التوزيع الذكي
نظرة عامة
التوزيع الذكي هو نظام تعيين فنيين ذكي مدمج في autoGMS. عندما تبدأ الخدمة على حجز مؤكد، يقوم التوزيع الذكي تلقائياً بتقييم وترتيب الفنيين المتاحين لديك بناءً على مهاراتهم وعبء عملهم الحالي وتفضيلات المركبات -- ثم يعرض أفضل المطابقات حتى تتمكن من اتخاذ قرار تعيين سريع ومستنير.
بدلاً من المسح اليدوي عبر قائمة فريقك والتخمين بشأن من يجب أن يأخذ العمل التالي، يقوم التوزيع الذكي بالتحليل نيابةً عنك. يقيّم كل فني مقابل المتطلبات المحددة للحجز ويظهر أقوى المرشحين في أعلى القائمة.
لماذا هذا مهم:
- يطابق الفني المناسب مع العمل المناسب بناءً على المهارة والتوافر والتفضيل
- يقلل التخمين والوقت المستغرق في تحديد من يتم تعيينه
- يوازن عبء العمل عبر فريقك حتى لا يكون أحد مثقلاً أو غير مستغل
- يحسن جودة العمل من خلال ضمان أن الفنيين مؤهلين للعمل الذي يتلقونه
- يدعم تعيين فنيين متعددين مع توزيع الأدوار تلقائياً
كيف يعمل التوزيع الذكي
يتم تفعيل التوزيع الذكي تلقائياً عند النقر على بدء الخدمة على حجز مؤكد من صفحة الحجوزات. إليك تسلسل الأحداث:
-
فحص الفحص المسبق. إذا كانت ورشتك تتطلب فحوصات مسبقة ولم يكتمل واحد لهذا الحجز، يطالبك النظام بإكماله أولاً. لن يظهر التوزيع الذكي حتى يتم استيفاء متطلبات الفحص المسبق.
-
فتح نافذة تعيين الفنيين. بمجرد تلبية أي متطلبات فحص مسبق، تظهر نافذة تعيين الفنيين. هذه هي الواجهة الأساسية للتوزيع الذكي -- تعرض الفنيين المتاحين مرتبين حسب نقاط مطابقتهم لهذا العمل المحدد.
-
تختار فنياً واحداً أو أكثر. راجع التوصيات، واختر الفنيين الذين تريد تعيينهم، وأكد.
-
ينتقل الحجز إلى قيد الخدمة. بعد تأكيد اختيارك، ينتقل الحجز من مؤكد إلى قيد الخدمة. يتم إنشاء بطاقة عمل تلقائياً، ويتم تعيين الفنيين المختارين بأدوارهم، ويظهر الحجز في عرض قيد الخدمة.
العملية بأكملها تستغرق ثوانٍ قليلة بمجرد أن تتعرف على الواجهة.
من المفيد معرفته: يمكنك أيضاً تخطي تعيين الفنيين بالكامل وتعيين صفر فنيين. سينتقل الحجز إلى قيد الخدمة بأي حال. يمكنك دائماً تعيين فنيين لاحقاً من صفحة ورشة العمل أو بطاقات الأعمال.
نافذة تعيين الفنيين
عند فتح التوزيع الذكي، ترى مربع حوار بثلاثة أقسام متميزة: بطاقة سياق الحجز في الأعلى، قائمة الفنيين على اليسار، ولوحة الاختيار على اليمين.
بطاقة سياق الحجز
في أعلى النافذة، بطاقة زرقاء تعرض التفاصيل الرئيسية للحجز الذي تبدأ الخدمة عليه:
- اسم العميل -- لمن هو العمل
- اسم الخدمة -- نوع الخدمة التي يتم إجراؤها
هذا يساعدك على التأكد من أنك تعين فنيين للحجز الصحيح قبل اتخاذ اختيارك.
