انتقل إلى المحتوى الرئيسي

قواعد وإعدادات الحجز

نظرة عامة​

قواعد الحجز هي المكان الذي تقوم فيه بتهيئة القواعد الأساسية لكيفية تعامل مركز الصيانة الخاص بك مع الحجوزات. تتحكم هذه الإعدادات في كل شيء، بدءاً من إمكانية حجز العملاء لمواعيد في نفس اليوم، مروراً بعدد الحجوزات التي يقبلها مركزك يومياً، وصولاً إلى أنواع المركبات التي تقدم لها الخدمة.

فكّر في هذه الصفحة على أنها مقر سياسات الحجز الخاصة بك -- القرارات التي تتخذها هنا تشكّل تجربة الحجز لكل من فريقك وعملائك عبر جميع القنوات (أداة الحجز عبر الإنترنت، والحجوزات اليدوية، والعملاء بدون موعد مسبق).

لماذا هذا مهم:

  • يتحكم في ما إذا كانت الحجوزات الجديدة تتطلب مراجعة يدوية أو يتم تأكيدها تلقائياً
  • يمنع الحجز الزائد عن طريق تحديد حد أقصى يومي للطاقة الاستيعابية
  • يحدد أنواع المركبات التي يقبلها مركز الصيانة
  • يهيئ تغييرات حالة الحجز التي تُفعّل إشعارات البريد الإلكتروني للعملاء
  • يساعدك على تخصيص سير عمل الحجز ليتوافق مع طريقة عمل مركز الصيانة فعلياً

كيفية الوصول​

  1. سجّل الدخول إلى لوحة تحكم autoGMS الخاصة بك.
  2. من الشريط الجانبي، اختر مركز الصيانة الذي تريد إدارته.
  3. انقر على الحجوزات في شريط التنقل الجانبي لفتح صفحة الحجوزات.
  4. انقر على زر الإعدادات (أيقونة الترس) في رأس الصفحة.

ستصل إلى صفحة إعدادات الحجز، المقسمة إلى قسمين: إعدادات الحجز وإعدادات إشعارات البريد الإلكتروني. لكل قسم زر حفظ خاص به، لذا يمكنك تحديث أحدهما دون التأثير على الآخر.

معلومة مفيدة: يمكنك أيضاً الانتقال مباشرة إلى هذه الصفحة بالذهاب إلى /dashboard/garages/{your-garage-id}/bookings/settings في شريط عنوان المتصفح.

إعدادات الحجز​

القسم الأول في الصفحة هو بطاقة إعدادات الحجز. هنا تحدد القواعد الأساسية التي تحكم كيفية إنشاء الحجوزات وإدارتها في مركز الصيانة.

حجوزات نفس اليوم​

الإعدادالنوعالقيمة الافتراضية
السماح بحجوزات نفس اليوممفتاح تبديل (تشغيل/إيقاف)إيقاف

عند التفعيل، يمكن للعملاء حجز مواعيد لليوم الحالي. عند الإيقاف، سيكون أقرب تاريخ متاح للعملاء هو الغد.

ينطبق هذا على الحجوزات التي تتم عبر أداة الحجز عبر الإنترنت وبوابة الحجز. إذا كان مركزك يستطيع استيعاب العملاء بدون موعد والطلبات في اللحظة الأخيرة، فعّل هذا الخيار. إذا كنت بحاجة إلى إشعار مسبق للتحضير لكل عمل، اتركه معطلاً.

معلومة مفيدة: حتى مع تعطيل حجوزات نفس اليوم، لا يزال بإمكان فريقك إنشاء حجوزات لليوم يدوياً من لوحة التحكم. هذا الإعداد يؤثر فقط على قنوات الحجز المواجهة للعملاء.

التأكيد التلقائي للحجوزات​

الإعدادالنوعالقيمة الافتراضية
التأكيد التلقائي للحجوزاتمفتاح تبديل (تشغيل/إيقاف)إيقاف

بشكل افتراضي، يصل كل حجز جديد بحالة قيد الانتظار وينتظر من فريقك مراجعته وتأكيده. عند تفعيل التأكيد التلقائي، تتخطى الحجوزات الجديدة مرحلة الانتظار ويتم تعيينها فوراً كحالة مؤكد.

هذا مفيد لمراكز الصيانة التي تريد تقليل وقت الاستجابة وتقليل العمل اليدوي. ومع ذلك، إذا كنت تفضل مراجعة كل حجز قبل الالتزام به، اترك هذا الخيار معطلاً.

