تذكيرات الخدمة والأتمتة

أعد عملاءك للأعمال المتكررة عن طريق إرسال تذكيرات خدمة مخصصة في الوقت المناسب. سواء كان تغيير زيت روتيني أو صيانة مجدولة أو متابعة بسيطة بعد إصلاح، يجعل autoGMS من السهل البقاء على تواصل مع العملاء بعد مغادرتهم ورشتك.

---

نظرة عامة

تتيح لك تذكيرات الخدمة:

• جدولة رسائل متابعة للعملاء الذين أكملوا خدمة في ورشتك.
• إرسال التذكيرات عبر البريد الإلكتروني أو WhatsApp -- أياً كان ما يفضله عميلك.
• إعداد قواعد أتمتة لإنشاء التذكيرات تلقائياً للخدمات التي تختارها.
• تتبع كل تذكير -- شاهد أيها معلق أو مُرسل أو مُرسل جزئياً أو فاشل أو ملغي.
• إعادة العملاء بتنبيهات في الوقت المناسب تبقي ورشتك في ذهنهم.

التذكيرات مرتبطة بـ الحجوزات المكتملة فقط. بمجرد انتهاء العمل، يمكنك (أو النظام، إذا كانت الأتمتة مفعّلة) جدولة تذكير يُرسل بعد أيام أو أسابيع أو أشهر.

---

كيفية الوصول إلى تذكيرات الخدمة

1. من الشريط الجانبي، انتقل إلى ورشتك وافتح صفحة الحجوزات.
2. في أعلى صفحة الحجوزات، سترى عدة تبويبات: جدول، تقويم، تذكيرات، وربما غيرها.
3. انقر على تبويب التذكيرات (أيقونة الجرس).

معلومة مفيدة: يظهر تبويب التذكيرات فقط إذا كانت ميزة تذكيرات الخدمة مفعّلة لورشتك. إذا لم تره، تواصل مع مسؤول حسابك.

ما ستراه

عند فتح تبويب التذكيرات، ستجد قسمين رئيسيين:

• قواعد الأتمتة -- بطاقة في الأعلى تُعدّ فيها التذكيرات التلقائية.
• جدول الخدمات المكتملة -- قائمة بجميع الأعمال المكتملة، كل منها يعرض حالة تذكيره والإجراءات المتاحة.

---

نظرة سريعة على الميزات الرئيسية

الميزة	ما تفعله
التذكيرات اليدوية	إنشاء تذكير لمرة واحدة لأي حجز مكتمل
قواعد الأتمتة	جدولة التذكيرات تلقائياً للخدمات المحددة
الإرسال بالبريد الإلكتروني	إرسال رسائل التذكير مباشرة إلى بريد العميل
الإرسال عبر WhatsApp	فتح رسالة WhatsApp معبّأة مسبقاً للإرسال يدوياً
إحصائيات التذكيرات	عرض أعداد التذكيرات المعلقة والمُرسلة والمُرسلة جزئياً والفاشلة
تتبع الحالة	معرفة بالضبط أين كل تذكير في دورة حياته
البحث والفلاتر	البحث عن عملاء محددين، التصفية حسب نوع الخدمة أو حالة التذكير
التحديثات الفورية	حالات التذكيرات تتحدث مباشرة، لا حاجة لتحديث الصفحة

---

دليل خطوة بخطوة

1. إنشاء تذكير يدوي

استخدم هذا عندما تريد جدولة تذكير لعميل وحجز محدد.

الخطوات:

1. افتح تبويب التذكيرات في صفحة الحجوزات.
2. في جدول الخدمات المكتملة، ابحث عن العميل أو الحجز الذي تريد تذكيره.
   • استخدم شريط البحث للبحث عن عميل بالاسم.
   • استخدم شرائح فلتر الحالة لعرض الحجوزات التي ليس لها تذكير بعد ("لم يتم إنشاء تذكير").
   • استخدم قائمة فلتر الخدمة المنسدلة للتضييق حسب نوع الخدمة.
3. في صف الحجز المطلوب، انقر على زر جدولة.
4. سيفتح مربع حوار بعنوان إنشاء تذكير خدمة، يعرض اسم العميل وتفاصيل المركبة في الأعلى.

ملء تفاصيل التذكير:

• نوع التذكير -- اختر الفئة الأنسب:

  • موعد الخدمة -- تذكير عام بأن مركبتهم مستحقة لخدمتها القادمة.
  • متابعة -- التحقق بعد عمل حديث لمعرفة ما إذا كان كل شيء على ما يرام.
  • فحص صيانة -- حث العميل على إحضار مركبته للصيانة الروتينية.
  • مخصص -- كتابة رسالتك الخاصة من الصفر.

