انتقل إلى المحتوى الرئيسي

السيناريوهات الشائعة

أدلة سريعة خطوة بخطوة للمهام اليومية. بدون حشو — فقط ما تحتاج فعله.

إشعارات الائتمان​

سيناريو: أعاد العميل قطعة — أحتاج إلى إصدار إشعار دائن لفاتورته المدفوعة​

متى تستخدمه: دفع العميل فاتورة لكنه أعاد شيئًا. تحتاج إلى تقليل ما يدين به أو استرداد المبلغ.

الخطوات:

  1. اذهب إلى الفواتير.
  2. ابحث عن الفاتورة المدفوعة.
  3. انقر على قائمة ⋮ → إشعار دائن (إنشاء/تطبيق).
  4. تصل إلى علامة تبويب إشعارات الائتمان مع تلك الفاتورة محددة مسبقًا.
  5. في نموذج إشعار الائتمان:
    • اختر البند المراد إصدار ائتمان له (مثل: "تيل فرامل").
    • أدخل الكمية المراد إرجاعها (مثل: 1).
    • أدخل المبلغ المراد إزالته (عادةً يطابق المبلغ الأصلي المفوتر — يظهر كتلميح أسفل الحقل).
    • املأ ماذا حدث؟ (مثل: "أعاد العميل قطعة غير مستخدمة").
  6. اختر القرار:
    • رصيد ائتماني — احتفظ بالائتمان لاستخدامه لاحقًا.
    • استرداد — يستعيد العميل أمواله.
  7. انقر على إنشاء إشعار دائن.
  8. يظهر إشعار الائتمان بحالة "معلّق" في الجدول أدناه.
  9. انقر على تطبيق لإتمامه.

تم. الإجمالي الفعلي للفاتورة أصبح مخفضًا الآن.

سيناريو: حصّلت مبلغًا زائدًا من العميل وأحتاج إلى تصحيحه​

متى تستخدمه: الفاتورة مدفوعة لكن المبلغ كان خاطئًا. تحتاج إلى إصدار تصحيح.

الخطوات:

  1. اذهب إلى الفواتير → ابحث عن الفاتورة المدفوعة → قائمة ⋮ → إشعار دائن (إنشاء/تطبيق).
  2. يُفتح تبويب إشعارات الائتمان مع تلك الفاتورة محددة.
  3. اختر البند الذي تم تحصيل مبلغ زائد عليه.
  4. أدخل الكمية المراد إرجاعها (1) والمبلغ المراد إزالته (مبلغ الزيادة — المبلغ الأصلي المفوتر يظهر كتلميح).
  5. ماذا حدث؟ "تصحيح سعر" أو "تعديل تحصيل زائد".
  6. اختر استرداد أو رصيد ائتماني.
  7. انقر على إنشاء إشعار دائن → ثم تطبيق في الجدول أدناه.

الودائع​

سيناريو: أحتاج إلى تحصيل وديعة لحجز​

متى تستخدمه: لديك حجز وتحتاج إلى إنشاء فاتورة وديعة مباشرة.

الخطوات:

  1. اذهب إلى الفواتير → علامة تبويب الودائع.
  2. في بطاقة الوديعة في الأعلى، اختر الحجز من القائمة المنسدلة.
  3. أدخل مبلغ الوديعة.
  4. انقر على إنشاء وديعة.

تم. تظهر مسودة فاتورة الوديعة في الجدول أدناه، جاهزة للإرسال أو تسجيل الدفع.

سيناريو: لدي عرض سعر مرتبط بحجز ومعتمد وأحتاج إلى تحصيل مبلغ مقدم​

متى تستخدمه: عرض السعر مرتبط بحجز ومعتمد بالكامل. الآن تحتاج إلى إنشاء فاتورة الوديعة.

الخطوات:

  1. افتح مساحة عمل عروض الأسعار الخاصة بالحجز.
  2. تأكد من أن عرض السعر معتمد بالكامل.
  3. في لوحة الوديعة فوق قائمة عروض الأسعار، راجع المبلغ المقترح.
  4. انقر على إنشاء وديعة.
  5. ينشئ autoGMS مسودة فاتورة وديعة ويفتح الفواتير → الودائع مع تلك الفاتورة محددة.

