Entrepôt central
L'Entrepôt central fournit à l'organisation un stock partagé dans lequel les garages peuvent puiser. Le modèle est simple :
- l'entrepôt alimente les garages ;
- les garages alimentent les interventions.
L'entrepôt est un espace de stock interne à l'organisation, et non un garage normal destiné aux réservations quotidiennes.
Activation et accès
- Ouvrez les Paramètres de l'organisation.
- Activez Entrepôt central.
- Choisissez si le stock actuel doit être déplacé vers l'entrepôt pendant la configuration.
Après activation, l'onglet Entrepôt affiche le stock partagé et l'onglet Transferts gère les demandes entre les sites.
L'espace Entrepôt est réservé au propriétaire enregistré de l'organisation, à un administrateur enregistré de l'organisation ou à un administrateur de la plateforme. Un propriétaire ou administrateur limité à un garage n'obtient pas cet espace par son seul rôle ; il demande et réceptionne le stock de l'entrepôt depuis le flux Inventaire de son garage.
Si vous déplacez du stock pendant la configuration, autoGMS déplace uniquement la quantité disponible. Les quantités réservées ou nécessaires aux interventions restent dans le garage afin de ne pas perturber le travail en cours.
Si vous désactivez l'Entrepôt central par la suite, les flux d'entrepôt sont arrêtés mais le stock est conservé. Une réactivation réutilise la configuration existante lorsque cela est possible.
Où apparaissent les demandes ?
- Organisation > Transferts est la file principale pour tous les sites que l'utilisateur peut consulter.
- Dans l'inventaire d'un garage, Mouvement de stock > Gérer les transferts ouvre le même espace filtré sur ce garage.
- Actifs contient les demandes en attente, prêtes à expédier et en transit.
- Historique contient les transferts reçus, refusés et annulés.
- Tous les transferts combine les éléments actifs et l'historique.
- La cloche de notifications ouvre le transfert exact, même après lecture de la notification.
Conditions de création d'un transfert
Un transfert peut être créé uniquement si toutes les conditions suivantes sont remplies :
- la Gestion de l'inventaire est activée pour l'organisation ;
- la source et la destination sont deux sites différents de la même organisation ;
- le demandeur a accès à l'Inventaire du garage destinataire ;
- l'article sélectionné appartient au site source ;
- la source possède assez de stock disponible ; le stock réservé ne peut pas être demandé une seconde fois ;
- la quantité est positive. Les unités comptables exigent des nombres entiers ; les unités mesurées comme les litres, kilogrammes, mètres et gallons acceptent les décimales ;
- un motif de 5 à 500 caractères est fourni ;
- l'organisation n'a pas atteint la limite mensuelle de son forfait.
Le droit de demander du stock est distinct du droit d'approuver, d'expédier ou de réceptionner.
| Action | Qui peut l'effectuer ? |
|---|---|
| Créer une demande | Un utilisateur ayant accès à l'Inventaire du garage destinataire |
| Approuver ou refuser | Un responsable du site source |
| Expédier | Un responsable du site source après approbation |
| Réceptionner | Un responsable du site destinataire après expédition |
| Annuler pendant l'attente | Le demandeur ou un propriétaire/administrateur de l'organisation |
| Gérer tous les sites | Le propriétaire ou administrateur enregistré de l'organisation, ou un administrateur de la plateforme |
Les propriétaires, administrateurs et responsables de garage agissent uniquement sur les sites qu'ils gèrent et lorsque leur accès à la page Inventaire l'autorise. Le nom d'un rôle ne donne pas, à lui seul, un contrôle sur toute l'organisation.
L'Entrepôt central est géré au niveau de l'organisation. Un responsable de garage peut demander du stock pour une destination autorisée et le réceptionner dans ce garage, mais il n'hérite pas du droit d'approuver ou d'expédier au nom de l'entrepôt. Le propriétaire ou administrateur enregistré de l'organisation, ou un administrateur de la plateforme, gère le côté entrepôt.
Retirer du stock vers un garage
Depuis l'inventaire du garage, choisissez Mouvement de stock > Retirer de l'entrepôt, puis sélectionnez l'article et la quantité.
- Si vous gérez l'entrepôt et le garage destinataire, le retrait est terminé immédiatement.
- Si vous ne gérez pas les deux sites, autoGMS crée une demande de transfert au lieu de déplacer le stock directement.
Pour une demande, le responsable de la source approuve ou refuse, puis marque le transfert comme Expédié. Le stock source est déduit à l'expédition. Le responsable du garage destinataire confirme la Réception, ce qui augmente le stock de destination.
Un bouton Retirer peut également apparaître sur une ligne de stock faible lorsque l'entrepôt dispose de la quantité nécessaire.
