وضع المشروع ومراحل العمل
نظرة عامة
يحوّل وضع المشروع الحجوزات العادية إلى سير عمل قائم على المراحل، مصمم للأعمال المعقدة أو طويلة المدى مثل ترميم المركبات وإصلاحات الحوادث أو إعادة بناء المحركات بالكامل. بدلاً من معاملة العمل كمهمة واحدة، يقسّمه وضع المشروع إلى مراحل مرتبة يمكنك تتبعها وفوترتها وإدارتها بشكل مستقل.
الفوائد الرئيسية:
- تقسيم الأعمال الكبيرة إلى مراحل قابلة للإدارة مع معالم واضحة
- تتبع التقدم بصرياً مع تقدم كل مرحلة عبر دورة حياتها
- إنشاء فواتير على مستوى المرحلة ليتمكن العملاء من الدفع تدريجياً
- ربط الخدمات الخارجية والقطع والعمالة بمراحل محددة
- الحفاظ على سجل تدقيق واضح لما تم إنجازه ومتى
كيفية تفعيل وضع المشروع
- انتقل إلى الشريط الجانبي وانقر على إعدادات الحجوزات تحت ورشتك.
- مرر إلى قسم وضع المشروع.
- فعّل تمكين وضع المشروع.
- اختيارياً، قم بتكوين قوالب المراحل الافتراضية التي ستُطبّق على حجوزات المشروع الجديدة (انظر أدناه).
- انقر حفظ.
بمجرد التفعيل، يمكن إنشاء أي حجز جديد مع تشغيل وضع المشروع. الحجوزات الموجودة المنشأة قبل تفعيل هذه الميزة لن تكتسب مراحل تلقائياً، لكن ستظهر ملاحظة في صفحة تفاصيلها توضح ذلك.
معلومة مفيدة: تفعيل وضع المشروع على مستوى الورشة لا يجبر جميع الحجوزات على نمط المراحل. إنه ببساطة يجعل الخيار متاحاً. تستمر الحجوزات العادية ذات المرحلة الواحدة في العمل كما كانت.
قوالب المراحل الافتراضية
عند تفعيل وضع المشروع، يظهر محرر قوالب في صفحة إعدادات الحجوزات. يمكنك تحديد عدة مراحل افتراضية ستُملأ مسبقاً عند إنشاء حجز جديد في وضع المشروع.
لكل مرحلة في القالب، يمكنك تعيين:
- اسم المرحلة -- تسمية قصيرة (اختيارية؛ اتركها فارغة إذا كنت تريد أن يحدد الموظفون الأسماء لكل عمل)
- وصف المرحلة -- ملاحظات إضافية حول ما تتضمنه المرحلة (اختياري)
يمكنك إضافة أو إزالة مراحل من القالب. يبدأ القالب بسبع مراحل فارغة افتراضياً. هذا القالب هو مجرد نقطة بداية -- يمكن للموظفين دائماً إضافة أو تعديل أو إزالة المراحل في الحجوزات الفردية.
بطاقة مراحل العمل
عند فتح حجز مُفعّل فيه وضع المشروع، سترى بطاقة مراحل العمل في صفحة تفاصيل الحجز. في أعلى البطاقة يوجد دليل حالة يوضح الفرق بين مُكتمل ومُغلق:
- مُكتمل يعني أن العمل انتهى، لكن قد يكون هناك متابعة مالية أو إدارية معلقة.
- مُغلق يعني أن المرحلة محسومة بالكامل وتُعامل كمنتهية.
إذا لم يكن الحجز مُفعّلاً فيه وضع المشروع، تعرض البطاقة إشعاراً توضيحياً بدلاً من ذلك. يعتمد نص الإشعار على ما إذا كان وضع المشروع مُفعّلاً على مستوى الورشة:
- إذا كان وضع المشروع على مستوى الورشة مُفعّلاً لكن هذا الحجز المحدد لم يُنشأ معه، يوضح الإشعار أن المراحل متاحة للحجوزات الجديدة.
- إذا كان وضع المشروع على مستوى الورشة مُعطّلاً، يوضح الإشعار كيفية تفعيله.
