إدارة حسابات الأساطيل والشركات

دليل شامل لإدارة العملاء من الشركات ومركبات الأساطيل وفواتير الشركات في autoGMS.

---

نظرة عامة

تخدم العديد من الورش عملاء من الشركات -- شركات لديها مركبات متعددة تحتاج لصيانة منتظمة. يسهّل autoGMS إدارة هذه العلاقات المؤسسية بأدوات مخصصة لـ:

• حسابات الشركات -- ملفات تعريف منفصلة للشركات، مع شخص اتصال مسمى واسم الشركة
• تتبع مركبات الأسطول -- الاحتفاظ بسجل لكل مركبة في أسطول عميل الشركة
• الحجوزات المجمعة -- حجز مركبات أسطول متعددة للخدمة دفعة واحدة
• الفوترة الموحدة -- إنشاء فاتورة واحدة تغطي جميع الأعمال غير المفوترة لشركة ما
• إدارة الأسطول الداخلي -- تتبع مركبات ورشتك مثل شاحنات السحب وسيارات المجاملة
• البحث عن المركبات -- سحب تفاصيل المركبة فورًا باستخدام رقم التسجيل البريطاني أو رقم الهيكل الأمريكي (VIN)
• تتبع فحص MOT -- مراقبة تواريخ انتهاء وتاريخ فحص MOT للمركبات المسجلة في المملكة المتحدة
• تتبع المسافة المقطوعة -- تسجيل وتحديث قراءات عداد المسافات لكل مركبة

سواء كنت تدير حفنة من عملاء الشركات المحليين أو تخدم أساطيل شركات كبيرة، يرشدك هذا الدليل خلال كل ما تحتاجه.

---

كيفية الوصول

صفحة حسابات الشركات

1. افتح لوحة تحكم autoGMS.
2. اختر ورشتك من الشريط الجانبي.
3. اذهب إلى العملاء في قائمة التنقل.
4. سترى علامتي تبويب في أعلى الصفحة: جميع العملاء وحسابات الشركات.
5. انقر على حسابات الشركات لعرض عملائك من الشركات فقط.

إدارة مركبات العملاء

1. من صفحة العملاء، انقر على أي صف عميل لفتح ملفه الشخصي.
2. مركباتهم مدرجة ضمن ملف العميل، حيث يمكنك إضافة أو تعديل أو إزالة المركبات.

أسطول الورشة الداخلي

1. اذهب إلى ملف الورشة (انقر على اسم ورشتك في الشريط الجانبي).
2. ابحث عن علامة تبويب الأسطول.
3. هنا تدير مركبات ورشتك الخاصة (شاحنات السحب، سيارات المجاملة، شاحنات الخدمة، إلخ).

لوحة تحكم MOT (الورش البريطانية)

1. من قائمة التنقل في الورشة، ابحث عن لوحة تحكم MOT.
2. تعرض جميع المركبات المسجلة في المملكة المتحدة عبر قاعدة عملائك مع حالة MOT وتواريخ الانتهاء وتاريخ الفحص.

---

الميزات الرئيسية

لوحة تحكم حسابات الشركات

عند فتح صفحة حسابات الشركات، سترى أربع بطاقات ملخصة في الأعلى:

• إجمالي الشركات -- عدد حسابات الشركات النشطة المرتبطة بورشتك
• مركبات الأسطول -- إجمالي عدد المركبات عبر جميع عملاء الشركات
• إجمالي الحجوزات -- عدد الحجوزات التي تم إنشاؤها لحسابات الشركات
• المفوتر -- مؤشر تقدم يوضح عدد الحجوزات التي تمت فوترتها مقابل إجمالي الحجوزات، مع أي إيرادات غير مفوترة

أسفل هذه البطاقات يوجد جدول قابل للبحث يسرد كل حساب شركة. يعرض كل صف:

• اسم الشركة وشخص الاتصال
• حجم الأسطول (عدد المركبات المسجلة)
• عدد الحجوزات
• حالة الفوترة (مثلاً، "3 / 5" تعني 3 من 5 حجوزات تمت فوترتها، مع ملاحظة توضح عدد الحجوزات المعلقة)
• تفصيل الإيرادات (المبلغ المفوتر مقابل الإجمالي، مع إبراز أي مبلغ غير مفوتر)
• تاريخ إنشاء الحساب

من المفيد معرفة: يمكنك النقر على أي صف شركة لتوسيعه ورؤية تفصيل الحجوزات حسب الحالة (معلق، مؤكد، قيد الخدمة، مكتمل، ملغي). هذا يمنحك لمحة سريعة دون مغادرة الصفحة.

