لوحة التحكم والبدء
مرحبًا بك في autoGMS! يرشدك هذا الدليل خلال تسجيل الدخول الأول، ويساعدك على فهم لوحة التحكم الرئيسية، ويوضح لك كيفية الاستفادة القصوى منها كل يوم. سواء كنت صاحب ورشة أو مديرًا أو أحد أفراد الطاقم، فإن لوحة التحكم هي قاعدتك الرئيسية لكل ما يحدث في ورشتك.
نظرة عامة
لوحة التحكم هي أول شاشة تراها بعد تسجيل الدخول. فكر فيها كمركز تحكم ورشتك -- مكان واحد يمكنك فيه التحقق من أداء العمل، ورؤية ما يحتاج انتباهك الآن، والانتقال مباشرة إلى أي مهمة.
إليك ما تساعدك لوحة التحكم على فعله بنظرة سريعة:
- رؤية عدد الأعمال النشطة والمؤكدة والمكتملة
- تتبع الإيرادات والفواتير غير المدفوعة
- مراقبة صحة المخزون حتى لا تنفد القطع الحرجة
- الحصول على إشعارات فورية عند وصول حجوزات جديدة
- الانتقال السريع إلى الحجوزات والخدمات والعملاء والإعدادات
إذا كنت تدير أكثر من ورشة واحدة، يمكنك التبديل بينها دون تسجيل الخروج.
كيفية الوصول إلى لوحة التحكم
- افتح متصفح الويب وانتقل إلى صفحة تسجيل الدخول الخاصة بـ autoGMS التي قدمها لك المسؤول.
- أدخل عنوان بريدك الإلكتروني وكلمة المرور.
- انقر على تسجيل الدخول.
- ستصل إلى لوحة تحكم الورشة الخاصة بورشتك الافتراضية.
إذا كان لديك وصول إلى عدة ورش، سترى أولاً شاشة قائمة الورش (المزيد عن ذلك أدناه). ما عليك سوى النقر على الورشة التي تريد عرضها، وسيتم نقلك إلى لوحة تحكمها.
تسجيل الدخول الأول: تجربة الترحيب
عند تسجيل الدخول لأول مرة -- أو عند إنشاء ورشة جديدة -- ستظهر لك نافذة ترحيب منبثقة. هذه تحية ودية تعرّفك على الخطوات الرئيسية التالية لتجهيز ورشتك.
ما ستراه
تظهر نافذة منبثقة تحتوي على:
- رسالة ترحيب مخصصة باسم ورشتك
- قائمة مختصرة بالإجراءات الأولى الموصى بها:
- إعداد خدماتك -- أضف الخدمات التي تقدمها ورشتك (تغيير زيت، تركيب إطارات، فحص شامل، وغيرها).
- تهيئة ساعات العمل -- أخبر autoGMS بأوقات عمل ورشتك حتى تقع الحجوزات في الفترات الزمنية الصحيحة.
- البدء في استقبال الحجوزات -- بمجرد إعداد الخدمات والساعات، أنت جاهز لقبول أول حجز.
انقر على زر ابدأ الآن أسفل النافذة المنبثقة لإغلاقها والبدء في استكشاف لوحة التحكم. ستظهر رسالة الترحيب هذه مرة واحدة فقط.
من المفيد معرفته: لن تظهر نافذة الترحيب المنبثقة مرة أخرى بعد إغلاقها. إذا كنت بحاجة لمراجعة خطوات الإعداد لاحقًا، يمكنك دائمًا استخدام قائمة الإعداد في أعلى لوحة التحكم (موضحة أدناه).
قائمة الإعداد
إذا كانت ورشتك لا تزال بحاجة لإكمال بعض خطوات الإعداد الأساسية، فسيعرض القسم العلوي من لوحة التحكم شريط تقدم الإعداد بدلاً من مقاييس العمل المعتادة. هذا يضمن عدم تفويت أي شيء مهم قبل بدء التشغيل.
