Journal des transactions
Apercu general
Le Journal des transactions est le registre principal de chaque transaction financiere de votre garage. Alors que les autres rapports resument et categorisent vos donnees, le Journal des transactions liste chaque transaction individuellement, afin que vous voyiez ce qui compose votre situation financiere.
C'est une liste de mouvements, pas un livre comptable officiel. Chaque intervention, depense, avoir et paiement est enregistre une seule fois, et les colonnes Debit et Credit indiquent le sens de ce mouvement unique. Ce n'est pas une comptabilite en partie double complete : les deux colonnes ne forment donc pas une balance et leurs totaux ne seront pas egaux.
Pourquoi c'est important :
Quand quelque chose ne correspond pas, le Journal des transactions est l'endroit ou vous allez enqueter. C'est la piste d'audit qui montre exactement ce qui s'est passe, quand, et sur quels comptes.
Ce que vous pouvez faire avec ce rapport :
- Retracer tout solde jusqu'a ses transactions d'origine
- Enqueter sur les ecarts entre les rapports
- Fournir des enregistrements detailles a votre comptable
- Verifier que les transactions ont ete correctement enregistrees
- Exporter les donnees pour une analyse externe ou un audit
Comment les ecritures financieres affectent le Journal des transactions
Les ecritures financieres apparaissent dans le Journal des transactions afin que vous puissiez auditer leur impact sur les soldes et les mouvements de tresorerie.
| Type d'ecriture financiere | Effet sur le Journal des transactions |
|---|---|
| Charge payee d'avance | Apparait comme partie de l'impact des ecritures financieres sur le livre |
| Charge a payer | Apparait comme une transaction liee aux dettes fournisseurs et un historique de reglement ulterieur |
| Achat d'actif | Apparait comme une transaction financiere liee aux actifs |
| Apport en capital | Apparait comme une activite de financement/capitaux propres |
| Transfert entre comptes | Apparait comme un historique de transfert sans affecter le resultat |
Utilisez les Ecritures financieres lorsque vous souhaitez enregistrer correctement ces elements avant de les retracer ici.
Comment acceder au rapport
- Connectez-vous a votre tableau de bord autoGMS.
- Dans la barre laterale, cliquez sur Rapports financiers.
- Cliquez sur Rapports financiers.
- Selectionnez Journal des transactions.
Le rapport se charge en affichant les transactions du mois en cours par defaut.
Comprendre le Debit et le Credit dans ce rapport
Ce rapport enregistre une ecriture par transaction. Il n'y a pas de contrepartie, donc Debit et Credit designent ici le sens d'un mouvement unique et non les deux volets d'une ecriture en partie double :
- Credit — valeur acquise. Une intervention terminee est portee au credit.
- Debit — valeur dans l'autre sens : une depense, un avoir, un acompte detenu, ou la tresorerie encaissee au titre d'un travail deja acquis.
Ce que cela signifie en pratique
- Les totaux des colonnes Debit et Credit ne sont pas censes correspondre. Ils ne forment pas une balance, et un desequilibre n'est pas une erreur.
- Pour le rapprochement, utilisez la colonne Solde et les totaux du resume en haut du rapport, et non les totaux des deux colonnes.
- Un paiement client apparait comme le mouvement de tresorerie qu'il est et ne modifie pas le solde, car le revenu a deja ete enregistre a la fin de l'intervention.
Exemple : une intervention terminee et son paiement
Une intervention de 100 que le client paie ensuite integralement :
| Transaction | Debit | Credit | Effet sur le solde |
|---|---|---|---|
| Intervention terminee | 100 | +100 | |
| Paiement recu | 100 | aucun changement |
C'est l'intervention qui a genere les 100. Le paiement est la tresorerie qui arrive en contrepartie, enregistree pour que vous rapprochiez les encaissements sans compter le revenu deux fois.
Si vous avez besoin d'une comptabilite en partie double reglementaire, exportez ce journal et remettez-le a votre comptable. autoGMS enregistre les transactions ; il ne tient pas un grand livre au sens comptable officiel.
Lire le rapport
Selection de compte
En haut, selectionnez le ou les comptes a afficher :
- Tous les comptes — Affiche les transactions de tous les comptes
- Compte specifique — Filtrer sur un seul compte (par ex. "Tresorerie", "Creances clients", "Produits pieces")
Periode
Selectionnez la periode a analyser. Le livre affiche les transactions qui ont eu lieu durant cette periode.
Tableau des transactions
Chaque ligne represente une transaction :
| Colonne | Ce qu'elle affiche |
|---|---|
| Date | Date d'enregistrement de la transaction |
| Reference | Identifiant de transaction ou numero de facture |
| Description | Objet de la transaction |
| Compte | Le compte concerne |
| Etat de facture | Paye, partiellement paye, non paye, pas de facture, ou vide lorsque la ligne n'est pas liee a une facture |
| Source de paiement | Banque, especes, carte ou autre source lorsqu'elle est renseignee |
| Debit | Montant debite (le cas echeant) |
| Credit | Montant credite (le cas echeant) |
| Solde | Solde cumule pour ce compte |
Les lignes de revenus affichent les sources de paiement saisies sur les factures liees, Non paye lorsque la facture liee n'a pas encore de paiement, ou Pas de facture lorsqu'aucune facture n'est liee. Les lignes de paiements recus restent separees afin de rapprocher les encaissements sans modifier le revenu acquis.
