Intégration Qoyod
L'intégration Qoyod permet à un garage en Arabie saoudite de créer ses factures dans autoGMS à partir des travaux terminés, de les vérifier, puis de les envoyer à Qoyod comme factures de vente en brouillon pour validation comptable.
Ce flux garde les opérations atelier dans autoGMS et l'approbation comptable dans Qoyod.
Ce qui est synchronisé vers Qoyod
Quand vous envoyez une facture à Qoyod, autoGMS peut synchroniser :
- le client
- les services
- les produits de pièces détachées
- la disponibilité du stock des pièces
- les prix, quantités, TVA et totaux de facture
- les informations véhicule, dont le nom du véhicule et la plaque
- la facture du travail terminé comme brouillon Qoyod
Les paiements ne sont pas envoyés d'autoGMS vers Qoyod. Après l'envoi de la facture, Qoyod devient la source de vérité pour l'état du paiement.
Flux standard
- Terminez le travail dans autoGMS.
- Allez dans Factures.
- Ouvrez À facturer.
- Cliquez Générer sur le travail terminé.
- Vérifiez les lignes, la TVA, le total, le client et les informations véhicule.
- Vérifiez que Facture Qoyod requise est sélectionné.
- Enregistrez la facture autoGMS.
- Sur la ligne de facture, cliquez Envoyer le brouillon à Qoyod.
- autoGMS envoie les données de facture à Qoyod.
- La ligne indique qu'un brouillon Qoyod a été créé.
- Ouvrez Qoyod et approuvez le brouillon là-bas.
Le premier clic crée la facture dans autoGMS. Le second clic envoie la facture vérifiée à Qoyod. L'écriture comptable externe reste donc volontaire.
Flux des paiements
Après synchronisation avec Qoyod :
- enregistrez et approuvez les paiements dans Qoyod
- ne marquez pas la facture comme payée manuellement dans autoGMS
- utilisez Actualiser depuis Qoyod dans autoGMS pour récupérer le dernier état de paiement
Quand vous ouvrez la page des factures, autoGMS vérifie les factures Qoyod visibles qui n'ont pas été actualisées récemment. Vous pouvez aussi cliquer Actualiser Qoyod dans l'en-tête de page pour vérifier immédiatement les factures Qoyod visibles.
Si Qoyod indique un paiement complet, autoGMS marque la facture locale comme payée. Si Qoyod indique un paiement partiel, autoGMS enregistre le montant partiel et garde le solde ouvert.
Échecs et file de reprise
Si Qoyod refuse la synchronisation, autoGMS enregistre l'échec sur la facture et l'ajoute à la file de revue/reprise Qoyod.
La ligne de facture montre l'échec Qoyod et l'action devient Réessayer la sync Qoyod.
Causes courantes :
- mappage de compte ou d'entrepôt Qoyod manquant
- service ou pièce non relié à la ligne de facture
- informations client manquantes
- rejet par Qoyod des données de stock, TVA ou comptabilité
- problème temporaire d'API Qoyod ou de réseau
Corrigez la cause, puis relancez depuis la ligne de facture.
autoGMS ne réessaie pas automatiquement la création de facture Qoyod en arrière-plan. Cela évite de créer des brouillons comptables en double si Qoyod a créé la facture mais que le réseau a échoué avant qu'autoGMS reçoive le numéro Qoyod.
Après une synchronisation réussie
autoGMS enregistre le numéro de facture Qoyod sur la facture.
Ensuite :
- la facture est gérée par Qoyod
- l'envoi client depuis autoGMS est bloqué pour cette facture
- l'enregistrement manuel de paiement dans autoGMS est bloqué
- les paiements doivent être actualisés depuis Qoyod
- les corrections doivent passer par une annulation/réémission dans autoGMS, puis validation du brouillon corrigé dans Qoyod
FAQ
autoGMS crée-t-il une facture Qoyod approuvée ?
Non. autoGMS crée un brouillon Qoyod. Le comptable l'approuve manuellement dans Qoyod.
Pourquoi y a-t-il Générer puis Envoyer le brouillon à Qoyod ?
Générer enregistre la facture opérationnelle dans autoGMS. Envoyer le brouillon à Qoyod est l'action comptable séparée après vérification.
Les informations véhicule sont-elles envoyées ?
Oui. autoGMS envoie le nom du véhicule et la plaque dans la description de la facture Qoyod quand ces données existent sur le travail.
Les paiements sont-ils synchronisés vers Qoyod ?
Non. Les paiements sont enregistrés dans Qoyod. autoGMS peut actualiser depuis Qoyod pour afficher le dernier état payé ou impayé.
Que se passe-t-il si la sync Qoyod échoue ?
La tentative échouée est enregistrée dans la file de reprise et la ligne de facture propose une action de nouvelle tentative. Corrigez la raison affichée par autoGMS, puis cliquez Réessayer la sync Qoyod.
Pourquoi autoGMS ne réessaie-t-il pas automatiquement ?
La création d'une facture Qoyod est une écriture comptable. Si Qoyod crée le brouillon mais que le réseau échoue avant la réponse à autoGMS, une reprise automatique pourrait créer un doublon. La reprise reste donc volontaire.
Puis-je modifier une facture synchronisée ?
Après synchronisation, Qoyod est la source de vérité comptable. Si la facture doit être corrigée, annulez et réémettez la facture autoGMS, puis envoyez le brouillon corrigé à Qoyod.