الحجوزات المباشرة واليدوية
نظرة عامة
ليس كل حجز يأتي عبر بوابتك الإلكترونية. يأتي العملاء بدون موعد، أو يتصلون مسبقًا لتحديد موعد، أو تحتاج لتسجيل عمل لمركبة أسطول على الفور. تتيح لك ميزة الحجوزات المباشرة واليدوية إنشاء حجوزات مباشرة من لوحة تحكمك -- بسرعة وبدون احتكاك.
يمنحك autoGMS طريقتين للقيام بذلك:
- لوحة الحجز السريع -- لوحة منزلقة يمكن الوصول إليها من كل صفحة في لوحة التحكم. مثالية لموظفي الاستقبال الذين يتعاملون مع العملاء المباشرين أو المكالمات أثناء القيام بعمل آخر.
- صفحة الحجز الكاملة -- صفحة مخصصة لإنشاء الحجوزات اليدوية، بنفس النموذج لكن مع مساحة شاشة أكبر. مفيدة عندما تركز على استقبال العملاء أو معالجة عدة مركبات.
كلتا الطريقتين تستخدمان نفس نموذج الحجز، لذا التجربة متسقة بغض النظر عن أيهما تختار.
لماذا هي مهمة:
- تتيح لفريق الاستقبال تسجيل العملاء المباشرين في ثوانٍ دون الانتقال بعيدًا عن صفحتهم الحالية
- تدعم كلاً من العملاء الأفراد والشركات مع سير عمل مخصص لكل منهما
- تجد العملاء الحاليين تلقائيًا أثناء الكتابة، مما يمنع السجلات المكررة
- تتعامل مع حجوزات الأساطيل والحجوزات الجماعية حتى تتمكن من معالجة عدة مركبات لشركة واحدة في جلسة واحدة
- تتكامل مع البحث عن مركبات DVLA لورش المملكة المتحدة، حيث تسحب بيانات المركبة من رقم التسجيل
كيفية الوصول
لوحة الحجز السريع
- انظر إلى شريط الرأس العلوي في لوحة تحكمك -- إنه مرئي في كل صفحة.
- انقر على زر حجز جديد (أيقونة التقويم مع علامة الزائد).
- تنزلق لوحة من الجانب الأيمن من الشاشة.
يمكنك فتح لوحة الحجز السريع من أي صفحة في لوحة التحكم. لا حاجة للانتقال إلى قسم معين أولاً.
من المفيد معرفته: زر الحجز الجديد متاح للمالكين والمسؤولين وطاقم الورشة. لا يرى الفنيون هذا الزر، حيث يتم التعامل مع إنشاء الحجوزات عادة من قبل الاستقبال أو الإدارة.
صفحة الحجز الكاملة
- من الشريط الجانبي الأيسر، انتقل إلى ورشتك.
- انقر على الحجوزات المباشرة واليدوية في قائمة الشريط الجانبي.
ستصل إلى نسخة بملء الصفحة من نموذج الحجز مع مساحة أكبر للعمل.
من المفيد معرفته: تستخدم لوحة الفحص الدوري أيضًا نفس نموذج الحجز عند النقر على "حجز فحص دوري" على صف مركبة. يُفتح النموذج مملوءًا مسبقًا ببيانات العميل والمركبة من سجل الفحص الدوري.
لوحة الحجز السريع
لوحة الحجز السريع مصممة للسرعة. عندما يأتي عميل أو يتصل، يمكنك إنشاء حجزه دون مغادرة أي صفحة تعمل عليها حاليًا.
ما ستراه:
- لوحة تنزلق من الجانب الأيمن من شاشتك، متراكبة فوق الصفحة الحالية.
- اللوحة واسعة بما يكفي لعرض نموذج الحجز الكامل بشكل مريح.
- زر إغلاق في الزاوية العلوية لإغلاقها دون الإرسال.
- شريط إجراءات ثابت في الأسفل مع أزرار الإرسال وإعادة التعيين مرئية دائمًا.
متى تستخدمها:
- عميل يأتي مباشرة وأنت في منتصف فحص عرض الورشة.
- تتلقى مكالمة هاتفية أثناء مراجعة التحليلات وتحتاج لتسجيل حجز فورًا.
- تريد إنشاء حجز سريعًا دون الانتقال بعيدًا عن مهمتك الحالية.
صفحة الحجز الكاملة
تعرض صفحة الحجز الكاملة نفس النموذج كلوحة الحجز السريع، لكن كصفحة مستقلة بدلاً من لوحة منزلقة. هذا يمنحك مساحة شاشة أكبر وتجربة أقل ازدحامًا عندما تركز بالكامل على استقبال الحجوزات.
