المستودع المركزي
يمنح المستودع المركزي مؤسستك مخزوناً مشتركاً تسحب منه الفروع. النموذج بسيط:
- المستودع يزوّد الفروع
- الفروع تزوّد الأعمال
يظهر المستودع كمساحة مخزون داخل المؤسسة، وليس كفرع عادي للحجوزات اليومية.
التفعيل والوصول
- افتح إعدادات المؤسسة.
- فعّل المستودع المركزي.
- اختر ما إذا كنت تريد نقل المخزون الحالي إلى المستودع أثناء الإعداد.
بعد التفعيل يظهر تبويب المستودع للمخزون المشترك وتبويب التحويلات لإدارة الطلبات بين المواقع.
مساحة عمل المستودع متاحة فقط لمالك المؤسسة المسجّل أو مدير مؤسسة مسجّل أو مدير المنصة. لا يحصل مالك فرع أو مدير فرع على هذه المساحة لمجرد اسم دوره؛ بل يطلب مخزون المستودع ويستلمه من مسار المخزون في فرعه.
عند نقل المخزون أثناء الإعداد، ينقل autoGMS الكمية المتاحة فقط. تبقى الكميات المحجوزة أو المطلوبة للأعمال في الفرع حتى لا تتأثر الأعمال النشطة.
إذا عطّلت المستودع لاحقاً، تتوقف مسارات العمل الخاصة به لكن يبقى مخزونه محفوظاً. عند إعادة التفعيل، يعيد النظام استخدام إعداد المستودع الحالي متى أمكن.
أين تظهر الطلبات؟
- المؤسسة > التحويلات هي قائمة العمل الرئيسية لكل المواقع التي يحق للمستخدم رؤيتها.
- من صفحة مخزون الفرع، يفتح حركة المخزون > إدارة التحويلات المساحة نفسها مع تصفية النتائج لذلك الفرع.
- يعرض تبويب نشط الطلبات بانتظار الاعتماد والجاهزة للإرسال وقيد النقل.
- يعرض السجل التحويلات المستلمة والمرفوضة والملغاة.
- تعرض كل التحويلات القوائم النشطة والسجل معاً.
- يفتح إشعار جرس التنبيهات التحويل المطلوب مباشرة، حتى بعد قراءة الإشعار.
شروط إنشاء التحويل
لا يمكن إنشاء التحويل إلا إذا تحققت الشروط التالية:
- ميزة إدارة المخزون مفعلة للمؤسسة.
- المصدر والوجهة موقعان مختلفان داخل المؤسسة نفسها.
- لدى مقدم الطلب صلاحية مخزون للفرع الوجهة.
- الصنف المحدد موجود في الموقع المصدر.
- لدى المصدر مخزون متاح كافٍ؛ المخزون المحجوز لا يمكن طلبه مرة أخرى.
- الكمية موجبة. الوحدات المعدودة تتطلب أرقاماً صحيحة، أما الوحدات المقاسة مثل اللترات والكيلوغرامات والأمتار والجالونات فتدعم الكسور العشرية.
- يوجد سبب واضح من 5 إلى 500 حرف.
- لم تصل المؤسسة إلى حد التحويلات الشهري في خطتها.
صلاحية طلب المخزون منفصلة عن صلاحية اعتماد الطلب أو إرساله أو استلامه.
| الإجراء | من يستطيع تنفيذه؟ |
|---|---|
| إنشاء طلب | مستخدم لديه صلاحية مخزون للفرع الوجهة |
| الاعتماد أو الرفض | مدير للموقع المصدر |
| الإرسال | مدير للموقع المصدر بعد الاعتماد |
| الاستلام | مدير للموقع الوجهة بعد الإرسال |
| الإلغاء أثناء انتظار الاعتماد | مقدم الطلب أو مالك/مدير المؤسسة |
| إدارة كل المواقع | مالك أو مدير المؤسسة المسجل، أو مدير المنصة |
يعمل مالك الفرع ومدير الفرع والمدير ضمن المواقع التي يديرونها فقط، ويجب أن تسمح لهم صلاحية صفحة المخزون بذلك. اسم الدور وحده لا يمنح تحكماً على مستوى المؤسسة.
