الفوترة والمدفوعات

كل ما تحتاج معرفته حول إنشاء الفواتير، وتحصيل المدفوعات، وتتبع الشؤون المالية لورشتك في autoGMS.

---

نظرة عامة

يوفر لك autoGMS نظام فوترة ومدفوعات متكامل مدمج مباشرة في لوحة تحكم ورشتك. يمكنك إنشاء فواتير احترافية من الحجوزات المكتملة، وإرسالها للعملاء عبر البريد الإلكتروني أو WhatsApp، وقبول المدفوعات عبر الإنترنت من خلال Stripe، وتسجيل المدفوعات النقدية ومدفوعات البطاقات يدوياً، وتتبع كل شيء من لوحة تحكم مدفوعات واحدة.

إليك ما يمكنك فعله:

• إنشاء الفواتير تلقائياً من الحجوزات المكتملة، مع بنود الخدمات والضريبة والخصومات
• إرسال الفواتير للعملاء عبر البريد الإلكتروني (مع مرفق PDF) أو عبر WhatsApp
• قبول المدفوعات عبر الإنترنت عن طريق إرسال رابط دفع آمن للعملاء (مدعوم من Stripe)
• تسجيل المدفوعات اليدوية للمدفوعات النقدية أو التحويلات البنكية أو مدفوعات البطاقات الشخصية
• تتبع المدفوعات الجزئية -- يمكن للعملاء الدفع على أقساط وستظهر لك دائماً الرصيد المتبقي
• الفواتير المجمعة -- دمج عدة حجوزات في فاتورة واحدة لحسابات الشركات
• مراقبة شؤونك المالية من خلال لوحة تحكم المدفوعات، بما في ذلك اتجاهات الإيرادات وسجل المعاملات وتفاصيل الرسوم

---

كيفية الوصول

صفحة الفواتير

1. سجّل الدخول إلى لوحة تحكم autoGMS.
2. اختر ورشتك من الشريط الجانبي.
3. انقر على الفواتير في قائمة التنقل.

لوحة تحكم المدفوعات

1. من لوحة تحكم ورشتك، انقر على المدفوعات في قائمة التنقل.
2. ستصل إلى نظرة عامة على لوحة تحكم المدفوعات.

إعدادات الدفع (Stripe Connect)

1. من لوحة تحكم المدفوعات، انقر على زر الإعدادات في الزاوية العلوية اليمنى.
2. سينقلك هذا إلى صفحة إعدادات الدفع حيث يمكنك إعداد أو إدارة اتصالك بـ Stripe.

---

الميزات الرئيسية بنظرة سريعة

الميزة	ماذا تفعل
تبويب الفواتير المُنشأة	يعرض جميع الفواتير التي أنشأتها، مع الحالة والمبالغ والإجراءات
تبويب الفواتير غير المُنشأة	يعرض الحجوزات المكتملة التي لم يتم إنشاء فواتير لها بعد
تبويب الإعدادات	حفظ تفاصيل البنك الافتراضية وأيام الاستحقاق والشروط للفواتير الجديدة
منشئ الفواتير	محرر كامل يمكنك من خلاله تخصيص بنود الخدمات والضريبة والخصومات والملاحظات
نافذة إرسال الفاتورة	إرسال الفاتورة لعميلك عبر البريد الإلكتروني أو WhatsApp أو كليهما
نافذة الدفع	تسجيل دفعة يدوية (كاملة أو جزئية) مقابل فاتورة
روابط الدفع	إنشاء رابط دفع آمن عبر الإنترنت لأي فاتورة غير مدفوعة
لوحة تحكم المدفوعات	نظرة تحليلية شاملة مع اتجاهات الإيرادات وسجل المعاملات والرسوم
إعداد Stripe Connect	ربط حساب Stripe الخاص بك لقبول مدفوعات البطاقات عبر الإنترنت

---

دليل خطوة بخطوة

0. إعداد افتراضيات الفاتورة (موصى به)

قبل إنشاء الفواتير، قم بضبط افتراضيات الورشة مرة واحدة:

1. انتقل إلى الفواتير.
2. افتح تبويب الإعدادات.
3. أدخل تفاصيل الدفع الافتراضية:
   • اسم الشركة/صاحب الحساب
   • اسم البنك والفرع
   • رقم الحساب
   • IBAN وSWIFT
4. حدّد عدد أيام الاستحقاق الافتراضي (مثلاً 30).
5. أضف نص الشروط والأحكام الافتراضي.
6. انقر حفظ الافتراضيات.

