Lead Tracker
Apercu
Le Lead Tracker est l'endroit ou vous gerez chaque demande qui arrive dans votre garage avant qu'elle ne devienne une reservation. Il vous offre un pipeline structure pour capturer les leads, suivre les relances et convertir les demandes en clients et reservations sans perdre personne en cours de route.
Pourquoi est-ce important ? La plupart des garages recoivent des demandes de nombreux canaux -- appels telephoniques, messages WhatsApp, visites sans rendez-vous, reseaux sociaux, publicites en ligne -- et il est facile que des leads passent entre les mailles du filet. Le Lead Tracker garde chaque demande visible, attribue un responsable, suit les dates de relance et signale les leads qui necessitent une attention.
Fonctionnalite en beta -- Le Lead Tracker est actuellement en beta. Les fonctionnalites de base sont stables, mais vous pourriez rencontrer quelques imperfections pendant que nous continuons a affiner l'experience. Si vous souhaitez l'essayer ou avez des retours, contactez support@myautogms.com et nous l'activerons pour votre garage.
Capacites principales :
- Capturer des leads manuellement ou en importer jusqu'a 500 a la fois depuis un fichier CSV
- Suivre chaque lead a travers 8 etapes du pipeline, de Nouveau a Gagne ou Perdu
- Attribuer des leads a des membres de l'equipe pour la responsabilisation
- Planifier et consigner des relances avec des notes
- Signaler automatiquement les leads inactifs et les relances en retard
- Convertir des leads en fiches clients, reservations ou devis sans ressaisir les donnees
- Filtrer et rechercher par nom, telephone, e-mail, service recherche et notes
- Mettre a jour en masse les etapes, les attributions ou supprimer des leads par lots (bureau)
Comment y acceder
- Depuis votre tableau de bord, ouvrez le menu de la barre laterale et selectionnez votre garage.
- Naviguez vers Lead Tracker dans le menu du garage.
- Vous arriverez sur la page du Lead Tracker, qui affiche des cartes de statistiques en haut et un tableau de tous les leads en dessous.
Le tableau de bord des leads
Cartes de statistiques
Le haut de la page affiche une rangee de cartes de statistiques cliquables. Cliquer sur une carte filtre le tableau des leads pour n'afficher que les leads correspondant a cette categorie.
| Carte | Ce qu'elle affiche |
|---|---|
| Total des leads | Nombre de tous les leads du garage |
| Nouveau | Leads qui viennent d'arriver et n'ont pas ete contactes |
| Contacte | Leads que vous avez contactes |
| Devis envoye | Leads ayant recu un devis |
| Relance | Leads marques pour relance |
| Reserve | Leads convertis en reservation |
| En retard | Leads dont la date de relance est depassee |
| Gagne | Leads convertis avec succes en clients |
| Perdu | Leads non convertis |
La carte active est mise en surbrillance. Cliquez sur une autre carte pour changer le filtre, ou cliquez sur Total des leads pour effacer le filtre et tout afficher.
Tableau des leads
Le tableau affiche une ligne par lead avec ces colonnes :
| Colonne | Ce qu'elle affiche |
|---|---|
| Lead | Nom, numero de telephone et vehicule (si fourni) |
| Etape | Etape actuelle du pipeline (cliquable pour changer en ligne) |
| Detail | Libelles de statut tels que "Reservation creee", "Client lie" ou raison de perte |
| Relance | Date et heure de la prochaine relance, plus un indicateur de statut (En retard, Aujourd'hui, A venir) et un indicateur d'inactivite si applicable |
| Service | Service recherche et type de demande |
| Responsable | Membre de l'equipe attribue (cliquable pour reattribuer en ligne) |
| Source | D'ou vient le lead, plus si un devis a ete enregistre |
| Cree | Depuis combien de temps le lead a ete cree, avec la date exacte en dessous |
Sur mobile, le tableau bascule en disposition cartes pour une lecture plus facile.
Recherche et filtrage
Utilisez la barre de recherche pour trouver des leads par nom, numero de telephone, e-mail, service recherche ou notes. La recherche se met a jour au fur et a mesure de la saisie avec un court delai.
Des filtres supplementaires sont disponibles :
| Filtre | Options |
|---|---|
| Responsable | Tout responsable, Non attribue ou un membre de l'equipe specifique |
| Source | L'une des 16 sources de leads (Telephone, Visite, WhatsApp, Site web, etc.) |
Vous pouvez combiner la barre de recherche avec les filtres. Cliquez sur Reinitialiser pour effacer tous les filtres et revenir a la vue par defaut.