Statuts et moment du mouvement de stock
| Statut | Signification | Effet sur le stock |
|---|---|---|
| En attente d'approbation | L'équipe source doit approuver ou refuser. | Aucun stock n'est réservé ou déplacé. |
| Prêt à expédier | La demande est approuvée. | La quantité est réservée à la source afin d'éviter une double promesse. |
| En transit | La source a confirmé l'expédition physique. | Le stock source est déduit et la réservation source est libérée ; le stock de destination n'augmente pas encore. |
| Reçu | La destination a confirmé l'arrivée physique. | Le stock de destination augmente et le transfert est terminé. |
| Refusé | La source a refusé une demande en attente. | Aucun stock ne bouge. |
| Annulé | Le demandeur ou un responsable de l'organisation a annulé une demande en attente. | Aucun stock ne bouge. |
Ne cliquez pas sur Recevoir avant l'arrivée physique des pièces. La réception est le moment où la quantité de destination est comptabilisée.
Si un article destinataire correspondant existe clairement, autoGMS lui ajoute la quantité. S'il n'existe aucun article approprié, autoGMS en crée un à partir des informations de l'article source. Si plusieurs articles destinataires sont des correspondances plausibles, la réception est bloquée jusqu'à la résolution des doublons.
Approbation automatique et retrait immédiat
Une demande ne commence pas toujours en Attente d'approbation :
- si le demandeur gère la source et la destination, autoGMS approuve automatiquement et réserve le stock ;
- si la source est l'Entrepôt central, que l'utilisateur gère les deux sites et utilise le retrait immédiat, le mouvement se termine en une étape ;
- la finalisation immédiate n'est pas disponible pour un transfert normal entre deux garages ;
- si l'utilisateur ne gère pas les deux sites, le retrait d'entrepôt devient une demande d'approbation normale.
C'est pourquoi un propriétaire d'organisation peut voir une nouvelle demande directement en Prêt à expédier, alors qu'un autre utilisateur la voit en Attente d'approbation.
Suivi et autorisations
Ouvrez Organisation > Transferts pour voir les demandes actives, l'historique et les demandes de plus de 24 heures. Les propriétaires et administrateurs de l'organisation gèrent tous les sites. Les propriétaires, administrateurs et responsables d'un garage agissent sur les sites qu'ils gèrent. Les autres utilisateurs de l'inventaire peuvent uniquement demander du stock pour les garages auxquels ils ont accès.
Des notifications apparaissent lors d'une demande d'approbation, d'une approbation, d'une expédition, d'un refus, d'une annulation ou d'une réception. Chaque notification ouvre le transfert concerné. Un responsable de garage reçoit ces alertes uniquement s'il conserve l'accès à la page Inventaire ; les propriétaires et administrateurs de l'organisation continuent de recevoir les alertes opérationnelles de l'organisation.
Le demandeur cesse de recevoir les détails ultérieurs du transfert si son compte devient inactif ou s'il perd l'accès à la page Inventaire du garage destinataire.
La page Transferts affiche aussi l'utilisation du mois par rapport à la limite du forfait de l'organisation. Les nouvelles demandes s'arrêtent à la limite et reprennent au prochain mois civil UTC.
L'ordre de priorité est : Urgente, Haute, Normale, Basse. La priorité change l'ordre de la file et l'importance de la notification, mais elle ne contourne ni l'approbation ni les autorisations.
La carte Plus de 24 h compte les demandes actives créées depuis plus de 24 heures. Il s'agit d'un indicateur d'attention, pas d'un nouveau statut ni d'une escalade automatique.
La recherche peut trouver un article, un SKU, un garage, un demandeur ou un motif. Les filtres et l'identifiant du transfert restent dans l'URL, ce qui permet de partager une vue filtrée ou un lien exact.
La carte Ce mois-ci compte toutes les demandes créées pendant le mois civil UTC en cours, y compris celles qui sont ensuite reçues, refusées ou annulées.
Retrait pendant l'affectation à une intervention
Si le garage manque de stock mais que l'entrepôt possède un article correspondant, autoGMS peut retirer la quantité manquante et l'affecter à l'intervention en une seule étape. Le stock du garage est utilisé en premier, puis seul le manque est retiré de l'entrepôt.
Exemple : le garage possède 2 filtres, l'entrepôt en possède 10 et l'intervention en demande 4. autoGMS utilise les 2 filtres du garage, retire seulement 2 filtres de l'entrepôt, puis affecte les 4 filtres.
Si la correspondance d'article est ambiguë ou si le stock total est insuffisant, l'action est bloquée et l'utilisateur doit effectuer un retrait manuel ou réduire la quantité.