ما الذي يحدث:

• تتم تعبئة تفاصيل الدفع هذه تلقائياً في الفواتير الجديدة.
• يتم حساب تاريخ الاستحقاق بناءً على عدد الأيام الافتراضي.
• يتم ملء الشروط والأحكام مسبقاً في الفواتير الجديدة.

1. إنشاء فاتورة من حجز

يتم إنشاء الفواتير في autoGMS من الحجوزات المكتملة. إليك الطريقة:

1. اذهب إلى صفحة الفواتير في لوحة تحكم ورشتك.
2. انقر على تبويب غير المُنشأة في أعلى الصفحة.
3. سترى قائمة بالحجوزات المكتملة التي ليس لها فواتير بعد. يعرض كل صف رمز الحجز واسم العميل والمركبة وتاريخ الإكمال والسعر الإجمالي.
4. ابحث عن الحجز الذي تريد فوترته وانقر على زر إنشاء فاتورة في ذلك الصف.
5. سيفتح منشئ الفواتير كنافذة منبثقة.

ما ستراه في منشئ الفواتير:

• وضع التعديل (الافتراضي): نموذج يمكنك من خلاله تخصيص جميع تفاصيل الفاتورة.
• وضع المعاينة: معاينة مباشرة لملف PDF الذي سيتم إنشاؤه.
• يمكنك التبديل بين وضع التعديل والمعاينة باستخدام المفتاح في الأعلى.

في وضع التعديل، يمكنك تعديل:

• تفاصيل البائع: اسم ورشتك ومعلوماتها (مملوءة مسبقاً من إعدادات ورشتك).
• تفاصيل العميل: اسم العميل وبريده الإلكتروني (مملوءة مسبقاً من الحجز).
• بنود الخدمات: كل خدمة أو قطعة غيار مدرجة مع وصف وكمية وسعر. يمكنك إضافة بنود جديدة أو إزالة بنود أو تغيير الكميات والأسعار.
• نسبة الضريبة: تعيين نسبة ضريبة القيمة المضافة. يتم حساب الضريبة على المجموع الفرعي بعد أي خصم.
• الخصم: إضافة خصم بمبلغ ثابت أو نسبة مئوية. يتم تطبيق الخصم قبل الضريبة.
• الملاحظات: إضافة أي ملاحظات خاصة أو شروط دفع ستظهر على الفاتورة.
• رقم الفاتورة: يتم إنشاؤه تلقائياً، لكن يمكنك تخصيصه.
• تاريخ الاستحقاق: الافتراضي هو 7 أيام من اليوم. يمكنك تغييره.
• تفاصيل المركبة: مملوءة مسبقاً من الحجز.
• الشعار: رفع شعار ورشتك ليظهر على الفاتورة.

6. بمجرد أن يبدو كل شيء صحيحاً، انتقل إلى المعاينة لرؤية الفاتورة النهائية.
7. انقر على إنشاء لحفظ الفاتورة. ستظهر في تبويب الفواتير المُنشأة.

من المفيد معرفة: يقوم autoGMS تلقائياً بسحب أي عناصر مخزون (قطع غيار) مستخدمة خلال الحجز، لذا تبدأ فاتورتك ببنود دقيقة. يمكنك دائماً تعديلها قبل الإنشاء.

---

2. عرض وإدارة الفواتير

اذهب إلى صفحة الفواتير وابقَ في تبويب المُنشأة (العرض الافتراضي).

ما ستراه:

• بطاقات ملخص في الأعلى تعرض:

  • إجمالي الفواتير: عدد وقيمة إجمالية لجميع فواتيرك.
  • المدفوعة: عدد الفواتير المدفوعة بالكامل والمبلغ الإجمالي المحصّل.
  • قيد الانتظار: الفواتير التي تنتظر الدفع.
  • المتأخرة: الفواتير التي تجاوزت تاريخ استحقاقها.

