وضع موظف الاستقبال وسير العمل من غير متصل إلى متصل
نظرة عامة
إذا كنت تعمل في مكتب الاستقبال في ورشة، فهذا الدليل مخصص لك. تم تصميم وضع موظف الاستقبال في autoGMS لجعل عملك اليومي سريعًا ومنظمًا، سواء كنت تستقبل عميلاً حضر شخصيًا، أو ترد على مكالمة هاتفية، أو تتحقق من حجز وصل أثناء الليل عبر موقعك الإلكتروني.
الفكرة الرئيسية وراء وضع موظف الاستقبال بسيطة: كل تفاعل مع العميل -- الحضور الشخصي والمكالمات الهاتفية والحجوزات عبر الإنترنت -- يصب في نفس النظام. لا حاجة لجداول بيانات منفصلة أو دفاتر مواعيد ورقية أو ملاحظات لاصقة على المنضدة. كل شيء يعيش في مكان واحد، وكل عميل يحصل على ملف تعريف كامل مع تاريخ مركبته، بغض النظر عن كيفية تواصله مع ورشتك لأول مرة.
إليك ما يعنيه هذا عمليًا:
- العميل الذي يحجز عبر الإنترنت من خلال موقعك يظهر في نفس قائمة الحجوزات كعميل حضر شخصيًا وسجلته للتو
- عندما يتصل عميل متكرر، يمكنك البحث عنه برقم الهاتف ورؤية تاريخه بالكامل
- تبني ورشتك قاعدة بيانات عملاء كاملة تلقائيًا، فقط باستخدام autoGMS للعمليات اليومية
- المديرون والفنيون وموظفو الاستقبال يرون جميعًا نفس الحجوزات -- الجميع على نفس الصفحة
كيفية الوصول إلى وضع موظف الاستقبال
إذا كنت موظف استقبال
- افتح متصفح الويب واذهب إلى صفحة تسجيل الدخول في autoGMS (سيزودك مديرك بالرابط).
- أدخل عنوان البريد الإلكتروني وكلمة المرور من بريد الترحيب الخاص بك.
- بعد تسجيل الدخول، سيتم نقلك مباشرة إلى مكتب الاستقبال -- لا حاجة للتنقل في أي مكان.
من المفيد معرفة: إذا كانت هذه المرة الأولى لتسجيل الدخول، ستستخدم كلمة مرور مؤقتة مضمنة في بريد الترحيب. يجب تحديثها فورًا لأسباب أمنية.
إذا كنت مديرًا أو مالك ورشة
يمكنك أيضًا الوصول إلى مكتب الاستقبال في أي وقت:
- سجّل الدخول إلى لوحة تحكم autoGMS كالمعتاد.
- في الشريط الجانبي، ابحث تحت الحجوزات والأعمال وانقر على مكتب الاستقبال.
يرى المديرون نفس مساحة عمل مكتب الاستقبال لكن لديهم أيضًا وصول إلى لوحة التحكم الكاملة والتحليلات والإعدادات التي لا يراها موظفو الاستقبال.
ما ستراه: مساحة عمل مكتب الاستقبال
عند فتح مكتب الاستقبال، تنقسم الشاشة إلى لوحتين رئيسيتين جنبًا إلى جنب.
اللوحة اليسرى -- الحجوزات الأخيرة
هذه هي قائمة حجوزاتك المباشرة. تعرض كل حجز لورشتك، بغض النظر عن كيفية إنشائه.
ما ستراه:
- قائمة حجوزات معروضة في جدول، كل صف يعرض:
- العميل -- اسم العميل (قابل للنقر لعرض ملفه) ورقم هاتفه
- الخدمة -- اسم الخدمة المحجوزة (قابل للنقر لعرض تفاصيل الحجز) ونوع المركبة
- المجدول لـ -- تاريخ ووقت الموعد، بالإضافة إلى كيفية إنشاء الحجز (مثلاً، "الاستقبال" للحضور الشخصي أو "عبر الإنترنت" لحجوزات الموقع)
- الحالة -- شارة ملونة تعرض الحالة الحالية: معلق، مؤكد، قيد الخدمة، مكتمل، أو ملغي
في أعلى اللوحة ستجد:
- شارات تصفية الحالة -- شارات قابلة للنقر لـ الكل، معلق، مؤكد، قيد الخدمة، مكتمل، وملغي. انقر على أي شارة لإظهار الحجوزات بتلك الحالة فقط. هذا مفيد بشكل خاص أول شيء في الصباح عندما تريد رؤية حجوزات اليوم المؤكدة، أو عندما تريد العثور على جميع الحجوزات المعلقة عبر الإنترنت التي تحتاج مراجعة.