أنواع المركبات

يدعم autoGMS مجموعة من أنواع المركبات لتغطية كل نوع من الأساطيل:

النوع	أمثلة
سيدان	سيارات صالون، سيارات الشركات
SUV	سيارات دفع رباعي، كروس أوفر
شاحنة	شاحنات بيك أب، شاحنات مسطحة
سيارة رياضية	مركبات أداء عالي
فان	شاحنات توصيل، شاحنات خدمة
حافلة	حافلات صغيرة، حافلات
دراجة نارية	دراجات نارية، سكوتر
أخرى	أي شيء آخر

أنواع الفان والحافلة والدراجة النارية متاحة عند تفعيل وضع الأسطول في إعدادات ورشتك، أو عند إدارة أسطول ورشتك الداخلي.

دعم لوحات الترخيص متعددة الدول

يفهم autoGMS صيغ لوحات الترخيص من العديد من الدول. عند إضافة مركبة، تختار الدولة أولاً، وتتكيف حقول إدخال اللوحة تلقائيًا:

• الإمارات -- صيغ خاصة بكل إمارة (أبوظبي، دبي، الشارقة، إلخ) مع حقول منفصلة للحروف والأرقام
• المملكة العربية السعودية -- صيغة 4 أرقام بالإضافة إلى 3 حروف
• قطر -- صيغة بادئة ولاحقة رقمية
• البحرين، الكويت، عمان -- صيغ أرقام خاصة بكل دولة
• المملكة المتحدة -- الصيغة البريطانية القياسية (مثل AB12 CDE)
• أيرلندا -- صيغة سنة-مقاطعة-رقم (مثل 231-D-12345)
• ألمانيا -- صيغة منطقة-حرف-رقم
• مصر، الأردن -- صيغ إقليمية

يتحقق النظام من صيغة اللوحة أثناء الكتابة، لذا ستعرف فورًا إذا كان هناك خطأ.

من المفيد معرفة: بالنسبة للوحات الإماراتية، ستختار أولاً الإمارة (أبوظبي، دبي، الشارقة، إلخ)، وستتكيف حقول الإدخال لتتطابق مع صيغة لوحة تلك الإمارة.

---

الدليل خطوة بخطوة

إعداد حساب شركة

يتم إنشاء حسابات الشركات عند حجز خدمة وتحديد العميل كشركة:

1. اذهب إلى الاستقبال (صفحة الحجز الخاصة بك) وابدأ في إنشاء حجز جديد.
2. عند إدخال تفاصيل العميل، اضبط نوع الحساب على شركة.
3. أدخل اسم الشركة (مثل "شركة الفهيم للنقل ذ.م.م").
4. املأ الاسم الأول والاسم الأخير ورقم الهاتف لشخص الاتصال.
5. أكمل الحجز كالمعتاد.

العميل الآن مسجل كحساب شركة وسيظهر في صفحة حسابات الشركات.

من المفيد معرفة: لا تحتاج لإنشاء حساب شركة بشكل منفصل قبل الحجز. يتم إنشاء الحساب تلقائيًا أثناء الحجز الأول. أي حجوزات مستقبلية لنفس رقم الهاتف ستُربط بنفس حساب الشركة.

إضافة مركبات إلى ملف العميل

كل عميل (شركة أو فرد) يمكن أن يكون لديه مركبات متعددة مسجلة:

1. انتقل إلى ملف العميل بالنقر على اسمه في قائمة العملاء.
2. في قسم المركبات، انقر إضافة مركبة.
3. اختر الدولة التي سُجلت فيها المركبة.
4. املأ تفاصيل المركبة:
   • الماركة (مثل Toyota، Mercedes-Benz) -- اختر من القائمة المنسدلة القابلة للبحث
   • الموديل (مثل Camry، Sprinter) -- تتحدث القائمة بناءً على الماركة التي اخترتها
   • سنة التصنيع
   • اللون
   • نوع المركبة (سيدان، SUV، شاحنة، إلخ)
   • لوحة الترخيص -- تتكيف الصيغة مع الدولة التي اخترتها
   • رقم الهيكل (VIN) -- اختياري لكنه مفيد للتتبع
5. انقر حفظ لإضافة المركبة إلى ملف العميل.

