انتقل إلى المحتوى الرئيسي

الودائع وإشعارات الائتمان

كل ما تحتاج معرفته عن تحصيل الودائع وتطبيقها على الفواتير وإصدار إشعارات الائتمان مع سجل محاسبي نظيف.

نظرة عامة​

صُممت صفحة الودائع وإشعارات الائتمان لعمليات التمويل الفعلية في الورش حيث تصل الأموال غالباً قبل اكتمال العمل وتكون التصحيحات ضرورية بعد الدفع.

لماذا هذا مهم:

  • يتيح لك تحصيل الأموال قبل بدء العمل مع الحفاظ على التتبع على مستوى العمل
  • يغني عن تتبع أرصدة الودائع يدوياً في جداول البيانات
  • يحافظ على سجل محاسبي نظيف عند الحاجة إلى تصحيحات
  • يضمن تخزين المستندات الموجهة للعملاء مع سجل العميل

إليك ما يمكنك فعله:

  • إنشاء فواتير ودائع مرتبطة بحجوزات محددة
  • تسجيل مدفوعات الودائع عند استلام الأموال
  • تطبيق أرصدة الودائع على فواتير مستهدفة لاحقاً
  • إصدار إشعارات ائتمان مقابل فواتير مدفوعة/مدفوعة جزئياً بدقة على مستوى البنود
  • تطبيق إشعارات الائتمان لتخفيض أرصدة الفواتير
  • الحفاظ على قابلية التدقيق الكاملة عبر حركات الفواتير والودائع والائتمانات

هذا مهم أيضاً لورش وضع المشروع، حيث قد تُحصّل الودائع قبل إصدار فاتورة مرحلة واحدة أو أكثر لاحقاً في العمل.

سلوك حالي مهم:

  • إنشاء الوديعة يتطلب حجزاً (جميع الورش)
  • يجب أن ينتمي الحجز إلى الورشة المحددة
  • يتم ترقيم فاتورة الوديعة تلقائياً إذا لم يكن هناك رقم (INV-<last6>)
  • يتم إنشاء ملف PDF لفاتورة الوديعة تلقائياً وإرفاقه بسجل العميل
  • إذا فشل إنشاء المرفق أو رفعه، يتم التراجع عن إنشاء الوديعة

كيفية الوصول​

  1. افتح لوحة تحكم ورشتك.
  2. انقر الودائع وإشعارات الائتمان في قائمة التنقل.
  3. استخدم التبويبات في الأعلى للتبديل بين الأقسام:
التبويبما يعرضه
الودائعإنشاء الودائع وتسجيل المدفوعات وعرض فواتير الودائع الحالية
تطبيق الوديعةنقل قيمة الوديعة المدفوعة إلى فاتورة مستهدفة
إشعارات الائتمانإنشاء إشعارات ائتمان على مستوى البنود مقابل فواتير مؤهلة وعرض الإشعارات الحالية

معلومة مفيدة: يمكنك الوصول إلى تبويب إشعارات الائتمان مع فاتورة محددة مسبقاً. عند النقر على إشعار ائتمان (إنشاء/تطبيق) من القائمة المنسدلة للفاتورة في صفحة الفواتير، يتم توجيهك هنا مع تحميل الفاتورة المستهدفة تلقائياً.

الميزات الرئيسية بنظرة سريعة​

الميزةما تفعله
إنشاء وديعةينشئ فاتورة وديعة (invoiceType=deposit) مرتبطة بحجز وعميل
تسجيل دفع الوديعةيسجل الدفع مقابل فاتورة وديعة، ويحدّث المبلغ المدفوع والحالة
تطبيق الوديعةينقل قيمة الوديعة المدفوعة إلى فاتورة مستهدفة، مما يقلل رصيدها المستحق
إشعارات الائتمانينشئ ائتمانات على مستوى البنود مقابل فواتير مؤهلة بالكمية وسعر الوحدة والسبب
تطبيق إشعار الائتمانيطبّق إشعار ائتمان معلق لتخفيض رصيد الفاتورة المصدر
رابط فاتورة الوديعةأرقام فواتير الودائع تربط مباشرة بصفحة الفواتير للتفاصيل الكاملة
سجل مرفقات العميليحفظ ملف PDF لفاتورة الوديعة ضمن مرفقات العميل
خيارات القراريدعم رصيد الائتمان والاسترداد وخصم فاتورة مستقبلية