- شريط البحث -- اكتب اسم عميل أو رقم هاتف أو اسم خدمة أو نوع مركبة لتصفية القائمة فورًا. هذه أسرع طريقة للعثور على حجز محدد عندما يتصل عميل أو يحضر شخصيًا.
- ترقيم الصفحات -- إذا كان لديك حجوزات كثيرة، استخدم أدوات التحكم بالصفحات في الأسفل للتصفح. يمكنك أيضًا تغيير عدد الحجوزات المعروضة في كل صفحة.
من المفيد معرفة: تتحدث قائمة الحجوزات تلقائيًا كلما أنشأت حجزًا جديدًا من نموذج الحضور الشخصي على اليمين. يمكنك أيضًا العودة إلى هذه الصفحة في أي وقت لرؤية أحدث حالة لجميع الحجوزات.
اللوحة اليمنى -- نموذج حجز الحضور الشخصي
هنا تنشئ حجوزات جديدة للعملاء الموجودين فعليًا عند المنضدة أو يتصلون عبر الهاتف. النموذج مصمم للسرعة -- يطلب فقط ما تحتاجه لإدخال حجز في النظام بسرعة.
نموذج الحضور الشخصي منظم في ثلاثة أقسام:
1. تفاصيل العميل
- مفتاح تبديل نوع العميل -- التبديل بين فرد وشركة في أعلى يمين هذا القسم.
- فرد هو الافتراضي ويُستخدم لمعظم العملاء.
- شركة لعملاء الأساطيل أو الشركات التي تجلب مركبات متعددة. عند اختيار شركة، تظهر خيارات إضافية (المزيد عن هذا أدناه).
- الاسم الأول والاسم الأخير -- أدخل اسم العميل.
- رقم الهاتف -- أدخل رقم هاتف العميل، بما في ذلك رمز الدولة. يتم تعيين رمز الدولة افتراضيًا ليتطابق مع منطقة ورشتك.
من المفيد معرفة: بمجرد البدء في كتابة رقم الهاتف، يبحث autoGMS تلقائيًا في قاعدة بيانات العملاء الحالية. إذا كان العميل قد زار من قبل، سيظهر اسمه في قائمة منسدلة أسفل حقل الهاتف. انقر على المطابقة لملء اسم العميل ورقم هاتفه تلقائيًا. هذا يوفر وقتك ويتجنب إنشاء سجلات عملاء مكررة.
2. تفاصيل المركبة
- الماركة -- اختر الشركة المصنعة من القائمة المنسدلة (Toyota، BMW، Mercedes-Benz، وهكذا).
- الموديل -- بعد اختيار الماركة، تتحدث قائمة الموديلات لإظهار الخيارات المناسبة. إذا لم يكن الموديل في القائمة، اختر "إضافة موديل جديد" واكتبه.
- رقم التسجيل (الورش البريطانية فقط) -- أدخل لوحة تسجيل المركبة وانقر جلب بيانات DVLA لملء الماركة والموديل والسنة وحالة MOT تلقائيًا. هذا يوفر وقتًا كبيرًا للورش البريطانية.
3. الخدمة والجدولة
- نوع المركبة -- اختر نوع المركبة (سيدان، SUV، فان، وهكذا). هذا يؤثر على السعر المعروض لكل خدمة.
- الخدمة -- اختر الخدمة التي يحتاجها العميل من قائمة خدمات ورشتك. يُعرض السعر بجانب كل اسم خدمة.
- التاريخ المفضل -- الافتراضي هو اليوم. غيّره إذا كان العميل يحجز لتاريخ مستقبلي. التواريخ التي حددتها ورشتك كغير متاحة (عطلات، أيام ممتلئة) ستكون معطلة.
- إضافة ملاحظات -- انقر على هذا الرابط لتوسيع منطقة نص يمكنك فيها كتابة أي تعليمات خاصة أو طلبات العميل أو ملاحظات داخلية حول الحجز.