ما ستراه: تظهر المركبة في قائمة مركبات العميل مع الماركة والموديل والسنة ورقم اللوحة وأي تفاصيل أخرى أدخلتها. يمكن تعيين مركبة واحدة كمركبة العميل الافتراضية (الأساسية).

استخدام البحث عن المركبات في المملكة المتحدة (تكامل DVLA)

إذا كانت ورشتك في المملكة المتحدة، أو إذا كنت تضيف مركبة مسجلة في المملكة المتحدة، يمكنك البحث عن تفاصيل المركبة فورًا باستخدام رقم التسجيل:

1. عند إضافة أو تعديل مركبة، اضبط الدولة على المملكة المتحدة.
2. سيظهر حقل رقم التسجيل وزر بحث.
3. أدخل رقم التسجيل البريطاني (مثل "AB12 CDE").
4. انقر على زر بحث.
5. سيستعلم autoGMS من قاعدة بيانات DVLA ويملأ تلقائيًا:
   • الماركة (مثل "Volkswagen")
   • سنة التصنيع
   • اللون
6. راجع التفاصيل، أضف الموديل يدويًا إذا لزم الأمر، واحفظ.

ما ستراه: بعد بحث ناجح، تتحدث حقول النموذج ببيانات DVLA. تظهر رسالة تأكيد تقول "تم العثور على تفاصيل المركبة."

من المفيد معرفة: يقوم النظام تلقائيًا بتوحيد أسماء الشركات المصنعة. مثلاً، "VW" من DVLA تصبح "Volkswagen"، و"MERCEDES" تصبح "Mercedes-Benz"، حتى تبقى سجلاتك متسقة.

استخدام البحث عن المركبات الأمريكية (فك تشفير VIN)

بالنسبة للمركبات المسجلة في الولايات المتحدة، يمكنك البحث عن التفاصيل باستخدام رقم الهيكل المكون من 17 حرفًا:

1. عند إضافة مركبة، أدخل رقم الهيكل (VIN) (يجب أن يكون 17 حرفًا بالضبط).
2. سيفك النظام تشفير VIN باستخدام قاعدة بيانات NHTSA.
3. يتم ملء تفاصيل المركبة مثل الماركة والموديل والسنة تلقائيًا.

بالإضافة إلى ذلك، بالنسبة للمركبات الأمريكية، يمكن لـ autoGMS التحقق من:

• استدعاءات السلامة -- أي استدعاءات مفتوحة أو سابقة لرقم الهيكل المحدد
• الشكاوى -- شكاوى NHTSA المقدمة لتلك الماركة والموديل والسنة
• التحقيقات -- تحقيقات السلامة النشطة

من المفيد معرفة: البحث عن VIN مفيد حتى للمركبات غير الأمريكية، لأن أرقام الهيكل موحدة دوليًا. ومع ذلك، فإن بيانات الاستدعاء والشكاوى خاصة بالسوق الأمريكي.

التحقق من تاريخ MOT (المركبات البريطانية)

بالنسبة للمركبات المسجلة في المملكة المتحدة، يمكنك سحب تاريخ فحص MOT الكامل:

1. اذهب إلى ملف العميل وابحث عن المركبة في قائمته.
2. إذا كانت المركبة مسجلة في المملكة المتحدة، سترى زر جلب التاريخ.
3. انقر عليه لسحب بيانات MOT من DVSA (وكالة معايير السائقين والمركبات).
4. سيعرض النظام:
   • نتيجة آخر فحص -- ناجح أو راسب، مع تاريخ الفحص
   • تاريخ انتهاء MOT -- متى تنتهي صلاحية شهادة MOT الحالية
   • قراءة عداد المسافات -- المسافة المقطوعة المسجلة في آخر فحص
   • العيوب -- أي ملاحظات استشارية أو عيوب بسيطة أو رئيسية أو خطيرة تم اكتشافها

ما ستراه: يعرض شريط حالة نتيجة آخر فحص (أخضر للناجح، أحمر للراسب). أسفله، تُدرج أي عيوب مع تسميات شدة مرمزة بالألوان:

• استشاري (كهرماني) -- عناصر يجب مراقبتها لكنها ليست سبب رسوب
• بسيط (أصفر) -- مشاكل بسيطة تم ملاحظتها
• رئيسي (برتقالي) -- مشاكل خطيرة تسببت أو ستتسبب في الرسوب
• خطير (أحمر) -- مخاوف سلامة فورية

يمكنك النقر على تحديث في أي وقت لجلب أحدث البيانات.