دليل خطوة بخطوة​

1. إنشاء وديعة​

  1. اذهب إلى تبويب الودائع.
  2. اختر حجزاً من القائمة المنسدلة (إلزامي). تعرض القائمة جميع حجوزات الورشة الحالية مع تفاصيل المركبة ورقم الحجز.
  3. أدخل مبلغ الوديعة.
  4. تأكد من العملة (تُملأ تلقائياً من إعدادات ورشتك).
  5. أضف وصفاً (الافتراضي "وديعة عميل" إذا تُرك فارغاً).
  6. انقر إنشاء وديعة.

ما يتم إنشاؤه:

  • فاتورة وديعة مرتبطة بالحجز المحدد وعميله.
  • رقم الفاتورة يُولّد تلقائياً إذا لم يكن موجوداً.
  • سجل مرفق عميل مع ملف PDF لفاتورة الوديعة.

معلومة مفيدة: إنشاء الوديعة صارم عمداً. إذا فشل إرفاق المستند، يتم التراجع عن الوديعة حتى لا ينتهي بك الأمر بسجلات ناقصة.

2. تسجيل دفع الوديعة​

  1. في تبويب الودائع، أسفل نموذج الإنشاء، سترى قسم تسجيل الدفع.
  2. اختر فاتورة الوديعة من القائمة المنسدلة.
  3. أدخل مبلغ الدفع.
  4. اختر الطريقة: نقداً، بطاقة، تحويل بنكي، شيك، إلكتروني، أو أخرى.
  5. أضف مرجعاً إذا لزم الأمر (رقم فاتورة، رقم إيصال، معرّف معاملة).
  6. انقر تسجيل الدفع.

تدرج الحالة:

  • open -> partially_paid -> paid

يتم تحديث جدول الودائع أدناه ليعكس المبلغ المدفوع الجديد والحالة.

3. تطبيق الوديعة على فاتورة​

  1. افتح تبويب تطبيق الوديعة.
  2. اختر فاتورة وديعة ذات رصيد مدفوع متاح من القائمة المنسدلة.
  3. اختر الفاتورة المستهدفة من القائمة المنسدلة. تعرض القائمة جميع الفواتير غير الملغاة وغير المعدومة للورشة.
  4. أدخل المبلغ المراد تطبيقه.
  5. اختيارياً أضف مرجعاً.
  6. انقر تطبيق الوديعة.

التأثيرات المالية:

  • يزداد المبلغ المدفوع للفاتورة المستهدفة.
  • ينخفض الرصيد المستحق للفاتورة المستهدفة.
  • ينخفض الرصيد المتاح للوديعة.
  • تُضاف سجلات التخصيص/الدفع لأغراض التتبع.

ما ستراه بعد التطبيق:

  • قيم محدّثة للمدفوع/المستحق في الفاتورة المستهدفة.
  • انعكاس استخدام الوديعة في جدول الودائع.

معلومة مفيدة: يمكن أن تكون الفاتورة المستهدفة فاتورة حجز عادية أو، في سير العمل القائم على المشاريع، فاتورة مرحلة. هذا يتيح لك تحصيل الأموال مبكراً وتطبيقها مع إصدار الفواتير مرحلة بعد مرحلة.

4. عرض فواتير الودائع​

يعرض جدول الودائع جميع فواتير الودائع للورشة الحالية بالأعمدة التالية:

العمودما يعرضه
فاتورة الوديعةرقم الفاتورة (رابط قابل للنقر إلى صفحة الفواتير) ومعرّف الفاتورة
الحجزرقم الحجز المرتبط
المبلغإجمالي مبلغ الوديعة
المدفوعالمبلغ المدفوع حتى الآن
الحالةالحالة الحالية (مفتوحة، مدفوعة جزئياً، مدفوعة)

إشعارات الائتمان​

متى تستخدمها​

استخدم إشعارات الائتمان عندما تحتاج فاتورة مدفوعة أو مدفوعة جزئياً إلى تعديل (مرتجعات، تصحيح مبالغ زائدة، ائتمان حسن النية، خطأ في التسعير، إلخ).