في أسفل النموذج سترى زرين:
- إعادة تعيين -- يمسح النموذج بالكامل حتى تبدأ من جديد.
- إنشاء حجز -- يُرسل الحجز. سترى رسالة تأكيد وسيظهر الحجز الجديد فورًا في قائمة الحجوزات على اليسار.
الميزات الرئيسية
1. إنشاء حجوزات الحضور الشخصي
عميل دخل للتو من الباب بدون موعد. إليك ما تفعله:
- أنت بالفعل في مكتب الاستقبال. انظر إلى نموذج حجز الحضور الشخصي على الجانب الأيمن.
- أدخل الاسم الأول والاسم الأخير ورقم الهاتف للعميل.
- تحقق ما إذا وجد البحث عن العميل مطابقة. إذا وجد، انقر على المطابقة لملء تفاصيله تلقائيًا.
- أدخل ماركة وموديل المركبة. للورش البريطانية، يمكنك كتابة لوحة التسجيل والنقر على جلب بيانات DVLA لتوفير الوقت.
- اختر نوع المركبة والخدمة التي يحتاجها العميل.
- التاريخ الافتراضي هو اليوم -- اتركه كما هو للحضور في نفس اليوم.
- أضف أي ملاحظات إذا لزم الأمر (مثلاً، "العميل ذكر صوت خشخشة من الجانب الأمامي الأيسر").
- انقر إنشاء حجز.
سترى رسالة تأكيد خضراء تقول إنه تم تسجيل الحجز. يظهر الحجز الآن في القائمة على اليسار، ويمكن لمديرك وفنييك رؤيته أيضًا.
2. إنشاء حجوزات هاتفية
عميل يتصل لحجز موعد. العملية تقريبًا نفس الحضور الشخصي:
- ابدأ بكتابة رقم هاتف العميل في حقل الهاتف. سيتحقق autoGMS من السجلات الموجودة.
- إذا وُجد العميل، انقر على اسمه لملء النموذج تلقائيًا. إذا لم يُوجد، اطلب اسمه وتفاصيل مركبته.
- اختر الخدمة واضبط التاريخ المفضل على اليوم الذي يريد الحضور فيه.
- أضف أي ملاحظات من المكالمة الهاتفية.
- انقر إنشاء حجز.
يتم إنشاء الحجز كحجز معلق، جاهز لفريقك لتأكيده.
من المفيد معرفة: لا يوجد فرق في النظام بين حجز الحضور الشخصي والحجز الهاتفي -- النموذج هو نفسه. يُعلّم النظام حجوزات الحضور الشخصي المنشأة من مكتب الاستقبال كمصدر "الاستقبال"، حتى تتمكن من تمييزها عن الحجوزات عبر الإنترنت لاحقًا.
3. كيف تظهر الحجوزات عبر الإنترنت
عندما يحجز عميل عبر أداة الحجز عبر الإنترنت في موقعك، يظهر حجزه تلقائيًا في قائمة حجوزاتك بحالة "معلق". لا تحتاج لفعل أي شيء لحدوث هذا -- إنه تلقائي بالكامل.
ما تفعله عندما ترى حجزًا معلقًا عبر الإنترنت جديدًا:
- انظر إلى اللوحة اليسرى وصفّح حسب حالة معلق.
- راجع تفاصيل الحجز -- اسم العميل والمركبة والخدمة والتاريخ المطلوب.
- إذا كان كل شيء يبدو جيدًا، افتح الحجز وأكّده (أو قد يقوم مديرك بهذه الخطوة).
- إذا كانت ورشتك قد فعّلت التأكيد التلقائي، قد تصل الحجوزات عبر الإنترنت كـ "مؤكدة" بالفعل -- في هذه الحالة، لا حاجة لاتخاذ إجراء.
4. لوحة الحجز السريع
بالإضافة إلى مكتب الاستقبال، يقدم autoGMS زر حجز سريع في شريط التنقل العلوي للوحة التحكم. إنه أيقونة التقويم مع علامة الزائد، مرئي لموظفي الاستقبال والمديرين والمالكين.
كيف يعمل:
- انقر على زر الحجز السريع في شريط الرأس (يمكنك الوصول إليه من أي صفحة في لوحة التحكم).
- تنزلق لوحة من الجانب الأيمن من الشاشة بنفس نموذج الحجز الذي تراه في مكتب الاستقبال.