• جدول الفواتير بأعمدة تشمل:

  • رقم الفاتورة ورمز الحجز المرتبط
  • نوع الحساب (فردي أو تجاري)
  • اسم العميل
  • تاريخ الإصدار وتاريخ الاستحقاق
  • الحالة (شارة ملونة)
  • المجموع الفرعي والضريبة والمبلغ الإجمالي
  • للفواتير المدفوعة جزئياً، يظهر المبلغ المدفوع باللون الأخضر

حالات الفواتير ومعانيها:

الحالة	اللون	المعنى
مدفوعة	أخضر	مدفوعة بالكامل — لا يوجد مبلغ مستحق
مدفوعة جزئياً	أزرق	تم استلام بعض المدفوعات، ويوجد رصيد متبقي
قيد الانتظار	كهرماني/أصفر	تم إرسال الفاتورة أو فتحها، في انتظار الدفع
مسودة	رمادي	تم إنشاؤها لكن لم يتم اعتمادها بعد
متأخرة	أحمر	تجاوزت تاريخ الاستحقاق ولم يتم دفعها بعد
ملغاة	رمادي	تم إلغاؤها — لم تعد صالحة

التصفية والبحث:

• استخدم شريط البحث للعثور على الفواتير حسب رقم الفاتورة أو اسم العميل أو البريد الإلكتروني أو رمز الحجز.
• استخدم شرائح تصفية الحالة (الكل، مدفوعة، مدفوعة جزئياً، قيد الانتظار، مسودة، متأخرة) لعرض الفواتير ذات حالة معينة فقط. يمكنك تحديد عدة حالات في وقت واحد.
• استخدم قائمة نوع الحساب المنسدلة للتصفية حسب عملاء الشركات أو الأفراد.
• انقر على إعادة تعيين لمسح جميع المرشحات.

التصدير:

• انقر على زر تصدير لتنزيل قائمة فواتيرك كملف CSV. هذا مفيد للمحاسبة أو المشاركة مع محاسبك.

من المفيد معرفة: يتم ترتيب الفواتير مع وضع العناصر الأكثر أهمية أولاً -- تظهر الفواتير المتأخرة في الأعلى، تليها قيد الانتظار، ثم المدفوعة جزئياً، ثم المسودات، ثم المدفوعة.

---

3. تسجيل دفعة (وضع علامة مدفوعة)

عندما يدفع لك عميل مباشرة (نقداً أو تحويل بنكي أو بطاقة شخصية)، تحتاج لتسجيل ذلك يدوياً:

1. في صفحة الفواتير، ابحث عن الفاتورة في الجدول.
2. انقر على قائمة النقاط الثلاث (زر الإجراءات) على الجانب الأيمن من صف الفاتورة.
3. اختر وضع علامة مدفوعة من القائمة المنسدلة.
4. ستظهر نافذة دفع تعرض:
   • المبلغ الإجمالي للفاتورة
   • الرصيد المتبقي (إذا كانت هناك مدفوعات جزئية سابقة)
   • حقل لإدخال مبلغ الدفع (مملوء مسبقاً بالرصيد المتبقي)
5. عدّل المبلغ إذا كان العميل يقوم بدفعة جزئية. على سبيل المثال، إذا كان الإجمالي 500 درهم والعميل يدفع 200 درهم الآن، أدخل 200.
6. انقر على تأكيد الدفع.

ما يحدث بعد ذلك:

• إذا غطت الدفعة كامل الرصيد المتبقي، تتغير حالة الفاتورة إلى مدفوعة.
• إذا كانت الدفعة أقل من الرصيد المتبقي، تتغير حالة الفاتورة إلى مدفوعة جزئياً، ويظهر المبلغ المدفوع على الفاتورة.
• يتم أيضاً مزامنة الدفعة مع سجل الحجز الأصلي.