Actions en masse
Sur bureau, vous pouvez selectionner plusieurs leads en utilisant les cases a cocher sur le cote gauche du tableau. Avec des leads selectionnes, trois actions en masse apparaissent :
- Attribuer la selection -- attribuer tous les leads selectionnes a un membre de l'equipe ou les marquer comme non attribues
- Changer l'etape -- deplacer tous les leads selectionnes vers une etape specifique
- Supprimer la selection -- supprimer definitivement tous les leads selectionnes (necessite une confirmation)
La selection en masse n'est pas disponible sur mobile.
Actions par ligne
Chaque ligne de lead dispose de boutons d'action :
- Ouvrir -- naviguer vers la page de detail du lead
- Convertir -- convertir le lead en fiche client (masque si deja converti, perdu ou indesirable)
- Supprimer -- supprimer definitivement le lead (necessite une confirmation)
Etapes du lead
Chaque lead progresse a travers un pipeline de 8 etapes :
| Etape | Ce qu'elle signifie |
|---|---|
| Nouveau | Le lead vient d'arriver. Aucun contact n'a encore ete etabli. |
| Contacte | Vous avez contacte le lead (telephone, WhatsApp, e-mail, etc.). |
| Devis envoye | Un prix ou un devis a ete fourni au lead. |
| Relance | Le lead necessite une action de relance a une date ulterieure. |
| Reserve | Le lead a ete converti en reservation. |
| Gagne | Le lead est devenu un client avec succes. |
| Perdu | Le lead n'a pas ete converti. Vous pouvez enregistrer une raison lors du marquage comme perdu. |
| Indesirable | Le lead n'est pas une demande authentique (spam, mauvais numero, etc.). |
Vous pouvez changer l'etape d'un lead depuis plusieurs endroits :
- La colonne Etape dans le tableau des leads (cliquez pour ouvrir le selecteur d'etape)
- Le menu deroulant Etape dans l'en-tete de la page de detail du lead
- Les actions en masse pour changer l'etape de plusieurs leads a la fois
Les leads a l'etape "Nouveau" qui n'ont pas change d'etape depuis plus de 2 jours sont signales comme inactifs. C'est un rappel visuel pour relancer ou mettre a jour l'etape.
Ajouter un nouveau lead
- Cliquez sur Ajouter un lead en haut de la page des leads.
- La boite de dialogue d'ajout de lead s'ouvre avec trois sections.
Section 1 : Details du lead
| Champ | Obligatoire | Description |
|---|---|---|
| Prenom | Oui | Le prenom du lead |
| Nom de famille | Non | Le nom de famille du lead |
| Telephone | Oui | Numero de contact avec selecteur d'indicatif pays |
| Non | Adresse e-mail | |
| Attribue a | Non | Membre de l'equipe responsable de ce lead |
Section 2 : Vehicule et service
| Champ | Description |
|---|---|
| Annee | Annee du vehicule (ex. 2022) |
| Marque | Fabricant du vehicule (ex. Toyota) |
| Modele | Modele du vehicule (ex. Camry) |
| Type | Berline, SUV, Camion, Sport, Fourgon, Bus, Moto ou Autre |
| Plaque d'immatriculation | Numero d'immatriculation du vehicule |
| VIN | Numero d'identification du vehicule |
| Pays | Pays d'immatriculation |
| Montant du devis | Prix estime. Suggere automatiquement lorsqu'un service et un type de vehicule sont selectionnes ensemble. |
| Service recherche | Selectionnez depuis le catalogue de services de votre garage, ou saisissez un nom de service personnalise |
Section 3 : Routage et relance
| Champ | Description |
|---|---|
| Source | D'ou vient le lead (voir la liste des sources ci-dessous) |
| Type de demande | Comment le lead a pris contact (Demande de service, Demande de devis, Visite, Appel telephonique, Formulaire en ligne, Recommandation ou Autre) |
| Prochaine relance | Date et heure de la prochaine relance |
| Notes | Tout contexte supplementaire sur la demande |
- Cliquez sur Enregistrer pour creer le lead.
Seuls le Prenom et le Telephone sont obligatoires. Remplissez ce que vous avez -- vous pourrez toujours ajouter plus de details ulterieurement en modifiant le lead.