إضافة مرحلة جديدة
- في بطاقة مراحل العمل، سترى نموذجاً في الأعلى بحقلين:
- اسم المرحلة (اختياري) -- تسمية قصيرة مثل "التفكيك" أو "أعمال الهيكل" أو "الطلاء". بحد أقصى 80 حرفاً.
- وصف المرحلة (اختياري) -- ملاحظات إضافية حول ما تتضمنه هذه المرحلة. بحد أقصى 400 حرف.
- انقر إضافة مرحلة.
- تظهر المرحلة الجديدة في القائمة، مرقمة تلقائياً حسب ترتيب الإنشاء.
يمكنك إضافة عدد غير محدود من المراحل. تُعرض المراحل مرتبة ويمكن تعديلها أو حذفها ما دامت في حالة قابلة للعمل.
دورة حياة المرحلة
تمر كل مرحلة بمجموعة محددة من الحالات:
| الحالة | المعنى |
|---|---|
| مسودة | تم إنشاء المرحلة لكن لم يبدأ العمل. |
| مفتوح | المرحلة جاهزة لبدء العمل. |
| قيد التنفيذ | يتم العمل النشط على هذه المرحلة. |
| مُكتمل | انتهى جميع العمل لهذه المرحلة، لكن قد تكون هناك متابعة مالية أو إدارية معلقة. |
| مُفوتر | تم إنشاء فاتورة المرحلة وإرسالها. |
| مُغلق | المرحلة محسومة بالكامل -- مفوترة ومدفوعة وتُعامل كمنتهية. |
لتغيير حالة المرحلة، استخدم القائمة المنسدلة للحالة في لوحة المرحلة. صُمم النظام للاستخدام العملي في الورش، فيمكنك تقديم المرحلة مع تقدم العمل وإجراء تصحيحات محكمة إذا تم تعيين شيء مبكراً جداً.
إدارة المراحل
تعديل مرحلة
- انقر زر تعديل على أي مرحلة.
- تصبح حقول اسم المرحلة والوصف قابلة للتعديل مباشرة.
- حدّث الاسم (بحد أقصى 80 حرفاً) أو الوصف (بحد أقصى 400 حرف).
- انقر حفظ لتطبيق التغييرات، أو إلغاء للتراجع.
زر الحفظ معطّل حتى تُغيّر شيئاً فعلاً، مما يمنع عمليات الحفظ الفارغة العرضية.
حذف مرحلة
- انقر زر حذف على المرحلة المراد إزالتها.
- أكد الحذف عند المطالبة.
تحذير: حذف مرحلة مرتبطة بفواتير أو خدمات خارجية قد يؤثر على سجلاتك المالية. راجع العناصر المرتبطة قبل الحذف.
إنشاء فاتورة مرحلة
- انقر إنشاء فاتورة على المرحلة المراد فوترتها.
- يُفتح مُنشئ الفواتير، معبأ مسبقاً بالخدمات والقطع والعمالة المرتبطة بالمرحلة.
- راجع الفاتورة وعدّلها حسب الحاجة.
- أنشئ الفاتورة وأرسلها.
إذا كانت هناك فاتورة موجودة بالفعل للمرحلة، يتغير نص الزر إلى فتح الفاتورة، مما يتيح لك عرض أو تحديث الفاتورة الحالية بدلاً من إنشاء نسخة مكررة. يُعرض رقم الفاتورة المرتبطة وحالتها أسفل إجراءات المرحلة كمرجع سريع.
معلومة مفيدة: تتصرف فواتير المراحل الآن كجزء من دورة حياة المرحلة نفسها. بمجرد سداد فاتورة المرحلة المرتبطة بالكامل، يمكن للمرحلة الانتقال بسلاسة إلى حالتها المالية المغلقة دون خطوات تسوية يدوية إضافية.
ربط العناصر بالمراحل
عند تفعيل وضع المشروع، تصبح عدة ميزات مرتبطة بالمراحل:
- الخدمات الخارجية -- عند إضافة عمل مُسند لمورد خارجي، يمكنك اختيارياً تعيينه لمرحلة محددة. تعرض القائمة المنسدلة للمراحل كل مرحلة مع رقم ترتيبها واسمها.