• الجدولة بعد -- اختر كم يجب أن يكون التذكير في المستقبل:

  • أسبوع واحد، أسبوعان، شهر واحد، 3 أشهر، 6 أشهر، سنة واحدة، أو تاريخ مخصص.
  • يُحسب التاريخ المجدول من وقت اكتمال الحجز، وليس من اليوم.
  • إذا اخترت تاريخ مخصص، سيظهر منتقي التاريخ والوقت لتحديد اللحظة بالضبط.

• عنوان مخصص (اختياري) -- أضف عنواناً مثل "تذكير تغيير الزيت" أو "متابعة فحص الفرامل". إذا تركته فارغاً، سيُنشأ واحد بناءً على نوع التذكير.

• الرسالة -- يتم إنشاء رسالة مكتوبة مسبقاً بناءً على نوع التذكير واسم العميل والمركبة. يمكنك تعديلها بحرية لتخصيصها أكثر.

• طريقة الإرسال -- اختر واحدة أو كلتيهما:

  • البريد الإلكتروني -- يُعرض عنوان البريد الإلكتروني للعميل. انقر لتحديده.
  • WhatsApp -- يُعرض رقم هاتف العميل. انقر لتحديده.

معلومة مفيدة: إذا لم يكن لدى العميل بريد إلكتروني أو رقم هاتف مسجل، يمكنك إدخال واحد مباشرة في مربع الحوار. سيظهر الحقل تلقائياً مع زر "حفظ".

5. يظهر تاريخ الجدولة في شريط مميّز لتتأكد من صحته.
6. انقر على إنشاء التذكير.
7. سيظهر تأكيد أخضر لفترة وجيزة وسيُغلق مربع الحوار.

ما ستراه

بعد إنشاء التذكير، سيتحدث الصف في الجدول ليعرض شارة معلق مع التاريخ المجدول وأيقونات صغيرة تشير إلى القنوات المحددة (البريد الإلكتروني، WhatsApp).

---

2. إرسال تذكير

هناك طريقتان لإرسال التذكير:

الإرسال التلقائي (المجدول)

عند وصول التاريخ المجدول، يرسل autoGMS التذكير تلقائياً عبر القنوات التي حددتها (البريد الإلكتروني أو WhatsApp أو كلاهما). لا تحتاج لفعل أي شيء -- يحدث في الخلفية.

الإرسال الفوري (يدوي)

إذا كنت لا تريد الانتظار حتى التاريخ المجدول، يمكنك إرسال تذكير معلق فوراً.

الخطوات:

1. في جدول التذكيرات، ابحث عن صف بشارة تذكير معلق.
2. انقر على زر إرسال في ذلك الصف.
3. سيُرسل التذكير فوراً عبر جميع القنوات المُعدّة.
4. ستتحدث الحالة إلى مُرسل (أو مُرسل جزئياً إذا نجحت قناة وفشلت الأخرى).

معلومة مفيدة: سترى إشعاراً يؤكد أي القنوات نجحت. إذا تم إرسال البريد الإلكتروني لكن فشل WhatsApp (أو العكس)، سيخبرك الإشعار بالضبط ما حدث.

---

3. إرسال تذكيرات WhatsApp يدوياً

تعمل تذكيرات WhatsApp بشكل مختلف قليلاً عن البريد الإلكتروني. عند النقر على زر WhatsApp في صف تذكير معلق، يقوم autoGMS بما يلي:

1. يفتح WhatsApp (عبر wa.me) في تبويب متصفح جديد مع رسالة معبّأة مسبقاً تحتوي على اسم العميل وتفاصيل المركبة ومعلومات الخدمة.
2. تراجع الرسالة وترسلها من WhatsApp الخاص بك.
3. يسجّل autoGMS تلقائياً أن رسالة WhatsApp تم إرسالها.

هذا يمنحك تحكماً كاملاً في محادثة WhatsApp مع تتبع أن التذكير تم إرساله.

معلومة مفيدة: يصبح زر WhatsApp متاحاً عندما يصل تاريخ التذكير المجدول أو يتجاوزه. قبل ذلك التاريخ، يكون الزر غير نشط.

---

4. إعداد قواعد الأتمتة

الأتمتة هي الطريقة الأقوى لاستخدام التذكيرات. بدلاً من جدولة تذكير يدوياً لكل عمل مكتمل، تخبر autoGMS أي الخدمات يجب أن تُطلق تذكيرات تلقائية، ويتولى النظام الباقي.