- املأ تفاصيل العميل والمركبة والخدمة.
- انقر إنشاء حجز.
- تُغلق اللوحة وتُنقل إلى صفحة الحجوزات لرؤية حجزك الجديد.
هذا مثالي عندما تعمل على صفحة أخرى في autoGMS وتحتاج لتسجيل حجز بسرعة دون الانتقال إلى مكتب الاستقبال.
5. البحث عن العملاء
واحدة من أقوى ميزات توفير الوقت في مكتب الاستقبال هي البحث التلقائي عن العملاء.
كيف يعمل:
- عند كتابة 3 أرقام على الأقل في حقل رقم الهاتف في نموذج الحضور الشخصي، يبحث autoGMS في قاعدة بيانات عملائك في الوقت الفعلي.
- تظهر قائمة منسدلة أسفل حقل الهاتف تعرض العملاء المطابقين. لكل مطابقة سترى:
- الاسم الكامل للعميل
- رقم هاتفه
- عدد المركبات المسجلة لديه
- انقر على مطابقة لملء الاسم الأول والاسم الأخير ورقم الهاتف للعميل تلقائيًا.
لماذا هذا مهم: مع مرور الوقت، أثناء تسجيل الحجوزات عبر autoGMS، تنمو قاعدة بيانات عملائك تلقائيًا. كل حجز جديد ينشئ أو يحدّث ملف عميل. بعد بضعة أسابيع، يمكن العثور على معظم العملاء المتكررين فقط بكتابة الأرقام الأولى من رقم هاتفهم -- لا حاجة لسؤالهم عن تفاصيلهم مرة أخرى.
من المفيد معرفة: يبحث البحث عن العملاء عبر جميع العملاء الذين كان لديهم حجز في ورشتك، سواء حجزوا عبر الإنترنت أصلاً أو حضروا شخصيًا أو اتصلوا. هذا هو "مصدر الحقيقة الواحد" الذي يجعل autoGMS مفيدًا جدًا.
6. حجوزات الشركات والأساطيل
عندما تجلب شركة مركبات متعددة دفعة واحدة -- مثلاً، شركة تأجير تُنزل خمس سيارات للخدمة -- استخدم وضع الشركة للتعامل معها بكفاءة.
كيفية إنشاء حجز شركة:
- انقر على مفتاح تبديل شركة في أعلى قسم تفاصيل العميل.
- اختر شركة موجودة من القائمة المنسدلة، أو اختر + إضافة شركة جديدة واكتب اسم الشركة.
- إذا اخترت شركة موجودة، سيتم ملء اسم جهة الاتصال ورقم الهاتف تلقائيًا.
- لحجوزات الأسطول مع شركة موجودة، يمكنك اختيار المركبات من أسطولها المسجل.
- اختر ما إذا كانت جميع المركبات تحصل على نفس الخدمة أو خدمات فردية لكل مركبة.
- انقر إنشاء حجز (لمركبة واحدة) أو استخدم العملية المجمعة لمركبات متعددة.
الحجز المجمع للشركات:
إذا كنت بحاجة لحجز عدة مركبات لنفس عميل الشركة باستخدام نهج قائمة الانتظار:
- املأ تفاصيل المركبة والخدمة للمركبة الأولى.
- انقر إضافة إلى قائمة الانتظار -- تُضاف المركبة إلى قائمة انتظار معروضة في أسفل النموذج.
- املأ تفاصيل المركبة التالية وانقر إضافة إلى قائمة الانتظار مرة أخرى.
- كرر حتى تكون جميع المركبات في قائمة الانتظار.
- انقر إرسال الكل لإنشاء حجوزات لكل مركبة في قائمة الانتظار دفعة واحدة.
يمكنك تكرار إدخال في قائمة الانتظار (مفيد عندما تحتاج عدة مركبات متطابقة نفس الخدمة)، أو إزالة إدخالات فردية، أو مسح قائمة الانتظار بالكامل.
7. البحث بلوحة التسجيل البريطانية (الورش البريطانية فقط)
إذا كانت ورشتك في المملكة المتحدة، لديك وصول إلى ميزة البحث عن بيانات DVSA MOT.
كيفية الاستخدام:
- في قسم تفاصيل المركبة، أدخل رقم تسجيل المركبة (مثلاً، BK14 WUT).