تم. فاتورة الوديعة موجودة الآن وجاهزة للإرسال أو التحصيل.

سيناريو: عرض السعر المعتمد مستقل ويحتاج أيضًا إلى وديعة​

متى تستخدمه: عرض السعر معتمد، غير مرتبط بحجز بعد، ويتضمن بنودًا محددة للوديعة أو مبلغ مقدم مقترح آخر.

الخطوات:

  1. اذهب إلى عروض الأسعار.
  2. ابحث عن عرض السعر المستقل المعتمد.
  3. انقر على إنشاء حجز ووديعة.
  4. ينشئ autoGMS الحجز أولًا، ثم يفتح مساحة عمل عرض السعر المرتبط بالحجز مع التركيز على لوحة الوديعة.
  5. راجع المبلغ في لوحة الوديعة.
  6. انقر على إنشاء وديعة.
  7. يفتح autoGMS الفواتير → الودائع مع مسودة فاتورة الوديعة الجديدة محددة.

تم. لديك الآن الحجز ومسودة فاتورة الوديعة دون إعادة إدخال عرض السعر.

سيناريو: أنشأت مسودة الوديعة والآن أحتاج إلى إرسالها أو تسجيل دفعها​

متى تستخدمه: فاتورة الوديعة موجودة والآن تحتاج إلى إدارتها.

الخطوات:

  1. اذهب إلى الفواتير → الودائع.
  2. ابحث عن مسودة فاتورة الوديعة.
  3. استخدم إرسال إذا كنت تريد إرسالها بالبريد الإلكتروني أو WhatsApp أولًا.
  4. عندما يدفع مالك المركبة، انقر على تسجيل الدفع.
  5. أدخل:
    • مبلغ الدفعة
    • طريقة الدفع
    • مرجع اختياري
  6. انقر على تأكيد الدفع.

تم. الوديعة الآن مدفوعة ومتاحة للتطبيق على الفاتورة النهائية لاحقًا.

سيناريو: انتهت المهمة — أحتاج إلى تطبيق الوديعة على الفاتورة النهائية​

متى تستخدمه: دفع العميل وديعة سابقًا. الآن تريد استخدامها تجاه فاتورته.

الخطوات:

  1. أنشئ الفاتورة النهائية للحجز من الفواتير → تحتاج فاتورة.
  2. إذا كانت فاتورة الوديعة مدفوعة بالفعل، يطبقها autoGMS تلقائيًا عند إنشاء الفاتورة النهائية.
  3. افتح صف الفاتورة من الفواتير للتأكد من أن الإجماليات تُظهر:
    • الإجمالي الكلي
    • الوديعة المطبقة
    • المبلغ المتبقي

تم. رصيد الفاتورة مخفض بمبلغ الوديعة.

عروض الأسعار​

سيناريو: اتصل عميل يطلب عرض سعر​

متى تستخدمه: تريد إعطاء العميل عرض سعر رسمي قبل الحجز.

الخطوات:

  1. اذهب إلى عروض الأسعار.
  2. في نموذج عرض سعر جديد:
    • اختر العميل (أو انقر إضافة لإنشاء واحد).
    • اختر المركبة (أو انقر إضافة لإنشاء واحدة).
  3. أضف البنود:
    • انقر على قائمة النوع → اختر خدمة، قطعة، عمالة، إلخ.
    • اختر العنصر من القائمة.
    • حدد الكمية والسعر.
    • انقر + لإضافة المزيد من البنود.
  4. إذا كان يجب دفع بعض البنود مقدمًا لاحقًا، ضع علامة تضمين في الوديعة على تلك الصفوف.
  5. راجع ملخص مراجعة وإرسال في الأسفل:
    • المجموع الفرعي
    • الضريبة
    • الوديعة
    • الإجمالي
  6. انقر على إنشاء عرض سعر.
  7. انقر على إرسال في صف عرض السعر.
  8. اختر بريد إلكتروني أو WhatsApp أو كليهما.
  9. انقر على إرسال.

تم. يتلقى العميل رابطًا لعرض عرض السعر والموافقة عليه أو رفضه.

سيناريو: وافق العميل على عرض السعر — الآن أحتاج إلى حجز موعد له​

متى تستخدمه: تمت الموافقة على عرض سعر مستقل. تحتاج إلى تحويله إلى حجز.