متى تستخدمها:
- تقوم بمعالجة عدة عملاء مباشرين على التوالي في صباح مزدحم.
- تتعامل مع استقبال أسطول بعدة مركبات للحجز.
- تفضل العمل على صفحة كاملة بدلاً من لوحة جانبية.
أقسام النموذج
نموذج الحجز مقسم إلى أقسام واضحة ترشدك عبر المعلومات التي تحتاج التقاطها. كل قسم موضح أدناه.
معلومات العميل
أول شيء ستفعله هو تحديد العميل. يبدأ النموذج بمفتاح تبديل لاختيار نوع العميل: فرد أو شركة.
العملاء الأفراد
اختر فرد (الافتراضي) واملأ الحقول التالية:
- الاسم الأول (مطلوب)
- اسم العائلة (مطلوب)
- رقم الهاتف (مطلوب) -- يتضمن إدخال هاتف دولي مع محدد رمز الدولة. أدخل الرقم بالتنسيق المستخدم في بلدك.
البحث التلقائي عن العميل: أثناء كتابة رقم الهاتف، يبحث autoGMS في قاعدة بيانات العملاء الحالية في الوقت الفعلي. بعد توقف قصير (حوالي ربع ثانية)، تظهر العملاء المطابقون أسفل حقل الهاتف. يعرض كل تطابق اسم العميل ورقم هاتفه وعدد مركباته المسجلة.
إذا رأيت العميل الصحيح، انقر على اسمه لملء النموذج تلقائيًا ببياناته. هذا يوفر الوقت ويمنعك من إنشاء سجل عميل مكرر عن طريق الخطأ.
من المفيد معرفته: البحث التلقائي يبحث حسب رقم الهاتف، فيعمل بشكل أفضل عندما تبدأ بإدخال رقم العميل. إذا كان العميل موجودًا بالفعل في نظامك، ستراه يظهر قبل أن تنتهي من الكتابة.
عملاء الشركات
بدّل المفتاح إلى شركة ويتعدل النموذج لعرض حقول خاصة بالشركات:
- الشركة -- قائمة منسدلة تسرد جميع حسابات الشركات المسجلة مع ورشتك. اختر شركة موجودة، أو اختر إضافة شركة جديدة لإنشاء واحدة فورًا.
- اسم الشركة -- يظهر عند اختيار "إضافة شركة جديدة". أدخل اسم الشركة هنا.
- الاسم الأول لجهة الاتصال (مطلوب)
- اسم العائلة لجهة الاتصال (مطلوب)
- رقم الهاتف (مطلوب) -- رقم هاتف جهة الاتصال، مع نفس الإدخال الدولي والبحث التلقائي كالحجوزات الفردية.
من المفيد معرفته: إذا اخترت شركة موجودة لديها مركبات أسطول مسجلة، ستتمكن من الاختيار من تلك المركبات في القسم التالي بدلاً من إدخال بيانات المركبة يدويًا.
معلومات المركبة
بعد ذلك، تصف المركبة المحجوزة.
- الماركة -- اختر من قائمة منسدلة شاملة لمصنعي السيارات.
- الطراز -- بمجرد اختيار الماركة، تتحدث قائمة الطراز المنسدلة لعرض الطرازات الخاصة بذلك المصنع فقط.
- إضافة طراز جديد -- إذا لم يكن طراز المركبة في القائمة، اختر "إضافة طراز جديد" وسيظهر حقل نصي حيث يمكنك كتابة اسم الطراز يدويًا. هذا مفيد للمركبات النادرة أو الجديدة جدًا أو المعدلة.
البحث عن التسجيل (ورش المملكة المتحدة فقط)
إذا كانت ورشتك في المملكة المتحدة ونوع العميل فرد، يظهر قسم بحث تسجيل إضافي:
- رقم التسجيل -- أدخل لوحة تسجيل المركبة في المملكة المتحدة.
- جلب بيانات DVLA -- انقر هذا الزر للبحث عن المركبة عبر DVLA.
عند اكتمال البحث، يعرض النموذج تفاصيل المركبة المسحوبة من السجلات الحكومية الرسمية:
- حالة الفحص الدوري -- ما إذا كانت الشهادة صالحة أو قريبة الانتهاء أو منتهية.
- تفاصيل المركبة -- الماركة والطراز وسنة الصنع واللون ونوع الوقود وحجم المحرك.
- معلومات الفحص الدوري -- تاريخ الانتهاء وتاريخ آخر فحص والمسافة المقطوعة عند آخر فحص.
- الملاحظات الاستشارية -- أي ملاحظات استشارية من أحدث اختبار فحص دوري.
