انتقل إلى المحتوى الرئيسي

دفتر الأستاذ العام

نظرة عامة​

دفتر الأستاذ العام هو السجل الرئيسي لكل معاملة مالية في ورشتك. بينما تقوم التقارير الأخرى بتلخيص بياناتك وتصنيفها، يعرض دفتر الأستاذ العام كل عملية مدين ودائن فردية تشكّل صورتك المالية.

لماذا هذا مهم:

عندما لا تتطابق الأرقام، فإن دفتر الأستاذ العام هو المكان الذي تتوجه إليه للتحقيق. إنه مسار التدقيق الذي يوضح بالضبط ما حدث، ومتى، وفي أي حسابات.

ما يمكنك فعله بهذا التقرير:

  • تتبع أي رصيد والعودة إلى المعاملات المصدرية
  • التحقيق في التناقضات بين التقارير
  • تقديم سجلات مفصلة لمحاسبك
  • التحقق من صحة تسجيل المعاملات
  • تصدير البيانات للتحليل الخارجي أو التدقيق

كيف تؤثر القيود المالية على دفتر الأستاذ العام​

تظهر القيود المالية في دفتر الأستاذ العام حتى تتمكن من تدقيق تأثيرها على الأرصدة وحركة النقد.

نوع القيد الماليالتأثير في دفتر الأستاذ العام
مصروف مدفوع مقدماًيظهر كجزء من تأثير القيود المالية على الدفتر
مصروف مستحق الدفعيظهر كمعاملة متعلقة بالذمم الدائنة ومسار التسوية لاحقاً
شراء أصليظهر كمعاملة مالية متعلقة بالأصول
مساهمة رأسماليةيظهر كنشاط تمويلي/حقوق ملكية
تحويل بين الحساباتيظهر كمسار تحويل دون التأثير على الأرباح

استخدم القيود المالية عندما تريد تسجيل هذه البنود بشكل صحيح قبل تتبعها هنا.

كيفية الوصول إلى التقرير​

  1. سجّل الدخول إلى لوحة تحكم autoGMS.
  2. من الشريط الجانبي، انقر على التقارير المالية.
  3. انقر على التقارير المالية.
  4. اختر دفتر الأستاذ العام.

يتم تحميل التقرير مع عرض معاملات الشهر الحالي بشكل افتراضي.

فهم نظام القيد المزدوج​

كل معاملة في دفتر الأستاذ العام تحتوي على قيدين على الأقل:

  • مدين — زيادة في حسابات الأصول أو المصروفات؛ نقصان في حسابات الالتزامات أو حقوق الملكية أو الإيرادات
  • دائن — نقصان في حسابات الأصول أو المصروفات؛ زيادة في حسابات الالتزامات أو حقوق الملكية أو الإيرادات

لكل معاملة، يجب أن يتساوى إجمالي المدين مع إجمالي الدائن. هذا هو المبدأ الأساسي لنظام القيد المزدوج.

مثال: تسجيل بيع قطع غيار​

عند بيع قطع غيار لعميل بقيمة 100 جنيه إسترليني:

الحسابمديندائن
النقد (أصل)£100
إيرادات قطع الغيار (إيرادات)£100

النقد (أصل) يزداد بالمدين. الإيرادات تزداد بالدائن.

قراءة التقرير​

اختيار الحساب​

في الأعلى، اختر الحساب أو الحسابات المراد عرضها:

  • جميع الحسابات — يعرض المعاملات عبر جميع الحسابات
  • حساب محدد — تصفية لحساب واحد (مثل "النقد"، "الذمم المدينة"، "إيرادات قطع الغيار")

النطاق الزمني​

اختر الفترة الزمنية للتحليل. يعرض الدفتر المعاملات التي حدثت ضمن هذا النطاق.

جدول المعاملات​

كل صف يمثل قيداً يومياً:

العمودما يعرضه
التاريختاريخ تسجيل المعاملة
المرجعرقم المعاملة أو رقم الفاتورة
الوصفالغرض من المعاملة
الحسابالحساب المتأثر
مدينالمبلغ المدين (إن وجد)
دائنالمبلغ الدائن (إن وجد)
الرصيدالرصيد التراكمي لذلك الحساب

الرصيد التراكمي​

في عرض الحساب الواحد، يوضح عمود الرصيد الإجمالي التراكمي بعد كل معاملة. يتيح لك ذلك تتبع كيف تغير رصيد الحساب بمرور الوقت.

حالات الاستخدام الشائعة​

مطابقة كشوفات البنك​

  1. اختر حساب النقد أو البنك.
  2. حدد النطاق الزمني ليطابق كشف حسابك البنكي.
  3. قارن كل معاملة في الدفتر بكشف حسابك البنكي.
  4. حدد أي تناقضات (معاملات مفقودة، مبالغ خاطئة).