الخطوات:

  1. اذهب إلى عروض الأسعار.
  2. ابحث عن عرض السعر المعتمد.
  3. اختر الإجراء المناسب:
    • انقر إنشاء حجز إذا كنت تحتاج الحجز فقط.
    • انقر إنشاء حجز ووديعة إذا كان عرض السعر يحتاج أيضًا إلى وديعة.

إذا نقرت إنشاء حجز ووديعة:

  1. ينشئ autoGMS الحجز ويعيدك إلى مساحة عمل عرض السعر المرتبط بالحجز.
  2. راجع لوحة الوديعة.
  3. انقر إنشاء وديعة لإنشاء مسودة فاتورة الوديعة.

تم. عرض السعر المعتمد الآن مرتبط بحجز. إذا لزم الأمر، يمكنك المتابعة مباشرة في تدفق الوديعة.

سيناريو: وافق العميل على عرض السعر، لكنه ينتمي بالفعل إلى حجز​

متى تستخدمه: تم إنشاء عرض السعر من حجز بدلًا من كونه عرضًا مستقلًا.

الخطوات:

  1. افتح مساحة عمل عروض الأسعار الخاصة بالحجز.
  2. تأكد من أن عرض السعر معتمد بالكامل.
  3. تابع بأحد هذه الخيارات:
    • انقر إنشاء وديعة إذا كنت تحتاج دفعة مقدمة.
    • اتركه كما هو إذا لم تكن تحتاج دفعة مقدمة وانتظر حتى اكتمال المهمة لإنشاء الفاتورة النهائية.

تم. لا حاجة لتحويل إضافي لأن عرض السعر موجود بالفعل على الحجز.

سيناريو: يريد العميل تغييرات على عرض السعر​

متى تستخدمه: طلب العميل تعديلات بعد إرسال عرض السعر.

الخطوات:

  1. اذهب إلى عروض الأسعار.
  2. ابحث عن عرض السعر → انقر تعديل.
  3. أجرِ تغييراتك (إضافة/إزالة بنود، تغيير أسعار).
  4. انقر حفظ.
  5. يتم إنشاء نسخة جديدة (v2، v3، إلخ.) تلقائيًا.
  6. انقر إرسال لإعادة إرسال عرض السعر المحدّث.

تم. يرى العميل أحدث نسخة عند فتح الرابط.

أوامر الشراء​

سيناريو: أحتاج إلى طلب قطع من مورّد​

متى تستخدمه: تحتاج إلى إنشاء أمر شراء لإرساله إلى مورّد.

الخطوات:

  1. اذهب إلى أوامر الشراء → علامة تبويب أوامر الشراء.
  2. انقر على طلب جديد.
  3. اختر المورّد.
  4. أضف البنود:
    • ابحث عن القطع من مخزونك، أو أضف عناصر جديدة.
    • حدد الكميات.
  5. حدد تاريخ التسليم المتوقع.
  6. انقر حفظ (يُحفظ كمسودة).
  7. انقر إرسال للمورّد في صف الطلب.
  8. اختر بريد إلكتروني أو WhatsApp.
  9. انقر إرسال.

تم. يتلقى المورّد أمر الشراء.

سيناريو: وصلت القطع — أحتاج إلى استلامها في المخزون​

متى تستخدمه: سلّم المورّد القطع. تحتاج إلى تحديث المخزون.

الخطوات:

  1. اذهب إلى أوامر الشراء.
  2. ابحث عن الطلب (الحالة: "أُرسل للمورّد" أو "التسليم جارٍ").
  3. انقر بدء الاستلام (أو تحديث الاستلام إذا كان جزئيًا).
  4. يُفتح معالج الاستلام بأربع خطوات:
    • الخطوة 1: رفع مستندات التسليم (اختياري).
    • الخطوة 2: إدخال الكميات المستلمة لكل عنصر.
    • الخطوة 3: إدخال التكاليف المضافة إن وجدت (شحن، جمارك).
    • الخطوة 4: تأكيد تفاصيل المخزون.
  5. انقر إكمال الاستلام.

تم. تم تحديث المخزون بالكميات والتكاليف المستلمة.

سيناريو: منحنا المورّد رصيدًا — أحتاج إلى تطبيقه على أمر شراء​

متى تستخدمه: أصدر المورّد إشعار دائن (بضاعة تالفة، مرتجعات، تعديل سعر).

