التحصيلات اليومية
نظرة عامة
صفحة التحصيلات اليومية هي مركز قيادتك في نهاية اليوم لتتبع كل دفعة تمر عبر ورشتك. فكّر فيها كشريط صندوق النقد الرقمي -- تُظهر لك بالضبط كم من المال وصل، مُوزّعًا حسب طريقة الدفع والوقت ومن سجّل كل معاملة.
لماذا هذا مهم:
في نهاية كل يوم، يحتاج شخص ما إلى عدّ النقد في الدرج، والتحقق من إجماليات جهاز البطاقات، والتأكد من أن كل شيء يتطابق. بدون تقرير واضح، تكون هذه العملية بطيئة ومعرّضة للأخطاء ومحبطة. التحصيلات اليومية تجمع لك كل الأرقام في مكان واحد لتتمكن من المطابقة في دقائق لا ساعات.
ما يمكنك فعله هنا:
- رؤية كل دفعة تم تحصيلها في أي يوم
- عرض الإجماليات موزعة حسب النقد والبطاقة والتحويل البنكي ورصيد الحساب
- البحث عن دفعات محددة باسم العميل أو رقم الفاتورة
- تصدير تحصيلات اليوم لسجلاتك أو للمحاسب
- تحديد الفروقات بين ما يُظهره النظام وما في درجك
كيفية الوصول إلى التحصيلات اليومية
- سجّل الدخول إلى لوحة تحكم autoGMS.
- من الشريط الجانبي، انقر على المالية.
- اختر التحصيلات اليومية.
ستصل إلى صفحة التحصيلات اليومية التي تعرض مدفوعات اليوم افتراضيًا.
معلومة مفيدة: التحصيلات اليومية متاحة لأصحاب الورش ومديري الورش والمسؤولين والموظفين ذوي صلاحيات المالية. لا يمكن للفنيين الوصول إلى هذه الصفحة.
فهم تخطيط الصفحة
عند فتح التحصيلات اليومية، سترى ثلاث مناطق رئيسية:
محدد التاريخ (في الأعلى)
أداة اختيار التاريخ في أعلى الصفحة تتيح لك اختيار يوم التحصيلات الذي تريد عرضه. انقر عليها لفتح التقويم، أو استخدم السهمين الأيمن والأيسر للتنقل بين الأيام.
يُعرض التاريخ المحدد بوضوح حتى لا يكون هناك لبس حول اليوم الذي تعرضه.
بطاقات ملخص الدفعات (أسفل التاريخ)
أربع بطاقات ملخصة تعطيك إجماليات اليوم بنظرة سريعة:
| البطاقة | ما تعرضه |
|---|---|
| نقد | إجمالي المدفوعات النقدية المستلمة |
| بطاقة | إجمالي مدفوعات بطاقات الائتمان والخصم |
| تحويل بنكي | إجمالي المدفوعات عبر التحويل البنكي المباشر |
| رصيد الحساب | المدفوعات المطبّقة من أرصدة حسابات العملاء أو الودائع |
تعرض كل بطاقة المبلغ الإجمالي بعملة ورشتك. إذا لم تكن هناك مدفوعات من ذلك النوع لليوم، تعرض البطاقة صفرًا.
في أقصى اليمين، بطاقة إجمالي التحصيلات تعرض المجموع الكلي لجميع طرق الدفع.
جدول المعاملات (القسم الرئيسي)
أسفل بطاقات الملخص يوجد جدول يسرد كل دفعة فردية تم تحصيلها في اليوم المحدد. يمثل كل صف دفعة واحدة.