المستودع المركزي تحت إدارة المؤسسة. يستطيع مدير الفرع طلب مخزون لفرع وجهة لديه صلاحية عليه واستلامه هناك، لكنه لا يكتسب صلاحية اعتماد طلبات المستودع أو إرسالها. يتولى جانب المستودع مالك المؤسسة أو مديرها المسجل أو مدير المنصة.
سحب المخزون إلى فرع
من صفحة مخزون الفرع اختر حركة المخزون > سحب من المستودع، ثم اختر الصنف والكمية.
- إذا كنت تدير المستودع والفرع الوجهة، يكتمل السحب فوراً.
- إذا كنت لا تدير الموقعين، ينشئ autoGMS طلب تحويل بدلاً من نقل المخزون مباشرة.
بالنسبة للطلب، يعتمد مدير المصدر التحويل أو يرفضه، ثم يحدد أنه تم الإرسال. عند الإرسال تُخصم كمية المصدر. يؤكد مدير الفرع الوجهة الاستلام فتزداد كمية الوجهة.
يمكن أيضاً أن يظهر زر سحب بجوار صنف منخفض المخزون عند توفر كمية في المستودع.
حالات التحويل ووقت تغير المخزون
| الحالة | معناها | أثرها على المخزون |
|---|---|---|
| بانتظار الاعتماد | ينتظر الطلب قرار فريق المصدر. | لا يُحجز أو يُنقل أي مخزون. |
| جاهز للإرسال | تم اعتماد الطلب. | تُحجز الكمية في المصدر حتى لا تستخدم في طلب آخر. |
| قيد النقل | أكد المصدر أن القطع خرجت فعلياً. | تُخصم كمية المصدر وينتهي حجز المصدر، ولا تزيد كمية الوجهة بعد. |
| تم الاستلام | أكد فريق الوجهة وصول القطع. | تزداد كمية الوجهة ويكتمل التحويل. |
| مرفوض | رفض المصدر طلباً كان بانتظار الاعتماد. | لا ينتقل المخزون. |
| ملغى | ألغى مقدم الطلب أو مدير المؤسسة طلباً كان بانتظار الاعتماد. | لا ينتقل المخزون. |
لا تضغط استلام قبل وصول القطع فعلياً. تأكيد الاستلام هو اللحظة التي يرحّل فيها النظام كمية الوجهة.
إذا وجد autoGMS صنفاً مطابقاً واضحاً في الوجهة، يضيف إليه الكمية. إذا لم يوجد صنف مناسب، ينشئ صنفاً في الوجهة من بيانات الصنف المصدر. إذا وُجد أكثر من تطابق محتمل، يوقف الاستلام حتى تتم معالجة التكرارات بأمان.
الاعتماد التلقائي والسحب الفوري
لا يبدأ كل طلب بحالة بانتظار الاعتماد:
- إذا كان مقدم الطلب يدير المصدر والوجهة معاً، يعتمد autoGMS الطلب تلقائياً ويحجز الكمية فوراً.
- إذا كان المصدر هو المستودع المركزي وكان المستخدم يدير الموقعين واستخدم مسار السحب الفوري، يكتمل النقل في خطوة واحدة.
- لا يتوفر الإكمال الفوري للتحويلات العادية بين فرعين.
- إذا لم يكن المستخدم يدير الموقعين، يتحول سحب المستودع إلى طلب اعتماد عادي.
لذلك قد يرى مالك المؤسسة طلبه الجديد مباشرة في حالة جاهز للإرسال، بينما يرى مستخدم آخر بانتظار الاعتماد.
المتابعة والصلاحيات
افتح المؤسسة > التحويلات لعرض الطلبات النشطة والسجل والطلبات التي تجاوزت 24 ساعة. يستطيع مالك المؤسسة ومديرها إدارة كل المواقع. يستطيع مالك الفرع ومدير الفرع والمدير التصرف في المواقع التي يديرونها. يستطيع مستخدمو المخزون الآخرون طلب المخزون فقط للفروع التي لديهم صلاحية عليها.