الخطوات:

  1. اذهب إلى أوامر الشراء → علامة تبويب الموردون → عرض فرعي الأرصدة.
  2. انقر إنشاء رصيد مورّد.
  3. املأ:
    • المورّد — اختر المورّد.
    • المبلغ — مبلغ الرصيد.
    • السبب — لماذا صدر الرصيد.
    • أمر الشراء المرتبط (اختياري) — ربط بأمر شراء محدد.
  4. فعّل تطبيق تلقائي على أمر الشراء إذا كنت تريد تطبيقه فورًا.
  5. انقر إنشاء.

إذا لم يُطبّق تلقائيًا:

  1. ارجع إلى أمر الشراء.
  2. يُظهر عمود إشعار الائتمان "متاح".
  3. انقر تطبيق الرصيد في صف أمر الشراء.

تم. رصيد أمر الشراء مخفض بمبلغ الائتمان.

الفواتير​

سيناريو: انتهت المهمة — أحتاج إلى إنشاء الفاتورة وإرسالها​

متى تستخدمه: اكتمل العمل. العميل يحتاج إلى الدفع.

الخطوات:

  1. اذهب إلى صفحة تفاصيل الحجز.
  2. انقر إنشاء فاتورة (أو اذهب إلى الفواتير → علامة تبويب تحتاج فاتورة).
  3. راجع البنود، أضف أي تعديلات.
  4. انقر إنشاء.
  5. انقر إرسال في صف الفاتورة.
  6. اختر بريد إلكتروني أو WhatsApp.

تم. يتلقى العميل الفاتورة مع رابط الدفع (إذا كان Stripe متصلًا).

سيناريو: أحتاج إلى إضافة رابط دفع يدوي لفاتورة أو وديعة قبل إرسالها​

متى تستخدمه: تريد أن يدفع مالك المركبة عبر صفحة الدفع الخاصة بك أو بوابة بنكية أو رابط دفع آخر بدلًا من الاعتماد فقط على روابط Stripe.

الخطوات:

  1. افتح مسودة الفاتورة أو الوديعة من الفواتير أو الفواتير → الودائع.
  2. انقر تعديل لفتح محرر الفاتورة.
  3. في قسم معلومات الدفع:
    • اضبط طريقة الدفع على رابط دفع
    • الصق الرابط اليدوي في حقل رابط الدفع
  4. انقر إنشاء أو تحديث لحفظ الفاتورة.
  5. انقر إرسال في الصف.
  6. في مربع حوار الإرسال:
    • استخدم رابط الفاتورة العام عندما تريد أن يعرض العميل الفاتورة أولًا
    • استخدم رابط الدفع عندما تريد نسخ أو فتح رابط الدفع المباشر
  7. أرسل الفاتورة أو الوديعة.

تم. رابط الدفع اليدوي محفوظ على الفاتورة/الوديعة ويُعاد استخدامه عند الإرسال.

سيناريو: دفع العميل نقدًا — أحتاج إلى تسجيل ذلك​

متى تستخدمه: دفع العميل لكن ليس عبر رابط الدفع الإلكتروني.

الخطوات:

  1. اذهب إلى الفواتير.
  2. ابحث عن الفاتورة.
  3. انقر تسجيل الدفع (أو أيقونة الدفع).
  4. في نافذة الدفع:
    • أدخل المبلغ (أو انقر زر "دفع كامل").
    • اختر الطريقة (نقد، بطاقة، تحويل بنكي، إلخ.).
    • أضف مرجع إذا لزم الأمر.
  5. انقر تسجيل الدفع.

تم. تتحدث حالة الفاتورة إلى مدفوعة (أو مدفوعة جزئيًا إذا لم يكن المبلغ كاملًا).

سيناريو: الفاتورة بها خطأ لكنها أُرسلت بالفعل — أحتاج إلى تصحيحها​

متى تستخدمه: الفاتورة خاطئة لكن لم تُدفع بعد.

الخطوات:

إذا كانت غير مدفوعة (الحالة: مفتوحة أو مُرسلة):

  1. اذهب إلى الفواتير → ابحث عن الفاتورة.
  2. انقر قائمة ⋮ → تعديل.
  3. أجرِ التصحيحات.
  4. انقر حفظ.
  5. أعد الإرسال للعميل إذا لزم الأمر.

