Rapport de balance agee des creances
Apercu general
Le rapport de balance agee des creances affiche toutes les factures clients impayees classees par anciennete. C'est votre outil principal pour suivre l'argent qui vous est du et prioriser vos efforts de recouvrement.
Pourquoi c'est important :
Une facture impayee depuis 90 jours n'est pas qu'un desagrement -- c'est de l'argent que vous avez deja gagne mais que vous ne pouvez pas depenser. Plus une facture reste impayee, plus il est difficile de la recouvrer. Les etudes montrent que les factures impayees apres 90 jours n'ont que 50% de chances d'etre recouvrees. Ce rapport vous aide a detecter les factures en retard tot et a agir avant qu'elles ne deviennent irrecouvrables.
Ce que vous pouvez faire avec ce rapport :
- Voir exactement combien les clients vous doivent
- Identifier les factures necessitant une attention immediate
- Reperer les clients ayant un schema de retard de paiement
- Prioriser les appels de recouvrement et les relances
- Suivre l'efficacite de vos efforts de recouvrement dans le temps
Comment acceder au rapport
- Connectez-vous a votre tableau de bord autoGMS.
- Dans la barre laterale, cliquez sur Rapports financiers.
- Cliquez sur Rapports financiers.
- Selectionnez Balance agee des creances.
Le rapport se charge en affichant toutes les factures impayees a ce jour.
Comprendre les tranches d'anciennete
Les factures sont regroupees en "tranches d'anciennete" selon le nombre de jours ecoules depuis leur echeance :
| Tranche | Ce que cela signifie |
|---|---|
| Courante | Pas encore echue. La date de facture est passee mais la date d'echeance non. |
| 1-30 jours | Legerement en retard. L'echeance etait il y a 1 a 30 jours. |
| 31-60 jours | Moderement en retard. L'echeance etait il y a 31 a 60 jours. |
| 61-90 jours | Significativement en retard. L'echeance etait il y a 61 a 90 jours. |
| 90+ jours | Serieusement en retard. L'echeance etait il y a plus de 90 jours. |
Les tranches vous aident a prioriser :
- Courante -- Aucune action necessaire pour le moment
- 1-30 jours -- Relance amicale appropriee
- 31-60 jours -- Suivi ferme necessaire
- 61-90 jours -- Escalade requise
- 90+ jours -- Envisager des mises en demeure ou des actions de recouvrement
Lire le rapport
Section de synthese
En haut du rapport, des cartes de synthese affichent :
| Carte | Ce qu'elle affiche |
|---|---|
| Total en cours | Le montant total que les clients vous doivent |
| Courant | Montant pas encore en retard |
| En retard | Montant total depassant la date d'echeance |
| Serieusement en retard (90+) | Montant en retard de plus de 90 jours |
Un diagramme circulaire ou un graphique a barres visualise la repartition par tranche d'anciennete.
Tableau detaille par client
Sous la synthese, un tableau liste chaque client avec des soldes en cours :
| Colonne | Ce qu'elle affiche |
|---|---|
| Client | Nom et coordonnees du client |
| Total du | Montant total du par ce client |
| Courant | Montant pas encore echu |
| 1-30 | Montant en retard de 1 a 30 jours |
| 31-60 | Montant en retard de 31 a 60 jours |
| 61-90 | Montant en retard de 61 a 90 jours |
| 90+ | Montant en retard de plus de 90 jours |
| Plus ancienne facture | Anciennete de la plus ancienne facture impayee |
Cliquez sur la ligne d'un client pour voir ses factures impayees individuelles.
Vue detaillee des factures
Lorsque vous developpez un client, vous voyez chaque facture impayee :
| Colonne | Ce qu'elle affiche |
|---|---|
| N° de facture | Numero de facture (cliquez pour ouvrir la facture) |
| Date | Date de creation de la facture |
| Date d'echeance | Date a laquelle le paiement etait du |
| Jours de retard | Nombre de jours de depassement (ou "Non echue" si courante) |
| Montant | Montant original de la facture |
| Solde | Montant restant du (apres tout paiement partiel) |
Agir sur les factures en retard
Envoyer des relances de paiement
Depuis le rapport, vous pouvez envoyer des relances de paiement directement :
- Trouvez la facture en retard dans le tableau.