Solde cumule
Dans la vue d'un seul compte, la colonne Solde affiche le total cumule apres chaque transaction. Cela vous permet de suivre l'evolution du solde du compte dans le temps.
Cas d'utilisation courants
Rapprochement bancaire
- Selectionnez votre compte Tresorerie ou Banque.
- Definissez la periode pour correspondre a votre releve bancaire.
- Comparez chaque transaction du livre a votre releve bancaire.
- Identifiez les ecarts (transactions manquantes, montants incorrects).
Investigation d'un solde
Si un solde semble incorrect :
- Selectionnez le compte en question.
- Definissez une periode couvrant la periode concernee.
- Examinez chaque transaction pour trouver des erreurs ou des ecritures manquantes.
Preparation d'un audit
- Selectionnez Tous les comptes.
- Definissez la periode pour la periode d'audit.
- Exportez en CSV.
- Fournissez le fichier a votre auditeur avec les documents justificatifs.
Recherche d'une transaction specifique
- Utilisez la fonction de recherche.
- Recherchez par numero de reference, description ou montant.
- Cliquez sur la transaction pour voir tous les details.
Filtrage et recherche
Filtrer le journal
Utilisez les filtres de la barre d'outils pour affiner le journal par :
- Type de transaction, comme revenu, paiement recu, charge, acompte, avoir ou ecriture financiere
- Categorie de charge
- Source de paiement, comme especes, carte, virement bancaire, cheque, non paye ou pas de facture
- Etat de facture, comme paye, partiellement paye, non paye ou pas de facture
Recherche
Saisissez dans la barre de recherche pour trouver des transactions par :
- Numero de reference
- Description
- Montant
Periode
Utilisez le selecteur de dates pour limiter les resultats a une periode specifique.
Options d'exportation
Cliquez sur Exporter pour telecharger le livre :
| Format | Ideal pour |
|---|---|
| Documents officiels, documentation d'audit | |
| CSV | Importation dans un logiciel comptable, analyse detaillee |
Les exportations incluent toutes les transactions visibles selon vos filtres actuels.
Conseils et bonnes pratiques
-
Utilisez la vue par compte pour le rapprochement. Voir tous les comptes en meme temps est utile pour une vue d'ensemble, mais le rapprochement fonctionne mieux avec la vue d'un seul compte.
-
Rapprochez avec les documents sources. Pour toute transaction que vous examinez, retrouvez la facture, le recu ou la note d'origine.
-
Examinez regulierement. Les revues mensuelles du livre detectent les erreurs avant qu'elles ne s'accumulent.
-
Lisez Debit et Credit comme un sens, pas comme une paire equilibree. Le credit est la valeur acquise ; le debit est la valeur dans l'autre sens, y compris la tresorerie encaissee au titre d'un travail deja acquis.
-
Utilisez les numeros de reference. Lors de la recherche de transactions, les numeros de reference (numeros de facture, identifiants de paiement) sont le moyen le plus rapide de trouver ce dont vous avez besoin.
Questions frequentes
Pourquoi les debits et credits me semblent confus ?
C'est normal. La terminologie est contre-intuitive car elle provient du point de vue de la banque, pas du votre. Dans le langage courant, un "credit" semble positif, mais en comptabilite, cela depend du type de compte. Concentrez-vous sur l'effet : le compte a-t-il augmente ou diminue ?
Est-ce un grand livre en partie double ?
Non. Il enregistre une ecriture par transaction, donc les colonnes Debit et Credit indiquent le sens du mouvement et ne s'equilibrent pas entre elles. C'est une piste complete des transactions, que vous pouvez remettre a un comptable, et non une comptabilite en partie double reglementaire.
Pourquoi mon solde cumule ne correspond-il pas au solde attendu ?
Verifiez votre periode. Le solde cumule commence a partir du solde d'ouverture au debut de la periode selectionnee. Si des transactions anterieures a cette date sont exclues, le solde d'ouverture reflete ces ecritures historiques.
Puis-je modifier des transactions dans le Journal des transactions ?
Le Journal des transactions est en lecture seule. Pour corriger quelque chose, traitez-le a la source — la reservation, la facture, la depense ou l'ecriture financiere — et le journal se met a jour avec.
Que faire si les debits ne sont pas egaux aux credits ?
C'est attendu ici et ce n'est pas une erreur. Chaque transaction est enregistree une seule fois, donc les totaux des deux colonnes sont independants. Utilisez plutot la colonne Solde et les totaux du resume pour le rapprochement.
Quel niveau de detail faut-il dans les descriptions ?
Suffisamment detaille pour identifier la transaction des mois plus tard. Incluez les noms des clients, les numeros de facture et ce qui a ete achete ou paye.