إدارة الحجوزات
نظرة عامة
إدارة الحجوزات هي قلب لوحة تحكم autoGMS. هنا تنشئ وتتتبع وتدير كل عمل خدمة يمر عبر ورشتك -- من لحظة دخول العميل أو اتصاله، وحتى إنجاز العمل.
سواء كنت تدير ورشة بحجرة واحدة أو عملية متعددة الحجرات، تساعد هذه الميزة فريقك على البقاء منظمًا، وتجنب الحجوزات المزدوجة، وإبقاء العملاء على اطلاع في كل خطوة.
لماذا هي مهمة:
- تمنح فريقك بالكامل عرضًا مشتركًا وفوريًا لكل عمل في الورشة
- تتتبع كل حجز عبر مراحل واضحة حتى لا يُفقد شيء
- تساعدك في إدارة سعة ورشتك والتخطيط ليومك بفعالية
- تحتفظ بسجل كامل للخدمات والأسعار وبيانات العملاء لكل عمل
كيفية الوصول
- سجّل الدخول إلى لوحة تحكم autoGMS.
- من الشريط الجانبي، اختر الورشة التي تريد إدارتها.
- انقر على الحجوزات في التنقل الجانبي.
ستصل إلى صفحة الحجوزات التي تعرض جميع حجوزات ورشتك في عرض جدول افتراضيًا. في أعلى الصفحة سترى علامات تبويب لـ القائمة والتقويم و-- حسب إعدادات ميزاتك -- التذكيرات وخطط الخدمة.
في رأس الصفحة ستجد أيضًا زر تحديث لإعادة تحميل بياناتك عند الطلب، وزر الإعدادات الذي ينقلك إلى صفحة تهيئة الحجوزات.
معلومة مفيدة: لا يمكن للفنيين الوصول إلى صفحة الحجوزات. إذا سجّل فني الدخول وحاول الانتقال إلى هنا، يُعاد توجيهه تلقائياً إلى صفحة الورشة.
الميزات الرئيسية
- عرض القائمة -- جدول قابل للبحث والتصفية لجميع حجوزاتك مع إجراءات مضمنة
- عرض التقويم -- تقويم مرئي يعرض بطاقات الحجز التفصيلية في عرضي اليوم والأسبوع، وملخصات عدد الحجوزات في عرض الشهر
- علامة تبويب التذكيرات -- جدولة وإدارة تذكيرات الخدمة لعملائك (خاضعة لعلامة ميزة)
- علامة تبويب خطط الخدمة -- عرض وإدارة خطط الخدمة المتكررة لعملاء الأساطيل عند تفعيل خطط خدمة الأساطيل
- تتبع الحالة -- نقل الحجوزات عبر مراحل معلق، مؤكد، قيد الخدمة، ومكتمل
- التوزيع الذكي -- تعيين آلي للفنيين مع مطابقة المهارات عند بدء الخدمة
- التعليق والاستئناف -- إيقاف عمل نشط مؤقتًا عند انتظار قطع أو موافقة العميل
- تحديثات WhatsApp اليدوية -- فتح رسالة جاهزة لإحدى مراحل الحجز من أي صف، ثم مراجعتها أو تعديلها وإرسالها عبر WhatsApp
- تكامل الفحص المسبق -- إنجاز فحوصات المركبات قبل أو أثناء الخدمة
- تتبع الفحص الرقمي للمركبات (DVI) -- عرض حالة الفحص لكل حجز بنظرة واحدة في الجدول
- تتبع قرار عرض السعر -- متابعة ما إذا كان العملاء قد وافقوا أو رفضوا أو لم يردوا بعد على عروض الأسعار
- البحث والتصفية -- إيجاد أي حجز باسم العميل أو رقم الهاتف أو رقم اللوحة أو الحالة
- إظهار/إخفاء الأعمدة -- إظهار أو إخفاء أعمدة الجدول للتركيز على المعلومات المهمة لك
- تعديلات الأسعار -- تحديث الأسعار من صفحة تفاصيل الحجز مع سبب إلزامي وسجل أسعار مرئي
- الإضافات والبنود القابلة للفوترة -- إضافة خدمات أو عمالة أو قطع أو عمل خارجي أو بنود مخصصة قبل اكتمال الحجز
- تصفية نوع العميل -- التصفية بين العملاء الأفراد والشركات
- التحديثات الفورية -- تتحدث الحجوزات مباشرة عبر اتصالات WebSocket مع حدوث التغييرات عبر فريقك
فهم حالات الحجز
كل حجز في autoGMS يمر عبر مجموعة واضحة من المراحل. فكر فيه كحزام ناقل -- كل عمل يتقدم خطوة واحدة في كل مرة.
تدفق الحالة
معلق --> مؤكد --> قيد الخدمة --> مكتمل
يمكن أيضًا إلغاء أي حجز في أي وقت قبل الإنجاز.
ماذا تعني كل حالة
| الحالة | ماذا تعني | ما يجب عليك فعله |
|---|---|---|
| معلق | تم إنشاء حجز جديد لكن لم تتم مراجعته بعد. | راجع تفاصيل الحجز وأكّده، أو ألغِه إذا لزم الأمر. |
| مؤكد | تمت الموافقة على الحجز وتمت جدولته للخدمة. | عندما تصل المركبة وتكون جاهزًا للعمل عليها، ابدأ الخدمة. |
| قيد الخدمة | يتم العمل على المهمة بنشاط في ورشتك. | أنجز العمل، وأكّد أي مخزون مستخدم، ثم ضع علامة مكتمل على العمل. |
| مكتمل | انتهت الخدمة. | العمل أُنجز. تُحسب الإيرادات من هذا الحجز الآن في تقاريرك. |
| ملغي | تم إلغاء الحجز. | لا حاجة لإجراء إضافي. لا تؤثر الحجوزات الملغاة على إيراداتك. |
من المفيد معرفته: يجب أن تتقدم الحجوزات بالترتيب. لا يمكنك القفز من معلق مباشرة إلى قيد الخدمة -- يجب تأكيده أولاً. هذا يحافظ على دقة سجلاتك ويضمن عدم تفويت شيء.
