تكامل قيود
يسمح تكامل قيود للورش السعودية بإنشاء الفواتير في autoGMS من الأعمال المكتملة، ثم مراجعتها وإرسالها إلى قيود كمسودة فاتورة مبيعات لاعتمادها محاسبياً.
صُمم هذا المسار بحيث تبقى عمليات الورشة في autoGMS، ويبقى الاعتماد المحاسبي داخل قيود.
ما الذي تتم مزامنته مع قيود
عند إرسال فاتورة إلى قيود، يستطيع autoGMS مزامنة:
- العميل
- بنود الخدمات
- منتجات قطع الغيار
- توفر مخزون قطع الغيار
- أسعار البنود والكميات وضريبة القيمة المضافة والإجماليات
- تفاصيل المركبة، بما في ذلك اسم المركبة ورقم اللوحة
- فاتورة العمل المكتمل كمسودة في قيود
لا يدفع autoGMS المدفوعات إلى قيود. بعد إرسال الفاتورة، يكون قيود هو مصدر الحقيقة لحالة الدفع.
المسار المعتاد
- أكمل العمل في autoGMS.
- انتقل إلى الفواتير.
- افتح تحتاج فاتورة.
- اضغط إنشاء فاتورة للحجز المكتمل.
- راجع البنود، والضريبة، والإجمالي، والعميل، وتفاصيل المركبة.
- تأكد من اختيار يتطلب فاتورة قيود.
- احفظ فاتورة autoGMS.
- من صف الفاتورة، اضغط إرسال مسودة إلى قيود.
- يرسل autoGMS بيانات الفاتورة إلى قيود.
- يتغير صف الفاتورة ليعرض أنه تم إنشاء مسودة في قيود.
- افتح قيود واعتمد مسودة الفاتورة هناك.
الضغط الأول ينشئ الفاتورة في autoGMS. الضغط الثاني يرسل الفاتورة بعد مراجعتها إلى قيود. بهذه الطريقة تبقى الكتابة المحاسبية الخارجية خطوة مقصودة.
مسار المدفوعات
بعد مزامنة الفاتورة مع قيود:
- سجّل واعتمد المدفوعات في قيود
- لا تضع علامة مدفوعة يدوياً في autoGMS
- استخدم تحديث من قيود في autoGMS لجلب أحدث حالة دفع
عند فتح صفحة الفواتير، يفحص autoGMS فواتير قيود الظاهرة إذا لم يتم تحديثها مؤخراً. ويمكنك أيضاً الضغط على تحديث قيود في رأس الصفحة لفحص فواتير قيود الظاهرة فوراً.
إذا أظهر قيود أن الفاتورة مدفوعة بالكامل، يحدّث autoGMS الفاتورة المحلية كمدفوعة. وإذا أظهر قيود دفعة جزئية، يسجل autoGMS المبلغ الجزئي ويبقي الرصيد المتبقي مفتوحاً.
فشل المزامنة وقائمة إعادة المحاولة
إذا رفض قيود المزامنة، يسجل autoGMS الفشل على الفاتورة ويضيفه إلى قائمة مراجعة وإعادة محاولة قيود.
سيظهر في صف الفاتورة أن مزامنة قيود فشلت، ويتغير الإجراء إلى إعادة محاولة مزامنة قيود.
الأسباب الشائعة تشمل:
- نقص ربط حساب أو مستودع في قيود
- خدمة أو قطعة غيار لم تعد مرتبطة ببند الفاتورة
- نقص بيانات العميل
- رفض قيود لبيانات المخزون أو الضريبة أو المحاسبة
- مشكلة مؤقتة في API قيود أو الشبكة
عالج السبب أولاً، ثم أعد المحاولة من صف الفاتورة.
لا يعيد autoGMS محاولة إنشاء فواتير قيود تلقائياً في الخلفية. هذا يمنع إنشاء مسودات محاسبية مكررة إذا كان قيود قد أنشأ الفاتورة لكن الشبكة فشلت قبل أن يستلم autoGMS رقم فاتورة قيود.
ماذا يحدث بعد نجاح المزامنة
يحفظ autoGMS رقم فاتورة قيود على الفاتورة.
بعد ذلك:
- تُعامل الفاتورة كفاتورة مُدارة عبر قيود
- يتم منع إرسال نسخة العميل من autoGMS لهذه الفاتورة
- يتم منع تسجيل الدفع اليدوي في autoGMS
- يجب تحديث المدفوعات من قيود
- يجب التعامل مع التصحيحات عبر إلغاء وإعادة إصدار الفاتورة في autoGMS ثم اعتماد المسودة المصححة في قيود
الأسئلة الشائعة
هل ينشئ autoGMS فاتورة قيود معتمدة؟
لا. ينشئ autoGMS مسودة في قيود. يعتمدها المحاسب يدوياً داخل قيود.
لماذا يوجد إنشاء فاتورة ثم إرسال مسودة إلى قيود؟
إنشاء الفاتورة يحفظ الفاتورة التشغيلية في autoGMS. أما إرسال المسودة إلى قيود فهو إجراء محاسبي منفصل بعد المراجعة.
هل يتم إرسال تفاصيل المركبة؟
نعم. يرسل autoGMS اسم المركبة ورقم اللوحة في وصف فاتورة قيود عند توفر هذه البيانات على العمل.
هل تتم مزامنة المدفوعات إلى قيود؟
لا. تُسجل المدفوعات في قيود. يستطيع autoGMS التحديث من قيود لعرض أحدث حالة مدفوعة أو غير مدفوعة.
ماذا يحدث إذا فشلت مزامنة قيود؟
تُحفظ المحاولة الفاشلة في قائمة إعادة المحاولة، ويعرض صف الفاتورة إجراء إعادة المحاولة. عالج السبب الذي يظهره autoGMS، ثم اضغط إعادة محاولة مزامنة قيود.
لماذا لا يعيد autoGMS المحاولة تلقائياً؟
إنشاء فاتورة قيود هو كتابة محاسبية. إذا أنشأ قيود المسودة لكن الشبكة فشلت قبل أن يستلم autoGMS الرد، فقد تؤدي الإعادة التلقائية إلى إنشاء مسودة مكررة. لذلك تكون إعادة المحاولة خطوة مقصودة.
هل يمكن تعديل فاتورة تمت مزامنتها؟
بعد المزامنة، اعتبر قيود مصدر الحقيقة المحاسبي. إذا احتاجت الفاتورة إلى تصحيح، ألغِ وأعد إصدار فاتورة autoGMS، ثم أرسل المسودة المصححة إلى قيود.