قائمة الفنيين المتاحين (اللوحة اليسرى)
تعرض اللوحة اليسرى جميع الفنيين في ورشتك، مرتبين حسب نقاط التوصية من الأعلى إلى الأدنى. كل بطاقة فني تتضمن المعلومات التالية:
شارة نقاط المطابقة. نسبة مئوية معروضة كشارة ملونة:
- أخضر (80% وأعلى) -- مطابقة قوية لهذا العمل
- أزرق (50% إلى 79%) -- مطابقة متوسطة
- رمادي (أقل من 50%) -- مطابقة ضعيفة
مؤشر مطابقة المهارات. يعرض مدى توافق كفاءة الفني مع متطلبات الخدمة، معروضة كنسبة مئوية (مثلاً، "85% مطابقة مهارات").
مؤشر عبء العمل. يعرض عدد الأعمال الحالية للفني مقابل سعته القصوى (مثلاً، "2/5 أعمال"). هذا يخبرك بنظرة سريعة مدى انشغاله.
شارة حالة التوافر. واحدة من ثلاث حالات:
- بدون شارة (متاح) -- الفني لديه سعة وجاهز لعمل جديد
- مجدول -- الفني لديه أعمال قادمة لكنه ليس في أقصى سعته حالياً
- مشغول -- الفني عند أو قريب من حد أعماله المتزامنة القصوى
شارة أفضل مطابقة. الفنيون الذين يسجلون 80% أو أعلى والمتاحون حالياً يحصلون على شارة "أفضل مطابقة" خضراء مع أيقونة نجمة. هؤلاء هم أفضل توصياتك.
اسم الخدمة الحالية. إذا كان الفني يعمل بالفعل على عمل، يُعرض اسم خدمته الحالية حتى تتمكن من رؤية ما هو مشغول به.
لوحة الفنيين المختارين (اللوحة اليمنى)
تعرض اللوحة اليمنى الفنيين الذين اخترتهم لهذا العمل. عند النقر على فنيين في اللوحة اليسرى، يظهرون هنا مع التفاصيل التالية:
تعيين الأدوار التلقائي. يتم تعيين الأدوار تلقائياً بناءً على ترتيب الاختيار:
- الفني الأول المختار يُعيّن دور رئيسي (الفني الأول)
- الفني الثاني يُعيّن دور ثانوي (مساعد)
- الفني الثالث وما بعده يُعيّنون دور مساعد
شارات الأدوار. كل فني مختار يعرض شارة تظهر دوره المعين (رئيسي، ثانوي، أو مساعد).
زر الإزالة. كل فني مختار لديه زر إزالة. عند إزالة فني، يتم إعادة تعيين أدوار الفنيين المتبقين تلقائياً بناءً على ترتيبهم الجديد.
من المفيد معرفته: لا تحتاج إلى اختيار أي فنيين على الإطلاق. إذا أكدت بصفر فنيين مختارين، ينتقل الحجز إلى قيد الخدمة بأي حال. هذا مفيد عندما تريد بدء العمل فوراً وتحديد تعيينات الفنيين لاحقاً.
نظام التقييم
يستخدم التوزيع الذكي خوارزمية تقييم مرجحة لحساب نقاط مطابقة كل فني لحجز معين. النقاط هي مجموع مرجح لثلاثة عوامل.
عوامل التقييم
| العامل | الوزن | ما يقيسه |
|---|---|---|
| مطابقة المهارات | 50% | مدى توافق مستوى كفاءة الفني مع الكفاءة المطلوبة للخدمة |
| توازن عبء العمل | 40% | مقدار السعة المتبقية لدى الفني نسبة إلى أقصى أعماله المتزامنة |
| تفضيل المركبة | 10% | ما إذا كان لدى الفني تفضيل مذكور لنوع المركبة في الحجز |
مطابقة المهارات (50% من النقاط الإجمالية)
تقارن مطابقة المهارات مستوى كفاءة الفني في فئة الخدمة ذات الصلة مع مستوى الكفاءة المطلوب من الخدمة.
| كفاءة الفني | الكفاءة المطلوبة | نقاط المهارة |
|---|---|---|
| خبير | خبير | 100% |
| خبير | متوسط | 100% |
| خبير | مبتدئ | 100% |
| متوسط | متوسط | 100% |
| متوسط | مبتدئ | 100% |
| مبتدئ | مبتدئ | 100% |
| متوسط | خبير | 0% |
| مبتدئ | خبير | 0% |
| مبتدئ | متوسط | 0% |
المبدأ الرئيسي واضح: الفني الذي يلبي أو يتجاوز الكفاءة المطلوبة يسجل 100%. الفني الذي يقل عن المستوى المطلوب يسجل 0%. لا يُعاقب أبداً على كونه مؤهلاً أكثر من اللازم.