ما ستراه
- شريط تقدم يوضح عدد الخطوات المكتملة (على سبيل المثال، "2 من 3 مكتملة")
- ثلاث بطاقات إعداد معروضة جنبًا إلى جنب:
- موقع العمل -- العنوان الفعلي لورشتك
- ساعات العمل -- الأيام والأوقات التي تعمل فيها ورشتك
- قائمة الخدمات -- قائمة الخدمات التي تقدمها
تعرض كل بطاقة إما علامة صح خضراء (مكتملة) أو زر تهيئة ينقلك مباشرة إلى صفحة الإعدادات المناسبة.
خطوة بخطوة: إكمال الإعداد
- انظر إلى بطاقات الإعداد في أعلى لوحة التحكم.
- انقر على تهيئة على أي عنصر غير مكتمل.
- املأ المعلومات المطلوبة في صفحة الإعدادات التي تفتح.
- عد إلى لوحة التحكم -- ستعرض البطاقة الآن علامة صح خضراء.
- بمجرد اكتمال العناصر الثلاثة، يختفي قسم الإعداد تلقائيًا وتظهر مقاييس العمل الكاملة مكانه.
من المفيد معرفته: يمكنك إكمال هذه الخطوات بأي ترتيب. يتحقق النظام في الوقت الفعلي، لذا يتم تحديث تقدمك بمجرد حفظ التغييرات.
الميزات الرئيسية للوحة التحكم
بمجرد اكتمال الإعداد، تعرض لوحة التحكم أربعة أقسام رئيسية، يتم تحميل كل منها بشكل مستقل حتى تتمكن من قراءة البيانات فور توفرها.
1. لمحة أداء العمل (القسم العلوي)
هذه هي البطاقة في أعلى الصفحة. تمنحك عرضًا سريعًا لأرقام ورشتك الرئيسية خلال آخر 30 يومًا.
ما ستراه
ست بلاطات مقاييس مرتبة في شبكة:
| المقياس | ماذا يخبرك |
|---|---|
| الأعمال النشطة | عدد المركبات التي يتم العمل عليها حاليًا في حجرات ورشتك الآن |
| المؤكدة | الحجوزات التي تم تأكيدها وتنتظر الخدمة |
| الفواتير غير المدفوعة | إجمالي المبلغ المستحق من الفواتير التي لم يتم دفعها بعد، بالإضافة إلى عدد الفواتير غير المدفوعة |
| الإيرادات المعلقة | الإيرادات من الحجوزات التي لا تزال في انتظار التأكيد، مع عدد تلك الحجوزات |
| المكتملة | إجمالي الأعمال المكتملة في آخر 30 يومًا، مع سهم اتجاه يوضح ما إذا كان هذا ارتفاعًا أو انخفاضًا مقارنة بالشهر الماضي |
| متوسط قيمة العمل | متوسط الإيراد لكل عمل مكتمل، أيضًا مع مؤشر اتجاه شهري |
فهم مؤشرات الاتجاه
بجانب بعض المقاييس، سترى حبة ملونة صغيرة:
- خضراء مع سهم للأعلى -- هذا الرقم ارتفع مقارنة بالشهر الماضي. هذا بشكل عام علامة إيجابية.
- حمراء مع سهم للأسفل -- هذا الرقم انخفض مقارنة بالشهر الماضي.
- شرطة رمادية -- لا تغيير عن الشهر الماضي.
تساعدك هذه الاتجاهات في رصد الأنماط بسرعة دون الحاجة للتعمق في التقارير المفصلة.
من المفيد معرفته: على الأجهزة المحمولة، يتم إخفاء بلاطات الفواتير غير المدفوعة ومتوسط قيمة العمل للحفاظ على نظافة الشاشة. يمكنك رؤيتها من خلال عرض لوحة التحكم على جهاز لوحي أو حاسوب مكتبي.
2. النظرة المالية العامة
أسفل لمحة الأداء، ستجد قسم النظرة المالية العامة. يوفر هذا نظرة أعمق على إيراداتك.
