انتقل إلى المحتوى الرئيسي

سجل المعاملات

نظرة عامة​

سجل المعاملات هو السجل الرئيسي لكل معاملة مالية في ورشتك. بينما تقوم التقارير الأخرى بتلخيص بياناتك وتصنيفها، يسرد سجل المعاملات كل معاملة على حدة حتى ترى مكوّنات صورتك المالية.

هو قائمة حركات وليس دفتراً محاسبياً رسمياً. يُسجَّل كل عمل وكل مصروف وكل إشعار دائن وكل دفعة مرة واحدة فقط، ويوضح عمودا مدين ودائن اتجاه هذه الحركة الواحدة. فهو ليس قيداً مزدوجاً كاملاً، لذلك العمودان ليسا ميزان مراجعة ولن يتساوى مجموعهما.

لماذا هذا مهم:

عندما لا تتطابق الأرقام، فإن سجل المعاملات هو المكان الذي تتوجه إليه للتحقيق. إنه مسار التدقيق الذي يوضح بالضبط ما حدث، ومتى، وفي أي حسابات.

ما يمكنك فعله بهذا التقرير:

  • تتبع أي رصيد والعودة إلى المعاملات المصدرية
  • التحقيق في التناقضات بين التقارير
  • تقديم سجلات مفصلة لمحاسبك
  • التحقق من صحة تسجيل المعاملات
  • تصدير البيانات للتحليل الخارجي أو التدقيق

كيف تؤثر القيود المالية على سجل المعاملات​

تظهر القيود المالية في سجل المعاملات حتى تتمكن من تدقيق تأثيرها على الأرصدة وحركة النقد.

نوع القيد الماليالتأثير في سجل المعاملات
مصروف مدفوع مقدماًيظهر كجزء من تأثير القيود المالية على الدفتر
مصروف مستحق الدفعيظهر كمعاملة متعلقة بالذمم الدائنة ومسار التسوية لاحقاً
شراء أصليظهر كمعاملة مالية متعلقة بالأصول
مساهمة رأسماليةيظهر كنشاط تمويلي/حقوق ملكية
تحويل بين الحساباتيظهر كمسار تحويل دون التأثير على الأرباح

استخدم القيود المالية عندما تريد تسجيل هذه البنود بشكل صحيح قبل تتبعها هنا.

كيفية الوصول إلى التقرير​

  1. سجّل الدخول إلى لوحة تحكم autoGMS.
  2. من الشريط الجانبي، انقر على التقارير المالية.
  3. انقر على التقارير المالية.
  4. اختر سجل المعاملات.

يتم تحميل التقرير مع عرض معاملات الشهر الحالي بشكل افتراضي.

فهم المدين والدائن في هذا التقرير​

يسجّل هذا التقرير قيداً واحداً لكل معاملة. لا يوجد قيد مقابل، لذلك يعني المدين والدائن هنا اتجاه حركة واحدة وليس شقّي قيد مزدوج:

  • دائن — قيمة مكتسبة. العمل المنجز يُسجَّل دائناً.
  • مدين — قيمة في الاتجاه الآخر: مصروف، أو إشعار دائن، أو دفعة مقدمة محتجزة، أو نقد استلمته مقابل عمل مكتسب سابقاً.

ماذا يعني ذلك عملياً​

  • ليس المقصود أن يتساوى مجموع عمودي المدين والدائن. فهما ليسا ميزان مراجعة، وعدم التوازن ليس خطأً.
  • للمطابقة، استخدم عمود الرصيد وأرقام الملخص أعلى التقرير، وليس مجموع العمودين.
  • تظهر دفعة العميل كحركة نقدية فقط ولا تغيّر الرصيد، لأن الإيراد سُجِّل بالفعل عند إنجاز العمل.