التحقيق في رصيد​

إذا بدا رصيد ما غير صحيح:

  1. اختر الحساب المعني.
  2. حدد نطاقاً زمنياً يغطي الفترة المعنية.
  3. راجع كل معاملة للعثور على أخطاء أو قيود مفقودة.

التحضير للتدقيق​

  1. اختر جميع الحسابات.
  2. حدد النطاق الزمني لفترة التدقيق.
  3. صدّر إلى CSV.
  4. قدّمه لمدققك مع المستندات الداعمة.

البحث عن معاملة محددة​

  1. استخدم وظيفة البحث.
  2. ابحث برقم المرجع أو الوصف أو المبلغ.
  3. انقر على المعاملة لعرض التفاصيل الكاملة.

التصفية والبحث​

التصفية حسب الحساب​

استخدم القائمة المنسدلة للحسابات لعرض معاملات حساب محدد فقط.

التصفية حسب نوع المعاملة​

تتيح بعض الدفاتر التصفية حسب النوع:

  • الفواتير
  • المدفوعات المستلمة
  • المصروفات
  • القيود اليومية

البحث​

اكتب في شريط البحث للعثور على المعاملات حسب:

  • رقم المرجع
  • الوصف
  • المبلغ

النطاق الزمني​

استخدم منتقي التاريخ لتضييق النتائج إلى فترة محددة.

خيارات التصدير​

انقر على تصدير لتحميل الدفتر:

الصيغةالأفضل لـ
PDFالسجلات الرسمية، وثائق التدقيق
CSVالاستيراد إلى برامج المحاسبة، التحليل التفصيلي

تتضمن الصادرات جميع المعاملات المرئية بناءً على عوامل التصفية الحالية.

نصائح وأفضل الممارسات​

  • استخدم عرض الحساب المحدد للمطابقة. عرض جميع الحسابات معاً مفيد للنظرة العامة، لكن المطابقة تعمل بشكل أفضل مع عرض الحساب الواحد.

  • طابق مع المستندات المصدرية. لأي معاملة تحقق منها، ابحث عن الفاتورة أو الإيصال أو الفاتورة الأصلية.

  • راجع بانتظام. المراجعة الشهرية للدفتر تكشف الأخطاء قبل أن تتراكم.

  • افهم هيكل الحسابات. اعرف أي الحسابات هي أصول والتزامات وحقوق ملكية وإيرادات ومصروفات. هذا يساعدك على فهم ما يعنيه المدين والدائن في كل سياق.

  • استخدم أرقام المراجع. عند البحث عن معاملات، أرقام المراجع (أرقام الفواتير، معرفات الدفع) هي أسرع طريقة للعثور على ما تحتاجه.

الأسئلة الشائعة​

لماذا يربكني المدين والدائن؟​

هذا طبيعي. المصطلحات غير بديهية لأنها تأتي من منظور البنك وليس منظورك. في اللغة اليومية، يبدو "الدائن" إيجابياً، لكن في المحاسبة، يعتمد الأمر على نوع الحساب. ركّز على التأثير: هل زاد الحساب أم نقص؟

ما هو القيد اليومي؟​

القيد اليومي هو سجل لمعاملة. يتضمن التاريخ والحسابات المتأثرة والمبالغ المدينة والدائنة والوصف. مجموع القيود اليومية معاً يشكّل دفتر الأستاذ العام.

لماذا لا يتطابق رصيدي التراكمي مع الرصيد المتوقع؟​

تحقق من النطاق الزمني. يبدأ الرصيد التراكمي من الرصيد الافتتاحي في بداية الفترة المحددة. إذا تم استبعاد معاملات قبل ذلك التاريخ، فإن الرصيد الافتتاحي يعكس تلك القيود التاريخية.

هل يمكنني تعديل المعاملات في دفتر الأستاذ العام؟​

دفتر الأستاذ العام هو عرض للقراءة فقط. لتصحيح الأخطاء، أنشئ قيود تسوية أو ألغِ وأعد إنشاء المعاملة الأصلية.

ماذا لو لم يتساوَ المدين مع الدائن؟​

هذا يشير إلى خطأ في تسجيل المعاملات. يجب أن تكون كل معاملة متوازنة. إذا لاحظت عدم توازن، حقق في المعاملة المصدرية.

ما مدى التفصيل المطلوب في الأوصاف؟​

بما يكفي لتحديد المعاملة بعد أشهر. أدرج أسماء العملاء وأرقام الفواتير وما تم شراؤه أو دفعه.