قيد التعليق
أحيانًا يحتاج عمل للتوقف مؤقتًا -- ربما تنتظر وصول قطعة، أو يحتاج العميل للموافقة على عمل إضافي. عندما يكون الحجز قيد الخدمة، يمكنك وضعه قيد التعليق.
- تبقى الأعمال المعلّقة في حالة قيد الخدمة لكنها مميزة بوضوح حتى يعرف فريقك أنها متوقفة مؤقتًا.
- يجب تقديم سبب عند تعليق عمل. الأسباب المتاحة تشمل:
- انتظار قطع
- انتظار موافقة العميل
- انتظار الدفع
- الفني غير متاح
- مشكلة في المعدات
- أخرى
- يمكنك إضافة ملاحظات اختيارية توضح التعليق بمزيد من التفصيل.
- عندما تكون جاهزًا للمتابعة، استأنف العمل ببساطة.
- يتتبع النظام مدة تعليق كل عمل.
دليل خطوة بخطوة
عرض قائمة الحجوزات
العرض الافتراضي عند فتح الحجوزات هو علامة تبويب القائمة -- جدول يعرض جميع حجوزاتك.
ما ستراه:
- بطاقتا ملخص على سطح المكتب أعلى الجدول:
- إيرادات الأعمال المكتملة (الإجمالي من الأعمال المكتملة فقط)
- قيمة خط الأنابيب (القيمة المجمعة للحجوزات المعلقة والمؤكدة وقيد الخدمة)
- جدول بأعمدة قابلة للتهيئة (انظر مرجع الأعمدة أدناه)
- رقائق تصفية الحالة في الأعلى (معلق، مؤكد، قيد الخدمة، مكتمل، ملغي) مع أرقام عدد بجانب كل حالة
- شريط بحث لإيجاد حجوزات محددة
- قائمة منسدلة لتصفية نوع العميل (الكل، فرد، شركة)
- مربعات لتحديد الحجوزات وتصديرها بصيغة CSV
- أدوات ترقيم الصفحات في الأسفل مع محدد حجم الصفحة
- قائمة إظهار/إخفاء الأعمدة لإظهار أو إخفاء الأعمدة
عند تحميل الجدول لبيانات جديدة -- على سبيل المثال، بعد تطبيق فلتر أو تغيير الصفحات -- تبهت الصفوف الحالية قليلاً للإشارة إلى أن بيانات جديدة في الطريق. لا يوجد مؤشر تحميل بملء الشاشة، فلن يتم حظرك من قراءة ما هو معروض بالفعل.
حدد حجزًا واحدًا أو أكثر في الصفحة الحالية، ثم اختر تصدير. يتضمن ملف CSV ملخص الحجز المقروء وجميع بيانات الحجز المتاحة للقائمة، بما فيها منشئ الحجز ومصدره وتعيين شريك الإحالة ونسبة الحملة عند تسجيلها. يقتصر التحديد على الصفحة الحالية ويُمسح عند الانتقال إلى صفحة أخرى.
أعمدة الجدول
يحتوي جدول الحجوزات على مجموعة أعمدة افتراضية وعدة أعمدة اختيارية يمكنك إظهارها أو إخفاؤها.
الأعمدة المرئية دائمًا (افتراضية):
| العمود | ما يعرضه |
|---|---|
| العميل | اسم العميل (لحسابات الشركات، يعرض اسم الشركة مع اسم جهة الاتصال أسفله) |
| المركبة | ماركة المركبة وطرازها، مع نوع المركبة أسفلها |
| الخدمة | اسم الخدمة ونوع المركبة |
| التاريخ | تاريخ الحجز |
| الحالة | حالة الحجز الحالية كتسمية ملونة |
| قرار عرض السعر | ما إذا كان العميل قد وافق أو رفض أو لم يرد بعد على عرض السعر |
| السعر | السعر الحالي مع تعديل مضمّن (انقر للتعديل) |
| الفحص الرقمي (DVI) | حالة الفحص الرقمي للمركبة معروضة كنقطة ملونة -- رمادي (لم يبدأ)، كهرماني (قيد التنفيذ)، أو أخضر (مكتمل) |
أعمدة اختيارية (مخفية افتراضيًا، تبديل عبر قائمة إظهار/إخفاء الأعمدة):
| العمود | ما يعرضه |
|---|---|
| رقم اللوحة | رقم تسجيل/ترخيص المركبة |
| سنة الصنع | سنة صنع المركبة |
| هاتف العميل | رقم هاتف العميل |
| بريد العميل | عنوان البريد الإلكتروني للعميل |
| حالة الدفع | ما إذا تم استلام الدفع (مثلاً غير مدفوع، مدفوع جزئيًا، مدفوع) |
| المبلغ المدفوع | المبلغ الذي دفعه العميل حتى الآن |
| تاريخ الإنشاء | متى تم إنشاء الحجز لأول مرة (التاريخ والوقت) |
| تاريخ التحديث | متى تم تعديل الحجز آخر مرة (التاريخ والوقت) |
تُحفظ تفضيلات إظهار/إخفاء الأعمدة لكل ورشة، فتبقى عبر الجلسات.
تصفية الحجوزات حسب الحالة
- انقر على أي رقاقة حالة لتصفية الجدول لعرض الحجوزات بتلك الحالة فقط.
- تعرض كل رقاقة رقم عدد حتى ترى بنظرة سريعة عدد الحجوزات في تلك الحالة.
- يمكنك اختيار عدة رقائق حالة لرؤية الحجوزات عبر عدة حالات في وقت واحد.
- انقر على رقاقة محددة مرة أخرى لإزالة ذلك الفلتر.
البحث عن الحجوزات
استخدم شريط البحث في أعلى الجدول لإيجاد الحجوزات حسب:
- الاسم الأول أو الأخير للعميل
- رقم الهاتف
- رقم لوحة الترخيص
تتحدث النتائج أثناء الكتابة، مع تشغيل البحث مقابل الخادم للحصول على نتائج دقيقة عبر سجل حجوزاتك الكامل.