تظهر إشعارات عند طلب الاعتماد والاعتماد والإرسال والرفض والإلغاء والاستلام. يفتح الإشعار التحويل نفسه. لا يتلقى مدير الفرع تنبيهات التحويل إلا إذا بقيت لديه صلاحية صفحة المخزون، بينما يستمر مالك المؤسسة ومديرها في تلقي التنبيهات التشغيلية على مستوى المؤسسة.
يتوقف مقدم الطلب عن تلقي تفاصيل التحويل اللاحقة إذا أصبح حسابه غير نشط أو فقد صلاحية صفحة المخزون للفرع الوجهة.
تعرض صفحة التحويلات أيضاً استخدام هذا الشهر مقابل حد خطة المؤسسة. تتوقف الطلبات الجديدة عند بلوغ الحد وتعود في الشهر الميلادي التالي بتوقيت UTC.
ترتيب الأولوية في القائمة هو: عاجلة، عالية، عادية، منخفضة. الأولوية تغيّر ترتيب القائمة وأهمية الإشعار فقط؛ لا تتجاوز الاعتماد ولا تغيّر الصلاحيات.
تعرض بطاقة تجاوز 24 ساعة الطلبات النشطة التي مر على إنشائها أكثر من 24 ساعة. هذه إشارة للمتابعة وليست حالة جديدة أو تصعيداً تلقائياً.
يمكن للبحث مطابقة اسم الصنف أو SKU أو الفرع أو مقدم الطلب أو السبب. تحفظ الفلاتر ومعرّف التحويل في رابط الصفحة، لذلك يمكن مشاركة عرض مفلتر أو رابط لتحويل محدد.
تحسب بطاقة هذا الشهر جميع الطلبات المنشأة خلال الشهر الميلادي الحالي بتوقيت UTC، بما في ذلك الطلبات التي تم استلامها أو رفضها أو إلغاؤها لاحقاً.
السحب أثناء تخصيص قطعة لعمل
إذا لم يكن مخزون الفرع كافياً وكان للمستودع مخزون مطابق، يمكن لـ autoGMS سحب النقص وتخصيص القطعة للعمل في خطوة واحدة. يستخدم النظام مخزون الفرع أولاً ثم يسحب النقص فقط من المستودع.
مثال: لدى الفرع قطعتان، ولدى المستودع 10 قطع، ويحتاج العمل 4 قطع. يستخدم النظام قطعتَي الفرع ويسحب قطعتين فقط من المستودع، ثم يخصص الأربع للعمل.
إذا كان التطابق في المستودع غير واضح أو لم تكفِ الكمية الإجمالية، يوقف النظام الإجراء ويطلب سحباً يدوياً أو كمية أقل.
إشعارات التحويل
- يتلقى فريق المصدر إشعار طلب الاعتماد.
- يتلقى فريق الوجهة ومقدم الطلب إشعاري الاعتماد والإرسال.
- تتلقى الفرق المعنية إشعارات الاستلام أو الرفض أو الإلغاء ضمن الفرع المرتبط بها.
- يستخدم الطلب العاجل معالجة إشعار عالية الأولوية.
- قراءة الإشعار لا تلغي الرابط؛ يمكن فتح التحويل نفسه مرة أخرى.
أوامر الشراء والمستودع
استلام أوامر الشراء مرتبط حالياً بمخزون الفرع. استلم أمر الشراء في الفرع المحدد، ثم استخدم نقل الإعداد أو تحويلاً مضبوطاً لنقل الكمية إلى المستودع المركزي.
استكشاف المشكلات
"المستودع غير مهيأ لهذه المؤسسة"
- افتح إعدادات المؤسسة وفعّل المستودع المركزي.
- احفظ الإعدادات ثم حدّث صفحة المؤسسة.
"المخزون المتاح غير كافٍ"
- راجع الكمية المتاحة، وليس الكمية الموجودة فقط.
- قد يكون جزء من المخزون محجوزاً لتحويل معتمد.
- خفّض الكمية أو أكمل الطلب الحالي أولاً.