Sources de leads
Le champ Source propose 16 options : Telephone, Visite, WhatsApp, Site web, Reseaux sociaux, Recommandation, Google Ads, E-mail, Instagram, TikTok, Dubizzle, CarSwitch, Bouche a oreille, Club automobile, Recommandation assurance et Autre.
Importer des leads
Pour importer des leads en masse depuis un tableur ou un autre systeme, utilisez l'outil d'import CSV.
- Sur la page des leads, cliquez sur la fleche deroulante a cote du bouton Ajouter un lead, puis selectionnez Importer des leads.
Etape 1 : Telechargement
- Telechargez le modele d'abord si vous souhaitez un fichier CSV pret a l'emploi avec les en-tetes de colonnes corrects et des lignes d'exemple.
- Glissez-deposez un fichier CSV sur la zone de telechargement, ou cliquez pour parcourir vos fichiers.
- Le fichier doit etre au format CSV, inferieur a 5 Mo, avec un maximum de 500 lignes.
- La premiere ligne doit contenir les en-tetes de colonnes. Chaque lead necessite au minimum un nom et un numero de contact.
Etape 2 : Verification
Apres le telechargement, l'importateur affiche vos colonnes CSV et tente de les associer automatiquement en fonction des noms d'en-tetes.
Vous pouvez ajuster l'association manuellement. Les champs disponibles sont :
| Champ | Obligatoire |
|---|---|
| Nom complet | Oui (ou Prenom) |
| Prenom | Oui (ou Nom complet) |
| Nom de famille | Non |
| Numero de contact | Oui |
| Non | |
| Source | Non |
| Service recherche | Non |
| Type de demande | Non |
| Notes | Non |
Toute colonne dont vous n'avez pas besoin peut etre regle sur Ignorer cette colonne.
Options d'import :
- Etape par defaut -- chaque lead importe demarre a cette etape. Choisissez parmi Nouveau, Contacte, Devis envoye ou Relance.
- Ignorer les numeros de telephone en double -- recommande. Cela empeche l'import de leads qui existent deja avec le meme numero de contact.
Un apercu des 5 premiers leads apparait pour que vous puissiez verifier que les donnees sont correctes avant de valider.
Etape 3 : Resultats
Une fois l'import termine, vous voyez un resume :
- Crees -- nombre de leads importes avec succes
- Ignores -- nombre de leads ignores (doublons ou champs obligatoires manquants), avec les details par ligne
- Erreurs -- nombre de leads dont l'import a echoue, avec les details des erreurs
Cliquez sur Termine pour fermer la boite de dialogue et revenir au tableau des leads.
La page de detail du lead
Cliquez sur Ouvrir sur n'importe quelle ligne de lead (ou cliquez sur la ligne elle-meme) pour ouvrir la page de detail complete.
En-tete
L'en-tete affiche le nom, le numero de telephone et l'e-mail du lead. Sous le nom, vous trouverez :
- Un menu deroulant Etape pour changer l'etape actuelle du lead
- Des boutons d'action qui changent selon l'etat du lead :
- Convertir en client -- disponible quand le lead n'a pas encore ete converti et n'est pas Perdu ou Indesirable
- Creer une reservation -- disponible apres la conversion du lead en client
- Creer un devis -- disponible apres la conversion du lead en client
- Modifier -- ouvre la boite de dialogue de modification
Des bannieres de statut apparaissent sous l'en-tete si necessaire :
- Une banniere raison de perte si le lead est marque comme Perdu
- Un avertissement lead inactif si le lead est a l'etape "Nouveau" depuis plus de 2 jours
- Une banniere converti avec un lien vers la fiche client apres conversion
Onglet Vue d'ensemble
L'onglet Vue d'ensemble affiche trois cartes :
- Details du lead -- coordonnees, source, type de demande, montant du devis, responsable attribue et dates
- Vehicule -- annee, marque, modele, type, plaque d'immatriculation, VIN et pays
- Fiches liees -- liens vers la fiche client, la reservation ou le devis crees a partir de ce lead
Onglet Activite
L'onglet Activite affiche deux cartes :
- Relance et notes -- consigner les interactions de relance, definir la prochaine date de relance et ajouter des notes horodatees. Les dates de relance affichent un indicateur de statut : En retard (en souffrance), Aujourd'hui ou A venir.