فرز الحجوزات
انقر على أي رأس عمود للفرز حسب ذلك العمود. انقر مرة أخرى لعكس ترتيب الفرز. يتم الفرز من جانب الخادم، فيعمل بشكل صحيح حتى مع آلاف الحجوزات عبر عدة صفحات. افتراضيًا، يتم فرز الحجوزات حسب التاريخ مع الأحدث أولاً.
التصفية حسب نوع العميل
استخدم القائمة المنسدلة لنوع العميل لعرض عملاء الأفراد فقط، أو عملاء الشركات فقط، أو الكل. هذا مفيد بشكل خاص عند الحاجة للتركيز على أعمال الأساطيل أو خدمات المركبات الشخصية.
إدارة تفاصيل الخدمة والإضافات
افتح الحجز لإدارة تفاصيل العمل من صفحة تفاصيل الحجز.
من قسم الخدمة يمكنك:
- مراجعة الخدمة المحجوزة والبنود القابلة للفوترة
- إضافة خدمة إضافية أو عمالة أو قطعة أو عمل خارجي أو بند مخصص قبل اكتمال الحجز
- إدخال الوصف والكمية وسعر الوحدة لكل بند إضافي
- عرض إجمالي العمل والضريبة التقديرية والمبلغ المطلوب للفوترة قبل إنشاء الفاتورة
- عرض إجمالي الفاتورة المحفوظ بعد إنشاء الفاتورة
لا تتطلب البنود الإضافية موافقة العميل داخل autoGMS. عند حفظها، يتم تحديث قيمة الحجز مباشرة وتسجيل التغيير في سجل نشاط الحجز. بعد اكتمال الحجز أو قفله، لا تعود تغييرات الخدمة متاحة.
يعتمد عرض الضريبة على الحالة المالية للحجز:
- الحجوزات المفتوحة التي لا تحتوي على فاتورة أو عرض سعر معتمد تستخدم معدل الضريبة/ضريبة القيمة المضافة الحالي في الورشة كمبلغ إرشادي
- عروض الأسعار المعتمدة تعرض الإجمالي المعتمد والضريبة المشمولة من ذلك العرض
- الفواتير التي تم إنشاؤها تعرض الضريبة وإجمالي الفاتورة المحفوظين في الفاتورة
استخدام عرض التقويم
يمنحك عرض التقويم نظرة مرئية عامة على حجوزاتك مرتبة على تقويم.
كيفية التبديل إلى عرض التقويم:
- في صفحة الحجوزات، انقر على علامة تبويب التقويم في أعلى الصفحة.
يُحمّل مكون التقويم عند الطلب، لذا قد يكون هناك لحظة قصيرة في المرة الأولى التي تتحول فيها إلى هذا العرض. بمجرد التحميل، يُطوى الشريط الجانبي تلقائيًا لمنحك مساحة شاشة أكبر للتقويم.
ما ستراه:
- في عرضي اليوم والأسبوع، تظهر الحجوزات كبطاقات ملونة حسب الحالة مع عرض الحالة أسفل البطاقة
- في عرض الشهر، تُستبدل بطاقات الحجوزات الفردية ببطاقة ملخص واحدة لكل يوم يحتوي على حجوزات
- شريط أدوات في الأعلى مع أزرار تنقل (السابق، اليوم، التالي)، وخيارات عرض (يوم، أسبوع، شهر)، وبحث، وفلاتر حالة
- تعرض بطاقات اليوم والأسبوع اسم العميل ونوع الخدمة وتفاصيل المركبة، وتُظهر وقت الوصول عندما يكون الحجز مرتبطًا بفترة زمنية
عروض التقويم
| العرض | الأفضل لـ |
|---|---|
| اليوم | رؤية جميع حجوزات يوم واحد بالتفصيل |
| الأسبوع | رؤية جميع بطاقات الحجوزات لكل يوم. تتمدد الأيام المزدحمة عموديًا بدلاً من حصر الحجوزات في مساحة تمرير صغيرة. |
| الشهر | مسح عبء العمل بسرعة من بطاقة ملخص واحدة لكل يوم. انقر على أي يوم لفتح عرض اليوم التفصيلي. |
الترميز اللوني
كل بطاقة حجز ملونة حسب الحالة:
- كهرماني/أصفر -- معلق
- أزرق -- مؤكد
- نيلي/بنفسجي -- قيد الخدمة
- أخضر -- مكتمل تُخفى الحجوزات الملغاة من التقويم للحفاظ على نظافته.
مؤشرات السعة
إذا كانت ورشتك تحتوي على إعداد الحد الأقصى للحجوزات في اليوم، يعرض التقويم معلومات السعة:
- في عرضي الأسبوع واليوم، يعرض رأس كل يوم عدد الحجوزات (مثل "3/10" بمعنى 3 حجوزات من سعة 10).
- في عرض الشهر، تعرض بطاقة الملخص عدد الحجوزات ومستوى عبء العمل: خفيف أو متوسط أو مزدحم أو ممتلئ.
- يعتمد مستوى عبء العمل على جميع حجوزات اليوم غير الملغاة، لذلك يبقى اليوم الممتلئ مميزًا حتى إذا أخفى البحث أو فلتر الحالة بعض حجوزاته.
- إذا لم تضبط حدًا يوميًا، يعرض الشهر عدد الحجوزات فقط من دون مستوى لعبء العمل.
الجدولة المراعية للوقت
إذا كانت ورشتك تستخدم الفترات الزمنية، يصبح التقويم أكثر دقة:
- الحجوزات التي لها فترة مجدولة توضع مقابل وقت وصولها في عرضي اليوم والأسبوع
- حجوزات التاريخ فقط تظهر في اليوم الصحيح، لكن بدون نفس التوضيع الزمني الدقيق
- يمكن لفريقك أن يرى بسرعة ما إذا كان اليوم مزدحماً بشكل عام أو ما إذا كانت نافذة وصول محددة مكتظة
البحث في عرض التقويم
استخدم شريط البحث في شريط أدوات التقويم لإيجاد الحجوزات باسم العميل أو رقم الهاتف أو رقم اللوحة.