- انقر على زر جلب بيانات DVLA.
- يتواصل autoGMS مع قاعدة بيانات DVSA ويملأ تلقائيًا:
- الماركة والموديل
- سنة التصنيع
- اللون ونوع الوقود
- حالة MOT (ساري، منتهي، أو بدون تاريخ)
- تاريخ انتهاء MOT
- أحدث نتيجة فحص والمسافة المقطوعة
- أي ملاحظات استشارية أو حالات رسوب من آخر فحص MOT
هذا يعني أنه يمكنك إنشاء حجز دقيق في ثوانٍ -- فقط اكتب رقم اللوحة واترك autoGMS يقوم بالباقي.
كيف يختلف مكتب الاستقبال عن عرض المدير
كموظف استقبال، يعرض الشريط الجانبي في autoGMS مجموعة مركزة من الأدوات المصممة لعمل مكتب الاستقبال. إليك ما يمكنك الوصول إليه:
| ما تراه | ما يفعله |
|---|---|
| الحجوزات | قائمة الحجوزات الكاملة لورشتك، مع البحث والتصفية |
| العملاء | ملفات العملاء وتفاصيل الاتصال. يمكنك عرض العملاء وتاريخهم. |
| الفواتير | عرض الفواتير المرتبطة بالحجوزات |
| مكتب الاستقبال | مساحة عملك الرئيسية — الشاشة المقسمة مع قائمة الحجوزات ونموذج الحضور الشخصي |
| الحجز عبر الإنترنت | إعدادات أداة الحجز عبر الإنترنت لورشتك |
ما لن تراه: التقارير المالية، لوحات التحليلات، تتبع الإيرادات، إدارة الحواجز، إدارة المخزون، تتبع المصروفات، أو إعدادات الفريق. هذه محجوزة للمديرين والمالكين. هذا يبقي عرضك نظيفًا ومركزًا على ما يهم في مكتب الاستقبال.
إدارة قائمة الحجوزات اليومية
إليك سير عمل صباحي نموذجي لموظف الاستقبال:
بداية اليوم
- افتح مكتب الاستقبال.
- انقر على شارة تصفية معلق لرؤية جميع الحجوزات التي تحتاج اهتمامًا.
- راجع أي حجوزات عبر الإنترنت وصلت أثناء الليل أو خلال عطلة نهاية الأسبوع. ستُظهر مصدر الحجز حتى تتمكن من تمييزها.
- إذا كان لديك صلاحية تأكيد الحجوزات، افتح كل حجز معلق وأكّده. وإلا، أبلغ مديرك بوجود حجوزات للمراجعة.
- انتقل إلى تصفية مؤكد لرؤية مواعيد اليوم المجدولة.
خلال اليوم
- عند وصول عميل، ابحث عن حجزه بالاسم أو رقم الهاتف في شريط البحث.
- عند وصول عميل بدون حجز، استخدم نموذج الحضور الشخصي على اليمين لتسجيله فورًا.
- عندما يتصل عميل للحجز، أنشئ الحجز عبر نموذج الحضور الشخصي واضبط التاريخ على الوقت الذي يريد الحضور فيه.
- تحقق من عرض الكل دوريًا للاطلاع على قائمة الانتظار العامة.
نهاية اليوم
- صفّح حسب قيد الخدمة للتحقق مما إذا كانت هناك أعمال لا تزال مفتوحة كان يجب إتمامها.
- صفّح حسب معلق لمعرفة ما إذا فاتت أي حجوزات خلال اليوم.
تأكيد الحجوزات المعلقة عبر الإنترنت
عندما يحجز العملاء عبر الإنترنت، تصل حجوزاتهم بحالة "معلق" افتراضيًا. إليك كيفية التعامل معها:
- في مكتب الاستقبال، انقر على شارة حالة معلق لتصفية القائمة.
- انقر على اسم الخدمة للحجز الذي تريد مراجعته. هذا يفتح صفحة تفاصيل الحجز.
- راجع تفاصيل العميل ومعلومات المركبة والخدمة المطلوبة.
- إذا كان الحجز صحيحًا وتريد قبوله، غيّر الحالة إلى مؤكد.
- قد يتلقى العميل إشعار تأكيد تلقائي حسب إعدادات ورشتك.