الخطوات:

1. افتح تبويب التذكيرات.
2. في الأعلى، سترى بطاقة قواعد الأتمتة.
3. فعّل مربع مفعّل لتشغيل الأتمتة.
4. تتوسع البطاقة لتعرض الإعدادات الكاملة. انقر على تعديل الأتمتة إذا كانت في عرض الملخص.

تهيئة الأتمتة:

الإعدادات منظمة في ثلاثة أقسام:

المشغّل والتوقيت

• نوع التذكير -- اختر فئة التذكيرات التلقائية (صيانة، تغيير زيت، تدوير إطارات، فحص، متابعة، أو مخصص).
• أيام بعد الإكمال -- حدد عدد الأيام بعد اكتمال العمل لجدولة التذكير. مثلاً "90" تعني تذكير العملاء بعد 3 أشهر من خدمتهم. يمكن أن تتراوح القيمة من 1 إلى 365 يوماً.
• أيام التهدئة -- تمنع التذكيرات المكررة. إذا تلقى عميل تذكيراً من نفس النوع خلال هذا العدد من الأيام، لن يُنشأ تذكير جديد. هذا يتجنب إزعاج العملاء الذين يزورون بشكل متكرر.
• القناة -- اختر البريد الإلكتروني أو WhatsApp (يدوي) أو كلاهما. يجب تحديد واحدة على الأقل.

معلومة مفيدة: يُصنّف WhatsApp كـ "WhatsApp (يدوي)" لأن رسائل WhatsApp التلقائية لا تزال تتطلب منك مراجعتها وإرسالها عبر زر WhatsApp. تذكيرات البريد الإلكتروني تلقائية بالكامل.

الخدمات المشمولة

هنا تختار أي من خدمات ورشتك يجب أن تُطلق تذكيرات تلقائية.

• الخدمات مجمّعة حسب الفئة (مثلاً صيانة، إصلاح، فحص) لتصفح سهل.
• انقر على خدمات فردية لتضمينها، أو استخدم تحديد الكل / مسح لإدارتها بسرعة.
• يعرض عداد عدد الخدمات المحددة من الإجمالي.
• يجب تحديد خدمة واحدة على الأقل لحفظ قواعد الأتمتة.

الرسالة

• تُعرض معاينة لرسالة التذكير في أعلى هذا القسم.
• افتراضياً، يتم إنشاء رسالة قياسية باستخدام اسم العميل واسم ورشتك ونوع التذكير.
• يمكنك كتابة رسالة مخصصة في منطقة النص لإضافة لمسة شخصية أو تعليمات محددة. إذا تركتها فارغة، تُستخدم الرسالة القياسية.

5. انقر على حفظ قواعد الأتمتة عند الانتهاء.

ما ستراه:

• عند تفعيل الأتمتة وحفظها، تعرض البطاقة ملخصاً مختصراً بعدد الخدمات وفترة الإرسال وفترة التهدئة.
• زر "تعديل الأتمتة" يتيح لك تعديل الإعدادات في أي وقت.
• يمكنك إيقاف الأتمتة في أي وقت بإلغاء تحديد مفتاح مفعّل. يتم الاحتفاظ بإعداداتك حتى تتمكن من إعادة تفعيلها لاحقاً دون إعادة تهيئة كل شيء.

---

5. إلغاء تذكير

إذا لم تعد تريد إرسال تذكير، يمكنك إلغاؤه طالما لا يزال في حالة معلق.

الخطوات:

1. ابحث عن التذكير في الجدول (صفّ حسب حالة "معلق" لتضييق القائمة).
2. انقر على زر إلغاء (أيقونة X) في الصف.
3. تتغير حالة التذكير إلى ملغي فوراً.

معلومة مفيدة: يمكن إلغاء التذكيرات المعلقة فقط. بمجرد إرسال التذكير، لا يمكن التراجع عنه.

---

6. استخدام البحث والفلاتر

يمنحك جدول التذكيرات عدة طرق للعثور على ما تحتاجه:

• شريط البحث -- اكتب اسم عميل لتصفية القائمة فوراً.
• شرائح فلتر الحالة -- انقر على إحدى الشرائح في أعلى الجدول للتصفية حسب:
  • جميع الأعمال المكتملة -- كل شيء، بغض النظر عن حالة التذكير.
  • لم يتم إنشاء تذكير -- الأعمال المكتملة التي لم تُجدول لها تذكير بعد. ممتاز لإيجاد العملاء الذين يجب متابعتهم.
  • معلق -- تذكيرات مجدولة لكن لم تُرسل بعد.
  • مُرسل جزئياً -- تذكيرات نجحت فيها قناة وفشلت الأخرى.
  • مُرسل -- تذكيرات تم توصيلها بنجاح.
  • فاشل -- تذكيرات لم يمكن إرسالها.
• فلتر الخدمة -- قائمة منسدلة تتيح لك تحديد خدمة واحدة أو أكثر (مثلاً عرض حجوزات تغيير الزيت فقط).
• الترتيب -- انقر على رؤوس الأعمدة للترتيب حسب اسم العميل أو الخدمة أو تاريخ الإكمال أو الأيام منذ الإكمال.