في عرض الشهر، يعكس الرقم في بطاقة الملخص البحث وفلاتر الحالة الحالية. أما مستوى السعة فيعتمد على جميع الحجوزات غير الملغاة، حتى لا يبدو اليوم الممتلئ متاحًا بسبب الفلترة.
فتح حجز من التقويم
في عرضي اليوم أو الأسبوع، انقر على بطاقة الحجز لفتح تفاصيله. في عرض الشهر، انقر على يوم للانتقال إلى عرض اليوم التفصيلي. يُحفظ العرض والتاريخ المحددان في رابط الصفحة، لذلك تفتح عمليات التحديث والروابط المشتركة الموضع نفسه.
في صفحة تفاصيل الحجز، يعرض ملخص الخدمة أيضاً وقت الحجز المجدول عند التقاطه، حتى يتمكن فريقك من تأكيد الوصول المتوقع بنظرة واحدة.
تغيير حالة الحجز
يمكنك تقدم حجز عبر حالاته مباشرة من جدول الحجوزات باستخدام أزرار الإجراءات على كل صف.
تأكيد حجز معلق
- ابحث عن الحجز في القائمة.
- انقر على زر تأكيد في صف الحجز.
- يظهر مربع حوار تأكيد. راجع التفاصيل وأكّد.
ما يحدث: ينتقل الحجز إلى حالة مؤكد. إذا كان لدى العميل بريد إلكتروني مسجل والإشعارات مفعّلة، يتلقى إشعار تأكيد.
بدء الخدمة على حجز مؤكد (التوزيع الذكي)
بدء الخدمة يتضمن سير عمل موجه يُسمى التوزيع الذكي يضمن إعداد كل عمل بشكل صحيح قبل بدء العمل.
- ابحث عن الحجز المؤكد في القائمة.
- انقر على زر بدء الخدمة في صف الحجز.
- فحص ما قبل الخدمة -- إذا كان الفحص المسبق مطلوبًا لورشتك ولم يكتمل، سيُطلب منك إكماله أولاً. سيظهر الزر كـ فحص بدلاً من بدء الخدمة، وستحتاج لإكمال الفحص قبل المتابعة.
- تعيين الفني -- تفتح نافذة تعيين الفني، تعرض فنييك المتاحين مع درجات تطابق بناءً على المهارات وعبء العمل الحالي. اختر الأنسب للعمل.
- أكّد لبدء الخدمة.
ما يحدث: ينتقل الحجز إلى قيد الخدمة. تُنشأ بطاقة عمل تلقائيًا وتُعيّن -- لا تحتاج لاختيار حجرة يدويًا. يتولى النظام تخصيص الحجرات نيابة عنك. يُربط الفني المعيّن بالعمل، ويبدأ النظام في تتبع مدة الخدمة.
من المفيد معرفته: لا تحتاج لاختيار حجرة يدويًا. ينشئ autoGMS تلقائيًا بطاقة عمل لكل عمل نشط. يقترح نظام التوزيع الذكي أفضل فني متاح بناءً على مهاراته وخبرته بنوع الخدمة وعبء عمله الحالي، حتى تتمكن من اتخاذ تعيين مدروس بسرعة.
إنجاز عمل
- ابحث عن الحجز قيد الخدمة في القائمة.
- انقر على زر إنجاز في صف الحجز.
- تأكيد المخزون -- إذا كانت هناك عناصر مخزون معلقة معيّنة للعمل لم يتم تأكيد استخدامها، سيُطلب منك تأكيدها أولاً.
- فحص ما قبل الخدمة -- إذا كان الفحص المسبق مطلوبًا لكنه لم يكتمل، سيُطلب منك إكماله.
- إذا بقيت أي عوائق، يظهر مربع حوار العوائق يسرد كل ما يحتاج حلاً قبل إنجاز العمل.
- بمجرد تلبية جميع المتطلبات، أكّد الإنجاز.
ما يحدث: ينتقل الحجز إلى مكتمل. تُسجّل الإيرادات وتنعكس في تقاريرك وتحليلاتك. إذا كانت أتمتة التقييمات مهيأة، قد يُرسل طلب تقييم للعميل.
إلغاء حجز
- ابحث عن الحجز في القائمة.
- انقر على زر إلغاء في إجراءات ذلك الصف.
- أدخل سبب الإلغاء المطلوب.
- إذا كان هناك مبلغ مرتبط بالحجز، فاختر ما سيحدث له: تركه دون تغيير، رده، الاحتفاظ به كرصيد للعميل، نقل العربون إلى حجز مؤهل آخر للعميل نفسه، أو الاحتفاظ به كرسوم إلغاء. يمكن تقسيم المبلغ عندما تسمح الخيارات المتاحة بذلك.
- راجع المبالغ ثم أكّد.
ما يحدث: يُوضع الحجز في حالة ملغي ويُسجّل كل قرار مالي تم اختياره. لا تُحسب الأعمال الملغاة كإيراد خدمة. الاستثناء هو فاتورة رسوم الإلغاء، إذ تظهر كإيراد رسوم. لا يتم رد الأموال أو نقلها بصمت، وقد تُحظر السجلات التي يديرها مزود خارجي أو تبقى معلقة حتى التأكيد.
الرد اليدوي: بالنسبة للنقد أو التحويل البنكي أو أي دفعة خارجية، يسجل autoGMS مبلغًا رددته بالفعل خارج النظام ولا يرسل المال. يجب إدخال طريقة الدفع والمرجع والتأكيد بأن العميل استلم المبلغ.
تعليق عمل واستئنافه
تعليق عمل
- ابحث عن حجز قيد الخدمة في القائمة.
- انقر على زر تعليق في إجراءات صف الحجز.
- اختر سببًا من القائمة المنسدلة:
- انتظار قطع
- انتظار موافقة العميل
- انتظار الدفع
- الفني غير متاح
- مشكلة في المعدات
- أخرى
- أضف أي ملاحظات توضح التعليق.