استخدام لوحة تحكم MOT

تمنحك لوحة تحكم MOT نظرة شاملة على حالة MOT عبر جميع مركبات عملائك في المملكة المتحدة:

1. افتح لوحة تحكم MOT من التنقل في الورشة.
2. استخدم المرشحات لعرض:
   • جميع المركبات -- كل مركبة بريطانية مسجلة
   • مستحقة خلال 30 يومًا -- مركبات ينتهي MOT الخاص بها قريبًا
   • متأخرة -- مركبات انتهت صلاحية MOT الخاص بها
   • بيانات مفقودة -- مركبات بدون بيانات MOT مسجلة
3. استخدم شريط البحث للعثور على مركبات محددة باسم العميل أو رقم التسجيل أو الماركة/الموديل.

من هذه اللوحة يمكنك:

• إرسال تذكير عبر WhatsApp -- انقر على أيقونة الرسالة لإرسال تذكير MOT مكتوب مسبقًا للعميل عبر WhatsApp
• حجز MOT -- انقر على أيقونة التقويم لفتح نموذج الحجز، مع ملء مسبق لتفاصيل العميل والمركبة
• تعديل تفاصيل المركبة -- انقر على صف المركبة لتحديث معلوماتها

من المفيد معرفة: تُنشئ لوحة تحكم MOT تلقائيًا رسائل تذكير تتضمن اسم العميل ورقم التسجيل وتاريخ الانتهاء. يمكنك إرسالها بنقرة واحدة.

تتبع وتحديث المسافة المقطوعة للمركبة

الحفاظ على سجلات المسافة المقطوعة محدثة مهم لجدولة الخدمة وتاريخ المركبة:

1. اذهب إلى قائمة مركبات العميل في ملفه الشخصي.
2. ابحث عن المركبة وانظر إلى عرض المسافة المقطوعة.
3. انقر على أيقونة التعديل (القلم) بجانب قراءة المسافة.
4. أدخل قراءة عداد المسافات الحالية.
5. اختر الوحدة -- كيلومترات (كم) أو أميال (ميل).
6. اضغط Enter للحفظ، أو Escape للإلغاء.

ما ستراه: تتحدث المسافة المقطوعة فورًا، ويتم تسجيل تاريخ آخر تحديث للمسافة. بالنسبة للمركبات البريطانية، تُعرض أيضًا قراءة عداد المسافات من أحدث فحص MOT عند جلب تاريخ MOT.

من المفيد معرفة: يمكن أيضًا تحديث المسافة المقطوعة تلقائيًا عند إتمام تقرير الفحص المسبق لحجز ما. يتم حفظ قراءة عداد المسافات من الفحص في سجل المركبة.

حجز مركبات أسطول متعددة دفعة واحدة

عندما تحتاج شركة لخدمة عدة مركبات، يمكنك إنشاء حجوزات مجمعة:

1. اذهب إلى صفحة حسابات الشركات.
2. ابحث عن الشركة في الجدول.
3. انقر على زر حجز الأخضر بجانب اسم الشركة.
4. تفتح لوحة جانبية بعنوان حجز الأسطول، تعرض اسم الشركة.
5. سترى قائمة بجميع المركبات المسجلة لتلك الشركة. لكل مركبة:
   • انقر لـ تحديدها (تظهر علامة صح)
   • اختر خدمة من القائمة المنسدلة التي تظهر أسفل المركبة
   • يُعرض سعر الخدمة بناءً على نوع المركبة
6. إذا كنت تريد حجز جميع المركبات، انقر تحديد الكل في الأعلى.
7. حدد تاريخ الحجز باستخدام منتقي التاريخ.
8. أضف ملاحظات اختياريًا ستُطبق على جميع الحجوزات.
9. انقر إنشاء X حجوزات (حيث X هو عدد المركبات المحددة).

ما ستراه: كل مركبة محددة تحصل على حجز منفصل خاص بها، وجميعها مرتبطة بنفس حساب الشركة. تخبرك رسالة تأكيد بعدد الحجوزات التي تم إنشاؤها بنجاح.

من المفيد معرفة: كل مركبة يمكن أن يكون لها خدمة مختلفة. مثلاً، قد تحجز ثلاث سيارات لتغيير الزيت وشاحنة واحدة لفحص شامل -- كل ذلك في نفس العملية المجمعة. يعرض التذييل عدد المركبات المحددة التي لا تزال بحاجة لتعيين خدمة لها.

