Grand livre
Apercu general
Le Grand livre est le registre principal de chaque transaction financiere de votre garage. Alors que les autres rapports resument et categorisent vos donnees, le Grand livre montre chaque debit et credit individuel qui compose votre situation financiere.
Pourquoi c'est important :
Quand quelque chose ne correspond pas, le Grand livre est l'endroit ou vous allez enqueter. C'est la piste d'audit qui montre exactement ce qui s'est passe, quand, et sur quels comptes.
Ce que vous pouvez faire avec ce rapport :
- Retracer tout solde jusqu'a ses transactions d'origine
- Enqueter sur les ecarts entre les rapports
- Fournir des enregistrements detailles a votre comptable
- Verifier que les transactions ont ete correctement enregistrees
- Exporter les donnees pour une analyse externe ou un audit
Comment les ecritures financieres affectent le Grand livre
Les ecritures financieres apparaissent dans le Grand livre afin que vous puissiez auditer leur impact sur les soldes et les mouvements de tresorerie.
| Type d'ecriture financiere | Effet sur le Grand livre |
|---|---|
| Charge payee d'avance | Apparait comme partie de l'impact des ecritures financieres sur le livre |
| Charge a payer | Apparait comme une transaction liee aux dettes fournisseurs et un historique de reglement ulterieur |
| Achat d'actif | Apparait comme une transaction financiere liee aux actifs |
| Apport en capital | Apparait comme une activite de financement/capitaux propres |
| Transfert entre comptes | Apparait comme un historique de transfert sans affecter le resultat |
Utilisez les Ecritures financieres lorsque vous souhaitez enregistrer correctement ces elements avant de les retracer ici.
Comment acceder au rapport
- Connectez-vous a votre tableau de bord autoGMS.
- Dans la barre laterale, cliquez sur Rapports financiers.
- Cliquez sur Rapports financiers.
- Selectionnez Grand livre.
Le rapport se charge en affichant les transactions du mois en cours par defaut.
Comprendre la comptabilite en partie double
Chaque transaction dans le Grand livre comporte au moins deux ecritures :
- Debit — Une augmentation des comptes d'actifs ou de charges ; une diminution des comptes de passifs, de capitaux propres ou de produits
- Credit — Une diminution des comptes d'actifs ou de charges ; une augmentation des comptes de passifs, de capitaux propres ou de produits
Pour chaque transaction, le total des debits doit etre egal au total des credits. C'est le principe fondamental de la comptabilite en partie double.
Exemple : enregistrement d'une vente de pieces
Lorsque vous vendez des pieces a un client pour 100 £ :
| Compte | Debit | Credit |
|---|---|---|
| Tresorerie (Actif) | £100 | |
| Produits pieces (Produits) | £100 |
La tresorerie (un actif) augmente par le debit. Les produits augmentent par le credit.
Lire le rapport
Selection de compte
En haut, selectionnez le ou les comptes a afficher :
- Tous les comptes — Affiche les transactions de tous les comptes
- Compte specifique — Filtrer sur un seul compte (par ex. "Tresorerie", "Creances clients", "Produits pieces")
Periode
Selectionnez la periode a analyser. Le livre affiche les transactions qui ont eu lieu durant cette periode.
Tableau des transactions
Chaque ligne represente une ecriture de journal :
| Colonne | Ce qu'elle affiche |
|---|---|
| Date | Date d'enregistrement de la transaction |
| Reference | Identifiant de transaction ou numero de facture |
| Description | Objet de la transaction |
| Compte | Le compte concerne |
| Debit | Montant debite (le cas echeant) |
| Credit | Montant credite (le cas echeant) |
| Solde | Solde cumule pour ce compte |
Solde cumule
Dans la vue d'un seul compte, la colonne Solde affiche le total cumule apres chaque transaction. Cela vous permet de suivre l'evolution du solde du compte dans le temps.
Cas d'utilisation courants
Rapprochement bancaire
- Selectionnez votre compte Tresorerie ou Banque.
- Definissez la periode pour correspondre a votre releve bancaire.