من المفيد معرفة: يمكنك تسجيل عدة مدفوعات جزئية على مدار الوقت. يحتفظ autoGMS بسجل مدفوعات لكل فاتورة، لذا لديك دائماً سجل كامل لجميع المدفوعات المستلمة.

---

4. إرسال فاتورة إلى عميل

يمكنك إرسال الفواتير عبر قناتين: البريد الإلكتروني وWhatsApp.

الخيار أ: الإرسال السريع من جدول الفواتير

1. انقر على قائمة النقاط الثلاث في صف الفاتورة.

2. اختر إرسال الفاتورة.

3. تفتح نافذة إرسال الفاتورة، وتعرض:

   • رقم الفاتورة والمبلغ الإجمالي (مع تفصيل الضريبة إن وجد)
   • اسم العميل
   • خياران لطريقة التسليم: البريد الإلكتروني وWhatsApp

4. للبريد الإلكتروني:

   • انقر على خيار البريد الإلكتروني لتحديده (سيتم تمييزه عند التحديد).
   • يظهر عنوان البريد الإلكتروني للعميل أسفل الخيار. إذا لم يكن هناك بريد إلكتروني مسجل، يمكنك كتابة واحد مباشرة -- وسيتم حفظه في ملف العميل.
   • سيتضمن البريد الإلكتروني رسالة HTML احترافية مع مرفق PDF للفاتورة.

5. لـ WhatsApp:

   • انقر على خيار WhatsApp لتحديده.
   • يظهر رقم هاتف العميل. إذا لم يكن هناك رقم هاتف مسجل، يمكنك إدخال واحد.
   • عند الإرسال، سيتم تنزيل ملف PDF للفاتورة على جهازك وسيفتح WhatsApp برسالة مكتوبة مسبقاً. ما عليك سوى إرفاق ملف PDF والضغط على إرسال.

6. يمكنك تحديد كلا الخيارين البريد الإلكتروني وWhatsApp للإرسال عبر القناتين معاً.

7. انقر على إرسال الفاتورة.

الخيار ب: الإرسال من معاينة الفاتورة

1. افتح الفاتورة بالنقر على عرض الفاتورة من قائمة النقاط الثلاث.
2. في معاينة الفاتورة، استخدم خيارات البريد الإلكتروني/الإرسال المتاحة في النافذة.

من المفيد معرفة: عند إرسال فاتورة بالبريد الإلكتروني من ورشة مفعّل فيها Stripe Connect، يتم تضمين رابط دفع آمن تلقائياً في البريد الإلكتروني. هذا يعني أن العملاء يمكنهم الدفع عبر الإنترنت مباشرة من البريد الإلكتروني الذي يتلقونه.

---

5. تنزيل فاتورة كملف PDF

1. انقر على قائمة النقاط الثلاث في صف الفاتورة.
2. اختر تنزيل PDF.
3. سيتم تنزيل الفاتورة على جهازك كملف PDF، مسمى برقم الفاتورة.

يمكنك أيضاً التنزيل من نافذة منشئ/معاينة الفاتورة باستخدام زر التنزيل.

---

6. استخدام روابط الدفع (المدفوعات عبر الإنترنت)

تتيح روابط الدفع لعملائك دفع الفواتير عبر الإنترنت باستخدام بطاقة الائتمان أو الخصم. يتطلب هذا إعداد Stripe Connect (انظر القسم 8 أدناه).

إنشاء رابط دفع

1. انقر على قائمة النقاط الثلاث على فاتورة غير مدفوعة.
2. اختر إنشاء رابط دفع.
3. يتم إنشاء رابط دفع آمن عبر Stripe ويتم نسخه تلقائياً إلى الحافظة.
4. شارك هذا الرابط مع عميلك عبر أي قناة -- الصقه في رسالة نصية أو بريد إلكتروني أو محادثة.

إدارة روابط الدفع

بمجرد وجود رابط دفع لفاتورة، ستظهر قائمة النقاط الثلاث خيارات إضافية:

• نسخ رابط الدفع: نسخ الرابط إلى الحافظة مرة أخرى.
• فتح رابط الدفع: فتح صفحة الدفع في تبويب متصفح جديد (مفيد للتحقق مما سيراه العميل).
• إلغاء رابط الدفع: إنهاء صلاحية الرابط حتى لا يمكن استخدامه بعد الآن.

