Rapprochement bancaire
À quoi ça sert
Le rapprochement bancaire compare votre relevé bancaire à l’argent enregistré dans autoGMS, ligne par ligne. Pour chaque ligne, vous dites ce qu’elle est. Quand toutes les lignes sont justifiées et que leur total concorde avec le solde final, vous clôturez le mois.
Il repère deux choses :
- des paiements marqués payés dans autoGMS qui ne sont jamais arrivés à la banque
- des lignes bancaires que personne n’a enregistrées : frais, abonnements, échéances de prêt, un fournisseur payé par virement
La plupart des lignes sont expliquées pour vous. autoGMS appelle sa réponse Repéré. Vous la confirmez d’un clic, ou vous choisissez autre chose.
Où le trouver
- Connectez-vous à votre tableau de bord autoGMS.
- Dans la barre latérale, cliquez sur Rapports financiers, puis Rapprochement bancaire.
Vous pouvez aussi l’ouvrir depuis Rapports financiers, sous Outils comptables. Il demande les Rapports financiers et le droit d’accès à la page Rapports. À la première ouverture, une courte visite explique l’écran ; vous pouvez la relancer depuis le menu de la page (⋯).
Avant de commencer
Préparez :
- Un compte bancaire dans autoGMS. Ce sont les comptes que vous ajoutez dans Écritures financières. Si vous n’en avez pas encore, cliquez sur Ajouter un compte bancaire sur la page.
- Votre relevé bancaire. Téléchargez-le depuis votre banque en ligne. Les fichiers CSV, Excel (.xlsx), OFX, QIF et MT940 fonctionnent. Un PDF ne fonctionne pas. Vous pouvez aussi saisir les lignes à la main.
- Ses dates et ses deux soldes. La date de début, la date de fin, le solde initial et le solde final sont imprimés sur le relevé.
Un relevé couvre au plus 100 jours et ne peut pas se terminer après aujourd’hui. Un fichier contient au plus 2 000 lignes.
Étape 1 : démarrer le rapprochement
- Si vous avez plusieurs comptes bancaires, choisissez le compte en haut de la page.
- Cliquez sur Démarrer le rapprochement.
- Saisissez les dates du relevé, le solde initial et le solde final.
- Cliquez sur Démarrer le rapprochement.
À partir du deuxième rapprochement, la date de début et le solde initial sont remplis pour vous : le lendemain de la fin du relevé précédent, et son solde final.
Étape 2 : ajouter les lignes du relevé
- Cliquez sur Importer le relevé et choisissez votre fichier.
- autoGMS devine quelle colonne contient la date, le libellé et le montant. Vérifiez chacune. Si votre fichier a une seule colonne de montant, le signe moins veut dire sortie. S’il a des colonnes séparées pour les entrées et les sorties, indiquez-le.
- Si les dates peuvent se lire de deux façons, dites si elles sont écrites jour d’abord ou mois d’abord.
- Regardez la liste. Les lignes hors des dates du relevé, ou illisibles, sont ignorées et listées pour que vous le sachiez.
- Cliquez sur Importer.
Importer deux fois le même fichier n’ajoute rien : les lignes déjà sur le relevé sont ignorées. Si le fichier porte un solde final différent de celui que vous avez saisi, autoGMS vous le signale pour que vous vérifiiez les infos du relevé avant de clôturer.
autoGMS conserve une copie de chaque fichier importé. Pour en télécharger un plus tard, ouvrez le menu de la page (⋯) et cliquez sur Fichiers du relevé. Supprimer un rapprochement supprime aussi ses fichiers ; le clôturer les conserve.
Pour ajouter une ligne à la main, ouvrez le menu de la page (⋯) et cliquez sur Ajouter une ligne.
Étape 3 : confirmer ce qui est prêt
Au-dessus des lignes, une barre indique combien de lignes sont prêtes : celles qui ont une seule correspondance nette, ou qu’une règle explique déjà. Cliquez sur Confirmer et elles sont toutes traitées d’un coup.
Le filtre Repéré n’affiche que ces lignes, si vous préférez les parcourir avant de confirmer.