من المفيد معرفة: بعض الورش تفعّل التأكيد التلقائي، مما يعني أن الحجوزات عبر الإنترنت تتخطى مرحلة المعلق وتصل كمؤكدة تلقائيًا. إذا كان هذا هو الحال في ورشتك، لن ترى الكثير من الحجوزات المعلقة -- ستكون مؤكدة بالفعل عند تحققك في الصباح. اسأل مديرك إذا كان التأكيد التلقائي مفعلاً.
نصائح وأفضل الممارسات
نصائح السرعة
- استخدم رقم الهاتف للبحث أولاً. قبل كتابة اسم العميل، أدخل رقم هاتفه. يمكن التعرف على معظم العملاء المتكررين في ثوانٍ بهذه الطريقة.
- الورش البريطانية: ابدأ بلوحة التسجيل. أدخل رقم اللوحة وانقر جلب بيانات DVLA قبل ملء أي شيء آخر. سيملأ معظم حقول المركبة تلقائيًا.
- استخدم زر الحجز السريع عندما لا تكون في صفحة مكتب الاستقبال. إنه متاح دائمًا في الشريط العلوي.
- استخدم اختصارات لوحة المفاتيح. اضغط Tab للتنقل بسرعة بين حقول النموذج.
نصائح الدقة
- تحقق دائمًا من العملاء الموجودين قبل إنشاء حجز جديد. يساعد البحث التلقائي بالهاتف في منع السجلات المكررة. إذا أنشأت حجزًا برقم هاتف موجود بالفعل، فإن autoGMS ذكي بما يكفي لربطه بالعميل الحالي -- لكنه لا يزال ممارسة جيدة لاختيار المطابقة عند ظهورها.
- تحقق جيدًا من صيغة رقم الهاتف. تأكد من صحة رمز الدولة. النموذج يتعين افتراضيًا على منطقة ورشتك، لكن إذا كان للعميل رقم دولي، عدّل وفقًا لذلك.
- أضف ملاحظات لأي شيء غير عادي. إذا ذكر عميل مشكلة محددة ("الفرامل تبدو إسفنجية"، "ضوء فحص المحرك مضاء")، اكتبها في حقل الملاحظات. سيرى الفنيون هذه الملاحظات عند عرض الحجز.
نصائح التنظيم
- استخدم مرشحات الحالة طوال اليوم. التصفية حسب معلق في الصباح وقيد الخدمة بعد الظهر هي عادة بسيطة تبقيك على اطلاع بكل شيء.
- حجوزات الشركات: استخدم ميزة قائمة الانتظار. عندما يُنزل عميل أسطول مركبات متعددة، قائمة الانتظار المجمعة توفر الوقت وتقلل الأخطاء مقارنة بإنشاء حجوزات واحدة تلو الأخرى.
- أبقِ مكتب الاستقبال مفتوحًا. إذا كان حاسوبك يحتوي على مساحة شاشة كافية، أبقِ مكتب الاستقبال كعلامة التبويب الأساسية. تخطيط الشاشة المقسمة يعني أنه يمكنك دائمًا رؤية قائمة الحجوزات الحالية أثناء إنشاء حجوزات جديدة.
الأسئلة الشائعة
ما الفرق بين حجز الحضور الشخصي والحجز عبر الإنترنت؟
الفرق الرئيسي هو من أنشأه. حجز الحضور الشخصي يُنشئه أنت (موظف الاستقبال) عبر نموذج مكتب الاستقبال. الحجز عبر الإنترنت يُنشئه العميل عبر موقع ورشتك الإلكتروني. كلاهما ينتهي في نفس قائمة الحجوزات ويتبع نفس العملية من هناك. يتتبع النظام مصدر كل حجز حتى تتمكن من تمييزهما.
هل يمكنني تعديل حجز بعد إنشائه؟
نعم. انقر على الحجز في القائمة لفتح صفحة التفاصيل. من هناك، يمكنك تحديث الخدمة أو تغيير التاريخ أو إضافة ملاحظات. بعض التغييرات (مثل التسعير) قد تتطلب صلاحيات مستوى المدير.
ماذا يحدث إذا أنشأت حجزًا لعميل موجود بالفعل؟
تم تصميم autoGMS للتعرف على العملاء المتكررين. عند إدخال رقم هاتف يطابق عميلاً موجودًا، يربط النظام الحجز الجديد بملف ذلك العميل. تاريخ مركباتهم وحجوزاتهم السابقة يبقى متصلاً. لهذا السبب من المفيد استخدام ميزة البحث عن العملاء -- تبقي كل شيء مرتبًا.
