التسوية البنكية
ما الذي تفعله
تقارن التسوية البنكية كشف حسابك البنكي بالأموال المسجلة في autoGMS، سطرًا سطرًا. لكل سطر تحدد ما يمثله. وحين تُسوّى كل الأسطر ويطابق مجموعها الرصيد الختامي، تُنهي الشهر.
تكشف لك أمرين:
- دفعات مسجلة كمدفوعة في autoGMS ولم تصل إلى البنك
- أسطر بنكية لم يسجلها أحد، مثل الرسوم والاشتراكات وأقساط القروض ومورد دُفع له بتحويل
معظم الأسطر تُشرح لك تلقائيًا. يسمي autoGMS إجابته ملحوظ. تؤكدها بنقرة واحدة، أو تختار شيئًا آخر.
أين تجدها
- سجّل الدخول إلى لوحة تحكم autoGMS.
- من الشريط الجانبي انقر التقارير المالية، ثم التسوية البنكية.
يمكنك أيضًا فتحها من التقارير المالية تحت أدوات المحاسبة. تحتاج إلى التقارير المالية وصلاحية صفحة التقارير. عند فتحها أول مرة تظهر جولة قصيرة تشرح الشاشة، ويمكنك إعادتها من قائمة الصفحة (⋯).
قبل أن تبدأ
جهّز ما يلي:
- حساب بنكي في autoGMS. هي نفسها الحسابات البنكية التي تضيفها في القيود المالية. إن لم يكن لديك حساب بعد، انقر إضافة حساب بنكي في الصفحة.
- كشف حسابك البنكي. نزّله من خدمتك المصرفية عبر الإنترنت. تصلح ملفات CSV وExcel (.xlsx) وOFX وQIF وMT940. ملف PDF لا يصلح. يمكنك أيضًا كتابة الأسطر يدويًا.
- تواريخه ورصيداه. تاريخ البداية وتاريخ النهاية والرصيد الافتتاحي والرصيد الختامي مطبوعة على الكشف.
يغطي الكشف الواحد حتى 100 يوم ولا يمكن أن ينتهي بعد اليوم. ويحمل الملف الواحد حتى 2,000 سطر.
الخطوة 1: ابدأ التسوية
- إن كان لديك أكثر من حساب بنكي، اختر الحساب من أعلى الصفحة.
- انقر بدء التسوية.
- أدخل تواريخ الكشف والرصيد الافتتاحي والرصيد الختامي.
- انقر بدء التسوية.
من تسويتك الثانية فصاعدًا يُملأ تاريخ البداية والرصيد الافتتاحي تلقائيًا: اليوم التالي لنهاية الكشف السابق، ورصيده الختامي.
الخطوة 2: أضف أسطر الكشف
- انقر استيراد الكشف واختر ملفك.
- يخمّن autoGMS أي عمود هو التاريخ والوصف والمبلغ. راجع كل واحد. إن كان في ملفك عمود مبلغ واحد فالسالب يعني صادرًا، وإن كان فيه عمودان منفصلان للوارد والصادر فحدد ذلك.
- إن أمكن قراءة التواريخ بطريقتين، حدد هل تُكتب اليوم أولًا أم الشهر أولًا.
- راجع القائمة. الأسطر الواقعة خارج تواريخ الكشف أو التي تتعذر قراءتها تُتخطى وتُعرض لتعرفها.
- انقر استيراد.
استيراد الملف نفسه مرتين لا يضيف شيئًا؛ فالأسطر الموجودة على الكشف تُتخطى. وإن كان الملف يحمل رصيدًا ختاميًا يختلف عما أدخلته، ينبهك autoGMS لتراجع بيانات الكشف قبل الإنهاء.
يحتفظ autoGMS بنسخة من كل ملف تستورده. لتنزيل أحدها لاحقًا، افتح قائمة الصفحة (⋯) وانقر ملفات الكشف. حذف التسوية يحذف ملفاتها أيضًا، أما الإنهاء فيُبقيها.
لإضافة سطر واحد يدويًا، افتح قائمة الصفحة (⋯) وانقر إضافة سطر.
الخطوة 3: أكّد الجاهز
فوق الأسطر شريط يخبرك بعدد الأسطر الجاهزة: أسطر لها مطابقة واضحة واحدة، أو أسطر تشرحها قاعدة سابقة. انقر تأكيد فتُنجز كلها دفعة واحدة.
عامل التصفية ملحوظ يعرض هذه الأسطر وحدها، إن أردت أن تطّلع عليها قبل التأكيد.