ما ستراه
- إيرادات الشهر الحالي مقارنة بالشهر الماضي
- مخطط اتجاه الإيرادات يعرض الأشهر الأخيرة كرسم بياني خطي مرئي، حتى تتمكن من رؤية ما إذا كانت الإيرادات تنمو أو مستقرة أو تنخفض
- توقعات الإيرادات بناءً على مسارك الحالي
هذا القسم مفيد بشكل خاص لأصحاب الورش والمديرين الذين يرغبون في تتبع الصحة المالية بمرور الوقت.
3. إحصائيات ونشاط الورشة
يمنحك هذا القسم رؤى تشغيلية وخريطة حرارية للنشاط.
ما ستراه
-
خريطة حرارية للنشاط -- صف من البلاطات الملونة يمثل كل يوم. الأخضر الداكن يعني حجوزات أكثر في ذلك اليوم؛ الفاتح أو الرمادي يعني أقل. يمكنك التبديل بين عروض 7 أيام و14 يومًا و30 يومًا (على سطح المكتب). مرر المؤشر فوق أي بلاطة لرؤية العدد الدقيق للحجوزات والتاريخ.
-
خط أنابيب الحجوزات -- أربع بطاقات قابلة للنقر تعرض عدد الحجوزات في كل مرحلة:
- معلقة -- في انتظار التأكيد
- مؤكدة -- تمت الموافقة والجدولة
- قيد الخدمة -- يتم العمل عليها حاليًا
- مكتملة -- انتهت
انقر على أي بطاقة لخط الأنابيب للانتقال مباشرة إلى قائمة مفلترة لتلك الحجوزات.
-
إحصائيات الأداء الشهري -- أربع بطاقات ملخصة:
- الحجوزات المنشأة هذا الشهر (مع اتجاه شهري)
- العملاء الذين تمت خدمتهم هذا الشهر (مع اتجاه)
- معدل الإنجاز (نسبة الحجوزات التي تم إكمالها)
- متوسط الحجوزات في اليوم
من المفيد معرفته: في بداية الشهر، يعرض النظام شريط معلومات أزرق يوضح أن الاتجاهات تُحسب باستخدام المتوسطات اليومية لإجراء مقارنة عادلة. مع تقدم الشهر، تصبح البيانات أكثر تمثيلاً.
4. تنبيهات المخزون
يراقب القسم السفلي من لوحة التحكم مخزون القطع والمستلزمات.
ما ستراه
- أربعة إحصائيات ملخصة: إجمالي العناصر المتتبعة، المخزون السليم، المخزون المنخفض، والحرج (نفاد المخزون)
- قائمة بالعناصر التي تحتاج اهتمامًا، مرتبة مع الأكثر إلحاحًا (نفاد المخزون) في الأعلى:
- يعرض كل عنصر اسمه والكمية الحالية وتكلفة الوحدة
- العناصر الحمراء نفد مخزونها تمامًا
- العناصر الكهرمانية/الصفراء منخفضة (أقل من الحد الأدنى الذي حددته)
- يحتوي كل عنصر على زر إعادة طلب ينقلك إلى صفحة المخزون
- إذا كان كل مخزونك سليمًا، سترى تأكيدًا أخضر "المخزون مكتمل" بدلاً من ذلك
إذا لم تكن قد أضفت أي عناصر مخزون بعد، سترى رسالة تدعوك لـ إضافة أول عنصر.
من المفيد معرفته: يتم تعيين حدود المخزون لكل عنصر. لتعديل متى يتم تنبيهك بشأن المخزون المنخفض، انتقل إلى صفحة المخزون وعدّل الحد الأدنى لكل عنصر.