Étape 4 : traiter le reste
Cliquez sur À traiter pour voir ce qui reste, puis cliquez sur une ligne. Le panneau de droite (sur téléphone, l’écran suivant) montre ce qu’autoGMS pense de la ligne, avec la raison en dessous, et les autres choix :
| Choix | Quand l’utiliser | Ce qui se passe |
|---|---|---|
| Rapprocher un enregistrement | L’argent est déjà enregistré dans autoGMS : paiement client, remboursement, paiement de dépense, règlement de facture, virement ou alimentation de caisse. | La ligne est liée à cet enregistrement. |
| Enregistrer le paiement | Une entrée d’un client dont la facture est encore ouverte. | Un paiement est ajouté à la facture et la ligne lui est associée. |
| Enregistrer la dépense | Une sortie qui n’est pas encore dans autoGMS : frais, abonnement, fournisseur payé par virement, carburant payé par carte. | Une dépense payée est ajoutée aux Dépenses et la ligne lui est associée. |
| Mettre de côté | De l’argent qui n’est ni un revenu ni une dépense de l’activité : frais bancaires que vous ne voulez pas dans vos comptes, argent du propriétaire, prêt, impôt, virement entre vos propres comptes, dépense personnelle. | La ligne compte comme justifiée. Rien n’est ajouté à vos comptes. |
Choisissez, puis cliquez sur le bouton en bas. La ligne suivante s’ouvre toute seule.
Rapprocher plusieurs enregistrements. Un versement carte de votre prestataire couvre en général plusieurs paiements clients. Cliquez sur Rapprocher un enregistrement, cochez chaque paiement couvert, et cochez les frais si la banque a versé un peu moins que le total des paiements. Repéré les coche pour vous quand il le peut.
Changer les détails. Pour une dépense, cliquez sur Modifier les détails d’abord pour changer la catégorie, le fournisseur, la TVA ou le libellé avant d’enregistrer. Pour une mise de côté, choisissez Autre motif. Pour une association, décochez et cochez jusqu’à ce que les montants concordent.
Annuler. Ouvrez une ligne associée ou mise de côté et cliquez sur Annuler l’association ou Annuler la mise de côté. Tout peut être annulé jusqu’à la clôture. Annuler ne supprime pas une dépense ou un paiement enregistré ; cela délie seulement la ligne.
Étape 5 : clôturer
Les chiffres en haut indiquent combien de lignes sont justifiées et si le relevé concorde : solde initial, plus entrées, moins sorties, égale solde final.
- Si un écart s’affiche, une ligne manque ou le solde final est mal saisi. Ajoutez la ligne, ou corrigez le solde via Modifier les infos du relevé dans le menu de la page.
- Si Pas de solde final s’affiche, ajoutez-le via Modifier les infos du relevé.
Quand toutes les lignes sont justifiées et que le relevé concorde, cliquez sur Clôturer. Le rapprochement est verrouillé, et le suivant démarre à partir de ce solde final.
Avant de clôturer, regardez Enregistré dans autoGMS, absent de ce relevé en bas de la page. Il liste les paiements par carte et par virement enregistrés sur la période qu’aucune ligne du relevé ne couvre. L’argent est peut-être en retard, est allé sur un autre compte, ou n’est jamais arrivé. Cette liste n’empêche pas de clôturer.
Règles bancaires
autoGMS retient ce que vous faites. Chaque fois que vous enregistrez une dépense, mettez une ligne de côté ou rapprochez le paiement d’un client, il enregistre une règle pour ce bénéficiaire. La fois suivante qu’une ligne se lit de la même façon, Repéré répond d’après votre règle, et la ligne apparaît comme prête.
Les garages aux Émirats et au Ghana démarrent aussi avec des règles intégrées pour les bénéficiaires courants : eau et électricité, télécoms, stations-service, frais administratifs, frais bancaires. Votre propre règle pour les mêmes mots l’emporte toujours, et confirmer une réponse intégrée écrit votre propre règle.
Pour voir et changer vos règles, ouvrez le menu de la page (⋯) et cliquez sur Règles bancaires. Vous pouvez :
- Modifier ce que fait une règle, comme la catégorie de dépense ou le motif de mise de côté
- désactiver une règle avec l’interrupteur, et la réactiver plus tard
- Supprimer une règle
- Ajouter une règle en tapant les mots que la banque imprime pour un bénéficiaire et ce qu’il faut en faire
Cliquer sur « Repéré d’après votre règle » ou « Repéré d’après une règle de départ » sous une ligne ouvre cette règle.
