحمّلة

التكاليف المحمّلة هي المصاريف الإضافية المتضمنة في إيصال القطع إلى ورشتك بخلاف سعر المورد:

النوع	أمثلة
الشحن	رسوم الشحن، رسوم التوصيل، تكاليف النقل
الجمارك	رسوم الاستيراد، التعريفات الجمركية
التخليص	رسوم التخليص الجمركي، رسوم الوسيط
المناولة	التحميل/التفريغ، مناولة المستودعات
التأمين	أقساط تأمين الشحنة
أخرى	أي تكاليف غير مغطاة أعلاه

عند إنهاء أمر شراء، تُوزّع التكاليف المحمّلة تناسبياً على جميع العناصر المُستلمة بناءً على قيمتها. هذا يعطيك تكلفة الوحدة الحقيقية لكل قطعة.

مثال: تطلب 100 فلتر زيت بسعر 10 AED للواحد (1,000 AED إجمالي فرعي). تكاليف الشحن 50 AED والجمارك 30 AED، بإجمالي 80 AED تكاليف محمّلة. تكلفة الوحدة النهائية تصبح 10 + (80 / 100) = 10.80 AED للفلتر.

دعم العملات المتعددة

تدعم أوامر الشراء AED وUSD وEUR وGBP وSAR. إذا اختلفت عملة أمر الشراء عن عملة ورشتك، ستدخل سعر الصرف خلال خطوة الاستلام. يُخزّن السعر مع ختم زمني لأغراض التدقيق. أي فروقات عملات أجنبية تُعرض في بطاقة المالية في صفحة التفاصيل.

طلبات عروض الأسعار

عندما يكون إجمالي أمر الشراء صفراً (لم تُدخل أسعار)، يعامله autoGMS تلقائياً كـ طلب عرض أسعار. تُعدّل قوالب البريد الإلكتروني وWhatsApp وفقاً لذلك، لتطلب من الموردين التسعير بدلاً من تأكيد أمر. هذا يتيح لك استخدام سير عمل أمر الشراء لطلب عروض أسعار قبل الالتزام بالشراء.

---

دليل خطوة بخطوة

إنشاء أمر شراء

1. في تبويب أوامر الشراء، انقر على زر أمر شراء جديد.
2. يُنشأ أمر شراء جديد برقم مُولّد تلقائياً وحالة "مسودة".
3. تفتح ورقة أمر الشراء على الجانب الأيمن من الشاشة.

في منطقة الرأس، حدد:

• تاريخ التوصيل المتوقع -- متى تتوقع وصول العناصر.
• العملة -- اختر من AED أو USD أو EUR أو GBP أو SAR (يُعيّن افتراضياً لعملة ورشتك).
• شروط الدفع -- شروطك المتفق عليها مع المورد.
• ملاحظات -- ملاحظات عامة عن الأمر (حتى 2,000 حرف).

إضافة بنود

1. في ورقة تفاصيل أمر الشراء، انقر إضافة بند.

2. املأ الحقول التالية:

   البحث عن عنصر -- ابدأ الكتابة للبحث في مخزونك الحالي. اختر تطابقاً لملء تفاصيل العنصر وآخر تسعير معروف تلقائياً. إذا كان العنصر جديداً، اكتب الاسم وسيُنشأ عند الإنهاء.

   المورد -- اختر من القائمة المنسدلة أو اكتب اسم مورد جديد لإنشائه مباشرة. يتحقق النظام من التكرار (غير حساس لحالة الأحرف) لمنع إنشاء نفس المورد مرتين.

   الكمية ونوع الوحدة -- أدخل الكمية (حد أدنى 1) واختر الوحدة: قطع، لترات، أمتار، لفات، كيلوغرامات، غالونات، أطقم، زجاجات، أنابيب، أو أخرى.

   سعر الوحدة -- التكلفة لكل وحدة من المورد. إجمالي السطر (الكمية مضروبة في سعر الوحدة) يُحسب تلقائياً. اتركه صفراً لإرساله كطلب عرض أسعار.