Notifications de transfert
- L'équipe source reçoit la demande d'approbation.
- L'équipe de destination et le demandeur reçoivent les mises à jour d'approbation et d'expédition.
- Les équipes concernées reçoivent les résultats de réception, refus ou annulation dans le garage approprié.
- Une demande urgente utilise une notification de haute priorité.
- La lecture d'une notification ne supprime pas son lien vers le transfert.
Commandes fournisseur et entrepôt
La réception des bons de commande est actuellement liée à l'inventaire d'un garage. Réceptionnez le bon de commande dans le garage concerné, puis utilisez le déplacement de configuration ou un transfert contrôlé pour placer le stock dans l'Entrepôt central.
Dépannage
« L'entrepôt n'est pas configuré pour cette organisation »
- Ouvrez les Paramètres de l'organisation et activez l'Entrepôt central.
- Enregistrez, puis actualisez l'espace de l'organisation.
« Stock disponible insuffisant »
- Vérifiez la quantité disponible, pas seulement la quantité en stock.
- Une partie du stock peut être réservée par un transfert approuvé.
- Réduisez la quantité ou terminez d'abord le transfert existant.
La demande est passée directement à « Prêt à expédier »
C'est normal lorsque le demandeur gère la source et la destination : autoGMS approuve automatiquement et réserve la quantité.
L'action Approuver, Expédier ou Recevoir n'apparaît pas
Vérifiez les trois niveaux suivants :
- la Gestion de l'inventaire est activée pour l'organisation ;
- l'utilisateur a accès à la page Inventaire du garage concerné ;
- l'utilisateur gère la source pour approuver/expédier ou la destination pour réceptionner ;
- le statut actuel permet l'action.
Je ne peux pas annuler ou refuser un transfert approuvé
L'annulation et le refus sont disponibles uniquement en Attente d'approbation. Arrêtez le mouvement physique et contactez un administrateur de l'organisation ou le support autoGMS avant la réception. Si le transfert a déjà été reçu, créez un transfert correctif dans l'autre sens plutôt que d'ajuster manuellement le stock.
La réception échoue à cause de plusieurs articles correspondants
- Ne choisissez pas un article au hasard.
- Corrigez les doublons d'articles, de SKU, de codes-barres ou de références dans la destination.
- Réessayez lorsque la correspondance est unique.
Questions fréquentes
L'Entrepôt central est-il un autre garage ?
Pas dans l'usage quotidien. Il s'agit d'un espace de stock partagé et non d'un garage normal de réservation.
Quand le stock est-il réellement déduit de la source ?
L'approbation réserve la quantité. L'expédition déduit le stock source et libère cette réservation. La quantité de destination augmente lors de la confirmation Recevoir.
Le demandeur peut-il annuler après l'approbation ?
Non. L'annulation est disponible uniquement pendant l'attente d'approbation.
Une priorité Urgente contourne-t-elle l'approbation ?
Non. Elle change seulement l'ordre de la file et la priorité de la notification.
Pourquoi ma demande a-t-elle sauté l'approbation ?
Le demandeur gère la source et la destination ; autoGMS l'a donc approuvée automatiquement. Un retrait d'entrepôt admissible peut également se terminer immédiatement.
Un responsable de garage peut-il approuver ou expédier une demande de l'Entrepôt central ?
Pas simplement parce qu'il gère un garage. Il peut demander du stock pour un garage autorisé et le réceptionner dans ce garage. L'approbation et l'expédition côté entrepôt appartiennent au propriétaire ou administrateur enregistré de l'organisation, ou à un administrateur de la plateforme.
Peut-on transférer entre deux organisations ?
Non. Les deux sites doivent appartenir à la même organisation.
Peut-on transférer une quantité décimale ?
Oui, pour les unités mesurées. Les unités comptables comme les pièces, lots, rouleaux, bouteilles et tubes exigent des nombres entiers. Les unités mesurées comme les litres, kilogrammes, mètres et gallons acceptent les décimales.
Que se passe-t-il si l'article n'existe pas dans la destination ?
autoGMS crée l'article destinataire à partir des informations de la source lors de la réception. Si plusieurs correspondances existent, la réception est bloquée jusqu'à leur résolution.
Les demandes refusées ou annulées comptent-elles dans la limite mensuelle ?
Oui. La limite compte chaque demande créée pendant le mois UTC en cours, quel que soit son statut final.
Faut-il corriger un transfert reçu avec un ajustement manuel ?
Préférez un transfert correctif dans le sens inverse. Le parcours conserve ainsi la source, la destination, les utilisateurs et les quantités dans la même piste d'audit.