ما يحدث عندما يدفع العميل:

• ينقر العميل على الرابط، ويدخل تفاصيل بطاقته على صفحة آمنة مستضافة من Stripe، ويكمل الدفع.
• تتحدث حالة الفاتورة تلقائياً إلى مدفوعة.
• تظهر المعاملة في لوحة تحكم المدفوعات.

من المفيد معرفة: روابط الدفع متاحة فقط للفواتير غير المدفوعة بالكامل. بمجرد وضع علامة مدفوعة أو ملغاة على الفاتورة، لن تظهر خيارات رابط الدفع.

---

7. تطبيق الخصومات

يمكنك إضافة خصومات عند إنشاء فاتورة:

1. في نافذة منشئ الفواتير، ابحث عن قسم الخصم.
2. اختر نوع الخصم:
   • مبلغ ثابت: أدخل مبلغاً محدداً بالعملة (مثلاً، خصم 50 درهم).
   • نسبة مئوية: أدخل نسبة مئوية (مثلاً، خصم 10%).
3. يمكنك اختيارياً إضافة سبب للخصم (مثلاً، "خصم ولاء" أو "عرض ترويجي").

كيفية حساب الخصومات:

• يتم تطبيق الخصم على المجموع الفرعي (قبل الضريبة).
• ثم يتم حساب الضريبة على المبلغ بعد الخصم.
• لا يمكن أن يتجاوز الخصم المجموع الفرعي.

مثال:

• المجموع الفرعي: 1,000 درهم
• الخصم: 10% = 100 درهم
• المبلغ الخاضع للضريبة: 900 درهم
• ضريبة القيمة المضافة بنسبة 5%: 45 درهم
• الإجمالي: 945 درهم

من المفيد معرفة: عند تطبيق خصم على فاتورة لحجز واحد، يتم أيضاً مزامنة الخصم مع سجل الحجز كتعديل سعر، مما يحافظ على اتساق مبالغ الحجز والفاتورة.

---

8. إعداد Stripe Connect (قبول المدفوعات عبر الإنترنت)

يتيح Stripe Connect لورشتك قبول مدفوعات البطاقات عبر الإنترنت مباشرة في حسابك البنكي. إليك كيفية الإعداد:

1. اذهب إلى المدفوعات في قائمة التنقل الخاصة بورشتك.
2. انقر على زر الإعدادات (الزاوية العلوية اليمنى).
3. في صفحة إعدادات الدفع، سترى حالة الاتصال الحالية.

إذا لم تكن متصلاً بعد:

4. سترى بطاقة إعداد مع شعارات Stripe وPCI DSS.
5. انقر على تفعيل المدفوعات.
6. سيتم إعادة توجيهك إلى صفحة التسجيل الآمنة من Stripe. سيطلب منك Stripe:
   • التحقق من تفاصيل عملك
   • تقديم معلومات الحساب البنكي للتحويلات
   • تأكيد هويتك
7. بمجرد إكمال تسجيل Stripe، سيتم إعادة توجيهك إلى autoGMS.

حالات الاتصال التي قد تراها:

الحالة	ماذا تعني
غير متصل	لم تبدأ عملية الإعداد
الإعداد غير مكتمل	بدأت التسجيل لكن لم تنتهِ — انقر على متابعة الإعداد للاستئناف
قيد التحقق	Stripe يراجع معلوماتك — عادة ما يستغرق من بضع ساعات إلى يوم
متصل	أنت جاهز ويمكنك قبول المدفوعات عبر الإنترنت

بمجرد الاتصال، سترى:

• بلد حسابك والعملة الافتراضية وحالة التحويلات
• زر فتح لوحة تحكم Stripe الذي ينقلك إلى لوحة تحكم Stripe Express حيث يمكنك إدارة التحويلات وعرض المعاملات وتحديث تفاصيل البنك

من المفيد معرفة: يستخدم autoGMS حسابات Stripe Connect Express. هذا يعني أن Stripe يتعامل مع جميع أمور الأمان والامتثال (PCI DSS) لمدفوعات البطاقات. لن ترى أو تخزّن أرقام بطاقات العملاء أبداً -- كل شيء يمر عبر البنية التحتية الآمنة لـ Stripe. هناك رسوم منصة صغيرة على كل معاملة، والتي تظهر بشفافية في قسم الرسوم في لوحة تحكم المدفوعات.

