Ecritures financieres
Apercu general
Les Ecritures financieres sont la page dediee aux transactions qui ne doivent pas etre traitees comme des charges d'exploitation ordinaires.
Utilisez-la pour :
- les charges payees d'avance
- les charges a payer
- les achats d'actifs
- les apports en capital
- les transferts entre comptes
Cela permet de conserver les depenses courantes de l'atelier dans le flux normal des Charges, tout en accordant un traitement comptable adapte aux elements qui affectent differemment les actifs, les passifs, les capitaux propres ou les mouvements de tresorerie.
Comment acceder aux Ecritures financieres
- Connectez-vous a votre tableau de bord autoGMS.
- Dans la barre laterale, cliquez sur Rapports financiers.
- Cliquez sur Ecritures financieres.
- Cliquez sur Ajouter une ecriture financiere pour creer un nouvel element.
Utilisez Ajouter un compte sur la meme page pour ajouter des comptes de caisse ou bancaires pour les transferts et reglements.
Quand utiliser les Ecritures financieres
| Type d'ecriture | Utilisez-le quand | Pourquoi |
|---|---|---|
| Charge payee d'avance | Vous avez paye maintenant pour quelque chose utilise sur plusieurs mois | Elle doit etre reconnue progressivement |
| Charge a payer | Vous voulez enregistrer le cout maintenant et payer plus tard | Elle doit rester ouverte comme dette jusqu'au reglement |
| Achat d'actif | Vous avez achete un equipement ou un actif a long terme | Il ne doit pas gonfler les charges d'exploitation immediatement |
| Apport en capital | Le proprietaire a injecte des fonds dans l'entreprise | Cela affecte les capitaux propres et la tresorerie, pas le resultat |
| Transfert entre comptes | Vous avez deplace de l'argent entre vos propres comptes | Ce n'est ni un produit ni une charge |
Si l'element est une depense courante de garage qui doit etre comptabilisee immediatement en charges, utilisez plutot la page Charges classique.
Quel flux choisir ?
| Situation | Utilisez |
|---|---|
| Carburant, petits outils, produits de nettoyage, abonnements mensuels ou autres couts qui appartiennent entierement au mois en cours | Charges |
| Assurance annuelle, logiciel annuel, loyer paye d'avance, garantie etendue ou contrat de maintenance paye d'avance | Ecritures financieres -> Charge payee d'avance |
| Facture fournisseur recue maintenant mais payable plus tard | Ecritures financieres -> Charge a payer |
| Pont elevateur, appareil de diagnostic, compresseur ou autre equipement a long terme | Ecritures financieres -> Achat d'actif |
| Le proprietaire injecte des fonds dans l'entreprise | Ecritures financieres -> Apport en capital |
| Argent deplace d'un compte bancaire/caisse vers un autre compte vous appartenant | Ecritures financieres -> Transfert entre comptes |
Comment utiliser chaque type d'ecriture
Charge payee d'avance
Exemples :
- licence logicielle annuelle
- assurance annuelle
- loyer paye d'avance
- garantie etendue
- contrat de maintenance prepaye
Comment la saisir :
- Cliquez sur Ajouter une ecriture financiere.
- Choisissez Charge payee d'avance.
- Saisissez la description, le montant, la date de debut, la duree et la categorie de charge.
- Vous pouvez aussi renseigner le fournisseur, le mode de paiement, la reference et les notes.
- Verifiez l'apercu de l'amortissement.
- Enregistrez.
Effet :
- enregistree d'abord comme actif prepaye
- reconnue mensuellement sur la duree selectionnee
- n'impacte pas le compte de resultat en totalite le premier jour
Ce que fait autoGMS :
- enregistre le mouvement de tresorerie lorsque le paiement est effectue
- conserve la partie non utilisee comme solde prepaye au bilan
- reconnait la charge mensuelle dans le compte de resultat et les chiffres reels
- reduit le solde prepaye restant au fur et a mesure des mois reconnus
Exemple :
Vous payez 12,000 pour 12 mois d'assurance commencant le 1er janvier.
| Rapport | Ce que vous voyez |
|---|---|
| Flux de tresorerie | Sortie de tresorerie de 12,000 au moment du paiement |
| Compte de resultat | Charge de 1,000 par mois pendant 12 mois |
| Bilan | Actif prepaye qui commence a 12,000 et diminue lorsque les mois sont reconnus |
Utilisez les charges payees d'avance uniquement lorsque le paiement couvre des mois futurs. Si vous payez un abonnement chaque mois pour le mois en cours, utilisez la page Charges classique.
