التقديرات
نظرة عامة
تتيح لك ميزة التقديرات إنشاء تقديرات تكلفة مفصلة ومُبوّبة للعملاء قبل بدء العمل. يمكن أن تشمل التقديرات رسوم الخدمات والقطع والعمالة والأطقم والخدمات الخارجية. الإمكانيات الرئيسية:
- بناء تقديرات بأنواع متعددة من البنود (خدمات، قطع، عمالة، أطقم، أعمال خارجية)
- إنشاء رابط عام فريد لكل تقدير يمكن للعملاء عرضه والرد عليه
- يمكن للعملاء الموافقة على البنود الفردية أو رفضها أو تأجيلها -- أو الموافقة على الكل/رفض الكل دفعة واحدة
- إنشاء إصدارات جديدة عند تغيير نطاق العمل، مع الحفاظ على سجل الإصدارات الكامل
- إرسال التقديرات عبر البريد الإلكتروني أو WhatsApp مباشرة من النظام
- ربط التقديرات بحجوزات ومراحل مشروع محددة
- تحويل التقديرات المعتمدة إلى حجوزات
- أرشفة التقديرات التي لم تعد بحاجة إليها
كيفية الوصول إلى التقديرات
- انتقل إلى الشريط الجانبي وانقر التقديرات تحت ورشتك.
- سترى صفحة التقديرات مع قسمين:
- نموذج تقدير جديد في الأعلى لإنشاء التقديرات.
- قائمة التقديرات أسفله تعرض جميع التقديرات الحالية.
يمكنك أيضاً الوصول إلى التقديرات من صفحة تفاصيل الحجز. عند الفتح من حجز، يُخفى نموذج التقدير الجديد وتعرض القائمة فقط التقديرات المرتبطة بذلك الحجز.
إنشاء تقدير
الخطوة 1: اختيار العميل والمركبة
- اختر العميل من القائمة المنسدلة القابلة للبحث. يمكنك البحث بالاسم أو رقم الهاتف.
- اختر مركبته من القائمة المنسدلة.
إذا لم يكن العميل أو المركبة موجودين بعد، انقر زر إضافة بجانب تسمية العميل أو المركبة لإنشائهما مباشرة دون مغادرة الصفحة. زر إضافة المركبة متاح فقط بعد اختيار عميل.
الخطوة 2: الربط بحجز (اختياري)
- إذا كان هذا التقدير متعلقاً بحجز موجود، اختره من القائمة المنسدلة الحجز. تظهر فقط الحجوزات المطابقة للعميل والمركبة المختارين، وتُستبعد الحجوزات المكتملة.
- إذا كان الحجز يستخدم وضع المشروع، يمكنك أيضاً اختيار مرحلة المشروع المحددة.
الخطوة 3: إضافة البنود
لكل بند نوع:
- خدمة -- خدمة من كتالوج ورشتك. تُفلتر الخدمات حسب نوع المركبة المختارة، فتظهر فقط الخدمات التي لها تسعير لذلك النوع. إذا لم تُحدد مركبة، تظهر جميع الخدمات.
- قطعة -- اختر من مخزونك. يُملأ سعر البيع ورمز SKU تلقائياً.
- عمالة -- اختر فنياً (يُعرض معدله بالساعة ويُملأ تلقائياً) أو انتقل إلى معدل مخصص. كميات العمالة تستخدم زيادات 0.25 ساعة (كتل 15 دقيقة).
- طقم -- اختر طقماً من مخزونك. عند التطبيق، يتوسع الطقم إلى بنود قطع فردية لكل مكوّن غير اختياري، مع ملء الكميات والأسعار تلقائياً.
- خارجي -- للأعمال الخارجية أو المُسندة لطرف ثالث. أدخل الوصف والسعر يدوياً.
لكل بند:
- حدد النوع باستخدام القائمة المنسدلة.
- املأ الوصف (أو اختر عنصر مخزون أو خدمة أو فني من القائمة المنسدلة).
- حدد الكمية وسعر الوحدة.
- أضف مزيداً من البنود باستخدام زر + في الصف الأخير. أزل البنود باستخدام زر إزالة في كل صف.
