Encaissements quotidiens
Apercu
La page Encaissements quotidiens est votre centre de commande de fin de journee pour suivre chaque paiement qui transite par votre garage. Pensez-y comme votre bande de caisse numerique -- elle vous montre exactement combien d'argent est entre, ventile par methode de paiement, heure et qui a traite chaque transaction.
Pourquoi c'est important :
A la fin de chaque journee, quelqu'un doit compter le tiroir-caisse, verifier les totaux du terminal de paiement et s'assurer que tout correspond. Sans rapport clair, ce processus est lent, source d'erreurs et frustrant. Les Encaissements quotidiens rassemblent tous les chiffres au meme endroit pour que vous puissiez rapprocher en minutes, pas en heures.
Ce que vous pouvez faire ici :
- Voir chaque paiement encaisse un jour donne
- Consulter les totaux ventiles par especes, carte, virement bancaire et avoir client
- Rechercher des paiements specifiques par nom de client ou numero de facture
- Exporter les encaissements du jour pour vos archives ou votre comptable
- Identifier les ecarts entre ce que le systeme affiche et ce qui se trouve dans votre tiroir
Comment acceder aux Encaissements quotidiens
- Connectez-vous a votre tableau de bord autoGMS.
- Dans la barre laterale, cliquez sur Finance.
- Selectionnez Encaissements quotidiens.
Vous arrivez sur la page Encaissements quotidiens, qui affiche par defaut les paiements du jour.
Bon a savoir : Les Encaissements quotidiens sont accessibles aux proprietaires de garage, administrateurs de garage, responsables et membres du personnel disposant de permissions financieres. Les techniciens n'ont pas acces a cette page.
Comprendre la mise en page
La page comporte un en-tete et deux panneaux.
Date et fleches de jour (en haut)
Le selecteur de date en haut choisit la periode : un jour ou une plage de jours. Quand un seul jour est choisi, les fleches jour precedent et jour suivant a cote du selecteur avancent ou reculent d'un jour. La fleche du jour suivant s'arrete au jour actuel de votre garage.
Le bouton Actualiser recharge les chiffres et Exporter les telecharge.
Encaisse (premier panneau)
L'en-tete du panneau affiche trois chiffres pour la periode :
| Chiffre | Ce qu'il affiche |
|---|---|
| Total encaisse | Le total de tous les paiements de la periode, remboursements deduits |
| Paiements | Le nombre de paiements enregistres et le nombre de factures concernees (par exemple, "19 sur 14 factures") |
| Paiement moyen | Le montant moyen par paiement |
Sous les chiffres, deux repartitions sont cote a cote :
- Par mode de paiement -- Especes, Carte, Virement bancaire, Lien de paiement et tout autre mode, chacun avec une barre de couleur, le nombre de paiements, le montant et sa part de l'argent encaisse.
- Par type -- Acompte, Paiement en cours et Paiement final, dans le meme format.
Les remboursements s'affichent entre parentheses et ne comptent ni dans la barre ni dans les parts. S'il n'y a aucun encaissement sur la periode, chaque repartition l'indique.
Paiements (second panneau)
Un tableau liste chaque paiement. Au-dessus :
- Les boutons de mode affichent les paiements d'un seul mode, avec un nombre sur chacun. Tous affiche tous les paiements.
- La recherche trouve un paiement par nom du client, telephone, plaque, vehicule, numero de facture, numero de rendez-vous ou service.
La ligne sous le tableau indique le nombre de paiements affiches et leur total. Les boutons de mode et la recherche ne changent que le tableau. Les chiffres et repartitions du haut couvrent toujours toute la periode.
Cliquez sur une ligne, ou sur son bouton Voir, pour ouvrir le detail de l'encaissement : le vehicule, le service et les sous-services, le mobile du client et le rendez-vous.
Lire le tableau des paiements
Ce que chaque colonne affiche
| Colonne | Ce qu'elle affiche |
|---|---|
| Voir | Ouvre le detail de l'encaissement |
| Heure | L'heure d'enregistrement du paiement. Pour une plage de dates, la colonne affiche la date avec l'heure dessous |
| Client | Le nom du client, avec son mobile dessous (ou son e-mail s'il n'a pas de numero) |
| Vehicule | La marque et le modele, avec la plaque dessous |
| Facture | Le numero de facture, avec le numero de rendez-vous dessous. Le numero de rendez-vous ouvre le rendez-vous |
| Service | Le service principal du rendez-vous |
| Mode | Comment le client a paye, avec la couleur du mode |
| Type | Acompte, Paiement en cours, Paiement final ou Remboursement |
| Montant | Le montant du paiement dans la devise de votre garage |
Trier le tableau
Cliquez sur un en-tete de colonne pour trier selon cette colonne. Cliquez a nouveau pour inverser l'ordre.