---

9. استخدام لوحة تحكم المدفوعات

تمنحك لوحة تحكم المدفوعات صورة واضحة عن نشاط مدفوعاتك عبر الإنترنت. يمكنك الوصول إليها بالنقر على المدفوعات في قائمة التنقل الخاصة بورشتك.

تحتوي لوحة التحكم على ثلاثة تبويبات:

تبويب النظرة العامة

ما ستراه:

• بطاقات ملخص عبر الأعلى:

  • إجمالي الإيرادات: المبلغ الإجمالي المحصّل عبر المدفوعات الإلكترونية
  • صافي الإيرادات: ما تحصل عليه فعلياً بعد الرسوم
  • المعاملات: العدد الإجمالي للمدفوعات الناجحة
  • متوسط المعاملة: متوسط مبلغ الدفع

• مخطط اتجاه الإيرادات: مخطط خطي يعرض إيرادات المدفوعات اليومية خلال آخر 14 يوماً.

• مخطط طرق الدفع: مخطط شريطي أفقي يوضح حجم الإيرادات من كل علامة بطاقة (Visa، Mastercard، إلخ).

• جدول المعاملات الأخيرة: آخر 5 مدفوعات، يعرض التاريخ واسم العميل والخدمة والمبلغ.

تبويب المعاملات

جدول كامل ومُقسّم لصفحات لجميع معاملات الدفع. يعرض كل صف:

• التاريخ
• اسم العميل
• رقم الفاتورة
• طريقة الدفع (علامة البطاقة وآخر 4 أرقام)
• المبلغ الإجمالي
• الرسوم المخصومة
• صافي المبلغ المستلم
• حالة المعاملة (ناجحة، قيد الانتظار، إلخ)

استخدم أزرار السابق/التالي للتنقل عبر سجل معاملاتك.

تبويب الرسوم

تفصيل لما تدفعه من رسوم معالجة:

• إجمالي الإيرادات: المدفوعات الإجمالية قبل الرسوم
• إجمالي الرسوم: رسوم المنصة وStripe مجتمعة
• صافي الإيرادات: ما يصل إلى حسابك البنكي

يعرض قسم تفاصيل الرسوم التقسيم بين:

• رسوم المنصة: رسوم autoGMS لمعالجة المدفوعات
• رسوم Stripe: رسوم معالجة البطاقات القياسية من Stripe
• إجمالي الخصومات: المبلغ المجمع المخصوم من إجمالي إيراداتك

من المفيد معرفة: يمكنك النقر على زر تحديث في أي وقت للحصول على أحدث البيانات. تعرض لوحة التحكم بيانات مدفوعاتك عبر الإنترنت (Stripe) فقط -- المدفوعات النقدية المسجلة يدوياً تتم متابعتها في صفحة الفواتير.

---

10. فواتير الإيداع

يدعم autoGMS فواتير الإيداع لتحصيل دفعات مقدمة قبل بدء العمل. هذا مفيد بشكل خاص لحجوزات وضع المشروع أو الأعمال ذات القيمة العالية التي تحتاج فيها إلى التزام مسبق من العميل.

كيف تعمل فواتير الإيداع

• تُنشأ فواتير الإيداع من صفحة المالية للمشروع (انظر الإيداعات وإشعارات الدائن للتفاصيل الكاملة).
• تظهر في صفحة الفواتير إلى جانب الفواتير العادية، مع علامة نوع فاتورة "إيداع".
• يمكن تطبيق الإيداعات على الفواتير العادية أو فواتير المراحل لتقليل المبلغ المستحق.
• يعمل تسجيل الدفع بنفس طريقة الفواتير العادية -- استخدم وضع علامة مدفوعة، أو أرسل روابط الدفع، أو شارك عبر البريد الإلكتروني/WhatsApp.