التنقل في لوحة التحكم
شريط التنقل الجانبي
على الجانب الأيسر من الشاشة (أو يمكن الوصول إليه عبر أيقونة القائمة على الهاتف)، ستجد روابط لجميع الأقسام الرئيسية:
| عنصر القائمة | إلى أين يأخذك |
|---|---|
| النظرة العامة | العودة إلى لوحة التحكم هذه |
| الحجوزات | جميع حجوزات هذه الورشة |
| الخدمات | كتالوج خدماتك |
| العملاء | دليل العملاء |
| الإعدادات | ملف الورشة والتهيئة |
قائمة الإجراءات السريعة
في الزاوية العلوية اليمنى من بطاقة لمحة أداء العمل، سترى أيقونة قائمة النقاط الثلاث. انقر عليها للوصول إلى اختصارات سريعة:
- تحديث البيانات -- إعادة تحميل جميع بيانات لوحة التحكم يدويًا
- بطاقات العمل / إدارة الحجرات -- الانتقال إلى حجرات الخدمة لرؤية ما يحدث في أرضية الورشة
- إدارة الخدمات -- الذهاب مباشرة إلى صفحة خدماتك
- ساعات العمل -- تعديل ساعات عملك
- عنوان العمل -- تحديث موقعك
- إعدادات الورشة -- فتح ملف وإعدادات ورشتك الكاملة
هناك أيضًا زر تحديث (أيقونة سهم دائري) بجانب القائمة لإعادة تحميل البيانات بسرعة في أي وقت.
تحديث بياناتك
تتحدث بيانات لوحة التحكم تلقائيًا، ولكن إذا كنت تريد أحدث الأرقام:
- انقر على أيقونة السهم الدائري في أعلى أي قسم من أقسام لوحة التحكم، أو
- استخدم قائمة النقاط الثلاث واختر تحديث البيانات
يمكن تحديث كل قسم (لمحة الأداء، النظرة المالية، الإحصائيات، المخزون) بشكل مستقل.
التبديل بين الورش (المنظمات متعددة الورش)
إذا كانت منظمتك تمتلك أكثر من ورشة واحدة، يمكنك التبديل بينها بسهولة.
قائمة الورش
عند تسجيل الدخول لأول مرة (أو الانتقال إلى منطقة إدارة الورش)، سترى جدولاً يسرد جميع ورشك.
ما ستراه
جدول يحتوي على الأعمدة التالية لكل ورشة:
| العمود | ما يعرضه |
|---|---|
| الاسم | اسم الورشة |
| الحالة | شارة ملونة -- نشطة (أخضر)، غير نشطة (رمادي)، صيانة (أصفر)، معلقة (أحمر)، أو قيد المراجعة (أزرق) |
| الموقع | الشارع والمدينة والإمارة/المنطقة |
| جهة الاتصال | رقم الهاتف والبريد الإلكتروني |
| الخدمات | عدد الخدمات المقدمة |
| الحجوزات | عدد الحجوزات النشطة وإجمالي عدد الحجوزات |
| الإيرادات | إجمالي إيرادات هذه الورشة |
| العملاء | عدد العملاء الذين تمت خدمتهم |
كيفية التبديل بين الورش
- من أي صفحة، انتقل مرة أخرى إلى قائمة الورش (يمكن لمسؤولك تأكيد الموقع الدقيق في القائمة لمنظمتك).
- انقر على أي صف في جدول الورش.
- سيتم نقلك مباشرة إلى لوحة تحكم تلك الورشة.
إذا كان لديك أكثر من 10 ورش، يتم ترقيم القائمة. استخدم أزرار السابق والتالي في الأسفل للتنقل بين الصفحات.
من المفيد معرفته: لكل ورشة لوحة تحكم ومقاييس وإعدادات مستقلة خاصة بها. التبديل بين الورش يحدّث كل شيء على الشاشة ليعكس بيانات تلك الورشة المحددة.
الإشعارات الفورية
من أكثر ميزات لوحة التحكم فائدة هي الإشعارات الحية. عندما يحدث شيء مهم، ستعرف فورًا -- حتى بدون تحديث الصفحة.