- Historique des etapes -- une chronologie de chaque changement d'etape par lequel le lead est passe, indiquant qui a effectue le changement et quand.
Modifier un lead
Cliquez sur Modifier dans l'en-tete pour ouvrir la boite de dialogue de modification. La boite de dialogue comporte les memes trois sections que le formulaire d'ajout de lead (Details du lead, Vehicule et service, Routage et relance). Effectuez vos modifications et cliquez sur Enregistrer les modifications.
Marquer un lead comme perdu
Lorsque vous changez l'etape d'un lead a Perdu, une boite de dialogue apparait pour demander une raison facultative. Enregistrer pourquoi un lead a ete perdu vous aide a identifier des tendances et a ameliorer votre taux de conversion au fil du temps.
Convertir un lead
Le processus de conversion transforme un lead en fiche client complete sans ressaisir les donnees.
- Ouvrez la page de detail du lead.
- Cliquez sur Convertir en client. Cela cree un client dans votre base de donnees clients avec les coordonnees et les informations du vehicule du lead pre-remplies. L'etape du lead passe a Gagne.
- Apres la conversion, deux nouveaux boutons apparaissent :
- Creer une reservation -- cree une reservation a partir des donnees du lead, incluant le service recherche, le type de vehicule et le montant du devis. L'etape du lead passe a Reserve.
- Creer un devis -- navigue vers la page des devis avec le client, le service, le vehicule et le montant du devis pre-remplis pour que vous puissiez elaborer un devis detaille.
La fiche du lead est conservee apres la conversion. Vous pouvez toujours la consulter, ajouter des notes et voir l'historique complet des etapes pour les rapports de pipeline.
Gestion des relances
Statuts de relance
Chaque lead avec une date de relance planifiee affiche l'un des trois statuts :
| Statut | Ce qu'il signifie |
|---|---|
| En retard | La date de relance est depassee sans avoir ete traitee |
| Aujourd'hui | La relance est due aujourd'hui |
| A venir | La relance est planifiee pour une date future |
Consigner une relance
- Ouvrez la page de detail du lead et allez a l'onglet Activite.
- Dans la section Relance et notes, redigez une note decrivant l'interaction.
- Optionnellement, definissez la prochaine date de relance pour planifier le prochain point de contact.
- Cliquez sur Consigner la relance.
La note est enregistree avec un horodatage. Si vous definissez une prochaine date de relance, le statut de relance du lead se met a jour en consequence.
Trouver les leads qui necessitent une attention
- Cliquez sur la carte de statistiques En retard sur le tableau de bord pour voir tous les leads avec des relances en retard.
- Les leads a l'etape "Nouveau" depuis plus de 2 jours affichent un indicateur Inactif dans la colonne Relance pour vous rappeler d'agir.
Reference rapide
| Je veux... | Faire ceci |
|---|---|
| Ajouter un nouveau lead | Page des leads, cliquez sur Ajouter un lead, remplissez les details, enregistrez |
| Importer des leads depuis un CSV | Page des leads, cliquez sur la fleche deroulante a cote de Ajouter un lead, selectionnez Importer des leads |
| Filtrer par etape | Cliquez sur une carte de statistiques en haut de la page |
| Trouver les relances en retard | Cliquez sur la carte de statistiques En retard |
| Rechercher un lead | Saisissez dans la barre de recherche (recherche par nom, telephone, e-mail, service recherche, notes) |
| Changer l'etape d'un lead | Cliquez sur l'etape dans le tableau ou utilisez le menu deroulant sur la page de detail |
| Attribuer des leads en masse | Selectionnez des leads sur bureau, cliquez sur Attribuer la selection |
| Convertir un lead en client | Ouvrez le lead, cliquez sur Convertir en client |
| Creer une reservation a partir d'un lead | Convertissez d'abord, puis cliquez sur Creer une reservation |
| Creer un devis a partir d'un lead | Convertissez d'abord, puis cliquez sur Creer un devis |
| Consigner une relance | Page de detail du lead, onglet Activite, ajoutez une note et definissez la prochaine date de relance |
| Voir l'historique des etapes | Page de detail du lead, onglet Activite, carte Historique des etapes |
| Enregistrer pourquoi un lead a ete perdu | Changez l'etape a Perdu, saisissez la raison dans la boite de dialogue |
| Supprimer des leads en masse | Selectionnez des leads sur bureau, cliquez sur Supprimer la selection |