الخطوة 4: الإنشاء والإرسال
- انقر إنشاء تقدير (الزر يمتد بعرض النموذج الكامل).
- يُنشأ التقدير مع رابط عام فريد.
- يظهر التقدير في القائمة أدناه بحالة جاهز للإرسال.
معلومة مفيدة: زر إنشاء التقدير معطّل حتى تختار عميلاً ومركبة معاً.
فهم حالات التقديرات
كل تقدير يمر بمجموعة من الحالات بناءً على ردود العملاء:
| الحالة | ما تعنيه |
|---|---|
| جاهز للإرسال | تم إنشاء التقدير ولم يُرسل للعميل بعد. |
| مُرسل | تمت مشاركة التقدير مع العميل عبر البريد الإلكتروني أو WhatsApp. |
| موافق عليه جزئياً | رد العميل على بعض البنود دون الكل، أو وافق على بعضها ورفض أخرى. |
| موافق عليه | وافق العميل على التقدير (جميع البنود أو عبر "الموافقة على الكل"). |
| مرفوض | رفض العميل التقدير. |
| مُستبدل | يوجد إصدار أحدث من هذا التقدير. يرى العميل دائماً الإصدار الأخير. |
| منتهي الصلاحية | تجاوز التقدير فترة صلاحيته دون رد. |
بمجرد الموافقة على التقدير أو رفضه، يُقفل -- لا يمكن للعميل تغيير قراره، وتُعطّل جميع عناصر التحكم بالموافقة في الصفحة العامة.
إرسال التقديرات للعملاء
من قائمة التقديرات، انقر إرسال على تقدير مسودة أو منتهي الصلاحية لفتح حوار إرسال التقدير. يتيح لك الحوار اختيار طريقة توصيل واحدة أو كلتيهما:
- البريد الإلكتروني -- يرسل رابط التقدير عبر خدمة البريد الإلكتروني لـ autoGMS. إذا لم يكن لدى العميل بريد إلكتروني مسجل، يظهر حقل مدمج لإدخاله وحفظه مباشرة.
- WhatsApp -- يفتح WhatsApp مع رسالة معبأة مسبقاً تحتوي على رابط التقدير. إذا لم يكن لدى العميل رقم هاتف مسجل، يظهر حقل مدمج لإدخاله وحفظه.
يمكنك الإرسال عبر القناتين في نفس الوقت. يعرض الحوار حالة تأكيد قبل الإغلاق التلقائي.
للتقديرات التي أُرسلت مسبقاً ولديها رابط مباشر، خيارا البريد الإلكتروني وWhatsApp متاحان أيضاً في القائمة المنسدلة (أيقونة النقاط الثلاث).
تُخفى خيارات الإرسال هذه بمجرد الموافقة الكاملة على التقدير، حيث لا يلزم اتخاذ مزيد من الإجراءات.
يستلم العميل رابطاً لصفحة عامة حيث يمكنه مراجعة التقدير واتخاذ قراراته. لا يتطلب الأمر حساباً أو تسجيل دخول.
ما يستلمه العميل
يحصل العميل على رسالة مخصصة باسمه ورابط التقدير. ينقله الرابط إلى صفحة عامة تعرض تفاصيل التقدير الكاملة.
بيانات الاتصال المحفوظة مباشرة (البريد الإلكتروني أو الهاتف) تُحفظ في سجل العميل، لتكون متاحة للإرسالات المستقبلية عبر الفواتير والتقديرات.
إدارة التقديرات في القائمة
ما ستراه
تعرض قائمة التقديرات جدولاً بالأعمدة التالية:
- التقدير -- رقم التقدير (مثلاً "#1234")، ورقم الإصدار (مثلاً "v2")، وتاريخ الإنشاء.
- الحالة -- نقطة ملونة مع تسمية الحالة.
- العميل -- اسم العميل.
- الإجمالي -- المبلغ الإجمالي المنسق بعملة ورشتك.
- الموافقة -- ملخص قرارات الموافقة لكل بند (مثلاً "3 موافق عليها، 1 مرفوضة، 1 معلقة").