- الإخفاقات -- أي عناصر إخفاق مسجلة في آخر اختبار.
تُملأ حقول الماركة والطراز في النموذج تلقائيًا من بيانات DVLA، مما يوفر عليك إدخالها يدويًا.
من المفيد معرفته: يستخدم بحث DVLA نفس مصدر البيانات الحكومي كلوحة الفحص الدوري. إذا كانت اللوحة غير صحيحة أو المركبة جديدة جدًا لتكون لها سجلات فحص دوري، قد يُرجع البحث نتائج محدودة أو بدون نتائج. تحقق مرة أخرى من تنسيق اللوحة إذا حصلت على نتيجة غير متوقعة.
معلومات الحجز
مع تحديد العميل والمركبة، تقوم الآن بإعداد الحجز نفسه.
- نوع المركبة -- اختر نوع المركبة (سيدان، SUV، شاحنة، فان، إلخ). هذا مهم لأنه يحدد أي مستوى سعر ينطبق على الخدمة المختارة.
- الخدمة -- قائمة منسدلة تعرض جميع الخدمات المتاحة في ورشتك. يعرض كل خيار اسم الخدمة بجانب سعرها بالعملة المحلية لورشتك. تظهر فقط الخدمات التي لها أسعار مهيأة لنوع المركبة المختار.
- التاريخ المفضل -- منتقي تاريخ حيث تختار موعد جدولة الحجز. التواريخ المحجوزة بالكامل (بناءً على إعداد السعة اليومية لورشتك) تُعتم ولا يمكن اختيارها.
- الوقت -- اختر وقت الموعد. الافتراضي هو 09:00 لكن يمكن تغييره لأي فترة زمنية متاحة.
- الملاحظات (اختياري) -- انقر على إضافة ملاحظات للكشف عن منطقة نص حيث يمكنك كتابة أي تعليمات خاصة أو طلبات العميل أو تفاصيل حول المشكلة. هذا الحقل مطوي افتراضيًا للحفاظ على نظافة النموذج.
من المفيد معرفته: العملة المعروضة بجانب كل سعر خدمة تطابق الموقع المهيأ لورشتك. ورشة في الإمارات سترى AED، وورشة في المملكة المتحدة سترى GBP، وهكذا. يتم التعامل مع هذا تلقائيًا بناءً على إعدادات ورشتك.
حجوزات الشركات والأساطيل
عند إنشاء حجوزات لعميل شركة، يوفر autoGMS سير عمل حجز جماعي يتيح لك وضع عدة حجوزات في قائمة انتظار وإرسالها دفعة واحدة. هذا مصمم للشركات التي تحضر عدة مركبات في نفس الوقت -- مشغلي الأساطيل أو شركات التأجير أو الحسابات المؤسسية.
كيف يعمل الحجز الجماعي
- بدّل نوع العميل إلى شركة واختر (أو أنشئ) حساب الشركة.
- املأ بيانات المركبة والحجز للمركبة الأولى.
- بدلاً من النقر على "إنشاء حجز"، انقر على إضافة إلى القائمة. يُضاف الحجز إلى قائمة انتظار معروضة أسفل النموذج.
- يُعاد تعيين النموذج حتى تتمكن من إدخال بيانات المركبة التالية.
- كرر لعدد المركبات التي تحتاج حجزها.
- عند إضافة جميع المركبات، انقر على إرسال الكل لإنشاء كل حجز في القائمة دفعة واحدة.
قائمة الانتظار الجماعية
يظهر قسم قائمة الانتظار أسفل النموذج بمجرد إضافة أول عنصر. لكل حجز في القائمة، سترى:
- ماركة وطراز المركبة
- الخدمة المختارة
- رقم لوحة الترخيص
لكل عنصر في القائمة زرا إجراء:
- نسخ -- يكرر عنصر القائمة. مفيد عندما تحتاج عدة مركبات لنفس الخدمة وتريد فقط تغيير بيانات المركبة.
- حذف -- يحذف العنصر من القائمة.
يوجد أيضًا زر مسح الكل يفرغ القائمة بالكامل إذا كنت بحاجة للبدء من جديد.
محدد مركبات الأسطول
إذا كانت الشركة المختارة لديها مركبات أسطول مسجلة بالفعل في autoGMS، يمكنك الاختيار من تلك المركبات مباشرة بدلاً من إدخال البيانات يدويًا. هذا يملأ ماركة المركبة وطرازها وتفاصيل التسجيل مسبقًا، مما يجعل الحجز الجماعي أسرع بكثير لعملاء الأساطيل المتكررين.