مثال: عمل منجز ودفعته​

عمل بقيمة 100 يدفعه العميل بالكامل لاحقاً:

المعاملةمديندائنالتأثير على الرصيد
إنجاز العمل100+100
استلام الدفعة100لا تغيير

العمل هو ما حقّق الـ 100. والدفعة هي النقد الذي وصل مقابله، ويُسجَّل حتى تطابق التحصيلات دون احتساب الإيراد مرتين.

إذا احتجت دفاتر قيد مزدوج نظامية، فصدّر هذا السجل وسلّمه لمحاسبك. يسجّل autoGMS المعاملات، لكنه لا يحتفظ بدفتر أستاذ عام بالمعنى المحاسبي الرسمي.

قراءة التقرير​

اختيار الحساب​

في الأعلى، اختر الحساب أو الحسابات المراد عرضها:

  • جميع الحسابات — يعرض المعاملات عبر جميع الحسابات
  • حساب محدد — تصفية لحساب واحد (مثل "النقد"، "الذمم المدينة"، "إيرادات قطع الغيار")

النطاق الزمني​

اختر الفترة الزمنية للتحليل. يعرض الدفتر المعاملات التي حدثت ضمن هذا النطاق.

جدول المعاملات​

كل صف يمثل قيداً يومياً:

العمودما يعرضه
التاريختاريخ تسجيل المعاملة
المرجعرقم المعاملة أو رقم الفاتورة
الوصفالغرض من المعاملة
الحسابالحساب المتأثر
حالة الفاتورةمدفوعة أو مدفوعة جزئياً أو غير مدفوعة أو لا توجد فاتورة أو فارغة عندما لا تكون مرتبطة بفاتورة
مصدر الدفعالبنك أو النقد أو البطاقة أو مصدر آخر عند تسجيله
مدينالمبلغ المدين (إن وجد)
دائنالمبلغ الدائن (إن وجد)
الرصيدالرصيد التراكمي لذلك الحساب

تعرض صفوف الإيراد مصادر الدفع المسجلة على الفواتير المرتبطة، أو غير مدفوع عندما لا تحتوي الفاتورة المرتبطة على دفعة بعد، أو لا توجد فاتورة عندما لا تكون هناك فاتورة مرتبطة. وتظهر صفوف المدفوعات المستلمة بشكل منفصل حتى تتمكن من مطابقة التحصيلات النقدية دون تغيير الإيراد المكتسب.

الرصيد التراكمي​

في عرض الحساب الواحد، يوضح عمود الرصيد الإجمالي التراكمي بعد كل معاملة. يتيح لك ذلك تتبع كيف تغير رصيد الحساب بمرور الوقت.

حالات الاستخدام الشائعة​

مطابقة كشوفات البنك​

  1. اختر حساب النقد أو البنك.
  2. حدد النطاق الزمني ليطابق كشف حسابك البنكي.
  3. قارن كل معاملة في الدفتر بكشف حسابك البنكي.
  4. حدد أي تناقضات (معاملات مفقودة، مبالغ خاطئة).

التحقيق في رصيد​

إذا بدا رصيد ما غير صحيح:

  1. اختر الحساب المعني.
  2. حدد نطاقاً زمنياً يغطي الفترة المعنية.
  3. راجع كل معاملة للعثور على أخطاء أو قيود مفقودة.

التحضير للتدقيق​

  1. اختر جميع الحسابات.
  2. حدد النطاق الزمني لفترة التدقيق.
  3. صدّر إلى CSV.
  4. قدّمه لمدققك مع المستندات الداعمة.

البحث عن معاملة محددة​

  1. استخدم وظيفة البحث.
  2. ابحث برقم المرجع أو الوصف أو المبلغ.
  3. انقر على المعاملة لعرض التفاصيل الكاملة.