على الهاتف، تتحول القائمة إلى تخطيط بطاقات.
التصفية والبحث
يمكنك تصفية القائمة حسب:
- الحالة -- انقر شريحة حالة لعرض التقديرات في تلك الحالة فقط. كل شريحة تعرض العدد.
- حالة الموافقة -- تصفية حسب النبرة العامة للموافقة: الكل موافق عليه، الكل مرفوض، مؤجل، معلق، أو مختلط.
- النطاق -- عرض جميع التقديرات، فقط المرتبطة بحجوزات، أو فقط المستقلة.
- نوع العميل -- تصفية حسب عملاء أفراد أو شركات.
- البحث -- بحث نصي حر عبر رقم التقدير واسم العميل والحالة.
انقر إعادة تعيين الفلاتر لمسح جميع الفلاتر دفعة واحدة.
إجراءات الصف
لكل صف تقدير مجموعة أزرار إجراء رئيسية تتغير حسب حالة التقدير، بالإضافة إلى قائمة منسدلة (أيقونة النقاط الثلاث) لعمليات إضافية.
تقديرات المسودة / منتهية الصلاحية:
| الإجراء | ما يفعله |
|---|---|
| إرسال | يفتح حوار إرسال التقدير للتوصيل عبر البريد الإلكتروني و/أو WhatsApp |
| تعديل | يحمّل التقدير في النموذج للتعديل |
تقديرات مُرسلة / موافق عليها جزئياً (مع رابط مباشر):
| الإجراء | ما يفعله |
|---|---|
| فتح الرابط | يفتح صفحة التقدير العامة في تبويب جديد |
| تعديل | يحمّل التقدير في النموذج للتعديل (ينشئ إصداراً جديداً إذا كان التقدير قد أُرسل مسبقاً) |
تقديرات مستقلة معتمدة (بدون حجز مرتبط):
| الإجراء | ما يفعله |
|---|---|
| إنشاء حجز | يحوّل التقدير المعتمد إلى حجز جديد وينتقل إليه |
| فتح الرابط | يفتح صفحة التقدير العامة في تبويب جديد |
تقديرات مرفوضة:
| الإجراء | ما يفعله |
|---|---|
| تعديل | يحمّل التقدير للمراجعة |
| إرسال | يفتح حوار إرسال التقدير لإعادة الإرسال |
القائمة المنسدلة (داخل قائمة النقاط الثلاث):
| الإجراء | متى يتاح | ما يفعله |
|---|---|---|
| البريد الإلكتروني | يوجد رابط مباشر | يفتح حوار الإرسال مع تحديد البريد الإلكتروني مسبقاً |
| يوجد رابط مباشر | يفتح حوار الإرسال مع تحديد WhatsApp مسبقاً | |
| نسخ الرابط | أي حالة | ينسخ رابط التقدير العام إلى الحافظة |
| تعديل | مسودة، مستقل معتمد | يحمّل التقدير للتعديل |
| إلغاء الرابط | يوجد رابط نشط | يعطّل رابط المشاركة الحالي نهائياً |
أسفل أزرار الإجراءات، سترى بيانات وصفية لرابط المشاركة تعرض حالة الرابط (نشط، ملغى، أو منتهي الصلاحية)، وعدد المشاهدات، وتاريخ الانتهاء، وتاريخ آخر مشاهدة، مفصولة بأحرف أنبوب.
تعديل تقدير
عند النقر على تعديل على تقدير:
- التقديرات المستقلة (بدون حجز مرتبط): تُحمّل تفاصيل التقدير في نموذج التقدير الجديد أعلى الصفحة. أجرِ تغييراتك واحفظ.
- التقديرات المرتبطة بحجز: يتم نقلك إلى مساحة عمل الحجز حيث يمكن تحديث التقدير في السياق.
للتقديرات التي أُرسلت أو تم الرد عليها مسبقاً، يُنشئ التعديل إصداراً جديداً. يُحفظ الإصدار السابق ويُعلّم كمُستبدل. يرى العميل دائماً الإصدار الأخير.