من المفيد معرفته: عند اختيار شركة موجودة، تصبح أي مركبات أسطول مرتبطة بذلك الحساب متاحة في محدد المركبات. هذه إحدى المزايا الرئيسية للحفاظ على تحديث حسابات شركاتك وقوائم مركباتها.
أزرار الإجراءات
يبقى شريط الإجراءات أسفل النموذج مرئيًا أثناء التمرير، فلديك دائمًا وصول لخيارات الإرسال وإعادة التعيين.
| الزر | متى يظهر | ماذا يفعل |
|---|---|---|
| إعادة تعيين | دائمًا | يمسح النموذج بالكامل ويبدأ من جديد. |
| إنشاء حجز | وضع الأفراد | يُرسل الحجز لعميل ومركبة واحدة. |
| إضافة إلى القائمة | وضع الشركات | يضيف بيانات النموذج الحالية إلى قائمة الانتظار الجماعية دون الإرسال بعد. |
| إرسال الكل | وضع الشركات، عندما تحتوي القائمة على عناصر | يُنشئ جميع الحجوزات في القائمة دفعة واحدة. |
الملء المسبق من ميزات أخرى
يدعم نموذج الحجز الملء المسبق بالبيانات من أجزاء أخرى من لوحة التحكم. لا تحتاج لفعل شيء خاص لتفعيل هذا -- يحدث تلقائيًا عندما تفتح ميزة أخرى نموذج الحجز بسياق.
- لوحة الفحص الدوري: عند النقر على "حجز فحص دوري" على صف مركبة في لوحة الفحص الدوري، يُفتح نموذج الحجز باسم العميل ورقم الهاتف وبيانات المركبة ورقم التسجيل مملوءة مسبقًا. تكون خدمة الفحص الدوري محددة مسبقًا.
- صفحات حسابات الشركات: عند فتح نموذج الحجز من حساب شركة، تُختار الشركة تلقائيًا وتُملأ بيانات الاتصال مسبقًا عبر معامل initialBusinessId.
نصائح وأفضل الممارسات
-
استخدم لوحة الحجز السريع للسرعة. إذا كان عميل واقفًا في الاستقبال، يمكنك إنشاء حجزه دون مغادرة أي صفحة أنت عليها. اللوحة مصممة لهذا السيناريو بالذات.
-
دع البحث التلقائي يقوم بالعمل. ابدأ بكتابة رقم هاتف العميل وانتظر لحظة. إذا كان موجودًا بالفعل في نظامك، فإن اختيار التطابق أسرع وأدق بكثير من إعادة كتابة بياناته.
-
تحقق دائمًا من العملاء الحاليين قبل إنشاء جدد. تجعل سجلات العملاء المكررة تقاريرك أقل دقة ويمكن أن تربك فريقك. يساعد البحث التلقائي في منع هذا، لكنه يعمل فقط إذا أدخلت رقم الهاتف أولاً.
-
استخدم قائمة الانتظار الجماعية لعملاء الأساطيل. عندما تسلّم شركة عدة مركبات دفعة واحدة، إضافة كل منها إلى القائمة وإرسالها معًا أسرع بكثير من إنشاء حجوزات فردية واحدة تلو الأخرى.
-
أضف ملاحظات لأي شيء غير عادي. إذا ذكر العميل عرضًا محددًا، أو يحتاج السيارة بحلول وقت معين، أو لديه أي تفضيلات، أضف ملاحظة. سيراها فنيوك عند استلام العمل.
-
تحقق مرة أخرى من نوع المركبة قبل الإرسال. يحدد نوع المركبة سعر الخدمة، لذا اختيار النوع الخطأ قد يعني تقديم المبلغ الخطأ.
-
لورش المملكة المتحدة، استخدم بحث DVLA. جلب بيانات المركبة من رقم التسجيل أسرع وأدق من سؤال العميل عن ماركة سيارته وطرازها وسنتها. كما يلتقط معلومات مثل نوع الوقود وحجم المحرك التي غالبًا لا يعرفها العملاء عن ظهر قلب.
-
حافظ على تحديث حسابات الشركات. إذا تغيرت قائمة مركبات عميل أسطول بشكل متكرر، تأكد من إضافة المركبات الجديدة إلى حسابهم. هذا يجعل محدد مركبات الأسطول أكثر فائدة بمرور الوقت.
الأسئلة الشائعة
ما الفرق بين لوحة الحجز السريع وصفحة الحجز الكاملة؟
تستخدمان نفس النموذج وتنتجان نفس النتيجة -- حجز جديد في نظامك. الفرق الوحيد هو كيفية عرض النموذج. لوحة الحجز السريع تنزلق فوق صفحتك الحالية فلا تفقد مكانك. صفحة الحجز الكاملة تمنحك شاشة مخصصة مع مساحة أكبر للعمل.