- انقر تعليق.
ما ستراه: يعرض الحجز شارة "قيد التعليق" مع السبب. تبقى الحالة قيد الخدمة، لكن التعليق مرئي بوضوح لفريقك بالكامل في كل من عرضي القائمة والتقويم.
استئناف عمل
- ابحث عن الحجز المعلّق في القائمة.
- انقر على زر استئناف (الذي يحل محل أزرار الإجراءات العادية عندما يكون العمل معلّقاً).
ما يحدث: يُرفع التعليق ويصبح العمل نشطًا مرة أخرى. يسجل النظام مدة تعليق العمل.
إرسال تحديث يدوي عبر WhatsApp
استخدم إجراء صف الحجز لإبلاغ العميل من دون تغيير حالة الحجز مرة أخرى:
- ابحث عن الحجز في القائمة.
- افتح إجراءات أخرى واختر WhatsApp.
- يقترح autoGMS التحديث المطابق: تم استلام الحجز، تم تأكيد الحجز، بدأ العمل، العمل متوقف مؤقتًا، جاهزة للاستلام، أو تم إلغاء الحجز.
- احتفظ بالتحديث المقترح أو اختر تحديثًا آخر، ثم راجع الرسالة أو عدّلها.
- انقر فتح WhatsApp.
- يفتح WhatsApp والرسالة مكتوبة مسبقًا. راجعها مرة أخيرة ثم اضغط إرسال داخل WhatsApp.
يسجل النقر على فتح WhatsApp نشاط تم فتح WhatsApp في تبويب التواصل لدى العميل، مع سياق الحجز والخدمة والمركبة. هذا يسجل فتح المسودة؛ ولا يستطيع autoGMS تأكيد أنك ضغطت إرسال داخل WhatsApp. يبدأ السجل من وقت إتاحة هذه الميزة ولا يضيف الفتحات القديمة بأثر رجعي.
يجب أن يحتوي سجل العميل على رقم دولي صالح مع رمز الدولة. تستخدم رسائل التعليق الافتراضية صياغة مناسبة للعميل عند انتظار القطع، أو انتظار الموافقة، أو التعليق بطلب العميل. أما الأسباب الداخلية أو غير المعروفة فتستخدم رسالة تعليق عامة.
معلومة مفيدة: هذا الإجراء من صف الحجز يدوي دائمًا. يتحكم قسم رسائل واتساب في إعدادات الحجز في نص المسودة فقط، ولا يرسل الرسالة تلقائيًا.
إجراء فحص مسبق
إذا كانت منظمتك قد فعّلت الفحص المسبق، يمكنك تشغيله من جدول الحجوزات في أي وقت.
- ابحث عن الحجز في القائمة.
- إذا كان الفحص المسبق مطلوباً ولم يكتمل، يظهر زر الإجراء الرئيسي كـ فحص بدلاً من إجراء الحالة العادي.
- انقر الزر لفتح نافذة سير عمل الفحص المسبق.
يمكن إنجاز الفحوصات المسبقة قبل بدء الخدمة (موصى به) أو أثناء مرحلة قيد الخدمة. إذا عيّنت منظمتك الفحوصات المسبقة كإلزامية، سيتطلبها النظام قبل السماح بانتقالات الحالة.
تعيين تذكير
إذا كانت ميزة تذكيرات الخدمة مفعّلة لورشتك:
- ابحث عن حجز مكتمل في القائمة.
- انقر على زر تذكير في صف الحجز.
- يفتح مربع حوار حيث يمكنك تهيئة متى وكيف يجب تذكير العميل بخدمته القادمة.
معلومة مفيدة: إجراء التذكير يظهر فقط على الحجوزات المكتملة. لإدارة التذكيرات بشكل جماعي، استخدم تبويب التذكيرات.
إنشاء مذكرة تسليم
استخدم مذكرة التسليم عندما تكون المركبة أو المهمة جاهزة للتسليم للعميل.
- في قائمة الحجوزات، صفِّ الحجوزات حسب حالة مكتمل.
- افتح قائمة إجراءات الصف للحجز المكتمل.
- انقر على إنشاء مذكرة تسليم أو عرض مذكرة التسليم أو تنزيل مذكرة التسليم.
- يحفظ autoGMS ملف PDF في مرفقات العميل لهذا الحجز.
مذكرة التسليم هي مستند تسليم. تعرض المركبة، والعميل، والأعمال المنجزة، ونتيجة فحص الجودة عند تسجيلها، وتاريخ التسليم، وتفاصيل الإقرار. لا تستبدل الفاتورة أو إيصال الدفع.
يصدر ملف PDF بلغة الورشة المفضلة (الإنجليزية أو العربية أو الفرنسية).
تعديل الأسعار
يمكنك تعديل سعر الحجز مباشرة من جدول الحجوزات.
- في قائمة الحجوزات، ابحث عن عمود السعر للحجز الذي تريد تعديله.
- انقر على السعر لفتح أداة تعديل السعر.
- أدخل السعر الجديد أو طبّق خصمًا/إضافة.
- أكّد التغيير.
ما يحدث: يتم تحديث السعر النهائي. يحتفظ النظام بتتبع السعر الأصلي وجميع التعديلات المُجراة، فلديك دائمًا مسار تدقيق كامل.
من المفيد معرفته: يمكن تعديل الأسعار فقط على الحجوزات التي لم تكتمل أو تُلغ بعد.
استخدام علامة تبويب التذكيرات
إذا كانت ورشتك تمتلك ميزة تذكيرات الخدمة مفعّلة، سترى علامة تبويب التذكيرات في صفحة الحجوزات.
انقر على العلامة لفتح واجهة مخصصة لإدارة جميع تذكيرات الخدمة عبر قاعدة عملائك. يتوفر تلميح مساعدة في رأس العلامة -- انقر عليه لمعرفة كيف يعمل نظام التذكيرات، بما في ذلك قواعد الأتمتة وقنوات التسليم.
للتفاصيل الكاملة عن التذكيرات، راجع وثائق تذكيرات الخدمة.