توازن عبء العمل (40% من النقاط الإجمالية)
تفضل نقاط عبء العمل الفنيين الذين لديهم سعة احتياطية أكثر. تُحسب كنسبة بسيطة للفتحات المتاحة إلى إجمالي السعة.
- فني بـ 0 أعمال نشطة من أقصى سعته يسجل 100%
- فني عند 50% من السعة (مثلاً، 2 من 4 أعمال) يسجل 50%
- فني عند أقصى سعة يسجل 0% ويكون فعلياً غير متاح
على سبيل المثال، إذا كان لدى فني حد أقصى 4 أعمال متزامنة ولديه حالياً عمل نشط واحد، فإن نقاط عبء العمل هي 75% (3 من 4 فتحات متاحة).
تفضيل المركبة (10% من النقاط الإجمالية)
تتحقق هذه النقاط مما إذا كان لدى الفني تفضيل محدد لنوع المركبة في الحجز (سيدان، SUV، شاحنة، وهكذا).
- إذا كان نوع المركبة يطابق أحد أنواع الفني المفضلة، النقاط 100%
- إذا كان نوع المركبة لا يطابق أو الفني ليس لديه تفضيلات محددة، النقاط 50% (محايد)
تفضيل المركبة عامل أخف بالتصميم. يوفر مكافأة صغيرة لكسر التعادل بدلاً من ميزة حاسمة.
كيف تُحسب النقاط النهائية
النقاط النهائية للمطابقة هي المجموع المرجح لجميع العوامل الثلاثة:
النقاط النهائية = (مطابقة المهارات x 0.50) + (توازن عبء العمل x 0.40) + (تفضيل المركبة x 0.10)
مثال: فني بمهارة صيانة مستوى خبير، 1 من 4 أعمال نشطة، وتفضيل لنوع مركبة الحجز سيسجل:
- مطابقة المهارات: 100% x 0.50 = 50 نقطة
- توازن عبء العمل: 75% x 0.40 = 30 نقطة
- تفضيل المركبة: 100% x 0.10 = 10 نقاط
- النقاط النهائية: 90%
إعداد التوزيع الذكي
يعمل التوزيع الذكي مباشرة دون إعداد، لكن جودة توصياته تعتمد على مدى جودة تكوين أمرين: مهارات الفنيين ومتطلبات الخدمة.
الخطوة 1: تكوين مهارات الفنيين
قبل أن يتمكن التوزيع الذكي من تقديم توصيات ذات معنى، يحتاج كل فني إلى ملف مهارات.
- اذهب إلى صفحة الفنيين من الشريط الجانبي لورشتك.
- ابحث عن الفني الذي تريد تكوينه.
- انقر على زر المهارات (أيقونة الجائزة) بجانب اسمه.
- في مربع حوار محرر المهارات، كوّن ما يلي:
مهارات الخدمة:
- اختر فئة الخدمة من القائمة المنسدلة (صيانة، إصلاح، فحص، تعديل، تخصيص، تفصيل، طوارئ، أو أخرى).
- اختر مستوى الكفاءة (مبتدئ، متوسط، أو خبير).
- انقر إضافة. كرر لكل مهارة يمتلكها الفني.
الحد الأقصى للأعمال المتزامنة:
- استخدم القائمة المنسدلة في أعلى محرر المهارات لتحديد عدد الأعمال التي يمكن لهذا الفني التعامل معها في وقت واحد (1 إلى 10). الافتراضي هو 3.