معلومة مفيدة: للحصول على دليل شامل حول إنشاء الإيداعات وتسجيل المدفوعات مقابلها وتطبيق الإيداعات على الفواتير، انظر وثائق الإيداعات وإشعارات الدائن.

---

11. التعامل مع المبالغ المستردة

إذا كنت بحاجة إلى استرداد مبلغ لعميل مقابل دفعة عبر الإنترنت:

1. يتم التعامل مع المبالغ المستردة للمدفوعات المعالجة عبر Stripe من خلال النظام.
2. يتم تطبيق الاسترداد على الفاتورة الأصلية وسجل الدفع.
3. سيتم تحديث حالة الفاتورة لتعكس الاسترداد.

من المفيد معرفة: يمكنك معالجة استردادات كاملة أو جزئية. للمدفوعات التي تمت نقداً أو بطرق أخرى غير متصلة بالإنترنت، ستحتاج إلى التعامل مع الاسترداد خارج النظام وتحديث الفاتورة يدوياً.

---

نصائح وأفضل الممارسات

• أنشئ الفواتير فوراً. تحقق من تبويب غير المُنشأة بانتظام لمتابعة الحجوزات المكتملة التي تحتاج فوترة. كلما أسرعت في الفوترة، كلما حصلت على أموالك أسرع.

• احرص دائماً على تضمين بريد إلكتروني للعميل. وجود بريد إلكتروني مسجل يسهّل إرسال الفواتير وروابط الدفع. إذا كان مفقوداً، تتيح لك نافذة إرسال الفاتورة إضافته فوراً.

• استخدم تاريخ الاستحقاق بحكمة. الافتراضي هو 7 أيام، وهو مناسب لمعظم الحالات. لحسابات الشركات أو الأعمال الكبيرة، قد تمدده إلى 14 أو 30 يوماً. يتم وضع علامة تلقائياً على الفواتير المتأخرة.

• استفد من روابط الدفع. إذا كان لديك Stripe Connect مُعد، فروابط الدفع هي أسرع طريقة للحصول على أموالك. يمكن للعميل الدفع من هاتفه في أقل من دقيقة.

• سجّل المدفوعات الجزئية فوراً. إذا دفع عميل جزءاً من فاتورة، سجّله على الفور حتى تبقى أرقامك دقيقة. يتتبع النظام الرصيد المتبقي لك.

• استخدم الخصومات بدلاً من تعديل الأسعار. بدلاً من خفض أسعار بنود الخدمات، استخدم ميزة الخصم. هذا يحافظ على سجل واضح للسعر الأصلي والخصم المطبق، وهو أفضل لمحاسبتك.

• صدّر بانتظام. نزّل بيانات فواتيرك كملف CSV شهرياً لسجلاتك أو لمشاركتها مع محاسبك.

• راجع لوحة تحكم المدفوعات أسبوعياً. راقب اتجاهات إيراداتك ومتوسط قيمة المعاملة وتفصيل الرسوم. يساعدك هذا على فهم تدفقاتك النقدية واكتشاف أي مشاكل مبكراً.

• أكمل إعداد Stripe بالكامل. إذا كانت حالتك تظهر "قيد التحقق" أو "الإعداد غير مكتمل"، تابع بسرعة. لا يمكنك قبول المدفوعات عبر الإنترنت حتى يكتمل تحقق Stripe.

• استخدم قناتي الإرسال معاً. للفواتير المهمة، أرسل عبر البريد الإلكتروني وWhatsApp معاً. البريد الإلكتروني يوفر سجل PDF احترافي، بينما WhatsApp يضمن أن العميل يراها فوراً.

---

الأسئلة الشائعة

هل يمكنني إنشاء فاتورة بدون حجز؟

لا. في autoGMS، الفواتير مرتبطة دائماً بحجز مكتمل واحد على الأقل. هذا يضمن أن كل فاتورة لديها سجلات خدمة وتفاصيل عميل مناسبة خلفها.