قراءة جدول المعاملات
ما يعرضه كل عمود
| العمود | ما يعرضه |
|---|---|
| الوقت | الوقت الدقيق لتسجيل الدفعة (مثال: "14:32") |
| رقم الفاتورة | رقم الفاتورة المرتبطة بهذه الدفعة. انقر عليه لفتح الفاتورة. |
| العميل | اسم العميل. انقر عليه لفتح ملفه. |
| المبلغ | المبلغ المدفوع، بعملة ورشتك |
| طريقة الدفع | كيف دفع العميل (نقد، بطاقة، تحويل بنكي، أو رصيد حساب) |
| سجّلها | اسم الموظف الذي سجّل الدفعة |
ترتيب الجدول
انقر على أي رأس عمود لترتيب الجدول حسب ذلك العمود. انقر مرة أخرى لعكس الترتيب. افتراضيًا، تُرتّب المدفوعات حسب الوقت مع أول دفعة في الأعلى.
التقسيم إلى صفحات
إذا كانت هناك مدفوعات كثيرة في يوم واحد، يُقسّم الجدول إلى صفحات. استخدم عناصر التحكم في الأسفل للتنقل بين الصفحات. يمكنك أيضًا تغيير عدد الصفوف المعروضة في كل صفحة.
البحث والتصفية
فوق جدول المعاملات، ستجد أدوات لتضييق القائمة.
شريط البحث
اكتب في مربع البحث للعثور على مدفوعات حسب:
- اسم العميل (الاسم الأول أو الأخير)
- رقم الفاتورة (كامل أو جزئي)
تتحدث النتائج أثناء الكتابة.
فلتر طريقة الدفع
انقر على القائمة المنسدلة لطريقة الدفع لعرض مدفوعات من نوع محدد فقط:
- الكل -- عرض جميع طرق الدفع (افتراضي)
- نقد -- عرض المدفوعات النقدية فقط
- بطاقة -- عرض مدفوعات البطاقة فقط
- تحويل بنكي -- عرض مدفوعات التحويل البنكي فقط
- رصيد حساب -- عرض المدفوعات من رصيد الحساب فقط
هذا الفلتر مفيد بشكل خاص عند مطابقة صندوق نقد أو جهاز بطاقات محدد.
دمج الفلاتر
يمكنك استخدام شريط البحث وفلتر طريقة الدفع معًا. مثلًا، ابحث عن "أحمد" وفلتر بـ "نقد" لرؤية المدفوعات النقدية فقط من عملاء يحملون اسم أحمد.
انقر على مسح الفلاتر لإعادة التعيين ورؤية جميع مدفوعات اليوم.
خطوة بخطوة: مطابقة نهاية اليوم
إليك العملية الموصى بها لإغلاق يومك.
الخطوة 1: اختر تاريخ اليوم
افتح التحصيلات اليومية وتأكد من أنك تعرض تاريخ اليوم. يجب أن يُظهر محدد التاريخ في الأعلى التاريخ الحالي.
الخطوة 2: راجع بطاقات الملخص
انظر إلى بطاقات الملخص الأربع:
- إجمالي النقد -- يجب أن يتطابق مع النقد في درجك الفعلي (ناقصًا رصيد الافتتاح).
- إجمالي البطاقة -- يجب أن يتطابق مع الإجمالي المعروض في تقرير نهاية اليوم لجهاز البطاقات.
- إجمالي التحويل البنكي -- قارن مع أي تأكيدات تحويل بنكي تلقيتها.
- إجمالي رصيد الحساب -- هذه مدفوعات مطبّقة من ودائع أو أرصدة حسابات العملاء. لا تتطلب مطابقة فعلية.
الخطوة 3: تحقق من أي فروقات
إذا لم تتطابق الأرقام:
- استخدم فلتر طريقة الدفع لعرض نوع الدفع الذي به مشكلة فقط.
- راجع كل معاملة في الجدول.
- تحقق من المدفوعات المفقودة -- هل تم تسجيل معاملة تحت طريقة خاطئة؟
- تحقق من الإدخالات المكررة -- هل تم تسجيل دفعة مرتين؟
- تحقق من المبالغ المستردة -- المبالغ المستردة تُنقص الإجمالي وقد تفسر النقص.
الخطوة 4: سجّل الإجماليات
بمجرد تطابق كل شيء، سجّل إجماليات اليوم لسجلاتك. يمكنك ذلك عبر:
- التقاط لقطة شاشة
- التصدير إلى CSV أو PDF
- تدوين الأرقام في سجلك اليومي
الخطوة 5: تأمين النقد
عُدّ النقد الفعلي، واحتفظ برصيد الافتتاح للغد، وأودع أو احفظ المتبقي.