   التخصيص -- اختر للمخزون لإضافة العناصر للمخزون العام، أو للعمل لتخصيصها لحجز محدد. اختيار "للعمل" يفتح منتقي حجوزات يمكنك فيه البحث عن الحجوزات المؤكدة أو قيد الخدمة أو المعلقة.

   ملاحظات (اختياري) -- ملاحظات محددة لهذا البند (مثلاً "يجب أن يكون قطعة أصلية").

   علامة الطوارئ (اختياري) -- فعّلها للمشتريات العاجلة التي قد تحمل تسعيراً مختلفاً.

3. انقر إضافة لحفظ البند.

4. كرر لكل عنصر تحتاج لطلبه. يُحدَّث الإجمالي التراكمي في الوقت الفعلي.

معلومة مفيدة: يمكن أن يحتوي أمر شراء واحد على عناصر من عدة موردين. كل بند مرتبط بمورده الخاص. عند إرسال أمر الشراء، يجمع autoGMS تفاصيل اتصال جميع الموردين الفريدين ويُرسل لكل واحد.

إرسال أمر شراء للموردين

عندما يكون أمر الشراء جاهزاً:

1. انقر زر إرسال للمورد في صف أمر الشراء أو من ورقة تفاصيل أمر الشراء.

2. يفتح حوار الإرسال بقنوات توصيل متعددة:

   Gmail Web Compose -- يفتح Gmail في متصفحك مع بريد إلكتروني احترافي معبّأ مسبقاً يحتوي على تفاصيل ورشتك ومعلومات المورد والبنود والإجماليات.

   Outlook Web Compose -- يفتح Outlook على الويب بنفس القالب المعبّأ مسبقاً.

   برنامج البريد الافتراضي -- يفتح تطبيق البريد الإلكتروني الافتراضي لنظامك عبر رابط mailto.

   WhatsApp -- يفتح WhatsApp برسالة منسّقة. يتم التحقق من صحة أرقام الهواتف قبل الإرسال. إذا لم يكن لدى المورد رقم هاتف مسجل، يُطلب منك إضافة واحد.

3. يجمع النظام تلقائياً عناوين البريد الإلكتروني وأرقام هواتف الموردين من جميع الموردين في الأمر.

4. بعد الإرسال، تتغير حالة أمر الشراء إلى مُرسل ويُسجّل ختم زمني للإرسال. الأمر الآن مقفل -- لا يمكنك إضافة أو تعديل أو إزالة عناصر.

معلومة مفيدة: يسجّل autoGMS من أرسل أمر الشراء ومتى وعبر أي قناة. هذا ينشئ مسار تدقيق كامل. إذا احتجت لإرسال الأمر مرة أخرى، استخدم إجراء إعادة الإرسال.

استلام أمر شراء

عند وصول طلبك، استخدم معالج الاستلام من 4 خطوات:

1. ابحث عن أمر الشراء في قائمتك (يجب أن يكون في حالة مُرسل أو توصيل قيد التنفيذ).
2. انقر بدء الاستلام أو تحديث الاستلام من أزرار إجراءات الصف.

الخطوة 1: رفع المستندات

ارفع المستندات التي أتت مع التوصيل:

• الفاتورة -- فاتورة المورد
• قسيمة التعبئة -- قائمة التعبئة المفصّلة
• إشعار التوصيل -- أوراق تأكيد التوصيل
• الصور -- صور البضائع المُستلمة

انقر رفع لكل نوع مستند واختر الملف. يمكن رفع عدة مستندات لكل نوع.

الخطوة 2: التحقق من الكميات

لكل بند، أدخل الكمية التي استلمتها فعلاً:

• يُملأ النموذج مسبقاً بالكمية المطلوبة كقيمة افتراضية.
• عدّل بالنقصان إذا استلمت أقل مما طُلب.
• كل سطر يعرض مؤشر تقدم يقارن المُستلم بالمطلوب.
• حدد الكمية بـ 0 للعناصر التي لم تُستلم إطلاقاً.

معلومة مفيدة: لا تحتاج لاستلام كل شيء مرة واحدة. إذا وصلت شحنة جزئية، أدخل فقط ما استلمته. ستتغير حالة أمر الشراء إلى "توصيل قيد التنفيذ" ويمكنك استلام الباقي لاحقاً.