إذا كانت مدفوعة:

  1. لا يمكنك تعديل فاتورة مدفوعة.
  2. بدلًا من ذلك، أنشئ إشعار دائن للمبلغ الخاطئ.
  3. ثم أنشئ فاتورة جديدة أو ألغِ وأعد الإصدار.

سيناريو: العميل لن يدفع أبدًا — أحتاج إلى شطب الفاتورة​

متى تستخدمه: تخليت عن التحصيل.

الخطوات:

  1. اذهب إلى الفواتير.
  2. ابحث عن الفاتورة المتأخرة.
  3. انقر قائمة ⋮ → تسجيل كغير قابلة للتحصيل.
  4. أكّد.

تم. الفاتورة مسجلة كمشطوبة. تُستبعد من الذمم المدينة المعلّقة.

الحجوزات​

سيناريو: عميل بدون موعد يحتاج إلى حجز​

متى تستخدمه: جاء عميل مباشرة أو اتصل وتحتاج إلى تسجيل حجز بسرعة.

الخطوات:

  1. انقر زر حجز جديد (أيقونة التقويم) في شريط الرأس العلوي -- مرئي في كل صفحة.
  2. تنزلق لوحة من اليمين.
  3. اختر نوع العميل فرد أو شركة.
  4. ابدأ بكتابة اسم العميل أو رقم هاتفه. إذا كان موجودًا، اختره من القائمة. إذا لم يكن، أدخل بياناته لإنشاء سجل جديد.
  5. أدخل رقم لوحة المركبة أو تفاصيلها. للورش في المملكة المتحدة، أدخل رقم التسجيل ويسحب autoGMS معلومات المركبة من DVLA.
  6. اختر الخدمة من القائمة المنسدلة.
  7. اختر التاريخ (والفترة الزمنية إذا كانت ورشتك تستخدم فترات).
  8. انقر إنشاء حجز.

تم. يظهر الحجز في قائمة حجوزاتك بحالة معلّق.

معلومة مفيدة: يمكنك أيضًا استخدام النموذج الكامل في حجوزات يدوية وبدون موعد في الشريط الجانبي إذا كنت تفضل مساحة شاشة أكبر.

سيناريو: أحتاج إلى تعيين فني وبدء المهمة​

متى تستخدمه: حجز مؤكد جاهز لبدء الخدمة.

الخطوات:

  1. اذهب إلى الحجوزات.
  2. ابحث عن الحجز المؤكد.
  3. انقر زر بدء في صف الحجز.
  4. إذا كان الفحص المسبق مطلوبًا ولم يُكتمل، ستُطلب منك إكماله أولًا.
  5. يُفتح حوار تعيين الفني، يعرض الفنيين المتاحين مع درجات تطابق بناءً على المهارات وحجم العمل.
  6. اختر فنيًا وأكّد.

تم. ينتقل الحجز إلى قيد الخدمة. تُنشأ بطاقة عمل تلقائيًا -- لا تحتاج إلى اختيار حجرة يدويًا.

سيناريو: انتهت المهمة -- أحتاج إلى تسجيلها كمكتملة​

متى تستخدمه: العمل انتهى وتريد إغلاق الحجز.

الخطوات:

  1. اذهب إلى الحجوزات.
  2. ابحث عن الحجز قيد الخدمة.
  3. انقر زر إكمال في صف الحجز.
  4. إذا كانت هناك بنود مخزون معلّقة لم تُؤكد كمستخدمة، ستُطلب منك تأكيدها.
  5. إذا كان الفحص المسبق مطلوبًا ولم يُكتمل، ستُطلب منك إكماله.
  6. بمجرد استيفاء جميع المتطلبات، أكّد الإكمال.

تم. ينتقل الحجز إلى مكتمل. يتم احتساب الإيرادات الآن في تقاريرك.

سيناريو: أحتاج إلى إيقاف مهمة مؤقتًا​

متى تستخدمه: تنتظر قطعًا، أو موافقة العميل، أو شيئًا آخر قبل المتابعة.