- Comparez chaque transaction du livre a votre releve bancaire.
- Identifiez les ecarts (transactions manquantes, montants incorrects).
Investigation d'un solde
Si un solde semble incorrect :
- Selectionnez le compte en question.
- Definissez une periode couvrant la periode concernee.
- Examinez chaque transaction pour trouver des erreurs ou des ecritures manquantes.
Preparation d'un audit
- Selectionnez Tous les comptes.
- Definissez la periode pour la periode d'audit.
- Exportez en CSV.
- Fournissez le fichier a votre auditeur avec les documents justificatifs.
Recherche d'une transaction specifique
- Utilisez la fonction de recherche.
- Recherchez par numero de reference, description ou montant.
- Cliquez sur la transaction pour voir tous les details.
Filtrage et recherche
Filtrer par compte
Utilisez le menu deroulant des comptes pour afficher uniquement les transactions d'un compte specifique.
Filtrer par type de transaction
Certains livres permettent de filtrer par type :
- Factures
- Paiements recus
- Charges
- Ecritures de journal
Recherche
Saisissez dans la barre de recherche pour trouver des transactions par :
- Numero de reference
- Description
- Montant
Periode
Utilisez le selecteur de dates pour limiter les resultats a une periode specifique.
Options d'exportation
Cliquez sur Exporter pour telecharger le livre :
| Format | Ideal pour |
|---|---|
| Documents officiels, documentation d'audit | |
| CSV | Importation dans un logiciel comptable, analyse detaillee |
Les exportations incluent toutes les transactions visibles selon vos filtres actuels.
Conseils et bonnes pratiques
-
Utilisez la vue par compte pour le rapprochement. Voir tous les comptes en meme temps est utile pour une vue d'ensemble, mais le rapprochement fonctionne mieux avec la vue d'un seul compte.
-
Rapprochez avec les documents sources. Pour toute transaction que vous examinez, retrouvez la facture, le recu ou la note d'origine.
-
Examinez regulierement. Les revues mensuelles du livre detectent les erreurs avant qu'elles ne s'accumulent.
-
Comprenez la structure des comptes. Sachez quels comptes sont des actifs, des passifs, des capitaux propres, des produits et des charges. Cela vous aide a comprendre ce que signifient les debits et credits dans chaque contexte.
-
Utilisez les numeros de reference. Lors de la recherche de transactions, les numeros de reference (numeros de facture, identifiants de paiement) sont le moyen le plus rapide de trouver ce dont vous avez besoin.
Questions frequentes
Pourquoi les debits et credits me semblent confus ?
C'est normal. La terminologie est contre-intuitive car elle provient du point de vue de la banque, pas du votre. Dans le langage courant, un "credit" semble positif, mais en comptabilite, cela depend du type de compte. Concentrez-vous sur l'effet : le compte a-t-il augmente ou diminue ?
Qu'est-ce qu'une ecriture de journal ?
Une ecriture de journal est un enregistrement d'une transaction. Elle comprend la date, les comptes concernes, les montants debites et credites, et une description. L'ensemble des ecritures de journal constitue le Grand livre.
Pourquoi mon solde cumule ne correspond-il pas au solde attendu ?
Verifiez votre periode. Le solde cumule commence a partir du solde d'ouverture au debut de la periode selectionnee. Si des transactions anterieures a cette date sont exclues, le solde d'ouverture reflete ces ecritures historiques.
Puis-je modifier des transactions dans le Grand livre ?
Le Grand livre est en lecture seule. Pour corriger des erreurs, creez des ecritures de regularisation ou annulez et recreez la transaction d'origine.
Que faire si les debits ne sont pas egaux aux credits ?
Cela indique une erreur dans l'enregistrement des transactions. Chaque transaction doit etre equilibree. Si vous constatez un desequilibre, examinez la transaction source.
Quel niveau de detail faut-il dans les descriptions ?
Suffisamment detaille pour identifier la transaction des mois plus tard. Incluez les noms des clients, les numeros de facture et ce qui a ete achete ou paye.