إنشاء فاتورة موحدة لشركة

بدلاً من فوترة كل حجز بشكل منفصل، يمكنك إنشاء فاتورة واحدة تغطي جميع الأعمال غير المفوترة لشركة:

1. اذهب إلى صفحة حسابات الشركات.
2. ابحث عن الشركة التي تريد فوترتها.
3. انظر إلى زر الفاتورة في ذلك الصف:
   • إذا أظهر فاتورة (X) بلون كهرماني -- هناك X حجوزات غير مفوترة جاهزة للفوترة
   • إذا أظهر عرض الفواتير بلون أخضر -- تمت فوترة جميع الحجوزات بالفعل
4. انقر على زر الفاتورة الكهرماني.
5. يجلب النظام جميع الحجوزات غير المفوترة لتلك الشركة ويفتح منشئ الفواتير.
6. تكون الفاتورة مملوءة مسبقًا بـ:
   • اسم الشركة كعميل
   • كل حجز كبند منفصل، يعرض اسم الخدمة وتفاصيل المركبة والتاريخ
   • المبلغ الإجمالي محسوب تلقائيًا
   • موعد سداد افتراضي 30 يومًا
   • تفاصيل ورشتك كبائع
7. راجع الفاتورة، أجرِ أي تعديلات، وأنشئها.

ما ستراه: بعد الإنشاء، تُربط الحجوزات بالفاتورة. تتحدث حالة فاتورة حساب الشركة تلقائيًا -- يعكس عمود "المفوتر" العدد الجديد، وينخفض أي إيراد غير مفوتر كان معروضًا مسبقًا.

الطريقة البديلة -- نافذة فاتورة الشركة:

يمكنك أيضًا إنشاء الفواتير من عرض اختيار أكثر تفصيلاً:

1. عند فتح نافذة الفاتورة، ترى جميع الحجوزات غير المفوترة مدرجة مع مربعات اختيار.
2. جميع الحجوزات محددة افتراضيًا. يمكنك إلغاء تحديد أي حجز لا تريد تضمينه.
3. يعرض كل حجز حالته وتاريخه ومركبته وخدمته وسعره.
4. حدد تاريخ الاستحقاق باستخدام منتقي التقويم (الافتراضي 30 يومًا من اليوم).
5. يتحدث الإجمالي في الوقت الفعلي أثناء تحديد أو إلغاء تحديد الحجوزات.
6. انقر التالي للانتقال إلى منشئ الفواتير.

من المفيد معرفة: نسبة المفوتر مقابل الإجمالي مرئية بنظرة واحدة في صفحة حسابات الشركات. يعرض عمود "المفوتر" كسرًا مثل "3 / 5" مع عدد الحجوزات المعلقة مبرزًا بلون كهرماني أسفله. يعرض عمود الإيرادات الإيراد المفوتر مقابل الإيراد الإجمالي، مع إبراز أي مبلغ غير مفوتر.

إدارة أسطول ورشتك الداخلي

ورشتك على الأرجح لديها مركباتها الخاصة -- شاحنات سحب، سيارات مجاملة، شاحنات خدمة. يتيح لك autoGMS تتبعها بشكل منفصل عن مركبات العملاء:

1. اذهب إلى ملف الورشة (انقر على اسم ورشتك في الشريط الجانبي).
2. افتح علامة تبويب الأسطول.
3. سترى العنوان "أسطول الورشة" مع الوصف "إدارة مركبات أسطولك الداخلي مثل شاحنات السحب وسيارات المجاملة وشاحنات الخدمة."

إضافة مركبة إلى أسطول ورشتك:

1. انقر على زر إضافة مركبة.
2. يظهر نموذج إضافة سريع بحقول لـ:
   • الماركة -- قائمة منسدلة قابلة للبحث (مثل Ford، Mercedes-Benz)
   • الموديل -- يتحدث بناءً على الماركة المحددة (مثل Transit، Sprinter)
   • النوع -- سيدان، SUV، شاحنة، فان، حافلة، دراجة نارية، سيارة رياضية، أخرى
   • السنة -- سنة التصنيع
   • لوحة الترخيص -- تسجيل المركبة
   • رقم الهيكل (VIN) -- رقم تعريف المركبة
   • معرّف الأسطول -- معرّفك الداخلي (مثل "TOW-01"، "COURTESY-03"، "A-07")
3. إذا كنت بحاجة لإضافة مركبات متشابهة متعددة، حدد الكمية (حتى 50) وانقر إضافة X مركبات. فقط المركبة الأولى تحصل على اللوحة ورقم الهيكل ومعرّف الأسطول -- البقية تُنشأ كنسخ فارغة لملئها لاحقًا.
4. انقر إضافة مركبة للحفظ.