الإعدادات الفرعية للتأكيد التلقائي​

عند تفعيل التأكيد التلقائي، يظهر خياران إضافيان:

الإعداد الفرعيما يفعله
تقييد بساعات العمليؤكد تلقائياً فقط الحجوزات المقدمة خلال ساعات عمل مركز الصيانة. الحجوزات المقدمة خارج ساعات العمل ستبقى قيد الانتظار للمراجعة اليدوية.
العملاء المحليون فقطيؤكد تلقائياً فقط الحجوزات من العملاء العائدين الذين سبق لهم الحجز في مركزك. العملاء الجدد سيمرون بمرحلة الانتظار للمراجعة اليدوية.

يمكنك تفعيل أحدهما أو كليهما أو لا شيء من هذه الإعدادات الفرعية. عند تفعيل كليهما، يجب أن يستوفي الحجز كلا الشرطين ليتم تأكيده تلقائياً -- يجب أن يكون مقدماً خلال ساعات العمل و من عميل عائد.

معلومة مفيدة: يعمل التأكيد التلقائي عبر جميع قنوات الحجز. سواء حجز العميل من خلال أداة الحجز عبر الإنترنت، أو صفحة الحجز الخاصة بك، أو أنشأ موظف الاستقبال الحجز يدوياً، تنطبق نفس القواعد.

الحد اليومي للحجوزات​

الإعدادالنوعالقيمة الافتراضية
الحد اليومي للحجوزاتمفتاح تبديل + حقل إدخال رقميإيقاف (10 عند التفعيل لأول مرة)

عند التفعيل، يحدد هذا الإعداد الحد الأقصى لعدد الحجوزات التي يقبلها مركزك يومياً. بمجرد الوصول إلى الحد، يتم حظر الحجوزات الجديدة عبر جميع القنوات لذلك اليوم.

كيفية الإعداد:

  1. بدّل مفتاح الحد اليومي للحجوزات إلى وضع التشغيل.
  2. يظهر حقل إدخال رقمي. أدخل الحد الأقصى المطلوب (بين 1 و999).
  3. انقر على حفظ التغييرات.

القيمة الافتراضية عند تفعيل هذا الإعداد لأول مرة هي 10 حجوزات يومياً. عدّلها لتتوافق مع الطاقة الاستيعابية الفعلية لمركزك بناءً على عدد الخلجان والفنيين ومتوسط مدة العمل.

معلومة مفيدة: ينعكس الحد اليومي للحجوزات في عرض التقويم في صفحة الحجوزات. يعرض كل يوم مؤشر طاقة استيعابية (مثلاً "5/10") حتى يتمكن فريقك من معرفة المساحة المتبقية بنظرة واحدة. يتم تمييز الأيام كاملة الطاقة لمنع الحجز الزائد.

وضع الأسطول​

الإعدادالنوعالقيمة الافتراضية
وضع الأسطولمفتاح تبديل (تشغيل/إيقاف)إيقاف

يوسع وضع الأسطول أنواع المركبات المتاحة في مركزك بما يتجاوز الخيارات القياسية. عند التفعيل، تصبح ثلاثة أنواع إضافية من المركبات متاحة: حافلة وشاحنة صغيرة ودراجة نارية.

صُمم هذا لمراكز الصيانة التي تخدم عملاء الأساطيل ذوي خطط الخدمة -- الشركات التي تشغل شاحنات التوصيل وحافلات النقل ودراجات البريد السريع وغيرها من المركبات التجارية.

معلومة مفيدة: تفعيل وضع الأسطول لا يضيف هذه الأنواع تلقائياً إلى قائمة الأنواع المقبولة. لا تزال بحاجة إلى تحديدها في قسم أنواع المركبات المدعومة أدناه.

أنواع المركبات المدعومة​

يعرض هذا القسم شبكة من مربعات الاختيار لكل نوع مركبة يمكن لمركزك خدمته.

أنواع المركبات القياسية:

  • سيدان
  • دفع رباعي (SUV)
  • شاحنة
  • رياضية
  • أخرى

أنواع مركبات الأسطول (مرئية فقط عند تفعيل وضع الأسطول):

  • حافلة
  • شاحنة صغيرة
  • دراجة نارية

حدد الأنواع التي تخدمها وألغِ تحديد الأنواع التي لا تخدمها. فقط أنواع المركبات المحددة ستكون متاحة للعملاء للاختيار عند إجراء حجز.

إذا تركت جميع الأنواع غير محددة، سيقبل مركزك جميع أنواع المركبات. هذا هو السلوك الافتراضي ويعمل بشكل جيد لمراكز الصيانة ذات الخدمة العامة.