---

7. فهم حالات التذكيرات

يمر كل تذكير بدورة حياة واضحة:

الحالة	ما تعنيه
لا يوجد تذكير (شرطة)	لم يتم إنشاء تذكير لهذا الحجز بعد.
معلق	تم جدولة تذكير وينتظر الإرسال. يُعرض التاريخ المجدول على الشارة.
مُرسل	تم توصيل التذكير بنجاح عبر جميع القنوات المحددة. أيقونات القنوات الخضراء تُظهر أي القنوات نجحت.
مُرسل جزئياً	نجحت قناة وفشلت الأخرى. مثلاً تم إرسال البريد الإلكتروني لكن لم يُرسل WhatsApp. لا يزال بإمكانك فتح WhatsApp يدوياً لإكمال الإرسال.
فاشل	لم يمكن إرسال التذكير عبر أي قناة.
ملغي	تم إلغاء التذكير يدوياً قبل إرساله.

---

8. قراءة عمود "أيام مضت"

يتضمن الجدول عمود أيام مضت يُظهر كم مر من الوقت منذ اكتمال الحجز. يتم ترميزه بالألوان لمساعدتك في اكتشاف العملاء المتأخرين عن المتابعة:

• نص رمادي -- 30 يوماً أو أقل. لا يزال حديثاً.
• نص أزرق -- 31 إلى 60 يوماً. قد يكون الوقت مناسباً للتواصل.
• نص كهرماني/برتقالي -- 61 إلى 90 يوماً. بدأ يتأخر.
• نص أحمر -- أكثر من 90 يوماً. هذا العميل لم يعد منذ فترة.

---

إحصائيات التذكيرات

أرقام سريعة تساعدك على فهم أداء برنامج تذكيراتك:

• معلق -- كم تذكيراً ينتظر الإرسال.
• مُرسل -- كم تم توصيله.
• مُرسل جزئياً -- كم كان له نتيجة مختلطة.
• فاشل -- كم لم يمكن توصيله.

تُعرض هذه الأعداد في شرائح الفلتر حتى تتمكن من رؤيتها دون مغادرة عرض الجدول.

---

نصائح وأفضل الممارسات

• ابدأ بالأتمتة. إذا كانت ورشتك تقدم نفس الخدمات بشكل متكرر (تغيير زيت، تدوير إطارات، صيانة مجدولة)، أعدّ قواعد الأتمتة أولاً. بهذه الطريقة، كل عمل مكتمل يحصل تلقائياً على متابعة، ولن يفوتك أي عميل.

• استخدم فلتر "لم يتم إنشاء تذكير" بانتظام. يُظهر لك الأعمال المكتملة التي ليس لها تذكير مجدول. هذه أسهل طريقة لاكتشاف فرص المتابعة الضائعة.

• حافظ على تحديث معلومات الاتصال بالعملاء. تعمل التذكيرات فقط إذا كان لدى العميل بريد إلكتروني أو رقم هاتف صالح. عند إنشاء تذكير، يمكنك إضافة معلومات الاتصال الناقصة مباشرة في مربع الحوار.

• اختر فترات جدولة واقعية. للخدمات الروتينية مثل تغيير الزيت، 3 أشهر خيار شائع. للفحوصات السنوية، حددها لـ 12 شهراً. فكّر متى سيحتاج العميل واقعياً للخدمة مرة أخرى.

• استخدم إعداد التهدئة بحكمة. إذا حددت تهدئة 30 يوماً، فالعميل الذي تلقى تذكير صيانة للتو لن يحصل على آخر لمدة 30 يوماً على الأقل، حتى لو كان لديه عدة حجوزات مؤهلة. هذا يمنع إرهاق التذكيرات.

• تحقق من التذكيرات المُرسلة جزئياً. إذا أظهر تذكير "مُرسل جزئياً"، فعادةً يعني أن البريد الإلكتروني تم إرساله لكن WhatsApp يحتاج اهتمامك. انقر على زر WhatsApp لإكمال الإرسال يدوياً.