ما ستراه: يبقى النموذج مفتوحًا بعد كل إضافة، حتى تتمكن من الاستمرار في إضافة المركبات بسرعة. تظهر كل مركبة في القائمة أدناه مع الماركة والموديل والسنة واللوحة ورقم الهيكل ومعرّف الأسطول والنوع والمسافة المقطوعة.

تكرار مركبة:

مرر فوق أي مركبة في القائمة وانقر على أيقونة النسخ لملء نموذج الإضافة مسبقًا بماركة تلك المركبة وموديلها ونوعها وسنتها. يتم مسح اللوحة ورقم الهيكل ومعرّف الأسطول حتى تتمكن من إدخال قيم فريدة للمركبة الجديدة.

تعديل مركبة أسطول:

انقر على مركبة أسطول لفتح مربع حوار التعديل، حيث يمكنك تحديث:

• الماركة والموديل والنوع والسنة
• لوحة الترخيص ومعرّف الأسطول
• رقم الهيكل واللون
• المسافة المقطوعة الحالية ووحدة المسافة (كم أو أميال)

إزالة مركبة:

مرر فوق مركبة وانقر على أيقونة سلة المهملات. أكّد الإزالة في مربع الحوار الذي يظهر. لا يمكن التراجع عن هذا الإجراء.

من المفيد معرفة: حقل معرّف الأسطول متروك لك تمامًا. استخدم أي نظام تسمية يناسب ورشتك -- "TOW-01"، "LOANER-A"، "VAN-NORTH" -- أي شيء يساعد فريقك في تحديد المركبات بسرعة.

إدارة مركبات متعددة لكل عميل

يمكن لكل من العملاء الأفراد والشركات امتلاك أي عدد من المركبات المسجلة:

• إضافة مركبات: استخدم زر إضافة مركبة في ملف العميل. تُخزن كل مركبة مع الماركة والموديل والسنة واللوحة ورقم الهيكل واللون ونوع الوقود وحجم المحرك والدولة والمسافة المقطوعة.
• المركبة الافتراضية: يمكن تحديد مركبة واحدة كمركبة العميل الأساسية (الافتراضية). هذه هي المركبة التي سيتم اختيارها مسبقًا عند إنشاء حجوزات جديدة.
• البحث عن المركبات: استخدم شريط البحث في قائمة المركبات للتصفية حسب الماركة أو الموديل أو السنة أو رقم اللوحة أو رقم الهيكل.
• حذف المركبات: انقر على زر الحذف بجانب أي مركبة. سيُطلب منك التأكيد قبل إزالتها.

من المفيد معرفة: عند إنشاء حجز، يعرض النظام مركبات العميل حتى تتمكن من اختيار الصحيحة. بالنسبة لحسابات الشركات ذات الأساطيل الكبيرة، أداة حجز الأسطول (الموضحة أعلاه) هي الطريقة الأكثر كفاءة للتعامل مع مركبات متعددة.

---

نصائح وأفضل الممارسات

لحسابات الشركات

• استخدم أسماء شركات واضحة. أدخل الاسم الرسمي للشركة (مثل "شركة الإمارات للنقل ذ.م.م" بدلاً من "ش.إ.ن") حتى يتمكن فريقك من العثور على الحسابات بسرعة باستخدام شريط البحث.
• حافظ على تحديث تفاصيل الاتصال. كل حساب شركة لديه شخص اتصال مع رقم هاتف. تأكد من تحديثه، لأن أداة حجز الأسطول تتطلب رقم هاتف صالح.
• راجع الإيرادات غير المفوترة بانتظام. تبرز صفحة حسابات الشركات الإيرادات غير المفوترة بلون كهرماني. اجعل من عادتك التحقق أسبوعيًا وإنشاء الفواتير على الفور.
• استخدم عرض الصف الموسع. انقر على أي صف شركة لرؤية تفصيل الحجوزات حسب الحالة. هذا يساعدك في اكتشاف الأنماط -- مثلاً، إذا كان لدى شركة ما العديد من الحجوزات المعلقة التي لم يتم تأكيدها.