تصدير بيانات التحصيلات
يمكنك تصدير تحصيلات اليوم لحفظ السجلات أو مشاركتها مع المحاسب.
كيفية التصدير
- تأكد من اختيار التاريخ الصحيح.
- انقر على زر تصدير في الزاوية العلوية اليمنى من الصفحة.
- اختر الصيغة:
- CSV -- ملف جدول بيانات يمكنك فتحه في Excel أو Google Sheets أو أي برنامج مشابه. الأفضل لمزيد من التحليل أو الاستيراد في برنامج المحاسبة.
- PDF -- تقرير منسّق قابل للطباعة. الأفضل للأرشفة أو المشاركة كمستند.
يتضمن التصدير جميع المدفوعات لليوم المحدد، مع إجماليات الملخص.
ما يتضمنه التصدير
- تاريخ التقرير
- إجماليات ملخصة حسب طريقة الدفع
- قائمة كاملة بالمعاملات مع الوقت ورقم الفاتورة واسم العميل والمبلغ وطريقة الدفع والموظف
- الإجمالي الكلي
معلومة مفيدة: يراعي التصدير فلاترك الحالية. إذا فلترت لعرض المدفوعات النقدية فقط، فسيتضمن التصدير المدفوعات النقدية فقط. لتصدير كل شيء، امسح جميع الفلاتر أولًا.
عرض التحصيلات السابقة
التحصيلات اليومية ليست لليوم فقط. يمكنك عرض تحصيلات أي يوم سابق.
كيفية اختيار تاريخ سابق
- انقر على محدد التاريخ في أعلى الصفحة.
- يُفتح تقويم. انقر على التاريخ الذي تريد عرضه.
- تتحدث الصفحة لتعرض مدفوعات ذلك اليوم.
استخدم السهمين الأيمن والأيسر بجانب التاريخ للتنقل يومًا واحدًا في كل مرة.
حالات استخدام البيانات التاريخية
- مطابقة نهاية الشهر -- مراجعة التحصيلات لكل يوم من الشهر.
- حل النزاعات -- العثور على دفعة محددة عندما يستفسر عميل عن رسوم.
- التدقيق -- تقديم سجلات للمحاسب أو المدقق.
- مراجعة الموظفين -- معرفة أي موظف سجّل المدفوعات في يوم معين.
فهم طرق الدفع
نقد
نقد مادي يسلّمه العميل. يسجل نظامك المبلغ، لكن يجب عليك التعامل مع النقد وتأمينه فعليًا.
نصيحة للمطابقة: عُدّ درجك في نهاية العمل وقارنه بإجمالي النقد. تذكّر أن تطرح رصيد الافتتاح.
بطاقة
بطاقة ائتمان أو خصم أو دفع لاتلامسي عبر جهاز البطاقات.
نصيحة للمطابقة: شغّل تقرير نهاية اليوم (التسوية) على جهاز البطاقات وقارنه بإجمالي البطاقة في التحصيلات اليومية.
تحويل بنكي
دفعة يقوم بها العميل مباشرة إلى حسابك البنكي. قد يُستخدم للفواتير الكبيرة أو حسابات الشركات.
نصيحة للمطابقة: تحقق من كشف حسابك البنكي أو الخدمات المصرفية عبر الإنترنت للتحويلات الواردة.
رصيد الحساب
دفعة مطبّقة من رصيد حساب العميل. هذا مال سبق أن أودعه العميل لديك (مثلًا، دفعة مقدمة أو عربون مقابل عمل مستقبلي).
نصيحة للمطابقة: أرصدة الحسابات لا تتضمن تبادلًا فعليًا للأموال اليوم -- إنها ببساطة تطبيق لأموال تم استلامها سابقًا. لا حاجة لمطابقة فعلية، لكن قد تودّ مراجعة سجل حساب العميل.
