Rapport de balance agee des dettes
Apercu general
Le rapport de balance agee des dettes affiche chaque facture impayee que vous devez a vos fournisseurs, classee par anciennete. C'est votre outil principal pour gerer les sorties de tresorerie et maintenir de bonnes relations fournisseurs.
Pourquoi c'est important :
Payer les fournisseurs en retard nuit aux relations, peut entrainer des penalites de retard, et risque meme de couper votre approvisionnement en pieces. Payer trop tot immobilise de la tresorerie dont vous pourriez avoir besoin ailleurs. Le rapport de balance agee des dettes vous aide a prioriser les paiements pour payer a temps sans mettre votre tresorerie sous pression.
Ce que vous pouvez faire avec ce rapport :
- Voir exactement combien vous devez a tous vos fournisseurs
- Identifier les factures en retard necessitant un paiement immediat
- Planifier vos sorties de tresorerie pour les semaines a venir
- Reperer les fournisseurs avec lesquels vous etes regulierement en retard
- Eviter les crises de tresorerie liees a des factures oubliees
Comment acceder au rapport
- Connectez-vous a votre tableau de bord autoGMS.
- Dans la barre laterale, cliquez sur Rapports financiers.
- Cliquez sur Rapports financiers.
- Selectionnez Balance agee des dettes.
Le rapport se charge en affichant toutes les factures impayees a ce jour.
Si vous devez d'abord creer une dette fournisseur et la regler plus tard, enregistrez-la via les Ecritures financieres en utilisant le type Charge a payer.
Comment les ecritures financieres affectent la balance agee des dettes
Les charges a payer enregistrees via les Ecritures financieres apparaissent dans ce rapport jusqu'a leur reglement complet.
| Type d'ecriture financiere | Effet sur la balance agee des dettes |
|---|---|
| Charge a payer | Apparait comme une dette ouverte et vieillit selon la date d'echeance |
| Reglement | Reduit immediatement le solde restant du |
| Autres types d'ecritures financieres | N'apparaissent pas ici |
Comprendre les tranches d'anciennete
Les factures sont regroupees en "tranches d'anciennete" selon le nombre de jours ecoules depuis leur echeance :
| Tranche | Ce que cela signifie |
|---|---|
| Courante | Pas encore echue. La date de facture est passee mais la date d'echeance non. |
| 1-30 jours | Legerement en retard. L'echeance etait il y a 1 a 30 jours. |
| 31-60 jours | Moderement en retard. L'echeance etait il y a 31 a 60 jours. |
| 61-90 jours | Significativement en retard. L'echeance etait il y a 61 a 90 jours. |
| 90+ jours | Serieusement en retard. L'echeance etait il y a plus de 90 jours. |
Lire le rapport
Section de synthese
En haut du rapport, des cartes de synthese affichent :
| Carte | Ce qu'elle affiche |
|---|---|
| Total des dettes | Le montant total que vous devez a tous les fournisseurs |
| Courant | Montant pas encore echu |
| En retard | Montant total depassant la date d'echeance |
| Serieusement en retard (90+) | Montant en retard de plus de 90 jours |
Tableau detaille par fournisseur
Sous la synthese, un tableau liste chaque fournisseur avec des soldes en cours :
| Colonne | Ce qu'elle affiche |
|---|---|
| Fournisseur | Nom et coordonnees du fournisseur |
| Total du | Montant total que vous devez a ce fournisseur |
| Courant | Montant pas encore echu |
| 1-30 | Montant en retard de 1 a 30 jours |
| 31-60 | Montant en retard de 31 a 60 jours |
| 61-90 | Montant en retard de 61 a 90 jours |
| 90+ | Montant en retard de plus de 90 jours |
| Plus ancienne facture | Anciennete de la plus ancienne facture impayee |
Cliquez sur la ligne d'un fournisseur pour voir ses factures impayees individuelles.
Vue detaillee des factures
Lorsque vous developpez un fournisseur, vous voyez chaque facture impayee :
| Colonne | Ce qu'elle affiche |
|---|---|
| N° de facture | Numero de facture du fournisseur |
| Date | Date de reception de la facture |
| Date d'echeance | Date a laquelle le paiement est du |
| Jours de retard | Nombre de jours de depassement (ou "Non echue" si courante) |
| Montant | Total de la facture |
| Solde | Montant restant du (apres tout paiement partiel) |
Priorisation des paiements
Utilisez les tranches d'anciennete pour prioriser les paiements :
Courante (pas encore echue)
Aucune action immediate requise. Prevoyez de payer avant qu'elles ne deviennent en retard.