استخدام علامة تبويب خطط الخدمة
إذا كانت ورشتك قد فعّلت خطط خدمة الأساطيل في إعدادات الحجز، سترى علامة تبويب خطط الخدمة في صفحة الحجوزات.
تعرض هذه العلامة جميع خطط الخدمة النشطة والسابقة لعملاء الأساطيل. تحدد خطط الخدمة جداول الصيانة المتكررة لمركبات الأساطيل، مما يسهّل إدارة اتفاقيات الخدمة المستمرة مع حسابات الشركات.
من المفيد معرفته: تظهر علامة تبويب خطط الخدمة فقط عندما تكون خطط خدمة الأساطيل نشطة. إذا لم ترها، انتقل إلى الحجوزات > الإعدادات وفعّل خطط خدمة الأساطيل.
التعامل مع بريد إلكتروني مفقود للعميل
عند تنفيذ إجراءات معينة -- مثل إرسال التأكيدات أو الفواتير -- قد يكتشف autoGMS أن العميل ليس لديه عنوان بريد إلكتروني مسجل. عندما يحدث هذا، يطلب مربع حوار إدخال بريد العميل الإلكتروني قبل المتابعة.
هذا يضمن إمكانية تسليم الاتصالات والفواتير عبر البريد الإلكتروني دون انقطاع.
مرجع إجراءات الصف
إليك مرجعًا كاملاً للإجراءات المتاحة على كل صف حجز، حسب الحالة الحالية للحجز:
| الإجراء | متاح عندما | ماذا يفعل |
|---|---|---|
| التفاصيل | أي حالة | يفتح صفحة تفاصيل الحجز الكاملة |
| تأكيد | معلق | ينقل الحجز إلى حالة مؤكد |
| بدء الخدمة | مؤكد (الفحص المسبق مكتمل أو غير مطلوب) | يُطلق سير عمل التوزيع الذكي (تعيين فني، تغيير حالة) |
| فحص | مؤكد (الفحص المسبق مطلوب لكنه غير مكتمل) | يفتح سير عمل الفحص المسبق؛ بدء الخدمة معطّل حتى اكتمال الفحص |
| إنجاز | قيد الخدمة | يضع علامة مكتمل على العمل (بعد فحوصات المخزون والفحص المسبق) |
| إلغاء | معلق، مؤكد | يلغي الحجز مع ملاحظة مطلوبة |
| تعليق | قيد الخدمة | يعلّق العمل مع سبب وملاحظات |
| استئناف | قيد الخدمة (معلّق) | يرفع التعليق ويستأنف العمل |
| أي حالة | يفتح رسالة قابلة للتعديل لإحدى مراحل الحجز؛ يرسلها الموظف من WhatsApp | |
| تذكير | مكتمل (إذا كانت ميزة التذكيرات مفعّلة) | يفتح مربع حوار إنشاء التذكير |
| مذكرة التسليم | مكتمل (عند تصفية القائمة حسب حالة مكتمل) | ينشئ أو يفتح أو ينزل مستند تسليم المركبة |
صفحة تفاصيل الحجز
النقر على التفاصيل في أي صف حجز يفتح صفحة تفاصيل الحجز الكاملة. هذه الصفحة منظمة في تبويبات:
| التبويب | ما يحتويه |
|---|---|
| نظرة عامة | بطاقة نظرة عامة على العمل مع العميل والمركبة والخدمة والتسعير وتعيين العمولة وتتبع الاستلام وتعديل المركبة |
| الفحص المسبق وعرض السعر والقطع | نتائج الفحص الرقمي للمركبة وتفاصيل عرض السعر وملخص الإيداعات (المبلغ المستحق والمستلم والمُطبّق) وإدارة المخزون/القطع |
| المراحل | تتبع المشروع متعدد المراحل (يظهر فقط لحجوزات وضع المشروع) |
| الأعمال الخارجية | خدمات الموردين/الخارجية المرتبطة بالحجز (يظهر فقط لتهيئات ورشة معينة) |
| المرفقات | الملفات والمستندات المرفقة بالحجز |
من رأس صفحة تفاصيل الحجز، يمكنك أيضاً:
- تعليق العمل أو استئنافه
- تبديل وضع المشروع تشغيلاً أو إيقافاً (إذا كانت ورشتك تدعم وضع المشروع)
- عرض الحالة الحالية وبيانات الحجز الوصفية
نصائح وأفضل الممارسات
-
ابدأ كل يوم بفحص الحجوزات المعلقة. أكّدها مبكرًا حتى يعرف فريقك ما هو قادم ويتلقى عملاؤك إشعارات تأكيد في الوقت المناسب.
-
استخدم فلاتر الحالة للتركيز. صفّ حسب "قيد الخدمة" لرؤية الأعمال النشطة فقط، أو حسب "مؤكد" لرؤية ما هو مجدول تاليًا. أرقام العدد على كل رقاقة تسهّل رصد أين يُحتاج انتباهك.
-
هيّئ أعمدتك. استخدم قائمة إظهار/إخفاء الأعمدة لعرض الأعمدة التي يحتاجها فريقك أكثر. مثلاً، اعرض عمود حالة الدفع إذا كان تتبع المدفوعات أولوية، أو أخفِ عمود الفحص الرقمي إذا كانت ورشتك لا تستخدم الفحوصات الرقمية.
-
استخدم عرض التقويم للتخطيط. عرض الأسبوع مفيد بشكل خاص لرؤية مدى ازدحام كل يوم وتوزيع عبء العمل عبر الأسبوع.
-
أنجز الفحوصات المسبقة قبل بدء الخدمة. رغم أن النظام يسمح بإنجازها أثناء قيد الخدمة، إلا أن إنجازها مسبقًا يكشف المشاكل مبكرًا ويتجنب التأخير بعد بدء العمل.
-
دع التوزيع الذكي يوجه اختيار الفني. تأخذ درجات التطابق في نافذة تعيين الفني بعين الاعتبار المهارات والخبرة وعبء العمل الحالي. ثق بالاقتراحات، لكن تجاوزها عندما تعرف أفضل -- أنت تعرف فريقك.