التصفية والبحث​

تصفية السجل​

استخدم عوامل التصفية في شريط الأدوات لتضييق الدفتر حسب:

  • نوع المعاملة، مثل الإيراد أو المدفوعات المستلمة أو المصروفات أو الدفعات المقدمة أو الإشعارات الدائنة أو القيود المالية
  • فئة المصروف
  • مصدر الدفع، مثل النقد أو البطاقة أو التحويل البنكي أو الشيك أو غير مدفوع أو لا توجد فاتورة
  • حالة الفاتورة، مثل مدفوعة أو مدفوعة جزئياً أو غير مدفوعة أو لا توجد فاتورة

البحث​

اكتب في شريط البحث للعثور على المعاملات حسب:

  • رقم المرجع
  • الوصف
  • المبلغ

النطاق الزمني​

استخدم منتقي التاريخ لتضييق النتائج إلى فترة محددة.

خيارات التصدير​

انقر على تصدير لتحميل الدفتر:

الصيغةالأفضل لـ
PDFالسجلات الرسمية، وثائق التدقيق
CSVالاستيراد إلى برامج المحاسبة، التحليل التفصيلي

تتضمن الصادرات جميع المعاملات المرئية بناءً على عوامل التصفية الحالية.

نصائح وأفضل الممارسات​

  • استخدم عرض الحساب المحدد للمطابقة. عرض جميع الحسابات معاً مفيد للنظرة العامة، لكن المطابقة تعمل بشكل أفضل مع عرض الحساب الواحد.

  • طابق مع المستندات المصدرية. لأي معاملة تحقق منها، ابحث عن الفاتورة أو الإيصال أو الفاتورة الأصلية.

  • راجع بانتظام. المراجعة الشهرية للدفتر تكشف الأخطاء قبل أن تتراكم.

  • اقرأ المدين والدائن كاتجاه، لا كزوج متوازن. الدائن قيمة مكتسبة، والمدين قيمة في الاتجاه الآخر، بما في ذلك النقد الذي حصّلته مقابل عمل مكتسب سابقاً.

  • استخدم أرقام المراجع. عند البحث عن معاملات، أرقام المراجع (أرقام الفواتير، معرفات الدفع) هي أسرع طريقة للعثور على ما تحتاجه.

الأسئلة الشائعة​

لماذا يربكني المدين والدائن؟​

هذا طبيعي. المصطلحات غير بديهية لأنها تأتي من منظور البنك وليس منظورك. في اللغة اليومية، يبدو "الدائن" إيجابياً، لكن في المحاسبة، يعتمد الأمر على نوع الحساب. ركّز على التأثير: هل زاد الحساب أم نقص؟

هل هذا دفتر أستاذ بقيد مزدوج؟​

لا. يسجّل قيداً واحداً لكل معاملة، لذلك يوضح عمودا مدين ودائن اتجاه الحركة ولن يتوازنا مع بعضهما. إنه مسار معاملات كامل يمكنك تسليمه لمحاسبك، وليس دفاتر قيد مزدوج نظامية.

لماذا لا يتطابق رصيدي التراكمي مع الرصيد المتوقع؟​

تحقق من النطاق الزمني. يبدأ الرصيد التراكمي من الرصيد الافتتاحي في بداية الفترة المحددة. إذا تم استبعاد معاملات قبل ذلك التاريخ، فإن الرصيد الافتتاحي يعكس تلك القيود التاريخية.

هل يمكنني تعديل المعاملات في سجل المعاملات؟​

سجل المعاملات هو عرض للقراءة فقط. للتصحيح، عالج الأمر من مصدره — الحجز أو الفاتورة أو المصروف أو القيد المالي — ويتحدّث السجل معه.

ماذا لو لم يتساوَ المدين مع الدائن؟​

هذا متوقع هنا وليس خطأً. تُسجَّل كل معاملة مرة واحدة، لذلك لا علاقة بين مجموعي العمودين. اعتمد على عمود الرصيد وأرقام الملخص للمطابقة.

ما مدى التفصيل المطلوب في الأوصاف؟​

بما يكفي لتحديد المعاملة بعد أشهر. أدرج أسماء العملاء وأرقام الفواتير وما تم شراؤه أو دفعه.