Sur un telephone
Sur un telephone, chaque paiement tient sur une ligne : l'heure, le client, le mode, la facture et la plaque, puis le montant et le type. Touchez une ligne pour ouvrir son detail.
Pagination
S'il y a beaucoup de paiements, le tableau est pagine. Utilisez les controles en bas pour changer de page.
Etape par etape : rapprochement de fin de journee
Voici le processus recommande pour cloturer votre journee.
Etape 1 : Selectionnez la date du jour
Ouvrez les Encaissements quotidiens et confirmez que vous consultez la date du jour. Le selecteur de date en haut doit afficher la date actuelle.
Etape 2 : Consultez la repartition par mode de paiement
Dans le panneau Encaisse, la repartition Par mode de paiement donne le total de chaque mode :
- Especes -- Doit correspondre aux especes dans votre tiroir physique (moins le fonds de caisse).
- Carte -- Doit correspondre au total affiche dans le rapport de fin de journee de votre terminal de paiement.
- Virement bancaire -- Comparez avec les confirmations de virement recues.
- Lien de paiement -- Comparez avec les paiements recus par lien.
Etape 3 : Examinez les ecarts
Si les chiffres ne correspondent pas :
- Cliquez sur le bouton du mode problematique au-dessus du tableau pour n'afficher que ses paiements.
- Examinez chaque transaction dans le tableau.
- Verifiez les paiements manquants -- une transaction a-t-elle ete enregistree sous la mauvaise methode ?
- Verifiez les doublons -- un paiement a-t-il ete enregistre deux fois ?
- Verifiez les remboursements -- les remboursements reduisent le total et peuvent expliquer un ecart.
Etape 4 : Notez les totaux
Une fois que tout correspond, enregistrez les totaux de la journee pour vos archives. Vous pouvez :
- Faire une capture d'ecran
- Exporter en CSV ou PDF
- Noter les chiffres dans votre journal quotidien
Etape 5 : Securisez les especes
Comptez vos especes physiques, mettez de cote le fonds de caisse pour demain et deposez ou mettez en securite le reste.
Exporter les donnees d'encaissement
Vous pouvez exporter les encaissements du jour pour vos archives ou pour les transmettre a votre comptable.
Comment exporter
- Assurez-vous d'avoir selectionne la bonne date.
- Cliquez sur le bouton Exporter dans le coin superieur droit de la page.
- Choisissez votre format :
- CSV -- Un fichier tableur que vous pouvez ouvrir dans Excel, Google Sheets ou tout programme similaire. Ideal pour l'analyse ou l'import dans un logiciel comptable.
- PDF -- Un rapport formate et imprimable. Ideal pour l'archivage ou le partage comme document.
L'export inclut tous les paiements du jour selectionne, ainsi que les totaux de synthese.
Ce que l'export contient
- Date du rapport
- Totaux de synthese par methode de paiement
- Liste complete des transactions avec heure, numero de facture, nom du client, montant, methode de paiement et membre du personnel
- Total general
Bon a savoir : Les exports respectent vos filtres actifs. Si vous avez filtre pour afficher uniquement les paiements en especes, l'export ne contiendra que les paiements en especes. Pour tout exporter, effacez d'abord tous les filtres.
Consulter les encaissements passes
Les Encaissements quotidiens ne sont pas reserves a aujourd'hui. Vous pouvez consulter les encaissements de n'importe quel jour passe.
Comment selectionner une date passee
- Cliquez sur le selecteur de date en haut de la page.
- Un calendrier s'ouvre. Cliquez sur la date que vous souhaitez consulter.
- La page se rafraichit pour afficher les paiements de ce jour.
Utilisez les fleches gauche et droite a cote de la date pour avancer ou reculer d'un jour a la fois.