التحديث
انقر زر تحديث في رأس الصفحة لإعادة تحميل قائمة التقديرات. أثناء التحديث، تبقى البيانات الحالية مرئية فلا يتم حجبك أبداً.
إصدارات التقديرات
عند تغيير نطاق العمل:
- ابحث عن التقدير في القائمة.
- انقر تعديل على صف التقدير.
- إذا كان التقدير قد أُرسل أو تم الرد عليه مسبقاً، حفظ تغييراتك ينشئ إصداراً جديداً تلقائياً.
تُحفظ الإصدارات السابقة وتُعلّم كـ مُستبدلة. يرى العميل دائماً الإصدار الأخير عند فتح الرابط العام. تُعرض أرقام الإصدارات على كل تقدير (v1، v2، v3، وهكذا).
معلومة مفيدة: للتقديرات المسودة التي لم تُرسل بعد، يحدّث التعديل الإصدار الحالي بدلاً من إنشاء إصدار جديد.
تحويل تقدير إلى حجز
عندما يوافق عميل على تقدير مستقل (غير مرتبط بحجز مسبقاً):
- ابحث عن التقدير المعتمد في القائمة.
- انقر زر حجز.
- يُنشأ حجز جديد من تفاصيل التقدير.
يظهر هذا الزر فقط للتقديرات المعتمدة التي ليس لديها حجز مرتبط مسبقاً.
ما يراه عميلك: صفحة التقدير العامة
عندما يفتح العميل رابط التقدير، يرى صفحة نظيفة واحترافية تعمل على أي هاتف أو جهاز لوحي أو حاسوب. لا يتطلب الأمر تسجيل دخول أو حساب.
رأس الصفحة
في الأعلى، يرى العميل:
- شعار ورشتك (أو أيقونة بديلة) واسم الورشة
- عنوان فرعي: "موافقة العميل على التقدير"
- رقم التقدير ومرجع الحجز (إن وُجد) وتاريخ الإنشاء
تفاصيل التقدير
بطاقة ملخص تعرض:
- رقم التقدير والحالة الحالية
- معلومات المركبة: السنة والشركة المصنعة والموديل ولوحة الترخيص
- تاريخ إنشاء التقدير
بنود التقدير
كل بند يُعرض مع:
- الوصف والنوع (خدمة، قطعة، عمالة، إلخ)
- الكمية وسعر الوحدة
- إجمالي البند على اليمين
أسفل كل بند، يرى العميل عناصر التحكم بالموافقة (موضحة في القسم التالي).
في أسفل قسم البنود:
- المجموع الفرعي
- مبلغ الضريبة
- إجمالي التقدير (مُبرز باللون الأزرق، عريض)
اتخاذ القرارات على البنود
لكل بند، لدى العميل ثلاثة خيارات:
- موافقة -- قبول هذا البند.
- تأجيل -- وضع هذا البند قيد الانتظار (لم يُتخذ قرار بعد).
- رفض -- رفض هذا البند.
الخيار المحدد يُبرز حتى يتمكن العميل من رؤية خياراته بنظرة سريعة.
تقديم القرارات
أسفل البنود، يمكن للعميل إضافة ملاحظات اختيارية للورشة في حقل نصي. أسفل الملاحظات، هناك ثلاث طرق للتقديم:
- الموافقة على الكل -- الموافقة على كل بند دفعة واحدة.
- تقديم قرارات البنود -- إرسال الخيارات لكل بند (الموافقة على بعضها، تأجيل أخرى، رفض الباقي).
- رفض الكل -- رفض كل بند دفعة واحدة.
تُضمّن الملاحظات مع أي تقديم.
بعد التقديم
بمجرد الموافقة على التقدير أو رفضه:
- تظهر رسالة تأكيد: "تمت الموافقة على هذا التقدير." أو "تم رفض هذا التقدير."
- تُعطّل جميع أزرار الموافقة.
- يُعطّل حقل الملاحظات.
- يعرض كل بند شارة مقفلة (خضراء "موافق عليه" أو حمراء "مرفوض") بدلاً من الأزرار التفاعلية.