تفضيلات المركبات (اختياري):
- في أسفل محرر المهارات، اختر أنواع المركبات التي يفضلها هذا الفني أو يتخصص فيها (سيدان، SUV، شاحنة، سيارة رياضية، فان، حافلة، دراجة نارية، أو أخرى).
- إذا لم يتم تحديد تفضيلات، يُعتبر الفني متاحاً بالتساوي لجميع أنواع المركبات.
- انقر حفظ لتطبيق التغييرات.
من المفيد معرفته: إذا لم يتم تكوين مهارات لفني، سيظل التوزيع الذكي يشمله في القائمة لكنه سيحصل على نقاط أقل لأن مطابقة مهاراته لا يمكن تقييمها. إعداد المهارات لكل فني يضمن أفضل التوصيات.
الخطوة 2: تكوين متطلبات الخدمة
يمكن لكل خدمة في ورشتك تحديد مستوى الكفاءة المطلوب لأدائها. هذا ما يقارنه التوزيع الذكي مع مهارات كل فني.
- اذهب إلى صفحة الخدمات من الشريط الجانبي لورشتك.
- ابحث عن الخدمة التي تريد تكوينها وانقر تعديل.
- ابحث عن القائمة المنسدلة الكفاءة المطلوبة.
- اختر المستوى المناسب: مبتدئ، متوسط، أو خبير.
- احفظ الخدمة.
كيف تختار المستوى المناسب:
- مبتدئ -- عمل روتيني ومباشر يمكن لأي فني مؤهل التعامل معه (تغيير الزيت، تدوير الإطارات، الفحوصات الأساسية).
- متوسط -- عمل يتطلب خبرة قوية والقدرة على التعامل مع المضاعفات (إصلاح الفرامل، أعمال التعليق، التشخيص).
- خبير -- عمل معقد أو متخصص يتطلب خبرة عميقة (إصلاح المحركات، التشخيص الكهربائي المتقدم، ضبط الأداء).
من المفيد معرفته: إذا لم يتم تحديد كفاءة مطلوبة لخدمة ما، لن يتمكن التوزيع الذكي من تقييم الفنيين على مطابقة المهارات لتلك الخدمة. تحديد متطلبات الكفاءة لجميع خدماتك ينتج أكثر التوصيات دقة.
استخدام التوزيع الذكي
إليك شرحاً كاملاً لاستخدام التوزيع الذكي خلال عملياتك اليومية.
بدء الخدمة على حجز
- افتح صفحة الحجوزات من الشريط الجانبي لورشتك.
- ابحث عن حجز بحالة مؤكد.
- انقر على قائمة الإجراءات في صف الحجز واختر بدء الخدمة.
- إذا كان الفحص المسبق مطلوباً ولم يكتمل، سيُطلب منك إكماله أولاً. اتبع التعليمات على الشاشة لإنهاء الفحص المسبق.
- تفتح نافذة تعيين الفنيين.
مراجعة التوصيات
- انظر إلى الفنيين في اللوحة اليسرى. مرتبون حسب نقاط المطابقة، مع الفنيين الأعلى تقييماً في الأعلى.
- ابحث عن شارة أفضل مطابقة الخضراء -- هؤلاء فنيون بنقاط مطابقة 80% أو أعلى والمتاحون حالياً.
- راجع نسبة مطابقة المهارات ومؤشر عبء العمل لكل مرشح لفهم سبب تقييمهم بهذه الطريقة.
- تحقق من حالة التوافر للتأكد من أن الفني ليس عند أقصى سعته بالفعل.
تعيين الفنيين
- انقر على فني في اللوحة اليسرى لاختياره. ينتقل إلى اللوحة اليمنى ويُعيّن تلقائياً دور رئيسي.
- لإضافة فني ثانٍ، انقر على اسم آخر. يُعيّن دور ثانوي.
- لإضافة ثالث أو أكثر، استمر بالنقر. يُعيّن للفنيين الإضافيين دور مساعد.
- لإزالة فني، انقر على زر الإزالة بجانب اسمه في اللوحة اليمنى. يتم إعادة تعيين الأدوار تلقائياً.