معلومة مفيدة: إذا حددت نوعاً واحداً فقط من المركبات، سيتم تخطي خطوة اختيار المركبة بالكامل في نموذج الحجز. يفترض النظام أن جميع الحجوزات لهذا النوع الوحيد، مما يسرّع عملية الحجز. يمكن أن يكون هذا مفيداً لمراكز الصيانة المتخصصة التي تعمل على فئة واحدة فقط من المركبات.

وضع المشروع​

الإعدادالنوعالقيمة الافتراضية
وضع المشروعمفتاح تبديل (تشغيل/إيقاف)إيقاف

يحوّل وضع المشروع الحجوزات إلى مشاريع متعددة المراحل. عند تفعيله على مستوى الورشة، يمكن تحويل الحجوزات الفردية إلى وضع المشروع، مما يتيح لك تقسيم العمل إلى مراحل، وإصدار فواتير لكل مرحلة، وتتبع التقدم عبر دورة حياة منظمة.

ما الذي يتيحه وضع المشروع​

  • مراحل العمل -- يمكن أن يحتوي كل حجز على مراحل متعددة (مثلاً "الفك"، "أعمال الهيكل"، "الطلاء"، "إعادة التجميع").
  • دورة حياة المرحلة -- لكل مرحلة تدفق حالة خاص بها: مسودة ← مفتوحة ← قيد التنفيذ ← مكتملة ← مفوترة ← مغلقة.
  • فوترة المراحل -- إنشاء فاتورة منفصلة لكل مرحلة، بحيث يمكنك إصدار الفواتير مع تقدم العمل بدلاً من الانتظار حتى انتهاء العمل بالكامل.
  • الخدمات الخارجية -- تتبع أعمال الموردين الخارجيين المرتبطة بمراحل محددة مع تتبع التكلفة والسعر.
  • الإيداعات وإشعارات الدائن -- تحصيل دفعات مقدمة وإدارة الأرصدة الدائنة من خلال صفحة المالية للمشروع.

كيفية التفعيل​

  1. بدّل مفتاح وضع المشروع إلى وضع التشغيل في إعدادات الحجز.
  2. انقر حفظ التغييرات.
  3. في الحجوزات الفردية، بدّل مفتاح "وضع المشروع" في رأس تفاصيل الحجز لتفعيل وضع المشروع لذلك العمل المحدد.

معلومة مفيدة: تفعيل وضع المشروع على مستوى الورشة لا يحوّل الحجوزات الحالية تلقائياً. يجب تحويل كل حجز إلى وضع المشروع بشكل فردي. هذا يتيح لك استخدام وضع المشروع فقط للأعمال المعقدة متعددة المراحل مع إبقاء حجوزات الخدمة البسيطة خفيفة. انظر وضع المشروع للدليل الكامل.

حفظ إعدادات الحجز​

بعد إجراء تغييرات على أي من الإعدادات أعلاه، انقر على زر حفظ التغييرات في أسفل بطاقة إعدادات الحجز. ستظهر رسالة نجاح تؤكد تطبيق تغييراتك.

تصبح تغييراتك سارية المفعول فوراً عبر جميع قنوات الحجز.

إعدادات إشعارات البريد الإلكتروني​

القسم الثاني في الصفحة هو بطاقة إعدادات إشعارات البريد الإلكتروني. يتحكم هذا في ما إذا كان مركزك يرسل إشعارات بريد إلكتروني للعملاء عند تغيير حالة حجوزاتهم.

المفتاح الرئيسي​

الإعدادالنوعالقيمة الافتراضية
تفعيل إشعارات البريد الإلكترونيمفتاح تبديل (تشغيل/إيقاف)إيقاف

هذا هو المفتاح الرئيسي لجميع إشعارات البريد الإلكتروني المتعلقة بالحجوزات. عند إيقافه، لا يتم إرسال أي إشعارات بريد إلكتروني لأي تغيير في حالة الحجز. عند تشغيله، يمكنك تهيئة تغييرات الحالة التي تُفعّل إرسال بريد إلكتروني بالضبط.

إشعارات الحالات الفردية​

عند تفعيل إشعارات البريد الإلكتروني، تظهر قائمة بحالات الحجز. لكل حالة مفتاح تبديل خاص:

الحالةما يتم إشعار العميل به
تم الإنشاءتم إنشاء حجز جديد باسمه
مؤكدتمت مراجعة حجزه وتأكيده من قبل فريقك
قيد الخدمةبدأ العمل على مركبته
ملغىتم إلغاء حجزه
مكتملانتهت الخدمة ومركبته جاهزة

بدّل كل حالة تشغيلاً أو إيقافاً حسب التحديثات التي تريد أن يتلقاها عملاؤك. على سبيل المثال، قد ترغب في إشعار العملاء عند تأكيد حجزهم واكتماله، لكن تتخطى إشعار قيد الخدمة.