هل يمكنني تعديل فاتورة بعد إنشائها؟

يمكنك عرض وإعادة إرسال الفواتير المُنشأة، لكن بنود الخدمات تُقفل بمجرد إنشاء الفاتورة. إذا كنت بحاجة لإجراء تغييرات، ستحتاج إلى إلغاء الفاتورة الحالية وإنشاء واحدة جديدة من الحجز.

ما الفرق بين تبويب "المُنشأة" و"غير المُنشأة"؟

تبويب المُنشأة يعرض جميع الفواتير التي أنشأتها بالفعل. تبويب غير المُنشأة يعرض الحجوزات المكتملة التي ليس لها فاتورة بعد -- اعتبره "قائمة مهامك" للفوترة.

هل يمكنني دمج عدة حجوزات في فاتورة واحدة؟

نعم. يدعم autoGMS الفواتير المجمعة، وهي مفيدة بشكل خاص لحسابات الشركات التي لديها عدة حجوزات. يتم وضع علامة "تجاري" على الفواتير المجمعة في جدول الفواتير.

كيف تعمل المدفوعات الجزئية؟

عندما تسجّل دفعة بأقل من المبلغ الكامل للفاتورة، تتغير حالة الفاتورة إلى "مدفوعة جزئياً". يتتبع النظام بدقة المبلغ المدفوع والمبلغ المستحق. يمكنك تسجيل مدفوعات إضافية في أي وقت حتى يتم دفع الفاتورة بالكامل.

هل يرى العميل رابط دفع في البريد الإلكتروني؟

نعم، إذا كانت ورشتك مفعّل فيها Stripe Connect والفاتورة غير مدفوعة، يتم تضمين رابط دفع تلقائياً في بريد الفاتورة الإلكتروني. يمكن للعميل النقر على الرابط للدفع عبر الإنترنت باستخدام بطاقته.

ماذا يحدث إذا انتهت صلاحية رابط الدفع؟

يمكن إلغاء (إنهاء صلاحية) روابط الدفع يدوياً من قائمة إجراءات الفاتورة. إذا تم إنهاء صلاحية رابط أو إلغاؤه، يمكنك إنشاء واحد جديد في أي وقت.

هل أحتاج Stripe Connect لاستخدام الفوترة؟

لا. يمكنك إنشاء وإرسال وإدارة الفواتير بدون Stripe Connect. يُحتاج Stripe Connect فقط إذا كنت تريد قبول مدفوعات البطاقات عبر الإنترنت. بدونه، لا يزال بإمكانك إرسال الفواتير وتسجيل المدفوعات النقدية/غير المتصلة يدوياً.

ما العملات المدعومة؟

يدعم autoGMS عملات متعددة بناءً على منطقة ورشتك، بما في ذلك AED (الإمارات)، SAR (السعودية)، QAR (قطر)، GBP (المملكة المتحدة)، EUR (أوروبا)، وUSD (دولي). ستستخدم فواتيرك تلقائياً العملة المُعدّة لورشتك.

كيف أعرف أن إعداد Stripe يعمل؟

اذهب إلى المدفوعات > الإعدادات. إذا كانت حالتك تظهر متصل مع علامة صح خضراء، وحقل التحويلات يظهر "مفعّل"، فأنت جاهز لقبول المدفوعات. يمكنك أيضاً النقر على فتح لوحة تحكم Stripe للتحقق مباشرة في Stripe.

أين يمكنني رؤية الرسوم المفروضة على مدفوعاتي؟

اذهب إلى لوحة تحكم المدفوعات وانقر على تبويب الرسوم. يعرض هذا تفصيلاً كاملاً لرسوم المنصة ورسوم معالجة Stripe وصافي إيراداتك بعد الخصومات.

هل يمكنني إرسال الفواتير عبر WhatsApp؟

نعم. عند استخدام نافذة إرسال الفاتورة، يمكنك اختيار WhatsApp كطريقة تسليم. سيقوم النظام بتنزيل ملف PDF على جهازك وفتح WhatsApp برسالة مكتوبة مسبقاً. تقوم بإرفاق ملف PDF والإرسال. إذا لم يكن لدى العميل رقم هاتف مسجل، يمكنك إضافة واحد مباشرة في النافذة.