1-30 jours de retard
Action : Payez bientot. Beaucoup de fournisseurs ont des delais de grace, mais ne tentez pas le sort.
31-60 jours de retard
Action : Payez immediatement. Les fournisseurs peuvent commencer a appliquer des penalites de retard ou vous appeler pour recouvrement.
61-90 jours de retard
Action : Payez maintenant et presentez vos excuses. Votre relation avec ce fournisseur est en danger.
90+ jours de retard
Action : Payez immediatement et contactez personnellement. Les fournisseurs peuvent :
- Cesser d'accorder du credit
- Refuser d'honorer de nouvelles commandes
- Appliquer des penalites de retard importantes
- Transmettre au recouvrement
Planification des sorties de tresorerie
Utilisez ce rapport pour la planification hebdomadaire de tresorerie :
- Examinez la tranche Courante — Ce sont les factures a echeance prochaine. Totalisez-les.
- Ajoutez la tranche 1-30 jours — Celles-ci doivent etre payees maintenant. Ajoutez-les a votre liste.
- Totalisez les montants — C'est votre besoin minimum en tresorerie pour les 30 prochains jours.
- Comparez a la tresorerie disponible — Verifiez votre solde bancaire et les paiements clients attendus.
- Priorisez en cas de deficit — Si vous ne pouvez pas tout payer, priorisez par :
- Anciennete (factures les plus anciennes en premier)
- Importance du fournisseur (fournisseurs cles en premier)
- Montant des penalites (factures a fortes penalites en premier)
Filtrage et recherche
Filtrer par tranche d'anciennete
Cliquez sur les boutons de tranche pour afficher uniquement les factures de cette categorie.
Filtrer par type de fournisseur
Utilisez les menus deroulants pour filtrer par categorie de fournisseur si configure.
Recherche
Saisissez dans la barre de recherche pour trouver des factures par :
- Nom du fournisseur
- Numero de facture
- Montant
Options de tri
Cliquez sur les en-tetes de colonnes pour trier :
- Par total du — Voir les plus grosses dettes en premier
- Par jours de retard — Voir les factures les plus urgentes en premier
- Par nom de fournisseur — Liste alphabetique
Options d'exportation
Cliquez sur Exporter pour telecharger le rapport :
| Format | Ideal pour |
|---|---|
| Impression, archivage, partage avec la direction | |
| CSV | Ouverture dans Excel pour la planification de tresorerie |
Conseils et bonnes pratiques
-
Examinez chaque semaine. Reservez 15 minutes chaque semaine pour passer en revue les dettes et planifier les paiements.
-
Payez a temps, pas en avance. Sauf si des remises pour paiement anticipe sont proposees, payer en avance immobilise de la tresorerie inutilement.
-
Negociez les conditions de paiement. Si la tresorerie est tendue, contactez les fournisseurs pour negocier des delais etendus avant de manquer un paiement.
-
Parametrez des rappels de paiement. Ne vous fiez pas a la memoire. Utilisez des rappels de calendrier pour les dates d'echeance importantes.
-
Privilegiez les fournisseurs cles. Si vous devez retarder des paiements, protegez les relations avec vos fournisseurs les plus importants.
-
Suivez les limites de credit fournisseurs. Connaissez vos limites de credit et evitez de les depasser.
Questions frequentes
Quelle est la difference entre montant et solde ?
Le montant est le total original de la facture. Le solde est ce qui reste a payer. Si vous avez fait un paiement partiel, le solde est inferieur au montant.
Puis-je marquer une facture comme payee depuis ce rapport ?
Ce rapport est destine a la consultation et a la planification. Pour enregistrer des paiements, utilisez la fonctionnalite de paiement des charges ou factures ailleurs dans autoGMS.
Que faire si un fournisseur a envoye une facture en double ?
Si vous voyez des doublons, verifiez vos enregistrements et contactez le fournisseur pour clarifier. Ne payez pas la meme facture deux fois.
Comment gerer les factures en litige ?
Si vous contestez une facture aupres d'un fournisseur, faites-en note et continuez a la suivre ici. Ne payez pas les montants contestes tant qu'ils ne sont pas resolus.
Ce rapport inclut-il les factures de tous les fournisseurs ?
Oui, le rapport affiche toutes les factures impayees de tous les fournisseurs enregistres dans autoGMS.