انتقل الطلب مباشرة إلى "جاهز للإرسال"
هذا متوقع عندما يدير مقدم الطلب المصدر والوجهة معاً؛ يعتمد النظام الطلب تلقائياً ويحجز الكمية.
لا يظهر زر الاعتماد أو الإرسال أو الاستلام
تحقق من:
- تفعيل إدارة المخزون للمؤسسة.
- صلاحية صفحة المخزون للمستخدم في الفرع المعني.
- أن المستخدم يدير المصدر للإعتماد والإرسال أو الوجهة للاستلام.
- أن حالة التحويل تسمح بالإجراء.
لا أستطيع إلغاء أو رفض تحويل معتمد
الإلغاء والرفض متاحان فقط أثناء بانتظار الاعتماد. أوقف التسليم الفعلي وتواصل مع مدير المؤسسة أو دعم autoGMS قبل تأكيد الاستلام. إذا تم الاستلام بالفعل، أنشئ تحويلاً تصحيحياً في الاتجاه المعاكس بدلاً من تعديل المخزون يدوياً.
فشل الاستلام بسبب وجود عدة أصناف مطابقة
- لا تختر صنفاً عشوائياً.
- عالج تكرار الأصناف أو SKU أو الباركود أو مراجع القطع في الوجهة.
- أعد محاولة الاستلام عندما يبقى تطابق واضح واحد.
الأسئلة الشائعة
هل المستودع المركزي فرع آخر؟
ليس في الاستخدام اليومي. هو مساحة مخزون مشتركة للمؤسسة ولا يظهر كفرع عادي للحجوزات.
متى تُخصم الكمية من المصدر؟
يحجز الاعتماد الكمية. يخصم الإرسال كمية المصدر وينهي ذلك الحجز. تزداد كمية الوجهة عند تأكيد الاستلام.
هل يستطيع مقدم الطلب الإلغاء بعد الاعتماد؟
لا. الإلغاء متاح فقط أثناء انتظار الاعتماد.
هل تتجاوز الأولوية العاجلة الاعتماد؟
لا. تغيّر الأولوية ترتيب القائمة والإشعار فقط.
لماذا تخطى طلبي الاعتماد؟
لأن مقدم الطلب يدير المصدر والوجهة، فاعتمده autoGMS تلقائياً. وقد يكتمل سحب المستودع فوراً إذا استوفى شروط السحب الفوري.
هل يستطيع مدير الفرع اعتماد طلب من المستودع المركزي أو إرساله؟
ليس لمجرد أنه يدير فرعاً. يستطيع مدير الفرع طلب المخزون لفرع لديه صلاحية عليه واستلامه فيه. أما اعتماد طلب المستودع وإرساله فيتولاه مالك المؤسسة أو مديرها المسجل أو مدير المنصة.
هل يمكن التحويل بين مؤسستين؟
لا. يجب أن يكون الموقعان داخل المؤسسة نفسها.
هل يمكن تحويل كميات عشرية؟
نعم، للوحدات المقاسة. الوحدات المعدودة مثل القطع والمجموعات واللفائف والزجاجات والأنابيب تتطلب أرقاماً صحيحة. الوحدات المقاسة مثل اللترات والكيلوغرامات والأمتار والجالونات تدعم الكسور العشرية.
ماذا يحدث إذا لم يكن الصنف موجوداً في الوجهة؟
ينشئ autoGMS صنفاً في الوجهة من بيانات المصدر عند الاستلام. إذا وجد عدة تطابقات محتملة، يوقف الاستلام حتى معالجة التكرار.
هل تُحتسب الطلبات المرفوضة أو الملغاة ضمن الحد الشهري؟
نعم. يحتسب الحد كل طلب أُنشئ خلال الشهر الحالي بتوقيت UTC مهما كانت حالته النهائية.
هل أعدل المخزون يدوياً لتصحيح تحويل تم استلامه؟
يفضل إنشاء تحويل تصحيحي في الاتجاه المعاكس حتى يبقى المصدر والوجهة والمستخدمون والكميات في سجل تدقيق واحد.