هل يمكن للعملاء رؤية الحجوزات التي أنشأتها لهم؟
يتلقى العملاء إشعارات بالبريد الإلكتروني أو الرسائل القصيرة حول حجوزاتهم (حسب إعدادات إشعارات ورشتك). ليس لديهم تسجيل دخول إلى لوحة تحكم autoGMS -- الإشعارات هي الطريقة الأساسية لإبقائهم على اطلاع.
ماذا لو ارتكبت خطأً في حجز؟
يمكنك إلغاء حجز في أي وقت قبل اكتماله. افتح صفحة تفاصيل الحجز وغيّر الحالة إلى ملغي. إذا كنت تحتاج فقط لتصحيح تفصيل مثل الخدمة الخاطئة أو التاريخ، افتح الحجز وعدّله مباشرة.
ماذا يعني "التأكيد التلقائي"؟
التأكيد التلقائي هو إعداد يمكن لمديرك تفعيله. عند تفعيله، تتخطى الحجوزات عبر الإنترنت مرحلة المعلق ويتم تعيينها تلقائيًا على مؤكد. هذا مفيد للورش التي تقبل جميع الحجوزات عبر الإنترنت دون مراجعة يدوية. إذا كان التأكيد التلقائي مفعلاً في ورشتك، سترى بشكل أساسي حجوزات مؤكدة وقيد الخدمة في قائمتك.
لا أستطيع رؤية لوحة التحكم أو التحليلات. هل هناك خطأ ما؟
لا -- هذا مقصود. كموظف استقبال، عرضك مركز على الأدوات التي تحتاجها في مكتب الاستقبال: الحجوزات، العملاء، الفواتير، ومساحة عمل مكتب الاستقبال. التقارير المالية والتحليلات وإعدادات النظام متاحة للمديرين والمالكين فقط.
كيف أبحث عن عميل بدون إنشاء حجز؟
اذهب إلى صفحة العملاء من الشريط الجانبي. يمكنك البحث عن أي عميل بالاسم أو رقم الهاتف وعرض ملفه، بما في ذلك جميع الحجوزات والمركبات السابقة.
هل يمكنني التعامل مع كل من العملاء الأفراد والشركات؟
نعم. يحتوي نموذج الحجز على مفتاح تبديل في الأعلى يتحول بين وضع الفرد والشركة. معظم عملاء الحضور الشخصي سيكونون أفرادًا، لكن إذا أحضرت شركة مركبات أسطول، انتقل إلى وضع الشركة لربط جميع الحجوزات تحت حساب الشركة.
الصورة الكبيرة: نظام واحد لكل شيء
هدف autoGMS هو أن يكون نظام السجلات الوحيد لعملية ورشتك بالكامل. إليك لماذا هذا مهم في مكتب الاستقبال:
- لا مزيد من جداول البيانات المنفصلة. سواء حجز عميل عبر الإنترنت في منتصف الليل أو حضر شخصيًا الساعة 9 صباحًا، حجزه في نفس القائمة.
- قاعدة بيانات عملائك تبني نفسها. كل حجز تنشئه -- حضور شخصي أو هاتفي أو عبر الإنترنت -- يُضاف تلقائيًا إلى أو يُحدّث قاعدة بيانات عملائك. بعد بضعة أشهر، سيكون لديك تاريخ غني لكل عميل زار من قبل.
- الجميع على نفس الصفحة. عندما يتحقق فني من لوحة الحواجز، يرى نفس الحجز الذي أنشأته للتو. عندما يراجع المدير إيرادات اليوم، تشمل كل حجز من كل مصدر.
- العملاء المتكررون سهلو التحديد. لأن جميع التفاعلات تمر عبر نظام واحد، في المرة الثانية التي يزور فيها عميل، يمكنك استقباله بالاسم ومعرفة السيارة التي يقودها مسبقًا.
تم تصميم وضع موظف الاستقبال لجعل هذا يحدث بشكل طبيعي، كجزء من سير عملك العادي. لا تحتاج لفعل أي شيء إضافي -- فقط استخدم مكتب الاستقبال لتسجيل الحجوزات، وautoGMS يهتم بالباقي.