Rapport et export
Depuis le menu de la page (⋯) :
- Rapport PDF donne à votre comptable une page par rapprochement : soldes, comment chaque ligne a été justifiée, et ce qui a été mis de côté.
- Exporter télécharge un classeur avec chaque ligne, son association, et les paiements enregistrés absents du relevé.
Corriger une erreur
| Problème | Que faire |
|---|---|
| Mauvais fichier importé | Supprimez les mauvaises lignes, ou supprimez le rapprochement et recommencez. |
| Une ligne fausse | Ouvrez-la, cliquez sur ⋯, puis Supprimer la ligne. |
| Dates ou soldes faux | Menu de la page (⋯), Modifier les infos du relevé. |
| Mauvaise association ou mise de côté | Ouvrez la ligne et cliquez sur Annuler. |
| Tout est faux | Menu de la page (⋯), Supprimer le rapprochement. Cela supprime seulement les lignes du relevé. Les dépenses et paiements enregistrés restent dans autoGMS. |
| Clôturé trop tôt | Ouvrez-le sous Rapprochements précédents et cliquez sur Rouvrir. Seul le dernier rapprochement clôturé d’un compte peut être rouvert, et seulement tant que ce compte n’a pas de rapprochement ouvert. |
Si une opération associée change ou est supprimée après la clôture, le rapprochement le signale. Cliquez sur Les afficher, ou utilisez le filtre Modifiées, pour voir quelles lignes. Rouvrez si vous devez corriger une association.
Sur votre téléphone
Tout fonctionne sur téléphone. Le nom du compte en haut change de compte, les chiffres sont empilés, et la barre Confirmer reste en bas de l’écran. Touchez une ligne pour l’ouvrir ; Lignes vous ramène en arrière.
Qui peut faire quoi
- Toute personne ayant les Rapports financiers et le droit d’accès à la page Rapports peut rapprocher.
- Enregistrer la dépense demande aussi le droit d’accès à la page Dépenses, car cela ajoute une dépense à vos comptes. Sans ce droit, le choix n’apparaît pas et les règles qui enregistrent des dépenses ne s’appliquent pas pour cette personne.
- Enregistrer le paiement suit les mêmes règles que l’enregistrement d’un paiement sur la facture elle-même.
Bon à savoir
- Associer une ligne est ce qui lie un paiement à ce compte bancaire. autoGMS ne retient pas autrement le compte sur lequel un paiement est arrivé.
- Mettre de côté n’ajoute rien à vos comptes. Si vous voulez des frais bancaires dans vos rapports, utilisez Enregistrer la dépense.
- Enregistrer la dépense et Enregistrer le paiement sont de vraies écritures. Elles apparaissent dans Dépenses et sur la facture comme les autres, et annuler la ligne ne les retire pas.
- Clôturer ne change aucun montant. Cela verrouille seulement le rapprochement.
- Deux décimales. Les dépenses gardent deux décimales. Dans les devises à trois décimales, comme KWD, BHD et OMR, une ligne avec une troisième décimale ne peut pas être enregistrée comme dépense ; associez-la à un enregistrement saisi par vous.
Questions fréquentes
Puis-je rapprocher plusieurs comptes bancaires ?
Oui. Chaque compte a ses propres rapprochements. Choisissez le compte en haut de la page.
Puis-je avoir deux rapprochements ouverts pour le même compte ?
Non. Clôturez ou supprimez d’abord celui qui est ouvert.
Pourquoi je ne trouve pas un paiement à associer ?
Il n’est peut-être pas encore enregistré dans autoGMS, sa date est peut-être trop éloignée de la ligne bancaire, ou il est déjà associé à une autre ligne. Cherchez le montant exact ou le nom du client pour vérifier.
Repéré se trompe. Que faire ?
Choisissez le bon choix dans le panneau. Si une règle en est la cause, cliquez sur le lien de la règle sous la ligne et modifiez-la ou supprimez-la.
J’ai enregistré une dépense depuis une ligne, puis supprimé le rapprochement. La dépense a-t-elle disparu ?
Non. La dépense reste dans Dépenses. Quand vous réimportez le relevé, la même ligne retrouve cette dépense et la réutilise, donc rien n’est enregistré deux fois.