-
استخدم التعليق عند الانتظار. بدلاً من ترك عمل خاملاً، علّقه مع سبب واضح. هذا يخبر فريقك بالضبط لماذا توقف العمل ويساعدك في تتبع التأخيرات بدقة.
-
تحقق من مؤشرات السعة. إذا كان لديك حد يومي للحجوزات، استخدم ملخصات الشهر لرصد الأيام الخفيفة والمتوسطة والمزدحمة والممتلئة. تبقى الأيام الممتلئة مميزة حتى إذا أخفت الفلاتر حجوزاتها.
-
حدّث إذا بدا شيء غريبًا. انقر زر التحديث في رأس الصفحة لسحب أحدث البيانات. يتحدث النظام فوريًا عبر اتصالات حية، لكن التحديث اليدوي يمكن أن يساعد إذا شككت في بيانات قديمة.
-
حافظ على اكتمال بيانات المركبة. إضافة رقم الهيكل ورقم لوحة الترخيص يسهّل إيجاد الحجوزات لاحقًا باستخدام البحث، ويحافظ على دقة سجلات عملائك.
-
استخدم فلتر نوع العميل لأعمال الأساطيل. عند إدارة مزيج من عملاء الأفراد والشركات، بدّل القائمة المنسدلة إلى "شركة" للتركيز على أعمال الأساطيل التي قد تحتاج فوترة موحدة.
-
تابع قرارات عروض الأسعار. يخبرك عمود قرار عرض السعر بنظرة واحدة أي العملاء وافقوا أو رفضوا عروض أسعارهم، وأيهم لا يزال في الانتظار. تابع القرارات المعلقة لإبقاء الأعمال متحركة.
الأسئلة الشائعة
هل يمكنني تخطي حالة؟ مثلاً، الانتقال مباشرة من معلق إلى قيد الخدمة؟
لا. يجب أن تتبع الحجوزات التسلسل: معلق، ثم مؤكد، ثم قيد الخدمة، ثم مكتمل. هذا يضمن أن كل عمل يمر بمراجعة صحيحة قبل بدء العمل.
ماذا يحدث إذا أنجزت عملاً بالخطأ؟
يمكنك إعادة فتح عمل مكتمل، مما ينقله مرة أخرى إلى قيد الخدمة. سيُعيد النظام حساب التكاليف عند إنجازه مرة أخرى. هذا مفيد لتصحيح الأخطاء دون فقدان سجل الحجز.
هل يمكنني إلغاء حجز مكتمل؟
لا. بمجرد إنجاز الحجز، لا يمكن إلغاؤه. إذا كنت بحاجة لعكس عمل مكتمل، أعد فتحه أولاً (مما ينقله مرة أخرى إلى قيد الخدمة)، ثم ألغِه من هناك.
هل تؤثر الحجوزات الملغاة على إيراداتي؟
تُستبعد الأعمال الملغاة من إيرادات الخدمة. إذا اخترت الاحتفاظ بمبلغ كرسوم إلغاء، فتُحتسب فاتورة رسوم الإلغاء الناتجة كإيراد رسوم.
ماذا يعني "قيد التعليق"؟ هل هي حالة منفصلة؟
قيد التعليق ليست حالة منفصلة -- إنها علامة على الحجوزات قيد الخدمة. يبقى الحجز في حالة قيد الخدمة لكنه مميز بوضوح كمتوقف مؤقتًا. يمكن لفريقك رؤية سبب التعليق، ويتتبع النظام مدة التعليق.
أرى "فحص" بدلاً من "بدء الخدمة" على حجز مؤكد. ماذا أفعل؟
هذا يعني أن الفحص المسبق مطلوب لهذا الحجز لكنه لم يكتمل بعد. انقر فحص لفتح سير عمل الفحص المسبق. بمجرد اكتمال الفحص، سينتقل النظام تلقائياً إلى خطوة تعيين الفني حتى تتمكن من بدء الخدمة.
ما هي تأكيدات المخزون؟
عندما تُعيّن قطع أو مواد من مخزونك لعمل ما، يجب تأكيد استخدامها قبل إنجاز العمل. هذا يضمن بقاء سجلات مخزونك دقيقة. إذا كانت هناك عناصر مخزون غير مؤكدة، سيطلب منك النظام تأكيدها قبل السماح بالإنجاز.
كيف أنشئ تقديراً من حجز أو عمل موجود أو أحدّثه؟
افتح حجزاً معلقاً أو مؤكداً أو قيد الخدمة واستخدم قسم التقدير، أو افتح التقديرات واختر العميل والمركبة ثم الحجز. يحمّل autoGMS خدمة الحجز الحالية وبنود العمل والأسعار والقطع المسندة من المخزون إلى التقدير.
إذا كان التقدير يحتوي على عمل، اختر إضافة بنود الحجز للاحتفاظ به وإضافة البنود الناقصة فقط، أو استبدال المسودة لاستخدام بيانات الحجز الحالية فقط وإعادة ضبط العربون، أو إلغاء لعدم إجراء أي تغيير. إذا كان للحجز تقدير موجود، يفتح ذلك التقدير وتظهر الأعمال الجديدة أو المتغيرة أو المحذوفة للمراجعة بدلاً من استبدالها تلقائياً.
يمكنك إضافة العمل المقترح مباشرة إلى التقدير دون تعديل الحجز أولاً. حفظ المسودة لا يغير الحجز تلقائياً؛ يعود النطاق المعتمد والتسعير إلى الحجز من خلال مسار موافقة العميل المعتاد.
كيف يعمل البحث؟
يبحث شريط البحث في عرض القائمة حسب الاسم الأول واسم العائلة ورقم الهاتف ورقم لوحة الترخيص للعميل. يعمل البحث مقابل الخادم، فيعمل عبر سجل حجوزاتك الكامل بغض النظر عن الصفحة التي تعرضها. تتحدث النتائج أثناء الكتابة.