الخطوة 4: راجع الباقي
انقر غير مُسوّاة لترى ما تبقى، ثم انقر سطرًا. تعرض اللوحة على اليمين (وفي الهاتف الشاشة التالية) ما يعتقد autoGMS أن السطر يمثله، مع السبب تحته، إلى جانب الخيارات الأخرى:
| الخيار | متى تستخدمه | ما الذي يحدث |
|---|---|---|
| مطابقة سجل | المال مسجل أصلًا في autoGMS: دفعة عميل، استرداد، دفعة مصروف، سداد فاتورة، تحويل أو تغذية صندوق النقد. | يُربط السطر بذلك السجل. |
| تسجيل الدفعة | مبلغ وارد من عميل فاتورته ما زالت مفتوحة. | تُضاف دفعة إلى الفاتورة ويُطابَق السطر معها. |
| تسجيل المصروف | مبلغ صادر غير مسجل في autoGMS بعد: رسوم، اشتراك، مورد دُفع له بتحويل، وقود بالبطاقة. | يُضاف مصروف مدفوع إلى المصاريف ويُطابَق السطر معه. |
| استبعاد | مال ليس إيرادًا ولا مصروفًا للعمل: رسوم بنكية لا تريدها في دفاترك، أموال المالك، قرض، ضريبة، تحويل بين حساباتك، إنفاق شخصي. | يُحتسب السطر مُسوّى. لا يُضاف شيء إلى دفاترك. |
اختر واحدًا ثم انقر الزر في الأسفل. يُفتح السطر التالي تلقائيًا.
مطابقة أكثر من سجل. تسوية البطاقات من مزود بطاقاتك تغطي عادة عدة دفعات عملاء. انقر مطابقة سجل، وحدد كل دفعة تغطيها، وحدد الرسوم إن أودع البنك أقل قليلًا من مجموع الدفعات. يحدد «ملحوظ» هذه لك حين يستطيع.
تغيير التفاصيل. للمصروف انقر تعديل التفاصيل أولًا لتغيير الفئة أو المورد أو الضريبة أو الوصف قبل الحفظ. وللاستبعاد اختر سبب مختلف. وللمطابقة ألغِ التحديد وحدد من جديد حتى يطابق المجموع.
التراجع. افتح سطرًا مطابَقًا أو مستبعدًا وانقر إلغاء المطابقة أو إلغاء الاستبعاد. يمكنك التراجع عن أي شيء حتى تُنهي. التراجع لا يحذف مصروفًا أو دفعة سجلتها؛ هو يفك ربط السطر فقط.
الخطوة 5: أنهِ
تعرض الأرقام في الأعلى عدد الأسطر المُسوّاة وهل المجموع مطابق: الرصيد الافتتاحي زائد الوارد ناقص الصادر يساوي الرصيد الختامي.
- إن ظهر فرق بمبلغ ما، فهناك سطر ناقص أو رصيد ختامي أُدخل خطأً. أضف السطر، أو صحح الرصيد عبر تعديل بيانات الكشف في قائمة الصفحة.
- إن ظهر لا يوجد رصيد ختامي، أضفه عبر تعديل بيانات الكشف.
حين تُسوّى كل الأسطر ويطابق الكشف، انقر إنهاء. تُقفل التسوية، وتبدأ التالية من هذا الرصيد الختامي.
قبل الإنهاء، راجع قسم مسجّل في autoGMS وليس على هذا الكشف في أسفل الصفحة. يعرض دفعات البطاقات والتحويلات المسجلة في هذه الفترة ولا يطابقها أي سطر في الكشف. ربما تأخر المال، أو دخل حسابًا آخر، أو لم يصل أصلًا. هذه القائمة لا تمنعك من الإنهاء.
قواعد البنك
يتذكر autoGMS ما تفعله. كلما سجلت مصروفًا أو استبعدت سطرًا أو طابقت دفعة عميل، يحفظ قاعدة لتلك الجهة. وفي المرة التالية التي يُقرأ فيها سطر بالطريقة نفسها، يجيب «ملحوظ» من قاعدتك ويظهر السطر جاهزًا.
تبدأ الورش في الإمارات وغانا أيضًا بقواعد أساسية مضمّنة لجهات شائعة مثل الكهرباء والماء والاتصالات ومحطات الوقود والرسوم الحكومية والرسوم البنكية. قاعدتك الخاصة لنفس الكلمات تتقدم دائمًا، وتأكيد إجابة أساسية يكتب لك قاعدة خاصة.
لعرض قواعدك وتغييرها، افتح قائمة الصفحة (⋯) وانقر قواعد البنك. هناك يمكنك:
- تعديل ما تفعله القاعدة، مثل فئة المصروف أو سبب الاستبعاد
- إيقاف قاعدة بالمفتاح، وإعادة تفعيلها لاحقًا
- إزالة قاعدة
- إضافة قاعدة بكتابة الكلمات التي يطبعها البنك لجهة ما وما يجب فعله بها
النقر على «ملحوظ من قاعدتك» أو «ملحوظ من قاعدة أساسية» أسفل السطر يفتح تلك القاعدة.