معلومة مفيدة: إشعار "تم الإنشاء" مفيد بشكل خاص عند دمجه مع التأكيد التلقائي. إذا حجز عميل عبر الإنترنت وتم تأكيد الحجز تلقائياً، سيتلقى كلاً من بريد "تم الإنشاء" و"مؤكد" في تتابع سريع. قد ترغب في تعطيل أحدهما لتجنب إرسال رسائل تبدو مكررة.

حفظ إعدادات إشعارات البريد الإلكتروني​

بعد تهيئة تفضيلات الإشعارات، انقر على زر حفظ التغييرات في أسفل بطاقة إعدادات إشعارات البريد الإلكتروني. يتم حفظ تغييراتك بشكل مستقل عن بطاقة إعدادات الحجز أعلاه.

نصائح وأفضل الممارسات​

  • ابدأ بالتأكيد اليدوي. إذا كنت جديداً على autoGMS، اترك التأكيد التلقائي معطلاً حتى تصبح مرتاحاً مع سير عمل الحجز. مراجعة كل حجز يدوياً تساعدك على فهم العملية واكتشاف أي مشاكل مبكراً.

  • فعّل التأكيد التلقائي بمجرد أن تكون واثقاً. عندما تكون قائمة الخدمات والأسعار مضبوطة وأنت مستعد للتحرك بشكل أسرع، فعّل التأكيد التلقائي لتقليل التواصل المتبادل. استخدم الإعدادات الفرعية لإضافة حواجز أمان -- التقييد بساعات العمل والعملاء العائدين هو حل وسط آمن.

  • حدد حداً يومياً واقعياً. فكر في عدد الأعمال التي يمكن لفريقك التعامل معها فعلياً في اليوم. الحد المرتفع جداً لا يحميك من الحجز الزائد، والحد المنخفض جداً يبعد العملاء. ابدأ بعدد الخلجان مضروباً في اثنين كنقطة بداية تقريبية، ثم عدّل بناءً على الخبرة.

  • طابق أنواع مركباتك مع خدماتك. إذا كان لديك أسعار معدة فقط للسيدان والدفع الرباعي، فلا فائدة من قبول حجوزات الشاحنات أو الحافلات. حافظ على توافق أنواع المركبات المدعومة مع الخدمات والأسعار التي هيأتها.

  • فعّل وضع الأسطول فقط إذا كنت بحاجة إليه. إذا كان مركزك لا يخدم الحافلات أو الشاحنات الصغيرة أو الدراجات النارية، اترك وضع الأسطول معطلاً لإبقاء نموذج الحجز بسيطاً لعملائك.

  • كن انتقائياً مع إشعارات البريد الإلكتروني. إرسال عدد كبير جداً من الرسائل يمكن أن يزعج العملاء. كحد أدنى، فعّل إشعارات مؤكد ومكتمل -- هذان هما التحديثان اللذان يهتم بهما العملاء أكثر. أضف غيرها حسب الحاجة بناءً على ملاحظات عملائك.

  • راجع إعداداتك دورياً. مع نمو مركزك -- المزيد من الخلجان، المزيد من الفنيين، المزيد من الخدمات -- يجب أن تتطور قواعد الحجز أيضاً. أعد زيارة هذه الصفحة عند إجراء تغييرات تشغيلية.

  • نسّق مع ساعات العمل. إذا فعّلت الإعداد الفرعي "تقييد بساعات العمل" للتأكيد التلقائي، تأكد من أن ساعات العمل في صفحة إعدادات المركز دقيقة. يستخدم النظام تلك الساعات لتحديد ما إذا كان الحجز مؤهلاً للتأكيد التلقائي.

الأسئلة الشائعة​

ما الفرق بين إعدادات الحجز وإعدادات المركز؟​

تغطي إعدادات المركز هوية مركزك، ومعلومات الاتصال، وساعات العمل، والفريق، والفوترة. أما إعدادات الحجز فتتحكم تحديداً في القواعد المتعلقة بكيفية إنشاء الحجوزات وتأكيدها وتحديدها. فكر في إعدادات المركز على أنها "من أنت" وإعدادات الحجز على أنها "كيف تقبل الحجوزات".

إذا فعّلت التأكيد التلقائي، هل لا يزال بإمكاني مراجعة الحجوزات يدوياً؟​

نعم. التأكيد التلقائي يغير الحالة الأولية للحجوزات الجديدة من قيد الانتظار إلى مؤكد، لكن لا يزال بإمكانك عرض وإدارة كل حجز من صفحة الحجوزات. إذا كنت بحاجة إلى إلغاء أو تعديل حجز تم تأكيده تلقائياً، يمكنك فعل ذلك في أي وقت قبل اكتمال العمل.