ما هو مربع حوار العوائق؟
عند محاولة تقديم حالة حجز وتوجد متطلبات معلقة -- مثل فحص مسبق غير مكتمل أو عناصر مخزون غير مؤكدة -- يظهر مربع حوار العوائق يسرد كل ما يحتاج حلاً أولاً. عالج كل عنصر في القائمة، ثم حاول تغيير الحالة مرة أخرى.
هل سيتلقى عملائي إشعارات عند تغيير حالة الحجز؟
مسودات واتساب التي تضبطها في إعدادات الحجز يدوية. لإرسال إحداها، اختر إجراءات أخرى ← WhatsApp في صف الحجز، ثم راجع الرسالة أو عدّلها، وانقر فتح WhatsApp واضغط إرسال داخل WhatsApp.
ما هو مؤشر السعة على التقويم؟
إذا عيّنت حدًا أقصى للحجوزات اليومية، يعرض رأسا الأسبوع واليوم العدد مقابل الحد (مثل 5/10). يعرض الشهر بطاقة ملخص كبيرة تحتوي على عدد الحجوزات المطابق للفلاتر ومستوى خفيف أو متوسط أو مزدحم أو ممتلئ. يعتمد المستوى على جميع الحجوزات غير الملغاة، لذلك لا تجعل الفلترة اليوم الممتلئ يبدو متاحًا. من دون حد يومي، يعرض الشهر عدد الحجوزات فقط.
ما هو التوزيع الذكي؟
التوزيع الذكي هو سير العمل الآلي الذي يعمل عند بدء الخدمة على حجز. يتحقق من متطلبات الفحص المسبق، ويعرض نافذة تعيين الفني مع درجات تطابق بناءً على المهارات وعبء العمل، ويتعامل مع انتقال الحالة وإنشاء بطاقة العمل في تدفق سلس واحد. لا تحتاج لاختيار حجرات يدويًا -- يتعامل النظام مع ذلك تلقائيًا.
لا أرى علامة تبويب التذكيرات. كيف أفعّلها؟
تُتحكم بعلامة تبويب التذكيرات عبر علامة ميزة تذكيرات الخدمة. إذا لم ترها، فقد لا تكون الميزة مفعّلة لورشتك. اتصل بمسؤولك لتفعيل تذكيرات الخدمة في إعدادات ميزات منظمتك.
لا أرى علامة تبويب خطط الخدمة. أين هي؟
تظهر علامة تبويب خطط الخدمة فقط عندما تكون خطط خدمة الأساطيل مفعّلة في إعدادات الحجز. إذا كانت ورشتك لا تعمل مع عملاء أساطيل أو شركات على اتفاقيات خدمة متكررة، فقد لا تحتاج هذه الميزة. لتفعيلها، انتقل إلى الحجوزات > الإعدادات وفعّل خطط خدمة الأساطيل.
هل يمكنني إنشاء حجوزات لعدة مركبات في وقت واحد؟
نعم. عند إنشاء حجز لعميل شركة لديه مركبات أساطيل مسجلة، يمكنك اختيار عدة مركبات وإنشاء حجوزات لها جميعًا دفعة واحدة. يمكنك تعيين نفس الخدمة لجميع المركبات أو اختيار خدمات مختلفة لكل منها.
لماذا لا أستطيع تغيير الخدمة على حجزي؟
يمكن تغيير الخدمة فقط في الحجوزات التي حالتها معلق أو مؤكد أو قيد الخدمة. إذا كان الحجز مكتملاً أو ملغى، تبقى الخدمة مقفلة. تعرض القائمة كل الخدمات النشطة في مركزك، وإذا لم يكن للخدمة المختارة سعر مطابق لنوع مركبة الحجز، يستخدم autoGMS سعر أخرى أو أول سعر محدد للخدمة. وإذا لم يكن هناك أي سعر يمكن استخدامه، يضبط autoGMS سعر خدمة الحجز على 0.
هل تتحدث الحجوزات في الوقت الفعلي؟
نعم. يستخدم autoGMS اتصالات WebSocket لدفع تحديثات حية إلى صفحة حجوزاتك. عندما يغيّر زميل حالة حجز، أو يعيّن فنيًا، أو يحدّث تفاصيل، يتحدث عرضك تلقائيًا. إذا لاحظت شيئًا يبدو قديمًا، استخدم زر التحديث في رأس الصفحة.
ما هو عمود الفحص الرقمي (DVI)؟
DVI تعني الفحص الرقمي للمركبة. يعرض العمود نقطة ملونة صغيرة تشير إلى حالة الفحص لكل حجز: رمادي يعني لم يبدأ، كهرماني يعني قيد التنفيذ، وأخضر يعني مكتمل. مرر فوق النقطة لرؤية تلميح يحتوي النص الكامل للحالة.
ما هو عمود قرار عرض السعر؟
يتتبع هذا العمود ما إذا كان العميل قد وافق أو وافق جزئياً أو رفض أو لم يرد بعد على عرض سعر لحجزه. القيم تشمل "موافق عليه"، "موافق عليه جزئياً"، "مرفوض"، "في انتظار القرار"، و"لا يوجد تقدير".
عندما يكون الحجز منشأ من تقدير موافق عليه جزئياً، يحتوي الحجز فقط على البنود التي وافق عليها العميل. تبقى البنود المرفوضة أو المؤجلة في التقدير لسجل التدقيق، ويعرض رأس الحجز قرار التقدير: موافق عليه جزئياً حتى يعرف الفريق أن سعر الحجز لا يطابق كامل التقدير الأصلي.
كيف أظهر أو أخفي الأعمدة؟
انقر قائمة إظهار/إخفاء الأعمدة في شريط أدوات الجدول. يمكنك تبديل الأعمدة الفردية تشغيلاً أو إيقافاً. تُحفظ تفضيلاتك لكل ورشة، فتبقى بين الجلسات.
هل يمكنني اختيار عدة فلاتر حالة في وقت واحد؟
نعم. انقر عدة رقائق حالة لعرض الحجوزات عبر تلك الحالات. مثلاً، انقر على "معلق" و"مؤكد" معاً لرؤية جميع الحجوزات التي تحتاج اهتماماً.