لمركبات الأسطول

• سجّل أرقام الهيكل كلما أمكن. أرقام الهيكل هي الطريقة الأكثر موثوقية لتحديد المركبة عبر الأنظمة. تظهر في الفواتير وتساعد في تجنب الالتباس عندما يكون لدى شركة مركبات متعددة من نفس الماركة والموديل.
• خصص معرّفات الأسطول للمركبات الداخلية. إعطاء شاحنات السحب وسيارات المجاملة معرّفات بسيطة مثل "TOW-01" يجعل من السهل الإشارة إليها في المحادثات والتقارير.
• حافظ على تحديث المسافة المقطوعة. سجلات المسافة الدقيقة تساعد في جدولة الخدمة وتتبع الضمان وتوثيق قيمة إعادة البيع. حدّث المسافة في كل زيارة خدمة.
• استخدم ميزة التكرار للمركبات المتشابهة. إذا كان لدى شركة خمس شاحنات Toyota HiAce، أضف الأولى بالكامل، ثم استخدم زر التكرار/النسخ لإنشاء البقية بسرعة -- فقط حدّث اللوحة ورقم الهيكل لكل واحدة.

للبحث عن المركبات

• استخدم البحث البريطاني لتوفير الوقت. بالنسبة للمركبات البريطانية، إدخال رقم التسجيل والنقر على بحث أسرع وأدق من كتابة التفاصيل يدويًا. كما يضمن تسمية متسقة.
• اجلب تاريخ MOT بشكل استباقي. عندما يزور عميل بريطاني لأول مرة، اسحب تاريخ MOT الخاص به. يمنحك نظرة ثاقبة على حالة المركبة ويساعدك في التوصية بالخدمات.
• تحقق من استدعاءات المركبات الأمريكية لسلامة العملاء. عند إضافة مركبة أمريكية بـ VIN، خذ لحظة للتحقق من الاستدعاءات المفتوحة. تنبيه العملاء لاستدعاءات السلامة يبني الثقة وقد يؤدي لأعمال إضافية.

للفوترة

• أصدر الفواتير فورًا بعد إتمام العمل. صفحة حسابات الشركات تسهّل رؤية الحجوزات غير المفوترة. لا تدع الأعمال غير المفوترة تتراكم.
• راجع الفاتورة الموحدة قبل الإرسال. يملأ منشئ الفواتير كل شيء مسبقًا، لكن تحقق دائمًا من أن بنود الفاتورة والمبالغ وتاريخ الاستحقاق صحيحة.
• استخدم الافتراضي 30 يومًا بحكمة. يضبط النظام تاريخ استحقاق 30 يومًا افتراضيًا. عدّل هذا بناءً على اتفاقيتك مع كل عميل شركة.

---

الأسئلة الشائعة

حسابات الشركات

كيف أحوّل عميلاً فردياً حالياً إلى حساب شركة؟ حاليًا، يتم تعيين نوع الحساب عند إنشاء العميل لأول مرة أثناء الحجز. لتحويل عميل فردي حالي، عدّل ملفه وغيّر نوع الحساب إلى "شركة"، ثم أدخل اسم الشركة.

هل يمكن لحساب شركة أن يكون لديه أشخاص اتصال متعددون؟ كل حساب شركة لديه شخص اتصال أساسي واحد (الاسم الأول، الاسم الأخير، رقم الهاتف، البريد الإلكتروني). إذا كان لدى شركة اتصالات متعددة، يمكنك إضافة ملاحظات لملف العميل مع تفاصيل الاتصال الإضافية.

كيف أبحث عن حساب شركة محدد؟ في صفحة حسابات الشركات، استخدم شريط البحث في أعلى الجدول. يمكنك البحث باسم الشركة أو اسم شخص الاتصال أو رقم الهاتف.

ماذا يحدث إذا حذفت حساب شركة؟ حذف عميل يزيل ملفه الشخصي، لكن تاريخ حجوزاته يبقى محفوظًا في النظام. كن حذرًا -- عادةً من الأفضل تحديد الحساب كغير نشط بدلاً من حذفه.

مركبات الأسطول

هل هناك حد لعدد المركبات التي يمكن للعميل امتلاكها؟ لا. يمكن للعميل (شركة أو فرد) تسجيل عدد غير محدود من المركبات في ملفه.

هل يمكنني إضافة مركبات بشكل مجمع؟ بالنسبة لمركبات أسطول الورشة الداخلي، نعم -- يحتوي نموذج الإضافة السريع على حقل كمية يتيح لك إضافة حتى 50 مركبة دفعة واحدة. بالنسبة لمركبات العملاء، تُضاف واحدة تلو الأخرى من خلال ملف العميل، لكن أداة حجز الأسطول تتيح لك العمل مع جميعها في عرض واحد.