التقرير والتصدير
من قائمة الصفحة (⋯):
- تقرير PDF يعطي محاسبك صفحة لكل تسوية: الأرصدة، وكيف سُوّي كل سطر، وما استُبعد.
- تصدير ينزّل مصنفًا فيه كل سطر ومطابقته، والدفعات المسجلة التي ليست على الكشف.
تصحيح الأخطاء
| المشكلة | ما تفعله |
|---|---|
| استوردت الملف الخطأ | احذف الأسطر الخطأ، أو احذف التسوية وابدأ من جديد. |
| سطر واحد خطأ | افتحه، انقر ⋯، ثم حذف السطر. |
| تواريخ أو أرصدة خطأ | قائمة الصفحة (⋯)، تعديل بيانات الكشف. |
| مطابقة أو استبعاد خطأ | افتح السطر وانقر إلغاء المطابقة أو إلغاء الاستبعاد. |
| كل شيء خطأ | قائمة الصفحة (⋯)، حذف التسوية. يحذف هذا أسطر الكشف فقط. المصاريف والدفعات التي سجلتها تبقى في autoGMS. |
| أنهيت مبكرًا | افتحها من التسويات السابقة وانقر إعادة فتح. يمكن إعادة فتح أحدث تسوية منتهية للحساب فقط، وفقط ما دام الحساب بلا تسوية مفتوحة. |
إن تغيّر سجل مطابَق أو حُذف بعد الإنهاء، تنبهك التسوية. انقر عرضها أو استخدم عامل التصفية «المتغيّرة» لترى الأسطر المتأثرة. أعد الفتح إن احتجت إلى تصحيح مطابقة.
على هاتفك
كل شيء يعمل على الهاتف. اسم الحساب في الأعلى يبدّل الحسابات، والأرقام مرتبة عموديًا، وشريط تأكيد يبقى أسفل الشاشة. انقر سطرًا لفتحه، والأسطر تعيدك.
من يستطيع فعل ماذا
- كل من لديه التقارير المالية وصلاحية صفحة التقارير يستطيع التسوية.
- تسجيل المصروف يحتاج أيضًا إلى صلاحية صفحة المصاريف، لأنه يضيف مصروفًا إلى دفاترك. ومن دونها لا يظهر الخيار، ولا تُطبَّق لذلك الشخص القواعد التي تسجل مصاريف.
- تسجيل الدفعة يتبع القواعد نفسها لتسجيل دفعة على الفاتورة نفسها.
جدير بالمعرفة
- مطابقة السطر هي ما يربط الدفعة بهذا الحساب البنكي. لا يحفظ autoGMS غير ذلك أي حساب دخلته الدفعة.
- الاستبعاد لا يضيف شيئًا إلى دفاترك. إن أردت رسمًا بنكيًا في تقاريرك، استخدم تسجيل المصروف بدلًا منه.
- تسجيل المصروف وتسجيل الدفعة قيود حقيقية. تظهر في المصاريف وعلى الفاتورة كأي قيد آخر، والتراجع عن السطر لا يزيلها.
- الإنهاء لا يغيّر أي مال. هو يقفل التسوية فقط.
- منزلتان عشريتان. تحتفظ المصاريف بمنزلتين عشريتين. في العملات ذات الثلاث منازل مثل الدينار الكويتي والبحريني والريال العماني، لا يمكن تسجيل سطر فيه منزلة ثالثة كمصروف؛ طابقه مع سجل أدخلته بنفسك.
الأسئلة الشائعة
هل يمكنني تسوية أكثر من حساب بنكي؟
نعم. لكل حساب تسوياته. اختر الحساب من أعلى الصفحة.
هل يمكن أن تكون لدي تسويتان مفتوحتان للحساب نفسه؟
لا. أنهِ المفتوحة أو احذفها أولًا.
لماذا لا أجد دفعة لمطابقتها؟
ربما لم تُسجَّل في autoGMS بعد، أو تاريخها بعيد عن سطر البنك، أو سبق أن طُوبقت مع سطر آخر. ابحث بالمبلغ الدقيق أو باسم العميل للتحقق.
«ملحوظ» مخطئ. ماذا أفعل؟
اختر الخيار الصحيح في اللوحة بدلًا منه. وإن كان السبب قاعدة، انقر رابط القاعدة أسفل السطر وعدّلها أو أزلها.
سجلت مصروفًا من سطر ثم حذفت التسوية. هل ضاع المصروف؟
لا. يبقى المصروف في المصاريف. وعند استيراد الكشف من جديد يجد السطر نفسه ذلك المصروف ويعيد استخدامه، فلا يُسجَّل شيء مرتين.