الخطوة 3: إضافة التكاليف المحمّلة

سجّل التكاليف الإضافية لإيصال هذه القطع إلى ورشتك:

1. انقر إضافة تكلفة واختر النوع (شحن، جمارك، تخليص، مناولة، تأمين، أو أخرى).
2. أدخل المبلغ واختيارياً أضف وصفاً وإيصالاً.
3. كرر لكل تكلفة إضافية.

إذا اختلفت عملة أمر الشراء عن عملة ورشتك، يظهر حقل سعر الصرف. أدخل سعر التحويل الحالي (مثلاً 1 USD = 3.67 AED). يُخزّن السعر مع ختم زمني لسجلاتك.

الخطوة 4: المراجعة وتفاصيل المخزون

لكل عنصر مُستلم (كمية أكبر من 0)، املأ تفاصيل المخزون:

الحقل	الوصف
الفئة	قطع، سوائل، مستهلكات، أدوات، إلخ.
العلامة التجارية	اسم الشركة المصنعة أو العلامة التجارية.
الوصف	وصف للعنصر.
سعر البيع	السعر الذي تتقاضاه من العملاء (سعر التجزئة/العمل).
الحد الأدنى	مستوى المخزون الذي تريد تنبيه إعادة الطلب عنده.
نوع الوحدة	قطع، لترات، كيلوغرامات، إلخ.

كل عنصر يحتوي على مربع اختيار تحديث المخزون (مفعّل افتراضياً). عند التحديد، سيُضاف العنصر أو يُحدّث في مخزونك عند الإنهاء.

راجع جميع التفاصيل، ثم انقر إكمال الاستلام.

معلومة مفيدة: إذا كان بند يطابق عنصر مخزون موجود، تُملأ العديد من الحقول مسبقاً من السجل الحالي. تحتاج فقط لتحديث ما تغيّر.

إكمال أمر شراء

بمجرد استلام جميع العناصر:

1. يجب أن يعرض أمر الشراء زر إجراء إكمال الأمر.

2. انقر إكمال الأمر للإنهاء.

3. يعالج autoGMS الأمر:

   • تُحسب تكاليف الوحدة النهائية -- سعر المورد لكل عنصر بالإضافة إلى حصته النسبية من التكاليف المحمّلة.
   • يُحدّث المخزون -- تُضاف الكميات المُستلمة لمستويات المخزون وتُحدّث التكاليف.
   • تُحدّث سجلات الموردين -- تُعاد حساب الإحصائيات (إجمالي الأوامر، إجمالي الإنفاق، متوسط وقت التوصيل).
   • تُخصّص عناصر الأعمال -- لعناصر "للعمل"، تُضاف القطع إلى قائمة قطع الحجز المرتبط بالتكلفة النهائية.
   • يُغلق أمر الشراء -- تتغير الحالة إلى "مُكتمل" ويصبح الأمر للقراءة فقط.

معالجة الأوامر المُستلمة جزئياً

إذا لم تُستلم بعض العناصر بالكامل، يتغير زر الإجراء إلى إكمال وإعادة طلب العناصر الناقصة. النقر عليه:

1. يُغلق أمر الشراء الحالي مع العناصر التي تم استلامها.
2. ينشئ تلقائياً أمر شراء متابعة جديد يحتوي فقط على العناصر المعلقة (الفرق بين الكميات المطلوبة والمُستلمة).
3. يعرض تأكيداً مع رقم أمر الشراء الجديد.

هذا يوفر عليك إعادة إنشاء الأوامر يدوياً للعناصر الناقصة.

معلومة مفيدة: يوجد أيضاً خيار إغلاق بدون تحديث المخزون إذا كنت قد أدرت المخزون بشكل منفصل وتريد فقط إغلاق أمر الشراء لحفظ السجلات.

---

إدارة الموردين

دليل الموردين

انتقل إلى تبويب الموردون، ثم اختر العرض الفرعي الدليل. يعرض هذا قائمة الموردين الكاملة في جدول قابل للبحث والتصفية.