• خصّص رسائلك. الرسائل الافتراضية نقطة بداية جيدة، لكن إضافة لمسة شخصية (مثل ذكر مركبة العميل المحددة أو العمل الذي قمت به) تجعل التذكيرات أكثر فعالية.

• راجع عمود أيام مضت. المدخلات المميّزة بالأحمر تمثل عملاء أكملوا خدمة منذ أكثر من 90 يوماً ولم يتم تذكيرهم. هؤلاء هم أولويتك القصوى للمتابعة.

---

الأسئلة الشائعة

هل يمكنني إنشاء تذكيرات لحجوزات لا تزال قيد التنفيذ؟ لا. يمكن إنشاء التذكيرات فقط للحجوزات المكتملة. يجب أن يكون الحجز في حالة "مكتمل" قبل أن يمكن جدولة تذكير.

كم تذكيراً يمكنني إنشاؤه لحجز واحد؟ يمكنك إنشاء ما يصل إلى 5 تذكيرات نشطة لكل حجز. يشمل ذلك التذكيرات المعلقة والمُرسلة والمُرسلة جزئياً. التذكيرات الملغاة لا تُحتسب ضمن هذا الحد.

ماذا يحدث إذا لم يكن لدى العميل بريد إلكتروني أو رقم هاتف؟ إذا كانت معلومات الاتصال ناقصة، ستكون طريقة الإرسال المقابلة غير نشطة عند إنشاء التذكير. ومع ذلك، يمكنك إدخال بريد إلكتروني أو رقم هاتف مباشرة في مربع حوار إنشاء التذكير، وسيُستخدم لذلك التذكير.

هل يمكنني تعديل تذكير بعد إنشائه؟ نعم، يمكنك تحديث تذكير طالما لا يزال في حالة معلق. بمجرد إرساله، لا يمكن تغييره.

ماذا يعني "WhatsApp (يدوي)" في الأتمتة؟ لا يمكن لـ autoGMS إرسال رسائل WhatsApp مباشرة عبر الأتمتة لأن WhatsApp يتطلب منك بدء المحادثة. بدلاً من ذلك، عندما يحين موعد التذكير، يظهر زر WhatsApp في الصف، وتنقر عليه لفتح رسالة معبّأة مسبقاً في WhatsApp. يسجّل autoGMS أنك أرسلتها.

هل ستنشئ الأتمتة تذكيرات للحجوزات القديمة؟ تنطبق الأتمتة على الحجوزات التي تُكمل بعد حفظ القواعد. لا تنشئ تذكيرات بأثر رجعي للحجوزات المكتملة قبل تفعيل الأتمتة.

هل يمكنني إيقاف الأتمتة دون فقدان إعداداتي؟ نعم. عند إلغاء تحديد مفتاح "مفعّل"، يتم الاحتفاظ بتحديدات الخدمات والتوقيت وإعدادات الرسالة. أعد تفعيلها في أي وقت وسيكون كل شيء كما تركته بالضبط.

ماذا لو كان لدى نفس العميل عدة حجوزات مكتملة؟ يُعامل كل حجز مكتمل بشكل مستقل. إذا كان لدى عميل ثلاث عمليات تغيير زيت مكتملة، يمكن أن يكون لكل واحدة تذكيرها الخاص. ومع ذلك، يمنع إعداد التهدئة في الأتمتة إغراق العميل بتذكيرات من نفس النوع خلال فترة قصيرة.

هل أحتاج لإبقاء الصفحة مفتوحة لإرسال التذكيرات المجدولة؟ لا. تتم معالجة التذكيرات المجدولة في الخلفية بواسطة الخادم. بمجرد إنشاء تذكير بتاريخ مجدول، سيُرسل تلقائياً عند وصول ذلك التاريخ، بغض النظر عما إذا كان أحد مسجّل الدخول.

من يمكنه إدارة التذكيرات؟ يمكن إنشاء وإدارة تذكيرات الخدمة بواسطة مالكي الورشات ومشرفي الورشات ومالكي المؤسسات. الفنيون والعملاء ليس لديهم وصول لميزة التذكيرات.

حالة التذكير تعرض "فاشل". ماذا أفعل؟ تعني حالة الفشل أن النظام لم يتمكن من توصيل التذكير عبر أي من القنوات المحددة. يحدث هذا عادةً بسبب عنوان بريد إلكتروني غير صالح أو مشكلة في صيغة رقم الهاتف أو انقطاع مؤقت في الخدمة. تحقق من معلومات اتصال العميل، وصحح أي مشكلات، وأنشئ تذكيراً جديداً.