فترة الصلاحية
أسفل أزرار الإجراءات، يرى العميل:
التقدير صالح حتى [التاريخ]
إذا لم يتم تحديد تاريخ انتهاء، يُعرض "30 يوماً من الإصدار" كإعداد افتراضي.
التواصل مع الورشة
في أسفل الصفحة، يوفر قسم "تحتاج مساعدة؟":
- زر اتصال يتصل بالورشة مباشرة (يظهر فقط إذا كان لدى الورشة رقم هاتف مسجل).
- زر WhatsApp يفتح رسالة معبأة مسبقاً: "مرحباً، أستفسر عن التقدير لمركبتي [الشركة المصنعة] [الموديل] ([اللوحة])." (يظهر فقط إذا كان لدى الورشة رقم هاتف).
نصائح وأفضل الممارسات
- كن مفصلاً. أضف أوصافاً واضحة لكل بند حتى يفهم العملاء بالضبط ما يدفعون مقابله.
- استخدم قطع وأطقم المخزون. اختيار القطع من المخزون يضمن دقة التسعير. الأطقم توفر الوقت بالتوسع إلى مكونات فردية تلقائياً.
- استخدم أنواع العمالة للشفافية. عرض معدلات الفنيين أو المعدلات بالساعة المخصصة يساعد العملاء على فهم تكاليف العمالة.
- أنشئ إصداراً بدلاً من التعديل. عند إجراء تغييرات، أنشئ إصداراً جديداً بدلاً من البدء من الصفر. هذا يحافظ على سجل واضح ويرى العميل دائماً الإصدار الأخير.
- تابع بسرعة. بعد إرسال تقدير، تحقق من عمود الموافقة بانتظام. صفّ حسب "معلق" للعثور على التقديرات بانتظار رد العميل.
- استخدم فلتر النطاق لأعمال الحجوزات. صفّ حسب "حجز" لرؤية التقديرات المرتبطة بالأعمال النشطة فقط، أو "مستقل" للعروض غير المرتبطة بحجز.
- حوّل التقديرات المعتمدة إلى حجوزات. عند الموافقة على تقدير مستقل، استخدم زر الحجز لإنشاء حجز مباشرة -- دون الحاجة لإعادة إدخال التفاصيل.
الأسئلة المتكررة
كيف أرسل تقديراً لعميل؟
أنشئ التقدير، ثم انقر إرسال على صف التقدير في القائمة. في حوار الإرسال، اختر البريد الإلكتروني أو WhatsApp أو كليهما. إذا كان بريد العميل الإلكتروني أو هاتفه مفقوداً، يمكنك إضافته مباشرة. يستلم العميل رابطاً لصفحة التقدير العامة حيث يمكنه المراجعة والرد.
العميل يقول أنه لا يرى التقدير.
تأكد أنك نقرت إنشاء تقدير (لم تملأ النموذج فقط). تحقق أن التقدير لديه رابط مشاركة بفتح قائمة ... والنقر على فتح الرابط. إذا عمل الرابط لديك، أعد إرساله للعميل.
كيف أحدّث تقديراً تم إرساله مسبقاً؟
انقر تعديل على صف التقدير. أجرِ تغييراتك واحفظ. لأن التقدير أُرسل مسبقاً، الحفظ ينشئ إصداراً جديداً تلقائياً. سيرى العميل الإصدار الأخير عند فتح الرابط. يُحفظ الإصدار السابق ويُعلّم كمُستبدل.
هل يمكنني حذف تقدير؟
لا يمكن حذف التقديرات للحفاظ على سلامة التدقيق. يمكنك أرشفة التقديرات المستقلة لإزالتها من قائمتك النشطة، أو إنشاء إصدار جديد يستبدل القديم.
ماذا يعني "موافق عليه جزئياً"؟
يعني أن العميل رد على بعض البنود دون الكل، أو وافق على بعض البنود ورفض أو أجّل أخرى. افتح رابط التقدير العام أو تحقق من عمود الموافقة لرؤية التفصيل.