العمود	ما يعرضه
اسم المورد	اسم أعمال المورد، مع الرمز أسفله إذا تم تعيينه.
الاتصال	جهة الاتصال وعنوان البريد الإلكتروني ورقم الهاتف.
شروط الدفع	شروط الدفع المتفق عليها (مثلاً "COD"، "Net 30").
أوامر الشراء	عدد أوامر الشراء التي وضعتها مع هذا المورد.
العناصر	إجمالي عدد العناصر المطلوبة من هذا المورد.
إجمالي الإنفاق	القيمة التراكمية لجميع الأوامر مع هذا المورد.
الحالة	نشط أو غير نشط.

يمكنك البحث بالاسم والتصفية حسب الحالة (الكل، نشط، غير نشط).

إضافة مورد

1. في تبويب الموردون (العرض الفرعي الدليل)، استخدم زر إضافة مورد.
2. املأ تفاصيل المورد:

الحقل	مطلوب	الوصف
الاسم	نعم	اسم أعمال المورد. يجب أن يكون فريداً داخل ورشتك.
الرمز	لا	رمز مرجعي قصير (يُولّد تلقائياً إذا تُرك فارغاً).
جهة الاتصال	لا	جهة اتصالك الرئيسية لدى المورد.
البريد الإلكتروني	لا	يُستخدم عند إرسال أوامر الشراء بالبريد الإلكتروني.
الهاتف	لا	يُستخدم عند إرسال أوامر الشراء عبر WhatsApp.
العنوان	لا	العنوان الكامل: الشارع، المدينة، الولاية، الرمز البريدي، والدولة.
شروط الدفع	لا	الشروط المتفق عليها (مثلاً "COD"، "Net 30"، "2/10 Net 30").
العملة	لا	العملة المفضلة للمورد.
الرقم الضريبي	لا	رقم التعريف الضريبي أو رقم ضريبة القيمة المضافة للمورد.

3. انقر حفظ.

معلومة مفيدة: يمكنك أيضاً إنشاء موردين أثناء إضافة بنود لأمر شراء. اكتب اسم مورد جديد في القائمة المنسدلة وسيُنشأ تلقائياً.

تعديل مورد

1. ابحث عن المورد في الدليل.
2. انقر زر تعديل في صفه.
3. حدّث أي حقول واحفظ.

تعطيل مورد

إذا لم تعد تطلب من مورد لكن تريد الاحتفاظ بسجله:

1. ابحث عن المورد في القائمة.
2. انقر زر تعطيل في صفه.
3. أكّد التعطيل.
4. الموردون غير النشطين لن يظهروا في القائمة المنسدلة عند إنشاء أوامر شراء جديدة، لكن جميع البيانات التاريخية محفوظة.

معلومة مفيدة: الموردون النشطون يعرضون زر "تعطيل". الموردون غير النشطين الذين ليس لديهم أوامر يعرضون زر "حذف" للإزالة النهائية.

إحصائيات الموردين

يتتبع سجل كل مورد تلقائياً:

• إجمالي الأوامر -- عدد أوامر الشراء التي وضعتها
• إجمالي العناصر -- عدد العناصر الفردية التي طلبتها
• إجمالي الإنفاق -- القيمة التراكمية لجميع الأوامر

تُحدَّث هذه الإحصائيات تلقائياً عند إنشاء وإنهاء أوامر الشراء.

---

ائتمانات الموردين

انتقل إلى تبويب الموردون، ثم اختر العرض الفرعي الائتمانات. تتيح لك ائتمانات الموردين تسجيل إشعارات ائتمان من الموردين (مثلاً للمرتجعات أو المبالغ الزائدة أو الخصومات المتفق عليها) وتطبيقها على أوامر الشراء لتخفيض المبلغ المستحق.

كيف تعمل ائتمانات الموردين

1. أنشئ إشعار ائتمان في العرض الفرعي للائتمانات، محدداً المورد والمبلغ والعملة والسبب.
2. عند عرض أمر شراء من ذلك المورد، يمكنك تطبيق الائتمانات المتاحة لتخفيض الرصيد.
3. تظهر الائتمانات المُطبّقة في تفصيل المالية لأمر الشراء (في صفحة التفاصيل) وفي عمود الإجمالي في الجدول.
4. تعرض صفحة التفاصيل قائمة كاملة بالائتمانات المُطبّقة مع اسم المورد والمبلغ والتاريخ.