- عندما تكون راضياً عن اختيارك، انقر تأكيد (أو زر الإجراء المعادل في أسفل النافذة).
ماذا يحدث بعد التأكيد
بمجرد تأكيد اختيار الفنيين:
- تتغير حالة الحجز من مؤكد إلى قيد الخدمة.
- يتم إنشاء بطاقة عمل تلقائياً للحجز.
- يتم تعيين الفنيين المختارين للعمل بأدوارهم المعنية (رئيسي، ثانوي، مساعد).
- تتحول صفحة الحجوزات تلقائياً لعرض فلتر حالة قيد الخدمة حتى تتمكن من رؤية العمل النشط.
- يظهر إشعار نجاح يؤكد التعيين.
سيرى الفنيون المعينون العمل على لوحات تحكمهم الشخصية فوراً، بفضل التحديثات الفورية.
أفضل الممارسات
أعد المهارات قبل أن تبدأ التوزيع. خصص 10 دقائق لتكوين المهارات لكل فني في فريقك. لا يمكن للتوزيع الذكي تقديم توصيات قوية إلا عندما يكون لديه بيانات مهارات للعمل بها. بدون مهارات، تعتمد النقاط فقط على عبء العمل وتفضيل المركبة.
حدد الكفاءة المطلوبة لكل خدمة. هذا هو النصف الآخر من المعادلة. عندما يتم تكوين كل من مهارات الفنيين ومتطلبات الخدمة، يصبح عامل مطابقة المهارات بنسبة 50% ذا معنى ويحسن بشكل كبير جودة التوصيات.
ثق بشارة أفضل مطابقة. الفنيون ذوو شارة أفضل مطابقة الخضراء تم تقييمهم عبر جميع عوامل التقييم الثلاثة وبرزوا في القمة. عندما تكون مشغولاً وتحتاج إلى اتخاذ قرار سريع، فنيو أفضل مطابقة هم خيارك الأكثر أماناً.
انتبه لمؤشر عبء العمل. حتى لو كان لدى فني مهارات ممتازة، تعيينه لعمل جديد وهو بالفعل قريب من أقصى سعته يمكن أن يبطئ جميع أعماله النشطة. عامل عبء العمل مرجح بـ 40% لهذا السبب -- التوزيع الذكي يوجهك بشكل طبيعي نحو الفنيين ذوي التوافر الأكبر.
استخدم تعيين فنيين متعددين للأعمال المعقدة. للأعمال الكبيرة أو التي تتطلب سرعة، تعيين فني رئيسي وثانوي يحسن الإنتاجية والجودة. استخدم دور المساعد للموظفين المبتدئين الذين يتعلمون أثناء العمل.
راجع وحدّث المهارات بشكل دوري. مع اكتساب الفنيين الخبرة وإكمال التدريب، حدّث مستويات كفاءتهم في محرر المهارات. فني بدأ كمبتدئ وتعامل منذ ذلك الحين مع عشرات الأعمال بشكل مستقل قد يستحق الآن تصنيف متوسط أو خبير.
حافظ على حدود الأعمال المتزامنة واقعية. تحديد حد أقصى مرتفع جداً للأعمال المتزامنة للفني يبطل الغرض من موازنة عبء العمل. كن صادقاً بشأن عدد الأعمال التي يمكن لكل شخص إدارتها بفعالية في وقت واحد.
الأسئلة الشائعة
هل يجب عليّ استخدام التوزيع الذكي؟
يظهر التوزيع الذكي تلقائياً عند بدء الخدمة على حجز مؤكد، لكنك لست ملزماً باتباع توصياته. يمكنك اختيار أي فني بغض النظر عن نقاطه، أو تخطي التعيين بالكامل وتعيين صفر فنيين.
ماذا يحدث إذا عيّنت صفر فنيين؟
ينتقل الحجز إلى قيد الخدمة ويتم إنشاء بطاقة عمل. يمكنك تعيين فنيين لاحقاً من صفحة ورشة العمل أو عرض تفاصيل العمل.