كيفية إنشاء إشعار ائتمان​

  1. اذهب إلى تبويب إشعارات الائتمان.
  2. اختر الفاتورة المصدر من القائمة المنسدلة لاختيار الفواتير. يمكنك البحث برقم الفاتورة أو اسم العميل. الفواتير غير الملغاة وغير المعدومة فقط هي المتاحة.
  3. بمجرد الاختيار، تظهر بنود الفاتورة في نموذج إشعار الائتمان.
  4. لكل بند تريد ائتمانه:
    • اختر البند الأصلي من القائمة المنسدلة (يعرض الوصف والمبلغ الأصلي).
    • أدخل الكمية المراد ائتمانها.
    • أدخل سعر الوحدة للائتمان.
    • اختيارياً أضف سبباً لهذا البند المحدد.
  5. انقر زر + لإضافة مزيد من بنود الائتمان إذا لزم الأمر. انقر أيقونة سلة المهملات لإزالة بند.
  6. اختر طريقة القرار:
    • رصيد ائتماني -- يُحتفظ بمبلغ الائتمان كرصيد.
    • استرداد -- يمثل الائتمان استرداداً للعميل.
    • خصم من فاتورة مستقبلية -- تطبيق الائتمان على فاتورة أخرى (يتطلب اختيار فاتورة مستهدفة من الفواتير ذات حالة open أو partially_paid).
  7. انقر إنشاء إشعار ائتمان.

معلومة مفيدة: كل بند من الفاتورة المصدر يمكن اختياره مرة واحدة فقط لكل إشعار ائتمان. إذا كنت بحاجة لائتمان نفس البند عدة مرات، ادمج الكميات في صف واحد.

تطبيق إشعار ائتمان​

بعد إنشاء إشعار الائتمان، يظهر في جدول إشعارات الائتمان بحالة "معلق". لتطبيقه:

  1. ابحث عن إشعار الائتمان في الجدول.
  2. انقر تطبيق على الصف.
  3. يُطبّق إشعار الائتمان على الفاتورة المصدر، مما يقلل رصيدها المستحق.

جدول إشعارات الائتمان​

يعرض جدول إشعارات الائتمان:

العمودما يعرضه
إشعار الائتمانرقم إشعار الائتمان والمعرّف
الفاتورةرقم الفاتورة المصدر (رابط قابل للنقر) واسم العميل
المبلغإجمالي مبلغ الائتمان
الحالةمعلق، مطبّق، أو ملغى
القراركيف يتم حل الائتمان (رصيد ائتماني، استرداد، أو خصم)

حالات الفواتير المؤهلة​

إشعارات الائتمان مسموحة لـ:

  • paid
  • partially_paid

إشعارات الائتمان غير مسموحة لـ:

  • draft
  • open
  • void
  • uncollectible

معلومة مفيدة: إذا كنت بحاجة لتصحيح فاتورة مسودة أو مفتوحة، استخدم التعديل المباشر أو سير عمل الإلغاء وإعادة الإصدار في صفحة الفواتير بدلاً من ذلك.

خيارات القرار​

القرارما يفعله
رصيد ائتمانييُحتفظ بمبلغ الائتمان في الحساب. يمكن تطبيقه يدوياً لاحقاً.
استرداديمثل استرداداً للعميل. يسجل إشعار الائتمان الاسترداد لأغراض التدقيق.
خصم من فاتورة مستقبليةيُطبّق الائتمان مباشرة على فاتورة أخرى مفتوحة أو مدفوعة جزئياً، مما يقلل رصيدها. يتطلب اختيار فاتورة مستهدفة.