ما يُطلق الإشعار
- إنشاء حجز جديد -- سترى اسم العميل والخدمة التي حجزها
- تغيير حالة حجز -- على سبيل المثال، عند تأكيد حجز أو بدئه أو إكماله أو إلغائه
ما ستراه
يظهر شريط إشعار منزلق على الشاشة يتضمن:
- نوع الإشعار (حجز جديد، تحديث حالة)
- وصف موجز لما حدث
- أزرار إجراءات:
- عرض -- يفتح تفاصيل الحجز
- تأكيد -- (للحجوزات الجديدة) يؤكد الحجز مباشرة من الإشعار، دون الحاجة للانتقال بعيدًا
تتضمن الإشعارات تنبيهًا صوتيًا حتى لا تفوتها حتى لو لم تكن تنظر إلى الشاشة. تختفي تلقائيًا بعد بضع ثوانٍ، لكن يمكنك إغلاقها يدويًا بالنقر على زر الإغلاق.
من المفيد معرفته: الإشعارات خاصة بالورشة التي تعرضها حاليًا. إذا بدّلت بين الورش، ستتلقى إشعارات فقط للورشة الجديدة.
دليل خطوة بخطوة: يومك الأول
إليك سير عمل موصى به لإعداد كل شيء والبدء في استخدام autoGMS بفعالية.
الخطوة 1: أكمل قائمة الإعداد
- أضف عنوان ورشتك
- عيّن ساعات العمل
- أنشئ قائمة خدماتك (على الأقل خدماتك الأكثر شيوعًا)
الخطوة 2: استكشف لوحة التحكم
- انظر إلى كل قسم وتعرف على مكان المعلومات
- جرب تمرير المؤشر فوق المقاييس وعناصر الرسوم البيانية لرؤية تلميحات بتفاصيل إضافية
الخطوة 3: أضف أول حجز لك
- انقر على الحجوزات في قائمة التنقل
- أنشئ حجزًا جديدًا باسم العميل والمركبة والخدمة
- شاهد مقاييس لوحة التحكم تتحدث في الوقت الفعلي
الخطوة 4: أعدّ مخزونك (اختياري لكن موصى به)
- انتقل إلى قسم المخزون
- أضف القطع والمستلزمات الأكثر استخدامًا
- عيّن حدود المخزون الأدنى حتى تحصل على تنبيهات قبل نفادها
الخطوة 5: ادعُ فريقك
- اطلب من المسؤول إضافة أعضاء الفريق (الفنيين، مستشاري الخدمة) إلى النظام
- يحصل كل شخص على تسجيل دخول خاص به بصلاحيات مناسبة لدوره
نصائح وأفضل الممارسات
-
تحقق من لوحة التحكم أول شيء كل صباح. يستغرق الأمر 30 ثانية لرؤية الأعمال النشطة والمعلقة وما إذا كان أي مخزون يحتاج إعادة طلب.
-
استخدم خريطة النشاط الحرارية لرصد الأنماط. إذا لاحظت أن أيامًا معينة مزدحمة باستمرار، يمكنك تعيين الموظفين وفقًا لذلك.
-
راقب أسهم الاتجاه. قد يشير الاتجاه الهابط في الأعمال المكتملة أو متوسط قيمة العمل إلى شيء يستحق التحقيق. الاتجاه الصاعد يؤكد أن التحسينات تعمل.
-
استجب للإشعارات بسرعة. عندما يأتي حجز جديد، فإن تأكيده بسرعة يمنح عملاءك الثقة. استخدم زر "تأكيد" مباشرة من الإشعار لتوفير الوقت.
-
حدّث البيانات بعد التغييرات الكبيرة. إذا أنجزت عدة أعمال أو حدّثت فواتير، اضغط زر التحديث للتأكد من أن لوحة التحكم تعكس أحدث حالة.
-
استخدم قائمة الإجراءات السريعة. بدلاً من التنقل عبر عدة صفحات، استخدم قائمة النقاط الثلاث في أعلى لمحة الأداء للانتقال مباشرة إلى الحجرات أو الخدمات أو الساعات أو الإعدادات.
-
راجع النظرة المالية أسبوعيًا. يعرض مخطط الإيرادات مسارك بمرور الوقت. نظرة أسبوعية سريعة تساعدك في رصد الاتجاهات قبل أن تتحول إلى مشاكل.