ماذا يحدث عند الوصول إلى الحد اليومي للحجوزات؟​

يتم حظر الحجوزات الجديدة لذلك اليوم عبر جميع القنوات. سيرى العملاء الذين يستخدمون أداة الحجز عبر الإنترنت أو صفحة الحجز أن اليوم محجوز بالكامل وسيُطلب منهم اختيار تاريخ آخر. سيرى فريقك أيضاً اليوم على أنه ممتلئ في التقويم.

هل يشمل الحد اليومي للحجوزات الحجوزات الملغاة؟​

لا تُحتسب الحجوزات الملغاة ضمن الحد اليومي. إذا تم إلغاء حجز، يُفتح ذلك المكان مرة أخرى ويمكن لحجز جديد أن يحل محله.

فعّلت وضع الأسطول لكنني لا أرى أنواع المركبات الجديدة في نموذج الحجز.​

تفعيل وضع الأسطول يجعل أنواع مركبات الأسطول (حافلة، شاحنة صغيرة، دراجة نارية) متاحة في شبكة أنواع المركبات المدعومة في هذه الصفحة. لا تزال بحاجة إلى تحديد الأنواع التي تريد قبولها. بعد تحديدها وحفظها، ستظهر في نموذج الحجز للعملاء.

هل يمكنني تحديد قواعد حجز مختلفة لأيام مختلفة من الأسبوع؟​

ليس حالياً. ينطبق الحد اليومي للحجوزات والإعدادات الأخرى بشكل موحد على جميع الأيام. إذا كانت طاقتك الاستيعابية تختلف حسب اليوم، حدد الحد بناءً على أكثر أيامك ازدحاماً وأدر الاستثناءات يدوياً، أو عدّل الحد حسب الحاجة قبل الأيام المزدحمة أو الخفيفة.

هل تُرسل إشعارات البريد الإلكتروني إلى عنوان البريد الإلكتروني للعميل؟​

نعم. تُرسل الإشعارات إلى عنوان البريد الإلكتروني المسجل للعميل المرتبط بالحجز. إذا لم يكن لدى العميل عنوان بريد إلكتروني في ملفه الشخصي، فلن يتم إرسال بريد إلكتروني لهذا الحجز.

هل سيؤثر تغيير هذه الإعدادات على الحجوزات الحالية؟​

لا. تنطبق التغييرات على قواعد الحجز فقط على الحجوزات الجديدة المنشأة بعد الحفظ. تحتفظ الحجوزات الحالية بحالتها الراهنة ولا يتم تأكيدها تلقائياً أو تحديدها أو تعديلها بأثر رجعي.

أنا أخدم نوعاً واحداً فقط من المركبات. هل يجب أن أحدد هذا النوع فقط؟​

يمكنك ذلك، وسيبسط ذلك عملية الحجز -- سيتخطى العملاء خطوة اختيار نوع المركبة بالكامل. ومع ذلك، تأكد من أن خدماتك وأسعارك جميعها مهيأة لهذا النوع الوحيد من المركبات، حيث سيتم تعيين كل حجز له افتراضياً.

ماذا يعني "العملاء المحليون فقط" بالضبط؟​

في سياق التأكيد التلقائي، يشير "العملاء المحليون" إلى العملاء العائدين -- الأشخاص الذين سبق لهم الحجز في مركزك وموجودون بالفعل في قاعدة بيانات العملاء لديك. لن يتم تأكيد العملاء لأول مرة تلقائياً؛ ستبقى حجوزاتهم قيد الانتظار لمراجعة فريقك.

هل يمكنني تفعيل إشعارات البريد الإلكتروني لبعض الحالات دون غيرها؟​

نعم. المفتاح الرئيسي يفعّل نظام الإشعارات ككل، ثم كل حالة فردية (تم الإنشاء، مؤكد، قيد الخدمة، ملغى، مكتمل) لها مفتاح تبديل خاص بها. لديك تحكم كامل في تغييرات الحالة التي تُفعّل إرسال بريد إلكتروني للعميل.

مركزي يدعم اللغة العربية. هل تعمل هذه الصفحة بالعربية؟​

نعم. صفحة إعدادات الحجز تدعم العربية بالكامل. عندما تكون لغة لوحة التحكم مضبوطة على العربية، تتحول الواجهة إلى تخطيط من اليمين إلى اليسار وتُعرض جميع التسميات والأوصاف وعناصر التحكم بالعربية.