هل يمكنني تعيين أكثر من ثلاثة فنيين لعمل واحد؟
نعم. الفني الأول يُعيّن كرئيسي، والثاني كثانوي، وجميع الفنيين اللاحقين يُعيّنون كمساعد. لا يوجد حد أقصى صارم لعدد الفنيين لكل عمل.
لماذا يظهر فني بنقاط مطابقة 0%؟
هذا يعني عادةً أن الفني ليس لديه مهارة مكوّنة لفئة الخدمة المطلوبة لهذا الحجز، أو أن مستوى كفاءته أقل مما تتطلبه الخدمة. تحقق من مهارات الفني في محرر المهارات وإعداد الكفاءة المطلوبة للخدمة.
لماذا تظهر جميع فنييّ بنقاط متشابهة؟
يحدث هذا عادةً عندما لم يتم تكوين مهارات الفنيين أو متطلبات الخدمة. بدون بيانات المهارات، تعتمد خوارزمية التقييم فقط على توازن عبء العمل وتفضيل المركبة، والتي تميل إلى إنتاج نتائج متشابهة. كوّن المهارات ومستويات كفاءة الخدمة للحصول على توصيات أكثر تمايزاً.
هل يمنعني التوزيع الذكي من تعيين فني مشغول؟
لا. يعرض لك التوزيع الذكي معلومات عبء العمل ويقيّم الفنيين بنقاط أقل عندما يكونون مشغولين، لكنه لا يحجب التعيين. الفني عند أقصى سعته سيعرض شارة حالة "مشغول" ونقاط عبء عمل منخفضة، لكن لا يزال بإمكانك اختياره إذا لزم الأمر.
هل يأخذ التوزيع الذكي في الاعتبار أعمال الفني الحالية؟
نعم. عامل توازن عبء العمل (40% من النقاط) يقيّم مباشرة عدد الأعمال النشطة لدى الفني نسبة إلى سعته القصوى. الفنيون ذوو الأعمال النشطة الأقل يسجلون نقاطاً أعلى.
كم مرة يتم تحديث بيانات الفنيين في النافذة؟
تستخدم قائمة الفنيين بيانات مخزنة مؤقتاً تتحدث كل 30 ثانية. نقاط التوصية مخزنة مؤقتاً لمدة تصل إلى 10 دقائق. إذا كنت بحاجة إلى أحدث البيانات، أغلق النافذة وأعد فتحها.
هل يمكنني تغيير تعيين الفنيين بعد بدء الخدمة؟
نعم. يمكنك تغيير الفنيين المعينين في أي وقت أثناء كون الحجز قيد الخدمة. اذهب إلى بطاقة العمل أو صفحة تفاصيل الحجز وحدّث تعيين الفنيين من هناك.
ماذا لو لم يكن لدى أي من فنييّ مهارات مكوّنة؟
سيظل التوزيع الذكي يعمل، لكن عامل مطابقة المهارات لن يميز بين الفنيين بشكل ذي معنى. ستعتمد النقاط بشكل أساسي على توازن عبء العمل وتفضيل المركبة. للحصول على أفضل النتائج، كوّن المهارات لفريقك بالكامل.
هل أحتاج إلى تكوين تفضيلات المركبات لكل فني؟
لا. تفضيلات المركبات اختيارية وتحمل فقط 10% من وزن النقاط الإجمالية. إذا لم يكن لدى الفني تفضيلات محددة، يحصل على نقاط محايدة (50%) لهذا العامل بدلاً من أن يُعاقب. كوّن تفضيلات المركبات فقط عندما يتخصص الفني فعلاً في أنواع معينة من المركبات.
أرى "الفحص المسبق مطلوب" قبل أن يفتح التوزيع الذكي. ماذا أفعل؟
إذا كانت مؤسستك قد فعّلت ميزة الفحص المسبق بسياسة "مطلوب"، يجب أن يكتمل الفحص المسبق لكل عمل قبل بدء الخدمة. أكمل الفحص المسبق أولاً، وسيفتح التوزيع الذكي فوراً بعد ذلك.