Cas d'utilisation des donnees historiques
- Rapprochement de fin de mois -- Passer en revue les encaissements de chaque jour du mois.
- Resolution de litiges -- Retrouver un paiement specifique lorsqu'un client conteste un montant.
- Audit -- Fournir des pieces justificatives a votre comptable ou auditeur.
- Evaluation du personnel -- Voir quel membre du personnel a traite les paiements un jour donne.
Comprendre les methodes de paiement
Especes
Argent liquide remis par le client. Votre systeme enregistre le montant, mais vous devez manipuler et securiser physiquement les especes.
Conseil de rapprochement : Comptez votre tiroir en fin de journee et comparez avec le total Especes. N'oubliez pas de soustraire votre fonds de caisse.
Carte
Carte de credit, carte de debit ou paiement sans contact traite via votre terminal de paiement.
Conseil de rapprochement : Lancez un rapport de fin de journee (reglement) sur votre terminal de paiement et comparez-le au total Carte dans les Encaissements quotidiens.
Virement bancaire
Un paiement effectue par le client directement sur votre compte bancaire. Souvent utilise pour les factures importantes ou les comptes professionnels.
Conseil de rapprochement : Verifiez votre releve bancaire ou votre portail bancaire en ligne pour les virements recus.
Avoir client
Paiement applique a partir du solde du compte client. Il s'agit d'argent que le client avait deja depose chez vous (par exemple, un prepaiement ou un acompte pour des travaux futurs).
Conseil de rapprochement : Les avoirs clients n'impliquent pas d'echange d'argent le jour meme -- il s'agit simplement d'appliquer des fonds recus precedemment. Aucun rapprochement physique n'est necessaire, mais vous pouvez consulter l'historique du compte client.
Et si quelque chose ne correspond pas ?
Les ecarts arrivent. Voici comment resoudre les problemes courants.
Le total Especes est trop eleve
Causes possibles :
- Un paiement a ete enregistre en especes alors qu'il aurait du etre en carte ou virement bancaire.
- Un remboursement a ete traite dans le systeme mais les especes n'ont pas ete physiquement rendues au client.
Action : Filtrez par Especes, examinez chaque transaction et recherchez tout ce qui semble incorrect. Modifiez ou annulez la transaction incorrecte si vous en avez la permission, ou contactez votre responsable.
Le total Especes est trop bas
Causes possibles :
- Un paiement en especes a ete recu mais pas enregistre dans le systeme.
- Un paiement a ete enregistre en carte ou virement bancaire alors qu'il aurait du etre en especes.
Action : Verifiez vos factures pour celles encore marquees "impayees" qui auraient du etre payees en especes. Examinez les transactions du jour pour celles enregistrees sous la mauvaise methode.
Le total Carte ne correspond pas au terminal
Causes possibles :
- Une transaction par carte a ete refusee mais enregistree comme payee.
- Un remboursement a ete traite sur le terminal de paiement mais pas enregistre dans autoGMS.
- Une transaction est en attente sur le terminal et n'a pas encore ete reglee.
Action : Comparez transaction par transaction si necessaire. Lancez un rapport detaille depuis votre terminal de paiement montrant chaque transaction individuelle, et faites correspondre avec les paiements Carte dans les Encaissements quotidiens.
Je ne trouve pas un paiement specifique
- Assurez-vous d'avoir selectionne la bonne date. Les paiements sont affiches a la date de leur enregistrement, qui peut differer de la date de facturation.
- Effacez tous les filtres pour vous assurer de voir tous les paiements.
- Recherchez par numero de facture ou nom de client.
- Si le paiement est toujours introuvable, il n'a peut-etre pas encore ete enregistre. Verifiez la facture pour connaitre son statut de paiement.
Conseils et bonnes pratiques
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Rapprochez quotidiennement. Ne laissez pas les jours s'accumuler. Le rapprochement quotidien garde les problemes petits et faciles a corriger.
-
Rapprochez a heure fixe. Choisissez un horaire (par exemple, 30 minutes avant la fermeture) et faites-le a la meme heure chaque jour. Cela cree une habitude et garantit que rien n'est oublie.
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Utilisez les filtres. Lorsque vous rapprochez une caisse ou un terminal specifique, filtrez par cette methode de paiement. Il est beaucoup plus facile de faire correspondre 15 transactions en especes que de parcourir 50 transactions mixtes.
