Integration comptable
Apercu
La page Comptabilite connecte autoGMS a votre logiciel de comptabilite via Rutter, pour que vos donnees financieres circulent automatiquement entre les systemes. Plus de saisie manuelle, plus d'erreurs de copier-coller, plus de doute sur la mise a jour de vos livres.
Pourquoi c'est important :
Gerer un garage genere des centaines ou des milliers de transactions chaque mois. Saisir manuellement chaque facture et chaque paiement dans votre logiciel de comptabilite est fastidieux, source d'erreurs et prend du temps qui devrait etre consacre a votre activite. Avec l'integration comptable, vos revenus, depenses et indicateurs financiers cles sont synchronises automatiquement.
Ce que vous pouvez faire ici :
- Connecter les plateformes de comptabilite courantes (Xero, QuickBooks, Sage)
- Consulter l'etat et l'historique de synchronisation
- Voir les indicateurs financiers cles extraits de votre logiciel de comptabilite
- Surveiller la sante de la synchronisation et resoudre les problemes
- Acceder aux etats financiers (compte de resultat, bilan, flux de tresorerie)
Comment acceder a l'integration comptable
- Connectez-vous a votre tableau de bord autoGMS.
- Dans la barre laterale, cliquez sur Rapports financiers.
- Selectionnez Comptabilite.
Vous arrivez sur la page Comptabilite avec un onglet Vue d'ensemble affichant l'etat de votre connexion.
Bon a savoir : L'integration comptable est disponible pour les proprietaires de garage, les proprietaires d'organisation et les administrateurs de garage. Les responsables disposant de permissions financieres peuvent consulter l'etat de connexion mais ne peuvent pas connecter ni deconnecter de plateformes.
Plateformes de comptabilite prises en charge
autoGMS s'integre avec les logiciels de comptabilite suivants via Rutter :
| Plateforme | Statut |
|---|---|
| Xero | Pris en charge |
| QuickBooks | Pris en charge |
| Sage | Pris en charge |
D'autres plateformes pourront etre ajoutees dans de futures mises a jour.
Connecter votre logiciel de comptabilite
Avant de commencer
Assurez-vous de disposer de :
- Un acces administrateur a votre compte de logiciel comptable.
- Des permissions proprietaire ou administrateur autoGMS pour votre garage.
- Quelques minutes sans interruption pour completer la connexion.
Etapes de connexion
- Sur la page Comptabilite, l'ecran de configuration de connexion s'affiche si aucune connexion n'est active.
- Cliquez sur le bouton Commencer.
- Une fenetre Rutter s'ouvre affichant les plateformes de comptabilite disponibles.
- Selectionnez votre plateforme (Xero, QuickBooks ou Sage).
- Connectez-vous a votre logiciel de comptabilite lorsque demande.
- Autorisez autoGMS a acceder a vos donnees.
- Vous etes redirige vers autoGMS.
- Un message de succes confirme la connexion.
Ce qui se passe apres la connexion :
- L'etat de connexion passe a Connecte avec un indicateur vert
- autoGMS commence la synchronisation de vos donnees financieres
- Les indicateurs cles de votre logiciel comptable apparaissent dans la vue d'ensemble
- Des onglets supplementaires se deverrouillent : compte de resultat, bilan et flux de tresorerie
Comprendre l'onglet Vue d'ensemble
Une fois connecte, l'onglet Vue d'ensemble affiche l'etat de votre integration en un coup d'oeil.