يمكنك الانتقال إلى صفحة الائتمانات مباشرة من سياق أمر شراء، مع ملء تفاصيل المورد وأمر الشراء مسبقاً للتسهيل.

---

استيراد أسعار الموردين

انتقل إلى تبويب تحديثات الأسعار. يتيح لك استيراد أسعار الموردين رفع قوائم أسعار الموردين بشكل جماعي للحفاظ على تحديث بيانات التكلفة. بدلاً من تحديث الأسعار يدوياً عنصراً بعنصر، يمكنك استيراد جدول بيانات من موردك وسيقوم autoGMS بمطابقة العناصر وتحديث التكاليف تلقائياً.

استيراد قائمة أسعار

1. انقر رفع قائمة أسعار في رأس الصفحة.
2. حمّل قالب CSV إذا كنت بحاجة إليه.
3. ارفع قائمة أسعار المورد كملف CSV.
4. يحلل النظام الملف ويحاول مطابقة كل صف مع عنصر مخزون موجود عبر رمز المنتج (SKU) أو الاسم.
5. راجع المطابقات: يعرض النظام العناصر التي تمت مطابقتها، والعناصر الجديدة، والعناصر التي لم يتمكن من مطابقتها.
6. أكّد الاستيراد لتطبيق تحديثات الأسعار.

ما الذي يتم تحديثه

• سعر التكلفة -- يتم تحديث سعر الوحدة من المورد على عنصر المخزون المطابق.
• المورد الرئيسي -- إذا تم تحديده، يتم تحديث ارتباط المورد.
• سجل الأسعار -- يتم الاحتفاظ بسجل للسعر السابق لأغراض التدقيق.

معلومة مفيدة: استيراد أسعار الموردين لا يغيّر أسعار البيع الخاصة بك. يتم تحديث أسعار التكلفة فقط. راجع هوامش ربحك بعد الاستيراد وعدّل أسعار البيع حسب الحاجة.

---

نصائح وأفضل الممارسات

إنشاء الأوامر

• ابحث في مخزونك أولاً. عند إضافة بنود، ابحث دائماً عن العناصر الموجودة قبل كتابة اسم جديد. هذا يمنع التكرار ويبقي مخزونك نظيفاً.
• استخدم تخصيص الأعمال للإصلاحات المعروفة. إذا كنت تطلب قطعاً لعمل محدد، حدد التخصيص كـ "للعمل" واربط الحجز حتى تتدفق التكاليف مباشرة في تكلفة العمل.
• أضف ملاحظات للوضوح. استخدم ملاحظات البنود لتحديد أرقام القطع أو متطلبات التركيب أو معايير الجودة.
• حدد تواريخ التوصيل المتوقعة. هذا يساعد في تتبع أوقات توصيل الموردين وينبّهك للأوامر المتأخرة.
• استخدم طلبات عروض الأسعار. اترك أسعار الوحدة صفراً لإرسال أمر الشراء كطلب عرض أسعار. ستتعدل قوالب البريد الإلكتروني وWhatsApp تلقائياً لطلب التسعير من المورد.

إدارة الموردين

• حافظ على تحديث تفاصيل الاتصال. عناوين البريد الإلكتروني وأرقام الهواتف الدقيقة ضرورية لميزة الإرسال متعدد القنوات.
• راجع إحصائيات الموردين دورياً. إذا كان أداء مورد ضعيفاً، تساعدك بيانات أوامر الشراء والإنفاق في اتخاذ قرارات مستنيرة.
• استخدم تسمية متسقة. يمنع النظام التكرار بمطابقة غير حساسة لحالة الأحرف، لكن التسمية المتسقة تجعل دليلك أسهل في التصفح.
• سجّل ائتمانات الموردين فوراً. عندما يصدر مورد إشعار ائتمان، سجّله في العرض الفرعي للائتمانات حتى يمكن تطبيقه على الأوامر المستقبلية.