-
Examinez les ecarts immediatement. Il est beaucoup plus facile de se souvenir de ce qui s'est passe plus tot dans la journee que de le decouvrir une semaine plus tard.
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Exportez pour vos archives. Meme si vous utilisez un logiciel comptable, conservez des exports PDF comme documentation de secours. Ils sont faciles a stocker et a partager.
-
Sachez a qui demander. La colonne "Traite par" vous indique qui a enregistre chaque paiement. Si quelque chose semble incorrect, commencez par interroger cette personne.
-
Formez votre equipe. Assurez-vous que tous ceux qui manipulent des paiements savent comment les enregistrer correctement dans autoGMS. Les erreurs proviennent souvent de processus inconsistants.
Questions frequentes
Quel fuseau horaire utilise la colonne Heure ?
La colonne Heure utilise le fuseau horaire configure pour votre garage. Toutes les heures affichees sont locales a votre garage.
Puis-je modifier ou supprimer un paiement depuis cette page ?
Non. Les Encaissements quotidiens sont une vue en lecture seule a des fins de rapprochement. Pour modifier ou annuler un paiement, allez a la facture d'origine et effectuez la modification la-bas. La mise a jour sera refletee dans les Encaissements quotidiens.
Pourquoi un paiement apparait-il a une date differente de la facture ?
Les paiements sont listes a la date de leur enregistrement, pas a la date de creation de la facture. Si une facture a ete creee lundi mais payee mercredi, le paiement apparait dans les encaissements du mercredi.
Et si un client paie une partie de la facture ?
Les paiements partiels sont enregistres comme des transactions individuelles. Vous pourriez voir le meme numero de facture apparaitre plusieurs fois si le client a effectue plusieurs paiements.
Puis-je voir les paiements de tous mes garages dans une seule vue ?
Non. Les Encaissements quotidiens affichent les paiements d'un seul garage a la fois. Si vous gerez plusieurs garages, basculez vers chaque garage individuellement pour consulter ses encaissements.
Jusqu'a quand puis-je consulter les donnees historiques ?
Vous pouvez consulter les donnees d'encaissement pour n'importe quelle date depuis que votre garage a commence a utiliser autoGMS. Il n'y a pas de limite.
Puis-je imprimer le rapport d'encaissement ?
Oui. Exportez en PDF puis imprimez le PDF. Le PDF est formate pour du papier A4 ou Letter.
Que se passe-t-il si un paiement est rembourse apres le rapprochement ?
Le remboursement apparaitra comme une transaction separee le jour de son traitement. Il s'affichera comme un montant negatif et reduira les totaux de ce jour.
Qui peut acceder aux Encaissements quotidiens ?
Les proprietaires de garage, administrateurs de garage, responsables et tout membre du personnel disposant de permissions financieres peuvent acceder aux Encaissements quotidiens. Les techniciens n'ont pas acces a cette page.
Cette page affiche-t-elle les paiements en ligne ?
Oui. Les paiements effectues via Stripe ou d'autres processeurs de paiement en ligne apparaissent ici, generalement sous la methode de paiement Carte.
Reference rapide
| Je veux... | Aller ici | Faire ceci |
|---|---|---|
| Voir les encaissements du jour | Barre laterale → Encaissements quotidiens | Affiche le jour en cours par defaut |
| Voir un autre jour | Selecteur de date en haut | Selectionner la date |
| Voir le total encaisse | Panneau Encaisse → Total encaisse | Affiche le total de la periode |
| Voir le total par mode | Par mode de paiement | Especes, Carte, Virement bancaire, Lien de paiement |
| Filtrer par mode de paiement | Boutons de mode au-dessus du tableau | Cliquer sur Especes, Carte, etc. |
| Rechercher un paiement | Recherche au-dessus du tableau | Client, telephone, plaque ou facture |
| Voir les details d'un paiement | Ligne de transaction → cliquer | Affiche les details complets |
| Exporter en PDF | Exporter → PDF | Telecharge un rapport formate |
| Exporter en CSV | Exporter → CSV | Telecharge un tableur |
| Aller au jour suivant | Fleche jour suivant | Avance d'un jour |
| Aller au jour precedent | Fleche jour precedent | Recule d'un jour |
| Rafraichir les donnees | Bouton Rafraichir | Recharge les donnees du jour |