الخطوات:

  1. اذهب إلى الحجوزات.
  2. ابحث عن الحجز قيد الخدمة.
  3. انقر زر تعليق في صف الحجز.
  4. اختر سببًا (انتظار قطع، انتظار موافقة العميل، إلخ.).
  5. أضف ملاحظات اختيارية.
  6. أكّد.

تم. تبقى المهمة قيد الخدمة لكنها مُعلّمة بوضوح كمعلّقة. استأنفها عندما تكون جاهزًا للمتابعة.

العملاء​

سيناريو: أحتاج إلى إضافة عميل جديد ومركبته​

متى تستخدمه: جاء عميل جديد وتريد إضافته إلى النظام قبل أو أثناء الحجز.

الخطوات:

الخيار أ -- أثناء إنشاء الحجز:

  1. افتح لوحة حجز جديد (أيقونة التقويم في الرأس).
  2. ابدأ بكتابة الاسم. إذا لم يُعثر على تطابق، أدخل بيانات العميل مباشرة -- ينشئ النظام السجل لك.
  3. أدخل تفاصيل المركبة في قسم المركبة.

الخيار ب -- من صفحة العملاء:

  1. اذهب إلى العملاء في الشريط الجانبي.
  2. انقر إضافة عميل.
  3. أدخل الاسم والهاتف والبريد الإلكتروني.
  4. احفظ العميل.
  5. في ملفه الشخصي، انقر إضافة مركبة لإدخال تفاصيل المركبة.

تم. العميل والمركبة في النظام ومتاحان للحجوزات.

سيناريو: أحتاج إلى الاطلاع على سجل العميل​

متى تستخدمه: عميل عائد يتصل أو يأتي وتريد رؤية أعماله السابقة.

الخطوات:

  1. اذهب إلى العملاء في الشريط الجانبي.
  2. استخدم شريط البحث للعثور عليه بالاسم أو رقم الهاتف.
  3. انقر على العميل لفتح ملفه الشخصي.
  4. سترى علامات تبويب لـ:
    • المركبات -- جميع المركبات المسجلة.
    • سجل الحجوزات -- كل حجز سابق وحالي مع تفاصيل الخدمة والأسعار.
    • سجل الاتصالات -- جميع الرسائل الإلكترونية والرسائل النصية ورسائل WhatsApp المرسلة.
    • المرفقات -- المستندات وصور الفحص والملفات.

تم. لديك الصورة الكاملة لعلاقة العميل بورشتك.

العمليات​

سيناريو: أحتاج إلى إضافة قطع لمهمة​

متى تستخدمه: حددت قطعًا مطلوبة لحجز وتريد تعيينها من المخزون.

الخطوات:

  1. افتح صفحة تفاصيل الحجز.
  2. في قسم القطع / المخزون، ابحث عن القطعة التي تحتاجها.
  3. اختر القطعة من مخزونك.
  4. حدد الكمية.
  5. يُملأ سعر البيع تلقائيًا من سجل المخزون.
  6. أكّد التعيين.

تم. القطعة معيّنة للمهمة. يتم تحديث مستويات المخزون وتُتبع التكلفة مقابل هذا الحجز.

معلومة مفيدة: عند إكمال الحجز، ستُطلب منك تأكيد أن جميع القطع المعيّنة استُخدمت فعلًا.

سيناريو: أحتاج إلى إجراء فحص مسبق قبل بدء العمل​

متى تستخدمه: تريد توثيق حالة المركبة قبل أي عمل.

الخطوات:

  1. افتح الحجز (يجب أن يكون مؤكدًا أو قيد الخدمة).
  2. انقر بطاقة حالة الفحص المسبق في صفحة تفاصيل الحجز.
  3. علامة تبويب الالتقاط -- التقط صورًا لكل منطقة في المركبة (أمام، خلف، يسار، يمين، داخلي، عداد المسافة، أضرار). سجّل مقاطع فيديو قصيرة إذا لزم الأمر.
  4. علامة تبويب قائمة التحقق -- اعمل على قائمة فحص التحقق، وعلّم كل بند.
  5. تُحفظ الصور وتقدم قائمة التحقق تلقائيًا أثناء العمل.
  6. عند الانتهاء، انقر إكمال الفحص.
  7. لمشاركة التقرير مع العميل، انقر إرسال واختر بريد إلكتروني أو WhatsApp.

تم. تقرير الفحص مكتمل والعميل لديه رابط احترافي قابل للمشاركة.