هل يمكن للفنيين إنشاء حجوزات؟
لا. زر الحجز الجديد في الرأس مخفي للمستخدمين بدور الفني. إنشاء الحجوزات مقصور على المالكين والمسؤولين وطاقم الورشة للحفاظ على سير العمل منظمًا.
ماذا يحدث بعد إرسال الحجز؟
يُنشأ الحجز بحالة معلق. يظهر في قائمة حجوزاتك والتقويم. من هناك، يتبع دورة حياة الحجز القياسية: معلق، ثم مؤكد، ثم قيد الخدمة، ثم مكتمل.
هل يتحقق النظام من الحجوزات المزدوجة؟
منتقي التاريخ يعطّل التواريخ بالسعة الكاملة بناءً على إعداد الحد الأقصى للحجوزات في اليوم لورشتك. إذا لم تهيئ حدًا يوميًا، ستكون جميع التواريخ متاحة. يعتمد فحص تعارض الفترات الزمنية على تهيئة الجدولة في ورشتك.
هل يمكنني تعديل حجز بعد إنشائه؟
نعم. بمجرد إنشاء الحجز، يمكنك تعديل تفاصيله من قائمة الحجوزات أو صفحة تفاصيل الحجز. يمكنك تغيير الخدمة، وتعديل السعر، وتحديث الملاحظات، وتعديل بيانات المركبة -- كل ذلك قبل إنجاز الحجز.
لماذا لا تظهر بعض الخدمات في القائمة المنسدلة؟
تعرض قائمة الخدمات المنسدلة فقط الخدمات التي لها أسعار مهيأة لنوع المركبة الذي اخترته. إذا كانت خدمة مفقودة، تحقق من أن لها سعرًا محددًا لذلك النوع في إعدادات خدمات ورشتك.
كيف يعمل البحث التلقائي عن رقم الهاتف؟
أثناء كتابة رقم هاتف، ينتظر النظام لفترة قصيرة (حوالي 250 ملي ثانية بعد توقفك عن الكتابة) ثم يبحث في قاعدة بيانات عملائك عن تطابقات. تظهر النتائج أسفل حقل الهاتف وتعرض اسم العميل ورقم هاتفه وعدد مركباته. انقر على تطابق لملء النموذج تلقائيًا.
هل يمكنني إنشاء حجز لعميل جديد غير موجود في النظام بعد؟
نعم. إذا لم يجد البحث التلقائي تطابقًا، تابع ببساطة ملء بيانات العميل. سيُنشأ سجل عميل جديد تلقائيًا عند إرسال الحجز.
ما تنسيقات أرقام الهواتف المدعومة؟
يدعم إدخال الهاتف الأرقام الدولية مع محدد رمز الدولة. يستخدم التحقق القياسي من أرقام الهواتف، لذا ستُقبل معظم التنسيقات الصالحة. اختر رمز الدولة الصحيح من القائمة المنسدلة قبل إدخال الرقم.
هل يمكنني إضافة عدة خدمات لحجز واحد؟
لا. كل حجز لخدمة واحدة. إذا كان العميل يحتاج عدة خدمات، أنشئ حجزًا منفصلاً لكل واحدة. لعملاء الشركات، يمكنك استخدام قائمة الانتظار الجماعية لإنشاء عدة حجوزات بسرعة.
ماذا يحدث إذا نقرت على إعادة تعيين بالخطأ؟
زر إعادة التعيين يمسح حقول النموذج الحالية. لا يمكن التراجع عن هذا الإجراء، لذا ستحتاج لإعادة إدخال المعلومات. إذا كنت تعمل مع قائمة انتظار جماعية، فزر إعادة التعيين يمسح النموذج فقط -- لا يحذف العناصر المضافة بالفعل إلى القائمة.
هل يمكنني استخدام لوحة الحجز السريع على الهاتف؟
نعم. اللوحة متجاوبة وتعمل على الأجهزة المحمولة، رغم أن نسخة الصفحة الكاملة قد تكون أكثر راحة على الشاشات الأصغر بسبب المساحة الإضافية.
لماذا لا يظهر بحث التسجيل لورشتي؟
بحث تسجيل DVLA ميزة خاصة بالمملكة المتحدة فقط. يظهر فقط عندما تكون ورشتك مهيأة كموقع في المملكة المتحدة ونوع العميل معيّن على فرد. إذا كنت ورشة في المملكة المتحدة ولا تزال لا تراه، تحقق من إعدادات منطقة ورشتك.