ما هو معرّف الأسطول؟ معرّف الأسطول هو تسمية داخلية تعيّنها لمركبة لسهولة التعريف. إنه اختياري تمامًا وحر الشكل -- قد تستخدم رموزًا مثل "TOW-01"، "VAN-A"، أو "042". إنه مفيد بشكل خاص لأسطول ورشتك من شاحنات السحب وسيارات المجاملة ومركبات الخدمة.

ما أنواع المركبات المتاحة؟ سيدان، SUV، شاحنة، سيارة رياضية، فان، حافلة، دراجة نارية، وأخرى. تصبح الفان والحافلة والدراجة النارية متاحة عند تفعيل وضع الأسطول في إعدادات ورشتك.

البحث عن المركبات

هل البحث عبر DVLA في المملكة المتحدة مجاني؟ البحث مضمن في اشتراك autoGMS بدون تكلفة إضافية. هناك حد للمعدل لمنع الإساءة، لكن الاستخدام العادي لن يتأثر.

ما التفاصيل التي يعيدها بحث DVLA؟ يعيد ماركة المركبة وسنة التصنيع واللون. ستظل بحاجة لإدخال الموديل يدويًا، لأن بيانات DVLA لا تتضمنه دائمًا.

هل يعمل بحث VIN للمركبات غير الأمريكية؟ يستخدم فك تشفير VIN قاعدة بيانات NHTSA، وهي مخصصة أساسًا للمركبات في السوق الأمريكي. قد يعيد نتائج جزئية للمركبات من أسواق أخرى. المركبات البريطانية تُخدم بشكل أفضل عبر البحث برقم التسجيل.

لماذا يظهر تاريخ MOT الخاص بي "لا يوجد تاريخ MOT محمّل"؟ تحتاج للنقر على زر "جلب التاريخ" أولاً. لا يتم تحميل بيانات MOT تلقائيًا -- يتم سحبها عند الطلب من خدمة DVSA. بمجرد جلبها، تُحفظ وتُعرض حتى تقوم بتحديثها.

الفوترة

هل يمكنني فوترة حجوزات فردية بدلاً من إنشاء فاتورة موحدة؟ نعم. ميزة الفاتورة الموحدة في صفحة حسابات الشركات هي تسهيل للشركات ذات الحجوزات المتعددة. لا يزال بإمكانك إنشاء فواتير فردية من صفحة تفاصيل كل حجز.

ماذا يعني "غير مفوتر" في صفحة حسابات الشركات؟ الحجوزات غير المفوترة هي حجوزات مكتملة (أو قيد الخدمة) لم تُربط بفاتورة بعد. تساعدك المؤشرات الكهرمانية في الصفحة على تحديد الإيرادات التي لم تتم فوترتها رسميًا.

هل يمكنني اختيار الحجوزات التي أضمنها في فاتورة موحدة؟ نعم. عند استخدام نافذة فاتورة الشركة، يتم تحديد جميع الحجوزات غير المفوترة مسبقًا بمربعات اختيار. يمكنك إلغاء تحديد أي حجوزات لا تريد تضمينها في الفاتورة الحالية.

ما صيغة رقم الفاتورة المستخدمة لفواتير الشركات؟ تستخدم فواتير الشركات الموحدة الصيغة "INV-B-XXXX" حيث XXXX مشتق من معرّف أول حجز. هذا يميزها عن الفواتير الفردية العادية التي تستخدم "INV-XXXXXX."

لوحة تحكم MOT

هل يمكنني إرسال تذكيرات MOT للعملاء؟ نعم. من لوحة تحكم MOT، يمكنك إرسال رسالة WhatsApp مكتوبة مسبقًا لأي عميل لديه مركبة تقترب من تاريخ انتهاء MOT. تتضمن الرسالة اسم العميل ورقم التسجيل وتاريخ الانتهاء.

هل يمكنني حجز MOT مباشرة من اللوحة؟ نعم. انقر على أيقونة التقويم بجانب أي مركبة لفتح نموذج حجز مملوء مسبقًا بتفاصيل العميل والمركبة. فقط اختر خدمة MOT وأكّد.

كم مرة يجب أن أحدّث بيانات MOT؟ لا تتغير بيانات MOT بشكل متكرر -- مرة كل بضعة أسابيع كافية لمعظم الورش. يتيح لك زر "تحديث" على كل مركبة أو التحديث المجمع في لوحة تحكم MOT التحديث متى احتجت.