الاستلام والتكاليف

• استلم فوراً. سجّل العناصر المُستلمة فور وصولها للحفاظ على دقة مستويات المخزون.
• سجّل جميع التكاليف المحمّلة. رسوم الشحن والجمارك والمناولة تؤثر على هوامشك. تضمينها يعطيك صورة التكلفة الحقيقية.
• ارفع مستندات التوصيل. فواتير الموردين وقسائم التعبئة والصور تنشئ مسار ورقي كامل مرتبط بأمر الشراء وأي أعمال ذات صلة.
• تحقق من الكميات بعناية. إذا استلمت أقل مما طُلب، أدخل الكمية الفعلية. استخدم إجراء "إكمال وإعادة طلب العناصر الناقصة" لإنشاء أمر متابعة تلقائياً للكميات المعلقة.
• حدد أسعار البيع بناءً على التكاليف المحمّلة. يجب أن يأخذ سعر العميل بعين الاعتبار تكلفة الوحدة النهائية، وليس فقط سعر المورد.

---

الأسئلة المتكررة

هل يمكن أن يشمل أمر شراء واحد عناصر من عدة موردين؟

نعم. كل بند مرتبط بمورده الخاص. عند إرسال أمر الشراء، يجمع autoGMS تفاصيل اتصال جميع الموردين الفريدين ويُرسل المعلومات ذات الصلة لكل واحد.

هل يمكنني تعديل أمر شراء بعد إرساله؟

لا. بمجرد إرسال أمر الشراء، يُقفل للحفاظ على ما تم التواصل بشأنه مع المورد. إذا كنت بحاجة لتغييرات، أنشئ أمر شراء جديد أو تواصل مع المورد مباشرة.

هل يمكنني استلام العناصر على دفعات متعددة؟

نعم. خلال معالج الاستلام، أدخل فقط الكميات التي استلمتها فعلاً. تتغير حالة أمر الشراء إلى "توصيل قيد التنفيذ" ويمكنك تشغيل المعالج مرة أخرى عند وصول العناصر المتبقية.

ماذا يحدث لمخزوني عند إكمال أمر شراء؟

لكل بند مفعّل فيه "تحديث المخزون": إذا كان العنصر موجوداً، تُضاف الكمية المُستلمة لمخزونك وتُحدّث التكلفة؛ إذا كان عنصراً جديداً، يُنشأ سجل مخزون جديد بالتفاصيل التي أدخلتها أثناء الاستلام.

كيف تُوزّع التكاليف المحمّلة على العناصر؟

تناسبياً حسب القيمة. عنصر يمثل 50% من الإجمالي الفرعي لأمر الشراء يمتص 50% من التكاليف المحمّلة.

ما الفرق بين الإكمال والإغلاق؟

إكمال الأمر يُشغّل سير العمل الكامل: يحسب التكاليف النهائية، يحدّث المخزون، يحدّث إحصائيات الموردين، ويُغلق أمر الشراء. الإغلاق بدون تحديث المخزون يحدد أمر الشراء كمُغلق فقط دون لمس المخزون -- استخدمه إذا كنت قد أدرت تحديثات المخزون يدوياً بالفعل.

ماذا يحدث عند إكمال أمر بعناصر ناقصة؟

إذا لم تُستلم بعض البنود بالكامل، يتغير الإجراء إلى إكمال وإعادة طلب العناصر الناقصة. هذا يُغلق أمر الشراء الحالي وينشئ تلقائياً أمر شراء جديد يحتوي فقط على الكميات المعلقة. سترى تأكيداً مع رقم أمر الشراء الجديد.

هل يمكنني حذف أمر شراء؟

فقط أوامر الشراء المسودة يمكن حذفها. بمجرد إرسال أمر الشراء، لا يمكن حذفه للحفاظ على سجل الطلبات ومسار التدقيق.

كيف يعمل تخصيص الأعمال؟

عندما يُحدد بند كـ "للعمل" ويُربط بحجز، يُضيف إكمال أمر الشراء العنصر إلى قائمة قطع العمل بتكلفة الوحدة النهائية (شاملة التكاليف المحمّلة). تُربط مستندات الاستلام أيضاً بالعمل.