سيناريو: أحتاج إلى إرسال عرض سعر أو فاتورة أو وديعة للعميل​

متى تستخدمه: أنشأت عرض سعر أو فاتورة أو فاتورة وديعة وتريد إرسالها للعميل.

الخطوات:

  1. ابحث عن المستند في صفحته المخصصة (عروض الأسعار أو الفواتير أو الفواتير → الودائع).
  2. انقر زر إرسال في الصف.
  3. في مربع حوار الإرسال:
    • فعّل البريد الإلكتروني و/أو WhatsApp.
    • البريد الإلكتروني ورقم هاتف العميل مملوآن مسبقًا. إذا كانا مفقودين، يمكنك إضافتهما أو تحديثهما مباشرة.
    • راجع معاينة الرسالة.
  4. انقر إرسال.

تم. يتلقى العميل المستند عبر قناته المفضلة. تتضمن عروض الأسعار رابطًا يمكن للعميل من خلاله الموافقة أو الرفض. يمكن أن تتضمن الفواتير رابط دفع عبر Stripe أو رابط دفع يدوي محفوظ في محرر الفاتورة.

معلومة مفيدة: يمكنك الإرسال عبر البريد الإلكتروني وWhatsApp في نفس الوقت. يتتبع النظام جميع الاتصالات المرسلة في ملف العميل تحت سجل الاتصالات.

الإعداد​

سيناريو: أحتاج إلى إضافة عضو فريق​

متى تستخدمه: تُدخل شخصًا جديدًا إلى فريقك ويحتاج إلى الوصول إلى autoGMS.

الخطوات:

  1. اذهب إلى الإعدادات (أسفل الشريط الجانبي) → إعدادات الورشة.
  2. انقر علامة تبويب الفريق والصلاحيات.
  3. انقر إضافة عضو فريق.
  4. في مربع الحوار:
    • اختر الدور (فني، مستشار خدمة، مدير، أو مدير ورشة -- الأدوار المتاحة تعتمد على دورك).
    • أدخل الاسم الأول واسم العائلة والبريد الإلكتروني.
  5. انقر إرسال.

تم. يتلقى عضو الفريق بريدًا إلكترونيًا ببيانات تسجيل الدخول ويظهر في جدول الفريق فورًا.

معلومة مفيدة: يمكن للمديرين إضافة فنيين ومستشاري خدمة. يمكن لمديري الورش أيضًا إضافة مديرين. فقط أصحاب الورش يمكنهم إضافة مديري ورش. انظر الأدوار والصلاحيات لمعرفة ما يمكن لكل دور فعله.

سيناريو: أحتاج إلى إعداد خدماتي وأسعاري​

متى تستخدمه: تُعدّ ورشتك لأول مرة أو تضيف خدمات جديدة لكتالوجك.

الخطوات:

  1. اذهب إلى الخدمات في الشريط الجانبي.
  2. انقر إضافة خدمات فوق الجدول.
  3. اختر كيفية الإضافة:
    • من الكتالوج -- تصفح الخدمات المدمجة وأضف عدة خدمات دفعة واحدة.
    • استيراد من CSV -- ارفع جدول بيانات للإعداد بالجملة.
    • إنشاء مخصص -- أنشئ خدمة واحدة يدويًا.
  4. لكل خدمة، حدد:
    • الاسم والفئة (صيانة، إصلاح، فحص، إلخ.).
    • التسعير حسب نوع المركبة (سيدان، SUV، شاحنة، إلخ.).
    • مستوى المهارة (أساسي، متوسط، خبير) -- يستخدمه التوزيع الذكي.
  5. احفظ الخدمة.

تم. الخدمة الآن متاحة للحجوزات وعروض الأسعار والتقارير.

معلومة مفيدة: يمكنك توسيع أي صف خدمة في الجدول لرؤية تفصيل الأسعار الكامل حسب نوع المركبة دون فتح مربع حوار التعديل.

سيناريو: أحتاج إلى ربط Stripe حتى يتمكن العملاء من الدفع عبر الإنترنت​

متى تستخدمه: تريد قبول مدفوعات البطاقات وإرسال روابط دفع على الفواتير.