Charge a payer
Exemples :
- facture fournisseur due la semaine prochaine
- facture recue maintenant mais le paiement sera effectue plus tard
Comment la saisir :
- Cliquez sur Ajouter une ecriture financiere.
- Choisissez Charge a payer.
- Saisissez la description, le montant, la date d'echeance, le fournisseur et la categorie de charge.
- Vous pouvez aussi renseigner le mode de paiement, la reference et les notes.
- Enregistrez.
- Lorsque le paiement est effectue, cliquez sur Regler depuis la page des Ecritures financieres.
Effet :
- apparait comme une dette ouverte jusqu'au reglement complet
- peut etre reglee partiellement ou totalement
- les reglements reduisent immediatement le solde restant du
Achat d'actif
Exemples :
- pont elevateur d'atelier
- appareil de diagnostic
- achat d'outil ou d'equipement a long terme
Comment le saisir :
- Cliquez sur Ajouter une ecriture financiere.
- Choisissez Achat d'actif.
- Saisissez le nom de l'actif, le montant, la description et la classe d'actif.
- Vous pouvez aussi renseigner le fournisseur, le mode de paiement, la reference et les notes.
- Enregistrez.
Effet :
- traite comme un achat d'actif
- exclu des totaux de charges d'exploitation ordinaires le premier jour
Apport en capital
Exemples :
- le proprietaire ajoute des fonds pour soutenir l'entreprise
- injection de capital initiale ou complementaire
Comment le saisir :
- Cliquez sur Ajouter une ecriture financiere.
- Choisissez Apport en capital.
- Saisissez le montant, la description et le type de contributeur.
- Vous pouvez aussi renseigner le mode de paiement, la reference et les notes.
- Enregistrez.
Effet :
- traite comme une activite de financement/capitaux propres
- n'apparait pas comme produit d'exploitation
Transfert entre comptes
Exemples :
- de la banque vers la caisse
- d'un compte bancaire vers un autre
Comment le saisir :
- Cliquez sur Ajouter une ecriture financiere.
- Choisissez Transfert entre comptes.
- Selectionnez le compte source et le compte de destination.
- Saisissez le montant et la description.
- Vous pouvez aussi ajouter une reference et des notes.
- Enregistrez.
Effet :
- enregistre le mouvement entre vos propres comptes
- n'affecte pas le compte de resultat
- ne modifie pas le flux de tresorerie net
Important : Vous devez avoir au moins un compte financier configure avant d'enregistrer des transferts, et vous aurez generalement besoin de comptes disponibles pour regler des dettes.
Champs du formulaire d'ecriture
La plupart des ecritures financieres commencent par les memes champs principaux :
- Type d'ecriture
- Date
- Description
- Montant
- Fournisseur
- Mode de paiement
- Reference
- Notes
Des champs supplementaires apparaissent selon le type choisi :
- Charge payee d'avance -- date de debut de reconnaissance, duree en mois, categorie de charge et apercu d'amortissement
- Charge a payer -- date d'echeance, categorie de charge et statut de paiement
- Achat d'actif -- nom et classe de l'actif
- Apport en capital -- type de contributeur
- Transfert entre comptes -- compte source et compte de destination
Le cote droit de la boite de dialogue affiche aussi un apercu en direct pour confirmer le traitement comptable avant l'enregistrement.
Cycle de vie d'une ecriture
Apres l'enregistrement :
- les charges payees d'avance conservent leur calendrier de reconnaissance et leur solde restant
- les charges a payer ouvertes restent visibles jusqu'a reglement partiel ou complet
- les dettes reglees conservent l'ecriture d'origine et la trace du reglement
- les achats d'actifs restent separes des totaux de charges d'exploitation ordinaires
- les apports en capital restent des mouvements de financement/capitaux propres, pas du revenu client
- les transferts entre comptes restent neutres car l'argent ne fait que changer de compte interne
Utilisez les filtres de la page Ecritures financieres pour examiner les ecritures par type, statut et plage de dates.