ما العملات المدعومة؟

AED وUSD وEUR وGBP وSAR. إذا اختلفت عملة أمر الشراء عن عملة ورشتك، تُدخل سعر الصرف خلال خطوة الاستلام. أي فروقات عملات أجنبية تُعرض في صفحة التفاصيل.

من يمكنه الوصول لأوامر الشراء؟

المستخدمون بدور مالك المؤسسة أو مالك الورشة أو المدير. الفنيون ليس لديهم وصول لصفحة أوامر الشراء، لكن يمكنهم رؤية القطع المخصصة للأعمال من عرض تفاصيل عملهم.

كيف يُولّد رقم أمر الشراء؟

تتبع أرقام أوامر الشراء الصيغة PO-{ORG}-{YEAR}-{SEQUENCE}. يزداد التسلسل تلقائياً ويُعاد تعيينه كل سنة.

ما هي ائتمانات الموردين؟

ائتمانات الموردين هي إشعارات ائتمان صادرة عن مورديك (للمرتجعات أو المبالغ الزائدة أو الخصومات المتفق عليها). تسجلها في العرض الفرعي الموردون > الائتمانات ويمكنك تطبيقها على أوامر الشراء لتخفيض المبلغ المستحق. تظهر الائتمانات المُطبّقة في تفصيل المالية لأمر الشراء.

كيف تعمل طلبات عروض الأسعار؟

عندما لا يحتوي أمر الشراء على أسعار (الإجمالي صفر)، يعامله autoGMS كطلب عرض أسعار. تُعدّل قوالب البريد الإلكتروني وWhatsApp لطلب التسعير من الموردين بدلاً من تأكيد أمر. بمجرد استلام العروض وإدخال الأسعار، يمكنك إرسال أمر الشراء كأمر شراء عادي.

هل يمكنني تحميل أمر شراء كملف PDF؟

نعم. في صفحة تفاصيل أمر الشراء، انقر تحميل PDF في الرأس. يمكنك أيضاً تصدير أوامر شراء محددة بشكل جماعي كملفات PDF أو Excel من الجدول الرئيسي باستخدام مربعات الاختيار وأزرار التصدير.

---

مرجع سريع

ما تريد فعله	أين تذهب
إنشاء أمر شراء جديد	تبويب أوامر الشراء > أمر شراء جديد
إضافة عناصر لأمر	افتح أمر الشراء > إضافة بند
إرسال أمر للموردين	إجراءات الصف > إرسال للمورد
طلب عرض أسعار من الموردين	إنشاء أمر شراء بأسعار صفرية > إرسال للمورد
استلام توصيل	إجراءات الصف > بدء الاستلام (أو تحديث الاستلام)
إضافة تكاليف الشحن/الجمارك	معالج الاستلام > الخطوة 3: التكاليف المحمّلة
إكمال وتحديث المخزون	إجراءات الصف > إكمال الأمر
معالجة العناصر الناقصة	إجراءات الصف > إكمال وإعادة طلب العناصر الناقصة
الإغلاق بدون تحديث المخزون	ورقة تفاصيل أمر الشراء > إغلاق
عرض تفاصيل الأمر وخط الأنابيب والمالية	إجراءات الصف > فتح (ينقل إلى صفحة التفاصيل)
تحميل الأمر كملف PDF	صفحة التفاصيل > تحميل PDF
تصدير أوامر جماعياً	حدد أوامر بمربعات الاختيار > تصدير PDF / تصدير Excel
إضافة مورد جديد	تبويب الموردون > الدليل > إضافة مورد
إدارة ائتمانات الموردين	تبويب الموردون > العرض الفرعي الائتمانات
التحقق من أداء المورد	تبويب الموردون > الدليل > عرض إحصائيات المورد
استيراد أسعار الموردين	تبويب تحديثات الأسعار > رفع قائمة أسعار
البحث عن أمر محدد	شريط البحث (برقم أمر الشراء أو اسم العنصر أو الملاحظات)
التصفية حسب الحالة	شرائح الحالة: الكل، مسودة، توصيل قيد التنفيذ، مُكتمل
التصفية حسب المورد	فلتر القائمة المنسدلة للمورد
حذف أمر مسودة	إجراءات الصف (أوامر الشراء المسودة فقط)