- التقديرات -- يمكن تحديد نطاق التقديرات لمرحلة معينة، مما يسمح للعملاء بالموافقة على العمل مرحلة بمرحلة.
- المخزون -- يمكن ربط القطع المخصصة للحجز بالمرحلة ذات الصلة لتتبع واضح.
- الودائع وإشعارات الائتمان -- يمكن إدارة النشاط المالي على مستوى الحجز/الفاتورة مع إبقاء تقدم المراحل مرئياً.
نصائح وأفضل الممارسات
- سمِّ المراحل بوضوح. استخدم أسماء وصفية مثل "الفحص والتقييم"، "أعمال المعادن"، "التحضير والطلاء"، "إعادة التجميع" حتى يتمكن فريقك والعميل من فهم التقدم بسهولة.
- افوتر تدريجياً. استخدم فواتير المراحل لتحصيل المدفوعات مع تقدم العمل، مما يحسن التدفق النقدي في المشاريع الطويلة.
- استخدم المراحل للتواصل. عند تحديث العميل، أشر إلى المرحلة الحالية لإعطائه صورة واضحة عن مكان مركبته في العملية.
- ابدأ ببساطة. لأول حجز مشروعي، جرّب 3-5 مراحل. يمكنك دائماً إضافة مزيد من التفصيل مع تحسين سير عملك.
- أعد قوالب افتراضية. إذا كانت أعمالك تتبع نمطاً متسقاً (مثلاً تقييم، تفكيك، إصلاح، إعادة تجميع، مراقبة جودة)، هيّئ قالب المراحل الافتراضي في إعدادات الحجوزات حتى تبدأ حجوزات المشروع الجديدة بهيكل جاهز.
- افهم الفرق بين مُكتمل ومُغلق. حدد المراحل كمُكتملة عند انتهاء العمل الفعلي، حتى لو كانت الفوترة لا تزال معلقة. انتقل إلى مُغلق فقط عند حل المرحلة مالياً بالكامل.
استكشاف الأخطاء وإصلاحها
س: فعّلت وضع المشروع لكن حجوزاتي الحالية لا تظهر مراحل. ج: يُطبق وضع المشروع فقط على الحجوزات المنشأة بعد تفعيل الميزة. ستعرض الحجوزات الحالية رسالة توضيحية لكنها ستستمر في العمل بالوضع العادي.
س: هل يمكنني إعادة ترتيب المراحل؟ ج: تُرتب المراحل حالياً حسب وقت الإنشاء. لتعديل الترتيب، يمكنك حذف المراحل وإعادة إنشائها بالتسلسل المطلوب.
س: ماذا يحدث إذا عطّلت وضع المشروع بعد إنشاء حجوزات مرحلية؟ ج: تحتفظ الحجوزات المرحلية الموجودة بمراحلها. ستُنشأ الحجوزات الجديدة في الوضع العادي. يمكنك إعادة تفعيل وضع المشروع في أي وقت.
س: ما الفرق بين مُكتمل ومُغلق؟ ج: مُكتمل يعني أن العمل الفعلي على المرحلة انتهى، لكن قد تكون هناك مهام إدارية أو مالية معلقة (مثل إنشاء أو تحصيل دفع فاتورة المرحلة). مُغلق يعني أن المرحلة محسومة بالكامل -- جميع الأعمال والنشاط المالي تم حلها.
س: هل يمكنني إنشاء فاتورة لمرحلة لديها فاتورة بالفعل؟ ج: إذا كانت المرحلة لديها فاتورة مرتبطة بالفعل، يتغير الزر إلى "فتح الفاتورة" حتى تتمكن من عرض أو تحديث الفاتورة الحالية. لن تنشئ نسخة مكررة عن طريق الخطأ.
س: كم عدد المراحل التي يمكنني إضافتها لحجز؟ ج: لا يوجد حد أقصى ثابت. أضف عدد المراحل التي يتطلبها العمل.