En-tete de connexion
En haut, vous verrez :
- Logo de la plateforme (Xero, QuickBooks ou Sage)
- Etat de connexion avec un point vert anime lorsque connecte
- Derniere synchronisation avec horodatage
- Bouton Actualiser pour verifier les mises a jour
- Bouton Deconnecter pour supprimer la connexion
Statistiques de synchronisation
Trois cartes indiquent la sante de votre synchronisation :
| Carte | Ce qu'elle affiche |
|---|---|
| Elements synchronises | Nombre total d'enregistrements synchronises depuis votre logiciel comptable |
| Erreurs en attente | Nombre d'erreurs de synchronisation necessitant une attention |
| Sante de la synchronisation | Indicateur de sante global : Saine, Degradee ou En echec |
Indicateurs cles
Si votre logiciel comptable fournit des donnees financieres, vous verrez les indicateurs cles :
- Revenus — Total des recettes
- Depenses — Total des depenses
- Resultat net — Revenus moins depenses
- EBITDA — Resultat avant interets, impots, depreciation et amortissement
- Marge brute — Benefice brut en pourcentage du chiffre d'affaires
- Marge nette — Benefice net en pourcentage du chiffre d'affaires
- Ratio de liquidite — Actifs courants divises par les passifs courants
Informations de connexion
Un panneau affiche les details techniques de votre connexion :
- Fournisseur — La plateforme a laquelle vous etes connecte
- Connecte depuis — Date de la premiere connexion
- Expiration du jeton d'acces — Date de renouvellement de l'autorisation
Historique de synchronisation
Une chronologie affiche les evenements de synchronisation recents, incluant :
- Les synchronisations reussies avec le nombre d'elements
- Les synchronisations echouees avec les details des erreurs
- Les changements d'etat de connexion
Erreurs
Si des erreurs de synchronisation surviennent, elles apparaissent dans un panneau d'erreurs avec les details de ce qui s'est mal passe.
Onglets des etats financiers
Une fois connecte, des onglets supplementaires deviennent disponibles :
Onglet Compte de resultat
Affiche vos donnees de profits et pertes extraites de votre logiciel comptable :
- Ventilation des revenus
- Cout des marchandises vendues
- Charges d'exploitation
- Benefice net
Utilisez les controles de plage de dates pour selectionner la periode a consulter.
Onglet Bilan
Affiche votre situation financiere a un moment donne :
- Actifs (courants et immobilises)
- Passifs (courants et a long terme)
- Capitaux propres
Selectionnez la date pour consulter le bilan a cette date.
Onglet Flux de tresorerie
Affiche comment la tresorerie a circule dans votre entreprise :
- Tresorerie provenant des operations
- Tresorerie provenant des activites d'investissement
- Tresorerie provenant des activites de financement
- Variation nette de la tresorerie
Utilisez les controles de plage de dates pour selectionner la periode a analyser.
Bon a savoir : Ces etats extraient les donnees directement de votre logiciel comptable connecte. Ils refletent ce qui se trouve dans votre systeme comptable — si des donnees sont manquantes ou incorrectes la-bas, elles le seront ici aussi.
Fonctionnalites a venir
Les fonctionnalites suivantes sont prevues mais pas encore disponibles :
Planification de la synchronisation
Actuellement, la synchronisation est manuelle uniquement. Des planifications automatiques (toutes les heures, quotidiennes) seront disponibles dans une future mise a jour.
Notifications par e-mail
Les alertes par e-mail pour les erreurs et les completions de synchronisation ne sont pas encore disponibles. Vous pouvez verifier l'etat de la synchronisation manuellement dans l'onglet Vue d'ensemble.
Mappage des comptes
Le mappage personnalise des categories de transactions autoGMS vers votre plan comptable n'est pas encore disponible. L'integration utilise des mappages par defaut bases sur votre plateforme comptable.
Deconnecter votre logiciel de comptabilite
Si vous devez deconnecter :
- Dans l'onglet Vue d'ensemble de la page Comptabilite, cliquez sur Deconnecter.
- Une boite de dialogue de confirmation apparait pour vous avertir de la deconnexion.
- Cliquez sur Deconnecter pour confirmer.
Ce qui se passe :
- autoGMS cesse de synchroniser les donnees avec cette plateforme.
- Les onglets supplementaires (compte de resultat, bilan, flux de tresorerie) deviennent indisponibles.
- Vos donnees existantes dans le logiciel comptable ne sont PAS supprimees.
- Vous pouvez vous reconnecter a tout moment en reprenant le processus de configuration.
Depannage
"Connexion expiree" ou erreurs d'autorisation
Ce que cela signifie : Le jeton d'autorisation de votre logiciel comptable a expire.
Comment resoudre :
- Deconnectez la connexion actuelle.
- Reconnectez-vous en cliquant sur Commencer et en suivant le processus d'autorisation a nouveau.
Erreurs de synchronisation
Ce que cela signifie : Certains enregistrements n'ont pas pu etre synchronises.
Comment resoudre :
- Consultez la section Erreurs dans l'onglet Vue d'ensemble pour les details.
- Le message d'erreur indique ce qui s'est mal passe (par exemple, champ obligatoire manquant, enregistrement en double).
- Corrigez le probleme dans votre logiciel comptable.
- Cliquez sur Actualiser pour relancer la synchronisation.