هل يمكن للعميل تغيير قراره بعد الموافقة؟
لا. بمجرد الموافقة على التقدير أو رفضه، يُقفل القرار. إذا تغير النطاق، أنشئ إصداراً جديداً وأرسله للعميل.
ماذا يعني "تأجيل" في صفحة العميل؟
تأجيل يعني أن العميل لم يتخذ قراراً بشأن ذلك البند بعد. البنود المؤجلة تُتتبع كمعلقة في النظام. يمكن للعميل تغيير خياره قبل التقديم.
كيف يعمل معدل الضريبة؟
يُسحب معدل الضريبة من إعدادات ورشتك تلقائياً ويُطبّق على إجمالي التقدير. يُعرض مبلغ الضريبة للعميل في الصفحة العامة كسطر منفصل فوق الإجمالي.
ماذا يحدث عند تحويل تقدير إلى حجز؟
النقر على حجز على تقدير مستقل معتمد ينشئ حجزاً جديداً باستخدام تفاصيل العميل والمركبة والتسعير من التقدير. يصبح التقدير مرتبطاً بذلك الحجز.
لا أرى أي عملاء في القائمة المنسدلة.
إذا لم يكن لدى ورشتك عملاء بعد، يظهر إشعار كهرماني مع رابط لإنشاء حجز أولاً. يُنشأ العملاء أثناء عملية الحجز. بمجرد وجود عميل، سيظهر في نموذج التقدير.
هل يمكن للعميل إضافة ملاحظات عند الرد؟
نعم. صفحة التقدير العامة تحتوي على حقل ملاحظات اختياري حيث يمكن للعميل كتابة رسالة للورشة. تُقدّم هذه الملاحظات مع قرارات الموافقة.
هل يحتاج العميل إلى حساب؟
لا. رابط التقدير هو صفحة عامة تعمل بدون أي تسجيل دخول أو حساب أو تحميل تطبيق.
كم تبقى صلاحية رابط التقدير؟
تُعرض فترة الصلاحية في الصفحة العامة. إذا تم تحديد تاريخ انتهاء، يُعرض التاريخ المحدد. وإلا، الافتراضي هو 30 يوماً من تاريخ إصدار التقدير.
ما العملة المستخدمة؟
تستخدم التقديرات العملة المهيأة في ورشتك. جميع المبالغ في الصفحة العامة تُنسّق بتلك العملة.
مرجع سريع
| الإجراء | أين تجده |
|---|---|
| إنشاء تقدير | صفحة التقديرات > نموذج تقدير جديد > املأ التفاصيل > إنشاء تقدير |
| إضافة عميل مباشرة | نموذج التقدير الجديد > زر إضافة بجانب تسمية العميل |
| إضافة مركبة مباشرة | نموذج التقدير الجديد > زر إضافة بجانب تسمية المركبة (بعد اختيار عميل) |
| الإرسال عبر البريد الإلكتروني | قائمة التقديرات > زر إرسال > اختر البريد الإلكتروني في الحوار |
| الإرسال عبر WhatsApp | قائمة التقديرات > زر إرسال > اختر WhatsApp في الحوار |
| نسخ الرابط العام | قائمة التقديرات > قائمة ... > نسخ الرابط |
| فتح الرابط العام | قائمة التقديرات > زر فتح الرابط، أو قائمة ... > فتح الرابط |
| إلغاء الرابط | قائمة التقديرات > قائمة ... > إلغاء الرابط |
| تعديل تقدير | قائمة التقديرات > زر تعديل على صف التقدير |
| إنشاء إصدار جديد | تعديل تقدير مُرسل/تم الرد عليه (ينشئ إصداراً جديداً تلقائياً) |
| التحويل إلى حجز | قائمة التقديرات > زر حجز على تقدير مستقل معتمد |
| أرشفة تقدير | قائمة التقديرات > زر أرشفة على تقدير مستقل |
| تصفية حسب الحالة | قائمة التقديرات > انقر شريحة حالة (جاهز للإرسال، مُرسل، موافق عليه، إلخ) |
| البحث في التقديرات | قائمة التقديرات > اكتب في شريط البحث |
| تحديث القائمة | رأس الصفحة > زر تحديث |