- Cliquez sur le bouton Relance (icone enveloppe).
- Choisissez le type de relance :
- Relance amicale -- Pour les retards de 1 a 30 jours (ton cordial)
- Relance ferme -- Pour les retards de 31 a 60 jours (professionnel mais direct)
- Mise en demeure -- Pour les retards de plus de 60 jours (ton urgent)
- Previsalisez l'email et cliquez sur Envoyer.
Le client recoit un email avec :
- Les details de la facture
- Le montant du
- La date d'echeance et le nombre de jours de retard
- Un lien de paiement (si les paiements en ligne sont actives)
Marquer comme contestee
Si un client conteste une facture :
- Cliquez sur le menu ... sur la ligne de la facture.
- Selectionnez Marquer comme contestee.
- Ajoutez des notes expliquant le litige.
Les factures contestees sont signalees et exclues des relances automatiques. Vous pouvez filtrer pour voir toutes les factures contestees et suivre leur resolution.
Passer en pertes et profits
Si une facture est vraiment irrecouvrable :
- Cliquez sur le menu ... sur la ligne de la facture.
- Selectionnez Passer en pertes.
- Confirmez le passage en pertes.
Cela retire la facture des creances et cree une ecriture de charge pour creance irrecouvrrable. Utilisez cela uniquement apres avoir epuise les efforts de recouvrement.
Filtrage et recherche
Filtrer par tranche d'anciennete
Cliquez sur les boutons de tranche en haut pour afficher uniquement les factures de cette categorie :
- Toutes -- Tout afficher
- Courante -- Pas encore echues
- 1-30 -- Legerement en retard
- 31-60 -- Moderement en retard
- 61-90 -- Significativement en retard
- 90+ -- Serieusement en retard
Filtrer par type de client
Utilisez le menu deroulant du type de client pour afficher :
- Tous les clients -- Tout le monde
- Particulier -- Clients personnels
- Entreprise -- Comptes de flottes et entreprises
Recherche
Saisissez dans la barre de recherche pour trouver des factures par :
- Nom du client
- Numero de facture
- Numero de telephone
Options de tri
Cliquez sur les en-tetes de colonnes pour trier :
- Par total du -- Voir les plus grosses dettes en premier
- Par jours de retard -- Voir les dettes les plus anciennes en premier
- Par nom de client -- Liste alphabetique
Options d'exportation
Cliquez sur Exporter pour telecharger le rapport :
| Format | Ideal pour |
|---|---|
| Impression, partage avec la direction, archivage | |
| CSV | Ouverture dans Excel pour analyse, importation dans d'autres systemes |
Les exportations incluent toutes les donnees visibles selon vos filtres actuels.
Strategies de recouvrement par anciennete
Courante (pas encore echue)
Aucune action requise. Ces factures ne sont pas en retard. Cependant, si une facture importante approche de son echeance, une relance amicale avant echeance peut parfois accelerer le paiement.
1-30 jours de retard
Action : Envoyer une relance amicale.
Beaucoup de factures en retard a ce stade sont simplement oubliees. Un email ou un SMS poli suffit souvent :
"Bonjour [Nom], juste un rappel amical que la facture n°1234 de 350 £ etait due le [date]. N'hesitez pas a nous contacter si vous avez des questions. Vous pouvez payer en ligne sur [lien]."
31-60 jours de retard
Action : Envoyer une relance ferme et envisager un appel telephonique.
A ce stade, soyez plus direct :
"La facture n°1234 de 350 £ est maintenant en retard de 45 jours. Veuillez organiser le paiement sous 7 jours pour eviter toute action supplementaire."
Si le client ne repond pas aux emails, appelez-le. Une conversation directe revele souvent des problemes (difficultes de tresorerie, litiges) qui peuvent etre resolus.
61-90 jours de retard
Action : Escalader. Envoyer une mise en demeure et appeler.
C'est serieux. Votre ton doit refleter l'urgence :
"MISE EN DEMEURE : La facture n°1234 de 350 £ est en retard de 75 jours. Le paiement doit etre recu sous 7 jours, faute de quoi nous serons contraints de prendre des mesures supplementaires."