العلاقة بين الودائع والفواتير وإشعارات الائتمان​

  • الوديعة هي سجل فاتورة (invoiceType=deposit) يمكن دفعها وتطبيقها لاحقاً على فواتير أخرى.
  • تطبيق قيمة الوديعة يزيد المبلغ المدفوع في الفاتورة المستهدفة.
  • إشعار الائتمان هو مستند مالي منفصل مرتبط بفاتورة مصدر.
  • تعدّل إشعارات الائتمان قيم التسوية والمستحق عبر إجمالي الائتمان في الفاتورة المصدر، بدلاً من تعديل الفواتير المدفوعة مباشرة.
  • effectiveTotal للفاتورة هو grossTotal - creditNotesTotal. هذا ما يحدد ما إذا كانت الفاتورة مدفوعة بالكامل.

القادم من صفحة الفواتير​

عند النقر على إشعار ائتمان (إنشاء/تطبيق) من القائمة المنسدلة للفاتورة في صفحة الفواتير:

  1. يتم توجيهك إلى صفحة الودائع وإشعارات الائتمان.
  2. يُحدد تبويب إشعارات الائتمان تلقائياً.
  3. تُحمّل الفاتورة المصدر مسبقاً في نموذج إشعار الائتمان.
  4. يمكنك البدء فوراً في إضافة بنود الائتمان.

هذا التكامل يعني أنك لا تحتاج للبحث عن الفاتورة مرة أخرى.

أفضل الممارسات​

  • اربط الودائع دائماً بالحجز المحدد.
  • سجّل الدفع فور استلام الأموال.
  • طبّق المبلغ المطلوب فقط واحتفظ بالرصيد المتبقي لوقت لاحق.
  • لتغييرات الفواتير المدفوعة، استخدم إشعارات الائتمان بدلاً من التعديل المباشر.
  • حافظ على وضوح الأسباب والمراجع للمطابقة والتدقيق.
  • عند ائتمان بنود فردية، طابق الكمية والسعر الأصليين للحفاظ على تتبع واضح.
  • استخدم قرار خصم فاتورة مستقبلية عندما تريد تخفيض رصيد فاتورة أخرى فوراً.

الأسئلة المتكررة​

فشل إنشاء الوديعة مع رسالة التحقق من الحجز.​

متوقع. الحجز إلزامي لإنشاء الوديعة. اختر حجزاً من القائمة المنسدلة قبل إنشاء الوديعة.

الوديعة غير مرئية في تبويب التطبيق.​

سجّل الدفع أولاً. الودائع غير المدفوعة ليس لديها رصيد متاح للتطبيق.

خيار إشعار الائتمان غير متاح على فاتورة.​

تحقق من حالة الفاتورة في صفحة الفواتير. إجراء إشعار ائتمان (إنشاء/تطبيق) يظهر فقط للفواتير ذات حالة paid و partially_paid. الفواتير المسودة والمفتوحة والملغاة لا تدعم إشعارات الائتمان.

هل يمكنني ائتمان نفس البند مرتين؟​

ليس في نفس إشعار الائتمان. كل بند يمكن اختياره مرة واحدة فقط لكل إشعار ائتمان. إذا كنت بحاجة لائتمانه مرة أخرى، أنشئ إشعار ائتمان منفصل.

ماذا يحدث عند تطبيق إشعار ائتمان؟​

تتغير حالة إشعار الائتمان من معلق إلى مطبّق. يزداد creditNotesTotal للفاتورة المصدر، مما يقلل إجماليها الفعلي. إذا انخفض الإجمالي الفعلي ليساوي أو يقل عن المبلغ المدفوع فعلياً، قد تنتقل الفاتورة إلى حالة مدفوعة بالكامل.

هل يمكنني إلغاء إشعار ائتمان؟​

لا يمكن إلغاء إشعارات الائتمان من هذه الصفحة. تواصل مع الدعم إذا تم إنشاء إشعار ائتمان عن طريق الخطأ.

ما طرق الدفع المتاحة لمدفوعات الودائع؟​

نقداً، بطاقة، تحويل بنكي، شيك، إلكتروني، وأخرى. هذه هي نفس طرق الدفع المستخدمة في جميع أنحاء النظام.

مبلغ الوديعة لا يتطابق مع ما توقعته.​

تحقق من العملة. نموذج الوديعة يستخدم العملة المهيأة في ورشتك، والتي تُملأ تلقائياً عند تحميل الصفحة. إذا قمت بتغيير عملة ورشتك مؤخراً، أعد تحميل الصفحة.