Les indicateurs n'apparaissent pas
Ce que cela signifie : Votre logiciel comptable n'a peut-etre pas assez de donnees, ou la connexion est encore en cours d'initialisation.
Comment resoudre :
- Attendez quelques minutes que la synchronisation initiale se termine.
- Cliquez sur Actualiser pour verifier les mises a jour.
- Verifiez que des transactions sont saisies dans votre logiciel comptable.
"Sante de la synchronisation : Degradee" ou "En echec"
Ce que cela signifie : Plusieurs tentatives de synchronisation ont echoue.
Comment resoudre :
- Consultez la section Erreurs pour les raisons specifiques des echecs.
- Verifiez votre logiciel comptable pour tout probleme.
- Si les erreurs persistent, essayez de deconnecter puis de reconnecter.
Conseils et bonnes pratiques
-
Connectez-vous tot. Plus vous connectez votre logiciel comptable rapidement, plus vous aurez de donnees historiques disponibles.
-
Verifiez l'etat de la synchronisation regulierement. Meme avec une connexion saine, consultez les statistiques de synchronisation chaque semaine pour detecter les problemes en amont.
-
Gardez votre logiciel comptable a jour. Les donnees affichees dans autoGMS sont aussi fiables que celles de votre logiciel comptable.
-
Utilisez les onglets des etats financiers. Une fois connecte, les onglets Compte de resultat, Bilan et Flux de tresorerie vous donnent un acces rapide aux rapports financiers cles sans quitter autoGMS.
Questions frequentes
Est-ce que autoGMS ecrit des donnees dans mon logiciel comptable ?
Actuellement, l'integration est en lecture seule. autoGMS extrait les donnees de votre logiciel comptable mais n'y envoie pas de donnees. Les futures mises a jour pourraient ajouter des capacites d'ecriture.
Quelles donnees sont synchronisees ?
L'integration synchronise les donnees des etats financiers : revenus, depenses, actifs, passifs et comptes de capitaux propres. Les donnees au niveau des transactions individuelles peuvent varier selon la plateforme.
Mes donnees sont-elles securisees ?
Oui. L'integration utilise Rutter, une plateforme de donnees financieres securisee. Toutes les connexions utilisent l'authentification OAuth 2.0 et les donnees sont chiffrees en transit. autoGMS ne stocke jamais les identifiants de votre logiciel comptable.
Puis-je connecter plusieurs garages au meme compte comptable ?
Oui. Chaque garage peut etre connecte au meme compte de logiciel comptable. Les donnees sont associees au garage specifique.
Et si j'utilise un autre logiciel comptable ?
Actuellement, Xero, QuickBooks et Sage sont pris en charge. Si vous utilisez une autre plateforme, l'integration n'est pas disponible. Vous pouvez toujours utiliser les rapports financiers integres d'autoGMS (compte de resultat, balance agee, etc.) qui fonctionnent de maniere independante.
A quelle frequence les donnees sont-elles synchronisees ?
Actuellement, la synchronisation est manuelle uniquement. Cliquez sur Actualiser dans l'onglet Vue d'ensemble pour extraire les dernieres donnees. Des planifications automatiques seront disponibles dans une future mise a jour.
Reference rapide
| Je veux... | Aller ici | Faire ceci |
|---|---|---|
| Connecter un logiciel comptable | Comptabilite → Commencer | Selectionner la plateforme, autoriser |
| Verifier l'etat de connexion | Comptabilite → Vue d'ensemble | Consulter l'en-tete de connexion |
| Voir la sante de la synchronisation | Vue d'ensemble → Statistiques de synchronisation | Verifier les elements synchronises, les erreurs |
| Actualiser les donnees | Vue d'ensemble → bouton Actualiser | Extrait les dernieres donnees de la comptabilite |
| Voir le compte de resultat | Onglet Compte de resultat | Consulter le P&L de la comptabilite |
| Voir le bilan | Onglet Bilan | Consulter la situation financiere |
| Voir les flux de tresorerie | Onglet Flux de tresorerie | Consulter les mouvements de tresorerie |
| Voir l'historique de synchronisation | Vue d'ensemble → Historique de synchronisation | Consulter les evenements passes |
| Voir les erreurs de synchronisation | Vue d'ensemble → Erreurs | Consulter les synchronisations echouees |
| Deconnecter la plateforme | Vue d'ensemble → Deconnecter | Supprime la connexion |