الخطوات:

  1. اذهب إلى المدفوعات في الشريط الجانبي.
  2. انقر الإعدادات في أعلى اليمين.
  3. انقر الاتصال بـ Stripe.
  4. ستتم إعادة توجيهك إلى Stripe لإنشاء أو ربط حساب.
  5. أكمل عملية إعداد Stripe (بيانات العمل، الحساب البنكي، التحقق من الهوية).
  6. بمجرد التحقق، تعود إلى autoGMS.

تم. ورشتك يمكنها الآن قبول المدفوعات عبر الإنترنت. ستظهر روابط الدفع على الفواتير التي ترسلها للعملاء.

معلومة مفيدة: هذا إعداد لمرة واحدة لكل ورشة. كل ورشة في عملية متعددة الورش لها حساب Stripe Connect خاص بها، مما يبقي الشؤون المالية منفصلة. تتولى Stripe التوافق مع PCI واكتشاف الاحتيال.

جدول مرجعي سريع​

أريد أن...اذهب إلىافعل هذا
أحجز لعميل بدون موعدزر حجز جديد (الرأس)أدخل العميل والمركبة والخدمة والتاريخ
أبدأ مهمةالحجوزات → بدءعيّن فنيًا عبر التوزيع الذكي
أكمل مهمةالحجوزات → إكمالأكّد المخزون، ثم أكمل
أوقف مهمة مؤقتًاالحجوزات → تعليقاختر السبب، أضف ملاحظات
أضيف عميلًاالعملاء → إضافة عميلأدخل البيانات، ثم أضف المركبة
أطّلع على سجل العميلالعملاء → بحث → الملف الشخصيتصفح علامات تبويب المركبات والسجل والاتصالات
أضيف قطعًا لمهمةتفاصيل الحجز → القطعابحث في المخزون، حدد الكمية
أجري فحصًا مسبقًاتفاصيل الحجز → الفحص المسبقالتقط صورًا، أكمل قائمة التحقق، أرسل التقرير
أرسل عرض سعر/فاتورةعروض الأسعار أو الفواتير → إرسالفعّل البريد الإلكتروني/WhatsApp، أرسل
أصدر إشعار دائن لفاتورة مدفوعةالفواتير → ⋮ → إشعار دائنيفتح علامة تبويب إشعارات الائتمان مع الفاتورة محددة
أحدد بنود للدفع المقدمعروض الأسعار → البنودضع علامة تضمين في الوديعة على صف أو أكثر
أحصّل وديعة (مباشر)الفواتير → علامة تبويب الودائعاختر الحجز، أدخل المبلغ، إنشاء
أحصّل وديعة (من عرض سعر)مساحة عمل عرض السعر المرتبط بالحجزانقر إنشاء وديعة على عرض السعر المعتمد بالكامل
أطبّق الوديعة على الفاتورةأنشئ الفاتورة النهائية للحجزالوديعة المدفوعة تُطبق تلقائيًا عند إنشاء الفاتورة النهائية
أعطي عرض سعر لعميلعروض الأسعار → عرض سعر جديدأنشئ، ثم أرسل
أحوّل عرض سعر لحجزعروض الأسعار → ابحث عن المعتمدانقر إنشاء حجز أو إنشاء حجز ووديعة
أطلب قطعًاأوامر الشراء → طلب جديدأنشئ، ثم أرسل للمورّد
أستلم قطعًاأوامر الشراء → بدء الاستلاماستخدم معالج الاستلام
أطبّق رصيد مورّدأوامر الشراء → الموردون → الأرصدةأنشئ الرصيد، طبّق على أمر الشراء
أسجّل دفعة نقديةالفواتير → تسجيل الدفعأدخل المبلغ، اختر نقد
أصحح فاتورة غير مدفوعةالفواتير → ⋮ → تعديلأجرِ التغييرات، احفظ
أصحح فاتورة مدفوعةالفواتير → ⋮ → إشعار دائناستخدم علامة تبويب إشعارات الائتمان، ثم طبّق إذا لزم الأمر
أضيف عضو فريقالإعدادات → الفريق والصلاحيات → إضافةاختر الدور، أدخل البيانات
أعدّ الخدماتالخدمات → إضافة خدماتمن الكتالوج أو CSV أو مخصص
أربط Stripeالمدفوعات → الإعدادات → اتصالأكمل إعداد Stripe