Travailler avec les charges a payer
Les charges a payer sont concues pour rester ouvertes jusqu'a leur reglement.
Sur la page principale des Ecritures financieres :
- les dettes ouvertes affichent leur montant restant dans le tableau
- les ecritures avec un solde restant affichent une action Regler
- les reglements peuvent etre partiels ou complets
C'est le bon flux pour les situations "enregistrer le cout maintenant, payer plus tard" qui ne doivent pas etre traitees comme des charges ordinaires.
Creer des comptes financiers
Utilisez Ajouter un compte lorsque vous avez besoin de comptes bancaires ou de caisse pour les transferts et reglements.
Pour chaque compte, vous pouvez definir :
- Nom du compte
- Type de compte (
bankoucash) - Compte par defaut
Le compte par defaut sert generalement de compte principal pour les reglements et transferts.
Flux de reglement
Lorsque vous cliquez sur Regler sur une dette ouverte, la boite de dialogue de reglement vous permet d'enregistrer :
- Montant
- Date
- Compte
- Reference
- Notes
C'est la bonne facon de reduire une dette ouverte apres paiement, au lieu de modifier manuellement l'ecriture d'origine.
Resume et aide sur la page
La page Ecritures financieres inclut aussi :
- des cartes de resume pour le nombre d'ecritures, le solde prepaye, les dettes ouvertes, les achats d'actifs, les apports en capital et les transferts
- un panneau de comptes affichant les comptes financiers disponibles et celui marque par defaut
- une carte Ce que cela fait expliquant le traitement comptable applique aux elements enregistres ici
Ces elements aident les utilisateurs a comprendre le traitement prevu avant de comptabiliser ou regler des ecritures.
Comment les Ecritures financieres affectent les rapports
| Rapport | Impact |
|---|---|
| Compte de resultat | Inclut la reconnaissance des charges payees d'avance et l'impact des charges a payer, mais exclut les transferts, apports en capital et achats d'actifs bruts |
| Chiffres reels | Inclut l'impact des charges reconnues provenant des elements prepayes et des charges a payer |
| Bilan | Reflete les soldes prepayes, les dettes ouvertes, les achats d'actifs et les elements lies aux capitaux propres |
| Flux de tresorerie | Reflete le calendrier reel des paiements, les reglements de dettes, les sorties d'achat d'actifs, les entrees d'apport en capital et les transferts neutres |
| Balance agee des dettes | Affiche les charges a payer ouvertes jusqu'a leur reglement |
| Grand livre | Affiche le detail des transactions pour les ecritures financieres et les reglements |
Erreurs courantes a eviter
- N'utilisez pas Apport en capital pour du chiffre d'affaires client.
- N'utilisez pas Transfert entre comptes pour des factures fournisseurs.
- N'utilisez pas une Charge classique si vous voulez que le cout soit reconnu sur plusieurs mois.
- N'utilisez pas Achat d'actif pour le loyer courant, le carburant ou les abonnements.
- N'utilisez pas Charge payee d'avance simplement pour reporter une charge qui a ete entierement consommee ce mois-ci.
- N'utilisez pas Apport en capital pour enregistrer un paiement client ou le reglement d'une facture.
Questions frequentes
Puis-je continuer a utiliser la page des Charges ?
Oui. Les couts d'exploitation courants doivent toujours passer par les Charges.
Puis-je regler partiellement une dette ?
Oui. Un reglement partiel reduit le solde restant du et maintient le reste ouvert.
Pourquoi une charge payee d'avance n'apparait-elle pas en totalite dans le compte de resultat immediatement ?
Parce qu'elle est reconnue progressivement au lieu d'etre comptabilisee en charge en une seule fois.
Une charge payee d'avance ameliore-t-elle la tresorerie ?
Non. La tresorerie sort quand vous payez. Le traitement prepaye modifie seulement le calendrier de reconnaissance de la charge sur les mois qui beneficient du paiement.
Dois-je utiliser les charges payees d'avance pour les abonnements mensuels ?
Generalement non. Si vous payez chaque mois pour le service du mois, utilisez Charges. Utilisez Charge payee d'avance lorsque vous avez paye d'avance pour des mois futurs.
Les transferts entre comptes affectent-ils le resultat ?
Non. Ce ne sont ni des produits ni des charges.