ماذا لو لم يتطابق شيء؟
الفروقات تحدث. إليك كيفية استكشاف المشكلات الشائعة.
إجمالي النقد مرتفع جدًا
الأسباب المحتملة:
- تم تسجيل دفعة كنقد بينما كان يجب أن تكون بطاقة أو تحويل بنكي.
- تمت معالجة استرداد في النظام لكن لم يُعاد النقد فعليًا للعميل.
الإجراء: فلتر بالنقد، راجع كل معاملة، وابحث عن أي شيء يبدو غير صحيح. عدّل أو ألغِ المعاملة الخاطئة إذا كانت لديك الصلاحية، أو تواصل مع مديرك.
إجمالي النقد منخفض جدًا
الأسباب المحتملة:
- تم استلام دفعة نقدية لكن لم تُسجّل في النظام.
- تم تسجيل دفعة كبطاقة أو تحويل بنكي بينما كان يجب أن تكون نقدًا.
الإجراء: تحقق من فواتيرك بحثًا عن أي فواتير لا تزال "غير مدفوعة" لكن كان يجب أن تُدفع نقدًا. راجع معاملات اليوم بحثًا عن أي معاملة سُجّلت تحت طريقة خاطئة.
إجمالي البطاقة لا يتطابق مع الجهاز
الأسباب المحتملة:
- معاملة بطاقة رُفضت لكن سُجّلت كمدفوعة.
- تمت معالجة استرداد على جهاز البطاقات لكن لم يُسجّل في autoGMS.
- معاملة معلّقة على الجهاز ولم تتم تسويتها بعد.
الإجراء: قارن معاملة بمعاملة إن لزم الأمر. شغّل تقريرًا مفصّلًا من جهاز البطاقات يُظهر كل معاملة فردية، وطابقه مع مدفوعات البطاقة في التحصيلات اليومية.
لا أجد دفعة محددة
- تأكد من اختيار التاريخ الصحيح. تُعرض المدفوعات في تاريخ تسجيلها، وقد يختلف عن تاريخ الفاتورة.
- امسح جميع الفلاتر للتأكد من عرض جميع المدفوعات.
- ابحث برقم الفاتورة أو اسم العميل.
- إذا كانت الدفعة لا تزال مفقودة، فقد لم تُسجّل بعد. تحقق من الفاتورة لمعرفة حالة الدفع.
نصائح وأفضل الممارسات
-
طابق يوميًا. لا تدع الأيام تتراكم. المطابقة اليومية تبقي المشكلات صغيرة وسهلة الإصلاح.
-
طابق في وقت ثابت. اختر وقتًا (مثلًا، 30 دقيقة قبل الإغلاق) وافعل ذلك في نفس الوقت يوميًا. هذا يبني عادة ويضمن عدم تفويت شيء.
-
استخدم الفلاتر. عند مطابقة صندوق نقد أو جهاز بطاقات محدد، فلتر حسب طريقة الدفع تلك. مطابقة 15 معاملة نقدية أسهل بكثير من مسح 50 معاملة مختلطة.
-
تحقق من الفروقات فورًا. تذكّر ما حدث في وقت سابق من اليوم أسهل بكثير من معرفة ذلك بعد أسبوع.
-
صدّر لسجلاتك. حتى لو كنت تستخدم برنامج محاسبة، احتفظ بتصديرات PDF كتوثيق احتياطي. سهلة التخزين والمشاركة.
-
اعرف من تسأل. عمود "سجّلها" يخبرك من سجّل كل دفعة. إذا بدا شيء خاطئًا، ابدأ بسؤال ذلك الشخص.
-
درّب فريقك. تأكد من أن كل من يتعامل مع المدفوعات يعرف كيف يسجلها بشكل صحيح في autoGMS. الأخطاء غالبًا ما تأتي من عمليات غير متسقة.
الأسئلة الشائعة
ما المنطقة الزمنية التي يستخدمها عمود الوقت؟
يستخدم عمود الوقت المنطقة الزمنية المُعدّة لورشتك. جميع الأوقات المعروضة هي بالتوقيت المحلي لورشتك.