Documentez toutes les communications. Demandez-vous si vous souhaitez continuer a travailler avec ce client.
90+ jours de retard
Action : Derniers efforts de recouvrement ou decision de passage en pertes.
Options a ce stade :
- Faire une derniere tentative de recouvrement
- Negocier un echeancier de paiement
- Transmettre a une agence de recouvrement
- Passer la dette en pertes et profits
- Envisager une action en justice pour les montants importants
Plus vous attendez, moins vous avez de chances de recouvrer. Prenez une decision et agissez.
Conseils et bonnes pratiques
-
Examinez chaque semaine. Ne laissez pas les factures vieillir en silence. Une revue hebdomadaire de 30 minutes detecte les problemes tot.
-
Agissez vite sur les nouvelles factures en retard. La premiere semaine de retard d'une facture est votre meilleure chance de recouvrement.
-
Appliquez des conditions de paiement coherentes. Si vos conditions sont a 30 jours nets, appliquez-les. Les clients apprennent ce que vous tolerez.
-
Exigez des acomptes pour les gros travaux. Pour les travaux couteux, exigez 50% d'avance. Cela reduit votre exposition.
-
Identifiez les recidivistes. Certains clients paient toujours en retard. Envisagez d'exiger un paiement anticipe pour eux.
-
Distinguez litiges et non-paiement. Une facture contestee necessite une resolution. Un client qui ne paie tout simplement pas necessite une action de recouvrement. Traitez-les differemment.
-
Suivez votre taux de recouvrement. Au fil du temps, surveillez le pourcentage de factures en retard que vous recouvrez avec succes. S'il baisse, revoyez vos processus.
-
Envisagez des echeanciers de paiement. Pour les clients en difficulte reelle, un echeancier est souvent mieux que rien. Documentez l'arrangement.
Questions frequentes
Quelle est la difference entre montant et solde ?
Le montant est le total original de la facture. Le solde est ce qui reste a payer. Si un client a fait un paiement partiel, le solde est inferieur au montant.
Puis-je voir les factures payees ?
Ce rapport affiche uniquement les factures impayees. Pour voir les factures payees, allez dans la liste des factures et filtrez par statut.
Que se passe-t-il quand je passe une facture en pertes ?
La facture est retiree des creances (plus due) et une charge pour creance irrecouvrable est enregistree. L'historique du client montre toujours la facture originale marquee comme passee en pertes.
L'envoi d'une relance la marque-t-elle automatiquement comme envoyee ?
Oui. Le systeme enregistre la date d'envoi des relances. Vous pouvez voir l'historique des relances dans les details de la facture.
Comment gerer les paiements partiels ?
Quand un client fait un paiement partiel, la facture affiche :
- Le montant original
- Les paiements recus
- Le solde restant
L'anciennete est basee sur le solde restant.
Que faire si un client conteste une facture ?
Marquez-la comme contestee et ajoutez des notes. Travaillez a resoudre le litige. Si la resolution necessite un avoir ou un ajustement, traitez-le separement. Ne passez pas en pertes les factures contestees sans resolution.
Jusqu'ou remonte le rapport ?
Le rapport affiche toutes les factures impayees quelle que soit leur anciennete. Les factures tres anciennes (180+ jours) devraient probablement etre passees en pertes ou transmises au recouvrement.
Puis-je voir les creances de tous mes garages ?
Chaque garage a son propre rapport. Si vous gerez plusieurs garages, generez le rapport pour chacun. Des rapports consolides au niveau de l'organisation peuvent etre disponibles selon votre forfait.
Quel est le meilleur jour pour envoyer des relances ?
Les matins du mardi, mercredi et jeudi tendent a avoir les meilleurs taux d'ouverture. Evitez le lundi (les gens rattrapent leur retard) et le vendredi (les gens terminent leur semaine).
Faut-il facturer des penalites de retard ?
Si vos conditions incluent des penalites de retard et que vous les avez communiquees aux clients, vous pouvez les appliquer. Cependant, ajouter des penalites a un client en difficulte aide rarement au recouvrement. Concentrez-vous sur le recouvrement du principal.