الأسئلة الشائعة
س: سجلت الدخول للتو ولوحة التحكم تعرض أصفارًا. هل هناك خطأ؟ ج: لا، هذا طبيعي تمامًا لورشة جديدة. ستبدأ المقاييس في الظهور مع إنشاء الحجوزات وإنجاز الأعمال ومعالجة الفواتير. أكمل قائمة الإعداد أولاً، ثم أنشئ أول حجز لرؤية الأرقام تظهر.
س: لماذا لا تظهر بعض بلاطات المقاييس على هاتفي؟ ج: للحفاظ على تجربة الهاتف نظيفة وقابلة للقراءة، يتم إخفاء بلاطات "الفواتير غير المدفوعة" و"متوسط قيمة العمل" على الشاشات الأصغر. انتقل إلى جهاز لوحي أو حاسوب مكتبي لرؤية جميع البلاطات الست.
س: كم مرة يتم تحديث بيانات لوحة التحكم تلقائيًا؟ ج: يتم تخزين بيانات لوحة التحكم مؤقتًا للأداء ويتم تحديثها دوريًا في الخلفية. إذا كنت بحاجة لأحدث الأرقام مطلقًا، انقر على أيقونة التحديث في أي قسم. جميع الأقسام تُحمّل بشكل مستقل، لذا لن يؤخر قسم بطيء بقية الأقسام.
س: أدير عدة ورش. هل يمكنني رؤية عرض مجمع؟ ج: تعرض لوحة التحكم بيانات ورشة واحدة في كل مرة. لمقارنة الورش، استخدم عرض قائمة الورش الذي يعرض الإحصائيات الرئيسية (الحجوزات، الإيرادات، العملاء) لكل ورشة في جدول. يمكنك التبديل بين لوحات تحكم الورش الفردية بالنقر على أي ورشة في القائمة.
س: ما الذي تتحقق منه قائمة الإعداد؟ ج: تتحقق القائمة من ثلاثة أشياء: (1) عنوان عمل صالح، (2) ساعات عمل محددة ليوم واحد على الأقل، و(3) خدمة واحدة على الأقل مضافة إلى قائمة خدماتك. بمجرد توفر الثلاثة، تختفي القائمة وتظهر مقاييسك الكاملة مكانها.
س: سمعت صوت إشعار لكنني فاتتني الرسالة. أين أجدها؟ ج: تنزلق الإشعارات وتختفي تلقائيًا بعد بضع ثوانٍ. رغم عدم وجود سجل إشعارات على لوحة التحكم نفسها، يمكنك التحقق من صفحة الحجوزات لرؤية آخر النشاط وأي حجوزات تحتاج انتباهك.
س: ماذا تعني الألوان على خريطة النشاط الحرارية؟ ج: تعرض الخريطة الحرارية حجم الحجوزات حسب اليوم. الرمادي يعني لا حجوزات، الأخضر الفاتح يعني القليل (1-3)، الأخضر المتوسط يعني نشاط معتدل (4-7)، والأخضر الداكن يعني يوم مزدحم (8 أو أكثر). مرر المؤشر فوق أي يوم لرؤية العدد الدقيق.
س: هل يمكنني تغيير العملة المعروضة على لوحة التحكم؟ ج: يتم تعيين العملة على مستوى الورشة بناءً على منطقتك وإعدادات الورشة. إذا كنت بحاجة لتغييرها، انتقل إلى صفحة إعدادات الورشة. ستتحدث لوحة التحكم تلقائيًا لتعكس العملة الجديدة.
س: ما هو مقياس "الإيرادات المعلقة"؟ ج: الإيرادات المعلقة هي إجمالي القيمة المقدرة للحجوزات التي لا تزال في حالة "معلقة" -- أي أنها تم تقديمها ولكن لم يتم تأكيدها بعد. يمنحك هذا فكرة عن الإيرادات المحتملة القادمة بمجرد الموافقة على تلك الحجوزات.
تحتاج مزيدًا من المساعدة؟
إذا كانت لديك أسئلة غير مغطاة هنا، تواصل مع مسؤول autoGMS الخاص بك أو اتصل بفريق الدعم لدينا. نحن هنا للتأكد من أن ورشتك تعمل بسلاسة من اليوم الأول.