هل يمكنني تعديل أو حذف دفعة من هذه الصفحة؟
لا. التحصيلات اليومية هي عرض للقراءة فقط لأغراض المطابقة. لتعديل أو إلغاء دفعة، اذهب إلى الفاتورة الأصلية وأجرِ التغيير هناك. سيظهر التحديث في التحصيلات اليومية.
لماذا تظهر دفعة في تاريخ مختلف عن الفاتورة؟
تُسجّل المدفوعات في تاريخ تسجيلها، وليس تاريخ إنشاء الفاتورة. إذا أُنشئت فاتورة يوم الاثنين لكن دُفعت يوم الأربعاء، تظهر الدفعة في تحصيلات الأربعاء.
ماذا لو دفع العميل جزءًا من الفاتورة؟
تُسجّل المدفوعات الجزئية كمعاملات فردية. قد ترى نفس رقم الفاتورة يظهر عدة مرات إذا قام العميل بأكثر من دفعة.
هل يمكنني رؤية مدفوعات جميع ورشي في عرض واحد؟
لا. تعرض التحصيلات اليومية مدفوعات ورشة واحدة في كل مرة. إذا كنت تدير عدة ورش، انتقل إلى كل ورشة على حدة لعرض تحصيلاتها.
إلى أي مدى يمكنني عرض البيانات التاريخية؟
يمكنك عرض بيانات التحصيلات لأي تاريخ منذ بدء ورشتك باستخدام autoGMS. لا يوجد حد زمني.
هل يمكنني طباعة تقرير التحصيلات؟
نعم. صدّر إلى PDF ثم اطبع ملف PDF. الملف منسّق لورق A4 أو Letter.
ماذا يحدث إذا تم استرداد دفعة بعد المطابقة؟
يظهر الاسترداد كمعاملة منفصلة في اليوم الذي تمت فيه معالجته. يظهر كمبلغ سالب ويُنقص إجماليات ذلك اليوم.
من يمكنه الوصول إلى التحصيلات اليومية؟
أصحاب الورش ومديرو الورش والمسؤولون وأي موظف لديه صلاحيات مالية يمكنه الوصول إلى التحصيلات اليومية. لا يمكن للفنيين الوصول إلى هذه الصفحة.
هل تظهر المدفوعات عبر الإنترنت في هذه الصفحة؟
نعم. المدفوعات التي تتم عبر Stripe أو معالجات الدفع الأخرى عبر الإنترنت تظهر هنا، عادةً تحت طريقة دفع البطاقة.
مرجع سريع
| أريد أن... | اذهب إلى | افعل هذا |
|---|---|---|
| أعرض تحصيلات اليوم | الشريط الجانبي → التحصيلات اليومية | يعرض اليوم افتراضيًا |
| أعرض يومًا مختلفًا | محدد التاريخ في الأعلى | اختر التاريخ |
| أرى إجمالي النقد | بطاقة الملخص → نقد | يعرض إجمالي المدفوعات النقدية |
| أرى إجمالي البطاقة | بطاقة الملخص → بطاقة | يعرض إجمالي مدفوعات البطاقة |
| أفلتر حسب طريقة الدفع | القائمة المنسدلة لطريقة الدفع | اختر نقد، بطاقة، إلخ. |
| أبحث عن دفعة | شريط البحث | اكتب اسم العميل أو رقم الفاتورة |
| أعرض تفاصيل دفعة | صف المعاملة → انقر | يعرض التفاصيل الكاملة |
| أصدّر إلى PDF | تصدير → PDF | يُنزّل تقريرًا منسّقًا |
| أصدّر إلى CSV | تصدير → CSV | يُنزّل جدول بيانات |
| أنتقل لليوم التالي | السهم الأيمن | يتقدم يومًا واحدًا |
| أنتقل لليوم السابق | السهم الأيسر | يرجع يومًا واحدًا |
| أحدّث البيانات | زر تحديث | يعيد تحميل بيانات اليوم الحالي |